Programma Bilancio AVIS Comunali a cura di Luca Casari

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1 5 dicembre 2010 Programma Bilancio AVIS Comunali a cura di Luca Casari

2 Sommario Introduzione e installazione Avvio e completamento dati obbligatori Operazioni di Prima Nota Reportistica di consultazione Reportistica di chiusura bilancio 2

4 Introduzione e Installazione Il programma è stato creato in Access 2007 con lo scopo di ottimizzare l inserimento delle operazioni di consuntivazione dei costi e dei ricavi e di ottenere le stampe per il bilancio dell AVIS Comunale di appartenenza. Per utilizzare il programma di bilancio, occorre innanzitutto installare il programma AccessRuntime.exe che trovate all interno della cartella presente nel Cd-Rom consegnatovi oggi. 4

5 Introduzione e Installazione Fare doppio click sull eseguibile AccessRuntime.exe e seguire i passi dell installazione. Passo 2 Passo 1 Passo 3 5

7 Avvio e completamento Dati Obbligatori A questo punto possiamo copiare il file BilancioAVISComunale.accdr dal cd in una cartella del vostro Pc, solo così potrà essere modificato e conservare i dati. Quando il file è in locale, fate doppio click sopra e il programma si avvierà Doppio click 7

8 Avvio e completamento Dati Obbligatori Comparirà la schermata iniziale del programma composta da 3 pulsanti: Dati Obbligatori Inizia Programma Esci dal programma 8

9 Avvio e completamento Dati Obbligatori La prima operazione è quella di compilare i Dati Obbligatori necessari a riportare i dati amministrativi e i valori della Cassa e della Banca dell anno precedente. 9

10 Avvio e completamento Dati Obbligatori La prima operazione è quella di compilare i Dati Obbligatori necessari a riportare i dati amministrativi e i valori della Cassa e della Banca dell anno precedente N.B.: Se si clicca sul pulsante inizia senza aver compilato i dati obbligatori compare il messaggio: 10

11 Avvio e completamento Dati Obbligatori I Dati Obbligatori sono divisi in tre schede. La Prima scheda contiene i dati amministrativi, necessari per le stampe di fine anno e sono tutti dati obbligatori, tranne il secondo e terzo revisore. Una volta che i dati sono stati inseriti, cliccare su salva e poi sulla seconda scheda 11

12 Avvio e completamento Dati Obbligatori La Seconda e terza scheda contengono le attività e le passività dell anno precedente, e sono tutti dati obbligatori, eventualemnte da compilare con importo pari a zero salva 12

13 Dati Amministrativi: In questa scheda si definiscono le informazioni amministrative utilizzate nelle stampe dei report. Anno Riferimento Bilancio: L anno di bilancio Avis Comunale di: La propria ragione sociale Indirizzo Sede: indirizzo sede Telefono Sede: telefono Cod. Fiscale AVIS: Iscrizione Registro ONLUS: Presidente in carica: Indispensabile per il campo firma nei report finali Amministratore: Indispensabile per il campo firma nei report finali Recapito Amm. Prov.: 1 Collegio Revisore Dei Conti: In genere corrisponde con il presidente dei revisori 2 Collegio Revisore Dei Conti: 3 Collegio Revisore Dei Conti: 13

14 Attività anno precedente: In questa scheda si definiscono le attività risultanti dal bilancio dell anno precedente Cassa: Attività rimaste in cassa nell anno precedente Attività su c/c bancario o postale: Attività sul conto corrente Titoli: eventuali titoli posseduti Crediti verso altre strutture AVIS: Crediti diversi: Passività anno precedente: In questa scheda si definiscono le passività risultanti dal bilancio dell anno precedente Debiti verso altre strutture AVIS: Passività su c/c bancario o postale: Passività sul conto corrente Debiti verso banche: debiti bancari Debiti vari: 14

