DigitalFile 2.0. DigitalFile 2.0. Descrizione Tecnica. Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano

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1 Descrizione Tecnica Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano Il software per l archiviazione dei documenti, con valore legale Conforme ai requisiti della legge italiana ed europea è la soluzione software completa per l'archiviazione di tutti i documenti aziendali, integrabile nel sistema informativo dell'utente. Il prodotto consente di memorizzare in forma elettronica qualsiasi tipo di documento, su database e su dischi ottici e, nel caso di documenti con rilevanza legale, di conservarne nel tempo il valore legale. Con tutti gli utenti autorizzati possono consultare, anche tramite Internet o Intranet, i documenti archiviati, effettuare su di essi ricerche sofisticate e flessibili, visualizzarli, stamparli e inoltrarli via o fax. Indice 1. Descrizione delle funzioni principali Gestione degli archivi dei documenti aziendali in formato elettronico Possibilità di memorizzare gli archivi con diversi tipi di database Memorizzazione su supporti removibili Archiviazione di qualsiasi tipo di documento Archiviazione automatica di documenti prodotti in forma di file di stampa da altre applicazioni Valore legale dei documenti archiviati Ricerche potenti e flessibili Accesso agli archivi tramite Web Firma digitale e cifratura Fax server con l'applicazione client Modulo integrato per la visualizzazione dei documenti Interfaccia di programmazione Altre caratteristiche Architettura e descrizione singoli componenti Doc-Filing Manager C-Spool C-Fax DFM Connector C-Imaging DigitalSign DFM Full-Text Agent DFM Web Interface Ambiente operativo e requisiti del sistema Licenze disponibili Descrizione delle funzioni principali Gestione degli archivi dei documenti aziendali in formato elettronico Il cuore del prodotto è costituito dalle funzionalità per la gestione dell'archivio di tutti i documenti aziendali in forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti archiviati. Possibilità di memorizzare gli archivi dei documenti con diversi tipi di database Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed esigenze di organizzazione e accesso ai dati, DigitalFile 2.0 offre la possibilità di operare con differenti tipi di database. Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette a disposizione una serie di soluzioni economiche ma efficienti e affidabili basate sul formato di database Microsoft FoxPro. A chi invece richiede prestazioni superiori, consente di beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti dall'impiego di database server relazionali in architettura client/server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle, Microsoft SQL Server o Borland InterBase. L'utilizzo dei database server, offre importanti garanzie relative all'integrità dei dati, al mantenimento di elevate prestazioni e all'efficienza dell'utilizzo del traffico di rete. L'impiego di con tali tipi di database: fornisce un elevato livello di sicurezza, dipendente dalla sicurezza implementata nel database stesso; garantisce un affidabile ed efficiente accesso ai dati, anche con molti utenti contemporanei; consente di effettuare un completo rollback delle transazioni, ovvero di ripristinare in modo sicuro ed efficace situazioni dei dati antecedenti una transazione. Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 1/10

2 Memorizzazione di archivi su supporti removibili Oltre che all'interno di un database globale, i volumi dei documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti removibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento con mezzi telematici. Archiviazione di qualsiasi tipo di documento consente di archiviare documenti di qualsiasi tipo: documenti prodotti in forma di file di stampa (spool file) da sistemi informativi di diverso tipo, ad esempio mainframe; messaggi inviati o ricevuti a livello client (Microsoft Outlook 97/2000/XP) o a livello server (Microsoft Exchange Server 5.5/2000); documenti ricevuti e spediti via fax tramite C-Fax, l'applicazione fax server inclusa nel prodotto; documenti cartacei acquisiti tramite scanner (con supporto di qualsiasi scanner compatibile con lo standard TWAIN); documenti elettronici di qualsiasi tipo. L'archiviazione è