La sfida dei progetti a finanziamento europeo

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3 LA GIUNGLA DEI BANDI EUROPEI Strategia Europa 2020 FONDI INDIRETTI FONDI DIRETTI ambiente cultura, audiovisivo Programma per l'ambiente e l'azione per il clima (LIFE) Programma "Europa creativa" formazione, giovani, sport politica sociale, cittadinanza europea crescita imprese Programma "Erasmus plus" Programma per il cambiamento e l'innovazione sociale Programma per la competitività delle imprese e le PMI (COSME) ricerca, sviluppo, innovazione Programma "Horizon 2020" salute, tutela consumatori giustizia, affari interni Programma Salute per la crescita Programmi Giustizia, Diritti e Cittadinanza, Fondi Asilo e Migrazione, Fondo Sicurezza interna PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 3

4 ELEMENTI BASE DI UN BANDO REGOLAMENTI e PROCEDURE Regole finanziarie Sistemi di gestione e controllo Criteri di partecipazione Criteri di finanziamento VINCOLI DI ELEGIBILITÀ / ESCLUSIONE PROGRAMMA DI LAVORO Ambiti di intervento Tipologie di progetti Modalità di presentazione CRITERI DI VALUTAZIONE PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 4

5 Idea progetto preliminare (innovativa) Identificazione call di riferimento DALL IDEA ALLA PROPOSTA motivazione obiettivi risultati attesi vincoli di base stakeholder Dettaglio idea progetto Identificazione competenze Ricerca Partner vincoli template Preparazione proposta Presentazione proposta PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 5

6 IN COSA CONSISTE UNA PROPOSTA esempio: Horizon 2020 Part A informazioni generali Title, acronym, keyword, abstract Declarations Participants and contacts Budget Ethics Max 70 pag Part B descrizione tecnica 1. EXCELLENCE 1.1 Objectives 1.2 Relation to the work programme 1.3 Concept and methodology 1.4 Ambition 2. IMPACT 2.1 Expected impacts 2.2 Measures to maximise impact 3. IMPLEMENTATION 3.1 Work plan - Work packages, deliverables 3.2 Management structure and procedures 3.3 Consortium as a whole 3.4 Resources to be committed 4. MEMBERS OF THE CONSORTIUM 4.1 Participants 4.2 Third parties 5. ETHICS AND SECURITY PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 6

7 PART B - SECTION 1 - EXCELLENCE 1.1 Objectives Finalità. Obiettivi specifici: chiari, misurabili, realistici e raggiungibili nel progetto. In linea con impatti previsti e con i risultati attesi dal topic. 1.2 Relation to the Work-programme Come si affronta il problema specifico posto dal topic. 1.3 Concept and methodology Concetto generale alla base del progetto. Principali idee, modelli e ipotesi previste. Posizionamento rispetto al TRL (Technology Readiness Level) Metodologia generale di sviluppo. 1.4 Ambition Avanzamento rispetto allo stato dell arte. Potenziale di innovazione verso prodotti/servizi già presenti sul mercato. PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 7

8 PART B - SECTION 2 - IMPACT 2.1 Expected impacts Capacità di aumentare la competitività e favorire la crescita delle imprese nel mercato, sviluppando prodotti e/o processi innovativi capaci di rispondere ai bisogni europei e mondiali. Risposta agli impatti previsti dal topic. Descrizione eventuali ulteriori impatti. Descrivere possibili ostacoli di tipo burocratico, ambientale, ecc. 2.2 Measures to maximise impact Piano di diffusione e valorizzazione dei risultati. Strategia per la gestione degli IPR. Piano per la comunicazione dei risultati. PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 8

9 PART B - SECTION 3 - IMPLEMENTATION 3.1 Work plan Work packages, deliverables Decomposizione del progetto in work package e task (WBS) Tempistica: diagramma di Gantt Correlazioni: diagramma di Pert Descrizione di ciascun WP Inizio fine Partecipanti e mesi/uomo Obiettivi Descrizione dei task, con ruoli Deliverable 3.3 Consortium as a whole Contributo di ciascun partner Bilanciamento Complementarietà 3.2 Management Structure Milestone and procedure Strutture e procedure di gestione Milestone Gestione rischi 3.4 Resources to be committed Mesi/uomo per partner e WP Descrizione altri costi PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 9

