Determinazione n. 4 del 23/04/2014

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1 Determinazine n. 4 del 23/04/2014 Prcedure da utilizzare dalle S.O.A. (Scietà Organismi di Attestazine) per l'esercizi della lr attività di attestazine" (art. 68, cmma 2 lettera f) D.P.R. 5 ttbre 2010 n. 207). Premess che: a. le SOA (scietà rganismi di attestazine), per pter ttenere l'autrizzazine all svlgiment dell'attività di attestazine del pssess dei requisiti di qualificazine delle imprese devn, ai sensi dell art 68, c.2, del Reglament di cui al D.P.R. 5 ttbre 2010 n. 207, cme già previst dall art. 10 del D.P.R. n. 34/2000, presentare alla Autrità la relativa istanza, crredata, tra l'altr, da "un dcument cntenente la descrizine delle prcedure che, cnfrmemente a quant stabilit all Autrità, sarann utilizzate per l'esercizi..." dell'attività' medesima; b. in attuazine del citat art. 10 del previgente reglament D.P.R. n. 34/2000 l Autrità ha adttat la determinazine n. 41/2000 del , indicand i criteri a cui le SOA avrebber dvut attenersi per la redazine del dcument relativ alle descrizine delle prcedure da adttare per il rilasci delle attestazini in cnfrmità alle prescrizini reglamentari allra vigenti; c. sussiste la necessità di adeguare i criteri cntenuti nella suddetta determinazine alle nuve dispsizini reglamentari intrdtte dal D.P.R. n. 207/2010, nnché di frnire indicazini integrative mutuate dall esperienza applicativa maturata dall entrata in vigre del sistema di qualificazine SOA; d. le SOA, pur essend rganismi privati, nell'esercizi dell'attività di attestazine per gli esecutri di lavri pubblici svlgn una funzine certificatria di natura pubblicistica, finalizzata al rilasci di una attestazine, cn valre di att pubblic, destinata ad avere una particlare efficacia prbatria. L interesse pubblic al crrett svlgiment di tale attività di certificazine, pertant, deve ritenersi prevalente sull interesse privatistic alla libera rganizzazine della attività di impresa, cn cnseguente necessità delle SOA di cnfrmarsi nell rganizzazine e nelle prcedure adttate ai criteri indicati dall Autrità, anche cn la presente determinazine, rispndenti ad esigenze di garanzia ed al riliev pubblicistic delle funzini e dei cmpiti ad esse attribuiti. Cnsiderat che: a. le indicazini di cui alla presente determinazine devn tener cnt degli bblighi a caric delle SOA, sanciti dall art.70 del DPR 207/2010, di: a) cmprtarsi cn diligenza, crrettezza e trasparenza, nel rispett dei principi di cui all'articl 2 del cdice; b) acquisire le infrmazini necessarie dai sggetti da qualificare ed perare in md da assicurare adeguata infrmazine; c) agire in md da garantire imparzialità ed equ trattament; d) assicurare e mantenere l'indipendenza richiesta dalle dispsizini del cdice e del reglament; e) disprre di risrse e prcedure, anche di cntrll intern, idnee ad assicurare efficienza e crrettezza; f) verificare la veridicità e la sstanza delle dichiarazini, delle certificazini e delle dcumentazini, di cui agli articli 78 e 79, presentate dai sggetti cui rilasciare l'attestat, nnché il permanere del pssess dei requisiti di cui all articl 78; g) rilasciare l attestazine di qualificazine cnfrmemente alla dcumentazine prdtta dall impresa e verificata ai sensi della lettera f); b. le suddette indicazini devn tener cnt della pprtunità del massim ricrs a prcessi infrmatizzati e, pertant, a tecnlgie infrmatiche;

2 c. per la valutazine e la verifica dei requisiti previsti dagli artt. 78 e 79 del D.P.R. 207/2000 le SOA sn tenute altresì a cnfrmarsi agli atti adttati dall Autrità cntenenti le mdalità di dimstrazine dei requisiti stessi. Indica i seguenti criteri cui le SOA devn attenersi per la redazine/aggirnament del dcument relativ alle prcedure da adttare per il rilasci degli attestati di qualificazine. 