Presentazione e Guida Rapida Validità: Dicembre 2013

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1 Presentazione e Guida Rapida Validità: Dicembre 2013 Questa pubblicazione è puramente informativa. 24 ORE SOFTWARE non offre alcuna garanzia, esplicita od implicita, sul contenuto. I marchi e le denominazioni sono di proprietà delle rispettive società. 1

2 1. Presentazione HI-SENDER E un sistema online e professionale per gestire: marketing ed invio newsletter SMS marketing FAX marketing Social Caratteristiche Servizio totalmente "web based, potente, semplice ed immediato Invio professionale ad elevata qualità di , newsletter, sms, fax e post Social verso Twitter, Facebook e LinkedIn Gestione ed invio di elevati quantitativi di messaggi, con gestione della banda, invii di test e gestione delle code di uscita Libertà nella comunicazione: possibilità di inviare qualunque tipo di messaggio, di qualunque dimensione, senza vincoli di costo e contatti Garanzia di elevati tassi di deliverability Costo certo predeterminato : - canone annuale fisso per l invio di - pagamento a consumo per l'invio di sms, fax Statistiche e grafici dettagliati per ogni campagna in tempo reale, per - definire la redemption - profilare il target 2

3 2. DEFINIZIONI NEWSLETTER = un singolo messaggio da inviare ISCRITTI = OPT-IN = ABILITATI. Sono i clienti/prospect (destinatari dei messaggi) che ricevono i vostri messaggi. Lo stato si può verificare e modificare cliccando sulla matita, nel menu Utenti. Il sistema CRM chiama tutti i potenziali utenti di una Newsletter o azione di direct marketing automatica Clienti/Prospect Hi-Sender li chiama sempre UTENTI. DISISCRITTI = OPT-OUT = DISABILITATI. Sono gli utenti che NON ricevono i vostri messaggi in nessun caso. SOSPESI = PENDING. Sono utenti che hanno compilato un modulo di registrazione, hanno ricevuto l di richiesta conferma (si parla in gergo di confirmed opt-in o double opt-in) ma non hanno confermato la registrazione cliccando sul link di iscrizione [Subscribe Link]. GRUPPI = sono una serie di attributi che si possono attivare o disattivare per ogni utente. Un utente può appartenere a più gruppi contemporaneamente (similare quindi alle Categorie in MS Outlook). Si possono creare e distruggere in ogni momento. Si possono cancellare cancellandone gli utenti che vi appartengono oppure no. Nella fase di importazione, è possibile importare liste in uno o più gruppi contemporaneamente. Se l utente era già registrato in altri gruppi, viene aggiornato e apparterrà anche ai nuovi gruppi assegnati (a meno di non selezionare SOSTITUISCI GRUPPI ). Quando invio a più gruppi, se l utente appartiene a più gruppi, riceve comunque un solo messaggio. CREDITI = sono i crediti acquistati appositamente per l invio su tutti gli altri canali diversi dalla . Mentre l invio tramite infatti è senza alcuni limite e completamente gratuito, l invio sugli altri canali SMS, FAX risulta essere possibile mediante l utilizzo del concetto di credito. E quindi possibile inviare anche in altre modalità in modo semplice ed integrato semplicemente acquistando dei crediti (es. pacchetto da crediti) da consumarsi in modo completamente libero utilizzando con il mix desiderato tutti gli altri canali di invio. CODA DI INVIO = è la coda di invio che viene generata automaticamente una volta creata la newsletter ed inviata. La coda viene gestita automaticamente dal sistema e può essere attivata immediatamente oppure impostata per un invio differito. 3

4 LISTE = sono ambienti di lavoro separati. E uno dei concetti principali del sistema Hi-Sender. Ogni lista ha il proprio elenco iscritti e elenco disiscritti, i propri messaggi, i propri gruppi e le proprie impostazioni (mittente, pagine di dialogo ). Vanno utilizzate più Liste solo quando si desidera che l utente, cancellandosi, venga rimosso solo da una lista ma rimanga iscritto nelle altre. (v. figura sotto). Ogni Lista è completamente indipendente, contiene i propri iscritti, i propri gruppi e le proprie impostazioni. In pratica, se si gestiscono portali o tipologie di comunicazioni diverse, si utilizzano liste diverse, in modo che se l utente si cancella da un portale (lista), rimane comunque iscritto negli altri portali (liste). Si consiglia in fase iniziale di creare UNA SOLA LISTA e diversi GRUPPI. Successivamente si potrà sempre creare altre liste. 4

