Questionario Modello di Maturità di Project Management Prado. Livello 2

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1 Questionario Modello di Maturità di Project Management Prado E necessario rispondere a tutte le domande riportate di seguito, selezionando la risposta migliore o quella che meglio descrive lo stato attuale. Livello Accettazione e riconoscimento del Project Management da parte della dirigenza che ha una certa influenza sui progetti; scegliere la risposta migliore: a) Il Project Management è ampiamente conosciuto e accolto come buona prassi per la gestione progetti da almeno un anno. L alta dirigenza incoraggia l'uso di tale conoscenza. b) Il Project Management è stato accolto e riconosciuto come processo aziendale da più di 6 mesi o è stato utilizzato per almeno un anno, ma ha inciso finora su pochi dirigenti. c) Il Project Management è stato accettato e operativamente utilizzato per più di 6 mesi, ma non è ben accolto e riconosciuto come buona pratica di gestione dalla dirigenza o non vi è alcun incoraggiamento per il suo utilizzo. d) Ci sono alcuni sforzi iniziali volti ad ottenere un pieno coinvolgimento della dirigenza. e) La dirigenza sembra ignorare l'argomento Accettazione dei metodi e delle tecniche del Project Management da parte dei Project Manager (Capi progetto) : a) Il Project Management è accolto come buona pratica di gestione da almeno un anno. I project manager si sentono obbligati e stimolati nell uso di tale conoscenza. b) Il Project Management è accolto come buona e regolare pratica di gestione da almeno un anno, ma solo da un numero limitato di project manager. c) Il Project Management è accolto come buona pratica di gestione da almeno un anno, ma c'è poco stimolo per i project manager nell utilizzo di tale disciplina e delle relative conoscenze. d) Ci sono alcuni sforzi iniziali volti ad ottenere accettazione e pieno coinvolgimento da parte dei project manager. e) I project manager non hanno conoscenza formale del Project Management o si manifestano riluttanti nell utilizzo di tale conoscenza Accettazione del Project Management da parte dei Clienti (vale a dire, le unità organizzative interne o esterne che ricevono il servizio o il prodotto realizzato dal progetto); scegliere la risposta che meglio descrive la situazione attuale: a) La disciplina è ampiamente conosciuta e viene accolta come buona pratica di gestione da almeno un anno. b) La disciplina è ampiamente conosciuta e viene accolta come buona pratica di gestione da almeno un anno, ma solo all'interno di un limitato numero di Clienti. c) La disciplina è ampiamente conosciuta e viene accolta come buona pratica di gestione da almeno un anno, ma i Clienti non sanno o non sono in grado di percepire se tale pratica di gestione viene utilizzata in modo utile ed efficace. d) Ci sono sforzi iniziali volti ad ottenere un pieno coinvolgimento da parte dei Clienti nei processi di project management. e) I Clienti non conoscono la disciplina del Project Management o ne percepiscono con apprensione o riluttanza il relativo utilizzo Livello di conoscenze tecniche (o conoscenze specifiche di business) di ciascun team di progetto;, scegliere la risposta che meglio descrive lo stato attuale: a) Il team ha buone conoscenze tecniche e di business per contribuire al successo dei progetti. b) Il livello di conoscenze è quasi quello richiesto, ma sono inoltre possibili attività formative (sul posto di lavoro o con formazione in aula), utilizzabili per raggiungere il livello di successo desiderato.

