DAL PROTOCOLLO ALLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: LA GESTIONE EFFICACE DI CONTENUTI E PROCESSI.

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1 DAL PROTOCOLLO ALLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: LA GESTIONE EFFICACE DI CONTENUTI E PROCESSI. Protocollo, Dematerializzazione e Automazione Procedimenti in Regione Lombardia Torino 19/06/07 Ilario Cosma Account Manager Lombardia Informatica

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3 Ruolo : Garante dell efficacia e dell efficienza dell intero Sistema Informativo Regionale (SIR SISS - ). Garante della qualità delle soluzioni tecnologiche adottate dal Sistema Regione. Interfaccia unica tra Regione Lombardia e : Mercato, Lombardia Servizi / Lisit.

4 Obiettivi : Supportare Regione Lombardia nello svolgimento delle attività finalizzate ad indirizzare, controllare e garantire nel tempo l efficacia e l efficienza operativa del Sistema Informativo Regionale, nel contesto più ampio della governance regionale.

5 Attività : - supporto consulenziale e analisi dei processi organizzativi; - studi di fattibilità; progettazione concettuale di basi di dati,..sistemi, applicazioni e soluzioni; - predisposizione di capitolati e analisi dei costi di mercato; - amministrazione del patrimonio informativo della Regione; - definizione dell' architettura tecnica e della strategia evolutiva; - definizione dei piani di qualità e analisi di customer..satisfaction; - definizione delle specifiche security management e privacy.

6 Contesto Contesto Ogni PA, nell esercizio delle attività amministrative, consuma e produce un enorme quantità di informazioni. Tali informazioni si materializzano sotto forma di documenti che hanno varia natura sia per ciò che concerne i contenuti che per quanto riguarda la struttura fisica (lettera, fascicolo, posta elettronica). Volumi Regione Lombardia gestisce circa 1,5 Milioni di documenti amministrativi annui. Caratteristiche L Ente Regione Lombardia gestisce documenti eterogenei per contenuto e struttura fisica (cartacei, eletronici fax, ) Cittadini Imprese Altre PA Regione Lombardia

7 Contesto Regione Lombardia Procedimenti Amministrativi Le attività di RL sono basati su Procedimenti Amministrativi, che in generale coinvolgono diversi interlocutori esterni. Cittadini Caratteristiche Provvedimenti diversi richiedono differenti processi amministrativi Caratterizzati da: Imprese Flusso (workflow) indipendente dal tipo di documento in ingresso Necessità di gestire diverse forme del documento Altre

8 Contesto Soluzione: gestione elettronica dei Procedimenti Amministrativi La Regione intende promuovere una gestione moderna del documento amministrativo al fine di raggiungere obiettivi di: Efficienza Trasparenza Documento elettronico Fornisce rapido accesso alle informazioni; Può essere consultato da più utenti contemporaneamente; Soddisfa complesse forme di indicizzazione e ricerca; Consente la realizzazione di sofisticate procedure a protezione delle informazioni registrate; Un sempre maggior numero di documenti nasce in elettronico; E naturale l integrazione con le applicazioni che gestiscono i dati presenti nel doc elettronico. + Documento cartaceo La distribuzione su carta impegna risorse (ad esempio per fotocopiare e distribuire); I documenti possono essere facilmente persi o sottratti Gli archivi cartacei occupano spazio; La ricerca è dispendiosa in termini di tempo; La sicurezza delle informazioni contenute è devoluta alla rigorosa applicazione di procedure organizzative.

9 Obiettivi: step Soluzione: gestione elettronica dei Procedimenti Amministrativi Informatizzare la gestione dei procedimenti amministrativi per rendere più efficiente la gestione degli attuali procedimenti amministrativi e, nell ottica di abilitare lo sviluppo tramite l innovazione tecnologica, per supportare nuove modalità di lavoro oggi non realizzabili. Sostituzione approccio cartaceo Revisione e semplificazione del processo Nuove modalità di lavoro

10 Concetti Regione Lombardia Cittadini Processi Imprese Flussi Supportano l iter di un procedimento amministrativo: passi da compiere attraverso i quali la pratica dovrà passare per essere evasa ogni passo: è svolto da una o più persone, ha un esito che permette la sua avanzata nell iter potrebbe avere tempi da rispettare riceve documentazione Gestione Altre PA Doc. Type Con Sistema Documentale Regionale si intendono l'insieme delle regole organizzative e delle infrastrutture tecnologiche adottate dalla Regione Lombardia per il trattamento e l'archiviazione in formato elettronico (digitale) dei documenti di interesse regionale.

