GECO GESTIONE CONDOMINIALE SU WEB MANUALE AMMINISTRATORE

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1 GECO GESTIONE CONDOMINIALE SU WEB MANUALE AMMINISTRATORE

2 Sommario Sommario Il contratto L aspetto del sito Il Login Selezione del condominio Condominio Inserimento nuovo condominio Visualizzazione Modifica Cancellazione Dati Amministratore Gestione Condominio Proprietà Cancellazione Modifica Condomino Inserimento Cancellazione Modifica Associa proprietà Tabelle Millesimali Nuova Tabella Millesimale Fornitori Inserimento Fornitore Documenti Inserimento Nuovo Documento Modifica Documento Convocazione Assemblea Convocazione nuova assemblea Visualizzazione convocazione asseblea...30 Pagina 2 di 43

3 8 Bilanci I documenti che costituiscono il bilancio Pagina iniziale Creazione di un bilancio Selezione del bilancio su cui operare Bilancio. cambiamento di stato Bilancio : calcolo delle rate Bilancio : calcolo ripartizione delle spese Bilancio : Storicizzazione Bilancio : Stampa Bilanci Storicizzati Conto Economico Inserimento voce Conto Economico La tabella delle voci Stampa della tabella Cancellazione voce del conto economico Modifica voce del conto economico Relazione Amministratore Situazione Cassa Situazione Patrimoniale Ripartizione Spese Spese Acqua Consolidamento dei consumi idrici Spese riscaldamento Consolidamento dei consumi riscaldamento Spese individuali Verbali assemblee Verbali assemblee : inserimento Verbali assemblee : ricerca Verbale assemblee : Tabella Verbale assemblee : Visualizzazione Documenti Contabili Rate Arretrati Movimenti contabili Visualizzazione movimento contabile...42 Pagina 3 di 43

4 Cancellazione movimento contabile Modifica movimento contabile Inserimento movimento contabile...42 Pagina 4 di 43

5 1 Generalità 1.1 Il contratto Alla sottoscrizione del contratto annuale per l utilizzo di Geco verrà richiesto all amministratore di compilare un form, contenente i dati anagrafici che, poi, verranno mostrati ai singoli condomini. All amministratore verranno fornite le credenziali per accedere al sito, attraverso le quali sarà possibile gestire Geco. Il contratto ha la durata di un anno ed è rinnovabile. Qualora si acquisti la soluzione Sito Condiviso la creazione di un condominio (All interno del sistema) comporta implicitamente l accettazione del costo di gestione dello stesso per un anno. La durata del contratto di utilizzo coincide col temine del contratto dell amministratore. E possibile rescindere il contratto in qualsiasi momento e senza alcun preavviso, ma non è previsto alcun rimborso per il perdio in cui non si è usufruito del servizio. Pagina 5 di 43

6 2 Aspetto del sito e Login 2.1 L aspetto del sito La pagina del sito riporta in alto, a sinistra il logo dell amministratore o del condominio ( Nel caso di siti dedicati ). In alto a destra invece, via, via che vengono effettuate delle scelte operative (Condominio su cui operare, bilancio, ecc. ecc.) compaiono i relativi dati (Figura 2 Dati Navigazione). Figura 1 Pagina di Benvenuto Pagina 6 di 43

7 In particolare viene mostrato il nome dell utente connesso (1), il nome del condominio selezionato (2), l anno del bilancio eventualmente selezionato (3) e il nome dell amministratore (4) Sopra a questa zona c è un link ( logout ) che consente di cambiare l utente con il quale si è connessi. Figura 2 Dati Navigazione In ogni pagina sulla sinistra viene mostrato un menù con la lista delle operazioni che si possono effettuare (Figura 3 Menù Funzioni). Alcune funzioni sono legate ad un condominio, quindi il relativo link viene visualizzato solo dopo che il condominio su cui operare è stato scelto dall utente, altre sono legate ad un bilancio e vengono visualizzate solo dopo che l utente ha selezionato il bilancio su cui operare. Figura 3 Menù Funzioni In basso nella pagina rimangono sempre presenti i riferimenti dell amministratore (Figura 4 Contatti Amministratore): nome, indirizzo e telefono. In questo modo ogni condomino ha la visibilità di questi dati da ogni pagina del sito. Figura 4 Contatti Amministratore Sopra ai dati di Navigazione vengono mostrati due link che servono per gestire l account di sistema legato all amministratore. Figura 5 Gestione Account Sistema In particolare, è possibile uscire per eseguire il login con un altro Pagina 7 di 43

8 utente ( Log out ) o modificare il proprio account ( My account ). Se viene richiesto il Log out vengono visualizzate la pagina di benvenuto del sito e nuovamente il pannello per il login. Figura 6 Cambio Password - Pagina Principale Cambio Dati Utente). Se si clicca My account viene visualizzata una pagina (Figura 6 Cambio Password - Pagina Principale) nella quale - cliccando sulla voce Modifica - è possibile modificare i dati del proprio account. In particolare è possibile modificare la propria password e il proprio indirizzo e- mail di riferimento. Questo indirizzo è molto importante, perché è quello al quale il sistema invierà la nuova password, qualora questa venga dimenticata (Figura 7 Sul fondo della pagina viene data la possibilità di inserire per l utente una immagine. Figura 7 Cambio Dati Utente Sotto il logo dell amministratore è presente un area ( Figura 8 Zona Messaggi ) nella quale il sistema riporta i messaggi di conferma delle operazioni richieste o quelli di errore, nel caso in cui questi ultimi si verifichino. Pagina 8 di 43

9 Figura 8 Zona Messaggi 2.2 Il Login Per poter accedere al sito è necessario autenticarsi effettuando il login (Figura 9 Login). Se il login non è stato ancora effettuato sulla sinistra della pagina di benvenuto viene mostrato il pannello per eseguire il login. Per eseguire il login devono essere inserite le credenziali di accesso (user id e password ) fornite dal gestore Geco. Qualora la password di accesso venga dimenticata è possibile recuperarla cliccando sull apposito link presente nel pannello. Se il link Password dimenticata? viene cliccato il sistema presenta la pagina per il recupero della password (Figura 10 Recupero Password). Figura 9 Login Inserendo nell apposito campo il proprio user id o la propria e cliccando il pulsante new password una nuova password viene inviata all indirizzo dell utente. Figura 10 Recupero Password Pagina 9 di 43

