RICEZIONE ASSEGNATO CHEVROLET NOTE OPERATIVE

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1 RICEZIONE ASSEGNATO CHEVROLET NOTE OPERATIVE

2 I N D I C E 1. PREMESSA.. pag FASI PRELIMINARI.pag INSERIMENTO/AGGIORNAMENTO PASSWORD pag RICEZIONE / AGGIORNAMENTO STOCK. pag RICEZIONE FILE.. pag ERRORE RICEZIONE FILE.... pag AGGIORNAMENTO STOCK.. pag STAMPA AGGIORNAMENTO STOCK. pag VEICOLI INSERITI... pag VEICOLI AGGIORNATI..... pag VEICOLI IN ERRORE.... pag TABELLE CHEVROLET. pag GPL. COSTO GPL... pag CMO. TRASCODIFICA MOD. VEICOLI pag TFG. TABELLA TRASCODIFICA OPTIONAL VEICOLI pag TDH. TABELLA TRASCODIFICA OPTIONAL VEICOLI pag CONTABILIZZAZIONE FATTURE ACQUISTO AUTO.. pag CONTABILIZZAZIONE FATTURE ACQUISTO AUTO pag TBELLA TFF CONTI ACQUISTO AUTO... pag CONCLUSIONI.....pag. 15 2

3 1. PREMESSA. La procedura aggiorna in automatico lo stock dell archivio auto nuove, sia fisico che virtuale, attraverso la ricezione automatica del file ricevuto da Chevrolet. Contemporaneamente carica l archivio Contabilizzazione fatture Casa Madre per la successiva ed eventuale registrazione automatica in contabilità delle fatture acquisto auto. Per un corretto funzionamento della procedura RICEZIONE ASSEGNATO CHEVROLET Vi preghiamo cortesemente di leggere le istruzioni qui di seguito riportate, in ogni caso la nostra organizzazione rimane a Vostra completa disposizione per ogni ulteriore chiarimento. 2. FASI PRELIMINARI. Prima di iniziare ad operare con la procedura è necessario che la procedura sia stata attivata da parte del personale della società OSCA s.r.l. 2.1 Inserimento/Aggiornamento password. Per poter ricevere e travasare nella procedura O.S.C.A. il file Stock Auto Nuove di Chevrolet è necessario inserire nella procedura 11. TRASMISSIONE la stessa password che viene inserita nel sistema di collegamento di Chevrolet (Secure Client VPN-1). La procedura va eseguita esclusivamente sul PC di collegamento con CHEVROLET: Dal MENU DELLE PROCEDURE selezionare la Scelta: 11. TRASMISSIONI Codice marca selezionato: selezionare il codice CH CHEVROLET (se non è presente il codice marca CH contattare il personale della società OSCA) Conferma (S/N): digitare S (SI) Selezionare Scelta: 3. Tabelle Selezionare: Scelta: 2. Sistema casa madre Nel campo Codice marca: digitare CH (Chevrolet) Premere il tasto funzione F2 = Modifica 3