2 c) Il livello di conoscenze è quasi sufficiente, ma sono inoltre possibili attività formative (sul posto di lavoro o con formazione in aula), utilizzabili per raggiungere il livello di successo desiderato. d) Il livello di conoscenze è scarso, ma potrebbero essere possibili attività di formazione. e) Non vi sono conoscenze e prospettive o programmi di miglioramento Formazione in azienda (ad esempio la formazione prevista all'interno dell'organizzazione) relativa al Project Management, scegliere la risposta che meglio descrive lo stato attuale: a) La formazione interna riguardante le metodologie e gli strumenti software di gestione progetti avviene regolarmente, e le stesse attività sono già da qualche tempo disponibili. b) La formazione interna riguardante le metodologie e gli strumenti software di gestione progetti è già da tempo disponibile, ma non avviene in modo regolare e soddisfacente. c) Un primo ciclo di formazione interna è appena avvenuto e si la stessa si prevede continuerà in modo frequente e regolare. d) Ci sono stati alcuni tentativi iniziali di avviare un programma di formazione. e) I argomento non è ritenuto importante per l'organizzazione, e nel corso degli ultimi anni non sono stati tenuti corsi di formazione interni Formazione al di fuori dell'organizzazione (come ad esempio corsi specifici di formazione, Master, corsi di certificazione, ecc), avvenuta negli ultimi 12 mesi per il personale delle unità responsabili del Project Management, scegliere la risposta migliore: a) L'organizzazione accetta tali iniziative, purché siano giustificati. b) L'organizzazione promuove tali iniziative e può offrire avanzamenti di carriera (o interventi analoghi) per il personale coinvolto. c) L'organizzazione promuove tali iniziative formative e sta analizzando la possibilità di avanzamenti di carriera (o interventi analoghi) per il personale coinvolto. d) L'organizzazione sta analizzando la possibilità e la volontà di pubblicare una linea guida sull argomento. e) L'organizzazione in generale non conosce o non incoraggia tali iniziative Tipo di formazione offerta ai Project Manager negli ultimi 12 mesi, scegliere la risposta che meglio descrive lo stato attuale: a) La formazione ha coperto tutte le aree di conoscenza e i gruppi di processi in base al PMBOK (o altro riconosciuto standard) a un livello adeguato per i Project Manager. Quasi tutti i Project Manager sono stati formati secondo detto standard. b) La formazione ha coperto tutte le aree di conoscenza e i gruppi di processi in base al PMBOK (o altro riconosciuto standard) a un livello adeguato per i Project Manager, ma non ne sono stati formati ancora abbastanza. c) La formazione ha coperto solo poche tematiche di gestione (rispetto a quelle individuate in base a detto standard o ritenute come necessarie dal personale interessato). d) E in procinto di partire un programma di formazione e) I Project Manager non hanno finora ricevuto alcuna formazione e non vi è alcuna iniziativa o programma per farlo Tipo di formazione offerta all alta dirigenza (ad esempio dirigenti di vertice che hanno una certa influenza sui progetti o processi di project management), scegliere la risposta migliore: a) La formazione ha coperto gli aspetti rilevanti per i senior manager e ha avuto la durata e il livello adeguati. Quasi tutti i dirigenti che necessitavano di dette conoscenze, le hanno ottenute. b) La formazione ha coperto tutte le aree di conoscenza e i di processi in base agli standard attuali (PMBOK, IPMA, PRINCE2) a un livello adeguato per i senior manager; ma non nel numero necessario. c) La formazione ha coperto solo poche tematiche di gestione (rispetto a quelle individuate come necessarie per i senior manager). d) E in procinto di partire un programma di formazione per i senior manager. e) I senior manager non hanno ricevuto alcuna formazione in merito ai processi di Project Management e non vi è alcuna iniziativa per farlo.

3 2.9. Comprensione della rilevanza degli aspetti organizzativi (come PMO, comitati di direzione/steering committee, ruoli di sponsor, ecc) per garantire una buona esecuzione del progetto; è possibile affermare che: a) I direttori e i dirigenti sono consapevoli dell argomento e della relativa importanza per realizzare progetti di successo, e ne incoraggiano l'attuazione e il miglioramento. b) I direttori e i dirigenti sono consapevoli dell argomento e della sua importanza per realizzare progetti di successo, ma non ne incoraggiano l'attuazione e il miglioramento. c) I direttori e i dirigenti sono consapevoli dell argomento, ma non sono del tutto sicuri circa la sua importanza nel realizzare con successo i progetti. d) Vi sono alcune prime iniziative per rendere questo tema più noto e accettato dai livelli dirigenziali. e) I livelli dirigenziali non sono o sembrano consapevoli dell argomento Formazione degli strumenti software per la gestione dei tempi (Gantt, CPM, scheduling, ecc).: a) Sono stati formate le persone che hanno bisogno di questo tipo di software. b) Sono stati formate le persone che hanno bisogno di questo tipo di software. Solo un numero limitato di queste lo utilizza quotidianamente. c) E stata erogata formazione sui