10 DOPO LA PRESENTAZIONE Controllo di elegibilità Valutazione basata su tre criteri (Horizon 2020): 1. Eccellenza 2. Impatto 3. Implementazione Soglie minime di ammissibilità: sul singolo criterio complessiva Selezione: lista progetti finanziati Definizione Grant Agremeent Esecuzione presentati sopra-soglia finanziati 13,3% EU 11,6% IT PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 10

11 LA SFIDA DEL PROJECT MANAGEMENT (1 di 2) I progetti europei sono progetti complessi : Eseguiti in partenariato su più paesi Coinvolgono un elevato numero di stakeholder Tutto il progetto è vincolato dalla call Rendicontazione è vincolata a regole esterne molto puntuali Comunicazione e disseminazione sono essenziali Sono progetti di innovazione Innovazione di prodotto Innovazione di processo Ricerca PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 11

12 LA SFIDA DEL PROJECT MANAGEMENT (2 di 2) Generic Project Governance PMBOK PMI Es.: PMI Processes Knowledge Area Project Management best practice Stakeholder Management EU rules for applicants best practice Project Manager Es.: EU projects procedures and tools Project Governance EU rules for monitoring and controlling Domain specific techniques ICT, energy, Transportation, security Relationships management (soft Skill) Governance of specific project s aspects best practice EU projects Market Analysis PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 12

13 L ASPETTO PIÙ CRITICO: GLI STAKEHOLDER Idea progetto preliminare (innovativa) Identificazione call di riferimento motivazione obiettivi risultati attesi vincoli di base stakeholder Gli stakeholder influenzano e impattano il progetto in due momenti: vincoli template Dettaglio idea progetto Identificazione competenze Ricerca Partner Preparazione proposta In fase di predisposizione della proposta Vincoli dalla call Presentazione proposta Proposta Accettata Fasi del progetto Kickoff di progetto Chiusura Exploitation In fase di esecuzione del progetto Monitoraggio e controllo PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 13

14 IL PROJECT MANAGER È UN PO BUSINESS ANALYST Ruolo centrale sia in fase di predisposizione della proposta che in fase di esecuzione del progetto Impatti dei risultati del progetto ed exploitation dei risultati PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 14

15 STIME, SCHEDULING E RISCHI La preparazione della proposta viene fatta circa mesi prima che il progetto parta Attenzione a non dimenticarsi nulla in WBS, stime e schedule. L'Unione Europea chiede l analisi del rischio che spesso viene fatta solo in maniera approssimativa, dato lo spazio ridotto a disposizione nella proposta. PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 15

18 EuroPM : COS'È? È un'iniziativa interchapter, guidata dai tre Chapter italiani in collaborazione con Eurosportello-Enterprise Europe Network e altri chapter europei, con l'obiettivo di estendere le best practices di project management nell'ambito dei progetti finanziati dall'unione Europea (cioè nelle risposte a bandi europei o nell'esecuzione di progetti finanziati). L'iniziativa è partita a luglio 2015 (7 volontari Southern-Northern- Eurosportello) e attualmente si trova nella cosiddetta fase uno. PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 18

19 MISSION STATEMENT Partecipare alla crescita dell Europa attraverso l affermazione delle best practice di project/program/portfolio management, opportunatamente personalizzate per la Progettazione Europea, entro l attuale settennato di programmazione Tutto questo attraverso: - lo sviluppo di un approccio fondato su tecniche, strumenti, raccomandazioni e suggerimenti per personalizzare il PMBOK Guide (o altri foundational standards) sui progetti europei; sua applicazione in progetti reali, azioni di trasferimento e disseminazione di principi, processi, tecniche ed esperienze. - il coinvolgimento primario degli stakeholder chiave: organizzazioni partecipanti, progettisti europei, PMI e chapter PMI, Commissione Europea, agenzie e organizzazioni interessate. PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 19

20 L'OPPORTUNITA' E LA SFIDA - PERCHE'? La progettazione europea: è importante quantitativamente; nel settennato : 352 mld di fondi strutturali e di investimento 77 mld di funding su Horizon 2020 è complessa vari programmi (Horizon 2020, Erasmus+, Life ) per una previsione di finanziamento di migliaia di progetti nel settennato è attuale come problema della ricerca delle fonti di finanziamento e del loro miglior utilizzo, in particolare in Italia PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 20

22 PRODOTTO E PROJECT MANAGEMENT: DUE FACCE DELLO STESSO PROGETTO EUROPEO Il prodotto: innovazione rilevanza valore aggiunto europeo business plan impatto sostenibilità PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 22

23 PRODOTTO E PROJECT MANAGEMENT: DUE FACCE DELLO STESSO PROGETTO EUROPEO Il project management: dove la comunità dei project manager può offrire il suo miglior contributo PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 23