automatica per i documenti acquisiti da spool e per quelli inviati e ricevuti tramite o con il fax server di. Grazie all interfaccia COM del prodotto è inoltre possibile sviluppare applicazioni personalizzate per automatizzare l archiviazione di particolari tipi di documenti, in base alle esigenze dell utente. Archiviazione automatica di documenti prodotti in forma di file di stampa da altre applicazioni dell'utente consente di acquisire ed elaborare virtualmente qualsiasi tipo di file di stampa (spool file) prodotto dalle applicazioni originali dell'utente e di memorizzare automaticamente nel formato PDF i documenti in esso contenuti. Questo significa, ad esempio, poter archiviare in modo automatico direttamente dal file di spool prodotto dal sistema gestionale dell'utente un lotto di fatture in formato PDF. Grazie ad una sofisticata interfaccia di configurazione, permette di interpretare la struttura di qualsiasi spool file e di estrarre da esso tutte le informazioni necessarie per creare l'aspetto finale desiderato dei documenti, senza necessità di modificare in alcun modo le applicazioni che generano tali dati. I file di spool che contengono i documenti possono essere in formato ASCII, ANSI, EBCDIC e PDF. Grazie alla sua elevata flessibilità, lo strumento di configurazione di consente di interpretare anche spool molto complessi, costituiti da sezioni differenti e da pagine con varianti, tramite la definizione di una completa serie di parametri (quali: altezza della pagina, caratteristiche e formati delle pagine in dipendenza della loro posizione nel documento). I risultati dell'acquisizione dei file di spool sono depositati su unità temporanee denominate Tank per le elaborazioni successive. I dati provenienti da diversi file di spool possono essere riversati su uno stesso Tank per essere elaborati insieme, ottimizzando le successive operazioni. Accorpamento dei documenti è in grado di individuare all'interno di un flusso di documenti tutti quelli destinati ad un medesimo soggetto e, se desiderato, di riunirli insieme ( accorparli ). Questo consente, ad esempio, di raggruppare documenti di tipo diverso indirizzati allo stesso destinatario, quali fatture, solleciti e lettere commerciali, anche derivanti da spool distinti prodotti da applicazioni diverse. L'utente può definire, in modo semplice e flessibile, criteri di associazione basati su: semplici codici contenuti nel documento stesso (es. codice cliente); condizioni complesse, costituite da confronti e operatori logici applicati su diversi codici contenuti nel documento (ad es. più documenti vengono accorpati quando il "codice cliente" è lo stesso e il totale della fattura è maggiore di un certo importo); sintassi indirizzo: il raggruppamento è effettuato analizzando la sintassi degli indirizzi e individuandovi un sufficiente livello di analogia. È possibile definire criteri di accorpamento comuni anche per documenti provenienti da spool diversi, consentendo così una grande flessibilità di configurazione nella composizione di documenti complessi e articolati. Archiviazione automatica Tutti i documenti acquisiti da file di spool possono essere archiviati automaticamente in formato PDF. L'utente ha la possibilità di scegliere in quale momento dell'elaborazione effettuare l'archiviazione (ad esempio prima o dopo la fase di accorpamento), definendo così in modo accurato il contenuto del volume finale di archiviazione. Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 2/10

3 Definizione e temporizzazione dei processi (planning & scheduling) La complessa sequenza delle diverse operazioni di trattamento dei dati provenienti da spool può essere gestita in modo semplice attraverso un'unica interfaccia centralizzata di controllo, che consente anche di programmare l'esecuzione delle azioni in dipendenza da condizioni esterne (scheduling), quali: raggiungimento di una certa data e ora; superamento di una certa quantità di dati elaborati; presenza di un file in una cartella predefinita. Valore legale dei documenti archiviati Con è possibile conservare gli archivi dei documenti in maniera conforme alle regole tecniche definite nella deliberazione AIPA 42/2001, in modo da soddisfare gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa vigente. Nel caso di documenti con rilevanza legale, DigitalFile consente