5 3. SUGGERIMENTI PRIMA DI INIZIARE IMPOSTAZIONI INIZIALI a) creare una sola Lista per ogni sito/cliente/portale/lingua gestita b) visionare ed eventualmente modificare i Gruppi già reimpostati (test, prima importazione ) e inserire le proprie di prova nel gruppo TEST. c) personalizza le Impostazioni, in particolare mettendo il mittente corretto e l HEADER e il FOOTER (cioè le parti che vengono aggiunte in automatico in alto e in basso al messaggio. Il Footer è personalizzabile solo da chi ha acquistato l opzione NO LOGO d) Personalizzare i campi anagrafici (nel menu Gestione), mettendo quelli utili. IMPORTAZIONE ELENCO DI INDIRIZZI e) il file di importazione iniziale: partire da un Excel e salvarlo come CSV. Verificare aprendo il file con il Bloc Notes (che in Windows si trova in Start/Programmi/Accessori) che: a. Non vi siano righe errate o caratteri non validi, come le virgolette. Nel caso, con Modifica/trova e sostituisci è possibile eliminarli velocemente, oppure andare nelle Opzioni Avanzate, nella pagina di Importazione, e scegliere il delimitatore corretto (di solito oppure ) b. Il numero di colonne utilizzato e determinato dal numero di colonne presenti nella prima riga. c. Tutte le righe devono contenere lo stesso numero di campi, vale a dire lo stesso numero di separatori (;) Nel caso di problemi, selezionare le colonne che servono, e fare copia e incolla in un nuovo foglio Excel. Poi salvare con nome con tipo file = CSV. f) Se disponibile, importare anche una lista dei disiscritti (OPT-OUT) g) Quando si carica un nuovo elenco, è fortemente consigliato caricarlo in un gruppo creato appositamente. PER INVIARE UNA h) effettuare sempre un test di invio sul gruppo di test, provando tutti i link, compreso quello per cancellarsi. Un primo controllo automatico è disponibile cliccando su Check-Up. i) inserire in ogni newsletter il link per disiscriversi automaticamente, tramite il bottone Uns che creerà un link che verrà modificato dinamicamente in fase di invio. j) per tracciare i link, cliccare su LINK TRACKING AUTOMATICO: sarà così possibile sapere chi ci clicca. k) gli iscritti automatici dal sito web, dovrebbero essere registrati in un gruppo creato ad hoc l) Nel caso l opzione TAG DINAMICI sia abilitata, è possibile inserire nel corpo del messaggio, o nel codice HTML, un campo che assumerà automaticamente un valore preso dalla scheda anagrafica, come ad esempio il nome e il cognome del destinatario. Per farlo, basta: a. Abilitare la funzione TAG DINAMICI (flag al fondo della schermata di modifica) b. Inserire nel corpo del messaggio, dove si vuole: [nome] [cognome] 5

6 GESTIRE LE CANCELLAZIONI E importante prevedere l utilizzo della procedura di cancellazione (detta anche unsubscribe, disiscrizione o opt-out) standard, per evitare errori manuali che comporteranno conseguenze anche gravi: 1. a livello di privacy (non rispetto della volontà dell utente, eventuali rilevanze legali) 2. a livello di immagine (disservizi, scarsa organizzazione, evidenza di gestione manuale) 3. a livello di reputazione (passaparola negativo, sia offline che peggio online) 4. a livello di deliverability (gli utenti che hanno difficoltà nel cancellarsi cliccheranno su SPAM/JUNK/BLOCCA MITTENTE: se sono diversi a fare questa operazione, si rischia che il vostro messaggio finisca nella cartella Posta Indesiderata di default per tutti, creando un danno difficilmente recuperabile) 5. a livello di organizzazione e tempo perso (possibile ricezione di una lamentela, da gestire manualmente da parte del titolare del trattamento dei dati) 6. a livello di reputazione del dominio del mittente: lamentele registrate sui più diffusi portali, vengono spesso riportate in enti centrali (es. Senderscore, Goodmail, Habeas, CSA, SuretyMail) che le aggregano e forniscono poi stime agli ISP (es. Libero, Gmail, Hotmail, Virgilio ) per valutare la reputazione, e quindi la probabilità di blocco per spam, del mittente. PERCHE NON USARE UN FORM DOVE REINSERIRE L PER CANCELLARSI Teniamo conto che un utente riceve spesso, sulla sua casella, che arrivano su differenti alias (mediamente ognuno ha 2-3 indirizzi ), per cui di fronte alla richiesta di inserire l da rimuovere, potrebbe anche avere delle difficoltà sapere e quindi ad inserire quella usata per iscriversi alla vostra newsletter. Inoltre nel caso il vostro sito web fosse temporaneamente non disponibile, l utente non avrebbe modo di cancellarsi, ricadendo dunque nei 6 problemi sopra. PERCHE NON USARE UN LINK MAILTO: PER FAR CANCELLARE UN UTENTE Se l viene bloccata da filtri antispam, o se l utente ha difficoltà ad spedire (es. connessione via web mail non particolarmente veloce), o se la casella del destinatario ha qualche problema temporaneo, o banalmente l di richiesta cancellazione non viene correttamente processata per un errore umano, l utente continuerà a ricevere i messaggi, ricadendo nei 6 problemi sopra. La procedura, oltre ad essere più sicura, può inviare in automatico un all amministratore per ogni utente che si cancella! Basta impostare quale, nelle Impostazioni della Lista. PERCHE NON USARE LA MODALITA RISPONDI A QUESTO MESSAGGIO CON OGGETTO REMOVE Se l di cancellazione viene bloccata da filtri antispam, o se l utente ha difficoltà ad inviare un messaggio, o ha una connessione lenta, o semplicemente non vuole perdere tempo, o se la casella del destinatario ha qualche problema temporaneo, o banalmente l di richiesta cancellazione non viene correttamente processata per un errore umano, l utente continuerà a ricevere i messaggi, ricadendo nei 6 problemi sopra. La procedura, oltre ad essere più sicura, può inviare in automatico un all amministratore per ogni utente che si cancella! Basta impostare quale, nelle Impostazioni della Lista. LA SOLUZIONE Inviamo diversi milioni di ogni giorno, per oltre 600 aziende. Abbiamo quindi una certa esperienza in merito. Il nostro vivissimo suggerimento, per evitare queste casistiche e problemi, è di utilizzare la procedura di opt-out (singolo o doppio) disponibile. Quando l utente clicca su link di cancellazione, viene messo in blacklist e non c è alcun rischio di fare errori. Inoltre Hi-Sender può contestualmente chiamare una vostra procedura di cancellazione, per rimuovere l indirizzo 6

