TOURING HOME V Software Gestionale per strutture ricettive. TouringHome

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1 TOURING HOME V Software Gestionale per strutture ricettive TouringHome

2 S O F T W A R E G E S T I O N A L E T O U R I N G H O M E Guida di riferimento per l utente Datacom S.n.c. Largo della Fiera, Venturina (LI) Tel Fax

3 Sommario Introduzione 3 Installazione del software 4 Primo avvio del software 7 C A P I T O L O 2 Menu Internet 36 Internet > Gestione Modulo Internet 36 C A P I T O L O 1 L intefaccia utente 8 Personalizzare l interfaccia utente 9 Menu Strumenti 13 Impostazioni > Configurazione 13 Impostazioni generali 13 Impostazioni web 15 Pannello tariffe 15 CAPITOLO 3 Menu Report e Analisi 38 Stampa > Statistica prenot. Per periodo 38 Stampa > Statistica valore prenotazioni 38 Stampa > Elenco clienti per periodo fatt. 39 Report statistici 39 Grafici 42 Aspetto interfaccia grafica 17 Impostazione directory data 18 La gestione degli utenti 18 Gestione dei componenti aggiuntivi 19 Tabelle > Tipologie Locali 19 Tabelle > Categorie Proprietari 20 Tabelle > Caratteristiche Locali 21 Tabelle > Gestione Tipologie Pagamenti 22 Tabelle > Gestione Tipologie Documenti 23 Tabelle > Ubicazioni Articolo 24 Tabelle > Listini 24 La duplicazione dei listini 25 Nazioni e Provincie > Tabella Nazioni 27 Nazioni e Provincie > Tabella Provincie 27 Strumenti > Esportazione dati 28 Strumenti > Importazione dati 28 Strumenti > Esportazione/Importazione Dati 29 Strumenti > Backup e Ripristino 31 Gestire gli archivi di backup 32 Strumenti > Aggiornamento software 32 Strumenti > Aggiornamento database 33 Strumenti > Assistenza DATACOM 34 CAPITOLO 4 Menu Finestra 44 Finestra > Anagrafica proprietari 44 Finestra > Anagrafica Clienti 46 Anagrafica clienti: gruppi di appartenenza 48 Finestra > Anagrafica Fornitori 51 Finestra > Locali gruppo A/ Locali gruppo B 52 Finestra > Anagrafica Agenzie 58 La contabilità delle agenzie 60 Come si gestisce un agenzia? 63 Finestra > Anagrafica Articoli 66 Gestione delle spese telefoniche 68 Finestra > Gest.Pren > Schede prenotazioni 70 Gestire il cambio camera 77 Gestione dei dati ISTAT e Sc. Notifica 81 Cambio cliente 85 Stampa conferma prenotazione 85 Finestra > Gest.Pren > Nuova Prenotazione 86 Finestra > Gest.Pren > Presenze Correnti 87 Finestra > Gest.Pren > Elenco presenze 88 Finestra>Gest.Pren>Prenot. per periodo 89 Finestra>Gest.Pren>Caparre 89 Finestra > Periodi Opz.ti > Gestione Opzioni 89 i

4 Finestra > Periodi Opz.ti > Scadenze Opzioni 91 Finestra > Periodi Opz.ti > Nuova Opzione 91 Rilevamento ISTAT verifica dei dati 140 Gestione Documenti > Report doc. Emessi 141 C A P I T O L O 5 Menu Planning 93 Planning > Planning 93 C A P I T O L O 8 Altre funzionalità 142 L archivio delle prenotazioni 143 Inserire una prenotazione 94 Inserire un opzione 95 Funzionalità aggiuntive del planning 96 Ordinamento dei locali 100 C A P I T O L O 9 TouringHome LiveUpdate 145 Planning > Ricerca disponibilità 101 Planning > Visualizza Arrivi/Partenze 102 Planning > Prenotazioni per periodo 103 C A P I T O L O 1 0 Invio telematico schede PS 148 C A P I T O L O 6 Menu Contabilità 104 Contabilità > Gestione Costi 104 Contabilità > Gestione Ricavi 107 Contabilità > Scaden[ ] > Scadenze Attive 110 Generazione schede di notifica 149 Generazione del file telematico 150 Guida modulo trasmiss. Telematica 152 Log delle attività utenti 153 Stampa delle prenotazioni Touring-Live 154 Contabilità > Scaden[ ] > Scadenze Pass. 112 Contabilità > Flusso Entrate/Uscite 115 Contabilità > Chiusure Giorn. Cassa 117 La fatturazione degli acconti 118 C A P I T O L O 7 Menu Gestione Documenti 121 Gestione Documenti > Fatture Attive 121 Gestione Documenti > Ricevute Fiscali 121 Come gestire la fatturazione 121 Fatturare più prenot[ ] con un solo doc[ ] 128 Modificare un documento registrato 128 La fatturazione sezionale 129 Note di credito 130 Gestione Documenti > Offerte di Soggiorno132 Gestione Documenti > Altri Documenti 133 Gestione Documenti > Schede di notifica 134 Stampa registro pubblica sicurezza 136 Schede di notifica multiproprietario 136 Gestione Documenti > Rilevamento ISTAT 137 Rilevamento ISTAT multiproprietario 138 Rilevamento ISTAT tavole di spoglio 139

5 Introduzione Touring Home è il software gestionale indirizzato alle strutture ricettive che desiderano ottimizzare la propria gestione interna.. E stato sviluppato come applicazione desktop, questo significa, che a differenza di altri software simili non richiede una connessione permanente ad internet. Inoltre, la soluzione desktop ha reso possibile l'implementazione di funzionalità avanzate e garantisce una flessibilità totale che si riflette sul cliente con minori costi di gestione, maggiori potenzialità del prodotto ed un'elevata capacità di adattarsi alle nuove esigenze. L azienda produttrice Datacom nasce a Piombino (LI) nell'anno 1999 con il preciso obiettivo di soddisfare le crescenti esigenze tecniche, gestionali ed espressive delle aziende presenti sul proprio territorio. Operante prevalentemente nella provincia di Livorno, Datacom non tarda a farsi conoscere, all'interno di aziende ed enti pubblici, per la qualità del proprio operato e la serietà del proprio personale, anche in altre province toscane ed in altre regioni. Le attività di Datacom, rifinite ed amplificate durante questi anni, spaziano dalla progettazione e realizzazione di software alla progettazione di siti internet, applicazioni web avanzate, servizi di hosting, web marketing e molto altro. Datacom pur operando nell'ampiezza del settore informatico tende a stringere uno stretto rapporto di collaborazione con ogni cliente e partner fornendo nel contempo prodotti di elevato spessore. 3

6 Installazione del software I nstallare TouringHome è molto semplice, è sufficiente seguire i passaggi indicati dalla procedura guidata. Il programma di Setup si avvia automaticamente dopo l inserimento del Cd-Rom, se questo non dovesse accadere è possibile aprire il contenuto del Cd tramite Risorse del computer. Per avviare manualmente l installazione cliccare due volte sul file SETUP.EXE. TouringHome per poter essere installato richiede l installazione di altri componenti quali: Framework.NET 3.0 Crystal Report Runtime VS2008 La procedura di setup verifica la presenza dei componenti richiesti e se necessario visualizza la finestra di installazione per ogni componente non presente. Per completare l installazione è necessario accettare l installazione di ogni elemento. Se il sistema dispone di tutti i componenti necessari si aprirà la procedura guidata per l installazione del programma. 4

7 Step 1: Finestra di avvio Premere Avanti Step 2: Conferma installazione Premere Avanti 5

8 Step 3: Selezione percorso di installazione Scegliere il percorso di installazione di TouringHome. E possibile scegliere se installare il programma per tutti gli utenti o soltanto per l utente corrente. Si consiglia di selezionare l opzione Tutti gli utenti. Step 4: Conferma installazione Le opzioni di installazione sono state registrate, è possibile procedere con l installazione premendo su Avanti. Al termine dell installazione verrà visualizzato un messaggio di conferma. 6

9 Primo Avvio del Software A l primo avvio del software verrà richiesto di inserire il codice seriale del programma, se non disponete di tale codice potrete richiederne uno a Datacom S.n.c. o al vostro rivenditore di riferimento. Il programma mostrerà quindi la seguente maschera : E possibile inserire il codice seriale e cliccare sul pulsante Registra o cliccare sul pulsante Versione dimostrativa per attivare la versione demo limitata all inserimento di 10 prenotazioni. Il programma mostrerà una maschera per il primo inserimento della password di Amministratore. Successivamente per accedere al programma sarà necessario inserire questa password, pertanto è molto importante non dimenticarla. 7

10 Capitolo 1 L interfaccia utente L interfaccia utente è suddivisa in 4 aree principali: Barra dei Menù Barra degli strumenti Area di lavoro Barra di stato La barra dei Menù racchiude tutti i menù del programma, è sempre visibile e non può essere modificata. 8

11 Le barre degli strumenti racchiudono i comandi principali, consentono di accedere più rapidamente ai comandi utilizzati con maggiore frequenza. Per impostazione predefinita le barre degli strumenti sono 3 (il numero varia in base ai moduli installati), tuttavia l utente può modificare le barre degli strumenti, aggiungere comandi, creare barre personalizzate ecc. La barra di stato viene utilizzata dal programma per visualizzare messaggi di vario genere come ad esempio Anteprima di stampa in corso ecc ecc. L area di lavoro rappresenta la parte centrale dell interfaccia, viene utilizzata per aprire e gestire le varie finestre del programma. Personalizzare l interfaccia utente L interfaccia utente di TouringHome è completamente configurabile, è possibile modificare l aspetto grafico con relativa combinazione di colori, modificare il posizionamento delle barre degli strumenti, visualizzare o nascondere le barre degli strumenti predefinite. Per modificare l aspetto grafico utilizzare il menù Strumenti->Impostazioni- >Configurazione, selezionare quindi il pannello Aspetto interfaccia grafica. 9

12 E possibile selezionare uno stile dall elenco principale. Sempre tramite il pannello Aspetto interfaccia grafica è possibile attivare e disattivare la modalità Visualizzazione a schede, quest impostazione determina la modalità di visualizzazione delle maschere secondarie aperte all interno della finestra principale del programma. Attivando la visualizzazione a schede le finestre interne saranno sempre visibili in modalità massimizzata e navigabili tramite linguette disposte in alto. Esempio visualizzazione a schede Modificare le barre degli strumenti La nuova interfaccia utente di TouringHome permette all utente di personalizzare la configurazione delle barre degli strumenti. E possibile modificare la posizione degli elementi semplicemente trascinandoli nella posizione desiderata. Cliccando con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi dei menù si attiva il menù di contesto che permette di nascondere e visualizzare le barre degli strumenti e di accedere allo strumento di personalizzazione tramite il quale è possibile modificare il contenuto delle barre predefinite, creare nuove barre ecc ecc. 10

13 Menù di contesto per la gestione delle barre degli strumenti Personalizzare le barre degli strumenti Cliccando sul comando Personalizza sul menù di contesto associato alle barre dei menù si apre la finestra relativa allo strumento di configurazione: La finestra è suddivisa in 3 sezioni, Barre degli strumenti, Comandi e Opzioni. Nella sezione Barre degli strumenti vengono elencate le barre degli strumenti configurate, quelle predefinite e quelle definite dall utente. Nella sezione Comandi vengono raggruppati ed elencati tutti i comandi disponibili in TouringHome. Nella sezione Opzioni sono inserite le opzioni di configurazione generale come ad esempio la visualizzazione di icone grandi, la modalità di animazione dei menù ecc. 11

14 Creare una barra degli strumenti personalizzata Ogni utente può creare barre degli strumenti personalizzate, sono barre che vengono aggiunte alle barre predefinite ed al cui interno è possibile inserire i comandi personalizzati. Le barre personalizzate sono utili per creare un menù personalizzato che racchiude i comandi maggiormente utilizzati. Per creare una nuova barra degli strumenti è necessario: 1) Aprire la finestra di personalizzazione dei menù 2) Nella sezione Barre degli strumenti premere sul pulsante Nuovo 3) Assegnare il nome alla barra 4) La nuova barra viene aggiunta automaticamente all interfaccia utente, inizialmente sarà vuota. 5) Selezionare la sezione Comandi, da qui è possibile trascinare i comandi nella nuova barra. Con la stessa tecnica è possibile modificare anche le barre degli strumenti predefinite. 12

15 Menu Strumenti I l menu racchiude gli strumenti principali per la configurazione del programma, è possibile da qui gestire le tabelle, definire i parametri di configurazione generale, gestire il backup ed il ripristino dei dati, eseguire l aggiornamento del software. Strumenti > Impostazioni > Configurazione Pannello Impostazioni generali Impostazioni generali Da questa maschera è possibile settare i valori di default dell aliquota IVA 13

16 applicata ad ogni prenotazione e dell aliquota IVA sul valore della provvigione rilasciata all agenzia o al tour operator. E possibile anche settare il conteggio dei giorni di permanenza basato sulle notti (se la casella non è spuntata il software conteggierà i giorni di prenotazione anziché le notti) e se deve essere effettuato il controllo automatico dell integrità del piano tariffario (es. errori di sovrapposizione periodi). Il campo percentuale calcolo automatico caparra richiesta, se maggiore di zero, determina la valorizzazione automatica della caparra in fase di inserimento delle nuove prenotazioni/opzioni. Scadenza periodi opzionati La casella permette di specificare, in caso di prenotazione opzionata, quanti giorni prima la suddetta opzione deve considerarsi annullata. Colori planning Il sottoinsieme di comandi permette, eseguendo doppio click sul colore desiderato, di variare i colori che verranno visualizzati sul planning. Check automatico caparre da ricevere Se abilitato permette di visualizzare automaticamente all avvio del programma l elenco delle caparre da ricevere considerando il numero di giorni indicato. Se per esempio si imposta il numero di giorni a 7 e si attiva l abilitazione all avvio del programma vengono visualizzate le prenotazioni inserite da almeno 7 giorni che non hanno ancora il valore della caparra. Listino Permette di specificare il listino predefinito che verrà utilizzato dal programma in fase di calcolo delle tariffe. Impostazione directory dati Permette di specificare la cartella dalla quale il software recupera i dati. (Database, immagini, documenti, ecc.) Planning attiva filtro proprietario Se spuntato permette di visualizzare all interno del planning solamente i locali associati ad un determinato proprietario. Sezione contabilità Racchiude impostazioni specifiche per le funzionalità contabili/amministrative del programma. 14

17 Registra entrata su caparra ricevuta Se attivo, quando viene inserito l importo della caparra ricevuta all interno della scheda prenotazione, il programma genera un movimento automatico di entrata. Visualizzazione dettaglio pagamento caparra e saldo su fatture e ricevute Se attivo, all interno del corpo documento (fattura e ricevuta) relativo alla fatturazione delle prenotazioni, vengono visualizzato il dettaglio dei movimenti relativi alle caparre versate. IVA su provvigioni agenzia Definisce l aliquota IVA applicata alle provvigioni agenzia. 15

18 Parametri FTP Questa maschera permette di indicare i parametri per il collegamento al server remoto per l invio dei dati relativi alla gestione del modulo internet. I dati sono HOST : [indirizzo server remoto] - USERNAME : [nome utente] PASSWORD : [password utente] COMANDI DI ACCESSO [comandi ftp da eseguire dopo l autenticazione per consentire l accesso alla directory di pubblicazione (es. /httpdocs/data/] Ridimensionamento automatico immagini internet Il pannello consente di specificare le dimensioni massime e minime delle immagini che saranno inserite per ogni locale nel modulo internet. Nel caso in cui siano specificati i valori e venga inserita una immagine di dimensioni maggiori il programma la ridimensionerà automaticamente rispettando le dimensioni specificate.ooddddddddddooooooooooooooooooooo Nel caso in cui non si voglia definire un limite impostare i valori a 0. Pannello Tariffe Consente di indicare al software quale tipologia di conteggio tariffario utilizzare. Ricordiamo che per ogni periodo possiamo definire la tariffa giornaliera, settimanale, bisettimanale, trisettimanale, mensile, ogni tariffa può essere di tipo a pacchetto o giornaliera, è possibile inoltre indicare se una tariffa è dipendente o meno dal pax. Tipo 1 Le notti che eccedono rispetto alla tariffa applicata vengono calcolate in base al valore della tariffa giornaliera. Es.: Prenotazione di 9 notti, viene calcolata 1 Settimana ( ,00) + 2 notti a tariffa giornaliera (. 195,00 x 2 ) Tipo 2 Le notti che eccedono rispetto alla tariffa applicata vengono calcolate in base al valore della tariffa calcolata. Es.: Prenotazione di 9 notti, viene calcolata 1 Settimana ( ,00) + 2 notti a tariffa settimanale ( ( ,00 / 7) x 2 ) 16

19 Tipo 3 Il calcolo avviene sempre in base al numero delle notti, il valore di ogni notte viene calcolato in base al totale delle notti dell intera prenotazione. Es.: Prenotazione di 9 notti, vengono calcolate 9 notti a tariffa settimanale (( ,00 / 7) x 9 ) Prenotazione di 17 notti, vengono calcolate 17 notti a tariffa bisettimanale (( ,00 / 14) x 17 ) Prenotazione di 22 notti, vengono calcolate 22 notti a tariffa trisettimanale (( ,00 / 21) x 22 ) All interno di questo pannello troverete i pulsanti con altri esempi dettagliati. Listini per pax La casella di spunta Applica listini per pax se attivata permette di sfruttare la funzionalità di selezione automatica del listino in base al pax della prenotazione. Per utilizzare questo automatismo è necessario configurare i listini specificando per ognuno il pax associato. Supponiamo di creare i seguenti listini: Listino 1 Pax 1 Listino 2 Pax 2 Listino 3 Pax 3 Se si crea una nuova prenotazione, impostando il pax a 2, in automatico viene applicato il Listino 2. [Per ulteriori dettagli vedere il paragrafo Configurazione listini a pag.23] Pannello aspetto interfaccia grafica Permette di impostare lo stile grafico dell interfaccia ed il sistema di gestione delle finestre secondarie. 17