1) Elementi cstitutivi del dcument. Il dcument deve essere cstituit: a. da una relazine nella quale vengn esplicitati e descritti sistematicamente ed esaurientemente: gli biettivi di plitica aziendale (mercat territriale nel quale si vule perare, svilupp in termini di clientela, pian di rientr degli investimenti ecc, ecc.) perseguiti e le prestazini fferte; l'rganizzazine aziendale cn l individuazine delle varie figure prfessinali, dei titli/esperienze necessari per l svlgiment delle funzini e l inquadrament delle stesse all intern dell rganic, nnché delle mansini svlte all intern della prcedura aziendale delle SOA e la sua funzinalità alle prcedure; le attività che sarann svlte cn le indicazini delle cnnesse prcedure aziendali e delle lr sequenze temprali, nnché dei sggetti che, secnd l'rganigramma, prvvedn ad attuarle; il cntenut delle varie fasi e sttfasi delle prcedure perative e il raccrd delle stesse cn l'rganigramma cn l indicazine del respnsabile dei respnsabili delle varie fasi e sttfasi e dei relativi livelli di cmpetenza; le mdalità di accertament della sussistenza e del manteniment in cap al persnale delle SOA dei requisiti mrali previsti dall attuale art. 64, cmma 6, del D.P.R. n. 207/2010 in cnfrmità cn gli atti adttati dall Autrità in materia; la mdulistica impiegata nelle varie fasi e sttfasi dei prcedimenti istruttri; l'attrezzatura infrmatica e la sua funzinalità alle prcedure anche alla luce degli bblighi di cui all art. 67, cmma 5, del D.P.R. n. 207/2010; le prcedure di cntrll intern; la pssibilità di un aggirnament cntrllat delle variazini alle prcedure che la SOA l Autrità riterrann necessari intrdurre; la illustrazine delle mdifiche delle prcedure attravers un idne metd di identificazine e di indicazine dell stat di revisine; la trasmissine, entr 30 girni dalla lr adzine, degli aggirnamenti, all'autrità che, qualra ne rilevi carenze errri, l restituisce alla SOA perché queste insufficienze sian eliminate. b. da un più elabrati tecnici, grafici e descrittivi, necessari ad illustrare i singli mmenti in cui si articla l'attività' di attestazine (diagrammi a blcchi, Gantt, Pert, reglamenti interni, mduli, mdelli, frmat e analghe strumentazini). c. dai mdelli cntrattuali che, ai sensi dell'articl 1341 e 1342 del C.C., si intendn adttare i quali nn pssn prevedere clausle che, per qualsiasi mtiv, pssn essere cnsiderate vessatrie (esner di respnsabilità, mdalità di pagament del crrispettiv particlarmente nerse, previsini di decadenza, e simili), devn disciplinare il rapprt cntrattuale nel rispett di quant previst nel D.P.R. n. 207/2010, indicand in particlare i casi di sspensine del termine ai fini dell acquisizine di chiarimenti di integrazini

3 dcumentali (articl 70, cmma 1, lettera b, e articl 76, cmma 3, del D.P.R. 207/2010), nnché le mdalità ed i tempi delle richieste di tali ulteriri infrmazini; gli stessi devn inltre indicare il termine di preavvis delle visite press le imprese e la cmpsizine del sggett dei sggetti incaricabili. 2) Flussi prcedurali perativi. La relazine nella descrizine delle prcedure aziendali dvrà illustrare i flussi prcedurali perativi di seguit descritti, nell sservanza delle prescrizini cntenute nel presente dcument, che si ritengn necessarie per assicurare le garanzie minime in tema di certezza dei rapprti cntrattuali instaurati dalle SOA cn gli peratri ecnmici, nnché di trasparenza e crrettezza dell attività di attestazine. In particlare, la SOA dvrà illustrare/cdificare almen i flussi relativi a: a) Fase pre-cntrattuale e Stipula del cntratt. Nella descrizine dei flussi inerenti la fase pre-cntrattuale e cntrattuale, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi idnei ad assicurare: la prvenienza della richiesta di qualificazine direttamente dall impresa, cn esclusine di richieste/istanze prvenienti da sggetti terzi intermediari; la trasmissine dell schema di cntratt predispst per la relativa sttscrizine esclusivamente nei riguardi dell impresa cn esclusine di trasmissine a sggetti terzi, nnché la cnservazine della dcumentazine attestante la predetta trasmissine e la ricezine da parte dell impresa; nelle iptesi di cnclusine del cntratt a distanza, la prvenienza dall impresa del cntratt firmat in riginale e la cnservazine della dcumentazine attestante tale prvenienza, nnché l attribuzine al cntratt di un numer di prtcll e di data, riferita al girn di effettiva ricezine del cntratt, risultand ammessa l anticipazine del cntratt a mezz fax pec dall indirizz dell impresa; l identità e la legittimità del sggett sttscrittre del cntratt ad agire per cnt dell impresa richiedente l attestazine; un sistema che cnsenta la registrazine del cntratt, a prescindere dalle mdalità adttate per il relativ perfezinament, secnd un rdine crnlgic prgressiv, cn l