7 in tempo reale anche dai vostri database, o inviarvi per una notifica automatica con i dettagli del disiscritto. Oppure è possibile esportare periodicamente in excel l elenco dei disiscritti, per aggiornare manualmente database esterni. Nel dettaglio, questi sono i vantaggi di utilizzare la procedura di unsubscribe di Hi-Sender: l'utente viene cancellato con certezza si è certi che l'utente non verrà più ricaricato per errore l'elenco dei cancellati è sempre a disposizione e consultabile andando sul menu UTENTI/ DISISCRITTI l'elenco dei cancellati è sempre esportabile in excel, andando nel menu ESPORTAZIONE è possibile ricevere una notifica per ogni utente che si cancella è possibile chiamare in automatico una procedura estena per disiscrivere l'utente da altri database è possibile gestire la cancellazione da diverse liste, in modo indipendente (si cancella da un tipo di comunicazioni (lista) ma non dagli altri (altre liste)) è possibile fornire la cancellazione multipla, evidenziando all utente che clicca sul link di cancellazione, a quali liste è iscritto, dandogli la possibilità di cancellarsi da tutte o solo da alcune (è sufficiente cliccare su PAGINA CONFERMA OPTOUT e togliere la spunta all opzione UTILIZZA QUESTA PAGINA AL POSTO DI QUELLA STANDARD, assicurandosi che nelle IMPOSTAZIONI della LISTA, il tipo di OPT-OUT sia doppio ) Ricordo che, nel caricare un elenco, avete inoltre la possibilità di: - caricare l elenco dei disiscritti - caricare l elenco con rimozione automatica degli utenti in blacklist - caricare l elenco forzando l iscrizione anche se ci sono utenti in blacklist E inoltre possibile personalizzare le pagine di dialogo, nel menu Impostazioni, per evitare che il logo Hi-Sender appaia in alcuna area (per chi ha sottoscritto l OPZIONE NO LOGO). COME FARE La procedura di cancellazione è già attiva in modo predefinito! Se è stato cancellato per errore in MODIFICA FOOTER (piè di pagina) del messaggio, si può reinserire facilmente: nell editor per la modifica del messaggio, selezionare la parola che scatenerà la cancellazione e cliccare sul bottoncino Uns : si che creerà un link dinamico che verrà modificato automaticamente in fase di invio. Si consiglia di spedirsi un messaggio e provare a cancellarsi, per appurare il corretto funzionamento della procedura. PERSONALIZZAZIONI Sono tutte disponibili nel menu IMPOSTAZIONI. Ci sono due modalità di cancellazione: OPT-OUT SINGOLO e OPT-OUT DOPPIO STANDARD o OPT-OUT DOPPIO PERSONALIZZATO. E una proprietà della singola lista, e si può scegliere facendo MODIFICA LISTE: OPT-OUT SINGOLO: UN SOLO CLIC PER CANCELLARSI Una volta cliccato il link di cancellazione, si apre la PAGINA MESSAGGI visualizzando il messaggio impostato nella posizione dove si trova [msg]. Il messaggio è ovviamente personalizzabile in tutto. 7

8 OPT-OUT DOPPIO: DUE CLIC PER CANCELLARSI Una volta cliccato, si apre una delle due pagine: 1. PAGINA CONFERMA OPT-OUT In cui l utente è invitato a cliccare una seconda volta, per confermare la volontà di cancellarsi. Una volta cliccato si apre la PAGINA MESSAGGI visualizzando il messaggio impostato nella posizione dove si trova [msg]. Il messaggio è ovviamente personalizzabile in tutto. 2. PAGINA STANDARD Permette all utente di vedere in quali liste è iscritto, in modo da cancellarsi da una sola o da tutte. In questa pagina è anche possibile iscriversi a liste diverse, quindi può essere utile per non perdere del tutto iscritti, ad esempio dando la possibilità di iscriversi ad una lista che ha una periodicità inferiore. La pagina non personalizzabile graficamente: L utente viene quindi spostato nell ELENCO DISISCRITTI. CI SONO ALTRE OPZIONI CHE POSSONO SERVIRE: Se impostato in MODIFICA LISTE, viene anche inviato il MESSAGGIO AI DISISCRITTI. Se impostato in MODIFICA LISTE, viene inviata un all amministratore con i dettagli di chi si cancella. Se comunicato al supporto, può essere chiamata una procedura esterna del cliente per scatenare la disiscrizione in tempo reale anche su altri database esterni ad Hi-Sender Se comunicato al supporto, può essere salvato in uno spazio FTP del cliente un file CSV contenente l elenco dei disiscritti. 8