4 Confermare con il tasto Enter tutti i campi: Nome sistema Unix, Indirizzo IP, Login, SFTP, Indicatore (fare attenzione a non variare nessuno dei valore presente in questo campo). Inserire e/o variare il campo Password (si ricorda che deve essere la stessa che viene inserita nel sistema di collegamento di Chevrolet (Secure Client VPN-1). Conferma (S/N): digitare S (SI) Per uscire dalla procedura premere il tasto funzione FINE tante volte sino a ritornare sul MENU DELLE PROCEDURE. N.B.: Questa procedura va eseguita ogni volta che viene variata la password sul sistema di collegamento con Chevrolet (Secure Client VPN-1). 3. RICEZIONE / AGGIORNAMENTO STOCK. La procedura aggiorna in automatico lo stock auto nuove sia fisico che virtuale, segnalando eventuali errori dell archivio modelli. 3.1 Ricezione file. Per la ricezione dei files posizionarsi sul PC di collegamento con CHEVROLET: Effettuare la connessione al sistema di collegamento Chevrolet Secure Client VPN-1, cliccando con il mouse sull icona presente sulla barra delle applicazioni in basso a destra (procedura già a Voi nota per il collegamento con DCS Chevrolet). A connessione avvenuta con il sistema Chevrolet Secure Client VPN-1 entrare o ritornare nella procedura O.S.C.A. Dal MENU DELLE PROCEDURE selezionare la Scelta: 11. TRASMISSIONE Codice marca selezionato: selezionare il codice CH CHEVROLET Conferma (S/N): digitare S (SI) Selezionare Scelta: 1. Trasmissioni (DCS DMS) Dopo alcuni secondi appare la scritta: Using username 000xxx (dove per xxx è il Vostro codice Concessionario Chevrolet) per segnalare che il sistema O.S.C.A. (DMS) sta effettuando una connessione con il sistema Chevrolet (DCS) Se il collegamento con Chevrolet è andato a buon fine la procedura entra nella schermata successiva GESTIONE TRASFERIMENTO / RICEZIONI dove sono elencati i files che possono essere trasferiti da Chevrolet. Selezionare il file ASSEGNATO CHEVROLET (SV-0XXX.TXT) spostandosi da una riga all altra con i tasti funzione: Freccia (freccia su freccia giù) Premere il tasto funzione F6 = Trasferisci files Conferma (S/N): digitare S (SI) Confermando viene visualizzato il seguente: *** Trasferimento in corso *** e poco dopo Using username 000xxx. 4

5 Alla fine, se il trasferimento è andato a buon fine, la procedura segnala il seguente messaggio: *** Trasferimento completato *** Per uscire dalla procedura premere il tasto funzione FINE tante volte sino a ritornare sul MENU DELLE PROCEDURE. 3.1 Errore ricezione file. La procedura di ricezione file potrebbe segnalare il seguente messaggio di errore: Using username 000xxx Access denied Fatal: Unable to autenticate (ripetuto per due volte) e nella schermata successiva GESTIONE TRASFERIMENTO / RICEZIONI non sono presenti nessuno dei files da trasferire, visualizzato il seguente: *** Nessun file da elaborare*** e poco dopo Using username 000xxx. La procedura O.S.C.A. non riesce ad effettuare il collegamento con il DCS Chevrolet : - verificare la password inserita nella procedura di collegamento (vedi 2.1 Inserimento/Aggiornamento password). Successivamente se dopo aver verificato la password viene ugualmente segnalato l errare contattare il personale della società O.S.C.A. 3.2 Aggiornamento stock. Dopo aver ricevuto il file dello stock auto Chevrolet è necessario procedere all aggiornamento dell archivio auto. Contemporaneamente la procedura inserisce nell archivio Contabilizzazione fatture Casa Madre le fatture acquisto auto, per procedere successivamente alla loro contabilizzazione automatica. Dal MENU DELLE PROCEDURE selezionare la Scelta: 1. VEICOLI Posizionarsi sulla procedura STOCK NUOVO programmi UTILITA Selezionare il punto 4. Ricezione assegnato (oppure 5. Ricezione assegnato) Sul campo Marca: digitare il codice CH CHEVROLET Conferma (S/N): digitare S (SI) 5

6 4. STAMPA AGGIONAMENTO STOCK. La stampa dell aggiornamento dello stock veicoli nuovi viene effettuata solo se il file ricevuto da Chevrolet contiene delle differenze rispetto all ultimo file ricevuto. Il tipo di stampe elaborate dalla procedura sono: VEICOLI INSERITI, VEICOLI AGGIORNATI, VEICOLI IN ERRORE. 4.1 Veicoli inseriti. Nella stampa sono riportati il numero Ordine Fabbrica (numero Contratto per Chevrolet) e se presente anche il numero di telaio delle vetture inserite nello stock auto nuove. 4.2 Veicoli aggiornati. La stampa viene effettuata solo se nella fase di aggiornamento dello stock auto la procedura trova delle variazioni rispetto allo stock auto presente nell archivio: al numero di ordine viene assegnato un telaio; fatturazione del veicolo, inserimento della data di spedizione, ecc 6

