IL BUDGET IN UNA SOCIETA DI SERVIZI. SINTESI S.r.l. Potenza, Università degli Studi della Basilicata

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1 IL BUDGET IN UNA SOCIETA DI SERVIZI SINTESI S.r.l. Potenza, Università degli Studi della Basilicata

2 SINTESI S.r.l 1 SINTESI S.r.l. è una società di servizi che opera nel settore della formazione professionale Costituitasi nel 1998, ha sede in Potenza alla via Ciccotti n. 36 È agenzia formativa accreditata dalla Regione Basilicata Ha le dimensioni (per classe di fatturato e numero di dipendenti) di una microimpresa Classe di fatturato: 0,5 1,0 M ; Numero medio di dipendenti compreso fra 5 e 10

3 SINTESI S.r.l 2 I servizi formativi sono proposti ad imprese, pubbliche amministrazioni, cittadini I servizi formativi offerti sono a pagamento oppure fruiscono di co-finanziamenti pubblici La formazione co-finanziata è acquisita mediante partecipazione ad avvisi pubblici Sintesi è agenzia formativa con competenze metodologiche gestionali, non è specializzata su tematiche particolari

4 IL BUDGET 3 Il budget è uno strumento che consente di: programmare le attività necessarie per conseguire obiettivi a breve termine (coerenti con la strategia competitiva perseguita) assegnare alle persone responsabilità in ordine ai tempi ed alle modalità di realizzazione delle attività prese in carico controllare (in progress) che, in ciascun periodo dell anno, quanto realizzato sia in accordo con quanto programmato

5 IL BUDGET 4 Il budget è uno strumento che consente di: avere un riferimento costante per l attuazione delle operations, in grado di orientare le persone verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti guidare la performance delle persone (in primis i responsabili di progetto) verso risultati di efficacia e di efficienza facilitare l assunzione di decisioni di carattere tattico che hanno impatto sul risultato di gestione gestire i flussi di cassa in uscita ed in entrata e controllare la disponibilità monetaria a breve

6 IL BUDGET 5 Il BUDGET necessita di standard ovvero di dati inerenti i processi svolti in azienda Gli standard costituiscono un patrimonio (informativo) fondamentale di un impresa che si costruisce nel tempo attraverso un sistematica azione di studio e revisione. Il BUDGET è uno strumento con il quale si fa organizzazione, responsabilizzando le persone ed orientando il loro comportamento verso la strategia competitiva perseguita.

7 IL CONTESTO COMPETITIVO 6 Il contesto ambientale è formalmente regolamentato per quel che concerne la gestione di fondi pubblici Numero elevato di agenzie formative accreditate Elevata intensità competitiva determinata da: eccesso di offerta riduzione della domanda a causa della perdurante crisi economica nazionale e ancor di più regionale riduzione di fondi pubblici disponibili appesantimento delle procedure amministrative della P.A. che causano rallentamento nella emissione di avvisi pubblici e nei pagamenti

8 IL CONTESTO COMPETITIVO 7 La competizione subirà una ulteriore aumento a causa dei meccanismi di finanziamento messi in atto dalle PP.AA. che ricorrono sempre più frequentemente ai voucher assegnati direttamente ai fruitori del servizio e liberamente spendibili sul mercato. Le imprese del settore devono operare non più nella logica della rendicontazione delle spese (concessione amministrativa assegnata in seguito ad avvisi pubblici) ma in quella del libero mercato in cui collocare prodotti formativi in grado di suscitare l interesse del potenziale fruitore.

9 IL CONTESTO COMPETITIVO 8 Esse saranno sempre meno società di servizi formativi e sempre più imprese che proporranno al mercato, avvalendosi di una efficace azione di marketing, prodotti formativi a catalogo capaci di suscitare l interesse dei cittadini. Il management di queste imprese dovrà essere capace di affrontare tale sfida assai impegnativa adottando idonei approcci gestionali ed avvalendosi di strumenti in grado di supportarli nell assunzione di decisioni di carattere tattico e strategico.

