Biblioteca d Ateneo - sede di Medicina Università degli Studi di Milano - Bicocca Via Cadore, Monza (MI) Tel Fax

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1 Biblioteca d Ateneo - sede di Medicina Università degli Studi di Milano - Bicocca Via Cadore, Monza (MI) Tel Fax SERVIZI EROGATI DALLA BIBLIOTECA DELL UNIVERSITA DEGLI STUDI DI MILANO BICOCCA - SEDE DI MEDICINA AL PERSONALE DELL AZIENDA OSPEDALIERA SAN GERARDO L'aggiornamento continuo in medicina viene effettuato dai sanitari anche mediante lo studio degli articoli scientifici. Il recupero della informazione bibliografica biomedica e' quindi un momento imprescindibile nella pratica clinica e deve tendere alla massima efficienza, al fine di realizzare economie di scala e migliorare la qualita' delle prestazioni erogate. La transizione, avvenuta negli ultimi anni, dalla rivista cartacea alla sua forma elettronica ha fornito strumenti adeguati per rispondere ad entrambe le esigenze. La stipula della convenzione fra Università di Milano Bicocca e Azienda Ospedaliera San Gerardo (Ospedale) ha previsto, nel suo ampio articolato, una collaborazione per la gestione del patrimonio bibliografico dei due enti (Convenzione allegata). Da questi presupposti ha preso avvio, nel febbraio del 2001, l attività della Biblioteca dell Università degli Studi di Milano Bicocca (Biblioteca, sede di Medicina che svolge a tutti gli effetti il servizio anche per il personale ospedaliero. TRASFERIMENTO RIVISTE DELL OSPEDALE ALLA BIBLIOTECA L Ospedale possiede un ingente patrimonio di riviste (abbonamenti in corso e chiusi) che storicamente sono state collocate presso i diversi reparti. Attualmente è prevista una collocazione temporanea, sempre presso i reparti, di tre mesi cui dovrebbe seguire il trasferimento alla Biblioteca, con le seguenti finalità: Facilitare e garantire l accesso da parte di tutti gli utenti a tutte le riviste possedute Garantire la conservazione del patrimonio bibliografico Assicurare una corretta gestione biblioteconomica Diffondere l informazione circa il posseduto mediante il catalogo

2 RISORSE ELETTRONICHE: PATRIMONIO L Ateneo mette a disposizione dell Ospedale 1700 riviste elettroniche di ambito medico, a cui vanno aggiunti 200 titoli di psicologia, 915 di biologia, 608 di fisica e 60 di statistica. Si occupa, inoltre, dell attivazione e del pagamento della versione on line delle riviste ospedaliere (su 339 abbonamenti 253 hanno la versione on line mentre per 86 non è disponibile). Delle 1700 riviste on line, 150 derivano dall attivazione dell on line sugli abbonamenti cartacei dell Ospedale, 103 sono abbonamenti on line già acquisiti autonomamente dall Ateneo all interno dei 1550 titoli accessibili in virtù di licenze stipulate con gli Editori. Sono a disposizione del personale ospedaliero anche 6 banche dati on line di ambito biomedico (Cochrane Library, Medline, Psychinfo, Cinhal, Psycharticles, Journal Citation Reports) Il trasferimento del patrimonio bibliografico in una unica sede, l attivazione della versione on line delle riviste e l esistenza di un ingente numero di riviste on line acquistate dall Ateneo, indipendentemente dall esistenza di un abbonamento cartaceo dell Ospedale, ha consentito all Ospedale di disdire una serie di abbonamenti con un notevole risparmio di risorse. MODALITA DI ACCESSO ALLE RISORSE ELETTRONICHE DALL OSPEDALE Nel corso del 2001 sono iniziati i lavori di adeguamento hw/sw finalizzati a mettere gli utenti dell Ospedale nelle condizioni di usufruire dei servizi a distanza della Biblioteca. Tale attività è stata particolarmente laboriosa, a causa delle notevoli difficoltà di ordine organizzativo prima ancora che tecnico. A cura dell Ateneo è stato predisposto un proxy che abilita i pc dell Ospedale ad usufruire delle risorse a pagamento utilizzabili solo da postazioni con un indirizzo IP dell Ateneo. Gli utenti ospedalieri interessati alla fruizione del servizio, contattano il loro ufficio informatico il quale provvede a configurare il computer in modo che si possa collegare alternativamente o alla rete ospedaliera o al proxy dell Ateneo. Detto ufficio garantisce l aggiornamento del proxy con gli indirizzi delle risorse consultabili. Tali indirizzi vengono forniti al personale informatico dell Ospedale dal personale della Biblioteca. E necessario precisare che, a causa delle diverse politiche praticate dagli editori, parte delle riviste sono consultabili esclusivamente mediante utilizzo di password, diverse per 2