15 Avvio e completamento Dati Obbligatori Esempio di dati inseriti: 15

18 Avvio e completamento Dati Obbligatori I Dati Obbligatori vengono compilati una sola volta, ovvero a inizio anno. Può però capitare che gli indirizzi, i numeri di telefono cambino durante il corso dell anno. In questo caso potete rientrare nei dati obbligatori dalla schermata principale e modificarli. Ricordate però che il dato relativo all anno del bilancio e tutti gli importi presenti nelle schede di Attività e Passività non possono più essere corretti durante l anno. Pertanto, nei primi giorni di gennaio, quando compilate i dati obbligatori, prestate molta attenzione agli importi delle attività e passività dell anno precedente. In caso di errori, cancellate il file di Access che vi siete copiati in locale e reiniziate prendendo quello presente su chiavetta USB 18

19 Avvio e completamento Dati Obbligatori Se avete compilato tutti i dati potete premere su Inizia Inizia Programma 19

20 Avvio e completamento Dati Obbligatori A questo punto il database è pronto per essere utilizzato durante tutto l anno contabile. Il menù principale riporta tutte le operazioni che potete svolgere. 20

22 Operazioni di Prima Nota In questa sezione, vediamo le registrazioni dei costi (uscite) e ricavi (entrate) che maturano durante l anno contabile, e la possibilità di stornare eventuali registrazioni errate. 22

23 Operazioni di Prima Nota Se clicchiamo sulla voce Registra Costo/Uscita possiamo contabilizzare un costo 23

24 Operazioni di Prima Nota Per registrare un costo occorre: Cod. Operazione (Automatico) Data operazione Voce di costo del Conto Economico selezionabile dal menù a tendina primo La rimanenza viene calcolata in automatico precedente successivo ultimo nuovo Chiudi maschera Descrizione dettagliata dell operazione contabile. (Ad esempio N. Fattura, n. rata, ecc..) Il costo sostenuto espresso in Pulsanti di scorrimento tra i record costi della Prima Nota annulla salva 24

25 Operazioni di Prima Nota Se nel menù a tendina dei costi non trovate la voce più appropriata, c è la possibilità di aggiungerne uno cliccando sul pulsante Modifica o aggiungi costo 25

26 Operazioni di Prima Nota Si apre una nuova maschera per l inserimento di un nuovo costo o la modifica di uno esistente Il nuovo costo deve obbligatoriamente ad appartenere ad un gruppo di costi presente nel costo economico. Se non c è un gruppo di costi che più si addice, si può aggiungerne o modificarne uno esistente, cliccando il pulsante Aggiungi o modifica gruppo Salvare e uscire per ritornare nella schermata precedente Codice costo (automatico) Voce da attribuire al costo Gruppo a cui associare il costo 26

27 Operazioni di Prima Nota Si apre una nuova maschera per l inserimento di un nuovo gruppo di costo o la modifica di uno esistente Salvare e uscire per ritornare nella schermata precedente Codice gruppo di costo (automatico) Nome del gruppo 27

28 Operazioni di Prima Nota Se clicchiamo sulla voce Registra Ricavo/Entrata possiamo contabilizzare un ricavo. Il procedimento è lo stesso visto per la registrazione dei costi. 28

29 Operazioni di Prima Nota Per registrare un ricavo occorre: Cod. Operazione (Automatico) Data operazione Voce di ricavo del Conto Economico selezionabile dal menù a tendina primo La rimanenza viene calcolata in automatico precedente successivo ultimo nuovo Descrizione dettagliata dell operazione contabile. (Ad esempio N. Fattura, n. rata, ecc..) Il ricavo espresso in Chiudi maschera annulla salva 29

30 Operazioni di Prima Nota Se nel menù a tendina dei ricavi non trovate la voce più appropriata, c è la possibilità di aggiungerne uno cliccando sul pulsante modifica o aggiungi ricavo 30

31 Operazioni di Prima Nota Si apre una nuova maschera per l inserimento di un nuovo ricavo o la modifica di uno esistente Il nuovo ricavo deve obbligatoriamente ad appartenere ad un gruppo di ricavi presente nel costo economico. Se non c è un gruppo di ricavi che più si addice, si può aggiungerne o modificarne uno esistente, cliccando il pulsante Aggiungi o modifica gruppo Salvare e uscire per ritornare nella schermata precedente Codice ricavo (automatico) Voce da attribuire al ricavo Gruppo a cui associare il ricavo 31

32 Operazioni di Prima Nota Si apre una nuova maschera per l inserimento di un nuovo gruppo di ricavo o la modifica di uno esistente Salvare e uscire per ritornare nella schermata precedente Codice gruppo di ricavo (automatico) Nome del gruppo 32

