Azienda in America Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA parte 4

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1 Tutti i documenti digitali di questo corso (PDF, MP3, QuickTime, MPEG, eccetera) sono firmati con firma digitale e marcatura temporale ufficiali e sono di proprietà dell'autore. Qualsiasi tentativo di copia o duplicazione anche parziale sarà perseguito legalmente. Azienda in America Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA parte 4 Nella scorsa lezione abbiamo visto i documenti che sono indispensabili per gestire una società negli Stati Uniti e abbiamo concluso parlando di Cash Flow Statement, quel componente dei bilanci aziendali che ci dice in che misura l azienda sta generando contante durante la sua attività. Il Cash Flow Statement viene spesso omesso dai Financial Statements perché non è obbligatorio, ma può essere considerato il più importante di tutti perché mostra rapidamente se l azienda dispone di cassa a sufficienza per operare. In mancanza di contante per pagare i fornitori, le bollette e il personale, l azienda si ferma e perciò il controllo del contante è l elemento più importante per un imprenditore, che sia negli Stati Uniti oppure in qualsiasi altro posto. Proprio perché il controllo della cassa è fondamentale, negli Stati Uniti esistono due tipi diversi di contabilità che possono essere utilizzati per gestire una società. Il primo di questi metodi si chiama Cash Basis Accounting (in italiano potrebbe essere tradotto come contabilità per cassa) abbreviato anche in Cash Accounting. E il tipo di contabilità più usato negli Stati Uniti e anche il più semplice, ed è consigliabile per qualsiasi nuova società. Con il sistema del Cash Basis Accounting, le entrate vengono registrate nel momento in cui avvengono e le spese vengono registrate nel momento in cui avvengono. Assomiglia moltissimo alla gestione del proprio conto corrente personale. Quando versiamo del denaro, il saldo aumenta immediatamente Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 1/9

2 esattamente del valore che abbiamo versato. Quando facciamo un prelievo oppure spendiamo del denaro in un negozio, il saldo diminuisce immediatamente del valore che abbiamo tolto. Diventa quindi semplice controllare quello che entra ed esce dai conti della società, avendo sempre un controllo preciso di quel che rimane in cassa. Questo tipo di contabilità è particolarmente indicato per le aziende che hanno un ciclo di produzione e vendita abbastanza veloce. Prendiamo ad esempio un negozio di frutta e verdura. Acquisterà la frutta e la verdura fresca al mercato all ingrosso e la venderà nel corso della settimana ai propri clienti. Ogni volta che compera la merce, il saldo del conto aziendale diminuirà, per poi aumentare ogni volta che il negozio effettua una vendita. Poiché questo tipo di merce deperisce in fretta, il negozio non avrà grandi scorte e venderà tutta la merce in tempi brevi. L affitto del negozio e le varie bollette verranno pagati ogni mese e lo stipendio del personale verrà pagato una volta al mese oppure una volta alla settimana, com è abbastanza comune negli Stati Uniti. Il contante entrerà ed uscirà rapidamente e perciò una contabilità basata sul flusso di contante permetterà di mantenere un controllo preciso e completo del negozio. Un altro esempio che si adatta molto bene a un Cash Basis Accounting è un ufficio di consulenza. Qui non abbiamo merce da acquistare e rivendere, ma vengono offerti semplicemente servizi. I costi principali sono quelli del personale con la relativa formazione, della pubblicità, degli strumenti necessari a fornire il servizio, ad esempio computer e automobili, e dell affitto dei locali in cui si trova l azienda. Solitamente i servizi vengono pagati in anticipo oppure nel corso della fornitura e non ci sono ritardi nel flusso di cassa. Un terzo esempio di azienda che si adatta al Cash Basis Accounting è una società commerciale che venda prodotti realizzati da terzi e venga pagata a commissione. Anche qui non c è merce da tenere in magazzino e i costi principali sono quelli del Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 2/9