di sigillarne il valore in modo permanente nel tempo, con una procedura che prevede l'autentica da parte di un notaio del documento di chiusura dell'archivio. Le operazioni per la conservazione con valore legale sono semplici da eseguire, grazie ad una procedura assistita che guida l'utente nell'inserimento di tutte le informazioni necessarie. Per ogni volume conservato, DigitalFile consente di: verificare l'integrità e validità dei documenti selezionati; verificare l'integrità e validità dell'intero volume; visualizzare le informazioni relative alla procedura di conservazione. Ricerche potenti e flessibili Le potenti funzioni di ricerca disponibili in consentono di effettuare ricerche molto articolate sui documenti archiviati, in maniera flessibile, efficace e rapida, non solo attraverso il valore dei campi indice associati ai documenti, ma anche sul testo contenuto nei campi indice dei volumi e/o all'interno dei documenti stessi (ricerche full-text ). Il prodotto consente di effettuare la ricerca sia in modo locale (su un singolo archivio) che in modo generale (su più archivi contemporaneamente). 1.8 Accesso agli archivi tramite Web L'accesso ai dati gestiti da può essere realizzato anche tramite Internet o Intranet attraverso un'interfaccia web, che può essere installata e fatta funzionare su qualsiasi web server per Windows che supporti Java Server Pages 1.1 (in modo nativo o per mezzo di add-on ). L'utilizzo di questa funzionalità non richiede l'installazione di alcun software speciale da parte client: è sufficiente disporre di una versione abbastanza recente dell'applicazione web browser (anche su sistemi operativi diversi da Windows) per poter consultare gli archivi ed effettuare le ricerche in remoto. Ricezione e spedizione dei fax aziendali include il software C-Fax 2.0 di CompEd, che consente di spedire e ricevere i fax aziendali in formato elettronico e di archiviarli automaticamente, per una migliore e più efficiente fruibilità all'interno dell'organizzazione. L'applicazione client di C-Fax consente di spedire via fax i documenti direttamente da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa. Grazie a C-Fax è anche possibile inoltrare tramite fax qualsiasi documento archiviato direttamente dalla propria postazione di lavoro, senza necessità di stamparlo ed inserirlo manualmente in un dispositivo fax. Firma digitale e cifratura Il prodotto include l'applicazione DigitalSign 2.0 di CompEd e fornisce funzionalità per la firma digitale e la cifratura automatica dei documenti archiviati. Grazie ad un modulo di visualizzazione integrato, il contenuto dei documenti firmati e/o cifrati presenti negli archivi può essere visualizzato direttamente dall'archivio. Modulo integrato per la visualizzazione dei documenti dispone di un avanzato modulo integrato di visualizzazione, che supporta molti formati diversi tra i più diffusi, quali RTF, HTML, PDF, TIFF, JPEG, i formati dei messaggi di Microsoft Outlook, dei documenti Microsoft Office e anche dei documenti firmati e/o cifrati in formato P7M. Questo consente di visualizzare i documenti direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza necessità di aprirli da applicazioni esterne. Interfaccia di programmazione La disponibilità di una potente interfaccia COM di programmazione, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporta la tecnologia COM, consente la completa integrazione di con altre applicazioni, rendendolo adatto a diventare parte Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 3/10

4 integrante di complesse soluzioni aziendali. Un'apposita documentazione, completa di esempi scritti in Microsoft Visual Basic, agevola il programmatore nella comprensione dei principi di utilizzo dell'interfaccia COM di Altre caratteristiche 2 Possibilità di creare maschere personalizzate per l'inserimento dei dati associati ai documenti archiviati e per effettuare interrogazioni dell'archivio. Interfaccia utente intuitiva, semplice da usare, con aspetto simile a Microsoft Outlook. Possibilità di spedire insiemi di documenti selezionati dall'archivio (ad esempio risultanti da operazioni di ricerca) direttamente via o fax, senza necessità di estrarli e salvarli come file. Possibilità di importare volumi generati dalle precedenti versioni di PostManager e DigitalFile, convertendo