Custodi della memoria digitale

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1 Custodi della memoria digitale Genova, 17 Novembre 2010 esperienza capace valore aggiunto soluzione utile

2 La Società in breve Software Factory 30 anni di attività nel settore ICT Società di riferimento in Italia per la gestione documentale, con oltre 2500 clienti Sedi a Padova - Roma - Milano Presenza commerciale e tecnica sull intero territorio nazionale 25 dipendenti: 80% laureati (età media 35 anni) Fatturato 2009: Oltre 250 clienti attivi sulla dematerializzazione documentale Ifin Sistemi opera nel settore del Document Management, ed è specializzata nella progettazione, sviluppo e distribuzione di soluzioni e servizi per la dematerializzazione Da uno studio effettuato da Gartner nel Gennaio 2009 Ifin Sistemi è stata segnalata tra le prime cinque aziende leader in Italia nel settore della dematerializzazione documentale

3 Il Gruppo Il Gruppo IfinSistemi Soluzioni per la dematerializzazione Gestione documentale Fatturazione Elettronica Conservazione Sostitutiva Firma Digitale PEC d IfinConsulting Consulenza legale e applicativa Realizzazione di progetti di dematerializzazione per qualsiasi tipologia documentaria IfinMed Conservazione legale/sostitutiva in ambito clinico-sanitario

4 Certificazioni & Partnership

5 La nostra esperienza Software Ifin Sistemi Soluzioni e Servizi Servizi di assistenza e manutenzione Analisi di progetto e assistenza allo start up organizzativo I centri di Outsourcing Formazione e consulenza

6 Suite L offerta tecnologica ARCHIVIAZIONE DIGITALE Document Management System Fascicolo del Personale Workflow Protocollo Informatico L'insieme di applicativi web per abbandonare la carta e gestire i processi condividendo le informazioni attraverso Internet FATTURAZIONE ELETTRONICA Un sistema di fatturazione del tutto innovativo, che permette di «dematerializzare» l intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Una scelta tecnologica che attribuisce al documento informatico validità giuridica, grazie all apposizione della firma digitale e marca temporale. Sicurezza e corretta applicazione della normativa vigente. P.E.C. FIRMA DIGITALE MARCA TEMPORALE

7 Processi documentali settore HR Workflow: disegnare, descrivere e controllare i processi interni in termini di flussi, organizzazione delle attività, persone, ruoli e costi. Fascicolo Elettronico del Personale: organizzare, aggiornare e conservare i dati relativi al rapporto di dipendenza con il lavoratore, ovvero tutta la storia lavorativa dalla sua instaurazione alla chiusura. Conservazione del Libro Unico del Lavoro: aggiornare, archiviare e conservare digitalmente a norma tutti i documenti di ciascun lavoratore. Il sistema DocPA garantisce la gestione del fascicolo del personale rispettando le leggi sulla tutela della persona fisica in conformità a quanto previsto dalla norma sulla privacy (D.Lgs 196/2003). DocPA è in grado di organizzare, catalogare, archiviare, conservare in modo digitale, tutte le serie di documenti di ciascun dipendente.

8 Il supporto Tecnologia Assistenza evolutiva Progettazione Consulenza Analisi

9 Il nostro valore aggiunto L esperienza maturata nel campo della gestione documentale, l attenzione alle problematiche specifiche e peculiari di ogni settore, la conoscenza profonda e accurata della tematica, rendono la consulenza Ifin Sistemi, il nostro valore aggiunto. Una divisione dedicata alla consulenza e formazione

10 Ambiti di attività Aggiornamenti normativi Corsi di formazione Consulenza legale Audit: verifica della rispondenza alle prescrizioni normative Consulenza archivistica Relazioni con le Istituzioni Redazione di documenti, pareri e contratti

11 P.E.C., Firma Digitale e Marca Temporale: gli strumenti della digitalizzazione

12 La partnership L offerta I Servizi Il valore aggiunto Dispositivi di Firma Digitale - Firma digitale tradizionale - Firma remota - Firma massiva Marca Temporale Posta Elettronica Certificata Certificati SSL Server Riconoscimento dei titolari Assistenza Configurazione e personalizzazione System Integration Formazione Aggiornamento continuo Corsi su aspetti tecnologici e normativi

13 Tipologie di Firma Digitale Smart Card: la smart card è un dispositivo hardware delle dimensioni di una carta di credito che possiede potenzialità di elaborazione e memorizzazione dati ad alta sicurezza ai quali si può accedere solo mediante l inserimento di un PIN. Token USB: sono chiavette che comprendono un chip analogo a quello di una smartcard e si inseriscono direttamente in una porta USB: hanno quindi le stesse funzioni della smartcard con lo stesso chip, driver e software di corredo ma non necessitano di un lettore avendo una connessione diretta al PC tramite la porta USB. Non necessitano di installazioni di driver o software applicativo sul PC. Dispositivi di Firma Automatica: sistema di firma digitale massiva automatica a norma di legge. Consente di svolgere, in modo rapido e sicuro, tutte le operazioni di generazione e verifica della firma digitale, marcatura temporale e cifratura/decifratura. Consente l uso concorrente di numerose chiavi di firma digitale, ognuna protetta da uno specifico PIN, e si distingue per le alte prestazioni, la scalabilità e la rapidità di integrazione.

