Insegnamento di Gestione e Organizzazione dei Progetti A.A. 2008/9 Lezione 7: project management plan lista attività WBS e strumenti
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- Massimo Biondi
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1 Insegnamento di Gestione e Organizzazione dei Progetti A.A. 2008/9 Lezione 7: project management plan lista attività WBS e strumenti Prof.ssa R. Folgieri folgieri@dico.unimi.it folgieri@mtcube.com 1 FASE 1: ANALISI E PORTATA DI UN PROGETTO Fase 0 preliminare FIGURE PROFESSIONALI FASE 0 (preparatoria) Project Leader (Mgr) Project Manager Business Consultant (Mgr) Strategy Consultant (Mgr) Technical Consultant (Mgr) Specific Technicians (Experts)» Line Manager» Product Manager Sono state condotte: altri skeholder indagine preliminare (interviste di I, II livello, alla clientela) raccolta informazioni: l azienda, il core business, opportunità, minacce, mercato, leve del cambiamento (SWOT), situazione organizzativa (organigramma), tecnologica, tecnica dovrebbero essere sempre presenti sin dai primi step che, elaborate, hanno dato luogo a: (scenario, AS IS) modello TO BE (una voce per ciascuna analizzata nel disegno AS IS) Project Charter (esterno al progetto) Ora occorre affrontare gli strumenti che occorrono per l Ambito e per il Project Management Plan 2 1
2 FASE 1: ANALISI E PORTATA DI UN PROGETTO Chiedere sempre: Se si interviene in Fase 1 come sono stati stilati i requirement (tutta la documentazione raccolta) di prendere visione dei risultati e del tipo di indagini preliminari condotte il criterio adottato per la selezione delle risorse, se già effettuata (orientato alle persone/alla mansione) il criterio di indicazione dei tempi (se già ipotizzati) metodologia di pianificazione seguita (al punto critico?) ed eventuali vincoli di progetto (tempi, budget, risorse?... Attenzione: i vincoli di budget spesso nascondono motivazioni temporali) 3 Fase 1: pianificazione (di dettaglio) AVVIAMENTO E DOCUMENTI A SUPPORTO: (Scenario, AS IS) Modello TO BE (una voce per ciascuna analizzata nel disegno AS IS), documentazione descrittiva Dobbiamo creare: Lista attività Definizione risorse necessarie (per attività) Piano temporale Allocazione risorse Piano della comunicazione Stima economica (impegno e risorse) Modulistica di progetto e versioning Piano di test e controllo della qualità (in corso e alla fine di progetto) Piano di mantenimento (reattivo e proattivo) Presentazione risultati (documentazione iniziale, presentazione al management) 4 2
3 Lista attività e risorse (1) 1) Dovremo individuare le singole attività che, sequenzialmente o meno, porteranno alla conclusione del progetto 2) Inizialmente supporremo attività SEQUENZIALI, poi, se necessario e opportuno, parallelizzeremo alcune attività (per esempio se ce lo impongono limiti/vincoli temporali) 3) Useremo, banalmente, un worksheet, in cui cominceremo già ad individuare le risorse necessarie per ciascuna attività ( a livello di tipologia/figura professionale) 4) Le informazioni così schematizzate andranno inserite nella documentazione di progetto (in forma testuale o tabellare, a seconda delle preferenze) Un modello è il file LISTA-ATTIVITA.xls MEMO Lista attività Definizione risorse necessarie (per attività) Piano temporale Allocazione risorse Piano della comunicazione Stima economica (impegno e risorse) Modulistica di progetto e versioning Piano di test e controllo della qualità (in corso e alla fine di progetto) Piano di mantenimento (reattivo e proattivo) Presentazione risultati (documentazione redatta, presentazione al management) 5 Lista attività e risorse (2) 1) Ora che abbiamo stilato l elenco delle attività (descritto macroscopicamente) ed individuato a livello di grana grossa le risorse necessarie, dobbiamo stilare il piano temporale di massima. A tale scopo utilizzeremo degli strumenti software che ci permetteranno di farlo in modo agevole. Ve ne sono a pagamento (noi qui abbiamo installato MS Project, che utilizzeremo) Ma ve ne sono anche OpenSource, es. al link: Ve ne sono altri, es: Primavera Merlin MEMO Lista attività Definizione risorse necessarie (per attività) Piano temporale Allocazione risorse Piano della comunicazione Stima economica (impegno e risorse) Modulistica di progetto e versioning Piano di test e controllo della qualità (in corso e alla fine di progetto) Piano di mantenimento (reattivo e proattivo) Presentazione risultati (documentazione redatta, presentazione al management) 6 3
