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1 Gentile utente benvenuto in è una applicazione dedicata alla creazione di personalizzate, arricchite di contenuti, come eventi ed offerte, da inviare ad ogni cliente che richiede un preventivo per soggiornare nella vostra struttura, o come di conferma per un avvenuta prenotazione. Come funziona integrato con Hotel uno o più clienti inviano una richiesta di preventivo o conferma di prenotazione; 2. apriamo hotel2000 e inseriamo il preventivo o la conferma di prenotazione; 3. a fine giornata o quando desideriamo, apriamo che sincronizzandosi con hotel2000, carica tutti i preventivi creati; non integrato 1. uno o più clienti inviano una richiesta di preventivo o conferma di prenotazione; 2. apriamo e inseriamo i dati del cliente e del soggiorno, per compilare il preventivo e/o conferma di prenotazione; 3. Con un semplice click su un pulsante, partiranno le ai clienti. 4. Con un semplice click su un pulsante, partiranno le ai clienti. Cosa arriva al cliente: 1. Il cliente riceverà una mail sulla sua casella di posta, con il logo della vostra struttura, un breve riepilogo della richiesta ed un link alla pagina 2. Cliccando sul link alla pagina avranno accesso a tutte le informazioni che andremo ad inserire di seguito. Buon lavoro! 1

2 Indice del Manuale 1 Come accedere a Pag. 3 2 Configurazioni e Settaggi dell applicazione Pag Configurazione testi di conferma prenotazione Pag Configurazione testi di preventivo Pag Visualizzazione anteprima testi Pag Configurazione Pagina Web di conferma prenotazione Pag Configurazione Pagina Web di preventivo Pag Importazione Immagine struttura Pag Anteprima Pagine Web di conferma prenot. o preventivo Pag Offerte ed Eventi Pag Creazione dell Offerta Pag Visualizzazione, modifica e cancellazione dell Offerta Pag Creazione dell Evento Pag Visualizzazione, modifica e cancellazione dell Evento Pag Utilizzo di integrato ad Hotel2000 Evolution Pag Inserire il preventivo e/o conferma prenotazione in Hotel2000 Pag Inviare le di conferma prenotazione al cliente Pag Inviare le di preventivo al cliente Pag Ricarica anagrafiche di Hotel2000 Pag Utilizzo di non integrato Pag Creare ed inviare una mail di conferma prenotazione Pag Visualizzare le conferme di prenotazione Pag Creare ed inviare una mail di preventivo Pag Visualizzare le richieste di preventivo Pag Rinnovo abbonamento Pag. 46 2

3 1. Come accedere a Dalla Home Page del sito inserire username e password forniti al momento dell attivazione del servizio e fare click sul pulsante accedi. Entreremo così nell area riservata, dove inizieremo a configurare il sistema per la spedizione delle . Per prima cosa dovremo configurare i contenuti delle di conferma e preventivo. 3

4 2. Configurazioni e Settaggi dell applicazione 2.1 Configurazione testi di conferma prenotazione Per iniziare la configurazione dei testi delle di conferma, selezionare dal menù di Setting -> Contenuti testuali -> conferme Apparirà la seguente schermata che andremo a compilare e a personalizzare per creare la di conferma. Ci troveremo dei campi da compilare in 4 lingue (ita, ing, fra, ted): Campo oggetto: rappresenta il campo oggetto della vostra . Campo Testo: rappresenta il vero e proprio contenuto di quella che sarà la mail di conferma prenotazione. Campo Testo saluti e chiusura in questo campo inseriremo i saluti e la firma. 4

5 Per ogni successiva lingua completeremo i campi con le traduzioni; in questo caso in inglese. ATTENZIONE: per chi usa integrato con HOTEL2000 Per personalizzare la mail con il nome e cognome del cliente, inseriremo nel testo la parola CLIENTE racchiusa tra due parentesi quadrate; automaticamente, al momento dell apertura della pagina, l'applicazione sostituirà la stringa [cliente] con i nomi reali dei clienti. 5

