La gestione documentale nella PA

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1 ForumPA 2017 La gestione documentale nella PA Roma, 25 maggio 2017 La gestione dell archivio digitale a supporto dell amministrazione digitale: l esperienza dell Università degli Studi di Napoli Federico II Clelia Baldo di Ateneo Area tecnica egovernment

2 Verso la PA digitale: la gestione del cambiamento TUDA, EIDAS, CAD e Regole tecniche Trasparenza Firme elettroniche PEC Norme e regolamenti Standard Nazionali e internazionali Metodologici Di qualità Tecnologici Best practices Sostenibilità Organizzazione Tecnica Organizzativa Economica Ruoli e Responsabilità Re-engineering dei processi Valorizzazione HR 2

3 La diffusione dei servizi per l egovernment CDRL firma digitale Verbali digitali Manuale di Gestione Fattura elettronica Fasciolo di studente Manuale di Conservazione Interoperabilità PagoPA Fascicolo del Dipendente Consegna documenti istituzionali Decreti e OdS digitali Convocazione OO.CC. PEC a Studenti e ai Docenti-Ricercatori Firma digitale centralizzata Dematerializzazione flussi interni Sistema UNINAPEC (2009) Firma digitale Diffusione (2012) Documentale edocumento (2014) Documentale Conservazione (2016) Protocollo Informatico egrammata (2007) 3

4 IL CICLO DI VITA DI UN DOCUMENTO INFORMATICO Formazione documento Esibizione Sottoscrizione Reperimento Gestione Documentale Protocollo Informatico Condivisione Conservazione Firma Digitale PEC Classificazione e fascicolazione elettronica Trasmissione Iter di approvazione e Workflow Produzione copie e copie conformi Registrazione di protocollo 4

5 Dall Archivio all Archivio informatico Definizione alternativa di Archivio: struttura organizzata di persone e sistemi che accetti la responsabilità di conservare l informazione e renderla disponibile per una comunità di riferimento (rif. ISO 14721:2002 OAIS) 5

6 L architettura di servizio per la gestione dell archivio TIPOLOGIE DOCUMENTARIE PIANO DI CONSERVAZIONE TITOLARIO PROCEDIMENTI Protocollo Documentale Conservazione Archivio Corrente Gestione studenti Contabilità Gestione del studenti personale Sistemi Operazionali Archivio di Deposito 6

7 L archivio come unica entità logica Ai fini del processo di protocollazione e di gestione dei flussi documentali l Ateneo è configurato come un unica AOO Due i sistemi istituzionali per la gestione dell archivio informatico UNINA: Il sistema di Protocollo: egrammata Il sistema per la gestione Documentale e dei flussi: edocumento La coerente gestione dell archivio da parte dei due domini applicativi è garantita grazie alla condivisione del Titolario di classificazione e dell organigramma dell Ateneo L interoperabilità bidirezionale tra i due sistemi è realizzata mediante: Invocazione dei web services del protocollo da parte del documentale per la registrazione di protocollo di documenti Possibilità di rendere disponibile nel documentale la lista di lavoro dei documenti protocollati da gestire da parte di ciascuna Unità Organizzativa. 7 7

8 Il Protocollo Informatico egrammata è il sistema di Protocollo dell Ateneo in produzione dal 1 gennaio 2007, acquisito in riuso dalla Regione Campania. egrammata gestisce un volume medio di oltre documenti registrati per anno solare, con oltre 1500 utenti abilitati con vari profili operativi Il sistema offre le seguenti funzionalità standard: Nucleo minimo di protocollo: registrazione, segnatura e classificazione dei documenti in ingresso ed in uscita dall Ateneo oppure interni Gestione informatica dei documenti: acquisizione ottica dei documenti, versionamento, assegnazione, fascicolazione, conservazione, workflow dell iter amministrativo interno Gestione dei profili di autorizzazione degli utenti per l utilizzo di funzioni e per l accesso ai dati Interoperabilità avanzata con Enti esterni mediante l utilizzo di strumenti di PEC (Posta Elettronica Certificata), di Firma Digitale e di segnatura informatica dei documenti 8