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21 Strumenti > Impostazioni > Reimposta directory data Con questo comando si indica al software di impostare la directory di lavoro sulla directory predefinita. Può essere utile nel caso in cui si fosse variata erroneamente tale directory o nel caso in cui non si ricordi l indirizzo di installazione del programma. Strumenti > Impostazioni > Imposta codice seriale Permette di modificare il codice seriale del programma, il comando viene utilizzato principalmente quando si passa da una versione dimostrativa ad una versione licenziata oppure nel passaggio da un tipo di licenza ad un altro. Strumenti > Impostazioni > Gestione utenti Apre la finestra di gestione degli utenti, da questo pannello è possibile creare nuovi utenti, modificare gli utenti esistenti oppure eliminare un utente. Gli utenti configurati possono accedere al programma utilizzando le proprie credenziali di accesso. Per creare un nuovo utente premere sul pulsante Nuovo utente in basso a destra, si aprirà la finestra per l inserimento dei dati. Per modificare o eliminare un utente selezionarlo nell elenco e premere il tasto destro del mouse, si attiverà un menù di contesto. 19

22 Strumenti > Impostazioni > Gestione componenti All interno di TouringHome vengono utilizzati alcuni strumenti di terze parti, come ad esempio i componenti per la creazione dei grafici. Per poter funzionare correttamente tali componenti devono essere installati sul sistema, generalmente tutti i componenti vengono installati automaticamente tramite il setup iniziale tuttavia è possibile che alcune volte vi siano degli errori o problemi nellla configurazione. Tramite questo menù è possibile gestire l installazione e/o la manutenzione dei componenti aggiuntivi. Se per esempio il programma non permette la creazione dei grafici è probabile che non sia installato il componente ChartFx, è possibile installare o reinstallare ChartFx cliccando su Gestione componenti-> Installa/Ripristina Chart Fx. Strumenti > Tabelle > Tipologie locali Strumenti > Tabelle > Categorie proprietari Tipologia locali Da questa maschera è possibile inserire / modificare / eliminare le tipologie dei locali che serviranno all interno dell anagrafica locali.dddddddddddddd Per inserire una nuova tipologia digitare il valore (es. App.to bilocale) nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma. 20

23 Per modificare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da modificare e selezionare Modifica, dopodiché digitare il nuovo valore nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma Per eliminare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da eliminare e selezionare Elimina. ATTENZIONE, eliminando una tipologia il software segnalerà che verranno eliminati anche tutti i locali di quella tipologia e le prenotazioni ad esso associate. Gestione aspetto per tipologia L aspetto di un locale determina il tipo di visualizzazione utilizzata all interno del planning. L aspetto può essere gestito locale per locale utilizzando l anagrafica locali, oppure per tipologia utilizzando il pulsante Gestione aspetto per tipologia. Si seleziona per prima cosa la tipologia da configurare, dopodichè si impostano i colori ed il tipo di visualizzazione. Cliccando su conferma le impostazioni vengono copiate su tutti i locali configurati. Categoria proprietari Da questa maschera è possibile inserire / modificare / eliminare le tipologie di proprietari impiegate all interno dell anagrafica proprietari.ffffffffffffffff 21

24 Per inserire una nuova tipologia digitare il valore (es. Società) nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da modificare e selezionare Modifica, dopodiché digitare il nuovo valore nel box sulla destra della maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per eliminare un valore cliccare con il tasto destro del mouse sul valore da eliminare e selezionare Elimina. Strumenti > Tabelle > Caratteristiche locali La maschera contiene tutte le caratteristiche che possono essere associate ad ogni singolo locale è possible inserire nuove caratteristiche, modificare ed eliminare le voci esistenti.ddddddddddddddddddddddddddddddddddddd Per inserire una nuova caratteristica è sufficiente digitare il testo nel box descrizione caratteristica e cliccare sul pulsante Conferma.dddddddddddddd Per modificare una caratteristica è necessario cliccare con il tasto destro del mouse sul testo da modificare e selezionare l opzione modifica caratteristica, dopodiché modificare il testo nella casella sottostante e cliccare sul tasto Conferma. Per eliminare una caratteristica è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla caratteristica da eliminare e selezionare l opzione Elimina. 22

25 Strumenti > Tabelle > Gestione tipologie pagamenti Questo pannello ha la funzione di parametrizzare le tipologie di pagamento, le quali sono selezionabili al momento della fatturazione, permettono al programma di calcolare automaticamente le scadenze ed inserirle automaticamente nello scadenzario. Per inserire una nuova tipologia di pagamento è sufficiente inserire il testo di descrizione nel box Descrizione, inserire nei box I rata, II rata, ecc il numero di giorni relativo alle scadenze dei pagamenti che saranno contrassegnati con questa tipologia e cliccare sul pulsante Salva. Per modificare una tipologia è necessario cliccare con il tasto destro del mouse sulla tipologia da modificare, selezionare l opzione Modifica e variare i parametri nel pannello Gestione Dati, dopodiché premere il pulsante Salva. Per eliminare una tipologia è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla tipologia da eliminare e selezionare l opzione Elimina. Quando si creano nuove fatture o ricevute fiscali è necessario inserire almeno una scadenza attiva, nel caso di pagamenti immediati è necessario inserire una scadenza con la stessa data di emissione del documento. Per automatizzare questa funzionalità è sufficiente creare o modificare la tipologia di pagamento impostando la prima rata a 0 (zero). 23

26 Strumenti > Tabelle > Gestione Tipologie Documenti Il software consente di impostare varie tipologie di documenti ed il relativo documento Master. Ad esempio ci potremmo trovare nella condizione di avere un regolamento generale da far firmare agli ospiti (master) ed un regolamento particolare per ogni Locale oppure altra documentazione di vario genere (documenti word, fogli excel ecc ecc). Per inserire una nuova tipologia di documento ed il relativo documento master è necessario apripre il menu Strumenti > Tabelle > Gestione Tipologie Documenti, dopodichè cliccare sul pulsante Inserisci nuova tipologia, inserire un codice, una descrizione e premere sul pulsante per selezionare il documento word, pdf, ecc da associare a questa tipologia. N.B. è possibile anche non associare il documento master alla tipologia. In questo caso la tipologia ha solo funzione di categoria, nel menù Gestione documenti->altri documenti il comando sarà disabilitato. Per aprire un documento Master, come mostra l immagine, è sufficiente selezionare il menu Gestione documenti > Altri Documenti, e selezionare il documento master il quale si aprirà con il programma predefinito. 24

27 Strumenti > Tabelle > Ubicazioni articolo La tabella permette di definire le possibili ubicazioni che potranno essere recuperate ed associate ad ogni articolo inserito dal menu Finestra > Anagrafica Articoli. Per riempire la tabella è sufficiente entrare nel menu Strumenti > Tabelle > Ubicazioni Articolo e scrivere all interno delle relative caselle in italiano ed in lingua, le varie ubicazioni possibili. Menu Listini > Configurazione Listini Questo menu consente la configurazione dei listini utilizzati durante la configurazione dei piani tariffari per ogni locale. E possibile creare più listini e quindi associare più piani tariffari per ogni locale per esempio listino base, listino agenzie, listino Web, Listino per uso camera doppia ecc ecc.dddddddddddddddddddddddd 25

28 Il software di default utilizza il listino Base, per settare nuovi listini è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo, dopodichè Scrivere una descrizione che individui il nuovo listino nell apposito campo, cliccare sul pulsante Salva. Listini per pax Per ogni listino è possibile associare il pax, questo valore viene utilizzato se l opzione Applica listini per pax, nel pannello di configurazione è attivato. Il valore Pax indica il numero di persone per il quale viene utilizzato un listino. Se si crea il listino pensione completa due persone, specificando il valore 2 per il campo Pax, in fase di creazione nuova prenotazione, se la prenotazione è di due persone, il programma applica automaticamente il listino appropriato, e così via. La duplicazione dei listini La duplicazione dei listini permette di copiare un listino su tutte le camere/locali configurate, in base alla tipologia assegnata alla camera. Si tratta quindi di un sistema di duplicazione per tipologia camera. Supponiamo di avere le seguenti tipologie: Camera singola Camera doppia Camera tripla Il servizio di duplicazione listini permette di configurare un listino per una camera singola, dopodichè copiarlo in tutte le altre camere singole. Senza quindi dover aprire camera per camere e copiare il listino singolarmente. Per accedere alla funzionalità di duplicazione listini cliccare sulla voce di menù Strumenti->Tabelle->Listini->Duplicazione listini 26

29 Si apre la seguente maschera: Il box Sorgente sulla sinistra indica la camera sorgente, ovvero da dove si desidera copiare i listini. Il box Destinazione permette invece di specificare la categoria sulla quale copiare il listino sorgente. Esempio: Supponiamo di avere la camera A1 con tutti i listini correttamente configurati, a questo punto si vuole duplicare questi listini su tutte le altre camere della stessa tipologia. Nel box Sorgente, tramite F2, si seleziona la camera A1 ed il listino da duplicare, nel box di Destinazione si seleziona la categoria di destinazione, Camere per esempio, ed il listino di destinazione (generalmente è lo stesso listino selezionato nel box sorgente, quindi si preme su Duplica listino. Il listino viene duplicato su tutti i locali appartenenti alla categoria Camere. Questa procedura si ripete per tutti i listini da duplicare. 27

30 Strumenti > Nazioni e Provincie Tabella Nazioni La tabella nazioni permette la gestione dell elenco Nazioni utilizzate principalmente per la compilazione del modello ISTAT C59 e per la gestione delle statistiche interne. Per inserire una nuova nazione all elenco è sufficiente scorrere l elenco fino all ultimo record e scrivere nella casella vuota il nome della nazione da inserire, dopodiché si può chiudere la maschera. Per eliminare una nazione dall elenco è sufficiente cliccare sul rettangolo grigio alla sinistra della nazione da eliminare e premere il tasto Canc sulla tastiera. Tabella Province La tabella province così come la tabella Nazioni permette la gestione dell elenco Province utilizzate per la compilazione del modello ISTAT C59 e per la gestione delle statistiche interne. Per inserire una nuova provincia all elenco è sufficiente scorrere l elenco fino all ultimo record e scrivere nella casella vuota il nome della provincia da inserire, dopodiché si può chiudere la maschera. Per eliminare una provincia dall elenco è sufficiente cliccare sul rettangolo grigio alla sinistra della provincia da eliminare e premere il tasto Canc sulla tastiera. 28

31 Strumenti > Eportazione dati Racchiude i comandi per esportare i dati di TouringHome. I comandi disponibili sono: Esportazione Fatture e Ricevute Consente di estrarre tutte le fatture e le ricevute emesse ed inserirle all interno di un file Microsoft Access. Esportazione Anagrafiche Consente di estrarre l archivio dell anagrafica clienti in formato Microsoft Excel Strumenti > Importazione dati Permette di eseguire lo strumento XML Importer per la gestione dell importazione dati all interno di TouringHome. XML Importer è uno strumento avanzato per l importazione dei dati, permette di importare anagrafiche, prenotazioni ed altri dati da sorgenti XML. E uno strumento utilizzato da utenti esperti o sviluppatori, si rimanda pertanto alla documentazione specifica. 29

32 Strumenti > Gestione importazione/esportazione dati Lo strumento consente di salvare separatamente o di eliminare dal programma le prenotazioni segnalate come Sospese all interno della scheda prenotazione. Lo strumento consente inoltre il ripristino dei dati che sono stati salvati tramite il processo di esportazione. Esportazione dati All apertura di questa maschera il programma visualizza l elenco delle prenotazioni segnalate come Sospese. Le prenotazioni possono essere Salvate cliccando sul pulsante Salva esportazione, il programma chiederà di selezionare la destinazione del salvataggio e il nome del file (consigliamo di salvare le esportazioni su un supporto rimovibile come una chiave USB o un disco esterno). Dopodichè si potranno eliminare dal programma cliccando sul tasto Elimina prenotazioni. Importazione dati Il processo di importazione consente di reimportare nel programma le prenotazioni precedentemente esportate ed eliminate. Sarà sufficiente cliccare sul tasto Apri File, selezionare il file con estensione.theexport precedentemente esportato, cliccare su Apri, e cliccare su Importa Dati per ripristinare le prenotazioni, le prenotazioni vengono reimportate come prenotazioni sospese. 30

33 All interno del file di esportazione vengono esporati tutti i dati delle prenotazioni ovvero: - Anagrafica prenotazione - Suddivisione delle camere - Tariffe applicate - Servizi aggiuntivi - Extra - Dati ISTAT 31

34 Strumenti > Backup e Ripristino Il sistema di backup consente di creare una copia di tutti i dati archiviati o di eseguire il rispristino di un backup precedente. I Backup vengono eseguiti utilizzando il formato.archive proprietario Datacom. Per eseguire il backup cliccare sul pulsante Esegui il backup e specificare il percorso dove salvare il file archive. Prima di eseguire il backup è necessario chiudere tutte le finestre attive del programma. Nelle installazioni di rete tutti i client devono chiudere il programma. Per ripristinare i dati di un salvataggio è sufficiente cliccare sul pulsante Ripristino dati ed indicare al programma il file di backup da ripristinare. Il ripristino dei dati è un operazione potenzialmente pericolosa, tutti i dati correnti vengono infatti sovrascritti dal contenuto del file di backup selezionato. Prima di eseguire il ripristino dei dati si consiglia di eseguire un nuovo backup. Prima di eseguire il ripristino è necessario chiudere tutte le finestre attive del programma. Nelle installazioni di rete tutti i client devono chiudere il programma. 32

35 La gestione degli archivi di backup Gli archivi di backup possono essere gestiti, è possibile aprire un archivio, esplorare il contenuto ed eventualmente ripristinare i singoli file o le singole directory. Per aprire un archivio premere sul pulsante Apri archivio, selezionare quindi il file archive. Tramite la finestra Gestione archivio di backup è possibile navigare tra i file e le directory presenti all interno, su ogni elemento è possibile cliccare con il tasto destro del mouse ed eseguire il comando Estrai In. Il comando permette di estrarre l elemento selezionato all interno di una posizione specifica che sarà richiesta in fase di estrazione. Strumenti > Aggiornamento software Il servizio di aggiornamento software permette di collegarsi al server Datacom per verificare se esistono aggiornamenti da scaricare (nuove versioni, patch, documentazione ecc). Il programma di aggiornamento è rappresentato da una procedura guidata, è sufficiente quindi seguire i passaggi a video. Per i dettagli sul funzionamento del sistema di aggiornamento fare riferimento al Capitolo 9. 33

36 Strumenti > Aggiornamento database Durante i vari aggiornamenti del software la struttura dei dati può cambiare. generalmente l aggiornamento database viene richiamato automaticamente dopo ogni aggiornamento, tuttavia è possibile procedere manualmente. Cliccando sul comando si apre la seguente finestra: Nella casella Percorso directory dati è necessario specificare il percorso sul computer locale (o server di rete in caso di installazioni in rete) contenente gli archivi. All apertura della finestra vengono lette le impostazioni del programma quindi generalmente non è necessario modificare il percorso della directory dati. Per avviare l aggiornamento dati premere su AGGIORNAMENTO. L aggiornamento dati è un processo cumulativo, è possibile ripetere più volte la procedura, verranno comunque applicati soltanto gli aggiornamenti necessari. In base alla configurazione del sistema ed alla presenza di alcuni programmi aperti è possibile al termine dell aggiornamento database visualizzare il seguente messaggio di errore: 34

37 Impossibile completare l aggiornamento del database, il database è aperto in modo esclusivo dall utente. In tal caso è necessario ripetere il processo di aggiornamento, fino a che non viene visualizzato il messaggio Aggiornamento completato. Strumenti > Assistenza DATACOM La finestra di assistenza permette di comunicare in modo diretto con DATACOM, è possibile richiedere assistenza sul prodotto, sia di tipo tecnico che operativo, inviare comunicazioni, suggerimenti e quant altro. Cliccando su Assistenza DATACOM si aprirà la finestra principale del centro assistenza: La finestra è composta da 3 sezioni: - Informazioni principali 35

38 - Informazioni aggiuntive - Trasmissione dati Nella sezione informazioni principali è possibile scrivere il messaggio da inviare, il dettaglio per la segnalazione di errori. Nella parte inferiore della sezione è possibile gestire l invio del database e del file error.log. Quando la finestra viene utilizzata per segnalare malfunzionamenti o anomalie è importante trasmettere sia il database che il file error.log inquanto permettono al personale tecnico di risalire alle possibili cause. La sezione informazioni aggiuntive permette di allegare altre informazioni e/o file alla segnalazione. Per allegare un file è sufficiente premere sul pulsante Aggiungi File e selezionare il file. Per completare ed inviare la segnalazione utilizzare il pulsante Trasmissione dati nella sezione Trasmissione dati. 36

39 Capitolo 2 Menu Internet I l modulo internet consente all applicazione di dialogare con un server remoto al fine di poter pubblicare i locali inseriti all interno del software ed insieme ad essi pubblicare il planning delle disponibilità per locale ed il relativo listino. Internet > Gestione modulo Internet Elenco Locali Questa maschera elenca i locali configurati all interno del programma, permette di selezionare quali locali pubblicare e quali non pubblicare semplicemente cliccando con il tasto destro del mouse sulla selezione effettuata e cliccando l opzione Pubblica locali selezionati oppure Non pubblicare i locali selezionati. sss 37

40 I testi e le immagini inviate sul web devono essere configurate singolarmente selezionando il locale da configurare e passando alla maschera Configurazione locale. Configurazione locale Da questa maschera si può inserire l Intestazione e la descrizione in 4 lingue per ogni singolo locale. Dopodiché passare alla maschera immagini locale. Immagini locale Da questa maschera si possono inserire le immagini del locale selezionato, sarà necessario cliccare sul pulsante Inserisci immagine e dopodiché selezionare una immagine piccola e una immagine zoom per ogni elemento inserito. Per eliminare una immagine è sufficiente cliccare sul pulsante Elimina Immagine. Pubblicazione internet Ogni volta che sarà necessario pubblicare o aggiornare i dati sul web dovremo entrare in questa maschera e cliccare sul pulsante Preparazione dati, una volta elencati i file da pubblicare si potrà cliccare sul pulsante Pubblicazione dati ed attendere che il processo di pubblicazione sia completato. In questa fase, prima di avviare il processo, è possibile escludere alcuni file dalla pubblicazione. E sufficiente selezionare i file da escludere, tasto destro->rimuovi dalla pubblicazione: 38

