Ordinanza sul sistema di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche (PAGIRUS) dell Ufficio federale di giustizia

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1 Ordinanza sul sistema di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche (PAGIRUS) dell Ufficio federale di giustizia (Ordinanza PAGIRUS) del 16 dicembre 2009 Il Consiglio federale svizzero, visto l articolo 57h della legge del 21 marzo sull organizzazione del Governo e dell Amministrazione (LOGA); visto l articolo 11a della legge federale del 20 marzo sull assistenza internazionale in materia penale (AIMP), ordina: Sezione 1: Disposizioni generali Art. 1 Oggetto Ai fini del trattamento di dati personali nel sistema di gestione delle persone, degli atti e delle pratiche (PAGIRUS), gestito dall Ufficio federale di giustizia (UFG), la presente ordinanza: a. disciplina i campi d applicazione del sistema e il suo contenuto; b. disciplina la rilevazione dei dati nei diversi campi d applicazione; c. designa i servizi autorizzati a trattare i dati direttamente nel sistema; d. disciplina i diritti d accesso; e. disciplina la conservazione, l archiviazione e la cancellazione dei dati. Art. 2 Autorità responsabile 1 L UFG è responsabile della gestione del sistema PAGIRUS. 2 L UFG redige un regolamento che definisce in particolare i principi del trattamento dei dati. Art. 3 Campi d applicazione PAGIRUS contiene i dati rientranti nei seguenti campi d applicazione: a. dati riferiti ai compiti dell UFG nel settore dell assistenza giudiziaria internazionale in materia penale, segnatamente per quanto riguarda l estradi- RS RS RS

2 zione, le domande di altra assistenza, il perseguimento penale in via sostitutiva e l esecuzione di decisioni penali, nonché il trasferimento di persone condannate; b. dati riferiti ai compiti dell UFG nei settori del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale, segnatamente per quanto riguarda il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali, la protezione internazionale di minori, l esazione internazionale di prestazioni alimentari, le pratiche di successione internazionali e l assistenza giudiziaria internazionale in materia civile e commerciale; c. dati riferiti ai compiti dell UFG nel settore dell assistenza amministrativa internazionale; d. dati riferiti ai compiti dell UFG nei settori dell aiuto sociale a favore dei cittadini svizzeri all estero e dell aiuto sociale ai cittadini stranieri in Svizzera, a condizione che quest ultimo sia previsto da un accordo internazionale. Art. 4 Scopo di PAGIRUS 1 Lo scopo del trattamento dei dati rientranti nel campo d applicazione di cui all articolo 3 lettera a è retto dall articolo 11a capoverso 1 AIMP. 2 I dati rientranti nei campi d applicazione di cui all articolo 3 lettere b d possono essere trattati per: a. accertare se sono trattati dati relativi a una determinata persona; b. trattare dati concernenti le pratiche; c. organizzare in modo razionale ed efficace lo svolgimento dei lavori; d. controllare lo svolgimento delle pratiche; e. elaborare statistiche. Sezione 2: Rilevazione e trattamento dei dati Art. 5 Dati trattati 1 PAGIRUS contiene: a. le generalità delle persone i cui dati sono trattati; b. i dati necessari a localizzare e gestire correttamente i dossier; c. i dati dei documenti relativi alle pratiche e alle iscrizioni registrate elettronicamente. 2 Per generalità ai sensi del capoverso 1 lettera a s intendono in particolare i nomi e i cognomi, i soprannomi, il sesso, la data di nascita, la cittadinanza, il luogo d origine, il luogo di nascita e l indirizzo. 2

