Area Risorse Umane - Ufficio Formazione e Sviluppo del Personale PIANO PER LA FORMAZIONE DEL PERSONALE 2010

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1 PIANO PER LA FORMAZIONE DEL PERSONALE 2010 Il Piano annuale delle attività formative 2010, seppure ancora nella sua versione non definitiva, tiene conto di alcuni aspetti rilevanti: la necessità di garantire a tutto il personale in servizio opportunità di aggiornamento professionale, da svolgersi in orario di lavoro; l individuazione degli interventi formativi sulla base dei fabbisogni segnalati dal personale, dai responsabili delle unità organizzative; la valutazione della partecipazione del personale e del gradimento delle singole iniziative sulla base di questionari anonimi. OPPORTUNITA DI AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE Il Piano annuale delle attività formative da realizzare in Ateneo rappresenta solo una parte delle opportunità formative che l amministrazione mette a disposizione del proprio personale. Se si vuole che la formazione diventi una leva per il miglioramento organizzativo per il raggiungimento degli obiettivi strategici dell Ateneo, essa va programmata correlandola all analisi organizzativa. Programmare serve a sottrarre alla casualità le azioni da realizzare, programmare la formazione vuol dire attuare una serie di azioni coerenti ed integrate, con l obiettivo di realizzare le attività di formazione rilevate a seguito dell analisi dei fabbisogni. In tale ottica il piano di formazione, che si pone come strumento dinamico, in continuo divenire, destinato ad arricchirsi di nuove iniziative formative nel corso dell anno, prevede corsi per il miglioramento o lo sviluppo di competenze settoriali specialistiche, che possono essere infatti realizzati, su richiesta motivata dei singoli interessati e dei loro responsabili di servizio. Dirigenti e Responsabili di unità organizzative possono inoltre ritenere utile ricorrere a iniziative di formazione proposte da enti formativi esterni. L amministrazione si fa carico dei costi relativi alla partecipazione a queste iniziative ogni qual volta risulti adeguatamente motivata la validità dell iniziativa individuata e la relativa partecipazione del dipendente proposto. Anche la partecipazione di personale tecnico e amministrativo a Master universitari e Corsi di perfezionamento attivati in Ateneo può essere consentita a titolo gratuito qualora si ritenga che questa possa rappresentare un utile occasione di sviluppo professionale per il singolo e per la struttura in cui opera. Per dar modo ai Dirigenti di monitorare e promuovere la partecipazione di tutto il personale della propria Area alle iniziative di formazione proposte in Ateneo o presso enti formativi esterni, viene periodicamente fornita dall Ufficio Formazione e sviluppo del personale a ciascuna area dirigenziale una tabella riepilogativa delle partecipazioni con l indicazione di: - persone afferenti all area - persone che hanno frequentato almeno 1 iniziativa di formazione (percentuale su afferenti) - persone che non hanno frequentato nessuna iniziativa - persone che hanno frequentato solo iniziative interne - persone che hanno frequentato solo iniziative esterne - persone che hanno frequentato solo 1 iniziativa - persone che hanno frequentato più di 5 iniziative Gli stessi dati numerici sono suddivisi per ciascuna unità organizzativa in cui è ripartita l Area, con i rispettivi nominativi. Su richiesta del Dirigente, i dati possono essere integrati con ulteriori informazioni finalizzate ad acquisire elementi per una valutazione anche di carattere qualitativo sulle frequenze (titoli e 1

2 programmi di corsi seguiti presso enti esterni, corsi seguiti negli ultimi anni dai singoli dipendenti, ecc.). INTERVENTI FORMATIVI 2010 I temi degli interventi formativi proposti nel Piano annuale sono individuati innanzitutto portando a compimento iniziative già progettate nel 2009; altri sono inclusi su richiesta informale pervenuta da Dirigenti e Responsabili nel corso del 2009; altri ancora sono segnalati da Dirigenti e Responsabili di unità organizzative, a seguito della richiesta di segnalazione di fabbisogni inviata a inizio 2010 insieme alle schede riepilogative sulle partecipazioni Le iniziative programmate sono come di consueto pubblicate all indirizzo l applicativo tramite il quale l Ufficio Formazione e sviluppo del personale fornisce e aggiorna le informazioni sui corsi in calendario (obiettivi, destinatari,date, informazioni logistiche, programma dettagliato) e consente la registrazione delle