4 Microsoft Project (info progetto) Serve per gestire un progetto (scheduling, controllo, budgeting) Tralasciamo l analisi di dettaglio della Work Area (la trovate sul manuale a disposizione sul sito) Occorre per prima cosa inserire le informazioni generali di progetto Microsoft Project propone per default, il Diagramma di Gantt (Henry Gantt, 1910). In effetti è il formato più comodo per inserire le attività. (approccio al punto critico) Nel menu PROJECT, scegliete la voce Project Information. Comparirà la finestra: 7 Microsoft Project (calendario) Per indicare un orario di lavoro diverso da standard (es. 4 ore invece di 8, o particolari festività), scegliete la voce CHANGE WORKING TIME dal menu TOOL. Comparirà la finestra: Indicate eventuali eccezioni al calendario prescelto. Potete indicare che un giorno è lavorativo o meno, o indicare l orario di lavoro per periodo (o addirittura giorno per giorno). 8 4
5 Microsoft Project (lista attività) Inserite il nome di tutte le attività nell apposita colonna a sinistra della work area, posizionandovi sulla casella e scrivendo il nome dell attività, come da lista delle attività già compilata: Non abbiamo ancora calcolato i tempi per ciascuna attività, ma nella lista stilata, per ogni attività, abbiamo individuato sotto-attività, vincoli e milestone 9 Microsoft Project (sotto-attività, milestone) selezionate (dal numero posto a fianco della riga stessa) la riga sopra la quale volete inserire una sotto-attività dell attività precedente e scegliete NEW TASK dal menu che compare al click col tasto destro del mouse: 10 5
6 Microsoft Project (sotto-attività) Inserite il nome della sotto-attività. Completate la lista, con tutte le attività e le sotto-attività. Ignoriamo ancora le durate delle attività ci penseremo in seguito. 11 Microsoft Project (milestone) inserite anche i milestone, ovvero i punti cruciali di un progetto (durata 0), per esempio le consegne intermedie, le verifiche, le consegne finali. Basta fare click sulla barretta azzurra della durata con il tasto ds del mouse, scegliere la linguetta AVANZATE ed impostare mark as milestone 12 6
7 Task con durata nulla Possono rappresentare milestones (in cui si sincronizzano eventualmente risultati provenienti da molti tasks) Esempio di milestone: il piano di progetto è completo e disponibile Altro esempio: completamento deliverable 1 Possono rappresentare Task con durata di ordini di grandezza inferiori alla maggior parte dei Task del progetto 13 Microsoft Project (organizzazione attività) Ora indentate le attività, ovvero fate in modo che le sotto-attività siano spostate verso destra, rispetto alle attività principali. Per fare questo, selezionate le sotto-attività e fate un click sul pulsante di indentazione verso destra, presente sulla barra dei bottoni il nome delle sotto-attività si sposta verso destra, appare il segno meno a fianco delle sotto-attività (come in excel-struttura) e la parte calendario mostra con un simbolo grafico che la durata dell attività è data dalla somma delle durate delle sotto-attività. 14 7
8 Durata delle attività Ora siamo pronti per impostare la durata di ciascuna attività Prima dovremo fare cenno ad alcune tecniche che ci permettono di non commettere (o commetterne meno) errori nel decidere la giusta durate per ciascun task Qui possiamo adottare due approcci: Assegnare prima le risorse (la disponibilità temporale delle stesse ci aiuterà a definire la durata totale dell attività) Assegnare la durata e successivamente allocare le risorse necessarie In ogni caso occorre tener presente eventuali vincoli temporali e/o di risorse! 15 8
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