9 4. 3 GLI ERRORI DA EVITARE IMPORTANTE! 1) NON CANCELLARE GLI UTENTI MA DISABILITARLI! Quando si vuole rimuovere manualmente un iscritto dalla mailing list, non utilizzare la funzione Cancella ma aprire la scheda dell utente (cliccando sulla matita) e impostarlo come DISABILITATO. In questo modo verrà messo nell elenco dei DISISCRITTI (cioè Opt-out) e non riceverà più alcuna comunicazione. In caso di importazione di nuovi elenchi, se l utente è disiscritti non verrà comunque importato, a meno di forzarlo tramite l apposita opzione. 2) NON CREARE LISTE, CREARE GRUPPI! Se si desidera segmentare gli utenti, è utile fare tanti GRUPPI, nel momento dell importazione i vari elenchi possono essere assegnati ad uno o più gruppi. Questo agevola la gestione in futuro. Se l utente poi clicca sul bottone di disiscrizione, verrà rimosso dall invio. E invece necessario creare LISTE differenti nel momento in cui si invieranno comunicazioni separate a elenchi di ben distinti. In particolare in questo caso l utente potrà essere registrato in più LISTE e se cliccherà sul bottone di disiscrizione verrà rimosso unicamente dalla LISTA dalla quale è stato inviato il messaggio, mentre continuerà a ricevere i messaggi inviate alle altre liste dove è iscritto. Se ho gli utenti suddivisi in più liste, se voglio inviare un messaggio a tutti è necessario impostare tanti messaggi e tanti invii quante sono le liste. L utilizzo di LISTE separate è inoltre consigliato nel caso si abbiano newsletter in lingue diverse. L errore tipico è di creare una lista per ogni invio, che diventa macchinoso (va impostata ogni volta), rischioso (non si tiene conto dei precendenti disiscritti) e inutile (la console diventa complicata da gestire). Si ricorda che è possibile importare un elenco FORZANDO L ISCRIZIONE anche se gli utenti si sono disiscritti, per chi gestisce lo status (iscritto/disiscritto) fuori da Hi-Sender. 3) INVII DI TEST Per qualsiasi tipo di invio, fare sempre prima l invio al gruppo di test. L invio ad un gruppo di test, creato ad hoc e contenente gli indirizzi di prova, permette di simulare al 100 % un invio reale di newsletter. Provare a cliccare su tutti i link, compreso quello per cancellarsi. Ricordiamo che gli indirizzi possono essere inseriti manualmente con la funzione Inserisci nuovo iscritto nel menù UTENTI. 4) SALVARE IL MESSAGGIO OGNI TANTO! Durante la composizione del messaggio è importante salvare periodicamente perché altrimenti la sessione dopo 1 ora scade e si perderà tutto il lavoro fatto. 5) UTILIZZARE UNA PROCEDURA DI CANCELLAZIONE NON AUTOMATICA E vivamente consigliato, se non si vuole incorrere in problemi di bloccate per spam, utilizzare la procedura di disiscrizione automatica. 9

10 5. 4 DOMANDE E RISPOSTE - FAQ Una sintesi delle domande più frequenti suddivisa nelle seguenti sezioni: 1. Importazione 2. Iscrizione 3. Messaggi 4. Invio 5. Gestione errate 6. Statistiche 7. Gestione console a. FAQ: IMPORTAZIONE 1) COME FUNZIONA L IMPORTAZIONE La chiave per Hi-Sender è l indirizzo . Durante l importazione: - se l indirizzo importato è nuovo, viene inserito - se l indirizzo importato è già presente, viene fatto un aggiornamento di tutti i campi, compresa l assegnazione ai nuovi gruppi - se l indirizzo importato è nell elenco dei disiscritti, viene saltato - se l indirizzo è presente nell elenco dei sospesi, viene saltato Tramite le diverse opzioni disponibili nella schermata di importazione, è possibile modificare i comportamenti sopra descritti 2) HO IMPORTATO UN ELENCO, MA IN HI-SENDER RISULTANO MENO ISCRITTI Durante l importazione, Hi-Sender automaticamente rimuove: - le linee vuote, senza indirizzo - gli indirizzi doppi - gli indirizzi che già si erano disiscritti in precedenza Per questo motivo, se il file caricato contiene ad esempio 1000 righe, tutte contenenti indirizzi, il report di importazione dirà 1000 righe elaborate, ma poi, quando vado a vedere l elenco degli iscritti, scoprirò esserci solo 990 indirizzi. Questi 10 mancanti sono indirizzi doppi, oppure di utenti già presenti nell elenco disiscritti. In caso di differenze sensibili, se non si rientra nella casistica sopra, si tratta di un problema del file CSV. Si può accertarsene in questo modo. Selezionare solo la colonna delle e con l'importazione di tipo "copia e incolla" importarli (in un gruppo di prova, che potrà poi essere eliminato). Se vengono caricati correttamente, significa che il problema risiede nel CSV. Il consiglio è di creare un nuovo foglio di lavoro in Excel dove copiare solo le colonne che servono (es. , Nome, Cognome) e assicurandosi che nel contenuto delle celle: - non vi siano campi vuoti - non vi siano ";" - il campo sia il primo 10