9 Le funzionalità avanzate del Protocollo Scansione massiva dei documenti mediante riconoscimento codice a barre e apposizione segnatura mediante endorser integrato sugli scanner Protocollo Particolare Gestione di repertori Storicizzazione delle modifiche sugli allegati oltre che sui documenti primari Firma digitale: registrazione immodificabile dell esito della verifica integrità e autenticità, gestione firmatari multipli, timbro crittografico con segnatura di protocollo sulla riproduzione pdf del documento contrassegno di copia conforme automatizzata Generazione e registrazione in apposito repertorio della Stampa giornaliera del registro di protocollo Client di emergenza Smistamento protocolli tra uffici Iter di approvazione dei decreti e degli ordini di servizio 9

10 L iter di approvazione ed emanazione decreti Il Caso d uso dei Decreti Rettorali INCARICATO CAPO UFFICIO DIRIGENTE SEGRETERIA RETTORE RETTORE SEGRETERIA DIREZIONE Crea il decreto Registra e timbra nel repertorio di iter Vista ed inoltra Vista ed inoltra Prende in carico Sottopone alla firma Firma digitalmente Registra nel repertorio DR 10 10

11 La copia del decreto Il contrassegno è formato dal timbro crittografico contenente gli estremi del decreto: segnatura di repertorio, impronta del documento e indicazione dei firmatari. La segnatura e l elenco dei sottoscrittori possono anche essere mostrati in chiaro (art. 23, comma 2 del CAD). Eventuale aggiunta del contrassegno di «copia conforme» (Circolare AgID 62/2013 e art. 23, comma 2- bis del CAD) Il timbro crittografico verticale codice a barre bidimensionale formato PDF417 contiene il codice relativo all iter di approvazione del decreto (Repertorio «IA»). 11

12 Il sistema per la gestione documentale Necessità di un nuovo sistema da affiancare al Protocollo tale da: Gestire l intero ciclo di vita di documenti e fascicoli in modo tale da adattarsi a contesto organizzativo e procedimentale dell Ateneo. Consentire il caricamento e il versionamento dei documenti informatici, fin dalla fase endo-procedimentale, mediante un prodotto di ECM di Open Source Gestire le entità dei Procedimenti, delle Tipologie documentarie, del Piano di conservazione e integrarsi con il Piano di classificazione Promuovere la condivisione delle informazioni Fornire strumenti per incrementare il lavoro collaborativo mediante l utilizzo di flussi di lavoro Permettere la conservazione a norma dei documenti e dei fascicoli informatici 12

13 edocumento: che cos è edocumento è il sistema sviluppato dall Università per la gestione documentale e la conservazione a norma edocumento è stato realizzato dall Università degli Studi di Napoli Federico II, nell ambito del progetto POR FESR della Regione Campania Nel 2014 l Università Federico II ha iscritto edocumento nel catalogo dei programmi riusabili dell Agenzia per l Italia Digitale (n.ro identificativo: 262) 13

14 Gli accordi per il riuso di edocumento Alla data sono stati stipulati accordi per il riuso dell applicazione edocumento in modalità «cessione semplice» con i seguenti Enti: Regione Toscana Seconda Università degli Studi di Napoli «L. Vanvitelli» Prossimo obiettivo è l individuazione di modelli organizzativi di cooperazione per: La condivisione di regole e prassi operative La programmazione di interventi di manutenzione evolutiva per lo sviluppo di nuovi moduli e funzionalità La stipula di contratti unificati per la manutenzione correttiva del software, con conseguente riduzione dei costi Fare «sistema» e creare una rete di competenze 14

15 Perché sviluppare edocumento Arricchimento professionale Personalizzabilità TCO edocumento Soluzione terze parti Integrazione con SI Unina Adeguatezza Apertura e standardizzazione 15