attribuzine di un numer identificativ dell att recante anche la data di effettiva cnclusine dell stess, nnché la previsine della cnsegna all impresa di una cpia del cntratt registrat e della cnservazine della dcumentazine attestante la predetta cnsegna; la trasmissine all Autrità dei cntratti stipulati in adempiment degli bblighi previsti dall art. 76, cmma 4, del D.P.R. n. 207/2010, secnd le mdalità indicate dall Autrità. b) Racclta, gestine ed analisi della dcumentazine. Nella descrizini dei flussi inerenti la presente fase, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi idnei ad assicurare: la prvenienza dall impresa dei dcumenti necessari ai fini della qualificazine cn esclusine dell perat di terzi intermediari nella cnsegna della dcumentazine, anche attravers la sttscrizine da parte dell impresa di una dichiarazine cntenente un elenc dettagliat dei dcumentati cnsegnati alla SOA;

4 che gni attività istruttria cmpiuta dalla SOA sia preceduta dall acquisizine della dichiarazine dell impresa in merit all avvenuta presentazine della dcumentazine afferente la specifica attività; che le dichiarazini sstitutive presentate dall impresa ai sensi del D.P.R. n. 445/2000 in merit al pssess dei requisiti di qualificazine e alla dcumentazine presentata garantiscan l assunzine di respnsabilità dell impresa sul cntenut delle dichiarazini medesime, che, in particlare, cn riferiment alla trasmissine delle certificazini di esecuzine dei lavri, dvrann riprtare i principali dati identificativi del certificat (e della relativa dcumentazine a crred) e dei lavri nnché l attestazine di cnfrmità di tali certificazini ai lavri effettivamente eseguiti; la registrazine dei dcumenti in entrata in gni fase del prcediment di attestazine, anche mediante cnsegna brevi manu, cn l appsizine di un numer di prtcll e data, nnché del numer identificativ del cntratt di attestazine; la predispsizine di sistemi di cntrll intern, idnei a garantire l effettiva acquisizine di gni dcument in entrata e la distribuzine ai sggetti cmpetenti; una celere verifica della cmpletezza della dcumentazine trasmessa dall impresa al fine di cnsentire una tempestiva e puntuale richiesta all impresa di integrazine della dcumentazine nel rispett dei termini per la cnclusine dell istruttria; l impssibilità da parte della SOA di trasferire ai fini della qualificazine la dcumentazine già in pssess della stessa in quant ricmpresa nei fascicli di precedenti attestazini dei sggetti danti causa dell impresa attestanda; in tali casi la dcumentazine dvrà essere nuvamente presentata dall impresa avente causa cn l asslviment di tutte le frmalità previste per la fase dell acquisizine dei dcumenti da parte della SOA. Qualra la dcumentazine risulti già agli atti della SOA in quant ricmpresa in precedenti fascicli di attestazine della stessa impresa attestanda, la SOA sarà tenuta ad acquisire una dichiarazine dell impresa vlta ad indicare i dcumenti che intende utilizzare nella nuva istruttria, cnsentend alla SOA il trasferiment dei dcumenti riprtati nella dichiarazine. c) Mdalità di accertament della veridicità e della sstanza della dcumentazine presentata ai fini della qualificazine e della relativa verifica dei requisiti generali, ecnmic-finanziari e tecnic rganizzativi delle imprese. Nella descrizini dei flussi inerenti la presente fase, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi idnei ad assicurare: che le mdalità di accertament press i sggetti depsitari delle infrmazini necessarie alla verifica sian cnfrmi alle prescrizini nrmative ed alle specifiche indicazini frnite dall Autrità cn prpri atti e che sian svlte cn tempistiche tali da garantire l acquisizine dei riscntri dei sggetti interpellati nel rispett dei termini previsti per la cnclusine delle istruttrie di qualificazine; le verifiche della veridicità delle dichiarazini e della dcumentazine presentata ai fini della qualificazine dvrann essere cndtte cn la massima cura e puntualità, curand la crretta individuazine e legittimazine del sggett da interpellare ed estendend le verifiche e i crrelati apprfndimenti sin al raggiungiment di prfili di certezza; la tracciabilità delle richieste di verifica e dell acquisizine dei relativi riscntri. d) Esecuzine di visite press le imprese cui rilasciare l'attestat di qualificazine.