3 personale, dell ufficio e della pubblicità. L azienda paga immediatamente il personale e le spese generali (affitto, bollette, eccetera) con le commissioni incassate dalle vendite. Un quarto esempio di società che si presta a una gestione di tipo Cash Basis Accounting è un ristorante. In questo caso gli ingredienti per le pietanze vengono acquistati quasi quotidianamente e vengono immediatamente consumati per servire la clientela che paga in contanti al termine della consumazione. Se il flusso di cassa è veloce, il sistema del Cash Basis Accounting è sufficiente per offrire un quadro completo delle attività della società. Tuttavia perde la sua efficacia quando il tempo che passa tra le spese sostenute e gli incassi derivati da tali spese diventa molto lungo. Facciamo l esempio di un impresa edile. Tra il giorno in cui viene cominciato un progetto e il giorno in cui si completa la vendita dell immobile possono passare anni. L impresa dovrà innanzi tutto acquistare un terreno che sia edificabile, dopo di che dovrà preparare un progetto da sottoporre alla banca che finanzierà la costruzione e all ufficio tecnico del comune che dovrà approvarlo. Una volta ottenuta l approvazione, dovrà acquistare il materiale, assumere una squadra di operai e cominciare la costruzione che durerà diversi mesi. Al termine della costruzione, l impresa dovrà ottenere il permesso di vendere la casa al pubblico e quindi dovrà mettere in vendita l immobile nell attesa di trovare un acquirente che sia interessato. L acquirente, a sua volta, nella maggior parte dei casi dovrà chiedere un mutuo per acquistare la casa e solo dopo aver avuto il consenso della propria banca potrà procedere all acquisto. Se l impresa utilizzasse una contabilità di tipo Cash Basis Accounting, non avrebbe un quadro reale della propria attività. Infatti ci sarebbero lunghi periodi in cui avrebbe solo spese che aumentano in continuazione e poi, improvvisamente, avrebbe un picco di incassi nel momento di vendere gli immobili. Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 3/9

4 Il Cash Basis Accounting ha quindi lo svantaggio di non dare un quadro completo, perché mancano i pagamenti e le spese che sono attese nel futuro, ma è semplice, e quindi molto popolare soprattutto per le aziende piccole. Un sistema contabile alternativo che si può utilizzare negli Stati Uniti è l Accrual Basis Accounting o più semplicemente Accrual Accounting. In inglese la parola accrual significa accumulo e questo tipo di contabilità permette in effetti di accumulare spese e incassi che non sono ancora avvenuti, ma che si sa che dovranno avvenire. Gli incassi, ad esempio, vengono registrati quando si emette la fattura di pagamento e non quando si incassa effettivamente il pagamento. Le spese vengono registrate quando l azienda sottoscrive un impegno a pagare una certa cifra, ad esempio emettendo un ordine per la fornitura di materiale, non quando paga effettivamente il materiale fornito. In tal modo si mantiene un quadro più ampio delle attività dell azienda, che tiene conto anche di quel che dovrà accadere in futuro e che quindi permette di avere una gestione più efficace delle società che hanno un ciclo di vendita molto lungo, come nel caso dell impresa edile che abbiamo visto prima. Solitamente la scelta del tipo di contabilità da utilizzare spetta al contabile oppure al commercialista. Esistono infatti casi nei quali è necessario presentare una dichiarazione dei redditi aziendale basandosi su una contabilità di tipo Accrual Accounting, e questo indipendentemente da quanto sia veloce il ciclo di vendita dell'azienda. I principali software contabili disponibili negli USA consentono tuttavia di usare entrambi i sistemi contemporaneamente e di produrre due copie dei Financial Statements, una basata sul Cash Basis Accounting e una basata sull Accrual Basis Accounting. Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 4/9

5 In tal modo si può tenere sotto controllo il flusso di cassa e al tempo stesso avere una vista d insieme dall andamento della società nel tempo. E il commercialista potrà scegliere il tipo di contabilità più idoneo per produrre la dichiarazione dei redditi senza dover far rifare il lavoro al contabile. Al fine di far funzionare la contabilità correttamente utilizzando entrambi i sistemi bisogna essere abbastanza precisi nel riportare tutte le spese e tutte le entrate e nel catalogarle correttamente. Tale compito diventa abbastanza semplice se tutte le spese e tutti gli incassi vengono fatti passare attraverso il conto corrente della società. In tal modo l estratto conto bancario fornirà già una traccia abbastanza precisa dei vari movimenti. Infatti un altro documento che tipicamente il vostro contabile preparerà periodicamente e che verrà allegato ai Financial Statements è il Bank Reconciliation Statement (ossia moduo di riconciliazione bancaria). Il Bank Reconciliation Statement è un analisi delle informazioni riportate sull'estratto conto bancario della società, confrontate con le registrazioni inserite nella contabilità aziendale. Poiché gli estratti conto della banca costituiscono un documento fiscale ufficiale, la procedura di Bank Reconciliation, ossia riconciliazione bancaria, permette di correggere eventuali errori od omissioni presenti nella contabilità aziendale, assicurandosi che corrisponda pienamente agli estratti conto. E chiaro che questa procedura diventa molto complessa nel caso in cui abbiate l abitudine di pagare in contanti per le spese della società e nel caso in cui mescoliate i vostri soldi personali con i soldi dell azienda. Dal punto di vista dell Internal Revenue Service, ossia l agenzia delle entrate statunitense, fa fede l'estratto conto, perciò se le informazioni riportate sull'estratto conto bancario non coincidono con i libri contabili allora i libri contabili vanno corretti e ciò avviene mediante la procedura di Bank Reconciliation che viene Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 5/9