3 ogni rivista. La Biblioteca provvede a comunicare periodicamente agli utenti l elenco aggiornato. SERVIZI EROGATI IN SEDE L utente ospedaliero è equiparato all utente universitario e in Biblioteca può usufruire dei seguenti servizi: -consultazione e stampa delle risorse elettroniche -fotocopiatura del materiale (da accordi precedenti, l Ospedale si è mostrato disponibile a farsi carico delle spese di fotocopiatura dei propri dipendenti 3481 fotocopie nel 2003) -prestito temporaneo per tre ore di monografie e periodici -servizio di document delivery (reperimento di articoli non posseduti dalla biblioteca). Solo attraverso il Servizio Bibliotecario Biomedico Lombardo (SBBL) (vedi oltre) nel 2002 sono stati ottenuti 348 articoli e nel Il servizio di document delivery viene erogato anche attraverso un servizio internazionale a pagamento (SUBITO) e la Biblioteca si pone come partner di scambio gratuito con qualsiasi altra biblioteca sul territorio nazionale -servizio di informazioni bibliografiche: il personale della Biblioteca assiste e istruisce l'utenza nell'interrogazione di banche dati e nella consultazione di riviste elettroniche; fornisce informazioni per ricerche bibliografiche su cataloghi on line e repertori bibliografici. Per ricerche particolarmente elaborate è possibile fissare un appuntamento con personale specializzato -utilizzo di Internet: è consentito l'uso dei terminali per accedere alla rete Internet ma solo con l'assistenza del personale della Biblioteca ed esclusivamente per la ricerca scientifica e l'aggiornamento professionale -alfabetizzazione biblioteconomica e formazione continua: la Biblioteca organizza lezioni specifiche per singole tipologie di utenti in cui viene illustrato il patrimonio bibliografico disponibile e gli strumenti per utilizzarlo. E' possibile concordare una lezione su richiesta; avvisi di particolare rilievo vengono inviati tramite posta elettronica a tutti gli interessati 3

4 SBBL La Biblioteca è membro del Sistema Bibliotecario Biomedico Lombardo, creato con Legge Regionale 41/94. SBBL ha lo scopo di mettere a disposizione del personale sanitario lombardo 5600 riviste scientifiche; ciò si è concretizzato attraverso un sistema automatizzato di invio di copie di articoli e, in anni più recenti, nell acquisto di Banche Dati e riviste elettroniche il cui uso viene concesso gratuitamente ai membri. SBBL si avvale del patrimonio bibliografico di 16 grosse istituzioni scientifiche lombarde. Rivolgendosi al personale della Biblioteca è possibile chiedere l'invio di articoli non presenti in Biblioteca a una di queste 16 Biblioteche erogatrici. Gli articoli vengono inviati alla Biblioteca richiedente entro un termine di una settimana circa. All'arrivo dell'articolo l'utente viene contattato telefonicamente. Attraverso SBBL gli utenti hanno accesso alla Banca Dati Cochrane e a 250 riviste dell Editore Lippincott. PROBLEMATICHE DA AFFRONTARE PER MIGLIORARE L EFFICIENZA DEL SERVIZIO TRASFERIMENTO RIVISTE DELL OSPEDALE ALLA BIBLIOTECA La stipula della convenzione tra la Biblioteca Ospedaliera e la Biblioteca presso la Facolta di Medicina e stata una scelta lungimirante volta a permettere la massima fruibilita dei servizi bibliotecari alle utenze dei due Enti. Tuttavia la corretta implementazione della convenzione deve prevedere il raggiungimento della maggior completezza possibile delle collezioni di riviste. L assenza di un fascicolo viene definita lacuna ed una collezione gravata da un numero elevato di lacune rende inefficiente il recupero degli articoli di interesse. Infatti, a fronte di una teorica presenza della rivista nel catalogo della Biblioteca, in caso di lacune e necessario l intervento degli operatori per supportare il sanitario nella localizzazione dell articolo presso altre biblioteche che spesso non risultano convenzionate o difficili da contattare. L eliminazione della presenza di lacune deve essere effettuata mediante un lavoro continuo di controllo dei fascicoli effettivamente acquistati (Ospedale) e del materiale effettivamente trasferito alla Biblioteca. L attuale organizzazione non permette un trasferimento fluido delle riviste dai reparti alla Biblioteca. Infatti, nonostante gli accordi iniziali prevedessero un primo trasferimento 4