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11 3 Il condominio 3.1 Selezione del condominio Qualora si stia operando su un sito condiviso o sul proprio sito è necessario scegliere su quale condominio si intende accedere. Dopo aver effettuato il login la pagina che viene mostrata all utente è quella che consente si selezionare il condominio prescelto( Figura 11 Selezione Condomini). Pagina 11 di 43

12 Figura 11 Selezione Condomini La scelta viene effettuata cliccando sul nome del condominio selezionato ( Vedi zona rossa nell immagine Fig. 11). La scelta del condominio è necessaria per procedere con la gestione dei dati relativi. Le uniche operazioni che sono possibili senza effettuare questa scelta sono quelle di inserimento, modifica e cancellazione dei condomini e la modifica dei dati dell amministratore. Nota: nel caso in cui per l Amministratore non sia stato memorizzato nessun condominio la pagina risulterà vuota Pagina 12 di 43

13 3.2 Condominio Inserimento nuovo condominio Per avviare la gestione di un nuovo condominio è necessario inserire il Condominio stesso. I dati necessari per procedere all inserimento sono i seguenti: 1. Nome * 2. Via * 3. Numero Civico * 4. Comune * 5. CAP * 6. Provincia * 7. Partita Iva o Codice Fiscale 8. Numero Interni * 9. Numero Scale * 10. Numero Edifici * 11. Gestione acqua condominiale 12. Gestione riscaldamento a consumo 13. Presenza Affitti I campi contrassegnati con l asterisco (*) sono obbligatori. Per inserire il nuovo Condominio è sufficiente cliccare su inserimento nella parte alta della pagina. Così facendo i campi di inserimento vengono visualizzati (Errore. L'autoriferimento non è valido per un segnalibro.). Nota: qualora si acquisti la soluzione sito Condiviso la creazione di un condominio comporta implicitamente l accettazione del costo di gestione del nuovo condominio per un anno. Figura 12 Nuovo Condominio Nella Pagina 13 di 43

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15 Sommario Sommario Il contratto L aspetto del sito Il Login Selezione del condominio Condominio Inserimento nuovo condominio Visualizzazione Modifica Cancellazione Dati Amministratore Gestione Condominio Proprietà Cancellazione Modifica Condomino Inserimento Cancellazione Modifica Associa proprietà Tabelle Millesimali Nuova Tabella Millesimale Fornitori Inserimento Fornitore Documenti Inserimento Nuovo Documento Modifica Documento Convocazione Assemblea Convocazione nuova assemblea Visualizzazione convocazione asseblea...30 Pagina 15 di 43

16 8 Bilanci I documenti che costituiscono il bilancio Pagina iniziale Creazione di un bilancio Selezione del bilancio su cui operare Bilancio. cambiamento di stato Bilancio : calcolo delle rate Bilancio : calcolo ripartizione delle spese Bilancio : Storicizzazione Bilancio : Stampa Bilanci Storicizzati Conto Economico Inserimento voce Conto Economico La tabella delle voci Stampa della tabella Cancellazione voce del conto economico Modifica voce del conto economico Relazione Amministratore Situazione Cassa Situazione Patrimoniale Ripartizione Spese Spese Acqua Consolidamento dei consumi idrici Spese riscaldamento Consolidamento dei consumi riscaldamento Spese individuali Verbali assemblee Verbali assemblee : inserimento Verbali assemblee : ricerca Verbale assemblee : Tabella Verbale assemblee : Visualizzazione Documenti Contabili Rate Arretrati Movimenti contabili Visualizzazione movimento contabile...42 Pagina 16 di 43

17 Cancellazione movimento contabile Modifica movimento contabile Inserimento movimento contabile...42 Pagina 17 di 43

18 4 Generalità 4.1 Il contratto Alla sottoscrizione del contratto annuale per l utilizzo di Geco verrà richiesto all amministratore di compilare un form, contenente i dati anagrafici che, poi, verranno mostrati ai singoli condomini. All amministratore verranno fornite le credenziali per accedere al sito, attraverso le quali sarà possibile gestire Geco. Il contratto ha la durata di un anno ed è rinnovabile. Qualora si acquisti la soluzione Sito Condiviso la creazione di un condominio (All interno del sistema) comporta implicitamente l accettazione del costo di gestione dello stesso per un anno. La durata del contratto di utilizzo coincide col temine del contratto dell amministratore. E possibile rescindere il contratto in qualsiasi momento e senza alcun preavviso, ma non è previsto alcun rimborso per il perdio in cui non si è usufruito del servizio. Pagina 18 di 43

19 5 Aspetto del sito e Login 5.1 L aspetto del sito La pagina del sito riporta in alto, a sinistra il logo dell amministratore o del condominio ( Nel caso di siti dedicati ). In alto a destra invece, via, via che vengono effettuate delle scelte operative (Condominio su cui operare, bilancio, ecc. ecc.) compaiono i relativi dati (Figura 2 Dati Navigazione). Figura 1 Pagina di Benvenuto In particolare viene mostrato il nome dell utente connesso (1), il nome del condominio selezionato (2), l anno del bilancio eventualmente selezionato (3) e il nome dell amministratore (4) Sopra a questa zona c è un link ( logout ) che consente di cambiare l utente con il quale si è connessi. In ogni pagina sulla sinistra viene mostrato un menù con la lista delle operazioni che si possono effettuare (Figura 3 Menù Funzioni). Alcune funzioni sono legate ad un condominio, quindi il relativo link viene visualizzato solo dopo che il condominio su cui operare è stato scelto dall utente, altre sono legate ad un bilancio e vengono visualizzate solo dopo che l utente ha selezionato il bilancio su cui operare. Pagina 19 di 43

