Circolare Ministero dell Interno 20 dicembre 2002, n. 29

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1 Circolare Ministero dell Interno 20 dicembre 2002, n. 29 Ministero dell'interno Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali Direzione Centrale per i Servizi Demografici N /366 Roma, 20 dicembre AI PREFETTI DELLA REPUBBLICA LORO SEDI - AL COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI BOLZANO - AL COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI TRENTO - AL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE DELLA VALLE D'AOSTA AOSTA e, per conoscenza: - AL COMMISSARIO DELLO STATO PER LA REGIONE SICILIA PALERMO - AL RAPPRESENTANTE DEL GOVERNO PER LA REGIONE SARDEGNA CAGLIARI - AL GABINETTO DEL SIG. MINISTRO SEDE - ALLA DIREZIONE CENTRALE DEI SERVIZI ELETTORALI SEDE - ALLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI Dipartimento per la Funzione Pubblica Dipartimento per l'innovazione e le Tecnologie ROMA - AL MINISTRO PER GLI ITALIANI NEL MONDO C/O MINISTERO AFFARI ESTERI ROMA - AL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI D.G.I.E.P.M. - UFFICIO I ROMA - ALL'ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA Direzione Centrale Censimenti, Popolazione e Territorio Via Adolfo Ravà, l00ROMA - ALL'AGENZIA DELLE ENTRATE

2 Direzione Centrale Gestione Tributi Ufficio Archivio Anagrafico Via Mario Carucci, R O M A - ALL'ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEI COMUNI D'ITALIA Via dei Prefetti, ROMA - ALL'ASSOCIAZIONE NAZIONALE UFFICIALI DI STATO CIVILE E DI ANAGRAFE Via dei Mille, 35 E/F CASTEL SAN PIETRO TERME (BO) ALLA DeA - DEMOGRAFICI ASSOCIATI c/o Amministrazione comunale di Cascina Viale Comaschi, CASCINA (PI) CIRCOLARE TELEGRAFICA N. 29/2002 OGGETTO: Indicazioni sugli aggiornamenti funzionali della procedura "ANAG-AIRE" per la trasmissione telematica dei dati via Web-mail. Di seguito alla circolare n. 22 del 14 ottobre u.s., si informa che questo Ministero trasmetterà, entro il 31 gennaio 2003, a codesti Uffici Territoriali del Governo il seguente materiale informatico, che dovrà essere consegnato personalmente e immediatamente a tutti i Sigg.ri Sindaci o a persone dagli stessi delegate, comunicando via a questo Ministero la data di avvenuta consegna: a. CD contenente il pacchetto software "backbone-aire" per la certificazione della postazione Aire abilitata alla gestione e all'invio dei dati via "web-mail" al CED elettorale. b. CD contenente gli aggiornamenti software della procedura Anag-Aire. Nel raccomandare la massima celerità nella consegna ai Comuni del predetto materiale, si prega di voler loro fornire tempestivamente le informazioni e le disposizioni di seguito riportate. 1) Ulteriori precisazioni e chiarimenti sull'utilizzo della procedura "ANAG-AIRE" da parte dei Comuni che non dispongono di un proprio sistema informatizzato per la gestione dell'aire l.a) Allineamento dei dati contenuti nell'aire centrale con quelli degli schedari consolari. Il 2 dicembre u.s. questo Ministero ha dato avvio al previsto confronto tra i dati contenuti negli schedari consolari e quelli memorizzati nell'aire centrale, aggiornata a seguito della ricezione dei supporti informatici (ottenuti con la funzione di esportazione della procedura Anag-Aire) trasmessi