24 QUALI SONO I MACRO-BENEFICI ATTESI? per le organizzazioni partecipanti ad un progetto europeo aumentare la probabilità di finanziamento ridurre i costi necessari per la preparazione di una proposta (metodologia strutturata) riutilizzare nelle fasi successive l effort investito (focus sull' entità progetto). tutti quelli indotti dal gestire i propri progetti finanziati con i processi che costituiscono lo standard di project management più diffuso a livello mondiale non ultimi quelli relativi alle persone: disporre di competenze ed esperienze non solo sulla progettazione europea ma sulla disciplina del project management in generale PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 24

25 FASE ZERO WBS e GANTT PROTOTYPE ZERO - PROCESSES AND TEMPLATES EuroPM Kit partially tested EuroPM KIT version zero PROTOTYPE ZERO - PROCESSES AND TEMPLATES REAL EU-FUNDED PROJECTS REAL PROJECTS Erasmus KA2 SME instr phase 2 EUROPM Phase zero STAKEHOLDER ANALYSIS & FIRST ACTIONS stkh register first version webinar PMBOK v6 Comments LIM Barcelona STAKEHOLDER ANALYSIS FIRST ACTIONS stkh register second version COORDINATION COORDINATION program charter Opportunity VRMS phase one plan OTHER: funding search, basic skills, collaboration tools 14th July 2015 (start Group Zero) 30th Set st Dec st Mar th June 2016 PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 25

26 FASE ZERO da luglio 2015 a luglio 2016 PRINCIPALI DELIVERABLE EuroPM Kit versione zero italiano e inglese luglio progetti reali con approccio applicato sul campo giugno su Horizon2020 di cui uno chapter Bulgaria - e 1 su Erasmus non-formal speech al LIM Barcellona maggio 2016 VRMS parallela su NIC e SIC per estendere il team - marzo candidature, 9 volontari entrati nel team commenti al PMBOK v6 stage 1 per progettazione europea - marzo 2016 webinar per i soci NIC e SIC - febbraio 2016 prima versione stakeholder analysis novembre 2015 PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 26

27 WBS fase UNO PROCESSES AND TEMPLATES OBSERVATORY FOR EU-PROJECT TO FUND EUROPM ITSELF IMPLEMENTATION IN PRODUCT-ORIENTED PROJECTS Testing and continuous improvement of processes&templates EUROPM Phase one STAKEHOLDER, COMMUNICATION & DISSEMINATION INDIRECT FUNDS COMPETENCIES PROJECT & PROGRAM MANAGEMENT PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 27

28 FASE UNO in corso da luglio 2016 PRINCIPALI ATTIVITA' CHIUSE o IN CORSO commenti al PMBOK v6 stage 2 in ottica progettazione europea luglio 2016 avvio definitivo collaborazione con chapter Bulgaria e Romania luglio 2016 ingresso del Chapter Central - settembre 2016 opportunity VRMS sul Chapter Central analoga a NIC e SIC in corso webinar per il Chapter Central (che replica quello di febbraio 2016) OGGI! organizzazione di 4 eventi sui tre chapter previsti per feb-apr 2017 stesso titolo, format, pubblicizzazione, diffusione, interventi a comune,. valutazione di accordi di collaborazione con associazioni di europrogettisti in corso communjcation plan integrato sui chapter in corso seconda versione stakeholder analysis in corso sviluppo EuroPM kit vers. uno in corso PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 28

29 KIT EuroPM : COS'È E' un framework (1) a supporto dell applicazione delle best practice del Project Management nell ambito della progettazione europea. E composto da: indicazioni per la personalizzazione dei processi PMBOK template di oggetti trattati nei processi ed adattati per la progettazione europea (ad es. Project charter, WBS, risk register, Schedule baseline via Gantt chart, cost baseline, communication plan, RAM). (1) Framework perché la vastità dei programmi UE rende impossibile una copertura completa struttura nella quale possono essere innestati layer specifici per programmi o call. PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 29

30 OPPORTUNITY VRMS La opportunity VRMS in corso (scadenza 30 dic.) è riservata al Central Chapter ed ha l'obiettivo di estendere il gruppo di lavoro uno al team che gestirà progetti e attività successive almeno fino a settembre Fattore di successo per la partecipazione al team è l'opportunità e la disponibilità ad implementare l'approccio sul campo su progetti reali. PMI-Central Italy Chapter - All rights reserved 30