6 2.2 Configurazione testi di preventivo Per iniziare la configurazione dei testi delle di preventivo, selezionare dal menù di Setting -> Contenuti testuali -> Preventivi 6 Una volta cliccato su Contenuti testuali -> preventivi si dovrà compilare un modulo in 4 lingue inserendo l'oggetto ed il testo che comporrà la mail di preventivo 7 Successivamente a queste due operazioni si potrà controllare i contenuti inseriti cliccando su setting -> anteprima Apparirà la seguente schermata che andremo a compilare e a personalizzare per creare la di preventivo. Ci troveremo dei campi da compilare in 4 lingue (ita, ing, fra, ted): Campo oggetto: rappresenta il campo oggetto della vostra . Campo Testo: rappresenta il vero e proprio contenuto di quella che sarà la mail di preventivo. Campo Testo saluti e chiusura in questo campo inseriremo i saluti e la firma. 6

7 Per ogni successiva lingua completeremo i campi con le traduzioni; in questo caso in inglese. ATTENZIONE: per chi usa integrato con HOTEL2000 Per personalizzare la mail con il nome e cognome del cliente, inseriremo nel testo la parola CLIENTE racchiusa tra due parentesi quadrate; automaticamente, al momento dell apertura della pagina, l'applicazione sostituirà la stringa [cliente] con i nomi reali dei clienti. 7

8 2.3 Visualizzazione anteprima testi Una volta inseriti i testi delle di conferma e di preventivo, potremo vedere l anteprima dell che riceverà il cliente, selezionando dal menù Setting -> Anteprima Visualizzeremo il contenuto standard della mail che arriverà al cliente nella sua casella di posta. La mail che arriverà al cliente conterrà i seguenti elementi: - Logo della vostra struttura - Testo di conferma prenotazione (se è una mail di conferma prenotazione) - Testo di preventivo (se è una mail di preventivo) - Dati del soggiorno: Tipo di soggiorno: (pensione completa, mezza pensione, etc.) Data di arrivo e partenza Camere: (tipologia della camera o nome della camera; es. camera doppia) Prezzo: prezzo del soggiorno Note: qualsiasi informazione aggiuntiva vorremo aggiungere - Link per accedere alla pagina personalizzata di 8

9 E sarà così visualizzata: Logo della vostra struttura Testo di conferma prenotazione Testo di preventivo soggiorno Dati del soggiorno Link alla pagina personalizzata 9

10 2.4 Configurazione Pagina Web di Conferma Prenotazione Per inserire i contenuti testuali relativi alla pagina web di Conferma prenotazione, selezionare dal menù: Setting -> Contenuti testuali -> Pagina web Conferme Apparirà la seguente schermata in cui andremo a personalizzare il contenuto della pagina Web di Conferma delle prenotazioni attraverso il campo testo da compilare in 4 lingue (ita, ing, fra, ted): Campo Testo: rappresenta il contenuto della Pagina Web di Conferma. 10

11 Per le successive lingue completeremo il campo con la relativa traduzione; in questo caso in inglese. ATTENZIONE: per chi usa integrato con HOTEL2000 Per personalizzare la Pagina Web di Conferma prenotazione con il nome e cognome del cliente, inseriremo nel testo la parola CLIENTE racchiusa tra due parentesi quadrate; automaticamente, al momento dell apertura della pagina, l'applicazione sostituirà la stringa [cliente] con i nomi reali dei clienti. 11

12 2.5 Configurazione Pagina Web di Preventivo Per inserire i contenuti testuali relativi alla pagina web di preventivo, selezionare dal menù: Setting -> Contenuti testuali -> Pagina web Preventivi Apparirà la seguente schermata in cui andremo a personalizzare il contenuto della pagina Web di Preventivo attraverso il campo testo da compilare in 4 lingue (ita, ing, fra, ted): Campo Testo: rappresenta il contenuto della Pagina Web di preventivo. 12

13 Per le successive lingue completeremo il campo con la relativa traduzione; in questo caso in inglese. ATTENZIONE: per chi usa integrato a HOTEL2000 Per personalizzare la Pagina Web di Preventivo con il nome e cognome del cliente, inseriremo nel testo la parola CLIENTE racchiusa tra due parentesi quadrate; automaticamente, al momento dell apertura della pagina, l'applicazione sostituirà la stringa [cliente] con i nomi reali dei clienti. 13

14 2.6 Importazione Immagine struttura Inseriremo ora un immagine esemplificativa della vostra struttura che verrà visualizzata nell Offerta di Benvenuto, in primo piano sulla pagina Web di conferma prenotazione o preventivo. Selezionare dal menù: Setting -> Immagine tua struttura Cliccando sul pulsante Sfoglia, selezioniamo dal computer un immagine rappresentativa della struttura, di dimensioni non superiori a 800x600 Pixel, dopodiché fare click sul pulsante Carica per inserire l immagine. Per sostituire l immagine presente con una diversa, basterà cliccare sulla scritta elimina e ripetere il passaggio precedente, caricando un file diverso. 14

15 2.7 Anteprima della Pagina Web di conferma prenotazione o preventivo Per visualizzare un anteprima della Pagina Web di conferma prenotazione o di preventivo, selezionare dal menù: Setting -> Anteprima Web Scopriamo ora la disposizione degli elementi inseriti nella Pagina Web di 15

16 I contenuti della pagina Web di - Possibilità di cambiare lingua (grazie ai testi precedentemente inseriti in 4 lingue); - Il meteo della città; - Possibilità di stampa della versione pdf della pagina; - Il logo della vostra struttura; - Il logo per diventare fan della vostra pagina Facebook (se presente); - Testo della pagina Web di conferma prenotazione (se conferma) punto 2.5 del manuale; - Testo della pagina Web di preventivo (se preventivo) punto 2.6 del manuale; - Dati del soggiorno (nome, cognome, tipo soggiorno etc) ; 16

17 - Date di arrivo e partenza; - Immagine della struttura (caricata precedentemente) punto 2.7 del manuale; - Offerta di Benvenuto (offerta in evidenza); - Offerte, promozioni e lastminute punto 3.1 del manuale; - Eventi consigliati dalll Hotel punto 3.2 del manuale; 17

18 - Eventi nei dintorni (notizie offerte da eventiesagre.it - visualizzazione automatica); - Come arrivare - mappa interattiva in collaborazione con Google Maps. 18

19 3. Offerte ed Eventi Per completare la compilazione della pagina web, dovremo inserire le offerte e gli eventi relativi alla vostra struttura ed ai dintorni. Vediamo come si fa. 3.1 Creazione dell Offerta Le Offerte che inseriremo in verranno utilizzate in modo intelligente: nella pagina web che visualizzerà il cliente, verranno riportate solo le offerte con pubblicazione attiva dalla data di arrivo del cliente. Per inserire un offerta selezionare dal menù: Offerte -> Gestione -> Inserisci 19

20 Si presenta un modulo da compilare in 4 lingue, eccone una visione d insieme: Data attivazione: data di inizio validità dell offerta. Sono le date che visualizzeranno Data scadenza: data di scadenza dell offerta. i clienti nella pagina Data pubblicazione dal: Data pubblicazione al: data di inizio visualizzazione nelle pagine web di data di fine visualizzazione nelle pagine web di ATTENZIONE ALLE DATE! LEGGERE BENE GLI ESEMPI Es. date di ATTIVAZIONE e SCADENZA Esempio 1 (riportato da immagine): offerta per la settimana dal 20 al 27 Giugno Data attivazione = 20 giugno Data scadenza = 27 giugno 20

21 Es. date di PUBBLICAZIONE Esempio 1 (riportato da immagine): offerta per la settimana dal 20 al 27 Giugno Data pubblicazione dal = 20 Giugno (o antecedente) Data pubblicazione al = 26 Giugno Se un cliente inviasse una richiesta di preventivo o di conferma prenotazione per il periodo dal 22 al 24 Giugno, visualizzerebbe l offerta, in quanto l offerta è visibile in quella settimana (la data di pubblicazione è attiva in quel periodo). Passiamo alla compilazione vera e propria dell offerta, inserendo l immagine associata, il titolo e la descrizione dell offerta. Immagine: immagine associata all offerta. Per inserirla, fare click sul pulsante sfoglia e scegliere un immagine dal computer. Caricare solo immagini di dimensioni INFERIORI a 800x600 Pixel. Titolo: titolo dell offerta visualizzato nelle Pagine Web di conferma e preventivo. Descrizione: testo dell offerta visualizzato nelle Pagine Web di conferma e preventivo. ATTENZIONE: per inserire del testo copiato, incollarlo prima su blocco note, poi copiarlo e rincollarlo nel campo descrizione. Oppure copiando da Word, per ripulire il testo dal codice del programma, fare click sul pulsante Strip word html. 21