3 dai Comuni in conformità delle indicazioni fornite con circolari nn. 13 e 22/2002. Tutti i supporti pervenuti dopo il 30 novembre 2002 non sono stati presi in considerazione. Al termine delle predette operazioni di confronto, verrà costituito l'elenco unico degli Italiani residenti all'estero di cui all'art. 5 della legge 459/2001, inserendovi le posizioni che risulteranno allineate (alle quali saranno associati gli indirizzi presenti negli schedari consolari), nonché le posizioni non allineate contenute nell'aire centrale. 1.b) Continuità della gestione locale delle anagrafi Aire. I Comuni non dovranno più inviare i loro dati su supporto informatico, ma dovranno continuare localmente ad aggiornare l'archivio della procedura Anag-Aire con i dati della modulistica CONS o similare fatta pervenire dagli Uffici Consolari o comunque con le variazioni ritenute necessarie, operando con l'attuale versione "2.2.0" della procedura stessa presente sul sito Internet del Ministero "cedweb.mininterno.it:8089". Circa le modalità di attribuzione e validazione dei codici fiscali degli italiani residenti all'estero si precisa che nel mese di marzo 2003, dopo il secondo aggiornamento dell'aire centrale effettuato per via telematica, la stessa verrà trasmessa a cura di questo Ministero all'agenzia delle Entrate per la validazione dei codici fiscali attribuiti a suo tempo agli interessati. Le posizioni che risultassero disallineate per quanto attiene all'indicazione delle generalità, dovranno essere verificate dai comuni di rispettiva iscrizione con le modalità che saranno concordate e comunicate dopo aver verificato la consistenza dei casi di disallineamento. Per quanto attiene all'attribuzione ex novo dei codici fiscali, che al momento è effettuata dai consolati con una procedura appositamente realizzata dall'agenzia delle Entrate, considerato che potrebbero verificarsi errori derivanti dalla circostanza che competenti alla certificazione della esatta indicazione dei nomi e cognomi sono unicamente gli ufficiali dello stato civile dei comuni che trascrivono gli atti di nascita in conformità della legge italiana, si è concordato quanto segue: a. per i nuovi nati, i Comuni, una volta trascritti i rispettivi atti di nascita e modificati eventualmente i cognomi come prescritto dall'ordinamento vigente, procederanno all'iscrizione nell'aire comunicando contestualmente i dati all'agenzia delle Entrate per la attribuzione dei codici fiscali; b. ugualmente si procederà per le persone adulte che acquisiscono la cittadinanza italiana e i cui atti di nascita vengono trascritti in Italia, comportando in taluni casi la modifica del cognome (cittadine straniere coniugate con cittadini italiani di cui hanno assunto il cognome e che, una volta acquisita la cittadinanza, debbono essere iscritte con il cognome di nascita); c. per i cittadini adulti a cui non sia stato mai assegnato il codice fiscale, lo stesso può essere loro attribuito dai consolati, su richiesta o d'ufficio ai fini del popolamento dell'indice nazionale delle anagrafi, previa verifica presso il comune di iscrizione AIRE dell'esattezza dei dati anagrafici. l.c) Invio del pacchetto "backbone-aire" e degli aggiornamenti della procedura ANAG- AIRE per la trasmissione telematica dei dati Aire via "web-mail". Entro il 28 febbraio 2003, i Comuni dovranno trasmettere i loro dati Aire al CED elettorale via webmail.

4 Per consentire la trasmissione dei dati con tale modalità, questo Ministero trasmetterà, tramite gli Uffici Territoriali del Governo, come più sopra specificato, il seguente materiale informatico, che dovrà essere consegnato immediatamente dai Sigg.ri Sindaci ai responsabili della gestione dell'aire: a. CD contenente il pacchetto software "backbone-aire" per la certificazione della postazione Aire abilitata alla gestione e all'invio dei dati via "web-mail" al CED elettorale; il software dovrà essere installato sulla detta postazione, che dovrà corrispondere ad una delle risorse hardware già indicate nella circolare n. 22/2002 ed essere collegata ad Internet, inserendo nella maschera di registrazione, e solo per il primo collegamento con il CED, alcune necessarie informazioni riportate in una nota riservata inclusa nello stesso plico, nel quale sarà anche allegata una apposita documentazione esplicativa. b. CD contenente gli aggiornamenti software della procedura Anag-Aire - versione n che, previa installazione sulla postazione Aire certificata con il backbone-aire, permetterà l'invio telematico dei dati via web-mail per l'aggiornamento dell'aire centrale e quindi dell'elenco unico degli italiani residenti all'estero. Nello stesso CD sarà contenuto, inoltre, il programma per permettere l'aggiornamento delle varie tabelle di codifica di alcuni campi previsti dalla procedura Anag-Aire. Il CD sarà accompagnato da una apposita nota esplicativa. Al fine di monitorare le postazioni Aire che saranno utilizzate, i Comuni, nei tempi più immediati, dovranno collegarsi alla pagina Internet secondo le modalità di cui all'unito allegato. l.d) Trasmissione dati Aire al CED elettorale con apposita funzionalità della procedura Anag-Aire via web-mail: I Comuni, entro il 28 febbraio 2003, dopo aver installato sulla "postazione Aire" i software di cui al punto l.c), dovranno inviare le loro anagrafi Aire nel frattempo aggiornate che serviranno ad implementare l'aire Centrale nonché l'elenco unico previsto dalla L. 459/2001. Gli invii dei dati dovranno essere in seguito frequentemente riproposti per il più continuo aggiornamento dei suddetti archivi elettronici centrali, ed, in particolare, dell'elenco unico da cui sarà estrapolato l'elenco degli elettori italiani residenti all'estero in occasione dello svolgimento di referendum e di elezioni politiche. l.e) Consultazione dei dati Aire via Internet Dal 15 febbraio 2003, i Comuni potranno collegarsi all'aire Centrale per consultare via Internet i dati della propria anagrafe Aire, mediante accesso alla nuova procedura centrale " E-Aire"; il collegamento e la consultazione dovranno essere effettuati dalla postazione Aire certificata con il pacchetto software "backbone Aire". Con tale modalità operativa, i Comuni potranno consultare le risultanze del già citato allineamento dell'aire Centrale con gli schedari consolari, al fine di verificare le eventuali variazioni apportate centralmente, relative ai dati di residenza estera e del cognome del coniuge delle iscritte Aire, come da intese dei responsabili di questa Amministrazione con quelli del Ministero degli Affari Esteri. A1 riguardo, si ribadisce che i dati di residenza possono essere modificati solo a seguito della ricezione dei modelli Cons (o similari), acquisendo, in tal caso, anche la relativa data di aggiornamento riportata sulla detta modulistica.