3 3 Per dati ai sensi del capoverso 1 lettera b s intendono in particolare: a. il tipo di procedura; b. la data delle singole fasi procedurali; c. il nome e l indirizzo delle autorità e delle parti coinvolte; d. le indicazioni sul luogo in cui è situato il dossier; e. nel campo d applicazione di cui all articolo 3 lettera a: i reati commessi. 4 I numeri progressivi attribuiti dal sistema di gestione rientrano nei dati di cui al capoverso 1. 5 Per documento ai sensi del capoverso 1 lettera c s intende in particolare la corrispondenza registrata in via elettronica. Sezione 3: Accesso in linea dell Ufficio federale della migrazione, dell Ufficio federale di polizia e del Servizio delle attività informative della Confederazione Art. 6 Accesso dell Ufficio federale della migrazione 1 Le seguenti unità organizzative dell Ufficio federale della migrazione possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito dell assistenza giudiziaria internazionale in materia penale: a. Ambito direzionale Lavoro, integrazione e cittadinanza: la sezione Naturalizzazioni e la sezione Cittadinanza; b. Ambito direzionale Pianificazione e risorse: il servizio Registrazione delle persone della sezione Gestione dei documenti; c. Ambito direzionale Procedura d asilo. 2 Se il dossier è stato allestito prima del 1 gennaio 2002, le unità organizzative dell Ufficio federale della migrazione elencate al capoverso 1 lettere a c hanno inoltre accesso in linea: a. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale secondo l articolo 3 lettera b, purché tali dati non riguardino l esazione internazionale di prestazioni alimentari, il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori; b. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito dell assistenza amministrativa secondo l articolo 3 lettera c. 3

4 Art. 7 Accesso dell Ufficio federale di polizia 1 Le seguenti unità organizzative dell Ufficio federale di polizia possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito dell assistenza giudiziaria internazionale in materia penale: a. Divisione principale Polizia giudiziaria federale; b. Divisione principale Servizio federale di sicurezza: divisione Sicurezza delle persone; c. Divisione principale Cooperazione internazionale di polizia: divisione Cooperazione operativa di polizia e divisione Centrale operativa fedpol; d. Divisione principale Servizi: settore Ricerca di persone in RIPOL; e. Stato maggiore: sezione Servizio giuridico/protezione dei dati e Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro MROS. 2 Se il dossier è stato allestito prima del 1 gennaio 2002, le unità organizzative dell Ufficio federale di polizia elencate al capoverso 1 lettere a e hanno inoltre accesso in linea: a. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale secondo l articolo 3 lettera b, purché tali dati non riguardino l esazione internazionale di prestazioni alimentari, il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori; b. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito dell assistenza amministrativa secondo l articolo 3 lettera c. 3 Nella misura in cui esegue compiti attribuiti all UFG in virtù dell articolo 11a capoverso 3 AIMP, la divisione Centrale operativa della Divisione principale Cooperazione internazionale di polizia può accedere in linea anche ai dati rientranti nel campo d applicazione dell assistenza giudiziaria internazionale in materia penale e necessari alla localizzazione dei dossier. 4 Se il dossier è stato allestito prima del 1 gennaio 2002, la divisione Centrale operativa della Divisione principale Cooperazione internazionale di polizia può inoltre, nella misura in cui esegue compiti attribuiti all UFG in virtù dell articolo 11a capoverso 3 AIMP, accedere in linea: a. ai dati rientranti nel campo d applicazione del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale secondo l articolo 3 lettera b e necessari alla localizzazione dei dossier, purché tali dati non riguardino l esazione internazionale di prestazioni alimentari, il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori; b. ai dati rientranti nel campo d applicazione dell assistenza amministrativa secondo l articolo 3 lettera c e necessari alla localizzazione dei dossier. 4

5 Art. 8 Accesso del Servizio delle attività informative della Confederazione 1 Le unità organizzative del Servizio delle attività informative della Confederazione competenti per l esecuzione della legge federale del 21 marzo sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna possono accedere in linea alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito dell assistenza giudiziaria internazionale in materia penale. 2 Se il dossier è stato allestito prima del 1 gennaio 2002, le unità del Servizio delle attività informative della Confederazione menzionate al capoverso 1 hanno inoltre accesso in linea: a. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito del diritto internazionale privato e della procedura civile internazionale secondo l articolo 3 lettera b, purché tali dati non riguardino l esazione internazionale di prestazioni alimentari, il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori; b. alle generalità delle persone i cui dati sono trattati dall UFG nell ambito dell assistenza amministrativa secondo l articolo 3 lettera c. Sezione 4: Diritti d accesso e di trattamento delle unità amministrative dell UFG e comunicazione di dati ad altre autorità nel caso specifico Art. 9 Accesso 1 Per adempiere ai suoi compiti, l Incaricato dell informazione dell UFG ha accesso ai dati rilevati nel campo d applicazione secondo l articolo 3 lettera a. 2 I collaboratori dell UFG che trattano dati in PAGIRUS nel quadro dei loro compiti hanno accesso alle generalità di tutte le persone registrate in PAGIRUS, nella misura in cui tale accesso sia indispensabile all adempimento dei loro compiti legali. Art. 10 Diritti di trattamento delle unità amministrative dell UFG 1 I collaboratori dell ambito direzionale Assistenza giudiziaria internazionale possono, nella misura in cui lo richieda il compito loro assegnato, trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d applicazione di cui all articolo 3 lettere a c, purché tali dati non riguardino l esazione internazionale di prestazioni alimentari, il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori. 2 I collaboratori del settore Diritto internazionale privato possono, nella misura in cui lo richieda il compito loro assegnato, trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d applicazione di cui all articolo 3 lettera b. 3 RS 120 5