10 SCELTE GESTIONALI 9 SINTESI S.r.l., leader regionale nella formazione professionale da oltre 16 anni, ha sempre saputo adattarsi ai mutamenti di scenario, spesso radicali, che hanno periodicamente caratterizzato il settore. Trattandosi di azienda di servizi i suoi Asset più importanti sono: le risorse umane di cui dispone i dati - raccolti ed archiviati nel suo data base - che costituiscono il patrimonio informativo su cui si basano tutti i processi operativi

11 SCELTE GESTIONALI 10 In relazione alle risorse umane le scelte di Sintesi sono così sintetizzabili: esiguità delle persone assunte stabilmente (necessità di avere costi fissi ridotti anche per affrontare meglio l alea attribuibile alla discontinuità della programmazione della P.A.) fungibilità del personale assunto che deve essere in grado di intervenire in più processi capacità di project management in modo da gestire le risorse umane acquistate all esterno

12 SCELTE GESTIONALI 11 I dati di processo sono archiviati nel sistema informativo aziendale e consentono di: assolvere alle richieste di controllo da parte della P.A. effettuare analisi di efficienza supportare attività di marketing

13 PRODOTTI/SERVIZI OFFERTI 12 Le tipologie che possono essere considerate standard sono: a) Corsi di alta formazione rivolta a laureati specialistici inoccupati, della durata minima di 900 ore (6 ore al giorno per 5 giorni a settimana) b) Corsi di formazione rivolti al personale dipendente di imprese, della durata tipica di 100 ore o di 200 ore (sessioni formative della durata di 4 ore ciascuna) c) Corsi brevi tematici rivolti a professionisti e o cittadini, occupati o meno, della durata tipica di 24 ore (edizioni serali o weekend)

14 PRODOTTI/SERVIZI OFFERTI 13 I percorsi di tipo a) e b) si avvalgono di finanziamenti pubblici e, una volta acquisiti in portafoglio, possono essere realizzati entro una finestra temporale di 9+1 mesi. L entrata a regime degli avvisi pubblici che con regolarità mettono a disposizione (tramite gara pubblica) i relativi fondi consentono di ipotizzare - per ciascun tipologia - quantità e tempi di attuazione. I percorsi di tipo c) sono proposti a pagamento, di tipo modulare e pertanto componibili in percorsi più strutturati di durata multipla. Se ne ipotizza la realizzazione di almeno uno di essi al mese.

15 14 Con riferimento alla società SINTESI, proviamo ora a rispondere alle seguenti domande A cosa serve il budget Come è fatto (qual è la sua struttura) Come si costruisce

16 A COSA SERVE IL BUDGET. 15 Il budget serve essenzialmente a stabilire come gestire i progetti, nel corso dell anno, per utilizzare in modo ottimale il personale dipendente e per stabilire quali e quante risorse esterne acquistare e per quanto tempo onde poter far fronte al programma produttivo da attuare. Il budget consente altresì di gestire i flussi di cassa in entrata ed in uscita correlati alla realizzazione dei progetti e dunque di prevedere eventuali situazioni critiche da affrontare in modo adeguato.

17 LA STRUTTURA DEL BUDGET 16 Il budget, tenendo conto di quanto realizzato mediamente negli ultimi cinque anni e delle condizioni di contesto determinatesi nell ultimo anno, rappresenta il programma plausibile (sorretto da orientamento prudenziale ma non pessimistico) che dovrà essere attuato nel corso dell anno. Viene predisposto un piano di attuazione di progetti (master plan) su base annuale e con dettaglio settimanale, caratterizzato da definite tipologie di progetti, in quantità stabilite ed allocati temporalmente.