14 Firma Digitale Remota Con firma remota si intende un operazione di firma digitale eseguita con una chiave privata non residente su un dispositivo locale dell utente (come per es. una smartcard), bensì presso un server remoto, all interno di un HSM (dispositivo crittografico hardware). L applicazione client accede al server attraverso la rete.

15 Firma Digitale da Cellulare Grazie a Firma Digitale Mobile, è possibile firmare digitalmente i documenti in piena sicurezza, direttamente dal proprio smartphone. Il vantaggio principale della soluzione infatti, consiste nel fatto che l utente non ha bisogno di un dispositivo crittografico personale (come per es. una smartcard) e dei relativi driver: per firmare, è sufficiente avere un cellulare smartphone.

16 Firma Contratti on - line Firma Digitale Multimode è una soluzione che consente di firmare digitalmente i documenti direttamente da web. Contratti di luce, acqua, gas, moduli bancari, assicurazioni ecc., vengono visualizzati via web dall utente, compilati, firmati digitalmente e reinoltrati all azienda. Tutto ciò, oltre a contribuire alla digitalizzazione dei processi documentali, accelera le pratiche contrattuali, rendendo immediata la sottoscrizione di un contratto. COME AVVIENE IL PROCESSO DI FIRMA 1. L UTENTE SI COLLEGA AL SITO DELLA SOCIETA 2. L UTENTE COMPILA I CAMPI DEL CONTRATTO E CLICCA SUL PULSANTE FIRMA 3. SI APRE L APPLICAZIONE FIRMA DIGITALE MULTIMODE 4. L UTENTE SI IDENTIFICA MEDIANTE IL PIN DEL PROPRIO DISPOSITIVO DI FIRMA 5. L UTENTE RICEVE NOTIFICA DELL AVVENUTA REGISTRAZIONE DEL CONTRATTO E COPIA ELETTRONICA DELLO STESSO L APPLICAZIONE RICONOSCE I SISTEMI DI FIRMA DIGITALE DI TUTTE LE CERTIFICATION AUTHORITY

17 PEC Agent Organizzare la posta elettronica certificata, conservarla sostitutivamente e condividerla. Gestione documentale della Posta Elettronica Certificata Esibizione e ricerca Servizio di Backup Conservazione sostitutiva Il gestore di posta non conserva illimitatamente i vostri messaggi PEC, ecco perché è necessario salvaguardare nel tempo le vostre mail certificate!

18 Formazione: Posta Elettronica Certificata

19 Formazione: firma digitale

20 Case Study

21 Le soluzioni per ogni settore Automotive Industry Sanità Finance Utility Outsourcer Pubblica Amministrazione

22 Case Study: Amsa QUALI DOCUMENTI Libro Unico del Lavoro VOLUMI E SOLUZIONI dipendenti pari ad altrettanti LUL e tre ragioni sociali differenti DocPA Professional Postazioni di firma con diverse smart card INTERLOCUTORI Direttore Personale La scelta di Amsa Grazie a Ifin Sistemi abbiamo implementato la conservazione sostitutiva del Libro Unico in tempi brevi. In questo modo i LUL sono pronti per la consultazione del cedolino on line da parte dei nostri dipendenti. Il passaggio alla digitalizzazione documentale si è compiuto in maniera semplice grazie all affiancamento di Ifin Sistemi nello start up organizzativo.

23 Case Study: IGuzzini QUALI DOCUMENTI Libro Unico del Lavoro DDT documenti di trasporto Fatture Passive Dichiarazioni Fiscali Libro Giornale Libro Inventari Registri IVA VOLUMI E SOLUZIONI documenti - Sistema di gestione documentale - Sistema di acquisizione ottica - Conservazione sostitutiva INTERLOCUTORI Direttore Amministrativo Responsabile Sistemi Informativi Direttore del Personale La scelta di iguzzini Abbiamo scelto la soluzione di conservazione sostitutiva di Ifin Sistemi, DocPA per due ragioni: competenza ed esperienza della società padovana e alte performance della soluzione. Oltre a i vantaggi economici derivanti dall adozione di questo sistema, l utente può gestire altre attività migliorando la propria produttività.

