COMUNITA MONTANA VALLE SABBIA AGGREGAZIONE

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1 COMUNITA MONTANA VALLE SABBIA AGGREGAZIONE PER L ESERCIZIO DI FUNZIONI E SERVIZI NELL AMBITO DELLA CONVENZIONE ATTIVATA DALLA COMUNITA MONTANA DI VALLE SABBIA All. 3 ORGANIZZAZIONE DELL UFFICIO COMUNE SERVIZIO ECONOMICO FINANZIARIO-TRIBUTI MEDIA ALTA-VALLE

2 1. OBIETTIVI DEL DOCUMENTO Obiettivi principali del presente documento sono quelli di definire l organizzazione generale dell Ufficio Comune Servizio Economico Finanziario Tributi Media Alta Valle Sabbia e la dotazione di personale necessaria per l esercizio delle attività previste nel Servizio classificate per macroaree e di individuare le capacità professionali essenziali. Una volta che le amministrazioni dispongono delle informazioni relative alle singole attività, è possibile ideare la struttura organizzativa del Servizio, tracciandone anche un piano di sviluppo complessivo. Gli aspetti principali che sono stati valutati per progettare una nuova struttura in grado di gestire efficacemente e con efficienza servizi in modalità associata sono: - il rapporto con l utenza esterna; - la tipologia di utenti; - il livello di specializzazione richiesto per l erogazione dei singoli servizi; - il grado di informatizzazione connaturato al servizio. Ogni attività costituente il Servizio Economico Finanziario - Tributi è stata analizzata tenendo conto dei quattro aspetti sopra elencati, nell ottica della funzionalità alla gestione associata. 2. SITUAZIONE DI PARTENZA La situazione di partenza, al 31/12/2012, data di adozione del DOCUMENTO PROGETTUALE PER IL SERVIZIO ECONOMICO FINANZIARIO TRIBUTI DELLA MEDIA ALTA VALLE SABBIA, per ciò che concerne il personale dedicato ai servizi economico finanziari e ai tributi dei comuni aderenti è la seguente: Personale dedicato Servizi economico finanziari - tributi Comune coinvolti D5 D4 D2 D1 C5 C3 C2 C1 B5 Totale Anfo Barghe Capovalle Casto Pertica Alta - Pertica Bassa 9 9 Preseglie Provaglio vs - Roè Volciano

3 Vestone ORGANIZZAZIONE DELL UFFICIO COMUNE L ufficio potrà operare con personale in dotazione all ente responsabile della gestione (Comunità Montana della Valle Sabbia), ovvero con personale distaccato o comandato dagli enti partecipanti presso lo stesso ente responsabile della gestione, nel quale l ufficio comune è costituito. La concreta attribuzione del personale di cui sopra avverrà con appositi atti di carattere organizzativo, da adottarsi entro un termine stabilito tra le parti e nel rispetto della normativa contrattuale esistente. La nomina del responsabile d area compete al Presidente della Comunità Montana di Valle Sabbia (su indicazione vincolante della Conferenza dei Rappresentanti dell Aggregazione). A tale responsabile compete l assegnazione delle funzioni operative e delle relative responsabilità a tutto il personale coinvolto. Dall analisi dei servizi costituenti il Servizio in oggetto è emersa l esigenza di progettare una struttura in grado di centralizzare le attività di back office (che significa cioè la normalizzazione delle procedure, la definizione e il controllo degli standard, la predisposizione di strumenti informatici chiari e trasparenti, l analisi e l interpretazione della normativa di riferimento) e mettere a punto, allo stesso tempo, strutture polifunzionali di front office per i cittadini e per gli utenti (che significa l attivazione di relazioni di servizio con i cittadini/utenti, l assistenza relativa all applicazione delle procedure e alla compilazione della modulistica di riferimento, la comunicazione chiara e comprensibile verso gli utenti finali soprattutto per ciò che concerne i tributi). La gestione associata utilizzerà le competenze di sistema in parte articolate sul territorio, e in parte centralizzate in un unica struttura e sarà visibile al cittadino proprio dai front office locali e a partire dalla professionalità, dalla qualità e dalla tempestività delle risposte che gli operatori sanno fornire. L Ufficio Comune sarà articolato in tre macroaree, individuate di concerto con gli attuali responsabili d area dei Servizi economico finanziari - Tributi dei comuni aderenti; l organizzazione dell Ufficio Comune dovrà essere orientata ai principi di efficienza e specializzazione.