iscrizioni on line ai singoli corsi. I temi degli interventi proposti nel 2010 nei diversi settori sono i seguenti. Aggiornamento giuridico-normativo. - DUVRI. La gestione della sicurezza nelle gare d appalto di fornitura e servizi - 4 repliche - Il procedimento amministrativo alla luce delle più recenti riforme della legge 241/90-3 repliche - Il trattamento dei dati personali nell'ambito delle attività di competenza dell'ateneo fiorentino - 2 repliche - Gestione contratti di lavoro autonomo nelle strutture dell'ateneo 2 repliche - Finanziaria Riforma Brunetta: il procedimento disciplinare - Riforma Brunetta: valutazione e premialità - Riforma Brunetta: la contrattazione - Il procedimento amministrativo - Missioni del personale (dopo aggiornamento del Regolamento di ateneo) - Gestione Inventari - Nuova normativa sull offerta didattica e manifesto degli studi - Gestione studenti stranieri e permessi di soggiorno - Responsabilità nell azione della PA(civile, amministrativa, contabile e penale) Nel corso del 2009 sono stati realizzati dei focus group con personale addetto alla rilevazione presenze, con la finalità di far emergere gli aspetti problematici riscontrati nella pratica operativa. Nel 2010 saranno programmate iniziative di formazione sulla Disciplina dell orario di lavoro, con la collaborazione di esperti esterni, mirate a rispondere in particolare alle esigenze rilevate nei focus group. Il corso sul DUVRI iniziato nel 2009 e replicato nel 2010 ha voluto offrire una prima risposta alle pressanti esigenze di interpretazione della norma da parte di personale addetto alla redazione di contratti di fornitura di beni e servizi. Nel 2010 è in programma per lo stesso personale una iniziativa formativa più ampia sull attività negoziale nelle Università, progettata in collaborazione con l Ufficio edilizia universitaria e contratti e articolata in moduli successivi che focalizzano singoli aspetti problematici, tra cui: 1. Responsabile Unico del Procedimento: competenze e responsabilità 2

3 2. Varianti progettuali nei lavori, nei servizi e nelle forniture: disciplina, modalità e quinto d'obbligo 3. Le Commissioni di Gara negli appalti pubblici; composizione, adempimenti, responsabilità, verifica dell'anomalia, stesura del verbale delle operazioni 4. Le varie fasi dell'affidamento: dall'aggiudicazione provvisoria alla stipula del contratto. 5. La procedura negoziata e gli affidamenti diretti secondo l'attuale impianto normativo: il ricorso alla procedura negoziata e agli affidamenti diretti, il rinnovo del contratto, la proroga del contratti 6. I pagamenti e le modalità di fatturazione. La cessione del credito e la cessione del contratto 7. La pianificazione delle acquisizioni: dalla pianificazione annuale alla redazione di tutti gli elaborati tecnici di gara ivi compreso il capitolato speciale di appalto Procedure contabili e fiscali - Novità IVA Le nuove regole sulla territorialità dei servizi. Aspetti applicativi per le strutture di Ateneo, 2 edizioni - CIA. Moduli: Bilancio / Ciclo di spesa e entrate / Compensi e Missioni - L agente contabile e l economo nelle PA. Compiti e responsabilità Gestione progetti con finanziamenti europei Anche nel 2010 è previsto un intervento in più moduli per l aggiornamento delle competenze di personale amministrativo di Ateneo individuato come gruppo di esperti nel supporto alla gestione di progetti co-finanziati. Oltre al consueto aggiornamento di settore, progettato in collaborazione con l Ufficio Relazioni Internazionali, nel 2010 verrà proposta prioritariamente a questo personale una iniziativa di formazione al Project management, per acquisire competenze metodologiche di base che favoriscano una funzionale e corretta gestione amministrativa di progetti. Comunicazione istituzionale Nel 2009 è stato organizzato prioritariamente per il personale coinvolto nella gestione di progetti europei, in collaborazione con Centro Linguistico di Ateneo, un corso di Inglese on line per rafforzare le competenze di scrittura nelle comunicazioni interistituzionali. Il corso verrà riproposto nel 2010 per altre 25 persone la cui attività prevede frequenti comunicazioni scritte in inglese. I 25 partecipanti verranno selezionati tra coloro che ugualmente avevano superato il test di ingresso dell aprile 2009 e avevano in seguito trasmesso all Ufficio Formazione e sviluppo del personale dei testi esemplificativi delle esigenze di scrittura istituzionale che intendevano migliorare. E previsto inoltre, in collaborazione con l Ufficio Relazioni Internazionali, il completamento