automaticamente in formato PDF i documenti disponibili come spool o in formato Postel. Architettura e descrizione dei singoli componenti L'architettura generale del prodotto è rappresentata in Figura 1 a pagina Doc-Filing Manager Descrizione generale Doc-Filing Manager 6.0 (DFM) è il componente fondamentale del prodotto, l'applicazione che consente di gestire gli archivi dei documenti di un'organizzazione in forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tali documenti. DFM consente anche di conservare nel tempo i documenti con valore legale, in conformità alle regole stabilite dalla Deliberazione AIPA n. 42/2001. A dispetto della sua completezza e della ricchezza di funzioni offerte, DFM è realizzato con un interfaccia utente estremamente intuitiva e familiare, sullo stile di Microsoft Outlook, che ne consente l'utilizzo anche da parte degli utenti meno esperti Supporto dei database relazionali client/server Una delle più importanti caratteristiche di DFM è la capacità di memorizzare gli archivi dei documenti con DBMS (database management system) relazionali client/server, quali Oracle, Microsoft SQL Server e Borland InterBase, traendo così vantaggio dalle prestazioni e dalle caratteristiche di affidabilità e sicurezza tipiche di tali sistemi. Alternativamente, DFM consente di operare in modo autonomo (senza alcun database server esterno) conservando e gestendo gli archivi nel formato di database Microsoft FoxPro. Questa opzione può risultare conveniente per l'utilizzo da parte di un singolo utente o per piccole organizzazioni con pochi utenti, che non hanno la necessità di archiviare grandi quantità di dati. DFM si connette ai diversi tipi di database supportati attraverso l'interfaccia standardizzata ODBC (Open DataBase Connectivity), tramite opportuni driver Organizzazione degli archivi In DFM i documenti sono organizzati in volumi, nei quali, oltre agli stessi documenti, è possibile memorizzare un insieme di informazioni addizionali scelte dall'utente (ad esempio: codice cliente, tipo di documento, data, ecc). Queste informazioni, organizzate come campi di una tabella in cui ogni riga corrisponde ad un documento, facilitano le operazioni di gestione e consultazione degli archivi: ad esempio è possibile creare all'interno dei volumi raggruppamenti di documenti aventi valori uguali in uno o più campi (es. stesso codice cliente) per una più rapida consultazione. Il valore di alcuni campi - quali la data di archiviazione, il nome del file, il nome dell'operatore - può essere assegnato in modo automatico nel momento in cui il documento viene importato nel volume. DFM consente inoltre di creare indici sui campi del volume, che accelerano le operazioni di ordinamento e ricerca dei documenti. Dal punto di vista logico i volumi possono essere organizzati in aree. Ciascun volume può appartenere a più aree. È possibile definire aree di pertinenza per limitare la visibilità di un certo gruppo di utenti su una determinata area Operazioni sui documenti archiviati DFM consente di effettuare sull'archivio le seguenti operazioni: apertura di un documento direttamente attraverso il visualizzatore integrato o tramite un'adeguata applicazione esterna; stampa di documenti selezionati, nello stesso ordine in cui sono visualizzati, con la possibilità di specificare quali pagine stampare; estrazione di documenti su file, con la possibilità di convertirli in PDF o TIFF multipagina (solo per i Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 4/10

5 Figura 1 documenti nei formati supportati dal visualizzatore integrato); copia dei documenti in altri volumi, con la possibilità di specificare l'associazione tra campi del volume originario e del volume di destinazione; spedizione di documenti selezionati tramite con qualsiasi client di compatibile SMAPI (come MS Outlook o Outlook Express); spedizione di documenti selezionati tramite fax, utilizzando l'applicazione client C-Fax inclusa in ; firma digitale di documenti; cifratura di documenti Ricerche negli archivi DFM offre la possibilità di effettuare ricerche negli archivi con diverse modalità: Impiego di filtri per la visualizzazione selettiva di volumi in modo semplice ed intuitivo (utilizzando la tecnica di QBE, Query By Example) con la possibilità di salvare le condizioni del filtro per utilizzi successivi; Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 5/10