16 edocumento: le principali caratteristiche edocumento è stato progettato secondo le best practices a livello archivistico per effettuare una gestione documentale corretta ed efficace. E un sistema di gestione documentale che rispetta i requisiti tecnicofunzionali e di sicurezza contenuti nel Capo IV del TUDA (artt. da 52 a 66) e nel DPCM del 13 novembre 2014 edocumento è conforme alle normative e alle linee guida nazionali sulla conservazione a norma E un sistema realizzato per essere integrato e integrabile in logica a servizi con le restanti applicazioni istituzionali: IAM, Protocollo, PEC, Firma digitale, sistemi gestionali di dominio (Contabilità, Gestione del Personale, Gestione delle carriere degli studenti, Gestione Organi Collegiali, etc.) L'interfaccia del sistema è interamente realizzata con tecnologie web ed è studiata per massimizzare il livello di usabilità ed è inoltre in linea con la normativa italiana e con le linee guida W3C per quanto riguarda l'accessibilità 16

17 edocumento: l architettura tecnologica La piattaforma edocumento è stata sviluppata a partire da tutti componenti di base open source, integrando ed espandendo Alfresco (attualmente la versione EE), soluzione di riferimento per quanto riguarda gli applicativi ECM, e utilizzando Activiti come motore di workflow La spina dorsale della piattaforma è costituita da MuleESB un Enterprise Service Bus Open Source estremamente efficiente per la cooperazione applicativa, con gli altri sistemi dell Università Il DBMS utilizzato è Oracle RAC versione 11g, attualmente su tecnologia ODA. L applicazione è compatibile anche con RDBMS open source (es: PostgreSQL) Alcuni dati di massima che indicano sinteticamente il volume complessivo delle personalizzazioni effettuate a partire dal framework di riferimento: oltre 150 webscripts di estensione di Alfresco oltre 800 classi java oltre 500 jsp oltre righe di codice tra jsp/java/xml/js/wsdl oltre 100 tipi di entità differenti 17

18 Il sistema edocumento Contabilità Firma Digitale Condivisione Accesso Gestione Studenti Interfaccia HTML/CSS/JS Web App JEE/Spring Posta Elettronica PostgreSQL Alfresco + Activiti SAN Solr PEC Organizzazione archivio Collaborazione (BPM) Protocollo IAM Sicurezza 18

19 L architettura di servizio Utenti Servizi applicativi ECM Alfresco BPM Activiti ESB Mule Analisti SOA Governance Tecnici 19

20 L architettura modulare di edocumento Gestione documentale WF WF 1 Processi Università Scrivanie Sicurezza Amministrazione Centrale Dipartimenti Scuole Utenti Ripartizione I Ripartizione II Ufficio I Organigramma Conservazione 20

21 Il modulo per la gestione documentale Le principali funzionalità offerte dal modulo sono: Gestione, per ciascun utente/scrivania, delle seguenti aree: Personale (legata all utente) Di lavoro-cartelle (endo-procedimento) Di lavoro-fascicoli (procedimento) Gestione del contesto archivistico (fascicoli, repertori, tipologie documentarie, formati, procedimenti) Gestione processi Indicizzazione e ricerca Reportistica e audit Versionamento dei documenti, Firma digitale, Segnatura, Registrazione di protocollo, Timbro crittografico, Invio PEC, Cartelle pubbliche Versamento di fascicoli e documenti Esibizione dei documenti conservati Gestione integrata con SDI e con la contabilità delle fatture attive e passive Sistema di monitoraggio e controllo del corretto trattamento delle fatture Consegna dei documenti istituzionali ai dipendenti in Area personale 21