11 Visione omogenea del documento Note liquidazione Bandi finanziam. Atti formali Workflow Engine. base Protocollo Firma digitale Conservazione Dettagli 1. Un sistema di Protocollo Informatico assiste l'operatore nella protocollazione automatica o semi-automatica del documento digitale, e provvede alla sua archiviazione ed al suo smistamento. Al momento della protocollazione viene verificata la Firma Digitale che attesta l integrità del documento. 2. Un sistema di workflow documentale è a disposizione degli operatori per l'eventuale gestione informatizzata dell'intero iter. 3. Il documento viene successivamente Conservato. Tale processo di conservazione sostitutiva permette di provvedere in maniera elettronica alla corretta conservazione nel tempo di documenti i cui originali siano cartacei o elettronici

12 Ciclo di utilizzo Procedimenti interamente Casella di Posta Certificata Protocollo Informatico Gestione procedimenti Generazione nuovi documenti Gestione documentale Doc. Elettro nico Doc. cartaceo Demate rializ zazione protocollazione automatica o semiautomatica smistamento, firma workflow management system I processi amministrativi possono generare nuovi doc. custodisce, archivia, mantiene on line Doc. Carta ceo Procedimenti parzialmente cartacei (in ingresso e/o in uscita)

13 EDMA: Enterprise Document MAnagement La suite dei Prodotti EDMA Protocollo Informatico Gestione Documentale Firma Digitale/Firma Elettronica WF Management Servizi Documentali Atti Formali Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva

14 L architettura applicativa > tecnologie utilizzate L architettura applicativa > tecnologie utilizzate Linguaggio : Architettura : Serializzatore XML : Accesso alla base dati : Web container : Java SOA XStream Hibernate Jakarta Tomcat Editor di testo integrato : OpenOffice 2.0 (aderente allo standard ODF ora ISO/IEC 26300) IDE e Interfaccia utente : Eclipse Enterprise Content Manager: IBM ECM Rdbms : Oracle

15 L architettura applicativa > l articolazione dei servizi di EDMA Applicazioni specifiche Protocollo At. Formali G. Fondi GUI di EDMA Sistema di WorkFlow a supporto dei procedimenti amministrativi Servizi applicativi Servizi per la gestione dei procedimenti amministrativi base Protocollazione Document Management gestione strutt. organizzativa e funzionale Firma Digitale Conservazione Sostitutiva Servizi per Delibere e Decreti Ricerca Generalizzata Integrazione Connettore con Posta Elettronica Certificata Connettore con Sottosistema di Conservazione Sostitutiva Connettore con Fax-Server Connettore con Servizio Posta Sicura LIPS Connettore con Sottosistema di Acquisizione Connettore con SIOP Connettori con Gestionali Bilancio e SIPEC

16 L architettura applicativa > i servizi configurabili base Protocollazione Document Management gestione strutt organizzativa e funzionale Firma Digitale Conservazione Sostitutiva Servizi per Delibere e Decreti Ricerca Generalizzata Definire la composizione di documenti complessi e le regole di gestione di ciascuno di essi Definire le regole di validazione di documenti (linguaggio EDCL). Definire i modelli di testo con associazione dei metacampi a dati e informazioni strutturate.

17 L architettura applicativa > i servizi configurabili base Protocollazione Document Management gestione strutt organizzativa e funzionale Firma Digitale Conservazione Sostitutiva Servizi per Delibere e Decreti Ricerca Generalizzata Definire i campi, gli operatori ed il dominio di valori che l utente può utilizzare per la composizione della ricerca.

18 L architettura applicativa > i servizi configurabili Servizi applicativi Sistema di WorkFlow a supporto dei procedimenti amministrativi Servizi per la gestione dei procedimenti amministrativi Definire le attività, gli attori, il percorso, i documenti che afferiscono ad un procedimento amministrativo.

19 L architettura applicativa > i servizi configurabili Applicazioni specifiche Protocollo At. Formali G. Fondi UE GUI di EDMA Definire la rappresentazione dei dati per l utente del territorio (cittadino, azienda, ente )

20 Le implementazioni > GEstione Finanziamenti Online (GEFO) > il front-end Soggetto richiedente Dossier progetti Elenco bandi Modulo progetto

21 Le implementazioni > GEFO > Il back-end: i progetti

22 Le implementazioni > Le comunicazioni interne

23 Le implementazioni > Le comunicazioni interne

24 Dematerializzazione del cartaceo in ingresso Sportello Protocollista Corrispondenza Archivio Centrale Ufficio Assegnatario

25 Grazie! Domande?

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