20 In basso nella pagina rimangono sempre presenti i riferimenti dell amministratore (Figura 4 Contatti Amministratore): nome, indirizzo e telefono. In questo modo ogni condomino ha la visibilità di questi dati da ogni pagina del sito. Figura 4 Contatti Amministratore Sopra ai dati di Navigazione vengono mostrati due link che servono per gestire l account di sistema legato all amministratore. In particolare, è possibile uscire per eseguire il login con un altro Pagina 20 di 43

21 utente ( Log out ) o modificare il proprio account ( My account ). Se viene richiesto il Log out vengono visualizzate la pagina di benvenuto del sito e nuovamente il pannello per il login. Se si clicca My account viene visualizzata una pagina (Figura 6 Cambio Password - Pagina Principale) nella quale - cliccando sulla voce Modifica - è possibile modificare i dati del proprio account. In particolare è possibile modificare la propria password e il proprio indirizzo di riferimento. Questo indirizzo è molto importante, perché è quello al quale il sistema invierà la nuova password, qualora questa venga dimenticata (Figura 7 Cambio Dati Utente). Sul fondo della pagina viene data la possibilità di inserire per l utente una immagine. Sotto il logo dell amministratore è presente un area ( Figura 8 Zona Messaggi ) nella quale il sistema riporta i messaggi di conferma delle operazioni richieste o quelli di errore, nel caso in cui questi ultimi si verifichino. Figura 8 Zona Messaggi 5.2 Il Login Per poter accedere al sito è necessario autenticarsi effettuando il login (Figura 9 Login). Se il login non è stato ancora effettuato sulla sinistra della pagina di benvenuto viene mostrato il pannello per eseguire il login. Pagina 21 di 43

22 Per eseguire il login devono essere inserite le credenziali di accesso (user id e password ) fornite dal gestore Geco. Qualora la password di accesso venga dimenticata è possibile recuperarla cliccando sull apposito link presente nel pannello. Se il link Password dimenticata? viene cliccato il sistema presenta la pagina per il recupero della password (Figura 10 Recupero Password). Inserendo nell apposito campo il proprio user id o la propria e cliccando il pulsante new password una nuova password viene inviata all indirizzo dell utente. Pagina 22 di 43

23 6 Il condominio 6.1 Selezione del condominio Qualora si stia operando su un sito condiviso o sul proprio sito è necessario scegliere su quale condominio si intende accedere. Dopo aver effettuato il login la pagina che viene mostrata all utente è quella che consente si selezionare il condominio prescelto( Figura 11 Selezione Condomini). Pagina 23 di 43

24 Figura 11 Selezione Condomini La scelta viene effettuata cliccando sul nome del condominio selezionato ( Vedi zona rossa nell immagine Fig. 11). La scelta del condominio è necessaria per procedere con la gestione dei dati relativi. Le uniche operazioni che sono possibili senza effettuare questa scelta sono quelle di inserimento, modifica e cancellazione dei condomini e la modifica dei dati dell amministratore. Pagina 24 di 43

25 6.2 Condominio Inserimento nuovo condominio Per avviare la gestione di un nuovo condominio è necessario inserire il Condominio stesso. I dati necessari per procedere all inserimento sono i seguenti: 14. Nome * 15. Via * 16. Numero Civico * 17. Comune * 18. CAP * 19. Provincia * 20. Partita Iva o Codice Fiscale 21. Numero Interni * 22. Numero Scale * 23. Numero Edifici * 24. Gestione acqua condominiale 25. Gestione riscaldamento a consumo 26. Presenza Affitti I campi contrassegnati con l asterisco (*) sono obbligatori. Per inserire il nuovo Condominio è sufficiente cliccare su inserimento nella parte alta della pagina. Così facendo i campi di inserimento vengono visualizzati (Errore. L'autoriferimento non è valido per un segnalibro.). Figura 12 Nuovo Condominio è mostrata una parte dei campi che deve essere riempita per inserire il condominio. Per effettuare l inserimento è necessario cliccare il pulsante Salva in fondo. Se l inserimento ha esito positivo nella zona messaggi della pagina verrà visualizzato Inserimento effettuato (Figura 8 Zona Messaggi) Visualizzazione Qualora nel database siano già stati memorizzati dei condomini la relativa pagina mostrerà i relativi dati in una tabella ( Figura 14 Condomini). Sotto la tabella ( E a tutte le tabelle che presentano molti dati ) sono mostrati i tasti di navigazione (Figura 13 Tasti Navigazione delle Tabelle) attraverso i quali è possibile navigare nei risultati. Pagina 25 di 43

26 Sulla destra di ogni riga della tabella sono presenti due link : cancella e modifica. Cliccando su di essi è possibile cancellare il relativo condominio o modificarlo. Figura 13 Tasti Navigazione delle Tabelle Figura 14 Condomini Modifica Cliccando nel link modifica sulla singola riga della tabella viene visualizzata una pagina nella quale è possibile modificare i dati relativi al condominio selezionato. La pagina di modifica è quella mostrata nella Figura 15 Modifica Condominio. Per effettuare la modifica è sufficiente modificare il dato o i dati interessati e quindi cliccare il pulsante Modifica sul fondo della pagina. Pagina 26 di 43

27 A modifica avvenuta viene visualizzato il messaggio Modifica Effettuata. Qualora la modifica generi un errore questo viene mostrato nella zona dei messaggi delle pagine. Per ricevere assistenza sarà necessario copiare il messaggio visualizzato e aprire un ticket per l assistenza di Geco. Figura 15 Modifica Condominio Cancellazione Cliccando nel link cancella nella singola riga della tabella viene visualizzata una pagina dalla quale è possibile cancellare i dati relativi al condominio selezionato. La pagina di cancellazione è quella visibile nel Figura 16 Cancellazione condominio. Prima di operare viene chiesto di confermare l intenzione di cancellare sia i dati relativi al condominio che tutti quelli ad esso collegati, in particolare: tutti i dati relativi ai bilanci del condominio, tutti i verbali di assemblea del condominio, tutti i file memorizzati. Pagina 27 di 43

28 Figura 16 Cancellazione condominio La funzione deve essere usata con molta prudenza in quanto la cancellazione non è in alcun modo annullabile. Nota: la funzione deve essere usata con molta prudenza in quanto la cancellazione non è in alcun modo annullabile! Nota : qualora il contratto di fornitura del servizio preveda il pagamento per ogni condominio gestito la sua cancellazione non dà diritto alla restituzione del canone Pagina 28 di 43