5 Circa la nuova procedura "E-Aire", con successiva circolare corredata dalla necessaria documentazione, saranno forniti tutti gli elementi utili per il suo utilizzo. 2) Comuni meccanizzati che dispongono di un proprio sistema informatizzato per la gestione dell'aire 2. a) Utilizzo delle nuove modalità tecniche per l'invio dei dati al CED elettorale. I Comuni che dispongono di un proprio sistema informatizzato per la gestione dell'aire non devono più utilizzare il tracciato record sino ad oggi in uso per l'invio dei supporti informatici contenenti le proprie anagrafi Aire, ma dovranno utilizzare il nuovo tracciato record già trasmesso con la circolare n. 22 del 14 ottobre 2002 per creare il file "TXT" da inviare via web-mail al CED elettorale entro il 28 febbraio 2003, dopo aver acquisito le risultanze dell'allineamento Aire/schedari consolari (vedi punto 2.b). A1 riguardo, si precisa di seguito il contenuto di alcuni campi presenti nello stesso tracciato: - cognome coniuge - solo per iscritte Aire; - comune estremi nascita - si deve intendere "Comune di registrazione dell'atto di nascita"; - tipo elettore - da valorizzare con "1" per elettore e "2" per non elettore; - data di aggiornamento indirizzo - data di aggiornamento riportata sulla modulistica CONS o similare da valorizzare solo in caso di modifica dei dati di residenza estera; - progressivo access - al momento da non valorizzare; - flag di variazione (INS/CANC/MOD/) - al momento da non valorizzare; - codici errori per scarti - da non valorizzare; - motivazione non elettore - da valorizzare con "0" per altri motivi, "1" per fallimento, "2" per misure di prevenzione, "3" per misure di sicurezza e "4" per interdizione dai pubblici uffici. Si ribadisce, inoltre, che sono obbligatori i campi relativi a "cognome, nome, data di nascita, comune (codice) o territorio estero di nascita (codice), luogo di nascita (nel caso di territorio estero di nascita), sesso, data di iscrizione Aire, codici motivo iscrizione aire e individuazione comune di iscrizione Aire, comune di iscrizione Aire (codice),codice iscrizione Aire, codice famiglia Aire e dati di residenza all'estero (codice territorio estero, codice consolato, località e indirizzo); al fine di poter comunicare con gli iscritti Aire, è importante acquisire anche i campi "cognome coniuge per le iscritte Aire, cap e n. civico". Circa le codifiche di detti campi, si precisa che quelli di Comuni, Territori e Uffici Consolari sono rispettivamente dell'istat, del Ministero Interno e del Ministero degli Affari Esteri. Per l'invio al CED elettorale del file TXT via web-mail sarà necessario, come già specificato nel punto l.c), installare su una postazione dedicata all'aire il pacchetto software "backbone-aire", per la certificazione della stessa, nonché la procedura Anag-Aire, che, come già detto, saranno entrambi trasmessi entro il 31 gennaio 2003; per ogni singola trasmissione dei dati si dovrà effettuare prima la creazione del file TXT degli stessi e poi 1'import e il controllo dei medesimi con la detta procedura ed infine, dopo eventuali modifiche ed aggiustamenti, l'invio al CED.

