CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OBBLIGO DI COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI

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1 Lega Provinciale delle Cooperative e Mutue Modena Servizio Fiscale e Societario Alle Cooperative associate Loro sedi Modena, 12 gennaio 2016 Circ.FS/009/MM/ob - Arch. RNS F04 Oggetto: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OBBLIGO DI COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI Risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015 FATTURAZIONE ELETTRONICA E FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA P.A.: ALCUNI CHIARIMENTI. DOMANDE E RISPOSTE DELL AGENZIA DELLE ENTRATE IN MATERIA DI FATTURAZIONE. SINTESI Nel particolare caso di conservazione delle scritture contabili in modalità elettronica, con risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015 è chiarito che non sussiste l obbligo di comunicazione attraverso il modello AA/7 per rendere noto il depositario delle scritture contabili quando il soggetto che si occupa della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche non è il depositario delle scritture. Alla luce di questo chiarimento si coglie l occasione per riepilogare alcune questioni circa la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e sulla fattura elettronica più in generale. Con la presente circolare vengono commentati alcuni contenuti illustrati in diversi documenti di prassi; l esposizione è necessariamente sintetica, ragion per cui si rinvia, ove interessati, ad una attenta lettura dei documenti richiamati. Con la circolare n. 18/E del 24/6/14, vengono forniti chiarimenti in relazione alle modifiche introdotte dall art. 1 commi dal 325 al 328 della l. 228 DEL 24/12/12 (Legge di stabilità 2013-novità in materia di fatturazione vedi ns. circ. prot. FS/016 del 24/1/13 Capitolo 4) anche attraverso le definizioni dei termini presenti nella norma. Nella seconda parte della circolare l Agenzia delle Entrate dà sintetica risposta ai quesiti pervenuti in generale in materia di obblighi di fatturazione Modena Via Fabriani, 120 Tel Fax c.f

2 2 Fattura elettronica circolare n. 18/E del 24 giugno 2014 In base all art. 21 per fattura elettronica si intende la fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Non rileva pertanto il formato originario (cartaceo od elettronico) quanto la dematerializzazione, effettuata con i requisiti di legge, al momento della trasmissione o messa a disposizione, ricezione ed accettazione da parte del destinatario. Per requisiti di legge si intendono: - autenticità all origine; - integrità del contenuto; - leggibilità. Tali requisiti devono essere assicurati dal momento dell emissione al termine del periodo di conservazione. 1) autenticità all origine: l identità dell emittente, così come quella del cessionario/committente della fattura devono essere certe ; 2) integrità del contenuto: il contenuto della fattura ed in particolare i dati obbligatori ai sensi dell art.21 DPR 633/72 non devono essere alterati; 3) leggibilità: il documento ed i suoi dati devono essere resi prontamente disponibili in sede di accesso ispezioni e verifiche, anche dopo il processo di conversione, in forma leggibile su schermo o tramite stampa. Deve essere possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano difformi dal documento leggibile secondo le modalità del periodo precedente. La circolare n.18/e chiarisce che: Il destinatario della fattura è libero di decidere o meno di accettare il processo dell emittente. La scelta del destinatario non influenza l obbligo per l emittente di procedere comunque all integrazione del processo di fatturazione con la conservazione elettronica. In sostanza la fattura sarà elettronica per l emittente con conseguente obbligo di conservazione elettronica e per il destinatario sarà cartacea. Caso: operazione di acquisto soggetta all obbligo di autofatturazione o reverse charge. Si pone il caso di acquisti intracomunitari di beni o servizi oppure di acquisti di beni o servizi soggetti al reverse charge domestico. Il soggetto IVA acquirente italiano riceve una fattura elettronica per la quale è obbligato ad assolvere l IVA mediante la procedura di reverse charge (integrazione con IVA della fattura originale di acquisto). Nel caso in cui il destinatario non abbia posto in essere procedure per la conservazione elettronica, stamperà la fattura trasformandola in documento analogico e procederà all integrazione iva come avviene già per i documenti cartacei; Nel caso in cui il sistema del destinatario sia in grado di ricevere e conservare i documenti in formato elettronico, l integrazione avverrà attraverso l emissione di autofattura (o altro documento in cui annotare i dati necessari all integrazione e gli estremi della fattura estera/nazionale) anch essa elettronica da conservare unitamente alla fattura ricevuta.