29 7 Dati Amministratore Dati Amministratore Attraverso questa pagina è possibile modificare i dati forniti al momento della stipula del contratto di servizio. La pagine è quella mostrata nella Figura 17 Dati Amministratore. E possibile, inoltre, inserire un immagine (Preferibilmente di 320 x 70 pixel ) che verrà usata come logo dell amministratore nella fase di produzione delle stampe. E vivamente consigliato l inserimento di questa immagine per migliorare l aspetto delle stampe e renderle più professionali. I dati inseriti in questa pagina sono quelli che verranno visualizzati in basso su ogni pagina del sito web (Figura 4 Contatti Amministratore). Pagina 29 di 43 Figura 17 Dati Amministratore

30 8 Gestione Condominio E la parte più importante di tutto il sito, quella che consente la gestione effettiva del condominio. 8.1 Le Proprietà immobiliari E la prima categoria di dati che deve essere introdotta per gestire un condominio. Una proprietà rappresenta una unità del condominio. Per identificarla è necessario identificare il suo indirizzo cioè l edificio la scala e l interno. Nel seguito, per maggior chiarezza, le chiameremo proprietà. Cliccando sul link Proprietà del menù delle funzioni si ottiene la visualizzazione della pagina di gestione delle proprietà. Anche in questo caso, qualora non siano state precedentemente inserite delle proprietà, la tabella è vuota. Per ogni riga della tabella sono presenti due link che consentono la cancellazione e la modifica della proprietà inserita Cancellazione Figura 18 Proprietà Immobiliari Cliccando l apposito link viene visualizzata la pagina Pagina 30 di 43

31 di cancellazione della proprietà selezionata. Prima di procedere alla cancellazione viene chiesta conferma della volontà di eseguire la cancellazione. Confermando la cancellazione tutti i dati relativi verranno cancellati, e non saranno recuperabili. E quindi necessario procedere con la necessaria cautela nell approvare la cancellazione. Figura 19 Cancellazione Proprietà A cancellazione avvenuta viene visualizzato in alto nella pagina un messaggio di conferma nella zona dei messaggi della pagina. Qualora la cancellazione generi un errore questo viene mostrato sempre nella stessa zona, per ricevere assistenza sarà necessario copiare il messaggio visualizzato e aprire un ticket per l assistenza di Geco Modifica Cliccando sul link modifica viene visualizzata la pagina che consente di modificare i dati relativi alla proprietà selezionata. Modificando i dati e cliccando il pulsante Salva si procederà alla modifica dei dati. Come per ogni altra operazione qualora la modifica non produca errori nella zona messaggi della pagina viene visualizzato un messaggio di conferma. Altrimenti, sempre nella stessa zona, viene visualizzato il messaggio d errore. 8.2 Gestione del Condomino Cliccando sulla voce del menù funzioni Condomino verrà visualizzata la lista dei condomini registrati (Figura 20 Condominio) Figura 20 Condominio Qualora non siano stati inseriti condomini la tabella risulterà vuota. Per ogni riga sono presenti, come nel caso dei condominio, due link che consentono rispettivamente : la cancellazione o la modifica del relativo condomino. Come nel caso dei condomini in basso alla tabella sono presenti i link per la paginazione della tabella (Figura 13 Tasti Navigazione delle Tabelle). In fondo alla pagina è presente un pulsante Stampa Modulo Condomino che permetterà all amministratore di scaricare il modulo da far compilare ad ogni condomino per acquisire i dati necessari all inserimento. Pagina 31 di 43

32 8.2.1 Inserimento Cliccando l apposito link in alto nella pagina vengono visualizzati i campi di inserimento. Per poter inserire un nuovo condomino è necessario disporre dei seguenti dati : 1. nome, 2. cognome, 3. via, 4. numero civico, 5. comune, 6. cap, 7. provincia 8. telefono, 9. cellulare, estremi della proprietà del condomino I dati possono essere raccolti attraverso l apposito modulo che è scaricabile nella pagina principale dei condomini. I dati inseriti si memorizzano cliccando su Salva. Tra i dati che devono essere inseriti c è anche l utente di sistema da associare al condomino. Per poter inserire un condomino è necessario avere a disposizione l utente di sistema ad esso corrispondente. Gli utenti di sistema possono essere creati esclusivamente dal gestore di Geco (Parole Sas). Quindi, prima di inserire il condomino è necessario inoltrare a Parole Sas la richiesta per la creazione di un nuovo utente di sistema. Ad inserimento avvenuto viene visualizzato in alto nella pagina il messaggio Inserimento Effettuato. Qualora l inserimento generi un errore per ricevere assistenza sarà necessario copiare il messaggio visualizzato e aprire un ticket per l assistenza di Geco. Pagina 32 di 43

33 8.2.2 Cancellazione Cliccando l apposito link viene visualizzata la pagina che consente la cancellazione di un condomino (Figura 21 Cancellazione Condomino). Figura 21 Cancellazione Condomino Anche in questo caso viene richiesta la conferma della cancellazione, poiché anche tutti i dati relativi al condomino verranno cancellati. Se la cancellazione va a buon fine viene visualizzato un messaggio di conferma o qualora si verifichi - l errore che si è generato. La cancellazione di un condomino non comporta la cancellazione dell utente di sistema associato. L utente di sistema può essere modificato per associarlo ad un altro condomino tramite una richiesta a Parole Sas. Oppure, sempre tramite una richiesta a Parole Sas, può essere cancellato. La cancellazione di un utente non interrompe il contratto di servizio fino alla fine del periodo di gestione e quindi non dà luogo ad alcuna restituzione da parte di Parole Sas. Pagina 33 di 43