della pagina web con Informazioni base sull Ateneo in inglese, riutilizzabili da coloro che intendono presentare progetti di ricerca e cooperazione internazionale. Per rafforzare le competenze per una corretta ed efficace Comunicazione scritta è necessario riproporre al personale più occasioni di apprendimento. Negli ultimi due anni sono state realizzate in Ateneo diverse edizioni di un corso di riscrittura di testi molto apprezzato dai partecipanti, condotto dal prof. Cortelazzo. Tuttavia, analogamente a quanto riscontrato in altre Università, gli apprendimenti d aula hanno faticato a tradursi in nuove prassi operative e la comprensibilità dei testi prodotti e rivolti agli studenti, ai docenti e ricercatori, al personale tecnico-amministrativo, risulta ancora molte volte carente. Una strada da percorrere per avviare a soluzione il problema è quella di fornire ai dipendenti universitari modelli di testi scritti in maniera chiara e semplice. 3

4 L università di Firenze ha aderito al Progetto Coinfo Comunicazione istituzionale nelle Università: Raccolta sistematica di modelli testuali. Sotto la guida del prof. Cortelazzo e di suoi stretti collaboratori, si terranno in Ateneo nuove sessioni di riscrittura di testi non più genericamente indicati dai partecipanti, ma attinenti ad attività amministrative predeterminate. A conclusione di ogni sessione verranno prodotti e convalidati alcuni testi modello che andranno via via a comporre fascicoli tematici che saranno in seguito resi accessibili via web. Processi di certificazione della qualità Alcuni responsabili di strutture decentrate hanno richiesto di organizzare iniziative formative per una preparazione di base di personale da coinvolgere per un supporto amministrativo nei processi di certificazione di qualità di Corsi di studio o di servizi. Utilizzazione applicativi di gestione Per il personale incaricato di operazioni amministrative mediante l uso di applicativi saranno come in passato proposte sessioni formative in collaborazione con CSIAF su: - GISS per addetti alla gestione delle carriere degli studenti - TITULUS, per addetti al protocollo informatico - CSA per addetti alla gestione delle carriere del personale - U-GOV ricerca per addetti alla gestione di informazioni sulla ricerca - Gestione amministrativa verbali e firma digitale Competenze trasversali Verrà riproposto un corso su Buone pratiche per il risparmio energetico. Il corso realizzato lo scorso anno, su richiesta del personale del Museo di Storia Naturale, ha dato luogo a progetti di miglioramento ideati dai partecipanti, la cui realizzazione sarà promossa dal personale delle diverse strutture. Sono previste iniziative di formazione alla conduzione d aula rivolte a personale che è stato incluso nell Albo esperti interni per iniziative di formazione, appena costituito. Nel 2010 sarà inoltre realizzato un corso di formazione per Tutor d aula, rivolto a tutti coloro che avranno segnalato la loro disponibilità a collaborare con l Ufficio Formazione per il supporto organizzativo alla gestione d aula nelle iniziative di formazione proposte in Ateneo. Orientamento al cliente e comunicazione per personale di Front Office L iniziativa già annunciata sull applicativo nelle due edizioni di gennaio e febbraio si è dovuta rinviare a data da definire, a seguito di disagi organizzativi derivati dai cambiamenti di sedi in corso, che coinvolgono direttamente i destinatari: personale del centralino e delle portinerie. Pari opportunità Per il 2010 sarà proposto un corso su Riflessi della cultura di genere su testi formali prodotti in Ateneo, in collaborazione con il Comitato pari opportunità. Sicurezza La programmazione di interventi formativi sulla sicurezza sul posto di lavoro si svolge come ogni anno su proposta del Responsabile del Servizio Protezione e Prevenzione, con il supporto organizzativo dell ufficio Formazione e sviluppo del personale. Da più strutture è stata segnalata l esigenza di corsi su Sicurezza nei laboratori. 4