22 Inserire il testo tradotto dell offerta anche nelle altre lingue. Effettuati tutti i passaggi, ricontrollati i testi, possiamo confermare l inserimento dell offerta facendo click sul pulsante inserisci. Cliccando sul pulsante indietro annulleremo l inserimento e ritorneremo nella schermata di visualizzazione di tutte le offerte inserite. 22

23 3.2 Visualizzazione, Modifica e cancellazione dell offerta Per visualizzare le offerte inserite, scegliere dal menù di Offerte -> Gestione -> Visualizza In questa schermata visualizzeremo un riepilogo delle offerte inserite, con titolo e date di riferimento. A Fianco di ogni offerta troveremo questi simboli che permettono di: Visualizzare l anteprima dell offerta Modificare l offerta Cancellare l offerta Offerta di Benvenuto Attiva Non Attiva 23

24 Visualizzare l anteprima dell offerta Cliccando sul pulsante lente di ingrandimento, visualizzeremo l anteprima dell offerta. Modificare l offerta Per modificare le date o il contenuto dell offerta faremo click sul pulsante matita. Verrà visualizzata la stessa schermata dell inserimento dell offerta, ma tutta compilata e pronta per le modifiche. Una volta compilata l'offerta si aprirà una pagina di elenco, dove tutte le offerte inserite vengono esposte in una lista in ordine di data. Molto importante e degno di nota la possibilità con un semplice click di mettere un offerte IN EVIDENZA, cosi che sia la prima visibile nella formattazione della pagina web, per esempio come nell'anteprima quella messa in evidenza è l'offerta "Cocktail di Benvenuto". Sempre da questa schermata di riepilogo (come per tutte le schermate lista di riepilogo) si ha la possibilità di MODIFICA, CANCELLAZIONE ed ANTEPRIMA. 24

25 Una volta effettuate le modifiche dovremo confermarle facendo click sul pulsante modifica in fondo alla pagina. Per non salvare le modifiche apportate faremo click sul pulsante indietro. Cancellazione dell offerta Per cancellare un offerta cliccare sul pulsante cestino e nella schermata successiva su ok. Offerta di Benvenuto Attiva Non Attiva IMPORTANTE: è possibile mettere un offerta IN EVIDENZA, per far si che sia la prima visibile nella pagina web (quindi la più importante). Per impostare un offerta perché sia In Evidenza, cliccare su Offerta Benvenuto nella riga corrispondente. A questo punto, al posto di Offerta Benvenuto si visualizzerà la scritta In Evidenza, che sta ad indicare l offerta attiva; solo UNA delle offerte inserite può essere In Evidenza. 25

26 3.3 Creazione dell Evento Gli Eventi che inseriremo in verranno utilizzati in modo intelligente: nella pagina web che visualizzerà il cliente, verranno riportati tutti gli eventi con pubblicazione attiva alla data di arrivo del cliente, fino a 10 giorni dopo la sua data di partenza. Per inserire un Evento selezioneremo dal menù: Eventi -> Gestione -> Inserisci 26

27 Si presenta un modulo da compilare in 4 lingue, eccone una visione d insieme: Data inizio evento: data di inizio dell evento. Sono le date che visualizzeranno Data fine evento: data di scadenza dell evento. i clienti nella pagina Data pubblicazione dal: Data pubblicazione al: data di inizio visualizzazione nelle pagine web di data di fine visualizzazione nelle pagine di ATTENZIONE ALLE DATE! LEGGERE BENE GLI ESEMPI Esempi per le date di inizio e fine evento Esempio 1 (riportato da immagine): Da Rembrandt a Gaugin a Picasso... dal 4/06 al 03/07 Data inizio evento = 04 giugno Data fine evento = 03 luglio Esempi per le date di PUBBLICAZIONE Esempio 1 (riportato da immagine): Da Rembrandt a Gaugin a Picasso... dal 4/06 al 03/07 Data pubblicazione dal = 04 Giugno o antecedente Data pubblicazione al = 03 Luglio 27