22 I fascicoli in edocumento In accordo con quanto riportato nell art. 41, comma 2-ter del CAD, a ogni fascicolo per procedimento, per affare o per attività edocumento associa un set di metadati identificativi e descrittivi, che hanno la finalità di identificare univocamente il fascicolo all interno dell archivio e di descriverlo, fornendo quegli elementi utili a un reperimento più mirato e celere: la denominazione dell amministrazione titolare del procedimento, il nominativo del responsabile del procedimento, l indicazione dell oggetto del procedimento, la segnatura archivistica che identifica univocamente il fascicolo medesimo Il sistema edocumento consente di creare e gestire anche fascicoli tipologici, a cui cioè i documenti appartengono in base alla propria tipologia documentaria (esempio: fatture attive, fatture passive, decreti, etc.), e fascicoli per oggetto (esempio: immobile) o fascicoli per soggetto (esempio: studente) 22

23 Il fascicolo di persona fisica Fascicolo di persona (fisica) [CF] Fascicolo di studente Fascicolo di dipendente Fascicolo di matricola [CF.S/Matricola1] Fascicolo di matricola [CF.S/Matricola2] Dipendente D/R [CF.D/Matricola] Dipendente TA [CF.D/Matricola] Fascicolo procedimentale V.c1/2014-m Fascicolo Procedimentale V.c1/2017-x Fascicolo procedimentale V.c2/2014-n Fascicolo procedimentale V.c4/2017-n Fascicolo procedimentale V.c3/2015-z 23

24 La conservazione a norma in edocumento Il modulo per la conservazione a norma di edocumento è conforme alla normativa attualmente in vigore e alle regole previste dall Agenzia per l Italia Digitale in materia di conservazione (DPCM 3/12/ G.U. n. 59 del 12 Marzo 2014) aderente agli standard: OAIS, UNI (sincro), METS, PREMIS, ISAD In edocumento la conservazione si basa sui principi di automazione e controllo e consente la gestione a norma di tutte le fasi del processo di conservazione: Versamento Archiviazione Gestione Accesso 24

25 Il sistema di conservazione : architettura logica 25

26 I ruoli per la conservazione Gestore documentale UOR: Garantisce recepimento e il rispetto delle regole e la corretta tenuta dell archivio UOR Responsabile procedimento: Crea e chiude il fascicolo (procedimentale) Responsabile del versamento: Versa il fascicolo (procedimentale o tipologico/repertorio) Responsabile della Conservazione Accetta in conservazione, crea e certifica i pacchetti di archiviazione, li materializza Responsabile Coordinamento protocollo: Garantisce recepimento delle regole e il funzionamento a norma del sistema e la corretta produzione dei Pacchetti di Versamento. 26

27 Modulo Conservazione: le principali funzionalità Include le seguenti funzionalità: Controlli sui Pacchetti di Versamento (PdV) in termini di: controlli sul formato e sulla validità e l integrità dei documenti versati Creazione Pacchetti di Archiviazione (PdA) Certificazione PdA Materializzazione PdA su memoria esterna CAS Gestione delle richieste di esibizione Creazione dei Pacchetti di Distribuzione (PdD) Migrazione formati, verifica integrità Scarto Catalogo dei volumi materializzati Audit e Messaggistica 27

28 Perché essere conservatori Eliminazione del rischio di frammentazione dell archivio storico e di deposito Adeguamento del processo di versamento e conservazione alle esigenze dell Università, in termini di ruoli, metadati, formati, regole Riduzione dei tempi di ricerca e reperimento della documentazione, miglioramento dell efficacia nella gestione delle informazioni Arricchimento professionale del personale dell Università coinvolto nella gestione dell intero processo Miglioramento della qualità dei processi interni 28

29 Modulo Sicurezza: le principali funzionalita Consente di gestire: Profili utenti Template Scrivanie Organigramma Gruppi di utenti e di scrivanie Struttura organizzativa Il registro dei «Sistemi fidati» ai fini del controllo della firma digitale Modelli di WorkFlow Audit Configurazioni Log di sistema 29

30 Il sito per l egovernment dell Ateneo Per informazioni aggiuntive: clelia.baldo@unina.it Tel