6 normalmente eseguita dal contabile della società. Un altro termine comune è Invoice che potremmo tradurre con fattura. E di fatto una richiesta di pagamento a un cliente a cui si è fornito un servizio oppure si fornirà un servizio o un prodotto, nel caso di pagamento anticipato. La fattura non segue regole vincolanti come in Italia, quindi la numerazione è libera, il formato è libero e viene emessa unicamente per ricordare al cliente che deve pagare, l'importo che deve pagare e le modalità di pagamento. Benché non sia obbligatoria, è sempre bene emettere fattura ogni volta che si incassa denaro per la fornitura di un servizio oppure per la vendita di un prodotto, in tal modo il contabile avrà una traccia precisa della provenienza dei soldi che entrano nell azienda. La fattura non è naturalmente necessaria per le vendite eseguite al banco, come in un negozio, oppure per le consumazioni di un ristorante, visto che in entrambi i casi avrete uno scontrino di cassa. Anche in questo caso lo scontrino non è fiscale e non deve seguire un formato particolare. L emissione della fattura è superflua nei pagamenti che vengono incassati regolarmente a fronte di un contratto, come ad esempio il versamento dell affitto mensile da parte di un vostro inquilino. Potrete verificare di volta in volta con il vostro contabile oppure con il vostro commercialista quale sia la consuetudine in ciascun caso particolare. Passiamo ora al mondo delle tasse e troviamo il termine Tax Return che possiamo tradurre con dichiarazione dei redditi. E' la dichiarazione che qualsiasi azienda o individuo che abbia redditi tassabili presenta una volta all'anno al governo federale, nel qual caso si chiamerà Federal Tax Return, oppure allo Stato in cui risiede, nel qual caso si chiamerà State Tax Return. La Federal Tax Return è sempre dovuta, nel caso naturalmente ci siano redditi tassabili, mentre la State Tax Return è dovuta solo nel caso in cui sia richiesta dallo Stato in cui operate. Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 6/9

7 Le regole di tassazione delle attività aziendali cambiano molto da uno stato all altro e quindi dovrete verificare con il vostro commercialista. Un altra tassa con cui vi troverete a lavorare fin da subito è la cosiddetta Occupational Tax (tassa locale), detta anche Local Business Tax. Praticamente è una tassa da pagare alla città in cui la società svolge la propria attività primaria. Non sempre questa tassa va pagata alla città, quindi chiariamo un paio di termini. Il primo è Municipality (municipalità) che indica il territorio assegnato a uno specifico comune. Nel caso in cui l'azienda si trovi in una Municipality deve quindi registrarsi presso le autorità comunali e pagare la Local Business Tax in municipio quindi alla città. Il secondo termine è contea o County che indica una divisione amministrativa dello Stato che ha indipendenza amministrativa e fiscale sul proprio territorio. La contea ha dimensioni paragonabili un provincia italiana, ma dispone di autonomie che sono paragonabili o maggiori rispetto a quelle di una regione. La contea incassa tutte le tasse immobiliari del proprio territorio e le usa per pagare i servizi di base locali come la polizia, i vigili del fuoco, le scuole, gli ospedali e le strade della contea, ci sono naturalmente anche strade statali gestite direttamente dallo Stato. La contea quindi è proprietaria di tutto il territorio contenuto nei propri confini, ma può tuttavia assegnarne una porzione a una specifica Municipality nel qual caso il territorio diventa di competenza di quel particolare comune. Se il territorio non è assegnato, si parla di Un-Incorporated County, il che significa territorio non assegnato che rimane di proprietà della contea. Nel caso in cui l'azienda abbia sede in tale territorio, dovrà rivolgersi direttamente alle autorità della contea per chiedere i vari permessi e pagare le tasse locali. Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 7/9