11 Questo perchè essendo il ";" il separatore tra un campo e l'altro (nel csv), se in ogni riga il numero di ";" è differente, il sistema non può più identificare correttamente la colonna . Aprendo il file.csv con il Bloc Notes (in Windows, menu START/ACCESSORI), si può a volte meglio comprendere il problema. 3) COME GESTIRE AL MEGLIO LE CANCELLAZIONI? E molto importante utilizzare la funzione di unsubscribe compresa nel sistema (bottone Uns ). Vedi a pagina 5 per tutti i dettagli. 4) STO IMPORTANDO UN ELENCO DI INDIRIZZI STRANIERI (ES. UNGHERESI) MA VENGONO CARICATI MALE Occorre definire nelle IMPOSTAZIONI della LISTA la codifica corretta. Ad esempio se l elenco di indirizzi è giapponese, occorre selezionare il CHARSET giapponese. Se invece sono indirizzi ungheresi, occorre selezionare il CHARSET central europe 5) NON RIESCO A CARICARE L ELENCO DEGLI INDIRIZZI Assicurarsi che il file importato sia di tipo TESTO o CSV. Se si dispone di un file Excel (.xls), aprirlo con Excel, selezionare SALVA CON NOME e quindi scegliere come formato CSV MS DOS. Verrà così creato un file.csv. Per accertarsene, aprire questo file con il bloc notes (in Windows si trova dentro START/Accessori: una volta aperto trascinare all interno della finestra il file.csv). Se ci sono caratteri strani, tipo delle virgolette, fare un MODIFICA/TROVA E SOSTITUISCI per toglierle tutte in una sola operazione. Oppure selezionare, nelle Opzioni Avanzate della pagina di Importazione, il DELIMITATORE corretto (; oppure ). Per velocizzare l operazione, fare in modo che nel file.csv ci siano solo le colonne con le informazioni che servono, cancellando quelle superflue. 6) C E UNA GROSSA DIFFERENZA TRA IL FILE CSV CARICATO E GLI INDIRIZZI EFFETTIVAMENTE IMPORTATI! Nella procedura non possono essere saltati indirizzi. La differenza può essere dovuta a: - indirizzo presente tra i disiscritti (c'è comunque la possibilità di fare over-rule) - indirizzo presente tra i sospesi (c'è comunque la possibilità di fare over-rule) - indirizzi doppi/tripli negli elenchi caricati - presenza di campi non valorizzati nel csv. In pratica se per ogni riga non ho lo stesso numero di ";" il csv potrebbe non essere importato correttamente. Per evitarlo si consiglia di valorizzare tutti i campi, anche quelli vuoti, su Excel prima di generare il CSV. Oppure fare una prova creando un CSV con solo la colonna " ". Cliccando su Utenti/STATO IMPORTAZIONE, c è il simbolo del + che consente di vedere il dettaglio di quello che è accaduto. 7) DEVO CONFRONTARE GLI INDIRIZZI DI UN GRUPPO PRESENTE ATTUALMENTE NELLA "NOSTRA" CONSOLE CON QUELLI SU UN FOGLIO EXCEL IN MIO POSSESSO. VORREI INFATTI ESCLUDERE DAGLI INVII CHI SI È GIÀ REGISTRATO, SAREBBE PIÙ CORRETTO NON "DISTURBARE" PIÙ CON LA NEWSLETTER CHI ORMAI ADERISCE AL SERVIZIO. Si puo caricare tutto l'excel in un nuovo gruppo, creato apposta. Poi quando si fa il reinvio della newsletter, farlo solo al nuovo gruppo creato, ESCLUDENDO gli altri gruppi. 11

12 In questo modo l'invio viene fatto solo a chi è presente nell'excel ma non era già presente nel sistema. Questo ovviamente dando per scontato che tutti gli iscritti appartengano ad almeno un gruppo. Per ottenere ciò andare in ELENCO ISCRITTI, selezionare NESSUN GRUPPO, e spostare gli utenti in un gruppo. 8) ESPORTANDO UNA LISTA DI DISTRIBUZIONE DA OUTLOOK, SI BLOCCA Provare, se possibile, ad aggiornare Outlook alla nuova versione In alternativa si può provare ad utilizzare Thunderbird (client di posta gratuito: ) che in fase di installazione chiede se è necessario importare dati da Outlook. Se il passaggio da Outlook a Thunderbird avviene, poi da Thunderbird risulta semplice esportare una lista. In alternativa costruire liste più piccole ed esportarle una ad una. 9) QUANDO IMPORTO IL FILE CSV, PREMENDO IL BOTTONE STEP 2, INVECE DEGLI INDIRIZZI VISUALIZZO DEI SIMBOLI STRANI Se si verifica questo tipo di errore, molto probabilmente è stata cambiata l estensione del file excel in csv semplicemente rinominandolo e non salvando direttamente da excel con estensione csv. Riaprire il file excel e selezionare salva con nome e come tipo file indicare CSV. 10) COSA SONO I FILTRI? FILTRI [solo per chi ha l opzione FILTRI AVANZATI] = agiscono sui campi anagrafica e permettono di segmentare gli utenti dinamicamente, in base a molteplici condizioni. L utilizzo dei gruppi risulta complementare a quello dei filtri. Gruppi e filtri possono essere utilizzati in modo combinato, per avere la massima libertà di profilazione. E possibile spostare tutti gli utenti che soddisfano una combinazione di filtri in un gruppo creato ad hoc, alla voce ELENCO AVANZATO. Un esempio di filtro può essere Tutte le aziende PMI di Milano che corrisponde alle seguenti condizioni: fatturato < AND città=milano. 11) QUANDO INIZIO LA SPEDIZIONE DEL MESSAGGIO, CON CHE ORDINE VIENE INVIATO? L ordine con cui la newsletter viene inviata è l ordine di importazione, quindi i primi indirizzi che sono stati caricati saranno i primi a ricevere il messaggio. 12) NON RIESCO AD APRIRE IL FILE DEGLI INDIRIZZI CON EXCEL PERCHE CI SONO TROPPE RIGHE Utilizzare un programma diverso: si suggerisce TextPad, che è anche molto rapido in operazioni tipo Trova e Sostituisci. Si può scaricare liberamente qui: 13) DURANTE UN IMPORTAZIONE CON IL COPIA E INCOLLA GLI INDIRIZZI ERRATI RISULTANO MAGGIORI RISPETTO AD UN IMPORTAZIONE CON UN FILE CSV Se si effettua un importazione con il copia e incolla il sistema fa un controllo più approfondito rispetto a un caricamento con un file csv. Per un ulteriore controllo sulla validità degli indirizzi caricati, si può comunque sempre fare riferimento all opzione Check, per chi l'ha sottoscritta. 12