5 delle riviste sino al 2002 e successivamente, per il 2003, l invio trimestrale dei fascicoli, la situazione attuale, per i titoli in abbonamento corrente, è la seguente: riviste mai giunte alla Biblioteca riviste ferme agli anni 90 un grosso nucleo di riviste e fermo al 2002 l invio trimestrale non è mai entrato a regime le riviste consegnate presentano notevoli lacune le consegne avvengono in modo disorganico e casuale; in questo modo la Biblioteca non è in grado di pianificare l attività del personale l addetto che, all interno dell Ospedale coordina il trasferimento, lamenta notevoli difficoltà a contattare i singoli reparti per individuare una figura di riferimento che consegni le riviste all addetto. L importanza della mantenimento della versione cartacee e dettato dalla necessita di mantenere una copia della rivista che andrebbe persa in caso di chiusura dell abbonamento. RISORSE ELETTRONICHE Per gestire in modo efficiente l accesso alla rete d Ateneo da parte dell ospedale è necessario poter intervenire rapidamente sul proxy che veicola tale accesso. Tali interventi si rendono indispensabili nei seguenti momenti: a ogni inizio anno, quando viene rinnovato l abbonamento alla versione on line quando l Editore compie dei cambiamenti sul server che ospita le riviste quando si attivano nuove risorse. Dalle postazioni dell Ateneo non è possibile verificare il funzionamento dei terminali ospedalieri, per tale ragione non è possibile controllare se le segnalazioni di malfunzionamento dipendano realmente dalla gestione del proxy o da un uso scorretto da parte dell utente finale. Come citato precedentemente il proxy è stato implementato da personale universitario per rispondere a esigenze organizzative pressanti. Tuttavia, presso il Servizio 5

6 Informatico dell Ateneo, non è più possibile reperire informazioni sulle caratteristiche hw/sw del proxy stesso, in quanto non è stata prodotta sufficiente documentazione. Attualmente, l aggiornamento del proxy viene eseguito seguendo le indicazioni del personale della Biblioteca, il quale non possiede le specifiche conoscenze tecniche richieste dal software realmente installato. E necessario organizzare una mailing list con aggiornamento almeno mensile degli utenti ospedalieri al fine di inviare avvisi e comunicazioni. Allo stato attuale la Biblioteca è a conoscenza dei seguenti malfunzionamenti: Banca Dati Cochrane Riviste dell Editore Blackwell Riviste dell Editore Springer JAMA Banca dati Journal Citation Report Molti sanitari si rivolgono alla Biblioteca prima di contattare il Servizio Informatico dell Ospedale per attivare l accesso on line. Ferma restando la disponibilità della Biblioteca a collaborare nel diffondere l informazione è necessario redigere un opuscolo informativo che il personale della Biblioteca può consegnare al sanitario. SERVIZI EROGATI IN SEDE - Fotocopiatura del materiale: al fine di ottemperare alla nuova normativa inerente la tutela del diritto d autore, la Biblioteca prevede l installazione di una fotocopiatrice a pagamento (tramite tessera magnetica a scalare). Sarà necessario stabilire le eventuali modalità di rimborso per le fotocopie effettuate dai sanitari ospedalieri (ad esempio: acquisto annuale da parte dell Ospedale di tessere a scalare). Alfabetizzazione biblioteconomica e formazione continua: la comunicazione con gli utenti ospedalieri, è resa difficoltosa dalla complessità ed articolazione della struttura. Sino ad oggi ci siamo avvalsi dei seguenti strumenti: mailing list dei sanitari che accedono alle risorse elettroniche o direttamente alla Biblioteca invio di comunicazioni allegate alle circolari dell Ufficio Economato inerenti la sottoscrizione ai periodici 6

7 pubblicazione di articolo sul periodico SG Oggi colloquio diretto spesso telefonico- per richieste specifiche PROPOSTA Al fine di migliorare l efficienza dei servizi offerti dalla Biblioteca, formuliamo le seguenti proposte: Sarebbe auspicabile individuare, all interno della Direzione Sanitaria, un Referente per la Biblioteca. Con questo referente si concorderanno: o in prima istanza, le modalità di verifica dell architettura del sistema informatico per definire la fattibilità di un eventuale supporto, alla gestione e manutenzione del sistema stesso, da parte degli informatici dell Ateneo. o in un secondo momento, si analizzeranno le problematiche relative al trasferimento delle riviste cartacee al fine di rendere più continua e puntuale la consegna dei fascicoli in Biblioteca. (Eventualmente, la Biblioteca potrebbe affiancare al personale ospedaliero incaricato del trasferimento uno studente collaboratore, opportunamente istruito). o Nella gestione ordinaria, la Biblioteca si rivolgerà a questo referente per l invio di comunicazioni al personale ospedaliero o per la elaborazione di progetti particolari. o Sara necessario istruire la pratica per definire le modalita di rimborso delle fotocopie o Verra prodotto un opuscolo informativo sulle modalita di attivazione della connessione dall interno della rete ospedaliera. La Biblioteca ritiene necessario contribuire alla formazione permanente del personale ospedaliero addetto a vario titolo alla gestione del patrimonio bibliografico. ALLEGATO 1: Stralcio della Convenzione ALLEGATO 2: Opuscolo informativo sui Servizi della Biblioteca ALLEGATO 3: Opuscolo informativo sul Document Delivery 7

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