41 Capitolo 3 Menu Report e Analisi C onsente di generare report e grafici di analisi. In base alla versione della licenza d uso è possibile avere alcuni comandi disabilitati. Alcuni comandi come ad esempio i report statistici e i grafici sono accessibili anche dalla barra degli strumenti del modulo Contabilità. Stampa > Statistica prenotazioni per periodo Consente di specificare il giorno di inizio e il giorno di fine statistica e di generare un report suddiviso per locale contenente i dati storici delle prenotazioni (da, a, cliente). ddddddddd Stampa > Statistica valore delle prenotazioni Consente di specificare il giorno di inizio e il giorno di fine statitistica e di generare un report per appartamento contenente i dati storici delle prenotazioni 39

42 Stampa > Elenco clienti per periodo fatturazione Dato un intervallo di tempo il report visualizza tutti i nominativi dei clienti per i quali è stato emesso un documento fiscale (Fattura e/o ricevuta). Report statistici Il menù Report Statistici racchiude l insieme dei report che è possibile generare per analizzare la gestione della struttura. Fatturato per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco delle fatture emesse Ricevute emesse per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco delle ricevute fiscali emesse Ricavi per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco dei movimenti di ricavo registrati. 40

43 Costi per periodo Dato un intervallo temporale stampa l elenco dei movimenti di costo registrati. IVA a Credito Dato un intervallo temporale stampa il riepilogo dei movimenti sul conto Iva a Credito. IVA a Debito Dato un intervallo temporale stampa il riepilogo dei movimenti sul conto Iva a Debito. Analisi valore delle prenotazioni Consente di creare un report dettagliato sul valore delle prenotazioni. E possibile filtrare le prenotazioni in base ai locali configurati. Prenotazioni per agenzia Permette di visualizzare il dettaglio delle prenotazioni associate alle agenzie. I risultati vengono raggruppati per agenzia. Rapporto agenzie Il report permette di analizzare per ogni agenzia il totale dei ricavi, il totale dei costi ed il margine di ricavo, derivanti dal rapporto tra la struttura e l agenzia. Per i ricavi vengono considerati i totali prenotazione al netto iva Per i costi vengono considerate le provvigioni nette 41

44 Analisi prenotazioni per periodo di conferma E un tipo di report che permette di analizzare l andamento delle prenotazioni ad oggi confermate. E possibile confrontare il dato su più anni contemporaneamente: In questo esempio vengono analizzate le prenotazioni confermate al giorno 25/05/2009, il dato viene confrontato con l anno precedente. Nel report risultante i dati vengono presentati suddivisi per mese, il pulsante Esporta dettaglio permette di generare un file CSV (visualizzabile con Excel) contenente tutte le prenotazioni selezionate. Grafici Il menù Grafici racchiude l insieme dei grafici che è possibile generare per analizzare la gestione della struttura. 42

45 Analisi del fatturato Permette di analizzare l andamento del fatturato e delle ricevute emesse annuo. E possibile visualizzare nello stesso grafico e quindi confrontare fino a 4 anni contemporaneamente. Analisi dei ricavi Il grafico visualizza l andamento dei ricavi annuali su base mensile. Analisi dei costi Il grafico visualizza l andamento dei costi annuali su base mensile. Analisi delle prenotazioni Il grafico visualizza l andamento delle prenotazioni registrate. E possibile confrontare fino a 4 anni contemporaneamente. Analisi delle presenze Il grafico visualizza il numero delle persone che hanno soggiornato nella struttura, viene presa in considerazione la data di CheckIn. Il grafico permette di confrontare fino a 4 anni contemporaneamente 43

46 Capitolo 4 Menu Finestra A ll'interno del menu finestra sono raggruppati i comandi principali del programma. Finestra > Anagrafica proprietari Consente di specificare i dati del proprietario della struttura ricettiva in modo da poterli recuperare velocemente in fase di emissione e revisione documenti. Non è indispensabile compilare tutti i campi, tuttavia è necessario in fase di configurazione iniziale del programma inserire un proprietario e riempire i campi principali.ddddddddddggggggggddddddddddddddddddddddddddddddd E possibile inserire più proprietari ed associarli successivamente ad ogni singolo locale inserito. 44

47 Pulsante Gestione Documenti La funzionalità consente di associare uno o più documenti divisi per tipologia ad ogni proprietario. Per inserire un documento è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo documento, selezionare la tipologia, inserire una descrizione e cliccare sul pulsante per caricare il file. (sono accettati anche i file grafici). Pulsante Stampa Racchiude le stampe specifiche per ogni proprietario. Elenco prenotazioni per periodo La funzionalità, dato un periodo, consente di visualizzare e stampare tutte le prenotazioni associate ai locali del proprietario selezionato. Il report comprende codice locale, descrizione locale, data arrivo, data partenza, nominativo cliente, telefono, fax, servizi, caparra, agenzia. Elenco proprietari Dal pulsante Stampa è possibile stampare l elenco anagrafico dei proprietari con tutti i dati di contatto. 45

48 Finestra > Anagrafica Clienti Consente di gestire i dati dei clienti e del relativo nucleo familiare. I dati sono necessari per inserire le prenotazioni, per le schede PS, per la fatturazione, per la compilazione automatica del modulo ISTAT, ecc. Dati anagrafici Specificare i dati anagrafici del cliente o del capofamiglia, nessun dato è essenziale (solamente il campo codice ma consigliamo di compilare accuratamente questa scheda. I dati relativi alla provenienza saranno utilizzati per la compilazione automatica del modulo ISTAT. Componenti familiari E possibile specificare la lista dei componenti familiari a seguito del capofamiglia o capogruppo. Per inserire un nuovo componente familiare cliccare sul pulsante Nuovo, inserire i dati anagrafici e cliccare sul pulsante Salva. 46

49 Dati di fatturazione e Documenti Nel caso in cui il cliente sia una azienda devono essere compilati i dati relativi alla fatturazione. Per tutti i clienti devono essere inseriti i dati relativi al documento di identità per la compilazione delle schede PS. Immagini Dalla ver. 2.3 è possibile memorizzare immagini associate ad ogni cliente. Le immagini possono essere inserite con relativa descrizione tramite il pulsante Inserisci nuova immagine. ddddddddddddddddddddddddddddddddddddd Tale funzionalità consente ad esempio di memorizzare la scansione del documento del cliente, di memorizzare la foto scattata con una macchina digitale, ecc. Altre informazioni La sezione altre informazioni contiene dati aggiuntivi quali, informazioni relative ai gruppi di appartenenza, indirizzo libero. I campi per l indirizzo libero sono stati inseriti a seguito delle modifiche apportate per la gestione dell invio telematico delle schede di notifica che non permettono all utente di scrivere liberamente all interno dell anagrafica, vincolandolo ai valori ammessi forniti dalla Polizia di Stato. Pulsante Gestione Documenti La funzionalità consente di associare uno o più documenti divisi per tipologia ad ogni cliente. Per inserire un documento è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo documento, selezionare la tipologia, inserire una descrizione e cliccare sul pulsante per caricare il file. (sono accettati anche i file grafici). Pulsante elenco compleanni Apre la maschera che consente di elencare i complenni che ci saranno nei prossimi x giorni: 47

50 L elenco può essere esportato in un file CSV, utilizzando il pulsante Esporta elenco. Il file salvato può essere aperto con un foglio elettronico (es Excel). Gestione dei gruppi di appartenenza Per ogni cliente, nella sezione Altre informazioni, è possibile associare fino a 5 gruppi di appartenenza/interesse, sono informazioni utilizzate per raggruppare i clienti. L elenco dei gruppi disponibili viene gestito dal menù Strumenti->Tabelle->Altre Tabelle->Gruppi appartenenza: 48

51 49

52 Mailing per gruppi di appartenenza Si tratta di un applicazione della gestione gruppi di appartenenza visti in precedenza. E accessibile dalla maschera di gestione clienti, menù Esportazione dati->mailing per gruppo di appartenenza. Viene generato un file CSV, può essere aperto con un applicazione di foglio elettronico (es. Excel). All interno del file vengono elencati tutti i nominativi, per ognuno vengono visualizzati i gruppi di appartenenza: Dopo l elenco dei nominativi vengono elencati tutti i gruppi di appartenenza configurati, per ognuno viene preparato un campo contenente l elenco delle , già concatenate, è possibile fare il copia-incolla degli indirizzi all interno di un qualsiasi client di posta (es. Outlook). 50

53 Finestra > Anagrafica Fornitori Consente di gestire le schede fornitore. La maschera iniziale visualizza l elenco dei fornitori inseriti, da qui è possibile inserire un nuovo fornitore, premendo sul pulsante Nuovo fornitore, visualizzare un fornitore esistente facendo doppio click sulla riga, oppure eliminare un fornitore tramite tasto destro->elimina. All interno della scheda dettaglio fornitore, oltre ai dati anagrafici, dati bancari e note è possibile accedere alla scheda contabile del fornitore, da qui sono visibili tutti i dati contabili associati al fornitore specifico, vengono visualizzate: - scadenze passive - costi - uscite - riepilogo finale I nominativi dei fornitori sono collegati alle altre aree contabili del programma, scadenzario passivo e gestione dei costi. 51

54 Finestra > Locali gruppo A / Locali gruppo B L anagrafica locali rappresenta il centro principale della configurazione del programma in quanto permette di specificare tutte le caratteristiche degli appartamenti, le tariffe, i servizi, ecc. sssssssssssssssssssssssssssssssssssss Da questa anagrafica è anche possibile effettuare le operazioni di prenotazione, di opzione o di blocco locale. Anagrafica del locale L anagrafica locale consente di inserire / modificare i dati di un locale all interno del programma. Sono obbligatori i campi Codice locale e Descrizione. Il resto dei campi può essere omesso tuttavia alcuni campi sono importanti per altre funzionalità del programma. Per esempio il campo Posti letto permette di indicare il pax del locale corrente, in fase di ricerca disponibilità è possibile filtrare la ricerca in base al numero delle persone ammesse. Per impostare le caratteristiche del locale è possibile: 52

55 1) cliccare con il tasto destro del mouse all interno del pannello Caratteristiche del locale e selezionare l opzione nuova caratteristica, il programma proporrà le caratteristiche elencate nella tabella caratteristiche (menu strumenti > caratteristiche locali ), doppio click su ogni caratteristica per aggiungerla all appartamento. 2) cliccare con il tasto destro del mouse all interno del pannello Caratteristiche del locale e selezionare l opzione Copia caratteristiche da locale esistente, cliccare sul pulsante Cerca per visualizzare tutti i locali, selezionare il locale dal quale vogliamo estrapolare le caratteristiche e dopodiché selezionare Conferma selezione. In questo modo le caratteristiche del locale selezionato saranno trasferite nel locale in fase di configurazione. Per cancellare una caratteristica è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla caratteristica selezionare l opzione Elimina Caratteristica Tariffe La sezione consente di specificare / modificare le tariffe per ogni singolo locale. Il metodo di calcolo delle tariffe deve essere impostato dal pannello Strumenti > Impostazioni > Configurazione > Tariffe. Per impostare le tariffe del locale è possibile agire come segue : Creazione nuove tariffe cliccare sul pulsante Nuova tariffa in basso alla maschera, inserire nella casella Descrizione la descrizione della tariffa (es. bassa stagione) e specificare il primo giorno e l ultimo giorno di questa tariffa. Dopodiché inserire il prezzo giornaliero, settimanale, bisettimanale, trisettimanale e mensile nelle caselle sottostanti.ddddddddddddddddddddddddd Per ogni tariffa è possibile definire se si tratta di una: - Tariffa per Pax - Tariffa Giornaliera - Tariffa a Pacchetto Una tariffa per Pax indica che l importo sarà moltiplicato per il numero delle persone. Tariffa Giornaliera indica che l importo è per notte. Tariffa a Pacchetto indica che l importo è Settimanale, Bisettimanale ecc ecc. 53

56 Per maggiori informazioni sul calcolo delle tariffe si rimanda al Cap.1 Pag 13 Strumenti > Impostazioni > Configurazione > Tariffe.dddddddddddddd Duplicazione tariffe cliccare sul pulsante Servizio duplicazione tariffe, cliccare sul pulsante Cerca per visualizzare tutti i locali, selezionare il locale dal quale vogliamo duplicare le tariffe e dopodiché selezionare Conferma selezione. In questo modo le tariffe del locale selezionato saranno trasferite nel locale in fase di configurazione. RICORDA! il piano tariffario dipende dal Listino utilizzato, si possono creare listini multipli dal menu listini > configurazione listini e successivamente associarvi piani tariffari diversi.dddddddddddddddddddddddddddddddddd Per cancellare una tariffa è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione della tariffa e selezionare l opzione Elimina Tariffa Per modificare una tariffa è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione della tariffa, selezionare l opzione Modifica tariffa, variare i dati nel pannello sottostante e cliccare sul pulsante Salva per confermare le modifiche. Servizi aggiuntivi Per ogni locale possono essere configurati i servizi aggiuntivi i quali potranno essere inclusi in fase di prenotazione e conteggiati nel totale del soggiorno. Per impostare i servizi aggiuntivi del locale è possibile agire come segue : Creazione nuovi servizi cliccare sul pulsante Nuovo servizio in basso alla maschera, inserire la descrizione del servizio (es. letto aggiuntivo) ed indicare un valore, dopodiché indicare al programma se si tratta di un servizio giornaliero (il quale verrà conteggiato per ogni giorno di permanenza), di un servizio una tantum (il quale verrà conteggiato una sola volta) e se si tratta di un servizio con valore unitario (in fase di prenotazione sarà possibile inserire la quantità del servizio). Cliccare sul pulsante Salva per confermare. Ripetere la procedura per configurare altri servizi.ddddddddddddddddddddddddddddddddddd Duplicazione servizi cliccare sul pulsante Servizio duplicazione servizi, cliccare sul pulsante Cerca per visualizzare tutti i locali, selezionare il locale dal quale vogliamo duplicare i servizi e dopodiché selezionare Conferma selezione. In questo modo i servizi del locale selezionato saranno trasferite nel locale in fase di configurazione. RICORDA! il piano tariffario è dipendente dal Listino utilizzato, si possono creare listini multipli dal menu listini > configurazione listini e successivamente associarvi piani tariffari diversi. 54

57 Per cancellare un servizio aggiuntivo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione del servizio e selezionare l opzione Elimina Servizio Per modificare un servizio aggiuntivo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga di descrizione del servizio, selezionare l opzione Modifica servizio, variare i dati nel pannello sottostante e cliccare sul pulsante Salva per confermare le modifiche. Gestione blocco locale Nel caso in cui il locale debba essere bloccato per un periodo, ad esempio per ristrutturazione o altro, la funzione di blocco consentirà di creare periodo non disponibili ovvero periodi non prenotabili. Per impostare un blocco del locale inserire il giorno di inizio blocco nella casella Dal e l ultimo giorno di blocco nella casella Al, associare una descrizione nella casella Descrizione e confermare l inserimento. Il locale sarà bloccato per tutti i giorni specificati, nessuna operazione di prenotazione o opzione sarà consentita. Immagini E possibile memorizzare immagini associate ad ogni locale. Le immagini possono essere inserite con relativa descrizione tramite il pulsante Inserisci nuova immagine all interno del pannello Immagini. Tale funzionalità consente ad esempio di memorizzare la planimetria di ogni locale o altre immagini utili. 55

58 Aspetto La sezione Aspetto permette di definire l aspetto del locale sul planning. E possibile impostare il colore dello sfondo, il colore del testo visualizzato nella colonna locali del planning e il tipo di visualizzazione (Codice e Descrizione, solo codice, solo descrizione). Per utilizzare i colori predefiniti è necessario utilizzare il colore bianco (255;255;255). Le impostazioni dell aspetto vengono utilizzate anche in fase di stampa del planning. L aspetto può essere gestito anche a livello di tipologia locale, senza dover configurare ogni singolo elemento. Cliccando sul menù Strumenti->Tabelle- >Tipologie locali si apre la maschera per la gestione delle tipologie, qui è presente il pulsante Gestione aspetto per tipologia tramite il quale è possibile gestire l aspetto di ognuna. Pulsante Gestione Documenti La funzionalità consente di associare uno o più documenti divisi per tipologia ad ogni locale. Per inserire un documento è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo documento, selezionare la tipologia, inserire una descrizione e cliccare sul pulsante per caricare il file. (sono accettati anche i file grafici). Un esempio di documento da associare ad ogni locale potrebbe essere un foglio di word con le dotazioni specifiche del locale.ddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd. Pulsante Articoli Locale La funzionalità consente inserire all interno del locale una lista di articoli e definire dove sono ubicati, consente anche di stampare una ceck-list degli articoli per un controllo all atto del ceck-in e del ceck-out. 56

59 Per inserire gli articoli selezionare il pulsante Articoli Locale dall anagrafica del locale nel quale vogliamo inserire gli articoli, dopodichè cliccare sul pulsante Inserisci articolo, a questo punto si aprirà la maschera articolo ; Posizionandosi sulla caselle Descrizione e premendo il pulsante F2 sulla tastiera si apre la ricerca degli articoli inseriti precedentemente in Anagrafica Articoli. Cliccare con il tasto destro del mouse su un articolo e selezionare la voce Seleziona per confermare. A questo punto se necessario impostare l ubicazione dell articolo e la quantità da ubicare e cliccare sul pulsante Conferma. La funzionalità di Copia da altro locale permette di duplicare nel locale corrente la configurazione di ubicazione articoli del locale che verrà selezionato. Per stampare la cecklist (o inventario) di questo locale premere sul pulsante Stampa inventario. Pulsante Stampa > Elenco Locali La funzionalità consente di stampare l elenco dei locali configurati. Pulsante Utilità > Importa dati anagrafici La funzionalità consente di importare i dati anagrafici di un locale che è già stato configurato in un locale da configurare, tale funziona importa SOLO i dati presenti nella linguetta Anagrafica escluso il Codice Locale che deve essere assegnato manualmente. 57

60 Finestra > Anagrafica Agenzie L anagrafica agenzie permette di inserire / modificare / eliminare i dati relativi ad un agenzia o tour operator e di gestire i debiti ed i crediti con questo soggetto. Dati anagrafici Consente di inserire i dati anagrafici, di impostare la provvigione che viene riconosciuta e di impostare se il tipo di gestione è con la vendita della prenotazione al lordo con fatturazione al cliente, al lordo con fatturazione agenzia o con la vendita della prenotazione al netto. E possibile inoltre specificare se l importo delle provvigioni viene calcolato in base al valore lordo (totale prenotazione) o sul valore al netto dell iva. In alto a destra troveremo Colore Agenzia con un box colorato ; cliccando su quest ultimo si aprirà la palette dei colori; selezionando un colore esso sarà associato a questa agenzia per la visualizzazione sul planning globale. 58