4 Ufficio comune Servizio Economico Finanziario - Tributi Gestione contabile del bilancio Tributi Gestione economicoprevidenziale del personale Programmazione economicofinanziaria Controllo di gestione Gestione contabile ed economato Gestione fiscale Gestione tributaria 4. PERCORSO DI COSTRUZIONE DELL UFFICIO COMUNE Il primo anno di attività dell Ufficio Comune, considerato anno di introduzione e sperimentazione di nuove routine organizzative, non prevederà una specializzazione definitiva dei singoli dipendenti in una delle tre aree ma al contrario mirerà alla graduale individuazione delle competenze e delle attitudini dei singoli dipendenti allo svolgimento dei servizi previsti nelle tre macroaree. Le attività previste per il 2013 saranno così articolate: Calendario attività a carattere straordinario Le seguenti attività per il primo semestre saranno improntate soprattutto all armonizzazione delle procedure per i comuni con obbligo di aggregazione. GENNAIO raccolta password Siatel 2. raccolta password perlapa 3. raccolta password accesso conti correnti postali (postaonline) 4. raccolta password accesso conti tesoreria on line 5. raccolta password accesso alla procedura sico 6. raccolta password per DURC 7. verifica scadenza incarico revisore dei conti 8. verifica situazione sospesi banca vari comuni e operazioni di chiusura e quadratura con tesoreria 9. conto degli agenti contabili 10. raccolta dati per stesura bilancio di previsione: inserimento piani di ammortamento mutui, bilancio spese del personale, piano opere pubbliche, verifica assestamento bilancio 2012 per dati storici di partenza, trasferimenti dal ministero, gettito IMU (Secoval), dati altri enti 11. raccolta regolamenti economato e contabilità 12. raccolta convenzione di tesoreria

5 FEBBRAIO 2013 MARZO 2013 APRILE 2013 MAGGIO 2013 GIUGNO predisposizione documentazione per aggiornamento inventario 14. verifica sottoscrizione convenzione per segnalazioni certificate agenzia delle entrate 15. ricognizione situazione tributaria per allineamento attività con Secoval 16. presentazione alle amministrazioni comunali bozza di bilancio di previsione e altri documenti programmatici 17. verifica adozione delibere a carattere tributario per pubblicazione siti ministeriali 18. certificazioni CUD e professionisti, raccolta dati per predisposizione modello 770 e dichiarazione IRAP 19. chiusura operazioni sul 2012 con verifica impegni e accertamenti e presentazione alle amministrazioni comunali del rendiconto raccolta dati per predisposizione conto annuale del personale 21. referto controllo di gestione 22. inserimento e validazione conto annuale del personale 23. verifica delle attività svolte nel 1 semestre con obiettivo di armonizzazione delle procedure dei comuni inferiori ai abitanti 24. attività di integrazione anche per gli altri due comuni 25. programmazione secondo semestre

6 Organizzazione attività ordinarie SETTIMANALE MENSILE TRIMESTRALE SEMESTRALE ANNUALE 1. riunione circa 2 h settimanali (giorno da fissare) con tutti i membri dell ufficio per verifica di eventuali attività straordinarie 2. attività di sportello nei comuni privi di personale 3. impostazione attività di registrazione impegni e accertamenti di carattere ordinario 4. controlli conti correnti postali e documenti provvisori bancari 5. emissione delle fatture di entrata 6. registrazione delle fatture di spesa 7. emissione delle liquidazioni 8. emissioni delle reversali/mandati 9. raccolta documentazione per tenuta contabilità IVA 10. raccolta delle variazioni per comunicazione alla ditta incaricata della gestione paghe 11. eventuali controlli di incassi periodici (rette ecc.) 12. comunicazione mensile al sito perlapa e aggiornamenti sito internet ente (sezione trasparenza) 13. gestione presenze/assenze 14. predisposizione atti amministrativi (deliberazioni/determine) da far adottare agli enti di competenza per gestione ordinaria 15. monitoraggio patto di stabilità (salvo variazioni legislative in corso) 16. predisposizione verifica di cassa 17. chiusura conto economo 18. verifica/aggiornamento banca dati corte dei conti (direttamente o tramite revisore) per società partecipate 19. comunicazioni anagrafe delle prestazioni (sito perlapa) 20. verifica con interscambio informazioni ufficio tecnico/ufficio fiscale per segnalazioni certificate agenzia delle entrate 21. verifica possibilità di emissione mandati informatici: collegamenti con tesoreria e società software