18 LA STRUTTURA DEL BUDGET 17 Ciascun progetto ha una ben definita struttura in termini di fasi ed attività. Ciascun progetto assorbe lavoro da parte delle risorse umane in esso coinvolto (HR efforts) personale dipendente coinvolto in modo diretto personale esterno coinvolto in modo diretto personale dipendente che interviene in modo indiretto

19 LA STRUTTURA DEL BUDGET 18 Il lavoro assorbito in modo diretto - da ciascuna tipologia di progetto (in termini di ore-uomo) è definito a standard. La composizione del master plan (quali e quanti progetti allocati temporalmente) consente di quantificare l effort in risorse umane direttamente coinvolte nella realizzazione dello stesso. L impiego efficiente del personale dipendente (saturazione della capacità lavorativa) dipende anche dall allocazione temporale dei progetti

20 LA STRUTTURA DEL BUDGET 19 Ciascun progetto, in base all effort standard richiesto, comporta il coinvolgimento di determinate figure professionali e contribuisce alla saturazione del personale dipendente. Il processo di programmazione consente di ottimizzare l utilizzo del personale interno e di minimizzare il ricorso a personale esterno gestendo in modo adeguato l allocazione temporale dei progetti (entro le finestre consentite).

21 LA STRUTTURA DEL BUDGET 20 Il processo di programmazione consente altresì di gestire imprevisti e di ridistribuire carichi di lavoro fra personale interno ed esterno onde conseguire il l ottimizzazione degli impegni. Il budget si costruisce a partire dagli standard di efforts e di costo.

22 LA STRUTTURA DEL BUDGET 21 Elementi costitutivi del budget: master plan, allocazione temporale ottimale dei progetti livello di saturazione risorse umane impegni di risorse umane da acquistare all esterno gestione flussi di cassa

23 COME SI COSTRUISCE IL BUDGET Il punto di partenza è costituito dai dati storici aziendali e dagli standard. Gli standard non sono definiti una volta per tutte ma sono oggetto di continuo studio e di possibili revisioni in base all analisi dei dati a consuntivo. Il punto critico per la costruzione di un budget realistico è l adeguatezza degli standard. Anche la struttura tipo di ciascun progetto è definita e nota. Il numero ed il tipo di progetti da realizzare deve essere stimato in linea con quanto realizzato mediamente negli anni passati e tenendo conto del contesto competitivo attuale. 22

24 COME SI COSTRUISCE IL BUDGET 23 L ipotesi iniziale è predisposta dal responsabile delle operations che tiene conto dei suggerimenti dei diversi responsabili di processo. Rispetto a tale ipotesi prudenziale si verifica il livello di saturazione del personale dipendente e la richiesta di MdO aggiuntiva. L aggiornamento dei costi del personale consente di valorizzare l incidenza dei costi diretti di progetto.

25 COME SI COSTRUISCE IL BUDGET 24 L estrapolazione dalla contabilità generale dei restanti costi indiretti (costi commerciali, amministrativi, etc.) e l imputazione degli stessi ai singoli progetti secondo criteri opportunamente individuati consente di definire una struttura di costo completa del singolo progetto. Quello che interessa, tuttavia, è il margine che caratterizza ciascun progetto dopo che dal corrispondente ricavo si sottraggono i costi ad esso direttamente attribuibili; tale margine dà un idea immediata di quale contributo quel progetto possa dare per coprire i restanti costi indiretti.

26 COME SI COSTRUISCE IL BUDGET 25 Il processo di costruzione del budget è iterativo e sottende un confronto sistematico e costruttivo fra la direzione aziendale ed i responsabili di processo che si dovranno far carico di realizzare il corrispondente programma annuale. Tale processo è dunque partecipativo e condiviso. Gli strumenti utilizzati per la costruzione del budget sono informatici.

27 COME SI COSTRUISCE IL BUDGET 26 La rilevazione dei dati di processo consentono di monitorarne l andamento e di evidenziare warning e scostamenti; tali evidenze rendono talvolta necessari interventi di adeguamento per riallineare il programma. Ad ogni progetto in fase di realizzazione resta associato sia un preventivo che un consuntivo; eventuali consumi aggiuntivi, comportando costi non preventivati implicano l adozione di contromisure pena la riduzione del risultato di gestione ipotizzato.

28 Grazie per l Attenzione 27

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