13 b. FAQ: ISCRIZIONE 1) HO PREPARATO IL FORM DI REGISTRAZIONE, MA I CAMPI NON SONO OBBLIGATORI Nella sezione IMPOSTAZIONI / FORM ISCRIZIONE, sono disponibili diversi form già pronti. Altre procedure pubbliche per iscrivere/cancellare/modificare utenti nel database sono già disponibili (vedi documento PROCEDURE DI INTEGRAZIONE). L obbligatorietà dei campi non è mai prevista, salvo il campo . L obbligatorietà, o altri tipi di controlli sui campi (ad esempio un telefono numerico, un cap esistente, un codice fiscale coerente ) sono realizzabili su richiesta. Inviare la richiesta a per avere una quotazione. 2) SI PUO EVITARE L INVIO DELL DI RICHIESTA CONFERMA DOPO L ISCRIZIONE? L di conferma iscrizione è obbligatoria in Italia ai fini del dlgs 196/2003 e quindi non è eliminabile nella procedura standard di iscrizione (quella che fa riferimento alla pagina subscribe.aspx). Se si utilizzano invece le procedure di integrazione (xmlsubscribe.aspx) e l invio della di conferma non dovesse essere necessario, in quanto l indirizzo del destinatario viene verificato in altra sede, può impostare il parametro in ingresso confirm a false oppure 0 (fare riferimento al documento Procedure di integrazione disponibile nell area riservata per ulteriori dettagli). Si ricorda comunque che il sistema double opt-in, che prevede la conferma della richiesta di iscrizione, è sempre previsto per legge e l utilizzo delle procedure di integrazione con il parametro specificato precedentemente è lecito (in Italia) esclusivamente nel caso la conferma sulla veridicità dell indirizzo sia stata effettuata da altre vostre procedure applicative. Uno scenario tipico è quello della registrazione ad un sito web che, al momento della conferma, chiama le nostre procedure di integrazione per inserire il destinatario nel database. 3) HO UN DATABASE ESTERNO, COME POSSO ALIMENTARE AUTOMATICAMENTE? Ci sono due modi principalmente: a) importazione batch via FTP (sia degli iscritti, sia dei cancellati, ad esempio) b) utilizzando b.com CRM 4) VORREI COLLEGARE IL MIO PORTALE/APPLICAZIONE CON HI-SENDER, PER EVITARE IMPORTAZIONI MANUALI OGNI VOLTA Ci sono due modalità principali: 1) BATCH FTP Ci fornite l'elenco (in csv o xml) degli iscritti e dei disiscritti su un vostro spazio FTP e in automatico li importiamo ogni giorno Plus: veloce da sviluppare, robusto Minus: non in tempo reale 13

14 2) API CHIAMATE SERVER 2 SERVER (ES. XMLHTTP) Ad ogni modifica di un record su vostro database iscritti, inviate l'aggiornamento ad Hi- Sender con una chiamata Plus: in tempo reale Minus: più elaborato da sviluppare 6) DIFFERENZA TRA IMPORTAZIONE e CREA NEWSLETTER DA FILE Con la funzione Importazione (nel menu UTENTI), posso importare liste di indirizzi nel formato che preferisco. Con la funzione Crea Newsletter da file (nel menu MESSAGGI ), posso caricare direttamente nell ambiente di editing il contenuto HTML della Newsletter creata al di fuori dalla console. Poi nell ambiente di Editing si potrà se necessario modificare nuovamente. Questa modalità di caricamento del file consente di gestire al meglio i fogli di stile CSS, che non sarebbero utilizzabili con semplicità attraverso l editor interno. 7) POSSO ABILITARE GLI INDIRIZZI NELL ELENCO DEI SOSPESI? La legge italiana non obbliga alla procedura di confirmed opt-in, anche se questa è raccomandata. E quindi possibile abilitarli. Poiché il sistema mantiene data, ora e IP di chi ha compilato un form per iscriversi, la Polizia Postale è in grado di risalire, dietro denuncia, a chi ha effettivamente eseguito l iscrizione inserendo un indirizzo (e quindi una identità) falsa. Il reato quindi non è dell Azienda che raccoglie indirizzi in modalità non confermata, ma dell utente che compila il form in modo falso. Per vedere l IP, basta aprire la scheda utente. Come abilitare i sospesi? Ci sono 4 modi: a) Manualmente aprendolo uno ad uno, e scegliendo ABILITA b) In blocco, con copia e incolla: aprire l elenco dei sospesi, visualizzare 200 righe per pagina, selezionarli e copiarli. Quindi andare in IMPORTAZIONE, scegliere la modalità COPIA E INCOLLA, incollarli e nelle Opzioni Avanzate scegliere Processa anche i Sospesi. c) In blocco, con esportazione (quando sono più di 600): andare in ESPORTAZIONE, selezionare l elenco dei SOSPESI, ed esportarlo (basta l indirizzo ). Quindi Importarlo con la modalità CSV/TXT selezionando nelle Opzioni Avanzate Processa anche i Sospesi. d) Questo è il modo più elegante e sicuro: si tratta di reinviare l di richiesta conferma, per sollecitarla. Si può usare l RICHIESTA CONFERMA predefinita, oppure crearne una nuova. Per crearne una nuova, creare il messaggio con due accortezze: a. Il link che scatena la conferma va creato con il bottone Sub b. Occorre mettere il flag su RICHIESTA CONFERMA (NO STATISTICHE) A questo punto è venuto il momento di spedirla. Per farlo, occorre ripetere i passaggi (punto b) o (punto c) sopra, avendo però l accortezza di selezionare, nella pagina di Importazione, anche l Opzione Avanzata INVIA RICHIESTA CONFERMA, selezionando quella preferita, oltre alla solita opzione PROCESSA ANCHE I SOSPESI. 8) COME MAI HO TANTI INDIRIZZI NELL ELENCO DEI SOSPESI? Un elevato numero di SOSPESI è indice di un messaggio RICHIESTA CONFERMA non ottimale. Si consiglia di verificare: - L oggetto deve stimolare all azione Attenzione, devi confermare l iscrizione! - Il testo deve essere breve e chiaro - Dev esserci un solo link, quello per confermare l iscrizione (creato con il bottone Sub ) - Il mittente e la finalità dev essere ben spiegata 14