33 Operazioni di Prima Nota Durante le operazioni di registrazione può capitare di incombere in qualche errore Poiché nella prima nota non ci possono essere stralci, il modo migliore è quello di annullare l operazione errata, cliccando su 33

34 Operazioni di Prima Nota Per annullare l operazione, selezionarla dal menù a tendina. Compariranno tutte le operazioni fino a qui registrate nella Prima Nota 34

35 Operazioni di Prima Nota Una volta selezionata l operazione, occorre inserire la data di storno Terminare l operazione con la conferma, cliccando sul pulsante Annulla Operazione Selezionata 35

36 Operazioni di Prima Nota Verrà chiesto di confermare l annullamento, cliccate su si nel messaggio che vi compare Annullare un operazione consiste nel registrare in Prima Nota la stessa operazione (errata) selezionata, ma con il segno meno davanti all importo, azzerandone così il suo valore. 36

38 Reportistica di consultazione In questa sezione, vediamo i report di utilità che ci accompagnano durante tutto l anno contabile 38

39 Reportistica di consultazione In Elenco voci di costo troviamo l elenco dei costi e dei gruppi di appartenenza. Questo puo essere utile durante le registrazioni in prima nota 39

40 Reportistica di consultazione In Elenco voci di ricavo troviamo l elenco dei ricavi e dei gruppi di appartenenza. Questo puo essere utile durante le registrazioni in prima nota 40

41 Reportistica di consultazione In Prima Nota troviamo l elenco delle operazioni contabilizzate. Serve come prova dell effettivo inserimento dell operazione, ma serve soprattutto a fine anno come documento di sintesi delle operazioni. Firme obbligatorie 41

43 Reportistica di chiusura bilancio In questa sezione, vediamo i report da stampare al 31/12 dell anno contabile 43

44 Reportistica di chiusura bilancio La voce Conto Economico Costi permette di ottenere la sezione COSTI del conto Economico 44

45 Reportistica di chiusura bilancio La voce Conto Economico Ricavi permette di ottenere la sezione Ricavi del conto Economico 45

46 Reportistica di chiusura bilancio La voce Stato Patrimoniale permette di ottenere lo Stato Patrimoniale Prima di ottenere il report, occorre però inserire le attività e passività dell anno contabile N.B.: Le attività (cassa e Banca) meno le passività (Banca) dell anno contabile deve coincidere con la disponibilità al 31/12/AAAA 1 Se tutto ok cliccare su SALVA e poi su apri REPORT 2 46

47 Reportistica di chiusura bilancio Il risultato è lo Stato Patrimoniale compilato e pronto per la stampa 47

48 Reportistica di chiusura bilancio L ultima funzionalità è la definizione dei preventivi per l anno successivo e la stampa del conto economico dei costi e dei ricavi con i valori preventivati. Nella maschera che si apre verranno visualizzati tutti i costi e tutti i ricavi in due schede. L utente può definire gli importi da mettere in preventivo per l anno successivo. La somma dei costi preventivati deve coincidere con la somma dei ricavi messi in preventivo Una volta compilati tutti gli importi, si possono ottenere il report del conto economico dei Costi e dei Ricavi. 48

49 Reportistica di chiusura bilancio Selezionare la scheda Costi 2- Inserire gli importi del preventivo per i costi necessari 3- Salvare i dati inseriti 4- Nel caso in cui non ci siano tutte le voci di costo necessarie, potete usare il pulsante aggiungi costo e seguire i passi descritti nella slide

50 Reportistica di chiusura bilancio 1 1- Selezionare la scheda Ricavi 2 2- Inserire gli importi del preventivo per i ricavi necessari 3- Salvare i dati inseriti 4- Nel caso in cui non ci siano tutte le voci di ricavo necessarie, potete usare il pulsante aggiungi ricavo e seguire i passi descritti nella slide

51 Reportistica di chiusura bilancio Una volta che sono stati preventivati i costi e i ricavi,e la loro somma coincidono, si può passare alla creazione dei report con i valori inseriti nel preventivo. Basta cliccare nei due pulsanti sotto le schede. 51