6 ricerche non solo all interno di un volume, ma anche di tutta l'area selezionata, incluse, se desiderato, eventuali sottoaree; ricerche full-text, ovvero ricerche su porzioni di testo contenute non solo all'interno dei campi ma anche nel corpo del documento stesso. Tutte le ricerche di tipo testuale possono essere costruite utilizzando gli operatori logici AND, OR, NOT Gestione dei diritti Il supervisore del sistema può gestire - a livello di gruppo di utenti - i seguenti diritti per volume: lettura del contenuto del volume (tabella e documenti); inserimento di nuovi documenti nel volume; modifica dei campi del volume e del contenuto dei documenti; cancellazione di documenti dal volume. È inoltre possibile assegnare privilegi per la creazione, modifica e cancellazione di volumi, aree e maschere Creazione di maschere personalizzabili Non sempre risulta comodo lavorare con la rappresentazione dei dati del volume in forma di tabella. Le tabelle possono infatti essere composte da molte colonne e in alcuni casi l'utente può essere interessato a visualizzare e/o modificare solo una parte dei campi. DFM offre la possibilità di utilizzare delle maschere, ovvero finestre con i controlli standard di Windows (quali casella di testo, casella combinata, pulsante di opzione etc.), liberamente personalizzabili dall'utente per l'inserimento e la consultazione dei dati contenuti nella tabella del volume Il visualizzatore integrato DFM dispone di un avanzato modulo integrato per la visualizzazione dei documenti, che supporta molti formati diversi tra i più diffusi, quali RTF, HTML, PDF (occorre aver installato Adobe Acrobat o Acrobat Reader 4.0 o superiore), TIFF, JPEG, i formati dei messaggi di Microsoft Outlook, dei documenti Microsoft Office 97/ 2000/XP (che deve essere installato) e dei documenti firmati e/o cifrati in formato P7M. Questo consente all'utente la visualizzazione immediata dei documenti, direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza necessità di aprire i documenti dalle applicazioni esterne Memorizzazione di archivi su supporti removibili Oltre che all'interno di un database globale, i volumi dei documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti removibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento con mezzi telematici Conservazione legale dei documenti archiviati DFM è conforme ai requisiti della legge italiana ed europea per la conservazione dei documenti su supporti informatici, offrendo così la possibilità di eliminare progressivamente gli archivi cartacei. Per quanto riguarda i documenti elettronici con rilevanza legale, DFM consente di conservarne nel tempo la validità, sia con l'impiego di marche temporali, che attraverso apposite procedure di conservazione degli archivi Importazione dei volumi di DFM Lex 5.0 DFM consente di importare agevolmente i volumi creati con le precedenti versioni di DFM (DFM Lex 5.0). Durante l'importazione gli spool e i documenti Postel contenuti nel volume di DFM Lex 5.0 sono convertiti automaticamente in PDF o TIFF multipagina Importazione di volumi da database esterni DFM consente di importare in modo semplice e guidato volumi di documenti da database esterni dei tipi supportati da. Ad esempio è possibile importare un volume da un database FoxPro in un database Oracle a cui DFM è connesso Interfaccia di programmazione COM DFM espone una potente interfaccia di programmazione COM, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporti la tecnologia COM, ad esempio Microsoft Visual Basic. Questa interfaccia consente di costruire soluzioni personalizzate per integrare nel sistema informativo esistente, facendo in modo che, direttamente da altre applicazioni, sia possibile accedere ai dati archiviati e gestiti da DFM o utilizzare altre funzionalità di DFM. 2.2 C-Spool Un'importante caratteristica di è la capacità di acquisire e archiviare automaticamente documenti provenienti da diverse applicazioni (anche su diverse piattaforme, ad esempio mainframe IBM AS/400 o Unix) in forma di spool file. Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 6/10