software per la gestione dei tempi. Ci sono alcuni sforzi iniziali per l utilizzo degli stessi software. d) Esiste un piano di formazione per i software di gestione dei tempi. e) Non esiste alcun software di gestione dei tempi a disposizione nell'organizzazione o alcun piano di formazione in argomento Livello Utilizzo della metodologia di Project Management da parte del personale coinvolto in progetti; scegliere la risposta che meglio descrive lo stato attuale: a) Esiste una metodologia completa, che è stata implementata e copre i gruppi di processi e le aree di conoscenza descritte nel PMBOK, ove necessario, o standard formale dall azienda. È usata da tutte le persone che si occupano di progetti da almeno un anno b) Come sopra, ma viene utilizzata solo da un piccolo gruppo di individui. d) Ci sono studi in corso per l'implementazione di una metodologia di project management. e) Non vi è alcuna metodologia implementata e nessun piano di sviluppo in argomento Metodologia e sistemi informatici a supporto della gestione progetti: a) Vi è un sistema informatico per i diversi tipi di progetti (PMIS), integrato al sistema informativo aziendale, utilizzato da tutti i principali membri interessati da almeno un anno. b) Come sopra, ma usato da un piccolo gruppo di individui. d) Ci sono studi in corso per implementare sistemi informativi di project management (PMIS). e) La metodologia di PM non è informatizzata e non vi è al momento alcun intervento in tal senso Processi di documentazione e standardizzazione - incluse le fasi di generazione dell idea di un nuovo prodotto/servizio, sviluppo del concetto, studi di fattibilità e approvazione (piano strategico) - a supporto dell intero ciclo di vita del progetto: a) Tutti i processi di cui sopra sono stati definiti, descritti e standardizzati. Alcuni sono stati anche informatizzati. La documentazione prodotta è in uso da più di un anno. b) Come sopra, ma utilizzati da un piccolo gruppo di individui. d) Ci sono studi in corso per realizzare il lavoro di cui sopra. e) Non è ancora noto quando i processi in oggetto saranno analizzati, mappati e standardizzati.

4 3.4. Per quanto riguarda la pianificazione di ogni nuovo progetto e la conseguente stesura del piano di progetto, è possibile affare affermare che: a) Il piano di progetto è predisposto in base a norme prestabilite che coinvolgono tutto il personale interessato. Il modello di pianificazione cataloga i progetti in piccoli, medi e grandi, ed è ben accetto e utilizzato nell organizzazione da più di un anno. b) Come sopra, ma usato solo da un piccolo numero di soggetti. d) Ci sono studi in corso per stabilire un modello di pianificazione dei nuovi progetti. e) Non vi è alcun modello di pianificazione in fase di sviluppo e non si prevede di svilupparne uno. Attualmente la pianificazione avviene in modo intuitivo, in base allo sforzo individuale Struttura organizzativa esistente (a progetti, a matrice forte/equilibrata/debole, funzionale), in relazione ai compiti di Project Manager e al ruolo di altri settori dell'organizzazione ("fornitori interni"). a) La struttura organizzativa di progetto più opportuna è stata valutata, concordata e implementata con i "fornitori interni", secondo ben definite linee guida. Tale struttura è operativa da più di un anno. b) Come sopra, ma seguita finora solo da un piccolo gruppo di individui (o sporadico numero progetti di progetti, non rappresentativi del totale dell azienda). d) Ci sono studi in corso per affrontare questo argomento. e) Niente è stato fatto ancora a tal proposito Presenza di Project Management Office (PMO): a) Il PMO è stato realizzato, è efficiente ed è pienamente operativo da più di un anno. Esso è fortemente coinvolto nella pianificazione e il controllo di tutti i progetti. b) Come sopra, ma il PMO segue solo alcuni importanti progetti. d) Ci sono studi in corso per realizzare un PMO. e) Non vi è né un PMO, né piani per una sua impostazione Per quanto riguarda la presenza di comitati, steering board o commissioni per il follow-up (monitoraggio e controllo) di progetto, qual è la risposta che meglio descrive lo stato attuale?: a) Esistono unità di governance come indicato, le riunioni avvengono periodicamente e hanno una forte influenza sullo sviluppo dei progetti. Sono pienamente operative da più di un anno. b) Come sopra, ma le stesse unità sono utilizzate solo per alcuni importanti progetti. d) Sono in corso iniziative per realizzare unità di governance nel senso anzi detto. e) Non esistono comitati di direzione progetto o simili né piani per la loro attuazione Riunioni di assessment, SAL (stato avanzamento lavori) e controlli di follow-up, svolte dal Project Manager e dal suo team. a) Sono di norma organizzate come il metodo e i piani prestabiliti (programma, luogo, ordine del giorno, partecipanti, report, ecc). Gli incontri verificano il progresso del progetto per l'intero team. Sono utilizzati per tutti i progetti da più di un anno. b) Come sopra, ma utilizzati solo da alcuni Project Manager. d) Ci sono interventi in corso per attuare e proceduralizzare le riunioni. e) Non ci sono di norma riunioni pianificate. All apparenza i progetti "vanno secondo il vento".