15 - Indicare un opzione di uscita per chi ha problemi: In caso di problemi nella conferma, semplicemente rispondere a questo messaggio per confermare l iscrizione (queste richieste andranno processate manualmente da chi riceve le risposte, cliccando sul link) c. FAQ: MESSAGGI 1) OGNI VOLTA CHE FACCIO COPIA E INCOLLA, ESCE UN AVVISO COSI : Si tratta di un impostazione di sicurezza di Internet Explorer. Per evitare che questo avviso si ripeta, occorre inserire l indirizzo della console Hi-Sender tra i siti sicuri : aprire le Opzioni Internet: Quindi inserire l indirizzo della propria console Hi-Sender nell elenco dei siti Sicuri, con semplici 4 clic (vedi freccie gialle) 2) NON RIESCO A CARICARE LE IMMAGINI Controllare il nome, evitare che vi siano caratteri speciali come & > <? e spazi. 15

16 3) HO INVIATO CON LE IMMAGINI EMBEDDED, MA I RISULTATI SONO MOLTO SCARSI E normale che inviando le immagini embedded i valori del numero dei lettori sia molto inferiore rispetto ad un invio normale. Questo è dovuto al fatto che non è quasi mai possibile rilevare il dato di apertura dell , Hi-Sender utilizza solitamente un immagine trasparente di un pixel, che una volta scaricata fa scattare il contatore di apertura dell . Se le immagini sono embedded, Hi-Sender utilizza un artificio differente, che è però meno efficace del primo e solitamente da risultati inferiori del 50%. Il dato dei cliccatori invece è perfettamente confrontabile tra le due tipologie di invii. (per chi ha l opzione Immagini Embedded abilitata) 4) LE IMMAGINI NON CI SONO! Hai caricato o incollato un HTML, ma le immagini non ci sono? Le immagini devono risiedere su un web server, oppure all interno di Hi-Sender. Guardando il sorgente dell html, quindi, dove ci sono i riferimenti alle immagini, come ad esempio: <img src="../folder/img/picture.gif alt="hi-sender!" width=120 height=300> Occorre modificare il codice per fare in modo che l immagine abbia un percorso assoluto: <img src="http://www.siseco.it/folder/img/picture.gif alt="hi-sender!" width=120 height=300> Le immagini in questo caso sono state pubblicate nel sito siseco.it, nella cartella /folder/img. Per farlo senza intervenire direttamente sul codice hmtl, è possibile aprire il messaggio nell editor di Hi-Sender, cliccare su ogni singola immagine mancante e quindi premere il bottone Manager Immagini, dove si potrà sfogliare e caricare l immagine corretta. 5) HO PREPARATO IL DOCUMENTO IN WORD, MA POI NON RIESCO A RITROVARE LE IMMAGINI IN HI-SENDER Esiste un piccolo programma (gratuito) che le consente di catturare porzioni di schermo e quindi ottenere immagini che possono poi essere caricate in Hi-Sender (con la funzione Manager Immagini presente nell interfaccia di modifica messaggio). Questi i semplici passaggi per catturare un immagine presente su un documento (word, pdf, excel ): 1) installare il programma: 2) eseguirlo (si posiziona nel menu Start) e metterlo in "Stand By" (togliere la spunta dall'opzione "Mouse Pointer") 3) aprire il file word, e fare in modo, agendo sullo zoom di visualizzare la pagina in dimensioni ridotte, cioè in modo che la dimensione dell immagine sia corrispondente a quella che si vuole inviare 4) premere il tasto F6 5) premere il tasto sinistro del mouse e trascinare il puntatore, fino a selezionare tutta l'immagine desiderata Il file viene posizionato sul desktop, in formato GIF. L'immagine va poi caricata in Hi-Sender come solito (vedi risposta n.25). Nel caso di immagini molto lunghe è meglio catturare più sezioni, non tutta insieme, unendole poi utilizzando le tabelle a bordo zero. Se ci sono aree di testo che si possono copiare/incollare direttamente, senza ricorrere all'immagine (per evitare meglio i filtri antispam). 16