7 Il componente di DigitalFile dedicato alla gestione di queste funzioni è C-Spool. Le sue principali caratteristiche sono: possibilità di interpretare automaticamente spool nei formati ASCII, ANSI, EBCDIC, PDF; gestione di strutture di spool complesse attraverso un unico file di configurazione ; capacità di archiviare automaticamente nel formato PDF i documenti acquisiti da spool; possibilità di definire accuratamente il layout dei documenti da archiviare, senza modificare le impostazioni di interpretazione dello spool; interfaccia user-friendly che consente di controllare l'intero processo di interpretazione e conversione dello spool. Le funzionalità di C-Spool, in aggiunta all'interfaccia COM, rendono perfettamente integrabile con i sistemi informativi esistenti. C-Spool consta di alcuni componenti distinti, interagenti tra loro, ciascuno dei quali si occupa di una specifica funzione DPConfig È il componente che consente all'utente di definire gli schemi di configurazione, cioè di impostare tutti i dati necessari per la corretta interpretazione degli spool file e la loro conversione in documenti nei formati di output. Le principali caratteristiche sono: schemi ottimizzati che consentono di gestire anche documenti con struttura molto complessa (sottosezioni configurabili indipendentemente); interazione completamente grafica con lo spool, con strumenti tipo drag & drop per la definizione dei formati di output (definizione di campi, attributi, sezioni). Il risultato dell'esecuzione di DPConfig è uno Schema, ossia un insieme complesso di file di configurazione, che contengono tutte le direttive e i parametri specificati dall'utente per la corretta interpretazione del file di spool. DPConfig si compone a sua volta di un insieme di sottomoduli, ciascuno dei quali sovrintende ad una delle diverse fasi di interpretazione dei file di spool originali e di configurazione delle interfacce di input (collegamento vero e proprio con lo spool) e di archiviazione (definizione del formato dei documenti per l'archiviazione) DPAcquire È il modulo che gestisce la acquisizione dei dati provenienti dallo spool ed ha come effetto l'immagazzinaggio di tali dati su unità temporanee denominate tank. I dati provenienti dall'elaborazione di spool diversi possono essere depositati su uno stesso tank, per ottimizzare le successive operazioni. DPAcquire non richiede alcuna interazione da parte dell'utente, poiché la sua azione si basa sui dati presenti nello Schema, che sono stati impostati nella precedente fase di configurazione DPMerge È il modulo che realizza la vera e propria elaborazione dei documenti che sono stati acquisiti da spool tramite DPAcquire, applicando le eventuali direttive relative di ottimizzazione ( accorpamenti ) definite in fase di configurazione DPManager È il pannello di controllo generale attraverso il quale l'utente interagisce con il prodotto per definire e gestire le diverse sequenze di azioni ( procedure ), dalla acquisizione dei documenti dal file di spool alla loro archiviazione. Queste le principali caratteristiche: composizione visuale delle procedure; controllo potente e flessibile su tutte le operazioni e gli oggetti che compongono la procedura; possibilità di programmare l'esecuzione delle procedure (scheduling) in base a condizioni esterne (ad esempio il raggiungimento di una certa ora/data o il superamento di una certa quantità di documenti elaborati); uniformità, semplicità d'uso, robustezza Form Designer 6.0 Form Designer è il componente che consente di creare risorse grafiche quali logotipi, fincature, firme o altro, e di posizionarle con facilità e precisione per costruire il layout grafico finale desiderato dei documenti. Queste risorse vengono gestite nel formato standard WMF, che offre una grande flessibilità e generalità nell'utilizzo di oggetti già esistenti. Form Designer 6.0 consente comunque di leggere e importare risorse grafiche prodotte con la versione precedente di Form Designer (formato CMF). 2.3 C-Fax 2.0 C-Fax 2.0 è il componente di che consente di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in forma elettronica. C-Fax 2.0 si compone a sua volta di una applicazione server (C-Fax Server) e una client (C-Fax Client). Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 7/10