5 3.9. Attività di Esecuzione e reporting/controllo dei progetti. a) I dati sono raccolti e confrontati con il piano. In caso di deviazioni, sono individuate e messe in atto delle contromisure ovvero azioni correttive/preventive. Il modello appare essere stato efficiente per i progetti e viene usato da più di un anno. b) Come sopra, ma utilizzato solo da alcuni responsabili di progetto. d) Ci sono iniziative in corso per l'attuazione di processi formali di esecuzione e di reporting e controllo progetti. e) Non è stato fatto nulla in proposito e non vi sono iniziative in tal senso. All apparenza i progetti sembrano "andare alla deriva" Pianificazione tecnica del prodotto o del servizio, in relazione alla documentazione tecnica utilizzata dai responsabili tecnici, dai Project Manager e da altri; è possibile affermare che: a) La documentazione e le relative tecniche di gestione hanno una buona qualità e ciò viene seguito come regola da più di un anno. b) Come sopra, ma solo da un piccolo gruppo di persone che ne ha bisogno. d) Ci sono iniziative in corso per la redazione e gestione in controllo configurazione della documentazione. e) Non vi è nessun processo formale di documentazione, né sforzi per l'attuazione dello stesso Livello Circa la storia dei progetti conclusi, considerando (se applicabili): ritorno degli investimenti, la qualità del prodotto/servizio, la qualità della gestione e la registrazione delle lessons learned, è possibile affermare che: a) E stato creato un database (o simile) per raccogliere questi dati, che comprende importanti informazioni di buona qualità. E stato utilizzato per più di due anni per contribuire alla pianificazione di nuovi progetti e per evitare gli errori passati. b) Come sopra, ma usato da un numero esiguo di Project Manager. d) Ci sono studi in corso per l'attuazione di un database di lezioni apprese. e) Ci sono informazioni sparsi, o non facilmente accessibili, ma non vi è alcun archivio computerizzato centrale. L'uso di questi dati non è una prassi abituale. Non vi è alcun piano per realizzare una simile base di dati Gestione del portafoglio (portfolio) e dei programmi individuati nel corso della pianificazione strategica: a) Portfolio e programmi ricevono un trattamento speciale, con responsabili specifici in aggiunta ai singoli Project Manager. La gestione di portafoglio e dei programmi è in sintonia con gli obiettivi strategici dell organizzazione da più di 2 anni. b) Come sopra, ma usata solo per un casi particolari di portafoglio/programmi. d) Vi è un certo approccio per definire le priorità nell ambito dei portafogli di progetto e dei programmi individuati in fase di pianificazione strategica. e) Tali aspetti non sono al momento presa in considerazione o risultano sconosciuti Miglioramento continuo del sistema di Project Management. Come è stato detto per la metodologia e il livello di informatizzazione, scegliere la risposta che meglio descrive la situazione attuale: a) Vi è un continuo processo di miglioramento del sistema in uso. I processi di project management sono continuamente valutati e gli aspetti inadeguati o fragili sono messi in discussione e migliorati. Il modello è ben accetto e usato da più di due anni. b) Come sopra, ma in generale usato con certe restrizioni o limitazioni (per settore, gruppi e tipi di progetto etc.). d) E in corso di definizione e di attuazione un programma di miglioramento continuo.