61 Vendita della prenotazione al lordo con fatturazione al clienteoddddddddddddddddddddddddddddd Quando l agenzia o il tour operator acquistano la prenotazione per conto di un cliente e viene riconosciuta una provvigione si parla di prenotazione al lordo. Nella contabilità agenzia viene registrato un movimento Scadenze da registrare nella sezione Passivo, si tratta della scadenza passiva delle provvigioni. La scadenza sarà registrata al momento del ricevimento della fattura da parte dell agenzia. La fattura della prenotazione viene emessa nei confronti del cliente. Vendita della prenotazione al lordo con fatturazione all agenziaddddddddddddddddddddddd E una variante del tipo precedente, in questo caso la fattura viene emessa all agenzia, per un importo pari al valore della prenotazione meno le provvigioni. Nella contabilità agenzia viene quindi registrata una sola voce all interno della sezione Prenotazioni da fatturare. Vendita della prenotazione al netto vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv Quando è direttamente l agenzia o il tour operator ad acquistare il locale la vendita si ritiene al netto e quindi non sarà calcolata alcuna provvigione in quanto sarà poi l agenzia o il tour operator a ricaricare sul proprio prezzo di acquisto. Nella contabilità agenzia viene registrato un movimento Prenotazioni da fatturare il movimento viene chiuso al momento dell emissione della fattura (o ricevuta) Vendita della prenotazione al netto con sconto su tariffe Con questa tipologia le provvigioni vengono dedotte dall importo del soggiorno. Nella contabilità agenzia la prenotazione viene inserita all interno delle attività come prenotazione da fatturare. Le provvigioni così calcolate possono essere visualizzate nei vari report di stampa, per esempio nel rapporto agenzie oppure ancora nel report di analisi del valore delle prenotazioni. Altri dati Permette di inserire altre informazioni sull agenzia, questi dati vengono stampati all interno del report Scheda agenzia. Dati Fatturazione La maschera permette di specificare i dati di fatturazione che verranno utilizzati per l agenzia selezionata. 59

62 La contabilità delle agenzie Nella sezione contabilità della a finestra agenzia è possibile gestire l aspetto contabile relativo ad ogni singola agenzia. La contabilità agenzia si suddivide in due sezioni: - Attivo - Passivo Attivo Nell attivo agenzia vengono visualizzate nella parte sinistra le prenotazioni da fatturare all agenzia, ovvero le prenotazioni gestite al netto. Nella parte destra vengono visualizzate le scadenze attive aperte sull agenzia, per esempio tutte le scadenze derivanti dall emissione di fatture sull agenzia. La sezione attivo rappresenta quindi uno spaccato immediato che indica quanto deve essere ancora fatturato all agenzia ed il valore dei crediti aperti sull agenzia. Le scadenze attive dell agenzia si suddividono in Fatture, Ricevute e Altre scadenze. Nel settore Fatture vengono elencate le scadenze attive derivanti dall emissione di fatture attive, nel settore Ricevute le scadenze derivanti dall emissione di ricevute fiscali, in fine nel settore Altre scadenze vengono elencate le scadenze attive non associate a documenti emessi, ovvero tutte le scadenze create in modo diretto tramite lo scadenzario. Le visualizzazioni sono interattive e dispongono di un menù di contesto che permette di accedere in modo diretto al documento associato. E sufficiente selezionare l elmento e premere il tasto destro del Mouse. 60

63 Un esempio di visualizzazione del settore Attivo nella contabilità agenzia. Passivo La sezione Passivo della contabilità agenzia permette di visualizzare le scadenze passive da registrare e le scadenze passive registrate. Le scadenze passive da registrare derivano dalle provvigioni delle prenotazioni associate all agenzia e gestite al lordo. Quando si crea una nuova prenotazione associata ad un agenzia e si imposta la gestione al lordo il valore della provvigione viene visualizzato nell elenco delle scadenze da registrare. Nella sezione scadenze passive vengono invece elencate le scadene passive già registrate per l agenzia corrente. Sono suddivise in Scadenze per provvigioni ed altre scadenze. Nell insieme Scadenze per provvigioni vengono inserite le scadenze passive associate al codice di costo provv (Provvigioni agenzia). Nell insieme altre scadenze vengono invece elencate tutte le altre scadenze passive registrare per l agenzia. 61

64 Le due sezioni sono interattive e dispongono di un menù di contesto. Il menù di contesto dell elenco Scadenze da registrare permette di visualizzare la prenotazione associata oppure di registrare la scadenza. Se si registra la scadenza passiva l elemento viene rimosso dalla sezione scadenze da registrare ed inserito nell elenco scadenze passive per provvigioni. Cliccando con il tasto destro su una scadenza registrata è possibile accedere alla prenotazione associata (se presente) oppure al dettaglio della scadenza. Si utilizza questa funzione per esempio per registrare un pagamento. Un esempio di visualizzazione del settore Passivo nella contabilità agenzia. 62

65 Come si gestisce un agenzia? In questo paragrafo si definiscono le linee guida per una corretta gestione del rapporto con le agenzie. Prenotazioni al lordo con fatturazione al cliente Sono le prenotazioni per le quali viene riconosciuta una provvigione all agenzia e la fattura viene emessa nei confronti del cliente, quando si registra una prenotazione di questo tipo, nella contabilità dell agenzia viene registrato un movimento all interno della sezione Passivo, Scadenze da registrare. Si apre infatti una posizione debitoria nei confronti dell agenzia poiché sobbiamo riconoscere una o più provvigioni. Questo è il primo passaggio ed è automatico, successivamente al momento del ricevimento della fattura da parte dell agenzia è necessario accedere alla contabilità dell agenzia, selezionare la scadenza da registrare ed eseguire il comando Registra scadenza passiva. Si apre la finestra per l inserimento della scadenza, confermando l inserimento la scadenza non viene più visualizzata nella sezione scadenze da registrare e viene inserita nella sezione delle scadenze registrate. Generalmente la scadenza viene registrata al ricevimento della fattura da parte dell agenzia, questo aspetto tuttavia non è rilevante ai fini della gestione, la scadenza può essere registrata quando l utente lo ritiene opportuno. La gestione si conclude con il pagamento della scadenza, quando la scadenza viene saldata è necessario aprire la scadenza e spuntarla come Pagata. Il saldo della scadenza può essere gestito dalla contabilità agenzia oppure direttamente dallo scadenzario. Prenotazioni al lordo con fatturazione all agenzia Rappresenta una variante della tipologia precedente, la fattura viene emessa nei confronti dell agenzia, per un importo pari alla differenza tra totale prenotazione e valore delle provvigioni. Esempio: Prenotazione con agenzia Italia Reisen, totale prenotazione Eur. 1400,00 Provvigioni agenzia 15% Eur: 210,00 La prenotazione viene inserita nella sezione prenotazioni da fatturare per un importo pari ad Eur. 1190,00 (1400,00 210,00). 63

66 Il programma permette, tramite la scheda prenotazione, di emettere una fattura ad importo zero, Si tratta di un documento necessario per dimostrare il soggiorno del cliente presso la struttura. Il flusso di gestione è quindi il seguente: 1) Creazione prenotazione con tipologia lordo fatturazione agenzia 2) Check-In 3) Fattura ad importo zero emessa verso il cliente 4) Fattura all agenzia per un totale documento al netto delle provvigioni Sono tutte attività che è possibile svolgere tramite la maschera scheda prenotazione. Prenotazioni al netto Sono le prenotazioni acquistate direttamente dall agenzia o Tour operator, non viene calcolata una provvigione pertanto nei confronti dell agenzia nonsi apre una posizione debitoria, ma soltanto una posizione creditizia derivante dall importo che l agenzia deve riconoscere alla struttura. Quando si registra una prenotazione al netto, dopo avere eseguito il Check- In il valore dellla prenotazione viene inserito nella sezione Attivo, Prenotazioni da fatturare. Quando la prenotazione sarà fatturata il movimento viene rimosso dalle prenotazioni da fatturare ed inserito nelle scadenze attive dell agenzia. Il ciclo termina anche in questo caso con il pagamento della scadenza, si apre la finestra della scadenza e si spunta la voce Pagato. Nota: Il fatto che una prenotazione venduta al netto determini la registrazione di un movimento prenotazioni da fatturare sull agenzia non significa che la prenotazione debba essere obbligatoriamente fatturata all agenzia. L utente può decidere in condizioni particolari di fatturare la 64

67 prenotazione direttamente al cliente. La contabilità agenzia viene in ogni caso aggiornata. Prenotazioni al netto con sconto su tariffe Come tipo di gestione è identica alla gestione al netto vista in precedenza. Differenza sostanziale riguarda l applicazione di uno sconto sulla tariffa per un importo pari alla provvigione. Per cui se abbiamo una tariffa di Euro, applicando questo conteggio con un agenzia che trattiene il 15% di provvigioni, avremo una prenotazione con tariffa applicata pari a 850 Euro. La prenotazione viene inserita nelle attività della contabilità agenzia come prenotazione da fatturare. Il costo delle provvigioni viene evidenziato nei vari report di analisi tra i quali il rapporto agenzie e l analisi del valore delle prenotazioni. Rapporto agenzia Il rapporto agenzia è una stampa che consente di analizzare ricavi/costi e margini relativi al rapporto tra la struttura e l agenzia. Nei ricavi vengono sommati gli importi delle prenotazioni al netto iva Nei costi vengono inserite le provvigioni riconosciute Il pulsante presente all interno della maschera di gestione agenzie (Stampa- >Rapporto agenzia) consente di generare il report per la singola agenzia. E possibile generare un report completo, su tutte le agenzie tramite il menù Report statistici->rapporto agenzie. 65

68 Scheda agenzia E una stampa che racchiude i dati anagrafici principali dell agenzia. Stampa->Scheda agenzia. Report elenco agenzie Stampa-> Elenco agenzie E un report che unisce i dati anagrafici delle agenzie con i dati statistici relativi alle prenotazioni pervenute, alle provvigioni calcolate, margini ecc ecc. Per ogni agenzia viene fatto un confronto tra l anno corrente e l anno precedente. Finestra > Anagrafica Articoli L anagrafica articoli permette di inserire / modificare / eliminare Articoli Gli articoli si suddividono in due categorie Articoli vendita Articoli no vendita Gli articoli vendita sono gli articoli destinati alla vendita e vengono collegati (tramite tasto F2) agli extra prenotazione ed alla fatturazione. Gli articoli no vendita sono articoli intesi come oggetti appartenenti alla struttura, è possibile definirne la posizione (ubicazione) predefinita all interno della struttura ed impostarne la giacenza. ddddddddddddddd La disposizione degli articoli all interno delle camere/appartamenti viene eseguita direttamente dall anagrafica locali. 66

69 Nuovo articolo Una volta cliccato sul pulsante Nuovo il programma consente di inserire un codice ed una descrizione. In base al fatto che un articolo sia destinato alla vendita o meno, cambiano le informazioni da inserire. Per esempio Tipologia e Categoria/Ubicazione sono informazioni utilizzate solo nel caso di articoli NON VENDITA ovvero gli articoli che devono essere ubicati all interno dei locali. Così come i dati commerciali, sono necessari solo per gli articoli in vendita. Impostare la giacenza articoli La giacenza iniziale di un articolo rappresenta la disponibilità generale di quell articolo, tale giacenza viene poi scalata in automatico nel momento in cui gli articoli vengono inseriti (ubicati) nei locali. 67

70 La giacenza può essere impostata manualmente articolo per articolo oppure tramite il comando Imposta giacenza iniziale articoli. Si apre una griglia con l elenco completo degli articoli, da qui è possibile inserire il valore della giacenza. Scheda ubicazioni articolo Selezionando la scheda ubicazioni articolo vengono visualizzati i locali dove l articolo corrente è stato inserito con relativa quantità. Dati commerciali Per gli articoli destinati alla vendita, in questa sezione è possibile inserire IVA applicata, prezzo di vendita (su 3 categorie, attualmente viene utilizzato solo il primo valore), Conto ricavo standard e Conto costo standard. Il conto ricavo standard viene utilizzato durante la registrazione contabile di una fattura di vendita. Il conto costo standard viene utilizzato in alcune stampe statistiche per valutare il costo generato dalla vendita degli articoli (es. approvvigionamenti). Gestione delle spese telefoniche Gli articoli definiti come spese telefoniche tramite la relativa casella di spunta vengono gestiti da TouringHome in modo particolare. Un articolo spesa telefonica può essere aggiunto all interno degli Extra prenotazione come un normale articolo, successivamente, in fase di fatturazione, tutte le spese telefoniche vengono raggruppate come unico articolo. E possibile stampare il dettaglio delle spese telefoniche dal menù Stampa della scheda prenotazione: 68

71 Le spese telefoniche sono determinanti inoltre in caso di collegamento con centralino telefonico. 69

72 Finestra > Gestione prenotazioni > Schede prenotazioni Il pannello di gestione prenotazioni o scheda prenotazione è il nucleo principale per la gestione delle prenotazioni e delle varie fasi che la compongono (Creazione, Gestione, Check-In, Check-Out, Fatturazione, Creazione schede di notifica ecc ecc). Questo strumento vi permetterà sia di visualizzare i dati relativi ad una prenotazione, di modificare / cancellare una prenotazione, modificare il periodo di soggiorno, effettuare il cambio camera, inserire dati durante il soggiorno del cliente (per esempio i servizi extra), stampare conferme, ricevute di saldo, ricevute di caparra ecc. Anagrafica prenotazione La sezione Anagrafica Prenotazione racchiude alcune informazioni di riepilogo, informazioni sul cliente ed i componenti del nucleo familiare. Permette di eseguire alcune attività principali quali Modifica del periodo di soggiorno, cambio 70

73 camera, gestione dei componenti della prenotazione (collegati al modulo ISTAT ed alla generazione delle schede di notifica). Lo stato delle prenotazioni Nella sezione Anagrafica prenotazione è presente la casella a discesa Stato della prenotazione. I valori possono essere: Opzionata Confermata Caparra ricevuta E possibile convertire un opzione in prenotazione semplicemente modificando lo stato della scheda corrente. Gestione prenotazione All interno della sezione Gestione prenotazione sono raggruppati i principali strumenti di gestione: Listino corrente Rappresenta il listino applicato alla prenotazione corrente, è possibile modificare la selezione e premere su Calcolo automatico tariffe per applicare un listino diverso. Tariffe applicate Questo box riepiloga le tariffe applicate ed altri dati con funzionalità di modifica. Per modificare una tariffa è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse (oppure fare doppio click) sulla tariffa da modificare e compilare la scheda di Gestione tariffa con i nuovi valori. Modificando la scheda Gestione tariffa varierà la tariffa SOLO per la prenotazione in oggetto. Dettaglio servizi Questo box ha la funzione di riepilogare / modificare / aggiungere servizi aggiuntivi alla prenotazione. I servizi elencati sono quelli definiti all interno della scheda locale. Per aggiungere un servizio è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse 71

74 all interno del box Dettaglio servizi e selezionare l opzione aggiungi servizio. Dopodichè premere il tasto F2 sulla tastiera per elencare i servizi disponibili (configurati all interno dell anagrafica locale), indicare la quantità e premere il pulsante Conferma. Per modificare un servizio è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse all interno del box Dettaglio servizi e selezionare l opzione modifica servizio. Per eliminare un servizio è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse all interno del box Dettaglio servizi e selezionare l opzione elimina servizio. Confermare tramite il pulsante Si. Dati agenzia Questo box ha la funzione di riepilogare / modificare i dati relativi all agenzia associata alla prenotazione. Gli unici campi modificabili manualmente sono : Denominazione (tramite tasto F2), Tipo gestione agenzia (tramite casella a discesa), Provvigione e Provv. Netta. Questi ultimi 2 capi si aggiornano in modo reciproco, al variare del valore Provvigione (il quale è un valore %) il programma ricalcola automaticamente la provvigione netta, se viene invece variato manualmente il valore della provvigione netta il programma ricalcola automaticamente la provvigione percentuale. 72

75 Box gestione prenotazione Questo box riepiloga con funzionalità di modifica i dati relativi alla caparra, le spese, gli sconti applicati, ecc. ddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd Da notare che nel momento in cui modificando la scheda viene inserito un valore nella casella Caparra ricevuta si sblocca automaticamente il pulsante di Stampa > Ricevuta caparra raggiungibile in alto della finestra contenente la Scheda di prenotazione. Lo stato della prenotazione passa automaticamente su Caparra ricevuta. In basso, all interno del box Altre impostazioni troveremo due caselle di spunta, la prima Sospendi registrazioni contabili ha la funzionalità di Congelare la prenotazione e non registrare i movimenti contabili. Le prenotazioni segnalate come Sospese saranno esportabili dal programma. dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd Nelle versioni precedenti veniva gestito il campo Prenotazione conclusa, è stato mantenuto per compatibilità, in realtà dalla versione 2.4 non è più gestito. La conclusione della prenotazione dipende dalla casella Check-Out ovvero, una prenotazione viene considerata conclusa se è stato spuntato il Check-Out. 73

76 Sono presenti inoltre le caselle di spunta Escludi dalla generazione ISTAT ed escludi dalla generazione schede di notifica che permettono di escludere la prenotazione corrente dai rispettivi sistemi di generazione automatica documenti. Cliccando sul pulsante Calcola Saldo sarà ricalcolato il saldo e sarà visualizzato all interno della casella Saldo, il pulsante di Stampa > Ricevuta Saldo, raggiungibile tramite il menù superiore consente di stampare la ricevuta del saldo per la prenotazione corrente. f Ricevimento delle caparre Al momento del ricevimento di una caparra è necessario aprire la scheda prenotazione, posizionarsi nella sezione gestione prenotazione, quindi inserire il valore nel campo caparra ricevuta, viene compilato automaticamente il campo Data ric. Caparra, quindi selezionare la modalità di pagamento, dopodichè in automatico viene aperta la maschera per l inserimento del movimento di entrata. E possibile successivamente correggere questo movimento utilizzando il pulsante Registra entrata caparra Caparre multiple Per una scheda prenotazione possono essere registrati più movimenti di entrata relativi alle caparre ricevute. Il primo movimento viene registrato inserendo il valore nella casella Caparra ricevuta e quindi definendo la modalità di pagamento. Per inserire e gestire altre entrate per caparra si utilizza il relativo pulsante Altre caparre. Si apre una nuova maschera che consente di inserire/modificare/eliminare i movimenti. 74