8 2.3.1 C-Fax Server È il componente fax server che consente di: ricevere in forma elettronica tutti i fax aziendali, inoltrarli automaticamente tramite a destinatari predefiniti, stamparli su carta in modo automatico; trasmettere via fax i documenti spediti con l'applicazione client di C-Fax; archiviare automaticamente negli archivi di DFM i fax ricevuti e spediti. C-Fax Server opera automaticamente con quasi tutti i modem fax di Classe 1, 2 o 2.0 e consente di utilizzare fino a 4 dispositivi fax su un singolo PC (collegandoli alle porte seriali da COM1 a COM4). È comunque possibile gestire ulteriori linee fax disponendo di hardware adeguato. Più in dettaglio, il modulo C-Fax Server offre le seguenti funzioni: elenco dei fax ricevuti, spediti correttamente, presenti in coda di spedizione e la cui spedizione non è andata a buon fine, con la possibilità di selezionarli e visualizzare il contenuto e le proprietà di ciascuno, cancellarli, esportarli nel formato TIFF, inoltrarli via e- mail, stamparli; stampa automatica di tutti i fax ricevuti; inoltro automatico tramite dei fax ricevuti, con possibilità di gestire indirizzi diversi per fax ricevuti su linee differenti; archiviazione automatica su volumi predefiniti dei fax ricevuti e spediti; possibilità di modificare le proprietà dei fax in coda di spedizione (priorità, data e ora di spedizione, numero di tentativi); nuovi tentativi di invio dei fax la cui spedizione non è andata a buon fine; definizione dell'indirizzo dell'amministratore per le notifiche di errori o di possibili problemi; possibilità di specificare, per ciascun dispositivo fax, se deve essere utilizzato solo per la spedizione, solo per la ricezione o per entrambe o se non deve essere utilizzato da C-Fax Server; log dettagliato delle attività C-Fax Client È l'applicazione client che consente all'utente di spedire documenti via fax, utilizzando C-Fax Server per la trasmissione. Le principali funzionalità offerte sono: inoltro di documenti via fax direttamente dagli archivi di DFM e da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa, con possibilità di inviare contemporaneamente lo stesso documento a più destinatari; possibilità di selezionare i destinatari direttamente dalla rubrica di Windows, che è quella del client di posta elettronica impostato come default, se compatibile con lo standard MAPI (ad esempio Microsoft Outlook o Outlook Express); gestione di una rubrica interna dei destinatari, con possibilità di definire liste di destinatari e di importare in essa dati provenienti dalla rubrica di Windows (se compatibile con lo standard MAPI) oppure da file di testo o in formato dbase IV (DBF4); utilizzo di cover page personalizzate con i dati del destinatario; dettagliato log delle attività effettuate dalla applicazione; possibilità di definire un indirizzo per l'invio delle notifiche dei fax spediti, non spediti o che dopo un certo tempo si trovano ancora in stato di elaborazione. 2.4 DFM Connector DFM Connector è il modulo software che consente di archiviare automaticamente i messaggi da Microsoft Outlook (vers. 97/2000/XP) e/o di organizzare l'archivio delle aziendali inviate e ricevute attraverso Microsoft Exchange Server (vers. 5.5/2000). L'archiviazione dei messaggi può essere effettuata manualmente dall'utente o pianificata per l'esecuzione automatica periodica o in coincidenza di un determinato evento. Le funzioni a disposizione dell'utente consentono di: selezionarelal sorgente dei messaggi da archiviare (una cartella di Outlook o di Exchange Server); selezionare il volume di DFM di destinazione; impostare l'associazione tra proprietà dei messaggi (ad esempio: mittente, destinatario, oggetto, data di spedizione) e campi del volume; selezionare la modalità di archiviazione (spostare o copiare i messaggi e ulteriori impostazioni relative all'opzione selezionata); pianificare l'avvio automatico. 2.5 C-Imaging 6.0 C-Imaging è il componente di che gestisce l'acquisizione tramite scanner dei documenti cartacei e la loro archiviazione con DFM. L'applicazione, utilizzabile anche come modulo di visualizzazione, supporta qualsiasi scanner compatibile Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 8/10