24 Case Study: B. Pacorini QUALI DOCUMENTI Fatture attive Note addebito finanziarie Registri IVA Libro cespiti Libro giornale VOLUMI E SOLUZIONI documenti all anno DocPA Enterprise Conservazione Sostitutiva INTERLOCUTORI Direttore Amministrativo Responsabile Sistemi Informativi La scelta di Pacorini Nel compimento della conservazione sostitutiva sono emersi da subito enormi vantaggi. Riduzione degli archivi cartacei, controllo del flusso documentale, fruibilità dei documenti e riduzione degli errori legati all operatività quotidiana.

25 Case Study: Chevrolet QUALI DOCUMENTI Fatture Libro Giornale FATTURAZIONE ELETTRONICA VOLUMI E SOLUZIONI pagine di documenti portati in conservazione DocPA Invoice DocPA Enterprise La scelta di Chevrolet INTERLOCUTORI Direttore Amministrativo Responsabile Sistemi Informativi I benefici della fatturazione elettronica, aggiunge il Risk Manager di Chevrolet, sono immediati: l ottimizzazione di due risorse impiegate su attività più produttive, il risparmio di spazio e di costi di storage, la riduzione dei tempi di ricerca dei documenti e infine, ma non per questo meno importante, il significativo miglioramento del servizio reso ai clienti tradotto nell immediata disponibilità della fattura ai concessionari, nell annullamento dei problemi legati all invio di copie conformi e quindi consequenzialmente all eliminazione dei costi per la seconda spedizione e dei solleciti. L implementazione è avvenuta in tempi brevi e il ritorno di investimento è stato considerevole.

26 Case Study: a2a QUALI DOCUMENTI Bollette FATTURAZIONE ELETTRONICA VOLUMI E SOLUZIONI bollette al giorno Bollettazione elettronica Conservazione Sostitutiva Sistema di Firma Digitale Automatica INTERLOCUTORI Direttore Amministrativo Responsabile Sistemi Informativi La scelta di a2a Ricevere bollette elettroniche presenta diversi vantaggi anche per i clienti. I benefici in termini ecomomici e di reperibilità dei documenti, sono ingenti. Infine firmare digitalmente le bollette, ci consente di procedere con la fatturazione elettronica.

27 Case Study: Treccani QUALI DOCUMENTI Fatture Libro Giornale VOLUMI E SOLUZIONI fatture pg. di Libro Giornale DocPA Enterprise INTERLOCUTORI Direttore Amministrativo Responsabile Sistemi Informativi La scelta dell Istituto dell Enciclopedia Italiana Oltre alla soluzione, Ifin Sistemi ha fornito il supporto consulenziale richiesto anche per formare il responsabile della conservazione, per redigere il manuale e definire i documenti di delega. Dalla postazione del responsabile della conservazione è possibile estrarre in ogni momento i documenti in archivio per esibirli alle autorità quando richiesto.

28 Case Study: Sheraton Padova QUALI DOCUMENTI Fatture Ricevute (moduli Xarf,Xab) Note di Credito Conti proforma VOLUMI E SOLUZIONI documenti Sistema di Gestione Documentale Sistema di acquisizione ottica Conservazione Sostitutiva INTERLOCUTORI Direttore Amministrativo Responsabile Sistemi Informativi La scelta di Sheraton Padova I vantaggi della soluzione sono molteplici. Oltre al recupero degli spazi prima occupati dalla carta e al tempo dedicato allo stoccaggio e alla movimentazione degli archivi, il retrievial dei documenti è ora molto più rapido e agevole. E anche la sicurezza delle informazioni ne ha beneficiato.

29 Case Study: Energit QUALI DOCUMENTI Fatture attive e passive Registri IVA Libri contabili VOLUMI E SOLUZIONI 200mila fatture attive 200mila fatture passive DocPA Enterprise INTERLOCUTORI Direttore Amministrativo Direttore Sistemi Informativi La scelta di Energit I maggiori vantaggi sono di carattere economico, senza trascurare il beneficio ambientale e la maggiore efficienza operativa. Gli addetti, prima chiamati a stampare centinaia di migliaia di pagine, possono svolgere la propria attività sollevati da quest onere, incaricando solo una persona alla gestione del sistema di conservazione.

30 Oltre 2500 clienti

31 Grazie per l attenzione Roberto Marcato Direttore Commerciale IFIN Sistemi Srl Via G. Medici 9/A Padova

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