77 Campo prezzo di listino Nella sezione riepilogo e conteggio, in basso, nel pannello gestione prenotazione, è presente il campo prezzo di listino, gestibile manualmente. Viene valorizzato in automatico con il totale del soggiorno durante l inserimento della prenotazione. Successivamente, durante la gestione della prenotazione, l operatore può modificare il prezzo applicato, lasciando invariato il prezzo di listino. Così facendo è possibile mantenere questa informazione, ed utilizzarla successivamente, per esempio durante la fatturazione, per far vedere al cliente la differenza tra il prezzo pieno e quello realmente applicato. Il valore prezzo di listino, non viene visualizzato nelle fatture/ricevute predefinite, è possibile richiedere la modifica dei report scrivendo all indirizzo Servizi Extra La sezione Extra ha la funzione di riepilogare / inserire / modificare / eliminare i servizi di cui gli ospiti hanno usufruito durante la permanenza. Questi servizi saranno fatturati separatamente dalla prenotazione.dddddd dddddddddddddddddddddddddd Per inserire un servizio cliccare sul pulsante Nuova registrazione, compilare i dati richiesti dalla maschera e cliccare sul pulsante Conferma. E possibile tramite tasto F2 selezionare un articolo dall elenco degli articoli vendita. Per modificare un servizio cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente al servizio da modificare e selezionare l opzione Modifica, modificare i dati nella maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per eliminare un servizio cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente al servizio da eliminare e selezionare l opzione Elimina, confermare cliccando sul pulsante Si. Per stampare il dettaglio dei servizi Extra utilizzare il comando Stampa->Altro->Dettaglio Extra. CheckIn/CheckOut Depositi cauzionali 75

78 Le fasi di CheckIn e di Check Out indicano al programma la data di arrivo e la data partenza del cliente. ssssssdddddddddddddddddddssssssssssssssssssssssssssssssssss Nel momento in cui il cliente arriva alla struttura sarà sufficiente aprire la scheda di prenotazione, selezionare il pannello CheckIn/Checkout e spuntare la casella CheckIn, eventualmente inserire le note. Nel caso in cui non siano stati compilati precedentemente i dati relativi all anagrafica cliente, il software aprirà automaticamente l anagrafica clienti per dare modo all operatore di compilare correttamente l anagrafica (può essere compilata anche successivamente). In fase di CheckIn (ma anche in qualsiasi altro momento) si potranno definire i Depositi cauzionali cliccando sul pulsante Depositi Cauzionali in alto sulla finestra di scheda prenotazione e cliccando con il tasto destro del mouse in un area vuota della finestra depositi cauzionali,selezionando l opzione Nuovo e definendo il deposito da segnalare (Es. Macchina per caffè > euro 20,00 ). N.B.1 Una volta effettuato il CheckIn la prenotazione è immediatamente fatturabile e viene inserita nella lista delle Prenotazioni da Fatturare. N.B.2 La funzionalità di CheckIn è direttamente collegata all emissione delle schedine PS le quali non potranno essere generate se non è stata effettuata questa operazione. In fase di CheckOut, cioè quando il cliente lascia la struttura ricettiva è necessario aprire la scheda prenotazione per effettuare i conteggi finali (se necessario, per esempio valutando gli Extra), spuntare quindi la casella CheckOut per indicare al programma l effettivo rilascio del locale. Non appena viene eseguita questa operazione il programma visualizzerà i depositi cauzionali inseriti in fase di CheckIn o durante il soggiorno.dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd Generalmente è in questo momento che viene emesso il documento fiscale al cliente (fattura o ricevuta). N.B.1 Nel caso in cui la data di CheckOut risultasse inferiore alla data di fine prenotazione il periodo di prenotazione viene modificato in automatico. Presenze correnti Il pulsante Presenze correnti, posto all interno del menu Visualizza sulla barra in alto alla finestra della scheda prenotazione, indica i clienti che, in base alla prenotazione, dovrebbero essere in quel preciso istante, all interno della struttura. La 76

79 lista è stampabile. Modificare il periodo di prenotazione Per modificare il periodo di prenotazione sarà sufficiente aprire la scheda di prenotazione (dal planning globale o CTRL+P) e cliccare sul pulsante Modifica Periodo (una volta ricercata la prenotazione da modificare), a questo punto si aprirà la maschera di modifica periodo e sarà sufficiente variare le date nelle apposite caselle, una volta effettuata questa operazione confermare tramite il pulsante Conferma. N.B. il programma indicherà che è necessario verificare la validità delle tariffe applicate in quanto NON vengono modificate automaticamente, sarà quindi necessario spostarsi sulla linguetta Gestione Prenotazione e controllare le tariffe applicate semplicemente cliccando sul pulsante Calcolo automatico tariffe. La gestione del cambio camera Il sistema di gestione del cambio camera consente di: - Cambiare camera per l intera prenotazione - Suddividere il periodo su più camere Per accedere alla finestra di cambio camera premere sul pulsante Cambio camera nella scheda prenotazione. 77

80 Vengono riepilogati in alto i dati della prenotazione, in basso viene visualizzata la camera (o le camere) occupate con relativo periodo. Per cambiare camera all intera prenotazione cliccare due volte sulla prima riga della griglia, oppure utilizzare il tasto destro del mouse ed il comando Modifica, si aprirà una seconda finestra nella quale è possibile con il tasto F2 assegnare una camera diversa. Per suddividere la prenotazione su più camere è necessario un passaggio aggiuntivo, per prima cosa è necessario modificare il periodo di occupazione della camera principale (visualizzata nella prima riga dell elenco Periodi), si consideri come esempio una prenotazione dal 11/08/2007 al 25/08/2007 registrata sulla camera CACCIA, supponiamo di voler suddividere la prenotazione come segue: 11/08/2007 -> 20/08/2007 su camera CACCIA 20/08/2007->25/08/2007 su camera ARCO Si deve cliccare due volte sulla riga principale e modificare il periodo in modo che il rilascio camera sia per il giorno 20/08/2007 anziché 25/08/2007, confermando si torna alla finestra principale di gestione dei periodi. A questo punto non resta che aggiungere il secondo periodo sulla camera ARCO, si clicca quindi sul pulsante Nuova riga, si apre una seconda finestra con il periodo già compilato (20/08/2007->25/08/2007), si dovrà quindi associare tramite F2 la camera ARCO e confermare le modifiche. Il risultato finale è il seguente: 78

81 Nell imagine si può osservare chiaramente la suddivisione della prenotazione sulle due camere. Confermando infine si tornerà alla finestra della scheda prenotazione. Il sistema di gestione suddivisione periodo permette di gestire una terza importante casistica: supponiamo di avere una prenotazione dal 5/08/2007 al 12/08/2007 sulla camera ARCO, il cliente chiede di prolungare il soggiorno fino al giorno 16/08/2007. La camera ARCO però deve essere liberata il giorno 12/08, è necessario quindi prolungare la prenotazione ed anche suddividere il periodo su un altra camera. Si esegue il comando Cambio camera, nella finestra principale si dovrà modificare la data di fine prenotazione: 79

82 Non resta quindi che cliccare su Nuova riga per aggiungere il periodo 12/8->16/8 su una camera diversa (in questo caso POGGIO): 80

83 La gestione dei dati ISTAT e delle schede di notifica Il sistema di generazione automatica dei moduli ISTAT C/59 e delle schede di notifica si basa sull elenco dei nominativi indicati nella griglia posizionata nella sezione Anagrafica della scheda prenotazione. L elenco viene generato in fase di creazione della prenotazione tuttavia è possibile modificarlo successivamente. Cliccando sul pulsante Modifica in basso si apre la finestra di selezione componenti, nell elenco vengono inseriti tutti i componenti del nucleo familiare del cliente principale. Utilizzando le caselle di spunta sulla sinistra è possibile aggiungere e rimuovere i nominativi. Il nominativo in grassetto rappresenta il cliente principale e non può essere rimosso. Una prenotazione può essere esclusa dalla generazione dei documenti ISTAT e delle schede di notifica, a tale scopo sono presenti nella sezione Gestione prenotazione due caselle di spunta, escludi dalla generazione ISTAT e escludi dalla generazione delle schede di notifica. 81

84 Aggiungere un nominativo alla prenotazione corrente Nell elenco dei componenti della prenotazione è possibile aggiungere altri nominativi, recuperandoli dall anagrafica clienti. All interno di una prenotazione quindi è possibile inserire più clienti indipendentemente dall appartenenza di essi allo stesso nucleo familiare. Questa funzionalità permette, in fase di creazione delle schede di notifica, di creare più schede diversificate per cliente. I nominativi in questo caso non vengono inseriti all interno dello stesso documento ma in documenti separati. Per aggiungere un nominativo recuperandolo dall anagrafica clienti premere sul tasto Modifica sotto l elenco dei componenti della prenotazione. Nella maschera successiva premere sul pulsante Aggiungi nominativo da anagrafica clienti, il nominativo selezionato viene aggiunto alla griglia. E necessario adesso spuntarlo come se si trattasse di un componente familiare. 82

85 Stampa scheda cliente La scheda cliente rappresenta un riepilogo dettagliato sui dati del cliente relativamente ad una specifica prenotazione. Si attiva tramite il menù Stampa->Scheda cliente: All interno del report vengono inseriti i dati anagrafici del cliente, i dati contabili della prenotazione, tariffe, caparre ecc ecc. Caso pratico: creare due schede di notifica separate Supponiamo di dover creare una nuova prenotazione per i clienti Mario Rossi e Maria Bianchi, se i due nominativi non fanno parte dello stesso nucleo familiare e/o devono essere create due schede di notifica separate è necessario inserirli all interno dell anagrafica clienti come due elementi distinti. Quindi si crea la prenotazione associata al cliente Mario Rossi. Successivamente, nella scheda prenotazione si deve aggiungere il cliente Maria Bianchi selezionandolo dall elenco clienti. Fatto questo è possibile generare le schede di notifica separate utilizzando il comando Genera schede separate per cliente. Generazione delle schede di notifica Dopo aver completato le operazioni di CheckIn e spuntata la casella CheckIn all interno della scheda prenotazione, è possibile generare la scheda di notifica (o le schede). 83

86 Le opzioni di generazione sono 2: Genera scheda singola Genera schede separate per cliente Genera scheda singola si utilizza per generare una sola scheda di notifica, inserendo tutti i nominativi all interno dello stesso documento. In questo caso i nominativi devono far parte dei componenti familiare del cliente principale. Genera schede separate per cliente permette di generare una scheda per ogni componente della prenotazione selezionato dall anagrafica clienti. 84

87 Cambio cliente Nella scheda prenotazione, all interno della sezione Anagrafica prenotazione, sono presenti, in basso a destra, due pulsanti Scheda cliente e Modifica cliente. Scheda cliente consente di aprire la scheda completa del cliente Modifica cliente consente di selezionare un cliente diverso, si tratta di un operazione che può essere svolta solo in determinate condizioni, e comunque prima che la prenotazione sia stata registrata in contabilità. Stampa conferma prenotazione Per stampare la conferma di prenotazione si utilizza il comando Stampa->Conferma prenotazione. Il comando oltre ad eseguire la stampa del documento, registra la data di stampa, il dato viene archiviato nel campo data emissione conferma prenotazione, presente in basso, nella sezione gestione prenotazione. 85

88 Finestra > Gestione prenotazioni > Nuova prenotazione La finestra e la procedura di inserimento di una nuova prenotazione è sempre la stessa sia che si raggiunga dal planning globale, sia che si raggiunga dal planning locale, sia che si apra direttamente dal pulsante nella barra degli strumenti o dal menu. Inserimento nuova prenotazione La maschera, nel caso in cui sia raggiunta dal planning locale o dal planning globale, sarà già compilata con il codice locale e la descrizione locale sul quale stiamo effettuando la prenotazione, anche i campi Dal, Al e Giorni, risultano già compilati dal programma; rimangono da inserire i dati relativi al cliente, il quale, se già presente in anagrafica clienti, potrà essere richiamato portandosi con il cursore all interno del campo Nominativo cliente e premendo il tasto F2 sulla tastiera, altrimenti cliccare sul tasto Inserimento nuovo cliente per attivare la maschera di inserimento di un nuovo cliente. Dopo la selezione del cliente viene visualizzata una maschera per la selezione dei componenti della prenotazione, in questa maschera è necessario indicare tramite il segno di spunta sulla prima colonna i nominativi che fanno parte della prenotazione. L elenco viene memorizzato con la prenotazione ed è visibile nella scheda prenotazione all interno della griglia componenti della prenotazione. 86

89 Nel caso in cui la maschera sia stata raggiunta tramite il pulsante Nuova Prenotazione o dal menu finestra > gestione prenotazioni > nuova prenotazione sarà necessario inserire anche i dati relativi al locale da prenotare ed i giorni di permanenza. Fatto questo, se la prenotazione avviene tramite un agenzia, portarsi all interno del campo Agenzia e premere il tasto F2 sulla tastiera per selezionare l agenzia di riferimento per questa prenotazione. Altrimenti passare al pannello successivo Tariffe e servizi aggiuntivi e cliccare sul pulsante Calcolo automatico tariffe il quale calcolerà automaticamente le tariffe in base a come sono state configurate in anagrafica appartamento > tariffe. Le tariffe applicate alla prenotazione possono essere modificate in questa schermata, è possibile per esempio applicare uno sconto forfettario, suddividere il periodo in tariffe diverse oppure ancora applicare un importo manualmente. Nel caso in cui il cliente abbia richiesto servizi aggiuntivi cliccare sul pulsante Aggiungi Servizio per ricercare e selezionare i servizi precedentemente configurati in anagrafica locale > servizi aggiuntivi. Completate queste operazioni passare al pannello successivo Riepilogo e conferma nel quale ricontrolleremo il totale della prenotazione, dei servizi, ecc. la prenotazione viene confermata cliccando sul pulsante Salva posto in alto alla finestra attiva. Il software chiederà ancora una conferma dopo la quale si potrà chiudere la finestra. Finestra > Gest.prenotazioni > Presenze correnti La maschera Presenze correnti consente di visualizzare i nominativi attualmente presenti all interno della struttura. Vengono considerati i dati di CheckIn/CheckOut. 87

90 Cliccando con il tasto destro del mouse su una riga corrispondente ad una prenotazione è possibile visualizzare la scheda prenotazione, la scheda cliente o l anagrafica del locale. Nella parte superiore destra è visualizzato un riepilogo del totale presenze correnti con distinzione tra adulti e ragazzi. L elenco può essere stampato utilizzando il pulsante Stampa Finestra > Gest.prenotazioni > Elenco presenze La maschera elenco presenze permette di elencare tutti i nominativi che sono stati presenti almeno una notte all interno della struttura durante il periodo indicato. 88

91 Si inserisce il periodo di analisi, nell esempio 21/07/ /08/2007, quindi si preme su su Elenco presenze, nella griglia centrale vengono visualizzati i nominativi delle persone che sono state presenti almeno una notte nell intervallo specificato, spuntando la casella Includi componenti familiari nella prima colonna se presenti viene aggiunta un icona per la visualizzazione dell elenco componenti familiari, con un doppio click sull icona vengono visualizzati i nominativi. Nella parte inferiore della maschera viene visualizzato un riepilogo totale delle presenze e la suddivisione tra adulti e ragazzi. Finestra > Gest.prenotazioni > Prenotazioni per periodo Consente di visualizzare l elenco delle prenotazioni la cui data di inizio è compresa nell intervallo indicato. Non viene considerato lo stato di CheckIn. Finestra > Gest.prenotazioni > Caparre Racchiude i comandi per la visualizzazione dell elenco caparre da ricevere e l elenco delle caparre ricevute. Finestra > Periodi opzionati > Gestione opzioni La maschera di gestione opzioni consente di visualizzare, effettuando una ricerca con il pulsante Cerca, le opzioni effettuate sui locali, di convertirle in prenotazioni e di eliminarle. Il programma segnala in rosso le opzioni scadute (le quali, devono essere eliminate manualmente per rilasciare il locale), in giallo le opzioni in scadenza ed in bianco le opzioni regolarmente in corso. 89

92 Per eliminare una opzione cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente all opzione da modificare e selezionare l opzione elimina, il programma chiederà una conferma dopo la quale il locale sarà rilasciato. Per convertire una opzione in prenotazione è necessario aprire la scheda opzione, che di fatto è identica ad una scheda prenotazione, quindi modificare lo stato passando da Opzionata a Confermata. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente all opzione sono presenti anche i comandi visualizza locale e visualizza note ; la prima opzione consentirà di raggiungere velocemente l anagrafica del locale, la seconda aprirà una finestra per visualizzare le note inserite in fase di inserimento opzione. 90

93 Finestra > Periodi opzionati > Scadenze opzioni La maschera di scadenza opzioni consente di visualizzare la situazione delle opzioni in scadenza e scadute effettuate sui locali, di convertirle in prenotazioni e di eliminarle. La maschera è molto simile alla maschera di gestione opzioni ma non ha funzionalità di ricerca, consente anche di stampare la schermata per avere un rapido riepilogo sempre sotto mano. Per eliminare una opzione cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente all opzione da eliminare e selezionare il comando elimina, il programma chiederà una conferma dopo la quale il locale sarà rilasciato. Per convertire una opzione in prenotazione sarà sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente all opzione da convertire e selezionare il comando converti in prenotazione, si aprirà la maschera di conversione opzione,identica alla maschera di inserimento nuova prenotazione, è necessario completare l inserimento dei dati, calcolare le tariffe dal pannello Tariffe e servizi aggiuntivi e salvare con il pulsante Salva, a questo punto l opzione è convertita in prenotazione. Finestra > Periodi opzionati > Nuova opzione Inserimento nuova opzione L inserimento delle opzioni viene gestito dalla stessa maschera untilizzata per inserire le prenotazioni. I dati da compilare per un opzione si limitano alla prima sezione Anagrafica prenotazione. Posizionarsi sulla casella Descrizione, premendo il tasto F2 è possibile selezionare il locale. Dovranno quindi essere compilati i campi Dal e Al i quali determinano per quali giorni sarà opzionato il locale. Inserire anche dati relativi al cliente, il quale, se già presente in anagrafica clienti, potrà essere richiamato portandosi con il cursore all interno del campo Nominativo cliente e premendo il tasto F2 sulla tastiera, altrimenti cliccare sul tasto Inserimento nuovo cliente per attivare la maschera di inserimento cliente. Dopo al selezione del 91