3 3 Le fatture elettroniche devono essere conservate con modalità elettronica. Le fatture cartacee possono essere conservate in modalità elettronica. Si ricorda che per la corretta tenuta della contabilità qualora tutte le fatture (sia elettroniche che analogiche) siano archiviate con modalità elettronica sarà utilizzabile un unico sezionale. Qualora le fatture analogiche, nel presupposto che ci siano anche fatture elettroniche, siano archiviate con modalità cartacea bisognerà necessariamente avere più sezionali. Modalità che garantiscono i requisiti della fattura elettronica-circolare n. 18/E del 24 giugno ) Sistema di controllo di gestione La direttiva n. 2010/45/UE richiama l uso di un percorso affidabile tra fatture e operazioni sottostanti come mezzo per dimostrare l autenticità e l integrità della fattura elettronica (ns. circolare prot. FS/016 del 24/1/13 - capitolo 4) Un sistema di controllo di gestione adeguato alle dimensioni dell attività e al tipo di emittente, consente di garantire autenticità ed integrità senza apporre la firma elettronica descritta nel secondo punto del paragrafo. 2) Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente. Per garantire i requisiti di autenticità ed integrità l emittente può anche apporre la firma elettronica qualificata o digitale. 3) Sistema EDI I requisiti di autenticità ed integrità possono anche essere garantiti mediante sistemi EDI. In sintesi la fattura viene dematerializzata utilizzando standard e formati relativamente ai quali le parti si accordano anticipatamente. I processi devono essere affidabili per garantire la non alterabilità della fattura. L emittente/destinatario devono conservare la fattura garantendone la reperibilità e leggibilità nel tempo. Fattura elettronica p.a.- emissione impossibilità di recapito - circolare n. 1 del 31/3/14 La legge 24/12/2007, n. 244 (L. finanziaria 2008), all art. 1 commi da 209 a 214 ha introdotto nell ordinamento italiano l obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione. A tal fine ha istituito il Sistema di interscambio (SdI) quale punto di passaggio obbligato di tutte le fatture dirette alla P.A. Il DM 3/4/13 n.55 ha specificato regole tecniche per l identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatarie della fatturazione che sono chiamati ad inserire le loro anagrafiche nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). L IPA assegna un codice univoco a ciascuno degli uffici e lo rende pubblico tramite il proprio sito

4 4 Al punto 2 della circolare n.1 del 31/3/14 si legge che, come indicato dall art. 3, c.2 del DM 55, il codice univoco IPA è uno dei dati da riportare obbligatoriamente in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della pubblica amministrazione che diventa pertanto elemento essenziale per la trasmissione della fattura allo specifico ufficio dell amministrazione committente. Ciascuna pubblica amministrazione, una volta ottenuto l IPA è tenuto a darne comunicazione ai fornitori che hanno l obbligo di utilizzarli in sede di emissione delle fatture da inviare al Sistema di Interscambio. Inoltre, l art. 2 quarto comma del DM 3/4/13 n 55 stabilisce che la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell art. 21, c.1 del DPR 633/72 e ricevuta dalle amministrazioni. solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna. da parte del Sistema di Interscambio. Di seguito si schematizzano le fasi di trasmissione della fattura elettronica alla PA: 1) La prima fase della procedura che porterà all accettazione della fattura da parte della Pubblica amministrazione è costituita dall invio della fattura elettronica da parte del fornitore al Sistema di Interscambio. 2) Il Sistema di Interscambio notifica all operatore economico o all intermediario abilitato da questi delegato le comunicazioni informative sullo stato del flusso telematico, dopo aver fatto alcune verifiche formali del file inviato (ad esempio l apposizione della firma digitale). Tali notifiche possono consistere in: una notifica di scarto riportante l errore riscontrato in fase di verifica (tale situazione comporta da parte del cedente/prestatore la necessità di trasmettere una nuova fattura elettronica corretta); una ricevuta di mancata consegna (nel caso in cui la fattura elettronica abbia superato i controlli, ma per problemi tecnici la stessa non sia ancora stata consegnata all Ufficio della PA interessata); una ricevuta di consegna, attestante che la fattura elettronica non presenta errori formali ed è stata quindi presa in carico dal SDI ed inoltrata e ricevuta al destinatario (PA). Nel caso in cui l inoltro all amministrazione committente abbia avuto esito positivo la ricevuta di consegna è certamente sufficiente a provare sia l emissione della fattura elettronica che la sua ricezione da parte della P.A. Anche la notifica di mancata consegna è sicuramente sufficiente a provare la sua ricezione da parte dello SdI.

5 5 La fattura elettronica può quindi darsi per emessa, ai sensi dell art. 21, c.1, DPR 633/72, anche a fronte del rilascio da parte dello SdI della notifica di mancata consegna. A tale riguardo, con specifico riferimento alla previsione di cui all art. 2 c.4 del Decreto 55/2013 già citata, la circolare n. 1 del 31 marzo 2014, chiarisce quanto segue: 1. la previsione del comma 4 dell art. 2 è coerente con l art. 21, comma 1, D.P.R. n. 633/1972 in base al quale la fattura si ha per emessa all atto della sua consegna, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente; 2. la ricevuta di consegna (ovvero la notifica di mancata consegna) relativa alla fattura inviata elettronicamente alla PA rappresenta la prova sia dell emissione della fattura elettronica sia della sua ricezione da parte della PA (ovvero, nel caso di notifica di mancata consegna, della sua trasmissione da parte del soggetto emittente al SdI). In merito al comma 4, art. 2, citato sono emersi dubbi relativi al corretto coordinamento di tale previsione con i termini degli adempimenti IVA connessi all emissione, registrazione e liquidazione delle fatture elettroniche. Il dubbio, più in particolare, riguarda la data dalla quale decorrono i termini dei successivi adempimenti richiesti dalla normativa IVA, tra i quali in primo luogo quelli di registrazione (nonché di conservazione sostitutiva). Si ritiene, al riguardo, che la norma del decreto sulla fatturazione elettronica non abbia quale scopo quello di incidere sui termini di emissione registrazione liquidazione della fattura come disciplinati dal D.P.R. n. 633/1972. Le disposizioni del Decreto n. 55 sulla fatturazione elettronica hanno, piuttosto, lo scopo di integrare la disciplina IVA al fine di specificare il momento in cui una fattura si considera emessa nel rapporto fornitore/pa (e, quindi, al fine di dare certezza del momento in cui può considerarsi adempiuta la fatturazione elettronica verso la PA da parte del fornitore). Così ragionando nel caso, ad esempio, di: Cessione di beni alla PA per fornitura effettuata il 30 aprile 2014 il fornitore, secondo le ordinarie regole, dovrà emettere la fattura - ancorché in formato elettronico - al momento di effettuazione dell operazione come disciplinato dall art. 6/633 e, quindi, in data 30 aprile (data da indicare obbligatoriamente in fattura come prescritto dall art. 21). La fattura così emessa sarà trasmessa in data 30 aprile al Sistema di Interscambio che (eseguiti i dovuti controlli) in data 30 + x giorni invierà al fornitore una ricevuta di consegna ovvero una notifica di mancata consegna. In entrambi i casi, la fattura si considera: emessa ai fini IVA in data 30 aprile e, conseguentemente, da registrare con riferimento a tale data (la fattura dovrà essere registrata ai sensi dell art. 23 del D.P.R. n. 633/1972 entro il termine di 15 giorni con riferimento alla data dell emissione e, quindi, la fattura rientrerà nella liquidazione del mese di aprile); ai fini degli adempimenti in materia di fatturazione elettronica verso PA, la medesima fattura si considera regolarmente trasmessa in data 30 + x giorni. Una diversa interpretazione sostenuta da parte della dottrina riportata sulla stampa specializzata nel senso di considerare emessa la fattura alla data della ricevuta di consegna (o mancata consegna) rilasciata

6 6 dal SdI, con la conseguenza di far decorrere da tale data i termini per la registrazione e la liquidazione dell imposta, non riteniamo sia sostenibile in quanto avrebbe quale conseguenza di emettere la fattura e liquidare l imposta in un momento successivo rispetto a quello di effettuazione. Sulla base di questa ultima interpretazione, riprendendo il precedente esempio, ne conseguirebbe: la fattura avrebbe data 30 aprile (non conoscendo al momento della sua elaborazione la data di rilascio da parte di SdI della ricevuta di consegna); dovrebbe, però, essere registrata entro 15 giorni dalla data di rilascio della ricevuta di consegna da parte del SdI (se, ad esempio, il SdI rilascia la ricevuta in data 2 maggio ne conseguirebbe che la registrazione dovrebbe essere effettuata, a mente dell art. 23, entro 15 giorni dal 2 maggio e con riferimento al mese di maggio, anziché aprile). Infine, in merito alle modalità di conservazione dei documenti si ritiene quanto segue. In primo luogo, nell ambito della stessa impresa verrà a determinarsi una necessaria coesistenza di fatture elettroniche verso la PA e fatture analogiche verso altri soggetti (per i quali non si è scelto di adottare la fatturazione elettronica già prevista dall art. 21/633). Ne consegue che, poiché le fatture emesse nei confronti della PA in formato elettronico per obbligo di legge devono essere conservate in modalità elettroniche, coesisteranno nell ambito della stessa impresa anche due differenti modalità di conservazione: quella elettronica e quella tradizionale. Si ritiene, in tal caso, opportuna l adozione di una distinta serie di numerazione in ordine cronologico nonché una distinta annotazione in apposito registro sezionale. Ovviamente, decorrendo l obbligo della fattura elettronica in corso d anno, l adozione di una distinta numerazione nonché l istituzione del registro sezionale avverrà in corso d anno. Nel caso, invece, di impresa che già adotti un sistema di conservazione delle fatture in modalità elettroniche, non dovrebbe essere necessaria l istituzione di distinte numerazione e registri sezionali. Caso: l ufficio PA committente al 31 marzo 2015 non era ancora in grado di supportare la gestione della dinamica della fattura PA. Il punto 5 della circolare n.1 del 31/3/14 interviene a chiarire i comportamenti da tenere nei casi di impossibilità di recapito della fattura elettronica. a) Codice Ufficio dell amministrazione non deducibile dall IPA. Le specifiche operative all allegato D del DM 3/4/13 n.55 prevedono che per ciascuna amministrazione presente in IPA sia reso disponibile un ufficio di fatturazione elettronica centrale. Questo potrà essere utilizzato qualora il fornitore non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario della fattura. b) Amministrazione non censita in IPA. Nel caso in cui il fornitore non abbia ricevuto alcuna comunicazione da parte dell amministrazione e abbia rilevato l assenza in IPA dell amministrazione stessa, le regole tecniche di cui all allegato B al DM 3/4/13 n.55 indicano che il codice ufficio da inserire in fattura può assumere il valore di default indicato nelle specifiche stesse. Il fornitore riceverà un attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Sarà possibile trasmettere tale attestazione all amministrazione committente che

7 7 potrà prendere visione della fattura in essa contenuta. Nel caso in esame non trova applicazione il divieto di procedere al pagamento disposto dall art. 1 c. 209 della Legge 244/2007. c) Impossibilità di inoltro al destinatario per cause tecniche. La fattispecie riguarda tutti i casi in cui la fattura elettronica sia correttamente pervenuta al SdI ma, per motivi tecnici, risulti impossibile l inoltro all amministrazione committente. Il SdI rilascia al soggetto che ha inviato la fattura una notifica di mancata consegna nel caso in cui l inoltro abbia avuto esito negativo. La struttura di supporto del SdI contatta il referente dell amministrazione ricevente affinché provveda tempestivamente alla soluzione del problema ostativo. Se, decorsi 10 gg. dalla mancata consegna il SdI non è riuscito a recapitare la fattura al destinatario, il sistema rilascerà al fornitore un attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Anche nel caso in esame non trova applicazione il divieto di procedere al pagamento disposto dall art. 1 c. 209 della Legge 244/2007. Oltre quanto chiarito dalla circolare, l emittente della fattura elettronica può trovarsi nell eventualità di ricevere una notifica di scarto. Generalmente nella prassi aziendale i sistemi gestionali provvedono contestualmente all emissione della fattura ai sensi dell art. 21 c.1 DPR633/72 e alla sua contabilizzazione nel registro IVA. L eventuale ricezione di una notifica di scarto può creare potenzialmente un problema in quanto in contabilità è stata registrata una fattura che, ai fini fiscali, non può essere considerata emessa. Si ritiene possibile emettere una nuova fattura corretta annullando la precedente mediante una delle seguenti modalità: 1) effettuare un annotazione sul registro Iva delle fatture emesse a storno della precedente fattura scartata; 2) emettere una nota di credito con rilevanza solo interna da non trasmettere allo SdI. Conservazione presso stato estero - circolare n. 18/E del 24/6/14 Ai sensi dell art. 39 dpr 633/72, come chiarito dalla circolare n. 18/E del 24/6/14, il soggetto che intende conservare la documentazione fiscale presso un altro stato deve comunicare il luogo di conservazione elettronica nella sezione 2 del Modello AA7 ed assicurare l accesso automatizzato all archivio con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede in cui è effettuato il controllo. Comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari art. 5 D.M. 17 giugno RISOLUZIONE N.81/E del 25 settembre 2015 In base a quanto disposto dall art. 39, comma 3, DPR n. 633/72: le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica nel rispetto delle regole individuate da un apposito Decreto; le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente;

8 8 il luogo di conservazione delle fatture elettroniche può essere situato in Italia ovvero in un altro Stato; il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato deve consentire, ai fini dei controlli, l accesso automatizzato all archivio nonché garantire che i documenti ed i dati nello stesso contenuti siano stampabili e trasferibili su un altro supporto informatico. Come chiarito dalla Risoluzione n.81/e, la conservazione elettronica può essere effettuata: 1. direttamente dal contribuente; 2. dal soggetto depositario delle scritture contabili; 3. da un soggetto terzo. Con questa risoluzione l Agenzia chiarisce che il soggetto che ai fini della conservazione nel territorio nazionale si avvale di un soggetto terzo diverso dal depositario delle scritture contabili non deve darne comunicazione attraverso il modello AA7 in quanto il concetto di depositario delle scritture contabili non coincide con il concetto di conservazione con modalità elettronica. Sarà pertanto sufficiente l indicazione della modalità di conservazione elettronica prevista nel Modello Unico SC al rigo 104 (cod.1). Domande e Risposte in materia di fatturazione circolare n.18/e del 24/6/14 Nell ambito della circolare 18/E l Agenzia propone una serie di domande e risposte in materia di fatturazione 1 : 1. Fatturazione differita per prestazione di servizi; 2. Fattura semplificata ex art. 21 bis DPR 633/72; 3. Modalità di annotazione della fattura semplificata; 4. Emissione della fattura rettificativa semplificata; 5. Fattura semplificata e c.d. fattura/ricevuta fiscale. 1. Rispetto alla disciplina previgente, la norma estende la possibilità di emettere fattura differita anche nel caso di prestazione di servizi a patto che queste siano individuate da idonea documentazione. Il contribuente al fine di rendere individuabile la prestazione di servizio può utilizzare la documentazione commerciale 2, a condizione che da questa si evinca la prestazione eseguita, la data di effettuazione e le parti contraenti. L art. 21 riporta la possibilità di cumulare le prestazioni di servizi in un unica fattura da emettere entro il 15 del mese successivo. In questo caso il pagamento è la data dalla quale fare partire il differimento. Con riferimento sia alle cessioni di beni che alle prestazioni di servizi è chiarito che è possibile emettere fattura differita anche nel caso in cui il contribuente effettui una soltanto di tali operazioni nello stesso mese nei confronti dello stesso soggetto. Una precisazione interessante, fornita dalla circolare in merito alla fatturazione differita, è quella riguardante la possibilità, in caso di cessione di beni, di indicare anche solo la data e il numero del documento di trasporto o del documento idoneo avente le caratteristiche determinate con DPR 472/1996, in luogo del dettaglio delle operazioni. 2. Il nuovo art. 21 bis DPR 633/72 come introdotto dalla L. 288/2012, prevede che, fermo restando l obbligo di quanto stabilito dall art. 21, la fattura di ammontare complessivo non superiore ad euro 100 possa essere emessa indicando ditta, denominazione o ragione sociale, nome o cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché 1 Ns. circolare prot. n. FS/016/ Es. documento attestante l incasso, contratto, nota consegna lavori, lettera d incarico, relazione professionale.

9 9 ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti. In alternativa può riportare nel documento codice fiscale o partita Iva ovvero nel caso di soggetto passivo in altro Stato Ue, il numero di identificazione IVA attribuito dallo stato membro di stabilimento. L individuazione del cessionario o committente alternativamente con gli elementi appena indicati, non preclude il diritto alla detrazione di cui all art. 19 DPR 633/72 laddove esistente. 3. Nel caso di fattura semplificata con cessionario/committente individuato esclusivamente mediante il numero di partita IVA o con il codice fiscale, l obbligo di registrazione della fattura semplificata prescritto dall art. 23 DPR 633/72, rispettando ovviamente tutte le altre modalità di registrazione delle fatture attive, è correttamente assolto indicando tali dati. 4. A prescindere dall importo certificato, la fattura rettificativa di cui all art. 26 DPR 633/72 può essere emessa con modalità semplificata sia nel caso delle variazioni in aumento dell imponibile o dell imposta, che nelle ipotesi delle relative variazioni in diminuzione. E possibile rettificare una fattura semplificata con una fattura rettificativa ordinaria e viceversa. Infine con riferimento alle operazioni che possono essere definite come sconti /abbuoni, si conferma l interpretazione fornita con risoluzione 7/2/2008 n. 36/E secondo cui la nota di credito deve contenere elementi atti ad individuare lo sconto/premio riconosciuto al cliente. Per un elenco degli elementi si rinvia direttamente alla lettura della circolare 18/2014 parte II paragrafo L emissione della fattura semplificata rende non necessaria l emissione dello scontrino e della ricevuta fiscale. E sostitutiva della fattura/ricevuta fiscale e può essere emessa nel rispetto comunque del limite di ammontare complessivo non superiore a 100 euro. La funzione sostitutiva della fattura ordinaria o semplificata deve ritenersi riferibile non solo alle ipotesi di fattura immediata ma anche alle ipotesi di fatturazione differita e riepilogativa di cui all art. 21, comma 4 DPR 633/72. Cordiali saluti. Il Servizio Fiscale e Societario Allegati: Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014; Circolare n.1 del 31/3/14 del Ministero dell Economia e delle Finanze; Risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015.

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