6 3 I collaboratori del settore Aiuto sociale agli Svizzeri all estero possono, nella misura in cui lo richieda il compito loro assegnato, trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti i campi d applicazione di cui all articolo 3 lettere b e d, purché tali dati non riguardino il rapimento internazionale di minori, le adozioni internazionali e la protezione internazionale di minori. 4 I collaboratori dei settori Gestione delle pratiche, Gestione e registrazione dei documenti e Gestione del sistema possono trattare direttamente nel sistema i dati rilevati riguardanti tutti i campi d applicazione di cui all articolo 3 ai fini di assicurarne la rilevazione e la gestione, di vegliare al corretto funzionamento del sistema e di rimediare agli eventuali problemi tecnici. 5 L UFG può autorizzare altri collaboratori a trattare i dati direttamente nel sistema, nella misura in cui i loro compiti rientrino in uno dei campi d applicazione di cui all articolo 3. Art. 11 Comunicazione di dati ad altre autorità 1 Su richiesta scritta e motivata, l UFG può, nel singolo caso, comunicare dati rilevati in PAGIRUS ad autorità federali e cantonali, a condizione che tali dati siano indispensabili all adempimento dei compiti legali di dette autorità. 2 In casi urgenti le domande e i dati richiesti possono essere comunicati per telefono o per via elettronica. 3 Ogni comunicazione, indipendentemente dalla sua forma, è verbalizzata su supporto cartaceo o informatico. Sezione 5: Protezione dei dati, sicurezza informatica, durata di conservazione, archiviazione e statistica Art. 12 Correttezza dei dati 1 Ogni unità organizzativa dell UFG controlla regolarmente la correttezza dei dati rilevati nel suo settore. 2 I dati inesatti sono rettificati d ufficio. Art. 13 Sicurezza informatica 1 La sicurezza dei dati è retta: a. dall ordinanza del 14 giugno relativa alla legge federale sulla protezione dei dati; b. dalla sezione sulla sicurezza informatica dell ordinanza del 26 settembre sull informatica nell Amministrazione federale; 4 RS RS

7 c. dalle Istruzioni del Consiglio informatico della Confederazione del 27 settembre 2004 sulla sicurezza informatica nell Amministrazione federale. 2 Nel regolamento di cui all articolo 2 capoverso 2, l UFG statuisce le misure organizzative e tecniche da adottare per evitare il trattamento non autorizzato dei dati e disciplina la verbalizzazione automatica del trattamento e della consultazione dei dati. Art. 14 Verbalizzazione 1 Ogni trattamento di dati nei campi d applicazione di cui all articolo 3 deve essere verbalizzato elettronicamente; i verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento. 2 Ogni accesso dell Ufficio federale della migrazione, dell Ufficio federale della polizia e del Servizio delle attività informative della Confederazione deve essere verbalizzato elettronicamente. I verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento. Art. 15 Durata di conservazione e archiviazione 1 Dopo dieci anni dall ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dalla data di allestimento del dossier, i dati sono offerti all Archivio federale per l archiviazione. 2 I dati che l Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati. Art. 16 Statistica 1 L impiego dei dati personali rilevati in PAGIRUS per scopi statistici è retto dall articolo 22 della legge federale del 19 giugno sulla protezione dei dati. 2 I dati impiegati e pubblicati per scopi statistici devono essere trattati in modo da impedire di risalire alle persone in questione. Sezione 6: Disposizione finale Art. 17 Entrata in vigore La presente ordinanza entra in vigore il 1 febbraio dicembre 2009 In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Hans-Rudolf Merz La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova 6 RS

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