6 Gli invii dei dati dovranno essere frequentemente riproposti per l'aggiornamento dell'aire centrale e, come già accennato, per far fronte alle eventuali incombenze elettorali. Dalla stessa postazione Aire certificata, i Comuni potranno, dal 15 febbraio 2003, consultare direttamente via Internet la loro anagrafe sull'aire centrale, mediante accesso alla nuova procedura centrale" E-Aire", di cui, come già detto, sarà fornita apposita documentazione esplicativa. 2.b) Acquisizione entro i primi di febbraio 2003 delle risultanze dell'allineamento dei dati dell'aire Centrale con quelli degli schedari consolari. I Comuni, che nel frattempo continueranno a gestire la propria anagrafe Aire con il sistema informatico in uso, dovranno acquisire le risultanze dell'allineamento in parola, che saranno loro trasmesse entro i primi di febbraio 2003 dal CED elettorale, al fine di considerare per le posizioni allineate i dati di residenza all'estero ed il cognome del coniuge per le iscritte Aire forniti dagli Uffici Consolari sostituendoli a quelli presenti nel proprio sistema. 3) Precisazioni di carattere generale. Dal mese di febbraio 2003 saranno disponibili, sul sito Internet "cedweb.mininterno.it:8089": la procedura Anag-Aire, nella versione aggiornata n ; il software di installazione del back-bone Aire; le tabelle di codifica di taluni campi utilizzate dalla procedura Anag-Aire; il programma di caricamento di tali tabelle nella procedura Anag- Aire. Per i Comuni che intendono meccanizzarsi è assolutamente necessario darne comunicazione nei tempi più immediati all'indirizzo di posta elettronica del CED elettorale infoaire@cedelett.mininterno.it, rispettando le modalità tecniche di cui al punto 2.a. Nella gestione dei dati ed in particolare di quelli trasmessi dagli Uffici Consolari nelle cui competenze anagrafiche rientrano i territori e/o le località di residenza all'estero, occorre riferirsi ai soli Uffici di 1^ categoria, così come è stato sempre evidenziato con circolari ministeriali e con apposite pubblicazioni nel tempo inviate; a fronte quindi di modelli CONS o similari inviati da Uffici Consolari non di 1^ categoria, i Comuni dovranno restituire agli stessi il materiale ricevuto o segnalare la problematica al Ministero degli Affari Esteri (Direzione Generale per gli Italiani all'estero e le politiche Migratorie - Ufficio 1 ) e per conoscenza a questa Direzione. Per qualsiasi problematica tecnica concernente l'installazione e l'utilizzo dei pacchetti software di cui al punto l.c), nel ribadire gli indirizzi di posta elettronica già indicati con le circolari n.13 e 22, rispettivamente del 25 giugno e 14 ottobre 2002, si comunicano i nuovi numeri telefonici del CED elettorale " , e ", che smisteranno automaticamente la chiamata ad uno dei numeri disponibili; per problematiche di tipo amministrativo si confermano i numeri " e ". Con la ulteriore versione aggiornata della procedura Anag-Aire, che come già detto sarà trasmessa su CD entro il 31 gennaio 2003 sarà aggiornata la tabella Comuni con le codifiche originarie di quei Comuni che sono stati interessati al passaggio ad altre o a nuove province

7 (es. codifica del Comune di Lodi per la sua appartenenza prima alla provincia di Milano e poi a quella di Lodi). In relazione all'invio dei dati al CED elettorale via web-mail, si raccomanda di preferire le ore pomeridiane per un miglior funzionamento del sistema. Si pregano le SS.LL. di voler provvedere tempestivamente alla trasmissione delle presenti disposizioni ai Sigg.ri Sindaci, annunciando loro la prossima consegna dei materiali informatici di cui al paragrafo l.c) e sollecitando coloro che non avessero ancora provveduto ad adeguare opportunamente le proprie strutture. Si sottolinea, al riguardo, la particolare delicatezza e rilevanza della questione, atteso che dalla sollecita revisione delle Aire comunali e dalla trasmissione nei tempi stabiliti dei dati all'aire centrale dipende la corretta attuazione della legge sul voto per corrispondenza degli italiani all'estero. Ringraziando sin d'ora per la consueta, fattiva collaborazione delle SS.LL., si resta in attesa di cortese cenno di assicurazione. IL DIRETTORE CENTRALE (Ciclosi) Ministero dell Interno DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI INTERNI E TERRITORIALI DIREZIONE CENTRALE DEI SERVIZI ELETTORALI SERVIZIO INFORMATICA ALLEGATO Documentazione per l'invio della configurazione del PC utilizzato per la gestione AIRE. Al fine del monitoraggio della postazione utilizzata per la gestione dell'aire eseguire i seguenti passi: collegarsi ad Internet alla pagina e cliccare sulla voce "Invio configurazione PC"; nella prima videata inserire: nel campo Utente: aire ; nel campo Password: aire.02 ; cliccare il tasto <INVIA> nella seconda videata inserire i campi "richiesti": codice ISTAT del comune (pppccc); nome del comune; telefono di riferimento; fax;

8 del comune; persona di riferimento; se la "postazione anagaire" ha un collegamento con internet (Si/No); processore del PC; RAM (quantità presente in Mb); cliccare il tasto <INVIA> a fondo pagina e attendere la maschera di conferma. N.B.: - per eventuali chiarimenti cliccare sul tasto <Aiuto>. per la soluzione di eventuali problematiche contattare i numeri telefonici: