La soluzione integrata per la gestione dei servizi di post vendita

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1 Active Post Sale La soluzione integrata per la gestione dei servizi di post vendita Il sistema Active Post Sale offre una soluzione innovativa ed efficace ai problemi di postvendita: gestione completa dei cataloghi ricambi (multi brand-catalogo-mercato-listinolingua-valuta), gestione della documentazione tecnica allegata, degli ordini ricambi e delle manutenzioni. In particolare il sistema consente al Cliente finale di: consultare il catalogo effettuando ricerche e analizzando grafica e distinte; stampare la grafica e la distinta visualizzata; stampare tutto il catalogo o parte di esso; accedere a documentazione commerciale e tecnica (compreso moduli e filmati formativi); ordinare le parti di ricambio; gestire le manutenzioni e i ricambi impiegati per le manutenzioni stesse. Active Post Sale è un software di livello enterprise, tecnologicamente avanzato e senza limiti strutturali, facile da integrare con i sistemi aziendali esistenti sia in ambito gestionale che tecnico. Il catalogo visuale e interattivo può consentire la navigazione tramite link su foto, esplosi e grafica 3D. Pagina 1 di 20

2 Active Post Sale può fornire diversi vantaggi sia a voi che ai vostri Clienti e/ o Rete di Concessionari: 1 Fornire un catalogo e documentazione tecnica aggiornati e facili da consultare 2 Aumentare le vendite di ricambi 3 Ridurre / eliminare i costi ed i tempi di stampa, distribuzione e aggiornamento dei cataloghi e della documentazione 4 Ridurre gli errori di codice sugli ordini causati da cataloghi non aggiornati ed errori di trascrizione 5 Velocizzare l acquisizione ed evasione degli ordini ricambi 6 Acquisire informazioni sui Clienti finali, sulle consegne e garanzie attivate e sui guasti rilevati 7 Aumentare la produttività in tutti i processi di post vendita dalla produzione del catalogo alla acquisizione dell ordine, alla gestione delle manutenzioni Il sistema Active Post Sale è costituito da tre macro-moduli: Backoffice, applicazione web dedicata agli utenti interni con cui vengono realizzati, aggiornati e pubblicati i cataloghi e con cui sono gestiti listini, sconti, ordini, manutenzioni ecc.; Portale, applicazione di front-end web dedicata ai clienti finali per navigare e stampare il catalogo ed inserire richieste d offerta, ordini e manutenzioni, On-line e Off-line; Mobile, applicazione di front-end per tablet con funzionalità analoghe a quelle del portale web Pagina 2 di 20

3 Per quanto riguarda il Backoffice, tutti i dati necessari alla pubblicazione di cataloghi e alla gestione di ordini e manutenzioni possono essere facilmente acquisiti dai sistemi gestionali, qualora già disponibili, utilizzando funzioni di interfacciamento predisposte: con questa modalità l impegno richiesto per la pubblicazione dei cataloghi è veramente minimo; in alternativa, tutti o parte dei dati mancanti nei gestionali possono essere facilmente gestiti direttamente nel Backoffice che quindi può essere utilizzato, oltre che dai redattori dei cataloghi (per l aggiornamento delle distinte e dei relativi disegni), anche da Commerciali (per l aggiornamento di anagrafiche clienti, sconti/listini/costi di trasporto), addetti alla logistica (per la gestione delle disponibilità), addetti alla produzione o altre risorse coinvolte nella gestione dell ordine, delle garanzie ecc.. Per quanto riguarda il Front-end, l utilizzo del Portale web On-line presenta diversi vantaggi dovuti alla connessione: pubblicazioni e aggiornamenti di catalogo sono immediatamente visibili dall utilizzatore finale senza necessità di distribuire cataloghi e aggiornamenti; listini, sconti e codici sostitutivi possono essere modificati e applicati immediatamente; è possibile attivare un controllo di disponibilità di prodotto; tutte le informazioni inserite dai clienti nel Portale (ordini, manutenzioni ecc.) sono immediatamente disponibili nel Backoffice; è possibile ottenere un auditing degli accessi e la tracciatura ad esempio di tentato ordine poi non trasmesso, che può essere sintomo di non fedeltà. L utilizzo del Portale web Off-line (Desktop) da installare presso il Cliente o il Concessionario ha i seguenti vantaggi: non richiede la connessione a internet, può essere scaricato dal Portale On-line o distribuito via WEB/FTP/CD/DVD e quindi installato automaticamente sui PC degli utenti; Pagina 3 di 20

4 i dati (distinta, prezzi, disegni, modelli 3D ecc), i possono essere aggiornati automaticamente utilizzando il modulo di aggiornamento dati via internet utilizzando il protocollo http. Sia l On-line che l Off-line hanno la stessa interfaccia utente e usano le stesse tecnologie. Sia il Backoffice che il Portale On-line e Off-line sono modulari e possono essere configurati e personalizzati per rispondere alle Vostre esigenze attuali e future; ad esempio: si può decidere quali campi/colonne sono visibili o modificabili per profilo utente; si possono attivare o disattivare controlli o configurare regole di funzionamento; tutti i termini (etichette, tooltip, messaggi) possono essere facilmente personalizzati nelle varie lingue. L applicazione mobile consente una facile fruizione dei cataloghi da tablet Apple e Android, utilizzando una App scaricabile dai relativi app store. Il modulo consente la visualizzazione dei disegni in formato vettoriale SVG e bitmap JPG. Di seguito viene riportata una sintetica descrizione dei moduli funzionali standard di Active Post Sale (alcuni sono suddivisi tra Backoffice e Portale per evidenziare le funzioni dedicate ai redattori e ai clienti). Pagina 4 di 20

5 Moduli Backoffice 1.1 Modulo Base e Pubblicazione Portale On-line E il modulo principale di gestione della distinta parti che permette di: configurare il sistema, cioè definire illimitati tipi di prodotto, brand, mercati, lingue, tipi di documenti allegati, utenti e gruppi di utenti del Backoffice e del Portale ecc. definire per ciascun brand il logo e i colori nell interfaccia del Portale; configurare i moduli opzionali (stati e passaggi di stato ordini e manutenzioni ecc.); acquisire in automatico di tutti i dati già esistenti dai sistemi gestionali aziendali secondo un tracciato di input standard in formato CSV; inserire manualmente i dati che non possono essere gestiti/importati dai sistemi gestionali aziendali; costruire o modificare la struttura gerarchica delle categorie, dei prodotti, dei gruppi e delle parti con facilità (copia e incolla figli, duplicazione oggetto e suoi legami, sostituzione selettiva dei codici ecc.), indicando il periodo e/o l intervallo matricole di validità; la struttura può avere illimitati livelli ed elementi per livello; correlare i nodi della struttura con i mercati tramite logiche di inclusione/esclusione; correlare le categorie, i prodotti, i gruppi e le parti ai mercati/cataloghi con logiche di inclusione/esclusione; assegnare note assolute e/o contestuali a qualsiasi oggetto nel catalogo; definire quali parti sono soggetti ad usura e quindi si consiglia di acquistare in anticipo; Pagina 5 di 20

6 gestire la libreria dei documenti da pubblicare (upload, download ecc.); correlare uno o più disegni, modelli 3D o fotografie alle distinte e verificarne un anteprima completa di hot-spot; verificare i legami hot-spot/distinta nei disegni 2D; definire le traduzioni dei dati nelle diverse lingue; allegare illimitati documenti o file multimediali a qualsiasi oggetto nel catalogo; definire illimitati cataloghi per le lingue e i mercati desiderati; effettuare la pubblicazione/aggiornamento, totale o di singoli elementi modificati, sul Portale web On-line, dove saranno immediatamente a disposizione dei Clienti; gestire i codici sostitutivi pubblicando gli aggiornamenti con una procedura ad hoc (non è richiesta la pubblicazione dell intero catalogo). 1.2 Hot-spot, convertitori e formati grafici pubblicati Prima di riportare la descrizione dei moduli relativi a hot-spot e convertitori grafici, dal momento che questa tematica è uno aspetto chiave del sistema riportiamo di seguito una descrizione dei principali concetti. Active Post Sale nella visualizzazione dei disegni nei cataloghi permette di: passare con il puntatore del mouse su un riferimento testuale sul disegno (hotspot) o su un oggetto del modello 3D per vederne la descrizione in un tooltip; cliccare su un riferimento testuale sul disegno (hot-spot) o su un oggetto del modello 3D per visualizzare ed evidenziare la riga corrispondente nella distinta; cliccare sulla riga della distinta desiderata per evidenziare il riferimento testuale sul disegno o isolare l oggetto nel modello 3D corrispondenti. E quindi necessario che il sistema conosca le correlazioni fra i prodotti in distinta con i riferimenti testuali sui 2D e gli oggetti 3D. Di seguito vengono riportate in dettaglio le logiche e gli strumenti che consentono la gestione di tali correlazioni in base alla tipologia della grafica. 2D e Immagini In Active Post Sale, nei disegni 2D o nelle immagini, possono essere definite delle zone sensibili alle azioni del mouse (hot spot); gli hot spot sono relativi ai riferimenti testuali di ciascun prodotto o di altre tavole. Gli hot spot possono essere creati: manualmente, con un modulo denominato Hot Spot Editor; automaticamente, con dei moduli convertitori il cui risultato può essere eventualmente completato o corretto con l Hot Spot Editor. In entrambi i casi, gli hot-spot non sono definiti all interno dei disegni ma sono creati dinamicamente quando il disegno viene visualizzato, solo se nella distinta/catalogo esiste il prodotto/tavola corrispondente. Questa modalità operativa ha il vantaggio di Pagina 6 di 20

7 prevenire hot-spot inconsistenti e consentire il riutilizzo dello stesso disegno per distinte/cataloghi. Nel caso in cui sia utilizzato l Hot Spot Editor, il sistema memorizza la posizione/dimensione degli hot spot definita dall utente e il codice dell oggetto in distinta a cui fa riferimento. Nel caso in cui siano utilizzati i convertitori, il sistema memorizza contenuto, posizione e dimensioni di tutti i testi nel disegno: gli hot-spot vengono creati solo sui testi il cui contenuto è corrispondente al codice o al riferimento (posizione) di uno o più parti/tavole nella distinta/catalogo. Nel caso in cui il numero di testi che non sono riferimenti a prodotti o tavole sia elevato è possibile personalizzare il convertitore per filtrarli, definendo i criteri per distinguere i testi relativi a prodotti/tavole dagli altri; è altresì possibile implementare eventuali trascodifiche dei testi nei disegni per stabilire il legame con la distinta. Tutti i convertitori: oltre ad estrarre le informazioni testuali per la generazione dinamica degli hotspot, creano tutti i documenti di pubblicazione richiesti dal sistema per visualizzare e stampare la grafica; per ogni elaborazione creano un log dettagliato delle operazioni svolte e degli eventuali errori riscontrati o avvisi sollevati; sono in grado di produrre disegni di ottima qualità ma contemporaneamente di dimensioni in Byte contenute; sono applicazioni robuste e performanti: permettono di elaborare diverse migliaia di disegni/immagini o di eseguire elaborazioni sincrone in modo trasparente all utente (ad esempio al momento del check-in/out di una tavola nel PDM/PLM); 3D Il legame tra gli oggetti del modello 3D e gli articoli commerciali nella distinta base viene: stabilito automaticamente quando il codice dell articolo è corrispondente all id dell oggetto nel modello 3D; acquisito tramite l interfaccia dati standard/personalizzata dai sistemi aziendali o gestito manualmente: nei legami, l id dell oggetto nel modello 3D dovrà essere inserito nella colonna posizione, la stesso utilizzata per i riferimenti sui disegni 2D. La conversione dei modelli 3D dai formati di progettazione a quelli di pubblicazione viene in genere demandata a prodotti di terze parti o quotata su richiesta. Pagina 7 di 20

8 I formati grafici di pubblicazione supportati da Active Post Sale sono riportati nella seguente tabella. Tipo Formato Funzioni Compatibilità 3D SMG Visualizzazione Richiede Microsoft Windows, Internet Explorer 7, Dassault 3DVia Composer Player. 2D SWF Visualizzazione e Stampa Richiede un browser che supporti Adobe Flash 10 o superiore. 2D SVG Visualizzazione e Stampa Richiede un browser recente Immagini JPG/PNG Visualizzazione e Stampa Compatibile con tutte le più diffuse piattaforme, anche mobile Modulo Convertitore Vettoriale 2D Consente l elaborazione singola/batch dei disegni vettoriali 2D in formato PDF/SVG/DWG/DXF ecc.; effettua automaticamente: l estrazione delle informazioni sui testi nel disegno per la creazione dinamica delle zone sensibili (hot spot) dei riferimenti a parti o altre tavole, il corretto dimensionamento della tavola, la conversione nei formati SWF/SVG/JPG per la visualizzazione/esplorazione dei disegni; la creazione di un file di anteprima (miniatura) in formato JPG, la creazione di un file pdf utilizzato per la stampa del catalogo (per i files DXF e DWG è possibile definire un set di penne ottimizzato per la stampa). Per poter estrarre le informazioni sui testi nel disegno per la creazione dinamica degli hot-spot è necessario che i testi non siano rappresentati con entità grafiche o matrici di punti: i testi devono essere entità di testo vere e proprie del formato da convertire. Nel caso in cui il disegno da convertire sia in formato PDF, la precisione delle informazioni sui testi può essere inferiore al 100% quando i riferimenti sono allineati orizzontalmente e ravvicinati (limite dovuto alla natura del formato). È possibile configurare l applicazione per convertire (rasterizzare) automaticamente i disegni nel formato JPG quando le dimensioni del file SWF/SVG supera una soglia predefinita, per consentire la visualizzazione anche con dispositivi con scarse prestazioni grafiche Modulo Hot Spot Editor Con questo editor si possono inserire manualmente, in modo semplice e veloce, gli hot spot su disegni o fotografie e verificare una anteprima. Operativamente l utente seleziona il prodotto nella distinta e quindi posiziona/dimensiona graficamente l hot spot sul disegno o sull immagine. Sono disponibili opzioni per fare in modo che quando l utente finale posiziona il mouse Pagina 8 di 20