94 cliente è necessario selezionare i componenti della prenotazione utilizzando la finestra successiva. Fatto questo è possibile associare un agenzia, portarsi all interno del campo Agenzia e premere il tasto F2 sulla tastiera per selezionare l agenzia di riferimento per questa opzione. Cliccare sulla casella Data registrazione opzione per verificare la data di inizio e la data di scadenza dell opzione (data nella quale l opzione sarà inserita nell elenco delle opzioni scadute Finestra > periodi opzionati > scadenza opzioni). Per confermare l inserimento dell opzione premere sul pulsante in basso Registra opzione. 92

95 Capitolo 5 Menu Planning A ll'interno del menu planning sono racchiusi gli strumenti per gestire le prenotazioni, ricercare le disponibilità e visualizzare il riepilogo Arrivi e Partenze. Planning > Planning Il menu richiama il planning dei locali, questo è il planning che generalmente viene tenuto aperto sul proprio personal computer al fine di poter effettuare velocemente qualsiasi operazione di inserimento e di modifica delle prenotazioni ma anche per velocizzare le attività di visualizzazione. Il planning visualizza 90 giorni dalla data inserita in alto a sinistra nella casella Dal ed il numero di locali indicati nella casella Locali per pagina. 93

96 Nella colonna di sinistra del planning si trova la lista dei locali, uno ogni riga, contrassegnati con la sintassi [codice locale] + descrizione locale. Ogni riga corrisponde quindi alla linea temporale di un locale, i quadrati corrispondono ad un preciso giorno per un determinato locale. Inserire una prenotazione Dal planning globale si possono inserire prenotazioni e opzioni in modo rapido: - cliccare con il mouse sul quadrato corrispondente al giorno e al locale sul quale volete effettuare la prenotazione dopodiché trascinare il mouse fino ad evidenziare tutti i giorni della prenotazione incluso l ultimo e rilasciare il tasto del mouse. A questo punto si aprirà automaticamente la finestra Inserimento nuova prenotazione, dopodiché : Caso Nuova Prenotazione Inserimento La maschera sarà già compilata con il codice locale e la descrizione locale sul quale stiamo effettuando la prenotazione, anche i campi Dal, Al e Giorni, risultano già compilati dal programma; rimangono da inserire i dati relativi al cliente, il quale, se già presente in anagrafica clienti, potrà essere richiamato portandosi con il cursore all interno del campo Nominativo cliente e premendo il tasto F2 sulla tastiera, altrimenti cliccare sul tasto Inserimento nuovo cliente per attivare la maschera di inserimento cliente. Dopo la selezione del cliente viene visualizzata una maschera per la selezione dei componenti della prenotazione, in questa maschera è necessario indicare tramite il segno di spunta sulla prima colonna i nominativi che fanno parte della prenotazione. L elenco viene memorizzato con la prenotazione ed è visibile nella scheda prenotazione all interno della griglia componenti della prenotazione. Nella casella a discesa Stato della prenotazione selezionare Confermata Fatto questo, se la prenotazione avviene tramit agenzia, portarsi all interno del campo Agenzia e premere il tasto F2 sulla tastiera per selezionare l agenzia di riferimento per questa prenotazione. Altrimenti passare al pannello successivo Tariffe e servizi aggiuntivi e cliccare sul pulsante Calcolo automatico tariffe il quale calcolerà automaticamente le tariffe in base a come sono state configurate in anagrafica appartamento > tariffe. 94

97 Le tariffe applicate alla prenotazione possono essere modificate in questa schermata, è possibile per esempio applicare uno sconto forfettario oppure suddividere il periodo in tariffe diverse. Nel caso in cui il cliente abbia richiesto servizi aggiuntivi cliccare sul pulsante Aggiungi Servizio per ricercare e selezionare i servizi precedentemente configurati in anagrafica appartamento > servizi aggiuntivi. Non appena completate queste operazioni passare al pannello successivo Riepilogo e conferma nel quale sarà necessario controllare il totale della prenotazione, dei servizi, ecc. per confermare la prenotazione premere sul pulsante Salva posto in alto alla finestra attiva. Il software chiederà ancora una conferma dopo la quale si potrà chiudere la finestra. Caso Nuova Opzione Inserimento La maschera sarà già compilata con il codice locale e la descrizione locale sul quale stiamo effettuando l opzione, anche i campi Dal, Al e Giorni, risultano già compilati dal programma; rimangono da inserire i dati relativi al cliente, il quale, se già presente in anagrafica clienti, potrà essere richiamato portandosi con il cursore all interno del campo Nominativo cliente e premendo il tasto F2 sulla tastiera, altrimenti cliccare sul tasto Inserimento nuovo cliente per attivare la maschera di inserimento rapido di un cliente. Fatto questo, se la prenotazione è tramite agenzia, portarsi all interno del campo Agenzia e premere il tasto F2 sulla tastiera per selezionare l agenzia di riferimento per questa prenotazione. Nella casella a discesa Stato della prenotazione selezionare Opzionata Non esistono differenze tra una scheda prenotazione ed una scheda opzione, l unica differenza è appunto nel valore assegnato alla casella Stato della prenotazione, che in fase di inserimento può essere Opzionata oppure Confermata. 95

98 Funzionalità aggiuntive del planning Il planning mette a disposizione alcune funzionalità aggiuntive per migliorare e velocizzare il flusso di lavoro. E possibile stampare il planning in modalità grafica o in modalità bozza cliccando sul pulsante Stampa in alto nella maschera Cliccando con il tasto destro del mouse su una prenotazione, su un opzione o su un blocco locale, si aprirà invece un sottomenu contenente i seguenti comandi: Note Accesso diretto alle note della prenotazione/opzione selezionata Check In Viene aperta la scheda prenotazione in modalità CheckIn CheckOut Viene aperta la scheda prenotazione in modalità CheckOut Extra Viene aperta la scheda prentazione direttamente sulla gestione degli Extra Cambio camera/modifica periodo permette di modificare in modo rapido la durata della prenotazione, la camera assegnata ed eventualmente di spezzare il periodo su più camere. Scheda prenotazione Apre la scheda prenotazione/opzione Elimina blocco locale questa funzione consente di eliminare un periodo di blocco locale. Visualizza locale Apre il dettaglio del locale corrente Per aprire una scheda prenotazione più velocemente è sufficiente un doppio click con il mouse I colori del planning La colorazione del planning è completamente configurabile in base alle esigenze, utilizzando il menù Strumenti->Impostazioni->Configurazione e la sezione Aspetto all interno di ogni scheda locale. 96

99 Lo sfondo di ogni locale ed il colore utilizzato per il testo, dipendono dai colori impostati sul locale corrente. Per modificarli è necessario aprire la scheda del locale, entrare nella sezione aspetto e da qui impostare i colori. La colorazione dei locali può essere configurata anche in base alla tipologia, per esempio è possibile colorare in verde tutte le camere e in giallo tutti gli appartamenti, e così via. Per fare questo si apre la gestione delle tipologie locali, tramite il menù Strumenti->Tabelle->Tipologie locali, quindi si clicca sul pulsante Gestione aspetto per tipologia, si apre una maschera di gestione specifica: Si seleziona la tipologia da configurare e si impostano i colori. Altro aspetto importante riguarda la colorazione delle prenotazioni/opzioni, questi colori possono essere impostati dal menù Strumenti->Impostazioni->Configurazione 97

100 I parametri configurabili sono: Prenotazione/Opzione definisce il colore delle opzioni, ovvero le prenotazioni in stato Opzionata. Prenotazione/Confermata definisce il colore delle prenotazioni in stato Confermata Prenotazione/Caparra ricevuta definisce il colore delle prenotazioni in stato Caparra ricevuta Non disponibile/bloccato definisce il colore dei periodi di blocco locale. 98

101 I simboli sul planning Oltre ai colori, il planning utilizza dei simboli grafici per rappresentare lo stato delle prenotazioni, su ogni prenotazione è possibile visualizzare: CheckIn da eseguire CheckIn eseguito ChecOut da eseguire ChecOut eseguito Finestra informazioni rapide Lasciando il puntatore del mouse fermo per qualche istante sopra la barra di una prenotazione/opzione, viene visualizzata una finestra contenente i dati essenziali quali, nominativo, pax, prezzo applicato, trattamento, recapiti telefonici: 99

102 Ordinamento dei locali L ordinamento dell elenco locali visualizzato ne l planning può essere personalizzato. Si utilizza il comando Gestione ordinamento locali presente nel menù di contesto della colonna locali. Si apre una maschera nella quale è possibile selezionare un locale e spostarlo tramite i pulsanti freccia sulla destra. 100

103 Planning > Ricerca disponibilità La maschera di ricerca disponibilità consente di ricercare i locali liberi in base ad un periodo, al numero di posti letto, al numero delle camere ed eventualmente in base ad una serie di caratteristiche aggiuntive. Inserire la data di inizio ricerca nella casella in alto a sinistra Dal e la data di fine ricerca nella casella Al, inserire il numero di posti letto richiesti ed eventualmente il numero delle camere, spuntare le caratteristiche richieste nella casella Caratteristiche e cliccare sul pulsante Cerca. Il programma elencherà tutti i locali disponibili con quelle caratteristiche per il periodo selezionato e segnalerà i locali sui quali è presente un opzione. ddddddddd Per collegarsi al planning di uno specifico locale cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente al locale e selezionare l opzione Visualizza Locale, da qui sarà possibile effettuare le operazioni di prenotazione / opzione. 101

104 Calcolare le tariffe applicate Una volta ottenuti i risultati della ricerca è possibile fare un calcolo delle tariffe applicate ed eventualmente procedere con la prenotazione/opzione. E sufficiente cliccare con il tasto destro sulla camera ed eseguire il comando Calcolo tariffe, si aprirà la maschera di inserimento prenotazione già compilata. Planning > Visualizza Arrivi e Partenze La finestra contiene un report grafico degli arrivi, delle partenze e delle presenze, suddivise per locale e per giorno nell arco della settimana selezionata, contiene indicazioni rapide su : numero di persone, nome del cliente, segnalazione dell avvenuto check-in e check-out, trattamento. Il report è stampabile cliccando sul pulsante Stampa in alto a destra della maschera. Report Arrivi e Partenze Il report arrivi e partenze consente di visualizzare l elenco degli arrivi e delle partenze di un giorno singolo, suddivise per locale. E necessario inserire il giorno da analizzare e premere su Visualizza, nella griglia vengono riepilogati i dati, si attiva quindi il pulsante Stampa che permette di stampare il report dettagliato. 102

105 E possibile stampare arrivi e partenze all interno dello stesso report, oppure è possibile stampare i soli arrivi o le sole partenze. Report Arrivi e Partenze per periodo A differenza del report Arrivi e Partenze, il report Arrivi e Partenze per periodo permette di analizzare un intervallo temporale più ampio. Il report elenca tutti gli arrivi e tutte le partenze previste all interno dell intervallo. Planning > Prenotazioni per periodo Questa maschera di ricerca consente di visualizzare tutte le prenotazioni inserite in un determinato arco di tempo. Per utilizzare la visualizzazione inserire il giorno di inizio ricerca nella casella Dal giorno in alto a sinistra e inserire il giorno di fine ricerca nella casella Al giorno, dopodiché cliccare sul pulsante Cerca.sssssssssssssssssssssssssssssssssssss Il programma fornirà un elenco completo di tutte le prenotazioni per il periodo specificato. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga corrispondente ad una prenotazione il software consentirà di collegarsi alla scheda prenotazione o alla scheda locale. Per stampare il report cliccare sul pulsante Stampa e confermare l anteprima nuovamente con il pulsante Stampa. 103

106 Capitolo 6 Menu Contabilità A ll'interno del menu contabilità sono presenti le funzionalità legate alla gestione contabile della struttura, quindi gestione costi/ricavi, scadenzario, flusso entrate/uscite. Contabilità > Gestione Costi Dal menu contabilità>gestione costi è possibile selezionare i comandi Tabella Costi o Gestione Costi. TABELLA COSTI Questa tabella consente di inserire le voci di costo che saranno utilizzate successivamente nella Gestione dei Costi. 104

107 Per inserire una Voce di Costo di I livello è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento I livello e selezionare la voce Nuovo Costo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma. Per inserire una Voce di Costo di II livello è necessario selezionare una voce di costo sul raggruppamento di I livello, dopodichè cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento II livello e selezionare la voce Nuovo Costo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma. Per inserire una Voce di Costo di III livello è necessario selezionare una voce di costo sul raggruppamento di I livello, dopodichè selezionare una voce di costo sul raggruppamento di II livello, dopodichè cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento III livello e selezionare la voce Nuovo Costo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare una voce di costo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla relativa voce di costo e selezionare modifica costo dal menu contestuale. E possibile modificare solo la descrizione e NON il codice. Alcune voci come ad esempio Provvigioni Agenzia sono elementi di sistema e non possono essere modificati. 105

108 GESTIONE COSTI Da questa sezione è possibile inserire, visualizzare, modificare i costi relativi alla gestione della struttura. Per inserire un costo è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo movimento, si aprirà una maschera per l inserimento dei dati. NOTA BENE : in questa maschera và inserito il Codice Costo,collegato alla tabella dei costi descritta precedentemente.. Per modificare un costo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del costo da modificare e selezionare da menu contestuale la voce modifica. Per eliminare un costo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del costo da eliminare e selezionare da menu contestuale la voce elimina. E possibile eseguire ricerche sui costi registrati tramite la maschera di ricerca sulla sinistra, sono disponibili inoltre report statistici relativi all analisi costi per locale, per periodo, per gruppo (da voci di costo), per gruppo di locali ecc. L analisi dei costi si completa con la disponibilità di numerosi grafici. I grafici sono accessibili tramite il menù Grafici. UN COSTO PUO ESSERE LEGATO AD UNA SCADENZA PASSIVA, IN TALE CASO NON E MODIFICABILE DIRETTAMENTE DALLA FINESTRA DI GESTIONE COSTI. 106

109 Contabilità > Gestione Ricavi Dal menu contabilità>gestione costi, sono disponibili i comandi Tabella Ricavi e Gestione Ricavi. TABELLA RICAVI Questa tabella (come nel caso della tabella dei costi) consente di inserire le voci di ricavo che saranno utilizzate successivamente nella Gestione dei Ricavi. Per inserire una Voce di Ricavo di I livello è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento I livello e selezionare la voce Nuovo Ricavo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma. Per inserire una Voce di Ricavo di II livello è necessario selezionare una voce di ricavo sul raggruppamento di I livello, dopodichè cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento II livello e selezionare la voce Nuovo Ricavo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma. Per inserire una Voce di Ricavo di III livello è necessario selezionare una voce di ricavo sul raggruppamento di I livello, dopodichè selezionare una voce di ricavo sul raggruppamento di II livello, quindi cliccare con il tasto destro del mouse nel riquadro con intestazione Raggruppamento III livello e selezionare la voce 107

110 Nuovo Ricavo, fatto questo sarà necessario inserire una descrizione ed un codice e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare una voce di ricavo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla relativa voce di ricavo e selezionare modifica ricavo dal menu contestuale. E possibile modificare solo la descrizione e NON il codice Alcune voci come ad esempio Prenotazioni sono elementi di sistema e non possono essere modificati. GESTIONE RICAVI Da questa sezione è possibile inserire, visualizzare, modificare i ricavi relativi alla gestione della struttura. Per inserire un ricavo è sufficiente cliccare sul pulsante Nuovo movimento, si aprirà una maschera nella quale inserire i vari dati.dddddddddddddddddddddddddd NOTA BENE : in questa maschera è necessario inserito il Codice Ricavo il quale si ricollega alla tabella dei ricavi descritta precedentemente.. Per modificare un ricavo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del ricavo da modificare e selezionare da menu contestuale la voce modifica. 108

111 Per eliminare un ricavo è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga del ricavo da eliminare e selezionare da menu contestuale la voce elimina. E possibile eseguire ricerche all interno dei movimenti di ricavo tramite la maschera di ricerca sulla sinistra, sono disponibili report statistici relativi all analisi ricavi per locale, per periodo, per gruppo (da voci di ricavo), per gruppo di locali. Sono disponibili inoltre grafici relativi al totale dei ricavi per anno, analisi ricavi anno per locale, analisi ricavi per gruppo (da voci di ricavo) e analisi gruppo ricavi per locale. ALCUNI RICAVI SONO COLLEGATI A FATTURE E RICEVUTE FISCALI E NON POSSONO ESSERE MODIFICATI DIRETTAMENTE DALLA GESTIONE RICAVI. I ricavi derivanti dalle prenotazioni vengono immessi automaticamente dal programma all atto dell emissione del documento fiscale. 109

112 Contabilità > Scadenzario > Scadenze Attive Le Scadenze attive vengono inserite automaticamente all emissione del documento fiscale impostando le scadenze nella sezione riepilogo del documento è possibile tuttavia inserire le scadenze attive anche manualmente. Lo scadenzario è collegato al Flusso Entrate/Uscite, al momento del pagamento di una scadenza il programma aprirà una maschera nella quale segnalare quale conto è stato movimentato (es. conto cassa, banca 1, banca 2, etc). Per immettere una scadenza attiva manualmente cliccare sul pulsante in alto a sinistra (Nuova scadenza), si aprirà una maschera nella quale inserire i dati relativi alla scadenza da registrare. Compilare la maschera e cliccare sul pulsante Conferma. Per modificare una scadenza attiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da modificare e selezionare la voce modifica dal menu contestuale, si aprirà la maschera nella quale modificare i dati. llllllllllllllllllllllllllllllllllll Per confermare le modifiche cliccare sul pulsante Conferma. Per eliminare una scadenza attiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da eliminare e selezionare la voce elimina dal menu contestuale, confermare l eliminazione. E possibile ricercare e stampare le scadenze ed è possibile, tramite il pulsante Visualizza, visualizzare in modo rapido l elenco delle Scadenze della settimana corrente o del mese corrente. Il pagamento di una scadenza attiva 110

113 Quando una scadenza attiva viene pagata è necessario accedere allo scadenzario, selezionare la scadenza, cliccare su modifica, nella finestra di modifica scadenza spuntare la voce Pagato in alto a destra, confermando l operazione viene richiesto il dettaglio sul flusso di entrata da registrare ovvero è necessario inserire lo modalità con la quale la scadenza è stata riscossa, esempio Cassa, C.Corrente ecc. Insoluti attivi Sono tutte le scadenze attive scadute e non ancora pagate. Il filtro si attiva cliccando sul menù Contabilità->Scadenzario->Insoluti. 111

114 Contabilità > Scadenzario > Scadenze Passive La finestra Scadenze passive permette di inserire nuove scadenze, modificare ed eliminare scadenze registrate, eseguire ricerche all interno dello scadenzario. Le scadenze passive vengono inserite in due modi distinti: Le scadenze passive associate ad un agenzia (si hanno quando viene creata una prenotazione al lordo ) devono essere inserite direttamente dalla sezione Contabilità Passiva della maschera di gestione agenzia, cliccando con il tasto destro sulla scadenza da generare. In questo modo si crea un collegamento tra lo scadenzario e l agenzia. Tutte le altre scadenze passive si inseriscono direttamente dalla finestra di gestione scadenze passive. Per immettere una scadenza passiva manualmente cliccare sul pulsante in alto a sinistra (Nuova scadenza), si aprirà una maschera nella quale inserire i dati relativi alla scadenza da registrare. Compilare questa maschera e cliccare sul pulsante Conferma. dddddddddddddd Lo scadenzario è collegato al Flusso Entrate/Uscite, al momento del pagamento di una scadenza il programma aprirà una maschera per indicare quale conto è stato movimentato (es. conto cassa, banca 1, banca 2, etc). Per modificare una scadenza passiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da modificare e selezionare la voce modifica dal menu contestuale, si aprirà la maschera nella quale modificare i dati. Compilare questa maschera e cliccare sul pulsante Conferma. 112

115 Per eliminare una scadenza passiva cliccare con il tasto destro del mouse sulla riga inerente la scadenza da eliminare e selezionare la voce elimina dal menu contestuale, confermare l eliminazione. E possibile ricercare e stampare le scadenze ed è possibile, tramite il pulsate Visualizza, visualizzare in modo rapido l elenco delle Scadenze della settimana corrente o del mese corrente. Collegamento scadenza passiva -> Costo Una scadenza passiva è generalmente collegata ad un costo. In fase di inserimento della scadenza passiva è possibile indicare il codice del costo associato utilizzando la sezione in basso Registrazione contabili: I due elementi, Scadenza e Costo sono legati tra di loro, non è infatti possibile modificare o eliminare il costo in modo diretto, così come ad ogni modifica della scadenza viene anche aggiornato il costo associato. 113

116 Il pagamento di una scadenza passiva Quando una scadenza passiva viene pagata è necessario accedere allo scadenzario, selezionare la scadenza, cliccare su modifica, nella finestra di modifica scadenza spuntare la voce Pagato in alto a destra, confermando l operazione viene richiesto il dettaglio sul flusso di uscita da registrare ovvero è necessario inserire lo modalità con la quale la scadenza è stata pagata, esempio Cassa, C.Corrente ecc. La registrazione di un gruppo scadenze passive Per gruppo scadenze passive si intende un insieme che lega tra di loro una o più scadenze passive con una o più voci di costo. Un tipico caso d impiego si ha nella registrazione di una fattura passiva, la registrazione può essere fatta tramite un nuovo gruppo di scadenze passive, all interno si possono definire più scadenze e più costi. Al momento del salvataggio vengono generate le scadenze passive all interno dello scadenzario e i vari movimenti di costo. Per creare un nuovo gruppo si utilizza il comando Nuovo gruppo scadenze passive, all interno della maschera di gestione scadenze passive. Si aprirà una nuova maschera: 114

117 Si dovranno inserire i dati generici del movimento, quindi tramite le schede in basso Scadenze e Costi è possibile inserire le scadenze associate e i vari movimenti di costo. I movimenti che fanno parte di un gruppo non posso essere modificati singolarmente, è necessario entrare sempre all interno della maschera di gestione gruppo. Il programma gestisce automaticamente questo controllo. Contabilità > Flusso Entrate/Uscite Tramite la gestione dei flussi è possibile gestire i flussi di Entrata e i flussi di Uscita suddivisi per conto, è possibile per esempio gestire più conti corrente oppure più casse. TABELLA CONTI I conti sono configurabili nella tabella raggiungibile da menu Contabilità > Flusso Entrate/Uscite > Conti entrate/uscite Per inserire un nuovo conto cliccare con il tasto destro del mouse in un area bianca della maschera e selezionare la voce nuovo, quindi inserire un codice ed una descrizione per il nuovo conto e confermare cliccando sul pulsante conferma. Per modificare un conto è sufficiente effettuare doppio click sul conto e modificare i dati nella maschera seguente, confermare tramite il pulsante conferma. 115

118 GESTIONE ENTRATE/USCITE Per inserire un movimento è necessario selezionare un conto (es. Entrate > Cassa) dalla colonna di sinistra, i dettagli del nuovo inserimento dipendono da questa selezione, se si seleziona per esempio l elemento Cassa del gruppo uscite e poi si preme su Nuovo movimento, il programma memorizzerà un flusso di uscita sul conto cassa e così via. Quindi per prima cosa è necessario selezionare il conto sul quale si desidera operare. Dopodichè cliccare sul pulsante Nuovo Movimento. Compilare la maschera con i dati richiesti e confermare l inserimento tramite il pulsante Conferma. I movimento sono stampabili ed è presente un grafico annuale sull andamento delle entrate e delle uscite. Le stampe ed i grafici sono raggiungibili dai relativi pulsanti nella parte superiore di questa maschera. La maschera definisce una sezione SALDO CONTO, selezionando uno dei conti il programma calcolerà in tempo reale tutte le entrate, tutte le uscite per quel conto ed il relativo saldo. 116

119 Il Flusso Entrate/Uscite è collegato alle scadenze attive/passive, ogni volta che una scadenza verrà chiusa (pagata) verrà anche movimentato automaticamente uno dei conti definiti per il Flusso Entrate/Uscite. CHIUSURE GIORNALIERE CONTO CASSA La funzionalità consente di calcolare e di memorizzare le chiusure giornaliere della cassa. Il saldo viene calcolato tramite la gestione del conto Cassa nei Flussi entrate/uscite. Il saldo rappresenta la differenza tra la somma delle entrate per cassa e la somma delle uscite per cassa registrare nella data specifica. Per inserire una nuova registrazione cliccare sul pulsante Nuova registrazione, inserire la data del movimento e la descrizione e cliccare sul pulsante Aggiorna Saldo. Confermare la registrazione tramite il pulsante Conferma. Le chiusure giornaliere sono stampabili e ricercabili per data 117

120 La fatturazione degli acconti TouringHome permette di gestire contabilmente la fatturazione degli acconti ricevuti per le prenotazioni. A tale scopo esiste la possibilità di creare Fatture e Ricevute di acconto i modo automatico. In fase di fatturazione del saldo prenotazione, l importo del documento viene calcolato valutando la presenza di acconti già fatturati. Di seguito la sequenza delle operazioni necessarie per la fatturazione degli acconti: 1) Inserimento della prenotazione 2) Inserimento del valore Caparra ricevuta all interno della scheda prenotazione: 118

121 3) Creazione della fattura (o ricevuta) di acconto, sempre partendo dalla scheda prenotazione: Viene creato un nuovo documento di tipo acconto : 119

122 4) Fatturazione del saldo prenotazione, il programma è in grado di verificare la presenza di fatture di acconto e quindi di procedere con il calcolo automatico del saldo. La fattura del saldo viene quindi scalata dell importo fatturato precedentemente come acconto. 120

123 Capitolo 7 Menu Gestione Documenti I L menu Gestione Documenti raggruppa tutta la parte documentale del software., fatture, ricevute, offerte di soggiorno, schede di notifica, rilevamento Istat e altri documenti. Gest. Documenti > Fatture attive / Ricevute Fiscali Selezionando questa funzionalità si apre la maschera dalla quale è possibile generare una fattura attiva o una ricevuta fiscale. Questo tipo di documento può essere generato sia partendo da una prenotazione per la quale è stato effettuato almeno il CheckIn, sia partendo da un documento vuoto, oppure dall interno della scheda prenotazione nella sezione CheckIn / CheckOut.. Come gestire la fatturazione In questo paragrafo si analizza la procedura da seguire per l emissione di fatture e ricevute fiscali, prenderemo in analisi nello specifico la gestione delle fatture attive, tuttavia i concetti possono essere applicati in modo identico anche nell emissione di ricevute fiscali. Il processo di fatturazione si suddivide sostanzialmente in due macro-tipologie: Fatturazione libera Fatturazione collegata alle prenotazioni 121

124 Per fatturazione libera si intende la creazione di fatture generiche che non hanno un collegamento ad una prenotazione. Per fatturazione collegata alle prenotazione si intende la creazione di fatture che al loro interno mantengono un collegamento con una o più prenotazioni. Nella maggior parte dei casi viene utilizzata questa tipologia di fatturazione per fatturare le prenotazioni completate. Fatturazione Libera Per creare un documento scollegato dalle prenotazioni è sufficiente aprire la gestione Fatture attive (Gestione documenti->fatture attive), premere sul pulsante Nuovo documento, il programma calcola automaticamente il progressivo del documento. Spostarsi quindi nella casella Denominazione e premere F2 o F3 per selezionare i dati del destinatario del documento, F2 per selezionare un cliente, F3 per selezionare un agenzia. Nella parte inferiore della sezione Intestazione documento selezionare la modalità di pagamento. E possibile passare alla sezione Corpo documento per inserire il dettaglio del documento. Per aggiungere una riga al corpo documento si utilizza la sezione in basso scrivendo i valori nei diversi campi e confermando l inserimento tramite il pulsante Conferma riga. Per modificare una riga è sufficiente cliccare sulla riga da modificare con il tasto destro e quindi premere su Modifica, i valori di riga vengono riportati nella parte inferiore, modificare quindi i valori e premere ancora Conferma riga. Stessa procedura per eliminare la riga. E possibile aggiungere al corpo documento una o più righe descrizione ovvero righe che non hanno valori espressi nelle colonne QTA, Prezzo ecc ecc, servono per aggiungere informazioni generiche di testo nel corpo del documento. Per gestire le righe descrizione è necessario spuntare la casella Inserisci come riga descrizione. Completata la compilazione del corpo documento è possibile passare alla sezione Riepilogo dove vengono visualizzati i calcoli finali del documento, elencati gli imponibili e le scadenze attive. Per ogni documento è necessario creare almeno una scadenza attiva, se il documento viene pagato al momento dell emissione è necessario inserire una scadenza con la stessa data di emissione del documento. La sezione Scadenze del documento viene aggiornata automaticamente nel momento della selezione della modalità di pagamento nell intestazione, tuttavia è possibile interagire e modificare le scadenze utilizzando le funzionalità disponibili con il tasto destro del mouse sopra la griglia delle scadenze. 122

125 Per confermare il documento premere su Salva. In fase di salvataggio viene richiesta la registrazione contabile del movimento di ricavo associato: La registrazione deve essere bilanciata ovvero l elenco dei conti ricavo associati deve corrispondere per importo al totale ricavo del documento. Per aggiungere conti ricavo cliccare con il tasto destro sulla griglia bianca e premere su Nuovo movimento, si apre la finestra del movimento nella quale è necessario selezionare il conto ricavo, opzionalmente il locale associato e l importo del ricavo, Al termine della registrazione viene visualizzato il messaggi di conferma registrazione documento. La fattura è stata quindi memorizzata e registrata in contabilità, a livello contabile sono state registrate scadenze attive e movimenti di ricavo. Gestione delle righe Iva compresa Il sistema di fatturazione di TouringHome permette di gestire all interno dei documenti (fatture e ricevute fiscali) le righe con importi iva compresa. Fino alla versione era necessario eseguire lo scorporo degli importi utilizzando il comando scorporo iva, tuttavia questa procedura poteva in alcuni casi generare sul totale documento uno scarto di alcuni centesimi. 123

126 Per aggiungere una riga iva compresa è sufficiente spuntare la casella Prezzo Iva Compresa in fase di creazione del corpo documento. Fatturazione collegata alle prenotazioni Per fatturazione collegata alle prenotazione si intende la possibilità di creare documenti fiscali e di legarli ad una o più schede prenotazioni. E possibile creare fatture per la prenotazione, fatture per gli extra e fatture generiche associate alla prenotazione. E possibile procedere in due modi distinti: - Collegamento da maschera di gestione fattura - Collegamento da scheda prenotazione Collegamento da maschera di gestione fattura Creare un nuovo documento premendo il pulsante Nuovo documento, nella parte superiore destra della maschera è visibile la sezione per la gestione delle prenotazioni collegate, da questa griglia è possibile vedere le prenotazioni associate al documento corrente ed è possibile intervenire per aggiungere e rimuovere prenotazioni. 124

127 Per aggiungere una prenotazione premere sul pulsante Prenotazioni da fatturare. Si apre una maschera nella quale vengono elencate tutte le prenotazioni da fatturare ovvero tutte le prenotazioni che hanno il flag Check-In, suddivise per destinatario, Clienti o Agenzie. Nella sezione Fatturazione clienti vengono elencate tutte le prenotazioni con checkin attivo, anche quelle associate ad un agenzia con tipo gestione al lordo. Nella sezione Fatturazione agenzie vengono invece elencate le prenotazioni con chck-in attivo che hanno agenzia associata con tipo di gestione al netto. La finestra di selezione prenotazioni da fatturare: Nell elenco spuntare le prenotazioni che si desidera associare alla fattura, per ogni prenotazione è possibile spuntare due colonne, Fatturazione prenotazione e Fatturazione Extra. Spuntando fatturazione prenotazione nel documento vengono inseriti i dati ed i valori per la fatturazione della sola prenotazione. 125

128 Spuntando fatturazione extra nel corpo del documento vengono aggiunti tutti gli extra registrati. E possibile spuntare entrambe le voci ed anche più prenotazioni. Confermando la selezione la fattura viene aggiornata con il collegamento alle prenotazioni selezionate. E possibile rimuovere o modificare il collegamento ad una prenotazione utilizzando lo spazio prenotazioni collegate in alto a destra della maschera di gestione fattura. Cliccando con il tasto destro su una prenotazione associata è possibile modificare il tipo di fatturazione (Prenotazione o Extra), oppure eliminare il collegamento con la prenotazione. Confermando il salvataggio del documento le prenotazioni vengono aggiornate, le prenotazioni per le quali è stata scelta l opzione fatturazione prenotazione vengono segnalate come fatturate. Il collegamento tra una prenotazione e i documenti può essere visualizzato anche direttamente dalla scheda prenotazione, nella sezione Check-In/Check-Out, in basso è presente il blocco Fatturazione. All interno vengono riepilogati i documenti associati alla prenotazione corrente. E possibile creare un documento collegato alla prenotazione anche da questa posizione. 126

129 Collegamento da scheda prenotazione Una fattura collegata ad una prenotazione può essere generata anche direttamente dalla scheda prenotazione. E sufficiente aprire la scheda della prenotazione da fatturare, accedere alla sezione Check-In/Check-Out, nel blocco Fatturazione in basso è presente il menù Genera fattura, con 3 comandi collegati: - Prenotazione - Extra - Generica Il comando prenotazione genera una fattura inserendo i dati necessari per la fatturazione della prenotazione. Il comando Extra inserisce nel corpo documento gli extra della prenotazione 127

130 Il comando Generica crea una fattura collegata alla prenotazione inizialmente vuota. Fatturare più prenotazioni con un solo documento Il sistema di fatturazione di TouringHome permette di fatturare più prenotazioni con un solo documento, è una funzionalità utile per esempio nella gestione dei gruppi. Per fatturare più prenotazioni è necessario creare una nuova fattura, premere quindi sul pulsante Prenotazioni da fatturare e spuntare tutte le prenotazioni che si intende fatturare. In fase di salvataggio il programma aggiorna le schede di ogni prenotazione selezionata. Modificare un documento registrato Quando viene memorizzato un documento fiscale (fattura o ricevuta) il programma genera una serie di registrazioni, scadenze attive, movimenti di ricavo ecc ecc. Per tale motivo per modificare un documento è necessario seguire alcuni passaggi essenziali. Per prima cosa si dovrà aprire il documento da modificare, al momento dell apertura risulta bloccato. Premere quindi su Modifica. Vengono visualizzati una serie di messaggi da confermare. Con questi passaggi l applicazione annulla temporaneamente le registrazioni del documento, è possibile quindi modificare il documento e salvare, il programma rigenera quindi tutte le registrazioni. IMPORTANTE! Quando si preme su modifica le registrazioni del documento vengono annullate, è necessario premere nuovamente su salva anche se di fatto il documento non viene modificato. Se non viene premuto salva il documento resta attivo ma senza registrazioni contabili collegate. 128

131 La fatturazione sezionale La fatturazione sezionale permette di gestire numerazioni parallele per fatture e ricevute fiscali. Il campo sezionale è posizionato alla destra del numero documento, all interno della maschera di gestione: Durante la creazione di un nuovo documento, per default, il campo sezionale viene mantenuto vuoto, è possibile modificarlo manualmente, inserendo una stringa lunga al massimo 2 caratteri. Dopo la modifica del campo sezionale viene assegnato un nuovo numero progressivo. E possibile inoltre assegnare un sezionale predefinito per ogni proprietario configurato. All interno dell anagrafica proprietari è presente il campo Sezionale: 129

132 Il sezionale assegnato ad un proprietario viene utilizzato automaticamente dal programma in fase di fatturazione di una prenotazione. Note di credito Da premettere che in TouringHome non esiste una gestione specifica per le note di credito, vengono gestite con l emissione di un documento di tipo Fattura con importo negativo. In questo caso anche le scadenze associate dovranno avere importo negativo così come il movimento di entrata a saldo della scadenza. Facciamo l esempio di registrazione di una nota di credito di 500 euro (iva compresa) 1) Si crea una nuova fattura con importo -500, il documento deve avere una scadenza sempre di -500 euro 2) Si esegue il pagamento della scadenza negativa creando a sua volta un movimento di entrata negativo. 130

133 Nella maschera di ricerca delle fatture è possibili filtrare le note di credito utilizzando la casella a discesa Fatture e note di credito, Fatture, Note di credito: 131