7 4.3 Veicoli in errore. La stampa viene effettuata se nella fase di aggiornamento dello stock auto la procedura non riesce ad inserire o ad aggiornare lo stock auto nuove. Nella stampa vengono riportati: l ordine fabbrica e/o il telaio ed la motivazione dell errore. Pertanto per poter effettuare il corretto inserimento delle vetture in stock è necessario prima correggere gli eventuali errori segnalati nella stampa e successivamente effettuare nuovamente la fase di aggiornamento (vedi punto 3.2 Aggiornamento Stock). Codice modello inesistente Il codice modello non è presente nell archivio modelli. Inserire il codice modello corrispondente nell archivio modelli presente nella stampa Veicoli in errore (Menù delle Procedure Scelta: 1. Veicoli Stock Nuovo/Utilità 3. Gestione archivi modelli 1. Archivio Modelli). Optional Errati I codici degli optional Chevrolet non sono presenti nella tabella: TDG Trascodifica optional veicoli. Nella stampa vengono elencati tutti gli optional errati. Inserire tutti i codici optional evidenziati nella stampa nella tabella: TDG Trascodifica optional veicoli (Menù delle Procedure: 1. Veicoli Stock Nuovo/Utilità 3. Gestione archivi modelli: Selezionare la scelta: 15 Tabelle Chevrolet) (vedi punto 5.3). Manca colore interno esterno Il codice colore non è presente nella tabella colori. Inserire il codice colore nella tabella: D71 Descrizione colori (Menù delle procedure Scelta: 10. Tabelle Veicoli/Gestione 1. Tabelle veicoli) e nell Archivio Colori (Menù delle Procedure Scelta: 1. Veicoli Stock Nuovo/Utilità 3. Gestione archivi modelli 4. Archivio Colori). Manca Ord. Fabbrica / Telaio La procedura non riesce ad collegare il numero d ordine al telaio in quanto il telaio è già presente in stock ma senza numero d ordine. 7

8 Per permettere alla procedura di aggiornare correttamente l archivio è necessario inserire il numero d ordine all interno della scheda veicolo (Menù delle procedure Scelta: 1. Veicoli Stock Nuovo/Gestione 1. Stock Nuovo). 5. TABELLE CHEVROLET. All interno del sottomenu della procedura Gestione archivio modelli è stata inserita una nuova scelta 15. Tabelle Chevrolet dove al suo interno sono state raggruppate e inserite tutte le tabelle necessarie per il perfetto funzionamento della procedura Ricezione /Aggiornamento stock auto nuove Chevrolet. Dal: Menù delle Procedure: 1. Veicoli Stock Nuovo/Utilità 3. Gestione archivi modelli: Selezionare la scelta: 15 Tabelle Chevrolet 5.1 CGP. COSTO GPL La nuova tabella è stata creata per una corretta imputazione dell importi dei costi delle fatture acquisto auto in quanto il costo dell impianto GPL contenuto nel file inviato da Chevrolet è contenuto nella voce Importi varie cumulato con le spese trasporto, contributo promopubblicitaria, sovrapprezzo COBAT, Contributo Si2+IT. N.B.: Questa procedura deve essere utilizzata solamente per gli impianti Gpl installati da Casa Madre ma non per i modelli Ecologic. Modello: Inserire solo la radice del codice modello presente nell Archivio Modelli (Esempio: MA8* per Matiz MY 08, KA7 per KALOS MY 07, ecc ) Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzato l Archivio modelli. Optional:. Inserire il codice che per Chevrolet identifica l optional impianto del GPL (Esempio: Per Tacuma il codice optional è GPL-) Se l insieme del codice modello e del codice optional digitati sono già inseriti la procedura visualizza la tabella, nel caso contrario la procedura visualizza il seguente messaggio: Tabella non trovata. F1 = inserimento Premendo il tasto funzione F1 si può procedere all inserimento dei codici. 8