9 sull oggetto, questo venga evidenziato con un effetto particolare (es con una immagine o un testo che compare, che si ingrandisce, che cambia colore, ecc). 1.3 Modulo Installazioni Desktop Per installazione desktop si intente una applicazione che consente di installare il Portale sul pc degli utenti per poterlo utilizzare senza connessione internet. Il modulo consente di definire e pubblicare illimitate installazioni offline, specificando quali cataloghi devono essere inclusi in ciascuna installazione. Per ogni pubblicazione il modulo genera due versioni dell applicazione di installazione, quella adatta per poche installazioni, da effettuarsi con la connessione internet (il software di terze parti necessario viene scaricato all occorrenza) e quella adatta a molte installazioni o se internet non è disponibile (include tutto il software di terze parti). Le installazioni offline possono essere scaricate e installate autonomamente dagli utenti utilizzando il Portale online tramite una procedura guidata (vedere il relativo modulo del Portale per ulteriori informazioni). 1.4 Modulo Ordini Il modulo permette di visualizzare e gestire: clienti e indirizzi; listini e regole per il calcolo di sconti; listini e regole per il calcolo dei costi di trasporto; interrogazione e avanzamento degli ordini cliente. La gestione dei prezzi permette di definire le condizioni di prezzo dei prodotti in modo flessibile e personalizzato per cliente: è possibile definire prezzi speciali (finiti) validi per data per uno o più clienti; per i prodotti senza prezzo speciale cliente si possono definire uno o più listini base a cui si può applicare uno sconto per famiglia merceologica dei prodotti e/o uno sconto per tutti i prodotti; si possono definire più listini base e più profili sconto che possono essere specifici per clienti o applicati a più clienti. La gestione dei costi di trasporto permette di definire le condizioni di costo del trasporto in modo flessibile, in relazione a: peso dei prodotti; distanza dell indirizzo di consegna dal magazzino predefinito; se tale distanza non è stata inserita, viene considerata la distanza tra le relative provincie dell indirizzo e del magazzino; zona geografica di consegna; il tipo di imballo (es. fragile); il tipo di consegna (standard, urgente ecc.). Pagina 9 di 20

10 Tramite la definizione di stati e passaggi di stato è possibile stabilire e gestire l iter degli ordini, dal ricevimento all evasione. Per esempio, ricevuto l ordine, il fornitore potrebbe completarlo con le date di disponibilità previste, i prezzi degli articoli da quotare, le richieste di documentazione (ad esempio una foto di un ricambio danneggiato), e quindi attendere che il cliente fornisca la documentazione richiesta e infine confermi l ordine (ad ogni passaggio di stato ordine è possibile inviare una mail di avviso al cliente). Clienti, indirizzi, prezzi e sconti possono essere acquisiti dal gestionale aziendale nel tracciato predefinito in formato CSV oppure possono essere inseriti direttamente con il modulo. Gli ordini possono essere esportati manualmente o automaticamente nel tracciato predefinito in formato CSV per essere successivamente importati nel gestionale aziendale (è possibile definire quali stati prevedono l esportazione). Gli ordini possono quindi essere re-importati in Active Post Sale (utilizzando lo stesso tracciato record) affinché il cliente possa eventualmente confermarlo o semplicemente seguirne l avanzamento. Sono possibili altre modalità di integrazione con il gestionale a fonte di esigenze specifiche. 1.5 Modulo Manutenzioni Il modulo permette di gestire: le regole di copertura della garanzia per i singoli prodotti; le tipologie possibili di guasti segnalati e guasti riscontrati; le tipologie possibili di uso e settori d impiego che il proprietario può dichiarare; l anagrafica delle matricole prodotte; lo storico dei proprietari; lo storico degli attestati di consegna/garanzia/proprietà; lo storico delle manutenzioni effettuate e dei ricambi sostituiti per matricola; l esportazione dei dati per effettuare statistiche. Le regole di copertura della garanzia consento di definire per ciascun prodotto se è: coperto per tutta la durata della garanzia, coperto per un periodo limitato di mesi (diverso da quello della garanzia), non coperto. L anagrafica delle matricole registra per ciascuna matricola il codice prodotto, la data di produzione, la data di vendita, la data di scadenza della garanzia: ad es. è possibile prolungare la garanzia di una matricola posticipando la data di scadenza. L archivio degli attestati di consegna/garanzia/proprietà può raccogliere l esito dei controlli che il rivenditore/installatore deve effettuare prima della consegna della macchina. L esportazione dei dati consente di: Pagina 10 di 20

11 effettuare statistiche sui guasti segnalati/riscontrati e ricambi sostituiti; effettuare statistiche sui controlli effettuati alla consegna; effettuare campagne pubblicitarie mirate in base al settore d impiego e sul tipo di utilizzo dei prodotti. 1.6 Modulo Sincronizzazione Dati Il modulo genera automaticamente i dati richiesti per consentire alle installazioni desktop del Portale di allineare la loro base dati con quella on-line relativamente alle informazioni di catalogo e di configurazione. Tali dati vengono generati in coda alla pubblicazione online dei cataloghi stessi, in base alle modifiche effettuate dopo la pubblicazione precedente, creando un archivio compresso che sarà inviato al Portale offline alla richiesta di sincronizzazione. I dati relativi al cliente (ordini, manutenzioni ecc.) vengono generati al volo dalla procedura di sincronizzazione filtrando quelli che non sono di pertinenza del cliente stesso per cui, ad esempio, la base dati offline conterrà solo i listini assegnati al cliente che ha scaricato/installato il Portale desktop. Pagina 11 di 20

12 2 Moduli Portale 2.1 Modulo Base - Visualizzatore catalogo E il modulo principale per la consultazione dei cataloghi. Permette di: effettuare l autenticazione utente tramite Active Directory, in base a parametri url o tramite web service; tramite parametri url consente di caricare all avvio del Portale il catalogo iniziale desiderato ed eventualmente un prodotto in esso contenuto; modificare al login la lingua dell interfaccia se diversa da quella di default per l utente; presentare il tema grafico (grafica login, loghi, colori ecc.) del brand assegnato al catalogo, al cliente/utente o passato via url; selezionare il catalogo da consultare, tra quelli assegnati al cliente/utente collegato, scegliendo il mercato, la lingua dei contenuti e la data di validità desiderati; il primo catalogo può essere caricato all avvio: è possibile impostare automaticamente la data di validità del catalogo alla data odierna oppure obbligare l utente a inserirla; navigare utilizzando l albero gerarchico dei contenuti del catalogo selezionato; navigare sulla grafica cliccando sui riferimenti alle parti e sui link; posizionando il mouse sulle aree sensibili sono visualizzate in un fumetto le info sul prodotto/link; navigare utilizzando le anteprime dei disegni (ricerca visuale); ricercare gli articoli per codice, descrizione, tipologia e altri criteri anche parziali; cercando un codice sostituito viene trovato il sostituto, restringere la ricerca agli articoli presenti in una categoria o macchina/matricola; analizzare gli attributi degli articoli: note assolute e contestuali, ricambi consigliati, codici sostitutivi e presenza di allegati sono evidenziati nella distinta; visualizzare l elenco dei ricambi consigliati per una macchina, inserire le quantità desiderate per ciascuno di essi e quindi inserirli nel carrello con un click; Pagina 12 di 20

13 verificare in quali categorie/gruppi/tavole ricambi è presente un prodotto (where used), visualizzando la posizione delle istanze nella struttura gerarchica dei contenuti del catalogo ed eventualmente la quantità totale d impiego per ciascun livello della struttura; aggiungere i prodotti al carrello cliccando sull icona nelle righe della distinta impostando la quantità desiderata; aggiungere i prodotti direttamente al carrello tramite una ricerca per codice e descrizione; inserire note d ordine generali o per ciascun prodotto nel carrello; stampare la grafica visualizzata con la relativa distinta; scaricare/visualizzare documenti o file multimediali allegati; salvare segnalibri del contenuto del catalogo; integrare i siti e-commerce dei distributori (richiede il modulo Ordini): i siti aprono il Portale per consentire all utente la selezione delle parti da aggiungere al carrello del siti, anziché al carrello del Portale. 2.2 Modulo Installazioni Desktop Per installazione offline si intente una applicazione che consente di installare il Portale sul pc degli utenti per poterlo utilizzare senza connessione internet: ogni installazione può includere uno o più cataloghi. Il modulo permette di scaricare le installazioni offline pubblicate tramite una procedura guidata che prevede i seguenti passi: a. l utente sceglie l installazione da scaricare tra quelle proposte quindi avanza: in base ad una opzione di configurazione globale vengono proposte tutte le installazioni che hanno almeno un catalogo a cui il cliente può accedere o le installazioni che hanno solo cataloghi a cui il cliente può accedere; se è disponibile una sola installazione questo passo viene saltato; b. l utente risponde ad alcune domande sul numero di installazioni da effettuare e sulla disponibilità di internet al momento dell installazione e quindi avanza; c. l utente scarica e installa una piccola applicazione, APS Download Manager, che facilita il processo di installazione e quindi avanza; d. l utente scarica e apre un documento per avviare lo scaricamento dell installazione vero e proprio. Il documento, che contiene i componenti software e dati da scaricare sulla base delle scelte/risposte fornite al passo a e b, sarà aperto con APS Download Manager, che inizierà subito a scaricare. Terminato lo scaricamento avvierà la procedura di installazione o aprirà la cartella da masterizzare; lo scaricamento può essere interrotto e riavviato all occorrenza, senza perdere i dati già ricevuti. Per cataloghi di dimensioni contenute è possibile configurare il sistema per semplificare la procedura appena descritta: dopo l eventuale scelta dell installazione al punto a, si scarica subito l applicazione di installazione, completa di tutti i software richiesti, senza l ausilio del Download Manager. Pagina 13 di 20