134 Gest. Documenti > Offerte di soggiorno L offerta di soggiorno è di fatto un preventivo che è possibile generare inserendo all interno più offerte diversificate. Le offerte possono essere create utilizzando tutti i locali disponibili e selezionando quelli da includere. Per creare un offerta selezionare Nuova offerta, inserire il periodo per il quale vogliamo effettuare l offerta, i dati di intestazione del cliente ed il numero di posti letto, dopodichè cliccare sul pulsante Inserisci nuovo locale, a questo punto comparirà la maschera di ricerca disponibilità dalla quale potremo ricercare e selezionare i locali da includere nell offerta. Una volta creata l offerta essa sarà visualizzabile e stampabile semplicemente cliccando sul pulsante Stampa in alto a destra della maschera. 132

135 Per esportare il file in un formato inviabile tramite è necessario cliccare sul pulsante Esportazione e selezionare il formato di esportazione, dopodichè selezionare la cartella di destinazione e salvare il file, a questo punto sarà pronto per essere inviato. Gest. Documenti > Altri documenti La sezione altri documenti racchiude tutti i documenti personalizzati inseriti dall utente. All interno dell elenco vengono visualizzate le tipologie documento inserite tramite la finestra Strumenti->Tabelle->Gestione tipologie documenti.e Cliccando sulla tipologia verrà aperto il documento master associato. Ogni tipologia di documento può avere un documento master, le categorie di documenti possono contenere altri documenti (solo nelle sezioni clienti, locali, proprietari). Per creare una categoria di documento è necessario cliccare sul menu Strumenti > Tabelle > Gestione Tipologie Documenti.dddddddddddddddddddddddddddd 133

136 Gestione Documenti > Schede di notifica > Gestione schede di notifica La finestra contiene le funzionalità per la generazione delle Schede di notifica PS, la stampa e la ricerca. La generazione delle schede di notifica è legata ai clienti che hanno effettuato le operazioni di CheckIn ed ai dati presenti in anagrafica cliente, tuttavia, nel caso che i dati fossero incompleti, il programma consentirà comunque la generazione e la stampa delle schede di notifica le quali dovranno essere compilate manualmente dall operatore. Generazione schede di notifica Cliccando sul pulsante Generazione schede notifica si apre la finestra Schede di notifica, la quale elenca tutte le prenotazioni per le quali non è stata ancora generata la scheda di notifica aventi il Check-In attivato. Selezionare le prenotazioni per le quali si vuole generare la scheda di notifica (sono consentite selezioni multiple con il tasto ctrl + click o alt +click) e cliccare sul pulsante Genera schede di notifica, si aprirà un altra finestra che indicherà l avvenuta generazione e una colonna Stato la quale sarà contrassegnata da un segnale di spunta verde nel caso in cui la scheda relativa sia completa di tutti i dati necessari e un segnale di spunta rosso nel caso in cui nella generazione il programma abbia riscontrato una mancanza di dati. LE SCHEDE VENGONO SEMPRE GENERATE, ANCHE SE LO STATO E CONTRASSEGNATO CON LA X ROSSA. 134

137 Chiudere le due finestre e ritornare alla finestra Gestione schede di notifica in quanto le schede andranno stampate tramite il pulsante Stampa o Stampa Multipla. Per stampare una singola scheda agire come segue : Cliccare sul pulsante Cerca in alto alla finestra, dopodiché selezionare tramite doppio click la riga corrispondente alla scheda di notifica da stampare, nella finestra adesso compariranno i dati del cliente e dei componenti familiari come inseriti in anagrafica cliente, modificare i dati se necessario e quando pronti cliccare sul pulsante Stampa in alto alla finestra. Si aprirà l anteprima, premere il tasto Stampa per inviare il tutto alla stampante. Per effettuare una stampa multipla agire come segue : Cliccare sul pulsante Stampa multipla, inserire i numeri che compongono l intervallo di schede da stampare e cliccare sul pulsante Stampa per inviare il tutto alla stampante. Non appena finito il processo chiudere la finestra attiva. Consigliamo, prima di avviare la stampa multipla di effettuare una ricerca delle schede tramite il pulsante Cerca in modo da visualizzare le schede che realmente devono essere ancora stampate. Per eliminare una scheda di notifica selezionarla con doppio click dopo averla cercata tramite il tasto Cerca e cliccare sul pulsante Elimina. Suggerimento Le schede di notifica vengono generate generalmente al momento del checkin, è possibile eseguire la procedura direttamente dalla scheda prenotazione, sezione CheckIn/CheckOut. L utilizzo della scheda prenotazione per generare le schede di notifica oltre a velocizzare il processo di creazione, permette di generare più schede suddivise per cliente. Si consideri il seguente caso: Prenotazione dal 10/08 al 21/08, clienti Mario Rossi e Giuseppe Bianchi che non appartengono allo stesso nucleo familiare, pertanto è necessario generare due schede di notifica separate. Per ottenere questo è necessario generare i documenti dalla scheda prenotazione, solo qui infatti si ha la possibilità di generare documenti separati per cliente. Per maggiori informazioni vedere il paragrafo La gestione dei dati ISTAT e delle schede di notifica pag

138 Gestione Documenti > Schede di notifica > Stampa registro di pubblica sicurezza. Permette di stampare il riepilogo degli ospiti arrivati nella struttura durante un intervallo di tempo. Sarà sufficiente compilare i campi richiesti dalla maschera Registro pubblica sicurezza e cliccare sul pulsante Stampa registro, dopodiché il programma presenterà l anteprima la quale potrà essere inviata alla stampante tramite il pulsante Stampa o potrà essere esportata in formato.pdf,.xls,.rtf,,doc eventualmente per un invio telematico. Schede di notifica multiproprietario Se all interno del programma vengono configurati più proprietari è possibile gestire le schede di notifica separatamente ovvero ogni proprietario può gestire la generazione dei documenti utilizzando numerazioni separate. Prima di aprire la maschera di gestione schede di notifica il programma richiede la selezione del proprietario, i documenti vengono generati in base all associazione fatta tra i locali e i proprietari. Supponiamo di avere due proprietari in anagrafica, proprietario A e proprietario B, quindi alcuni locali saranno associati al proprietario A, altri al proprietario B. Quando si accede alla gestione schede di notifica il programma chiederà di selezionare il proprietario, supponiamo di selezionare A, a questo punto è possibile gestire (visualizzare, stampare, eliminare ecc ecc) solamente i documenti generati da A e nella generazione dei documenti vengono considerati solamente le prenotazioni fatte nei locali appartenenti ad A. TouringHome permette inoltre di avere moduli di stampa per le schede di notifica separati per proprietario. E possibile richiedere i moduli dim stampa aggiuntivi utilizzando il servizio assistenza DATACOM. 136

139 Gestione Documenti > ISTAT-> Mod. C-59 Il modulo di rilevamento ISTAT, basato sul modello ufficiale C-59, permette la compilazione automatica e la stampa del modello, pronta per l invio alla propria sede Istat di appartenenza. Il modello, come da regolamentazione, dovrà essere compilato e trasmesso ogni giorno, tuttavia il programma vi consentirà di creare tutti i documenti necessari in un intervallo temporale. (Per esempio se la trasmissione viene effettuata settimanalmente il programma sarà in grado di generarvi tutti i documenti in quell intervallo di tempo). Per la generazione dei modelli quindi possiamo procedere in due differenti modi : 1) Generazione giornaliera : Cliccare sul pulsante Nuovo, indicare il giorno da generare e cliccare sul pulsante Crea documento. Solo nel caso della prima generazione il programma richiederà il numero di presenze della notte precedente. Nella maschera compariranno tutti i dati di riepilogo e cliccando sul pulsante 137

140 Stampa > Anteprima di stampa, sarà possibile stampare il modello appena generato. 1) Generazione per intervallo : Cliccare sul pulsante Genera documenti, indicare l intervallo di generazione, dopodiché cliccare su Genera documenti. Il programma calcolerà automaticamente tutti i documenti che devono essere generati. Chiudere quindi la maschera di generazione. Per richiamare singolarmente i documenti cliccare sul pulsante Ricerca, tramite doppio click sulla riga corrispondente verrà selezionato il documento che sarà possibile stampare dopo aver chiuso la maschera di ricerca. Per la stampa multipla dei documenti selezionare il pulsante Stampa > Stampa documenti, compilare la maschera con i dati necessari e cliccare sul pulsante Stampa. Rilevamento ISTAT multiproprietario Se all interno del programma vengono configurati più proprietari è possibile gestire il rilevamento ISTAT separatamente ovvero ogni proprietario può gestire la generazione dei documenti utilizzando numerazioni separate. Prima di aprire la maschera di gestione ISTAT il programma richiede la selezione del proprietario, i documenti vengono generati in base all associazione fatta tra i locali e i proprietari. Supponiamo di avere due proprietari in anagrafica, proprietario A e proprietario B, quindi alcuni locali saranno associati al proprietario A, altri al proprietario B. Quando si accede alla gestione ISTAT il programma chiederà di selezionare il proprietario, supponiamo di selezionare A, a questo punto è possibile gestire (visualizzare, stampare, eliminare ecc ecc) solamente i documenti generati da A e nella generazione dei documenti vengono considerati solamente le prenotazioni fatte nei locali appartenenti ad A. TouringHome permette inoltre di avere moduli di stampa ISTAT separati per proprietario. E possibile richiedere i moduli ISTAT aggiuntivi utilizzando il servizio assistenza DATACOM. 138

141 Rilevamento ISTAT: tavole di spoglio A1 e A2 Le tavole di spoglio A1 e A2 costituiscono il riepilogo mensile dei dati ISTAT, basati sui modelli C-59 giornalieri. La tavola A1 raggruppa arrivi, partenze e presenze dei primi 15 giorni del mese, la tavola A2 raggruppa invece i giorni dal 16 fino alla fine del mese. Per creare le tavole di spoglio premere sul menù Gestione documenti->istat->tavole di spoglio A1 A2: Dopo la selezione del proprietrio, si apre la maschera di generazione: 139

142 Utilizzando i controlli disposti all interno del box Generazione documento sulla destra, è possibile specificare l anno, il mese ed il tipo di documento da generare. Cliccando sul pulsante Genera documento si avvia il processo di creazione. Le tavole di spoglio si basano sui modelli C-59 giornalieri, che devono comunque essere generati. Se durante la creazione di una tavola di spoglio non viene trovato un documento C-59, il programma segnala un errore di generazione. Rilevamento ISTAT: verifica dei dati Durante l attività di gestione può accadere che vengano inserite prenotazioni con valori ISTAT non completi. Durante l apertura della scheda prenotazione, il programma emette un alert, tuttavia è disponibile uno strumento che consente di eseguire un controllo completo, esteso a tutte le prenotazioni inserite. Lo strumento è accessibile tramite il menù Gestione documenti->istat->verifica dati ISTAT. 140

143 Nella maschera successiva è possibile avviare il controllo: Gestione Documenti > Stampa Documenti Emessi Questa funzionalità consente di preparare e stampare la lista dei documenti emessi in un determinato periodo (Fatture e Ricevute fiscali). Sarà sufficiente indicare l intervallo, selezionare la tipologia di documento della quale visualizzare il report e cliccare su Preparazione Stampa. Si aprirà l anteprima che potrà essere stampata o esportata in formato word, excel, o pdf. 141

144 Capitolo 8 Altre funzionalità I N questo capitolo vengono analizzate alcune funzionalità importanti che per vari motivi, per esempio a seguito di aggiornamenti, non sono state inserite nei capitoli precedenti. L archivio delle prenotazioni TouringHome mantiene un archivio separato dove vengono memorizzate le prenotazioni eliminate. Si tratta di un archivio in formato XML memorizzato all interno del file archivio.xml posizionato nella sotto-directory Data del programma. Ogni volta che viene eliminata una prenotazione il programma elimina la prenotazione dall archivio principale e la inserisce nel file archivio.xml. L archivio storico può essere interrogato, è possibile ricercare vecchie prenotazioni, impostare filtri e ordinamenti, è possibile inoltre accedere al dettaglio della prenotazione. Per aprire la finestra di gestione dell archivio prenotazioni cliccare sul comando Finestra>Gestione prenotazioni>archivio prenotazioni. 142

145 La finestra di gestione archivio prenotazioni Nella parte superiore della maschera sono visibili due riquadri: - Informazioni sull archivio - Filtro dati All interno di Informazioni sull archivio viene visualizzata la dimensione del file archivio.xml ed il numero di prenotazioni archiviate. Nel riquadro Filtro dati sono racchiusi gli strumenti di ricerca, è possibile impostare la data di inizio ricerca e definire una chiave di ricerca. Premendo sul pulsante a destra i dati vengono filtrati e visualizzati nella griglia sottostante. E possibile visualizzare il dettaglio di una prenotazione facendo un doppio click sull elemento oppure cliccando con il tasto destro e quindi sul comando Visualizza. Le prenotazioni possono essere eliminate dall archivio selezionando la riga o il gruppo di righe da eliminare e quindi premendo il tasto CANC. 143

146 ATTENZIONE: Le prenotazioni eliminate dall archivio non possono essere recuperate. Gestire l archivio L archivio può essere gestito tramite i comandi del menù Gestione archivio posizionato in alto nella finestra Archivio prenotazioni: Il comando Copia archivio in Il comando permette di fare una copia fisica del file archivio.xml. L archivio nel tempo può diventare molto grande riducendo le prestazioni, tramite il comando di copia è possibile trasferire il file in una posizione diversa creando in questo modo un archivio storico, dopo aver copiato il file è possibile svuotare l archivio utilizzato dal programma. Svuota archivio Permette di eliminare le prenotazioni dall archivio, cliccando sul comando viene visualizzata una finestra nella quale è possibile impostare la data di eliminazione, vengono eliminate tutte le prenotazioni la cui data di inizio è precedente alla data indicata. 144

147 Capitolo 9 Touring Home - LiveUpdate T ouringhome LiveUpdate è il servizio automatico per l aggiornamento del programma. E rappresentato sostanzialmente da una procedura guidata che verifica la presenza di aggiornamenti e nel caso in cui questi siano presenti procede con il download e l installazione del pacchetto di aggiornamento. Per avviare TouringHome LiveUpdate premere sul comando Aggiornamento software sul menù Strumenti. Se visualizzate il messaggio Il servizio di aggiornamento non è al momento disponibile significa che LiveUpdate non è installato, potete scaricare il file di Setup dal seguente indirizzo: E sufficiente eseguirlo facendo un doppio click. 145

148 La maschera principale di LiveUpdate è composta da 3 elementi: Informazioni di sistema dove vengono riepilogati i dati dell installazione corrente, codice seriale e versione. Pulsante Verifica disponibilità aggiornamenti Consente di collegarsi al server Datacom per verificare la presenza di aggiornamenti. Area Dettagli Utilizzata dal programma per elencare i comandi eseguiti. Premere su Verifica disponibilità aggiornamenti, LiveUpdate si collega al server e recupera le informazioni sugli aggiornamenti. Se non sono presenti aggiornamenti l esecuzione termina con il messaggio La versione installata è aggiornata, altrimenti vi verrà chiesto di procedere con l aggiornamento. 146

149 Importante Il servizio LiveUpdate funziona soltanto in presenza di contratto SAP valido. Aggiornamenti automatici Se vengono trovati aggiornamenti da installare il programma vi chiede se desiderate procedere con l aggiornamento oppure se desiderate abbandonare la procedura guidata. Se confermate l aggiornamento vi verrà chiesto di chiudere TouringHome, dovete chiudere l applicazione lasciando LiveUpdate aperto, quindi premere su Riprova. Si aprirà una seconda finestra con una barra di progressione centrale, il software inizierà il download automatico del pacchetto. Al termine del download vengono estratti i file dal pacchetto e quindi sempre in automatico LiveUpdate procede con l installazione. Al termine della procedura viene visualizzato il messaggio Aggiornamento completato con successo. Se si verificano errori durante la procedura guidata è possibile ripetere le operazioni. Altre informazioni su LiveUpdate LiveUpdate e Firewall LiveUpdate utilizza la connessione ad internet, se sul computer è installato un Firewall sarà necessario fornire le autorizzazioni necessarie. Quando eseguire LiveUpdate LiveUpdate è stato progettato pensando alla sicurezza ed alla stabilità delle installazione, il software aggiorna soltanto gli elementi strettamente necessari senza modificare in alcun modo i dati di TouringHome. Potete quindi eseguire LiveUpdate più volte senza il pericolo di danneggiare l installazione corrente. Vi consigliamo di eseguire LiveUpdate almeno una volta ogni 10 giorni. 147

150 Capitolo 10 Invio telematico schede PS D alla versione del software è possibile generare il file per l invio telematico delle schede PS secondo le specifiche fornite dalla Polizia di Stato in ambito nazionale. La compilazione dei dati dei clienti alloggiati e dei relativi componenti familiari avviene normalmente, non ci sono elementi particolari da considerare, da notare il fatto che molti campi relativi ai dati anagrafici sono collegati, tramite tasto F2, agli archivi forniti dalla Polizia di Stato: 148

151 Generazione delle schede di notifica Il file telematico si basa sulla compilazione delle schede di notifica che deve comunque avvenire seguendo quanto descritto a Pag.124. Nella maschera di gestione delle schede di notifica vengono riportati i valori inseriti nell anagrafica del cliente ed anche qui sono collegati agli archivi PS: Durante la creazione della scheda viene fatto un controllo sulla completezza dei dati. E possibile inoltre utilizzare il pulsante Verifica scheda in alto per eseguire un nuovo controllo. In caso di errori è possibile modificare i dati direttamente dalla scheda di notifica. 149

152 Generazione del file telematico Per generare il file telematico da inviare, richiamare il comando Gestione documenti->schede di notifica->invio telematico schede di notifica Si aprirà la seguente maschera: Si seleziona il periodo da includere nella generazione del file, generalmente il giorno corrente, quindi si preme sul pulsante Genera file. Viene richiesto un percorso di salvataggio del file. 150

153 Nella griglia vengono quindi elencate le schede di notifiche elaborate. Se durante questo processo si verificano degli errori questi vengono visualizzati nella colonna Errori, con un doppio clic sulla riga è possibile visualizzare il dettaglio degli errori. Il file telematico viene generato ugualmente escludendo le schede in errore. E consigliabile tuttavia correggere le schede e procedere con una nuova generazione del file. Il file generato può essere trasmesso utilizzando il pannello di controllo messo a disposizione dalla Polizia di Stato al seguente indirizzo: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it 151

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