34 8.2.3 Modifica La pagina consente la modifica di tutti i dati del condomino, compreso l utente di sistema associato e la proprietà. Come negli altri casi modificando i dati e cliccando sul tasto Salva si ottiene la modifica desiderata. Il sistema visualizzerà un messaggio con l esito dell operazione nell area messaggi della pagina. 8.3 Associa proprietà Questa è la pagina che consente di associare più di una proprietà ad un condomino. La pagina visualizza le associazioni già presenti in un elenco nel quale per ogni condomino vengono visualizzati: edificio, scala e interno corrispondenti. La tabella viene riempita contestualmente alla creazione dei condomini. Per ogni riga è presente un link che visualizza la pagina che provvede alla cancellazione del collegamento tra la proprietà selezionata e il condomino. Anche in questo caso prima della cancellazione viene richiesta una conferma. Cliccando su Inserimento è possibile definire una nuova associazione tra un condomino e una delle proprietà del condominio non ancora assegnata. Figura 22 Associa Proprietà 8.4 Tabelle Millesimali Questa pagina è quella che consente la gestione di tutte le tabelle millesimali del condominio. La pagina presenta l elenco delle tabelle millesimali definite per il condominio ( Figura 23 Tabelle Millesimali ). Ogni riga rappresenta una tabella millesimale. Attraverso tre link presenti su ogni riga è possibile cancellare, modificare e visualizzare il contenuto della tabella millesimale selezionata. Le tabelle millesimali relative ai consumi idrici al riscaldamento e agli affitti non possono essere né modificate ( Non è possibile cambiarne il nome ), né cancellate. $$ Pagina 34 di 43

35 8.4.1 Nuova Tabella Millesimale Cliccando sulla scritta Inserimento nella parte alta della finestra è possibile visualizzare i campi necessari per l inserimento di una nuova Tabella millesimale. Per inserirla è sufficiente inserirne il nome. Questo è il nome con il quale la tabella verrà riferita in tutto il condominio, e anche nelle stampe. Come ogni altro inserimento dopo aver premuto il pulsante Salva il sistema visualizzerà il messaggio di avvenuto inserimento o l errore che si è generato. Figura 23 Tabelle Millesimali Visualizzazione Tabella Millesimale Dalla lista delle Tabelle Millesimale cliccando il link visualizza è possibile visualizzare i dettagli della tabella. La finestra mosta i millesimi di ogni proprietà che contribuisce alla tabella indicando inoltre la proprietà relativa, il nominativo del condomino e il nome della Tabella Millesimale( Errore. L'origine riferimento non è stata trovata. ). Ogni riga della tabella presenta i due link che consentono la cancellazione e la modifica della riga. Alla fine della tabella viene riportato il totale dei millesimi. Sotto alla tabella sono presenti tre tasti : Nuovo, Indietro e Esporta verso Exel. Il primo visualizza la pagina per l inserimento di un nuovo elemento della tabella, il secondo riporta alla lista delle tabelle e il terzo esporta la tabella in un file in formato Exel. Figura 24 Dettaglio Tabella Millesimale Nota : La funzione Export verso Exel può essere utilizzata per verificare rapidamente il quorum nelle assemblee Pagina 35 di 43

36 Sul fondo della pagina c è un tasto che consente di copiare su un altra tabella tutto il contenuto di quella che si sta visualizzando.per fare la copia è necessario: 1. creare al tabella d arrivo, 2. selezionare la tabella d arrivo tra quelle indicate nel campo Verso la tabella, 3. premere il pulsante Copia Inserimento di un nuovo elemento della tabella millesimale Premendo il tasto Nuovo viene visualizzata una pagina nella quale è possibile scegliere la proprietà alla quale ci si riferisce e il relativo valore millesimale premendo il tasto Inserisci si otterrà l inserimento Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.. Alla fine dell inserimento viene visualizzata la stessa pagina in modo sia possibile procedere direttamente per il successivo inserimento. La proprietà da inserire può essere scelta solo tra quelle che non sono già state inserite nella tabella. Figura 25 Inserimento Dettaglio Tabella Millesimale Nota : il campo millesimi deve avere una parte intera costituita da un numero con massimo tre cifre e da una parte decimale costituita da un numero con massimo tre cifre separate dal punto Pagina 36 di 43

37 Cancellazione di un dettaglio di una Tabella Millesimale Anche questa pagina avrà il comportamento di tutte le altre pagine di cancellazione: viene richiesta la conferma della cancellazione, se si intende procedere i dati saranno cancellati e verrà nuovamente visualizzala la pagina dei dettagli della Tabella Millesimale sulla quale si sta lavorando Modifica di un dettaglio di una Tabella Millesimale La pagina consente la modifica solo del valore dei millesimi collegati alla proprietà Il nuovo valore dei millesimi deve rispettare le stesse regole seguite al momento del suo inserimento. Figura 26 Modifica Dettaglio Tabella Millesimale Cancellazione Tabella Millesimale Attraverso il link presente nella lista delle Tabelle Millesimali è possibile visualizzare la pagina che consente la cancellazione dell intera Tabella Millesimale selezionata. Come al solito viene richiesta una conferma prima di operare la cancellazione Modifica Tabella Millesimale Con questa pagina è possibile modificare il nome della Tabella Millesimale selezionata. Pagina 37 di 43

38 8.5 Fornitori Con questa funzione viene visualizzato l insieme dei fornitori del condominio. Questa informazione è necessaria per completare le informazioni sulle fatture entranti del condominio come per tutte le altre tabelle per ogni riga sono presenti due link uno per la cancellazione del fornitore e uno per la modifica dei dati relativi La cancellazione e la modifica dei dati relativi ai fornitori segue le stesse modalità viste per altri tipi di dati Inserimento Fornitore Figura 27 Fornitori Cliccando su Inserimento è pssibile far visualizzare i campi per l inserimento di un nuovo fornitore. Per inserire un nuovo fornitore è necessario avere a disposizione i seguenti dati : 1. Nominativo * 2. Via * 3. Numero Civico * 4. Cap * 5. Comune * 6. Provincia * 7. Telefono * 8. Cellulare * 9. Fax * 10. * 11. Nominativo Riferimento * I campi contrassegnati con asterisco (*) sono obbligatori. Pagina 38 di 43

39 8.6 Documenti Questa pagina contiene i documenti del condominio come ad esempio il regolamento. La pagina consente di vedere l elenco dei documenti presenti, inserirne altri o caricare le pagine che consentono di: 1. visualizzare e stampare il documento selezionato, 2. cancellare il documento, 3. modificarlo Inserimento Nuovo Documento Figura 28 Documenti nella tabella. Per inserire un nuovo documento è necessario averlo a disposizione in formato PDF. Una volta inserita la descrizione del documento per inserire il documento basta cliccare il pulsante Scegli file e selezionare nel proprio computer il file che deve essere caricato. Quindi alla fine cliccare il pulsanti Inserisci. Se l inserimento viene eseguito allora viene visualizzato il solito messaggio e il nuovo documento inserito compare Modifica Documento E possibile modificare solo il titolo del documento o anche inserire un nuovo documento originale. Se vogliamo modificare il documento caricato è necessario selezionare Modifica del documento e procedere alla selezione del nuovo documento come fatto nella fase di inserimento. Cliccando il pulsante Salva si ottiene la modifica dei dati ( che come al solito verrà indicata da un messaggio ), se clicchiamo il pulsante Annulla viene visualizzata la lista dei documenti. Figura 29 Modifica Documento Pagina 39 di 43

40 Visualizzazione Documento Cliccando il pulsante visualizza è possibile visualizzare il documento selezionato e il titolo che gli avete assegnato. La visualizzazione del documento originale ha la possibilità di stamparlo nel formato originale, salvarlo, staparlo ed eseguire lo zoom. Sul fondo della pagina c è un pulsante che consente una stampa formattata del documento, nella quale saranno inseriti sia il vostro logo che i dati del condominio. Per stampa si intende la produzione di un file PDF Figura 30 Stampa Documento Il file prodotto è il file originale al quale è stato aggiunto il frontespizzio in Figura 30. Nel frontespizzio viene visualizzato il logo il nome del condominio e il titolo. Inoltre nel fondo della pagina è presente un pulsante che consente di tornare alla lista dei documenti. 8.7 Convocazione Assemblea All interno del sistema di gestione dei condomini su web è stata inserita anche la possibilità di convocare una asseblea condominiale inviando automaticamente a tutti i condomini (che hanno fornito una ) una mail di convocazione. La pagina mostra l elenco di tutte le assemblee convocate. L elenco può essere stampato per mezzo dell apposito pulsante sul fondo della tabella. Per ogni riga della tabella visualizzata sono presenti il link per la visualizzazione e quello per la cancellazione dell assemblea Convocazione nuova assemblea Cliccando sulla scritta Nuova la pagina mostrerà i campi necessari alla creazione di una nuova assemblea. I campi che devono essere inseriti sono : 1. l indirizzo presso il quale si svolgerà l assemblea, 2. data e ora della prima convocazione, 3. date e ora della seconda convocazione, 4. ordine del giorno. Figura 31 Convocazione Assemblee Quando i campi sono stati inseriti cliccando sul tasto Inserisci si otterà l inserimento della nuova assemblea. L esito dell operazione verrà mostrato nello spazio messagi della pagina. Pagina 40 di 43

41 8.7.2 Visualizzazione convocazione asseblea La pagina mostra il documento di convocazione che verrà inviato sia come testo che come allegato ( in formato PDF ) alla . Il documento viene preparato in automatico dal sistema utilizzando un modello e i dati dell assemblea inseriti ( data e ora di convocazione, ordine del giorno ecc. ). Figura 32 Visualizzazione Convocazione Assemblea - Particolare 1 Nella parte bassa della pagina viene mostrata una tabella riassuntiva dei dati dell assemblea ( ordine del giorno, date ecc. ), il pulsante per l invio della mail e quello per tornare alla lista della assemblee inserite nel sistema Invio convocazine assemblea La funzione invierà automaticamente a tutti i condomini che hanno fornito una il cui testo è quello della convocazione. Il messaggio avrà inoltre in allegato un file PDF con lo stesso contenuto. Sul fondo del documento è presente il modulo per una eventuale delega. Figura 33 Visualizzazione Convocazione Assemblea - Particolare 2 Pagina 41 di 43

42 9 Bilanci L insieme delle funzioni disponibili è in grado di gestire completamente la contabilità di un condominio fino alla produzione delle stampe del Bilancio. In particolare un bilancio può essere in uno dei seguenti stati Il bilancio una volta creato è un contenitore vuoto. La prima cosa da fare è produrre un bilancio preventivo. Una volta che il preventivo è stato creato è possibile creare la suddivisione in rate delle spese ( l operazione viene eseguita automaticamente dal sistema in base alle tabelle millesimali inserite alle quali afferiscono le varie spese ) Nel corso dell esercizio è necessario inserire nel sistema tutti i documenti contabili ricevuti dal condominio sia in termini di dati ( importi, estremi fornitore, capitolo conto economico al quale il Figura 34 Stati di un Bilancio movimento si riferisce ecc. ) e anche l immagine ( in formato PDF ) del documento. In questo modo ogni condomino è in grado di visualizzare completamente la situazione economica del condominio in ogni momento. Le operazioni di inserimento dei movimenti contabili contribuiscono alla creazione, automatica, del bilancio consultivo. Pagina 42 di 43

43 In questo modo alla fine dell esercizio il conto economico è già pronto per la stampa. E inoltre presente una apposita funzione per il calcolo della ripartizione delle spese del bilancio consultivo. 9.1 I documenti che costituiscono il bilancio Per la creazione delle stampe dei bilanci abbiamo seguito le linee guida proposte dalle seguenti associazioni: ADICONSUM, UPPI, ASSOCOND, FEDERPROPRIETA, UNIAT UIL, APU, SUNIA, SICET, CONFAPPI, FNA,CASACONSUM, FEDERCASA, ANACI. Rintracciabile in rete qui In pratica la produzione di un bilancio prevede la produzione dei seguenti documenti : 1. una relazione dell amministratore, 2. situazione di cassa, 3. situazione patrimoniale, 4. conto economico, 5. ripartizione spese. Naturalmente il sistema mette in grado l amministratore di produrre tutti questi documenti. 9.2 Pagina iniziale La pagine iniziale del sistema di gestione dei bilanci (Figura 35 Bilanci: Pagina Iniziale) è quella che consente: la selezione del bilancio su cui operare, la creazione, il cambiamento dello stato, il calcolo delle rate, il calcolo della ripartizione delle spese, la storicizzazione del bilancio e la stampa di tutto il dossier. Figura 35 Bilanci: Pagina Iniziale Creazione di un bilancio Inserendo l anno di riferimento e premendo il pulsante inserisci viene creato un nuovo bilancio. Il sistema prevede di avere al massimo 3 bilanci in linea. Qualora l amministratore già in gestione 3 bilanci il pulsante non viene visualizzato. In questo caso per poter creare un nuovo bilancio è necessario prima storicizzare uno di quelli presenti Selezione del bilancio su cui operare Per eseguire le operazioni su un bilancio è necessario prima di tutto selezionarlo. Per farlo è sufficiente selezionarlo nella pagina selezionare il bilancio ( vedi Figura 36 Selezionare un Bilancio ) e quindi premere il pulsante Seleziona Figura 36 Selezionare un Bilancio Un messaggio indicherà che l operazione è stata eseguita, inoltre il bilancio selezionato verrà visualizzato nella zona Dati Visualizzazione Pagina 43 di 43

44 della pagina ( Figura 2 Dati Navigazione ). Il sistema fino a quando non viene selezionato un bilancio non mostra tutte quelle voci di menù il cui funzionamento prevede la selezione di un bilancio Bilancio. cambiamento di stato Come abbiamo già detto un bilancio può essere in uno dei seguenti stati : 1. Creato ==> non appena è stato creato, mentre viene preparato il bilancio preventivo 2. Rate Calcolate ==> il bilancio preventivo è stato prodotto e il calcolo delle rate eseguito 3. Chiuso ==> il bilancio è chiuso e il calcolo della ripartizione è stato eseguito 4. Storicizzato ==> archiviazione del bilancio eseguita 5. Da Archiviare ==> in attesa di storicizzazione In qualsiasi momento è possibile cambiare stato al bilancio selezionato. Per farlo sarà sufficiente selezionare il bilancio e il nuovo stato e premere il tasto Cambia Stato Bilancio : calcolo delle rate Come dicevamo una volta che il bilancio preventivo è stato preparato è possibile eseguire il calcolo delle rate per i condomini. Per farlo è necessario selezionare il bilancio su cui operare e pigiare il pulsante Calcolo Rate. Verrà mostrata una pagina nella quale è necessario selezionare il tipo di rateizzazione da utilizzare ( Mensile, trimestrale ecc. ) e la data di scadenza della prima rata. Al termine dell elaborazione viene visualizzato un messaggio sull esito dell operazione Bilancio : calcolo ripartizione delle spese A bilancio chiuso per produrre il documento sulla ripartizione delle spese è necessario selezionare il bilancio e quindi cliccare il pulsante Calcolo Ripartizione Spese. L esito dell elaborazione verrà mostrato in un messaggio sulla pagina Bilancio : Storicizzazione Selezionando il bilancio da storicizzare e premendo il pulsante Storicizza lo stato del bilancio viene posto a Da Archiviare. Il sistema periodicamente verifica la presenza di bilanci in questo stato e provvede alla loro storicizzazione. Pagina 44 di 43

45 Storicizzazione di un bilancio Storicizzare un bilancio significa stampare in appositi file PDF tutti i dati relativi al bilancio, le stampe dei documenti di bilancio, i documenti contabili, le rate, i verbali delle assemblee, i rendiconti dei consumi idrici e del riscaldamento se gestiti. I file PDF prodotti nella procedura vengono inseriti in un unico file Zip che viene messo a disposizione dell amministratore attraverso la pagina Bilanci Storicizzati. Dopo aver prodotto le stampe il processo di storicizzazione provvede alla cancellazione dei dati e dei file collegati, è quindi consigliabile utilizzare questa funzione con prudenza. I saldi ottenuti nel calcolo della ripartizione delle spese per ogni condomino vengono memorizzati nella tabella degli arretrati Bilancio : Stampa Selezionando il bilancio e premendo il tasto Stampa viene prodotta la stampa di tutti e cinque i documenti che costituiscono il bilancio. Naturalmente se non tutti i dati sono stati inseriti o anche se non è stato operato il calcolo della ripartizione delle spese i documenti corrispondenti non saranno prodotti o saranno incompleti. Nota : i dati e i file cancellati nel processo di Storicizzazione non possono essere recuperati se non attraverso un loro completo e manuale reinserimento. 9.3 Bilanci Storicizzati In questa pagina vengono visualizzati i risultati del processo di storicizzazione di un bilancio. In pratica quando il processo di storicizzazione è concluso nella tabella presente nella pagina viene inserita una nuova riga. Nella riga viene visualizzato un progressivo, la data di archiviazione e un link per il file zip che contiene tutti i dati e le stampe del bilancio storicizzato. Selezionando una delle righe e cliccando il tasto Cancella la riga e il relativo file vengono cancellati. Figura 37 Bilanci Storicizzati 9.4 Conto Economico Questa pagina è quella che consente l inserimento delle voci di questo documento. La pagina consente sia l inserimento di una nuova voce del conto economico sia la visualizzazione delle voci presenti. Pagina 45 di 43

46 9.4.1 Inserimento voce Conto Economico Figura 38 Conto Economico Qualora nella fase di creazione della voce si possieda anche l importo consultivo è possibile inserirlo nell apposito campo. Una volta inseriti i dati cliccando il pulsante Inserisci verrà effettuato l inserimento, il cui esito verrà mostrato con il solito messaggio La tabella delle voci In alto nella pagina è presente la zona che consente di inserire i dati relativi ad una nuova voce del conto economico. I dati necessari per l inserimento sono : 1. Tab ( gruppo di voci del conto che vengono stampate in un unica tabella ), 2. tabella millesimale alla quale la voce afferisce, 3. descrizione della voce, 4. importo preventivo. Nota. gli importi devo essere inseriti con un punto (.) come separatore tra la parte intera e quella decimale, inoltre la parte decimale deve essere al massimo di due cifre Al di sotto della zona di inserimento viene visualizzata una tabella che contiene tutte le voci inserite. Per ogni voce è presente un link verso la pagina che può operare la sua cancellazione e uno verso quello di modifica dei dati inseriti Stampa della tabella Sul fondo della pagina è presente il pulsante Stampa cliccando il quale viene prodotta la stampa del documento di bilancio Conto Economico Cancellazione voce del conto economico Cliccando il link sulla riga da eliminare viene visualizzata una pagina di cancellazione dell elemento. Questa pagina è simile a tutte le altre presenti nel sistema. Viene richiesta la conferma della cancellazione e qualora si proceda con la cancellazione tutti i dati verranno cancellati e non è possibile recuperarli. Pagina 46 di 43

47 9.4.5 Modifica voce del conto economico Dal link presente sulla riga relativa alla voce che si intende modificare è possibile accedere alla pagina di modifica della voce. Dopo aver modificato i dati premendo il pulsante Modifica la modifica viene salvata. Inoltre nella pagina è presente il pulsante Indietro che riporta alla pagina principale di gestione del conto economico. Figura 39 Modifica voce conto economico 9.5 Relazione Amministratore La relazione dell amministratore è un documento che viene memorizzato nel sistema, ma che l amministratore prepara al di fuori del sistema in formato PDF. La pagina, qualora la relazione sia già stata inserita, la mostra e da la possibilità di stamparla e di fare zoom sulla visualizzazione. In basso nella pagina è presente il tasto Stampa per ottenere una stampa ufficiale con intestazione e logo in formato PDF. Inoltre c è la possibilità di Figura 40 Relazione Amministratore - Particolare modificare il file inserito cliccando il pulsante Scegli file e scegliendo il file con cui sostituire la relazione inserita sul computer locale, e quindi premendo il pulsante Esegui. 9.6 Situazione Cassa La situazione di cassa è visualizzata come una tabella nella quale sono riportate sia le entrate che le uscite. In alto nella pagine è presente lo spazio di inserimento di una nuova voce. I dati necessari all inserimento sono : 1. descrizione, 2. tipologia ( Entrate o Uscite ), 3. importo. Una volta inseriti i dati premere il tasto Inserisci inserire la nuova voce. Il risultato dell operazione viene mostrato come messaggio nella parte alta della pagina. Figura 41 Situazione Cassa Sul fondo della pagina è presente il tasto Stampa che produrrà il corrispondente documento di bilancio. Pagina 47 di 43

48 Per ogni riga della tabella sono presenti i link per la cancellazione e la modifica dei dati. La cancellazione segue le solite regole e prevede la stessa attenzione nel caso venga confermata. Anche per quanto riguarda la modifica la pagina ha un comportamento simile ad ogni altra pagina di modifica del sistema. 9.7 Situazione Patrimoniale Anche in questo caso nella parte alta della pagina c è una zona nella quale è possibile inserire i dati per l inserimento di una nuova voce. Sotto questa zona c è la tabella con tutte le voci già inserite e infine il tasto stampa. Per inserire una nuova voce sono necessari i seguenti dati : 1. descrizione, 2. tipologia ( Entrate, Uscite), 3. importo. Inseriti i dati anche in questo caso cliccando su Inserisci si opera l inserimento della voce. Il risultato dell operazione viene mostrato con un messaggio. Figura 42 Situazione Patrimoniale Anche in questo caso nella tabella per ogni riga sono presenti i link per operare la cancellazione e la modifica della riga. Queste due operazioni avvengono come in tutti gli altri casi. 9.8 Ripartizione Spese Perché questa pagina visualizzi dei dati è necessario che il calcolo della ripartizione spese sia stato eseguito. La pagina visualizza i dati della ripartizione delle spese in una tabella nella quale ogni riga rappresenta un condomino. In questo caso è presente solo il tasto Stampa in quanto la tabella non può essere modifica essendo frutto di un calcolo. Alla richiesta della stampa il documento di bilancio della ripartizione delle spese viene prodotto in formato PDF. Figura 43 Ripartizione Spese 9.9 Spese Acqua Questa pagina è quella che consente di imputare i consumi idrici del condominio. La pagina è visibile e accessibile solo per quei condomini per i quali l amministratore all atto della loro creazione ha imposto la gestione dei consumi idrici. Pagina 48 di 43

49 La pagina presenta nella parte alta la zona per l inserimento dei consumi dei vari condomini. Per eseguire l inserimento è sufficiente selezionare il condomino e inserire i metri cubi consumati quindi premere il pulsante Salva. Il risultato dell operazione sarà visibile come Figura 44 Spese Acqua messaggio nella parte alta della pagina. Al di sotto della zona di inserimento è presente la tabella che elenca i vari consumi. Nella tabella c è una riga per ogni condomino del quel si sono inseriti i consumi. Una riga può essere cancellata o modificata in maniera del tutto analoga alle precedenti. Infondo alla pagina ci sono due tasti uno dei quali permette la stampa della tabella mentre l altro effettua il consolidamento dei consumi Consolidamento dei consumi idrici Per consolidamento si intende un processo che trasforma i consumi espressi in metri cubi in una apposita tabella millesimale nella quale il millesimo di ogni condomino rappresenta la percentuale dei sui consumi rispetto al totale Spese riscaldamento Questa pagina è quella che consente di imputare i consumi del riscaldamento dei singoli condomini. La pagina è visibile e accessibile solo per quei condomini per i quali l amministratore all atto della loro creazione ha imposto la gestione dei consumi del riscaldamento. La pagina presenta nella parte alta la zona per l inserimento dei consumi dei vari condomini. Per eseguire l inserimento è sufficiente selezionare il condomino e inserire i metri cubi consumati quindi premere il pulsante Salva Consolidamento dei consumi riscaldamento Questa operazione è del tutto analoga a quella che viene eseguita per i consumi idrici 9.11 Spese individuali Questa pagina consente di inserire delle causali per imputare ai condomini le loro eventuali spese individuali. Per inserire un nuovo elemento è sufficiente inserirne la descrizione e pigiare il pulsante Salva. Il risultato del processo viene visualizzato come messaggio nell apposita zona della pagina Come sempre per ogni riga della tabella esiste la possibilità di cancellazione e di modifica. Figura 45 Spese Individuali Pagina 49 di 43