5 Nella descrizini dei flussi inerenti la presente fase, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi idnei ad assicurare: l utilizz di un appsit manuale per gli accertamenti e le visite press le imprese sttpste a valutazini per il rilasci dell attestazine; la tracciabilità e la cnservazine dei relativi atti/verbali attinenti la visita ispettiva effettuata. e) Chiusura istruttria di qualificazine. Nella descrizini dei flussi inerenti la presente fase, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi idnei ad assicurare: l individuazine, nel rispett della struttura e dell articlazine rganizzatria della stessa SOA, dei sggetti che intervengn a vari titl nelle diverse fasi prcedurali in cui si articla l attività di attestazine della SOA ivi cmpresi i respnsabili delle Aree Legale, Ecnmica e Tecnica e dell Organ prepst al rilasci al dinieg dell attestazine; che venga accertat alla data della delibera di rilasci dell attestazine l assenza di circstanze spravvenute nel crs del prcediment di attestazine a caric dell impresa attestanda idnee ad incidere negativamente sul ricnsciment dei requisiti, nnché la validità delle certificazini attinenti alla dimstrazine dei requisiti; l asslviment degli bblighi infrmativi previsti dall art. 76, cmma 4 e 77, cmma 7 del D.P.R. n. 207/2010 e degli adempimenti in merit alla trasmissine all Autrità delle attestazini ai sensi dell art. 70, cmma 6 del D.P.R. n. 207/2010. f) Gestine delle richieste di variazini delle attestazini. Nella descrizine dei flussi perativi relativi alle istruttrie cnseguenti alle richieste di variazini delle attestazini che nn prducn effetti diretti sulle categrie e classifiche ggett della qualificazine nnché delle richieste di variazini delle attestazini che prducn effetti diretti sulle categrie e classifiche ggett della qualificazine, le SOA dvrann sservare le prescrizini spra descritte in quant applicabili in relazine alla tiplgia di verifica richiesta. g) Gestine delle segnalazini e dei reclami. Nella descrizini dei flussi inerenti la presente fase, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi atti ad assicurare una tempestiva valutazine della segnalazine e/ reclam ricevut, nnché l inltr al sggett segnalante di una rispsta cntenente gli elementi di fatt e di diritt psti a fndament dell perat della SOA, dand segnalazine all Autrità dei casi di particlare cmplessità che nn trvan sluzine nei precedenti atti dell Autrità. h) Gestine delle cmunicazini e infrmazini tra la SOA e l'autrità e tra la SOA ed i sggetti da qualificare in md da garantire la tempestività dell esame della crrispndenza in entrata e la tempestività e cmpletezza della crrispndenza in uscita. i) Archiviazine dei dcumenti e gestine degli archivi.