14 2.4 Modulo Ordini Il modulo permette di gestire: gli ordini inviati direttamente al Costruttore da distributori o importatori, grandi clienti, rivenditori o centri assistenza locali; gli ordini inviati ai distributori da rivenditori e centri assistenza nella zona di loro competenza; gli ordini inviati al Costruttore da agenti commerciali per conto dei clienti nel loro portafoglio, ad es. ordini ricevuti telefonicamente o raccolti presso il cliente stesso. Il modulo espone funzioni e comportamenti diversificati in base al tipo di cliente/utente collegato al Portale: Distributore o è gestito dal Costruttore utilizzando il Backoffice; o gestisce un proprio magazzino; o invia gli ordini al Costruttore, se previsto i costi di trasporto sono calcolati automaticamente; o gestisce in autonomia: i clienti nella zona di competenza, i propri listini, profili di sconto, agenti e ordini che riceve dai suoi clienti; i prezzi dei listini che il Distributore applica ai suoi clienti; sono definiti impostando una aliquota percentuale di variazione del prezzo, valida per prodotti specifici e una aliquota per tutti restanti prodotti; il prezzo è calcolato applicando l aliquota al prezzo del listino assegnato al distributore dal Costruttore; al momento il distributore non può definire le proprie regole per gestire i costi di trasporto, quindi tali costi non sono gestiti dal modulo per gli ordini effettuati ai distributori dai loro clienti; o può esportare gli ordini ricevuti per poi importarli nel gestionale e perfezionare un offerta; o può allegare agli ordini ricevuti un PDF con l offerta perfezionata utilizzando il proprio gestionale, completa di costi di trasporto e date di consegna; Cliente del Distributore o ad es. può essere un rivenditore o un centro di assistenza; o è gestito dal distributore utilizzando il Portale; ogni distributore accede solo ai clienti che ha inserito; non può essere gestito utilizzando il Backoffice; o invia gli ordini al proprio distributore; i costi di trasporto non sono gestiti; o se previsto, verifica e conferma l ordine perfezionato dal distributore (PDF allegato all ordine accessibile dal Portale); Cliente o ad es. può essere un rivenditore, centro di assistenza, grandi cliente o cliente nelle vicinanze del Costruttore; Pagina 14 di 20

15 o è gestito dal Costruttore utilizzando il Backoffice; o invia gli ordini al Costruttore, se previsto i costi di trasporto sono calcolati automaticamente; Agente o è un utente di profilo commerciale gestito dal Costruttore; o può essere assegnato ad uno o più clienti; ogni cliente può avere più agenti; o quando l agente entra nel Portale viene visualizzato l elenco dei clienti che gli sono stati assegnati, tra cui scegliere quello che vuole impersonare, ad es. per inserire un ordine che sta ricevendo telefonicamente. Il modulo permette a tutti i tipi di clienti di: inserire i prodotti nel carrello, nella quantità desiderata; valorizzare automaticamente l importo di riga e del totale d ordine sulla base di listini e sconti definiti per il Cliente; il prezzo (e il costo di trasporto, se applicabile) dei prodotti in garanzia inseriti nel carrello a fronte di una manutenzione straordinaria, non viene addebitato; indicare per ciascun prodotto nel carrello se è richiesta una quotazione, indipendentemente dal fatto che il prodotto sia prezzato o meno, oppure se si intende acquistarlo comunque anche se non è prezzato; inserire i dati per la consegna: data consegna richiesta, tipo di porto (assegnato, franco fabbrica/magazzino), indirizzo consegna (solo porto asseganto), tipo di consegna (es. standard, celere, urgente); inserire note generali o per prodotto; salvare il carrello come ordine o come preventivo; trasformare un preventivo in ordine; riversare nel carrello i prodotti in un ordine in archivio, se presenti nel catalogo corrente, per riordinarli (i distributori possono creare ordini da inviare al Costruttore riversando nel carrello i prodotti degli ordini ricevuti dai loro clienti); stampare un ordine/preventivo; la stampa del preventivo può essere personalizzata con il logo del Cliente, i prezzi sono quelli del listino base assegnato al Cliente stesso; seguire lo stato di avanzamento dell ordine nell iter prestabilito interagendo per: o allegare documentazione, richiesta ad es. per concedere una sostituzione in garanzia (le foto possono essere stampate stampando l ordine); o confermare l ordine completo in via definitiva; interrogare preventivi e ordini inviati; esportare i dati in formato CSV per nel proprio gestionale o per effettuare statistiche. Il modulo ordini può essere configurato per gestire richieste di quotazione (richiesta di offerta per l acquisto dei prodotti nel carrello) che vengono trasformate successivamente in offerte dall azienda, dopo essere state valutate e completate con i prezzi, i costi di trasporto ecc. utilizzando il Backoffice o il programma gestionale aziendale. Pagina 15 di 20