5 Servizi Bibliotecari La programmazione di aggiornamento specialistico di settore per personale bibliotecario è come ogni anno a cura dal Dirigente del Servizio Bibliotecario di Ateneo. Nel 2010 tuttavia esperti bibliotecari propongono un corso di formazione per la Ricerca documentale giuridica rivolto a tutto il personale tecnico e amministrativo interessato. Servizi informatici specialistici Per l aggiornamento specialistico di tecnici informatici in servizio presso CSIAF o presso altre strutture dell Ateneo verranno realizzate le iniziative proposte dalla Dirigente CSIAF. Corsi specialistici per Tecnici I corsi specialistici per Tecnici che si intendono realizzare in Ateneo devono essere richiesti dai responsabili delle UADR, con l indicazione di tutte le informazioni specifiche necessarie alla realizzazione dell iniziativa, alla quale l ufficio formazione e sviluppo del personale potrà garantire il supporto organizzativo e finanziario. L Ufficio Formazione ha reso disponibile nella propria pagina web una scheda con le indicazioni preliminari da fornire quando si intende proporre una iniziativa di formazione da realizzare in Ateneo. Per il 2010 sono stati proposti corsi su: - Morfometria geometrica (livello base) - Emissioni gas serra- Ricerche di fonti di finanziamento - Fotografia digitale per laboratori area scientifica (fotografie e filmati digitali al microscopio) - Metodologie, principi e prospettive nell utilizzo della microscopia elettronica semimicroscopia elettronica a scansione. - Uso del gps nel rilevamento dati per controllo forestale e ambientale. - PCR (replica) Competenze linguistiche L esigenza di acquisire e aggiornare periodicamente le competenze linguistiche di personale in servizio deve essere segnalata dai responsabili delle unità organizzative. L Ufficio Formazione e sviluppo del personale ha reso accessibile dalla propria pagina web una scheda di richiesta in cui il responsabile motiva la partecipazione del lavoratore al corso individuato tra quelli programmati dal CLA Centro Linguistico di Ateneo. L autorizzazione di accesso ai corsi e la copertura degli oneri relativi sono gestiti dall Ufficio Formazione in collaborazione con il CLA. Nel 2010, come si ricordava sopra, verrà riproposto il Corso di inglese scritto on line, la cui organizzazione è stata concordata con CLA su espressa richiesta dell Ufficio formazione e sviluppo del personale. Competenze informatiche Per un adeguato svolgimento delle proprie attività, ormai tutto il personale in servizio deve possedere le conoscenze di programmi informatici di base (Word/Excel e più in generale il pacchetto Office). Nel corso dell anno ogni Responsabile di unità organizzativa rileverà le carenze di conoscenza ancora esistenti in questo ambito e proporrà la partecipazione di singole persone della propria unità ai corsi Word e Excel programmati da CSIAF. Dovrà essere data la precedenza a personale dell unità amministrativa che non ha mai partecipato a questo genere di corsi. 5

6 L Ufficio formazione ha predisposto allo scopo una scheda di richiesta (reperibile allo stesso indirizzo in cui il responsabile motiva la partecipazione di ciascun lavoratore al corso individuato. La stessa scheda è utilizzabile anche per richieste motivate di partecipazioni individuali ad altri corsi programmati da CSIAF e che si ritiene possano favorire uno sviluppo di competenze finalizzato al miglioramento delle prestazioni attese e dei servizi. Quando le richieste di partecipazione di personale ai corsi programmati da CSIAF risultano superiori alle disponibilità di posti previsti, l Ufficio formazione può richiedere l attivazione di corsi supplementari riservati a personale tecnico e amministrativo assumendo a proprio carico le spese di attivazione dell intero corso invece di quelle di singoli partecipanti. Autorizzazioni a frequentare corsi presso altre strutture L Ufficio Formazione accoglie le richieste di partecipazioni individuali a corsi presso altre organizzazioni fatte pervenire dagli interessati e dai loro responsabili di servizio. Per i temi di maggiore interesse, il personale che rientra da una iniziativa seguita presso altra organizzazione, oltre a presentare la consueta scheda di valutazione, è invitato a segnalare e condividere le novità ritenute più rilevanti in un incontro con altri colleghi interessati, organizzato in collaborazione con l ufficio Formazione. Devono essere presentate presso l Ufficio formazione e sviluppo del personale anche le domande di partecipazione a titolo gratuito a Master e Corsi di perfezionamento attivati nell Università di Firenze. Il modulo con tutte le informazioni da indicare nella domanda è reperibile all indirizzo VALUTAZIONE DELLE INIZIATIVE A conclusione delle iniziative sono distribuiti e successivamente elaborati questionari sul gradimento del corso. Per alcune iniziative sono previsti anche questionari o altre prove pratiche sui contenuti per valutare l efficacia didattica. Schede di valutazione del corso seguito sono richieste anche a personale che è stato autorizzato a partecipare a iniziative di formazione presso enti esterni. 6