9 2.6 con lo standard TWAIN, inclusi gli scanner dotati di sistemi di caricamento automatico (ADF automatic document feeding). Le altre principali caratteristiche sono: supporto dei più comuni formati grafici raster (sia in input che output), quali TIFF, JPEG, BMP, GIF e PCX; funzioni base di editing, quali regolazione contrasto e luminosità, strumenti penna e gomma, aggiunta di stamps e di testi all'immagine, ritaglio dell'area selezionata, ecc.; funzioni per la gestione delle pagine, quali cambio dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine esistenti, aggiunta di nuove pagine; finestra Thumbnail, con anteprima delle pagine del documento aperto; funzione per la spedizione via del documento immagine aperto. DigitalSign 2.0 DigitalSign è il modulo che gestisce le operazioni di firma digitale, cifratura e marcatura temporale dei documenti elettronici, verifica di firme digitali e di marche temporali, decifratura dei documenti cifrati. Basato sulla tecnologia della crittografia a chiave asimmetrica, le sue funzioni sono utilizzate da DigitalFile 2.0 anche per le procedure di conservazione dei documenti con valore legale in conformità con la Figura 2 Deliberazione AIPA 42/2001 (si veda la documentazione specifica di DigitalSign 2.0). 2.7 DFM Full-Text Agent DFM Full-Text Agent è il modulo che si occupa del mantenimento e dell'aggiornamento automatico negli archivi di DFM degli indici full-text, necessari per effettuare ricerche su porzioni di testo contenuto nei documenti. 2.8 DFM Web Interface DFM dispone di un'interfaccia web (DFM Web Interface), che consente di realizzare l'accesso tramite Internet o Intranet per la consultazione dei dati gestiti da DFM con un web browser, senza necessità di installare alcun software specifico dal lato client. DFM Web Interface è un set di componenti web che interagisce con il modulo DFM tramite interfaccia COM e invia i dati richiesti all'utente sotto forma di pagine HTML e DHTML (si veda la Figura 2). I componenti web di DFM sono un insieme di componenti Java e Java Server Pages, che possono essere installati e lanciati su qualsiasi web server che supporti Java Server Pages (il web server di riferimento è ApacheTomcat (3.x), che è il riferimento ufficiale per l implementazione delle tecnologie Java Servlet e Java Server Pages. Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 9/10

10 3 Non è comunque strettamente richiesto l'uso di web server compatibili con Java Server Pages (JSP): esistono infatti diversi add-on engines che permettono di trasformare un web server privo di supporto JSP in un ambiente compatibile con JSP. Ad esempio il web server Apache Tomcat - disponibile gratuitamente e come open source - può essere usato come add-on engine per lanciare i JSP dell'interfaccia web di DFM su web server Netscape o su Microsoft IIS. Il solo prerequisito necessario ai client dell'interfaccia web è un web browser che supporti HTML 4.0 e DOM, come ad esempio le versioni recenti di Microsoft Internet Explorer e di Netscape Navigator. Ambiente operativo e requisiti del sistema supporta per le stazioni di lavoro i sistemi operativi: Microsoft Windows 98 Microsoft Windows Me Microsoft Windows NT 4.0 (con Service Pack 4 o superiore installato) Microsoft Windows 2000 (con Service Pack 1 o superiore installato) Microsoft Windows XP Per esigenze di affidabilità e sicurezza si raccomandano i sistemi operativi Windows NT4, 2000 o XP. 4 Il prodotto supporta i database server: Oracle vers. 9i Microsoft SQL Server vers Borland InterBase vers. 6.0 (è richiesto il driver ODBC per InterBase di EasySoft) Per organizzare la consultazione degli archivi tramite Internet occorre disporre di qualsiasi web server Windows che supporti Java Server Pages 1.1 e Servlet 2.2 (ad es. Apache Tomcat 3.x o Microsoft IIS con Tomcat come add-on engine). Per consultare gli archivi via Internet è possibile utilizzare qualsiasi tipo di web browser che supporti HTML 4.0 e DOM (ad es. Microsoft Internet Explorer 5.5 o sup. o Netscape Navigator 6.0 o sup.), anche con sistemi operativi non Windows. Licenze disponibili Per andare incontro alle diverse esigenze degli utenti, sono disponibili licenze differenziate in base al numero di utenti e al database prescelto. Maggiori informazioni sono disponibili presso i Concessionari autorizzati CompEd o possono essere richieste a info@comped.it. Un'apposita Licenza Developer offre vantaggiose condizioni di distribuzione alle software house che sono interessati a integrare le funzionalità di all'interno delle proprie applicazioni software. Descrizione Tecnica - Vers. Ago Pag. 10/10

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