7 Personale ALBERTINI/CAVEDAGHI GAZZAROLI/SFORZA 1. raccolta dati per stesura bilancio di previsione: ammortamento mutui, bilancio spese del personale, piano opere pubbliche, verifica assestamento bilancio 2012 per dati storici di partenza, trasferimenti dal ministero, gettito IMU (Secoval), dati altri enti 2. verifica situazione sospesi banca vari comuni e operazioni di chiusura e quadratura con tesoreria 3. presentazione alle amministrazioni comunali bozza di bilancio di previsione e altri documenti programmatici 4. verifica adozione delibere a carattere tributario per pubblicazione siti ministeriali 5. chiusura operazioni sul 2012 con verifica impegni e accertamenti e presentazione alle amministrazioni comunali del rendiconto predisposizione atti amministrative (deliberazioni/determine) da fa adottare agli enti di competenza per gestione ordinaria 7. referto controllo di gestione 8. monitoraggio patto di stabilità (salvo variazioni legislative in corso) 9. inserimento e validazione conto annuale del personale 10. verifica interscambio ufficio tecnico/ufficio fiscale per segnalazioni certificate agenzia delle entrate 11. ricognizione situazione tributaria per allineamento attività con Secoval 12. verifica impostazione attività gestione del personale per eventuale internalizzazione del servizio 13. conto degli agenti contabili 14. raccolta delle variazioni per comunicazione alla ditta incaricata della gestione paghe 15. certificazioni CUD e professionisti, raccolta dati per predisposizione modello 770 e dichiarazione IRAP 16. raccolta dati per predisposizione conto annuale del personale 17. gestione presenze/assenze 18. comunicazione mensile al sito perlapa e aggiornamenti sito internet ente (sezione trasparenza) 19. predisposizione verifica di cassa 20. chiusura conto economo 21. comunicazione anagrafe delle prestazioni 22. verifica possibilità di emissione documenti incasso/pagamento informatici: collegamento con tesoreria e società software 23. verifica aggiornamento banca dati corte di conti (direttamente o tramite revisore) per società partecipate e aggiornamento sito perlapa 24. controlli incassi periodici (rette ecc.) 25. impostazione attività di registrazione accertamenti/impegni di carattere ordinario

8 CASTELLI/VASSALINI PASINETTI/ 26. raccolta password Siatel 27. raccolta password perlapa 28. raccolta password accesso conti correnti postali (postaonline) 29. raccolta password accesso conti tesoreria on line 30. raccolta password accesso alla procedura sico 31. raccolta regolamenti economato e contabilità 32. raccolta convenzione di tesoreria 33. verifica sottoscrizione convenzione per segnalazioni certificate agenzia delle entrate 34. controlli conti correnti postali e provvisori bancari 35. emissione delle fatture di entrata 36. registrazione delle fatture di spesa 37. emissione delle liquidazioni 38. emissione delle reversali/mandati 39. predisposizione documentazione per aggiornamento inventario 40. raccolta documentazione per tenuta contabilità iva 41. inserimento piani di ammortamento mutui Front office Impostazione delle attività di front office per i comuni obbligati, presenza per i primi 3 mesi contemporanea di due dipendenti al fine di consentire un agevole turn over in caso di necessità (la proposta è da verificare in considerazione anche della residenza dei dipendenti). COMUNE DIPENDENTE GIORNI ORARIO ANFO BARGHE CAPOVALLE CASTO PERTICA ALTA PERTICA BASSA PRESEGLIE PROVAGLIO Vassalini/Castelli Sforza/Cavedaghi Pasinetti/Vassalini Sforza/Gazzaroli Castelli/Gazzaroli Castelli/Pasinetti Sforza/Albertini Albertini- Cavedaghi/Pasinetti