9 Descrizione: Importo: Inserire la descrizione dell optional. (Esempio: Impianto GPL) Inserire l importo del costo del optional GPL per il modello inserito. 5.2 CMO. TRASCODIFICA MOD. VEICOLI La nuova tabella è stata creata per l inserimento automatico di alcuni optional che eventualmente non sono presenti nel file ricevuto da Chevrolet ma sono strutturali del veicolo stesso e sono contenuti nel codice modello. (Esempio: Matiz Placet 800 Ecologic Codice modello: MA825M08GM: il campo 9 del codice modello è G in quanto l alimentazione della vettura è con GPL, ma il file ricevuto da Casa Madre non contiene il codice dell optional GPL.) Precodice Modello: Inserire solo la radice del codice modello presente nell Archivio Modelli (Esempio: MA8* per Matiz MY 08, KA7 per KALOS MY 07, ecc ) Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzato l Archivio modelli. Se l insieme del codice modello è stato già inserito la procedura visualizza la tabella, nel caso contrario la procedura visualizza il seguente messaggio: Tabella non trovata. F1 = inserimento Premendo il tasto funzione F1 si può procedere all inserimento del codice. Posizione: Inserire il numero della posizione del campo del codice modello dove si trova l elemento che identifica l optional. (Esempio: Matiz Placet 800 Ecologic Codice modello: MA825M08GM: il numero da inserire della posizione del carattere è 9). 9

10 Per lo stesso precodice modello possono essere presenti più posizioni. (Esempio: la posizione 9 del codice modello identifica l alimentazione la posizione 11 del codice modello identifica la presenza nella vettura dell aria condizionata) Campo: Inserire l elemento del codice modello che identifica l optional. (Esempio: Matiz Placet 800 Ecologic Codice modello: MA825M08GM: l elemento da inserire nel campo è G). Se per lo stesso precodice modello esistono più posizioni inserire più codici elementi. Decodifica Campo 1: Inserire codice optional corrispondente da inserire in automatico nella Decodifica Campo 2: scheda veicolo nuovo. Decodifica Campo 3: (Esempio codice optional corrispondente per O.S.CA. GPL). Se per lo stesso precodice modello esistono più posizioni inserire più codici elementi. Esempio: Matiz Placet 800 Ecologic Codice modello: MA825M08GM: il campo 9 del codice modello è G in quanto l alimentazione della vettura è con GPL, ma il file ricevuto da Casa Madre non contiene il codice dell optional GPL.) 5.3 TDG. TABELLA TRASCODIFICA OPTIONAL VEICOLI. In questa tabella devono essere inseriti tutti i codici optional da trascodificare: da codice optional Chevrolet a codice optional corrispondente nell archivio modelli. Codice: Il campo alfanumerico identifica il codice optional per Chevrolet. Se il codice digitato è già inserito la procedura visualizza la tabella, nel caso contrario la procedura visualizza il seguente messaggio: Record non trovato. F1 = inserimento Premendo il tasto funzione F1 si può procedere all inserimento del codice. Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto vengono visualizzati tutti i codici già inseriti nella tabella. Descrizione: Inserire la descrizione dell optional. 10