6 Nella descrizini dei flussi inerenti la presente fase, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi idnei ad assicurare: che il fascicl di attestazine sia archiviat in frma cartacea elettrnica in cerenza cn le indicazini di cui Cdice dell Amministrazine Digitale (D.Lgs. n 82/2005 e s.m.i.) ed in particlare cn le regle tecniche in materia di cnservazine dei dcumenti infrmatici, che attengn in cncret alla cmpleta e crretta archiviazine digitale del fascicl istruttri e alla definizine delle misure vlte a garantire l integrità, la dispnibilità e la riservatezza dell stess, attualmente dispnibili, in attesa delle registrazine e pubblicazine sulla Gazzetta Ufficiale, sul sit web dell Agenzia per l Italia Digitale ( che il fascicl di attestazine abbia un cdice identificativ che cnsenta il ritrvament e la prnta cnsultazine dei dcumenti seguend criteri lgici e cmprensibili; che la gestine degli archivi cnsenta la preventiva cnscenza da parte dell Autrità della dislcazine territriale degli stessi e l agevle reperibilità della dcumentazine anche in ccasine di visite ispettive da parte degli rgani deputati alla vigilanza sul sistema di qualificazine; l individuazine di un sggett respnsabile della gestine degli archivi; la predispsizine di sistemi di sicurezza atti a garantire la crretta cnservazine e custdia della dcumentazine press la sede e/ press gli archivi, la crretta mvimentazine della dcumentazine nei casi di eventuali necessità di spstament della medesima, nnché l accessibilità esclusivamente al persnale autrizzat in md da garantire la riservatezza per i terzi; la cnservazine della dcumentazine e degli atti utilizzati per il rilasci dell Attestazine nel rispett di quant previst dall art. 40, cmma 9-bis del Cdice dei Cntratti pubblici per un perid di dieci anni anche dp la cessazine dell attività di attestazine; il trasferiment della dcumentazine di attestazine, nell iptesi di sspensine e decadenza dell Autrizzazine, falliment, cessazine dell attività di attestazine, alla SOA indicata dall impresa, in cas di inerzia, dall Autrità ai sensi dell art. 73, cmma 8 del reglament attuativ del cdice. j) Cntrll intern. Nella descrizini dei flussi inerenti la presente fase, la SOA dvrà dare att di aver previst sistemi idnei ad assicurare: che il cntrll sia affidat ad un appsit ed indipendente rgan aziendale; un adeguata preventiva identificazine e valutazine dei rischi finalizzata ad individuare gli eventi in grad di incidere negativamente sul cnseguiment degli bbiettivi e sulla reglarità dell perat; che sia mnitrat il livell di perfrmance dei prcessi aziendali, la crretta applicazine delle prcedure perative ed il persistere dei requisiti di trasparenza, indipendenza ed imparzialità sia di prcess che del persnale; che sia prevista una efficace verifica della rispndenza delle attività stesse, delle cnnesse prcedure interne e dei flussi infrmativi, ai cmpiti assegnati dal D.P.R. 207/2010 e dal presente dcument alle SOA, individuand specificamente le mdalità e la peridicità dell'effettuazine della suddetta verifica; che l attività di cntrll sia dcumentata in md da pter essere sttpsta a verifica da parte dell'autrità;

7 che sia prevista la elabrazine di indicatri rilevanti ai fini del miglirament delle prestazini aziendali; che sian previste le prcedure crrettive da seguire in dipendenza delle sservazini e rilievi effettuati dall'rgan di cntrll intern nnché quelle finalizzate ad ttimizzare nel temp il servizi frnit e l'rganizzazine aziendale. 3) Ulteriri indicazini per la predispsizine del dcument. Le prcedure devn essere predispste sulla base delle nrme UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012 nnché nel rispett delle dispsizini del D.P.R. 207/2010 tenend cnt in particlare dei principi cntenuti nell'articl 70 secnd cui le prcedure: a. devn garantire il rispett dei principi di diligenza, crrettezza, trasparenza e imparzialità; b. devn prevedere adeguati livelli di respnsabilità ed essere tali da assicurare e mantenere l'indipendenza di giudizi, l'imparzialità e l'equ trattament di gni sggett cui rilasciare negare l'attestat di qualificazine. c. devn essere tali da cnsentire alla SOA, successivamente all'tteniment dell'autrizzazine e ve la stessa l ritenesse pprtun e utile, di richiedere ad un rganism reglarmente accreditat la certificazine della qualità aziendale cnfrme alle nrme eurpee serie UNI EN ISO I cntenuti della presente determinazine dvrann essere sservati sia dagli Organismi di Attestazine in sede di richiesta di autrizzazine ai sensi dell art. 68 del D.P.R. n. 207/2010, sia dagli Organismi già autrizzati ai fini dell aggirnament del manuale già in us qualra nn rispndente ai criteri ivi indicati, da effettuare entr il termine di 180 girni dalla pubblicazine del presente att. L accertament da parte dell Autrità del mancat aggirnament nei sensi suespsti della mancata sservanza delle prcedure previste nei manuali apprvati dall Autrità e cnfrmi alla presente Determinazine cmprterà i necessari e cnseguenti prvvedimenti sanzinatri dell Autrità a caric delle SOA inadempienti ai sensi dell art. 73 del D.P.R. n. 207/2010. Nella redazine del dcument la SOA dvrà in gni parte fare esplicit riferiment ad gnuna delle indicazini della presente determinazine in md che ne sia pssibile un immediat cntrll e valutazine. Il Presidente: Sergi Santr Depsitat press la Segreteria del Cnsigli in data: 8 maggi 2014 Il Segretari: Maria Espsit