6 e) Un programma del genere non è stato ancora concepito o avviato Analisi delle deviazioni dei progetti in corso o finiti (sensibili ritardi e slittamenti, spese eccedenti il budget, ecc), scegliere la risposta che meglio descrive la situazione attuale: a) Esiste una procedura, utilizzata da tutti i Project Manager, con il compito di raccogliere i dati sulle deviazioni e valutarne le cause. La stessa è stata positivamente usata per più di due anni. b) Come sopra, ma usata solo per un piccolo gruppo di progetti. d) E in corso di attuazione un programma di miglioramento continuo per il controllo e l analisi delle varianze dei progetti. e) L argomento non è stato finora valutato o preso in seria considerazione Per quanto riguarda le cause di fallimento dei progetti finiti o comunque chiusi (per ritardi, spese eccedenti il budget, non raggiungimento dello scopo, non soddisfacimento delle norme di qualità), scegliere la risposta che meglio descrive la situazione a) Sono state individuate tutte le principali cause di fallimento. Sono state definite ed attuate contromisure al fine di evitare nuovamente tali cause. Tutto il personale coinvolto sta usando questa conoscenza da più di due anni. b) Come sopra, ma le conclusioni e l'utilizzazione di tale procedura sono a uno stadio iniziale. d) Ci sono studi in corso per l'attuazione. e) Nulla è stato ancora fatto su questo tema Struttura organizzativa attuale. E possibile affermare che l'attuale struttura, idonea ad assicurare il ruolo del Project Manager e dei loro "fornitori interni" (si veda la domanda 3.5): a) Si è evoluta in un modello di struttura adeguata ed efficiente. Il Project Manager possiede la necessaria autorità per far rispettare i lavori da eseguire. Tutto ciò è stato impiegato con successo da tutti i Project Manager per più di 2 anni. b) Come sopra, ma non tutti i Project Manager sono collegati o hanno influenza sui fornitori interni come richiesto dalla struttura organizzativa. d) Si sono conclusi studi per l'attuazione di una nuova struttura organizzativa, per assicurare il dovuto livello di efficacia ed efficienza al tipo di progetti da realizzare, e la stessa organizzazione è in fase di attuazione. e) Non è stato fatto nulla in merito all attuale struttura organizzativa. La questione non è adeguatamente riconosciuta od oggetto di un piano di analisi e di evoluzione Prestazioni dei Project Manager e incentivi per promuovere la realizzazione degli obiettivi: a) E presente un sistema di valutazione per stabilire gli obiettivi di periodo del Project Manager, e valutarne le relative prestazioni. Il Project Manager può eventualmente ricevere un premio di prestazioni del progetto. Tutto ciò è positivamente in opera b) Come sopra, ma applicato solo a pochi Project Manager. d) Sono state concluse le analisi per l'attuazione di un sistema di incentivi e il nuovo sistema è in fase di attuazione. e) Non vi è alcuna iniziativa su questo tema Miglioramento delle competenze dei Project Manager, enfatizzando le soft skills (leadership, negoziazione, gestione dei conflitti, motivazione, ecc.). a) E attivo un piano di formazione formale. Quasi tutti i responsabili di progetto sono stati formati. I corsi sono di alta qualità e sono ben valutati bene. Questo modello è stato seguito con successo negli ultimi 2 anni. b) Come sopra, ma limitato solo a poche persone e specifici aspetti di formazione. d) Sono in corso analisi per l'attuazione di qualificati programmi formativi nelle aree in oggetto. e) Non vi è al momento alcuna iniziativa su questo tema.