28 Passiamo alla compilazione vera e propria dell evento, inserendone l immagine associata, il titolo e la descrizione. Immagine: immagine associata all evento. Per inserirla, fare click sul pulsante sfoglia e scegliere un immagine dal computer. Caricare solo immagini di dimensioni INFERIORI a 800x600 Pixel. Titolo: titolo dell evento che verrà visualizzato nelle Pagine Web di conferma e preventivo. Descrizione: testo dell evento che verrà visualizzato nelle Pagine Web di conferma e preventivo. ATTENZIONE: per inserire del testo copiato, incollarlo prima su blocco note, poi copiarlo e rincollarlo nel campo descrizione. Oppure copiando da Word, per ripulire il testo dal codice del programma, fare click sul pulsante Strip word html. 28

29 Inserire il testo tradotto dell offerta anche nelle altre lingue. Effettuati tutti gli step, ricontrollati i testi, possiamo confermare l inserimento dell evento facendo click sul pulsante inserisci. Cliccando sul pulsante indietro annulleremo l inserimento e ritorneremo nella schermata di visualizzazione di tutte gli eventi inseriti. 29

30 3.4 Visualizzazione, Modifica e cancellazione dell evento Per visualizzare gli eventi inseriti, scegliere dal menù di Eventi -> Gestione -> Visualizza In questa schermata visualizzeremo un riepilogo degli eventi inseriti, con titolo e date di riferimento. A Fianco di ogni evento troveremo questi simboli che stanno ad indicare: Visualizzare l anteprima dell evento Modificare l evento Cancellare l evento 30

31 Visualizzare anteprima dell evento Cliccando sul pulsante lente di ingrandimento, visualizzeremo l anteprima dell evento. Modificare l evento Per modificare le date o il contenuto dell evento faremo click sul pulsante matita. Verrà visualizzata la stessa schermata dell inserimento dell evento, ma tutta compilata e pronta per le modifiche. 31

32 Una volta effettuate le modifiche dovremo confermarle facendo click sul pulsante modifica in fondo alla pagina. Se, invece non volessimo salvare le modifiche apportate, sceglieremmo il tasto indietro. Cancellazione dell evento Per cancellare un evento, cliccheremo sul pulsante cestino e alla schermata successiva su ok. 32

33 4. Utilizzo di integrato ad Hotel2000 Evolution Utilizzare integrato ad hotel2000 è comodo e veloce. All arrivo di una richiesta di preventivo o conferma di prenotazione da parte di un cliente, basterà creare il preventivo in hotel2000, che esporterà in automatico i dati inseriti in da cui faremo partire le per i clienti. 4.1 Inserire il preventivo e/o conferma di prenotazione in Hotel2000 Apriamo Hotel2000 e scegliamo dal menù principale: Bureau -> Prenotazione -> Inserimento -> Singola In questa schermata inseriremo i seguenti dati (inviatici sicuramente nella richiesta, dal cliente): Nome e Cognome del Cliente Tipologia di Camera Trattamento Giornaliero Data di Arrivo e di Partenza N di persone (eventuali scontati) Tipo di listino A questo punto premere il pulsante Retta per calcolare il Prezzo totale del soggiorno e il pulsante Salva, indispensabile per l interazione con 33

34 Automaticamente, tutti i preventivi e/o conferme prenotazioni inseriti in Hotel2000 verranno esportati, ed in qualsiasi momento della giornata, potremo accedere a ed inviare le ai clienti. Vediamo come procedere. 34

35 4.2 Inviare le di conferma prenotazione al cliente Per spedire ai clienti le di conferma di prenotazione importate da Hotel2000, selezionare dal menù di Gestione richieste -> Conferme prenotazioni -> Visualizza Nella schermata sono visualizzati i riepiloghi delle conferme inserite in hotel2000. Quelle già inviate ai clienti, vengono visualizzate con un check verde e la data di spedizione, mentre quelle ancora da inviare vengono visualizzate con un check box vuoto. 35

36 Per inviare le di conferma ai clienti, selezionare tutte le righe-conferme desiderate facendo click sui check box corrispondenti. Completata l operazione, premere il pulsante invia . In questo modo avremo inviato le di conferma ai clienti corrispondenti, e al posto del check box vuoto si visualizzerà l icona di check verde con la data odierna. 36

37 4.3 Inviare le di preventivo al cliente Per spedire ai clienti le di preventivo importate da Hotel2000, selezionare dal menù di Gestione richieste -> Richieste preventivi -> Visualizza Nella schermata sono visualizzati i riepiloghi dei preventivi inseriti in hotel2000. Quelli già inviati ai clienti, vengono visualizzati con un check verde e la data di spedizione, mentre quelli ancora da inviare vengono visualizzati con un check box vuoto. 37