11 Talvolta alcuni codici optional ricevuti da Chevrolet non sono necessari per la l archivio modelli in quanto si tratta di codici utilizzati solo da Casa Madre. In questo caso sul campo descrizione va inserita una descrizione libera (anche il carattere asterisco *). Corr. Optional: Inserire il codice optional corrispondente già presente nell archivio modelli. (Esempio: Aria condizionata: codice per Chevrolet AC/M - codice per OSCA 025). Talvolta alcuni codici optional ricevuti da Chevrolet non sono necessari per la l archivio modelli in quanto si tratta di codici utilizzati solo da Casa Madre. In questo caso deve essere inserito obbligatoriamente il codice: 000 (zero zero zero). Indicatore: Il campo deve essere lasciato vuoto per implementazioni future. In visualizzazione della tabella è attivo il tasto funzione F8 = Aiuto. Premere il tasto funzione: F1 = Inserimento F2 = Modifica F4 = Annullamento PgDn = Elem. Successivo PgUp = Elem. Precedente per inserire un nuovo codice nella tabella (in visualizzazione il tasto è disattivato) per modificare un codice già inserito in tabella per annullare un codice presente in tabella per visualizzare il codice successivo presente in tabella per visualizzare il codice precedente presente in tabella 5.4 TDH. TABELLA TRASCODIFICA MODELLI. In questa tabella devono essere inseriti tutti i codici modelli che eventualmente si voglio trascodificare: da codice modello Chevrolet a codice modello corrispondente per O.S.C.A. Questa tabella va utilizzata solamente se non si vogliono utilizzare gli stessi codici modelli utilizzati da Chevrolet. Codice: Il campo alfanumerico identifica il codice modello per Chevrolet. Se il codice digitato è già inserito la procedura visualizza la tabella, nel caso contrario la procedura visualizza il seguente messaggio: Tabella non trovata. F1 = inserimento 11

12 Premendo il tasto funzione F1 si può procedere all inserimento del codice. Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto vengono visualizzati tutti i codici già inseriti nella tabella. Descrizione: Inserire la descrizione del modello. Corr. Modello: Inserire il codice modello corrispondente già inserito nell archivio modelli. Indicatore: Il campo deve essere lasciato vuoto per implementazioni future. In visualizzazione della tabella è attivo il tasto funzione F8 = Aiuto. Premere il tasto funzione: F1 = Inserimento F2 = Modifica F4 = Annullamento PgDn = Elem. Successivo PgUp = Elem. Precedente per inserire un nuovo codice nella tabella (in visualizzazione il tasto è disattivato) per modificare un codice già inserito in tabella per annullare un codice presente in tabella per visualizzare il codice successivo presente in tabella per visualizzare il codice precedente presente in tabella 6. CONTABILIZZAZIONE FATTURE ACQUISTO AUTO. Il file ricevuto da Chevrolet per l aggiornamento dello stock auto nuove contiene, come nella precedente versione, anche i dati relativi alla fattura acquisto auto. E possibile pertanto effettuare successivamente la contabilizzazione automatica delle fatture acquisto auto. 6.1 CONTABILIZZAZIONE FATTURE ACQUISTO AUTO. Dal: Menù delle Procedure: 4. Contabilità Fatturazione/Gestione 2. Fatt. cont. casa madre. Confermando con il tasto Enter il campo codice ditta proposto la procedura visualizza tutte le fatture ricevere ed ancora da contabilizzare. Nella maschera sopra riportata vengono riportati tutti i dati necessari per poter effettuare una corretta contabilizzazione delle fatture acquisto auto: Data fattura Numero fattura Codice Fornitore Valuta Costo veicolo Costo supplementi Importo dello sconto Costo trasporto Aliquota IVA Importo IVA Numero Telaio Data scadenza fattura Flag. Quest ultimo campo in fase caricamento dei dati della fattura dal file di ricezione dello stock presenta il valore S = Contabilizza. Se in fase di contabilizzazione la procedura non riesce a 12