7 4.9. Incentivi per i Project Manager per conseguire le Certificazioni di project manager. a) E in corso un piano per indurre o stimolare i Project Manager ad ottenere una certificazione PMI, IPMA o simile. Il piano è attivo da più di 2 anni e sono stati finora certificati la maggior parte o un numero significativo di Project Manager. b) Come sopra, ma sono stati finora raggiunti solo un numero limitato di responsabili di progetto. d) Il tema è attualmente preso in seria considerazione e vi è l'intenzione di sviluppare piani di certificazione. e) Non vi è al momento alcuna iniziativa in questa direzione Per quanto riguarda l'allineamento dei progetti autorizzati con il business dell organizzazione (o con la sua pianificazione strategica), scegliere la risposta che meglio descrive la situazione attuale: a) Sono stati creati solidi orientamenti per garantire che i nuovi progetti aderiscano al business e agli obiettivi strategici dell organizzazione. Le stesse linee guida devono essere seguite, con idoneo processo di valutazione e controllo. Il sistema funzio b) Come sopra, ma talvolta le linee guida non sono seguite e non viene richiesta una procedura di controllo e valutazione in caso di giustificate variazioni. d) Sono in corso studi da parte dell alta direzione per attuare gli orientamenti e definire linee guida per l autorizzazione progetti. e) Non vi sono linee guida per garantire l aderenza dei progetti approvati al business e agli obiettivi strategici dell organizzazione Livello In relazione alla storia dei progetti conclusi, considerando (ad es. ove applicabili) i dati di : ritorno degli investimenti, qualità e performance tecnica dei prodotti/servizi realizzati, altre informazioni misurabili relative al successo dei progetti - a) Esiste un ampio e completo database informatico (o simile), che viene abitualmente utilizzato dai Project Manager da almeno due anni. e) Non esiste un ampio e completo database informatico (o simile), o non viene abitualmente utilizzato dai Project Manager In relazione alla storia dei progetti finiti, considerando la registrazione delle lessons learned (lezioni apprese): a) Esiste è un ampio e completo database informatico (o simile), che viene abitualmente utilizzato dai Project Manager da almeno due anni. e) Non esiste un ampio e completo database informatico (o simile), o non viene abitualmente utilizzato dai Project Manager Valutazione della struttura organizzativa (Comitati guida, Project Management Office, Project Manager, Sponsor, struttura a progetti, struttura a matrice): a) La struttura attuale è perfettamente adeguata per l'organizzazione e ha lavorato in modo convincente per almeno due anni. e) Lo scenario sopra indicato non è stato ancora raggiunto.

8 5.4. Visibilità della vostra organizzazione nella comunità delle imprese di settore. a) La nostra organizzazione è stata percepita e presa come riferimento nel Project Management per un periodo di almeno due anni. Spesso abbiamo richieste o visitatori di organizzazioni che desiderano conoscere il nostro sistema di Project Management. e) Si è lontani dall'essere riconosciuti come un punto di riferimento Soft skills del Project Manager (competenze e attitudini di negoziazione, leadership, gestione dei conflitti, motivazione, ecc.): a) Quasi tutti i nostri project manager sono altamente qualificati in questo campo da almeno due anni. e) Si è obiettivamente lontani dal livello sopra indicato Atteggiamento dell'organizzazione nei confronti del Project Management. a) Il Project management è un elemento "naturale" e strategico da almeno due anni. I progetti sono pianificati in modo rapido/efficiente, e l'esecuzione si svolge in un ambiente a bassa tensione e alto tasso di successo (tempi, costi, qualità, accettazione). e) Lo scenario di cui sopra non è stato ancora raggiunto Certificazioni PMI (PMP), IPMA o programmi di certificazione simili per i Project Manager. a) Si è raggiunto il numero necessario ed adeguato di responsabili di progetto certificati. e) Non si è ancora raggiunto il numero necessario ed adeguato di responsabili di progetto certificati Cause di fallimento dei progetti (ritardi, spese eccedenti il budget, non raggiungimento dello scopo, non soddisfacimento dei parametri di qualità) originate dentro o fuori l organizzazione. a) Tutte le cause sono state tempestivamente riconosciute ed analizzate, e sono state introdotte efficaci misure correttive e proattive, che hanno reso possibile la conclusione positiva dei progetti. Ciò è avvenuto per un periodo di almeno due anni. e) C è ancora molto da fare su questo tema Sistemi informatici a supporto dell'organizzazione di progetto. a) E 'del tutto adeguata, copre tutti gli aspetti di gestione, può essere usata con progetti di tutte le dimensioni, è integrata con il sistema informatico aziendale ed è usata durante l'intero ciclo di vita del progetto. Ciò avviene da almeno due anni. e) Non è stato ancora raggiunto lo scenario di cui sopra Allineamento dei progetti condotti dall'organizzazione con il proprio business (o gli obiettivi di pianificazione strategica): a) I progetti risultano completamente allineati, da almeno due anni, agli obiettivi strategici (il project management è inoltre riconosciuto come leva strategica per il business o missione dell azienda). e) Non è stato ancora raggiunto un tale allineamento.