38 Per inviare le di preventivo ai clienti, selezionare tutte le righe-preventivo desiderate facendo click sui check box corrispondenti. Completata l operazione, premere il pulsante invia . In questo modo avremo inviato le di preventivo ai clienti corrispondenti, e al posto del check box vuoto si visualizzerà l icona di check verde con la data odierna. 38

39 4.4 Ricarica anagrafiche di Hotel2000 Per ricaricare le anagrafiche salvate in HOTEL2000 (quindi aggiornare in tempo reale scegliere dal menù Setting -> Ricarica anagrafiche Premendo il pulsante REFRESH avremo completato l operazione di aggiornamento. 39

40 5. Utilizzo di non integrato Utilizzare come applicazione stand-alone (quindi non integrato ad hotel2000) è molto semplice: quando arriverà una richiesta di preventivo o una conferma di prenotazione da un cliente, basterà inserire nell apposita schermata i dati del cliente e del preventivo e/o conferma e, una volta completato l inserimento, cliccare sul pulsante per inviare l Creare ed inviare una mail di conferma prenotazione Dal menù di selezionare Gestione richieste -> Crea -> Conferme Iniziamo a riempire la nostra schermata per inviare un di Conferma Prenotazione con: dati del cliente e le date di arrivo e partenza concordate con il cliente. 40

41 Proseguiremo inserendo il n di camere, la tipologia (es. doppia, tripla, suite, executive, etc...), il prezzo totale del soggiorno, la provenienza di richiesta prenotazione (es. sito web, portale, etc.) ed eventuali note che vorremo aggiungere al testo della nostra (non saranno aggiunte alla pagina Web ma solo alla mail iniziale). Nel campo note, ad esempio potremo inserire il dettaglio delle camere prenotate e/o i diversi prezzi per le soluzioni scelte dal cliente, o quello che più desiderate. Inseriti i dati, non ci resta che premere il pulsante invia per inviare la conferma di prenotazione al cliente. 41

42 5.2 Visualizzare le conferme di prenotazione Per visualizzare le di conferme prenotazione inserite e inviate, scegliere dal menù Gestione richieste -> Conferme prenotazioni -> Visualizza In questa schermata apparirà un riepilogo di tutte le conferme prenotazione effettuate, con la data di invio e la possibilità di eliminazione delle stesse. RICERCA: è possibile effettuare una ricerca sulle conferme di prenotazione usando il form di cui sopra. 42

43 5.3 Creare ed inviare una mail di preventivo Dal menù di selezioneremo Gestione richieste -> Crea -> preventivi Iniziamo a riempire la nostra schermata per inviare un di Preventivo, con: dati del cliente e le date di arrivo e partenza richieste. 43

44 Proseguiremo inserendo il n e la tipologia di camera prenotate, il prezzo totale del soggiorno, la provenienza di richiesta preventivo (es. sito web, portale, etc.) ed eventuali note che vorremo aggiungere al testo della nostra (non saranno aggiunte alla pagina Web ma solo alla mail iniziale). Nel campo note, ad esempio potremo inserire il dettaglio delle camere prenotate e/o i diversi prezzi per le soluzioni scelte dal cliente, o quello che più desiderate. Inseriti i dati, non ci resta che premere il pulsante invia per inviare il preventivo al cliente. 44

45 5.4 Visualizzare le richieste di preventivo Per visualizzare le di preventivo inserite e inviate, scegliere dal menù Gestione richieste -> Richieste preventivi -> Visualizza In questa schermata apparirà un riepilogo di tutte le conferme prenotazione effettuate, con la data di invio e la possibilità di eliminazione delle stesse. RICERCA: è possibile effettuare una ricerca sulle conferme di prenotazione usando il form di cui sopra. 45

46 6. Rinnovo abbonamento L ultima parte di questo manuale è dedicata al RINNOVO ANNUALE del servizio Selezionare dal menù Rinnovo -> Abbonamento Inviando il modulo del rinnovo, il contratto si rinnoverà per un anno. Successivamente riceverete un di conferma con il riepilogo dei dati ed i costi del servizio. 46

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