8 Un altro termine importante da conoscere è Form W9 (modulo W9) o più semplicemente W9. Si tratta di un modulo di certificazione fiscale con cui un privato oppure una società comunica il proprio codice fiscale a terzi nel caso in cui debba ricevere un pagamento. Nel caso in cui abbiate fornitori oppure consulenti che lavorano per la vostra società, dovreste farvi rilasciare un W9 compilato e firmato da ciascuno di loro e tenerlo nei vostri archivi. Alla fine dell anno rilascerete ad alcuni di loro (solo singoli individui e studi legali) un attestato che dichiara quanto avete pagato e una copia dello stesso attestato verrà spedita all IRS. Tale attestato prende il nome di Form 1099 e riporta la cifra pagata e il codice fiscale della persona oppure dell azienda a cui è stata pagata. Nel caso in cui il codice fiscale della persona o dell azienda fossero sbagliati, l IRS non può naturalmente verificare in modo incrociato le informazioni ricevute da voi e da chi ha ricevuto il vostro pagamento. Di conseguenza potrebbe prendersela con voi nel caso in cui non disponeste di un W9 compilato e firmato dalla persona. Infatti, compilando il W9 la persona oppure l azienda che riceve un pagamento da voi certifica la correttezza del proprio codice fiscale e diventa quindi responsabile per qualsiasi errore o alterazione presente al suo interno e voi siete liberi da qualsiasi contestazione. Nel momento in cui scriviamo non è necessario rilasciare un modulo 1099 nel caso in cui i pagamenti versati nel corso dell'anno alla persona non superino i 600 dollari. E comunque importante verificare questa informazione periodicamente con il vostro commercialista perché potrebbe cambiare. Non dovete nemmeno rilasciare un Form 1099 nel caso in cui abbiate pagato un azienda a meno che si tratti di uno studio legale. E bene raccogliere i W9 nel corso dell anno, a mano a mano che inviate pagamenti ai vostri fornitori e collaboratori esterni, in tal modo non dovrete rincorrerli alla fine dell anno con il rischio che non vi mandino il documento. Quando le persone o le aziende devono ricevere un pagamento sono sempre più disponibili a collaborare Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 8/9

9 e a fornire la documentazione che vi serve. Una volta raccolti i W9, segnalateli al vostro contabile in modo che tenga traccia di quali Form 1099 devono essere emessi alla fine anno. I termini visti in queste lezioni sono ricorrenti e vi capiterà di usarli regolarmente fin dal primo anno di attività della vostra azienda. E bene conoscerli fin dall inizio in modo da poter gestire la stragrande maggioranza di conversazioni che potrete avere con il vostro avvocato, con il vostro commercialista, con il vostro contabile o anche con le autorità dello Stato con cui abbiate a che fare in ragione del vostro lavoro. Roberto Mazzoni Questa pubblicazione ha l obiettivo di fornire informazioni accurate e autorevoli sull argomento trattato basandosi sulle informazioni disponibili al momento della pubblicazione. Gli esempi forniti hanno uno scopo unicamente illustrativo e la pubblicazione viene distribuita con l intesa che né l editore né l autore sono impegnati nel fornire servizi legali, contabili, fiscali o qualsiasi altro tipo di servizio professionale e non si assumono alcuna responsabilità sull uso che ne verrà fatto. Se vi serve assistenza legale, fiscale o qualsiasi altro tipo di assistenza da parte di un esperto, dovrete procurarvi i servizi di un professionista competente. Qualsiasi consiglio di natura fiscale incluso in questa pubblicazione scritta oppure elettronica (incluso qualsiasi file video oppure audio che vi sia collegato) non è stato creato con l intenzione di essere usato, e non può essere usato dal contribuente, al fine di evitare qualsiasi tipo di sanzione che possa essere imposta sul contribuente da qualsiasi autorità o agenzia fiscale governativa. This publication is intended to provide accurate and authoritative information with regard to the subject matter covered based upon information available at the time of publication. Examples given are for illustrative purpose only and the publication is distributed with the understanding that neither the publisher nor the author is engaged in rendering legal, accounting, tax or other professional services and assume no liability whatsoever in connection with its use. If legal, tax or other expert assistance is required, the services of a competent professional should be sought. Any tax advice included in this written or electronic publication (including any video or audio files connected with it) was not intended or written to be used, and it cannot be used by the taxpayer, for the purpose of avoiding any penalties that may be imposed on the taxpayer by any governmental taxing authority or agency. Modulo 4 Lezione 4 Le parole chiave del business negli USA - parte 4 - Corso Azienda Pag. 9/9