16 2.5 Modulo Manutenzioni Il modulo permette di gestire le manutenzioni per matricola; in particolare consente di: gestire l anagrafica dei proprietari finali; registrare la consegna dei prodotti agli acquirenti (proprietari) per avviare la garanzia, indicando settore d impiego e tipo di utilizzo del prodotto; registrare l esito dei controlli effettuati sulla macchina prima della consegna; stampare un attestato di consegna/garanzia/proprietà; gestire gli interventi di manutenzione programmata/straordinaria richiesti per una matricola eventualmente registrando il nuovo proprietario; effettuare un ordine dei ricambi utilizzati per la manutenzione: l applicazione consente di inserire nel carrello solo i ricambi del prodotto specificato per la matricola, validi alla data di produzione della matricola stessa; se la manutenzione è straordinaria (riparazione) il prezzo e il costo di trasporto delle parti in garanzia non vengono addebitati; allegare immagini alla manutenzione; interrogare e stampare le manutenzioni includendo il dettaglio delle parti sostituite e le immagini allegate; esportare i dati relativi alle manutenzioni per effettuare analisi statistiche. 2.6 Modulo Sincronizzazione Dati Il modulo consente agli utenti amministratori del Portale offline di: connettersi al Portale online al fine di verificare la disponibilità di aggiornamenti, in base alla versione dei cataloghi installati/disponibili e alla data dell ultimo aggiornamento effettuato; visualizzare un dettaglio degli aggiornamenti disponibili e della loro dimensione; scaricare e applicare automaticamente gli aggiornamenti disponibili; lo scaricamento può essere interrotto e ripreso all occorrenza preservando i dati già scaricati; inviare al Portale online i dati relativi a clienti, indirizzi, ordini e manutenzioni che sono stati inseriti o modificati con il Portale offline. Relativamente all anagrafica clienti, indirizzi, listini, matricole ecc. vengono scaricati solo i dati di pertinenza del Cliente che si collega per l aggiornamento. La verifica/aggiornamento possono essere effettuate in modo completamente automatico o previa conferma dell utente. L utente amministratore può consentire anche agli altri utenti di effettuare l aggiornamento. Pagina 16 di 20

17 2.7 Modulo Stampa avanzata Modulo per la stampa avanzata e in alta qualità dei cataloghi; permette di: definire un layout personalizzato; selezionare per la stampa tutto o parte del catalogo; includere o meno disegni 2D o immagini, distinte, indice delle parti; generare PDF con un numero elevato di disegni 2D e distinte. 3 Lingue Active Post Sale consente di gestire un numero illimitato di lingue, comprese quelle a doppio byte (giapponese, cinese, coreano ecc.), sia per i contenuti (descrizioni, note ecc.) sia per l interfaccia utente del Portale: tutti i termini dell interfaccia (etichette, messaggi, tooltip ecc.) possono essere inserite manualmente o esportate/importate nel formato CSV (UTF-8) con il modulo RTC (Run Time Configurator), incluso nella licenza del modulo base del Portale. L interfaccia del Backoffice è in italiano. Pagina 17 di 20