13 registrare in automatico la fattura il flag assume diversi valori segnando anche con un messaggio a video il tipo di errore: 1 Conto inesistente Il conto contabile è inesistente 2 Codice fornitore inesistente Il fornitore è inesistente 3 Partita inesistente Non è stato possibile creare la partita. 4 Causale inesistente Manca la causale contabile nella Gestione Causali. Verificare il codice causale inserito nella tabella TFF Conti Acquisto Auto (vedi 6.xxx) e la Gestione Causali (Menù delle Procedure Scelta: 4. Contabilità Prima Nota/Utilità 2. Gestione Causali). 5 Documento già esistente La fattura è stata già contabilizzata 6 N^ Telaio inesistente su AUTON Il telaio della vettura è inesistente nell archivio auto nuove. Verificare il numero di telaio inserito nell archivio Fatt. Cont. casa madre e il numero di telaio nell archivio auto nuove. 7 Modello inesistente su MODAUT Il modello della vettura è inesistente nell archivio modelli. Verificare il modello inserito nella scheda veicolo nell archivio auto nuove e l archivio modelli. 8 Tabella di contabilizzaz. inesistente La tabella TFF Conti Acquisto Auto non è stata inserita correttamente o è inesistente. Verificare l inserimento corretto della tabella TFF Conti Acquisto (vedi 6.2). N Non Contabilizza S Contabilizza Inserendo manualmente il flag N la procedura non permette la contabilizzazione della fattura di acquisto. La fattura è pronta per essere contabilizzata. 6.2 TABELLA TFF CONTI ACQUISTO AUTO. Per una corretta automazione della procedura è necessario creare e/o verificare la tabella TFF: Conti Acquisto Auto. Dal: Menù delle Procedure: 10. Tabelle Contabilità/Gestione 1. Tabelle Contabilità. 13

14 Marca: Segmento: Inserire il codice marca corrispondente per Chevrolet (Esempio: CH Chevrolet). Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzata la tabella T76 Marche Auto. E possibile registrare contabilmente il costo acquisto auto suddiviso per segmento. Esempio: su un conto tutte le Matiz (segmento A); su un conto tutte le Kalos (segmento B); ecc.. Il segmento auto deve trovare riscontro nell Archivio Modelli Auto. Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzata la tabella T75 Segmenti auto nuove. Se non si desidera effettuare nessuna distinzione nella registrazione contabile inserire il carattere * (asterisco) per indicare tutti i segumenti. Fornitore: Inserire il codice fornitore corrispondente per Chevrolet (Esempio: 158) Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto è possibile effettuare una ricerca nell Anagrafica Fornitori. Conto Fornitore: Inserire il conto del mastro fornitore (Gruppo/Conto/Sottoconto). Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzato il Piano dei Conti. Conto Veicoli: E possibile contabilizzare le fatture acquisto auto in modo analitico voce Conto Supplem.: per voce, suddividendo ogni costo in conti contabili diversi. Conto Sconto: Inserire i conti contabili del: Costo del Veicolo Costo supplementi Sconto. Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzato il Piano dei Conti. Se invece, non si desidera questa suddivisione premere il tasto funzione Enter per passare direttamente al campo successivo Conto Imponibile. Conto Imponibile: Inserire il conto contabile del costo dei veicoli Chevrolet. 14

15 Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzato il Piano dei Conti. Conto Trasporto: Inserire il conto contabile del costo del trasporto Chevrolet. Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzato il Piano dei Conti. Conto IVA: Segno: Inserire il conto contabile dell IVA acquisti. Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto viene visualizzato il Piano dei Conti. Su ogni riga corrispondente ai conti inseriti deve essere inserito anche il relativo segno: D = Dare A = Avere. Conto IVA esente: Non inserire nessuna voce. Causale contabile: Inserire la causale contabile relativa alla registrazione delle fatture acquisto auto Chevrolet. Premendo il tasto funzione F8 = Aiuto sul primo campo viene visualizzata la tabella TTC Tipo Causale Contabile, sul secondo campo l archivio Casuali Contabili. 7. CONCLUSIONI. Tutte le informazioni fornite in questo manuale sono aggiornate al 23/12/2007. Ribadiamo, ancora una volta, la necessità di leggere attentamente le suddette note operative affinché tutto Vi sia perfettamente chiaro. In ogni caso, il personale della società OSCA srl rimane a Vostra completa disposizione per qualsiasi problema o chiarimento che possa presentarsi nell utilizzo della procedura. OSCA S.R.L. 15