18 Active Post Sale - Architettura Tecnica Architettura e Piattaforma tecnologica: L architettura prevede tre livelli: Application server; Data base server; Client. L architettura è scalabile con la possibilità di avere più Application server. L application server è disponibile per la piattaforma Microsoft Windows Server. Il database server può essere Oracle oppure Microsoft SQL Server. Requisiti Client Software Internet Explorer 7 o superiore o in alternativa: Firefox 3.0 o superiore, Safari 4.0 o superiore, Chrome 3.0 o superiore. Il Popup e javascript devono essere abilitati. Flash Player 10 o successivo (solo per la visualizzazione dei disegni in formato SWF), Acrobat Reader (solo per visualizzare/stampare PDF). Hardware Monitor e scheda grafica in grado di supportare almeno una risoluzione di 1024*768, meglio se superiore. Requisiti Server Application Server.NET Internet Information Server 5 o superiore.net Framework 2.0 SQL Server Native Client Saxon HE 9.4N Database Server Microsoft SQL Server 2005/2008/2012 oppure Oracle 7/8/9/10/11 (è possibile installare su un unico server sia l'application server che il data base server). Il database è lo stesso sia per il Portale che per il Backoffice per cui si consiglia di avere gli application server che li ospitano sulla stessa rete locale del RDBMS, diversamente è possibile utilizzare le funzioni di replica del sistema RDBMS o approntare una VPN. Adottando Oracle 11G R2 l applicazione è compatibile con la modalità RAC (Real Cluster Application) utilizzando SCAN (Single Client Access Name). Siamo disponibili a valutare la compatibilità del sistema con la modalità RAC per altre versioni di Oracle. Pagina 18 di 20

19 Hardware Non si richiedono particolari requisiti hardware, considerando server di recente produzione. Active Post Sale può essere installato su virtual machine. Requisiti Convertitori Software Windows Server 2005/2008/2012, Windows XP/Vista/Seven 32/64bit Hardware Non si richiedono particolari requisiti hardware, considerando macchine di recente produzione. Ambiente di sviluppo e caratteritiche applicative L applicazione è realizzata con un ambiente di sviluppo molto potente che fornisce i seguenti vantaggi: a) elevata qualità e standardizzazione dell interfaccia e conseguente rapidità di apprendimento per l utente; b) elevata performance delle procedure massive e dei dialoghi on-line; c) elevate caratteristiche di sicurezza e profilazione; d) tempi e costi di analisi, sviluppo e manutenzione significativamente inferiori. a) Elevata qualità e standardizzazione dell interfaccia Utilizzando la nostra architettura di sviluppo siamo in grado di fornire una applicazione di alta qualità e facile da apprendere ed usare per l utente. I nostri standard di interfaccia utente comprendono: ricerca con filtri su tutti i campi disponibile per tutte le tabelle (query by example come i filtri su Excel) anche con condizioni multiple (and e or); ordinamento da parte dell utente delle liste sulla base dei valori di una o più colonne ascendente e discendente; estrazione automatica su Excel di tutte le liste (sulla base dei filtri e degli ordinamenti impostati); possibilità di inserimento o modifica di dati nelle liste oltre che nelle videate di dettaglio; funzioni di autocompletamento (autolookup), cioè si comincia a scrivere il nome del fornitore o di un prodotto e il sistema lo completa se unico (agganciandone il codice), oppure mostra la lista dei valori corrispondenti fra cui scegliere; Pagina 19 di 20

20 campi data e importo con formato e funzioni di aiuto e semplificazione nell inserimento (es scrivendo + viene insiarita la data odierna, ++ domani, +10 fra dieci giorni, ecc); possibilità di mantenere contemporaneamente aperte più finestre funzioni; possibilità per le stampe di scegliere se visualizzarle, stamparle o archiviarle come pdf; help contestuale a livello di applicazione, di funzione e di singolo campo; possibilità di configurare per profilo utente la visibilità e/o l obbligatorietà dei dati fino al livello di singolo campo. b) Elevata performance Particolare attenzione è stata posta sul tema delle performance: per le elaborazioni massive abbiamo utilizzato tecniche avanzate con impiego della RAM. Le procedure sono state ottimizzate per ridurre al minimo i tempi di elaborazione. Il sistema dispone di un modulo per lo scheduling delle procedure e per definire le fasce orarie autorizzate nell arco dei giorni della settimana per le diverse procedure; per i dialoghi on-line i tempi di risposta sono molto buoni grazie all ottimizzazione delle query e alla tecnologia FULL AJAX (il server non trasferisce l intera pagina ma solo la porzione di dati modificata). c) Elevate caratteristiche di sicurezza e profilazione Per quanto riguarda la sicurezza e la profilazione utenti il sistema è dotato di un modulo molto potente e flessibile: l autenticazione può essere basata sia su utente e password e anche sulla base dell Active Directory. Il modulo è predisposto per essere integrato con altri sistemi di autenticazione di proprietà del Cliente; la profilazione funzionale dell utente consente di fornire le autorizzazioni autorizzazione a voci di menù, funzioni, pannelli (fino al campo elementare se necessario) sulla base del profilo di appartenenza dell utente. Pagina 20 di 20

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