17 6) NON RIESCO A CARICARE LE IMMAGINI Ci sono diversi modi: 1) dall'editor, premere MANAGER IMMAGINI e caricare manualmente le immagini 2) oppure aprire Internet Explorer, visualizzare l'immagine desiderata, fare COPIA e incollarla nell'editor di Hi-Sender 3) oppure da codice HTML, prevedere un "src" assoluto (es. <img src="http://www.sito.it/images/verde.gif")> ) 7) HO IMPOSTATO IL BODY, MA NON FUNZIONA Togliere tutte le virgolette ( ) 8) COME ESSERE SICURO CHE IL MESSAGGIO E A POSTO? Il primo consiglio è di validare il proprio codice HTML con un validatore online, basta cliccare su CHECK-UP che è disponibile sia una volta salvato il messaggio, sia nell ELENCO MESSAGGI (icona sulla destra). Per gli utenti di Hi-Sender precedenti alla 6.0, usare E quindi importante inviare il messaggio ad un gruppo di test di indirizzi, e provare sia a cliccare sui vari link, sia a disiscriversi. Un altro consiglio è di non inserire immagini che hanno un percorso numerico come: non inserire testi con font di dimensioni molto grandi, non ripetere spesso la stessa parola. Si consiglia comunque di leggere le direttive spiegate nei due documenti disponibili nell Area Riservata Hi-Sender ( come creare messaggi in html, come evitare i filtri antispam ). 9) IL SIMBOLO DELL EURO NON COMPARE Scegliere la codifica ottimale (in base alla resa dei caratteri accentati e dei simboli). Si suggerisce Latin I (ISO) oppure ANSI o UTF-8. Ogni codifica ha una resa diversa dei simboli (es. ) e la resa dipende dal client di lettura (es. Hotmail è diverso da Infinito). Si consiglia quindi sempre di usare lettere accentate invece degli apostrofi, e scrivere euro invece che. La codifica si sceglie nel menu Impostazioni, Modifica Liste 10) IL FOGLIO DI STILE NON FUNZIONA! Il foglio di stile, così come il BODY, va inserito in una finestra specifica Personalizza intestazioni header che si apre cliccando sull apposito flag al fondo nella schermata di modifica messaggio. In alternativa caricare direttamente il file HTML con l apposita funzione NUOVO DA FILE HTML. Dalla versione v5.5 in poi, il CSS può essere inserito insieme al resto dell HTML nella finestra principale. 11) HO INCOLLATO UN HTML MA APPARE DIVERSAMENTE Se si dispone di un file html, il modo più veloce per caricarlo e scegliere NUOVO DA FILE HTML. In caso contrario, è necessario inserire, nella schermata di editing, in PERSONALIZZA INTESTAZIONI HTML il codice <head> </head> 12) HO CREATO UN MODELLO, MA E SPARITO I modelli sono specifici per ogni lista. Probabilmente è stato creato in una lista differente dal quella in cui si sta lavorando. 17

18 13) QUANDO LEGGO LA NEWSLETTER SULLA WEBMAIL, NON VIENE VISUALIZZATA CORRETTAMENTE, LE PAROLE AD ESEMPIO SONO FUORI DAL RIQUADRO SU OUTLOOK O EUDORA SI VEDE BENE. Ogni client ha i suoi criteri di visualizzazione e interpreta l'html secondo proprie regole. Per comporre un messaggio il più possibile compatibile, seguire le indicazioni contenute nella guida Come creare messaggi Html presente nell Area Riservata di Hi-Sender 14) HO FATTO UN INVIO MA COMPARE LA SCRITTA DI HI-SENDER IN FONDO AL MESSAGGIO! Se non avete sottoscritto l opzione SCAMBIO VISIBILITA, o se avete acquistato l opzione NO LOGO HI-SENDER, non siete tenuti ad inserire un riferimento a Hi-Sender nei vostri messaggi. Per rimuoverlo è sufficiente andare nel menu IMPOSTAZIONI e cliccare su IMPOSTA FOOTER. 15) HO FATTO IL MESSAGGIO CON LE IMMAGINI EMBEDDED, MA NON FUNZIONA Se il messaggio con le immagini embedded non è creato correttamente, si hanno due conseguenze: il messaggio assume dimensione zero ed inoltre è impossibile spedirlo. Questo avviene quando c è almeno una immagine che Hi-Sender non è riuscito a embeddare, cioè a incorporare. A volte è evidente (si vede un box bianco con una X rossa), altre volte non è evidente: quando ad esempio è come sfondo di tabella o sfondo di pagina, o sfondo di cella, oppure ancora nel CSS. Per scoprirla, si suggerisce di analizzare il codice HTML cercando tutte le immagini (es. cercare src= e verificando che il percorso per recuperarla sia assoluto. ESEMPIO DI ERRORE: <img src="../images/intestazione_novembre2007.gif"> ESEMPIO CORRETTO: <img src="http://news.anasf.it/images/intestazione_novembre2007.gif"> 16) CI SONO IMMAGINI ALLEGATE! Utilizzando la funzione IMMAGINI EMBEDDED, se queste sono utilizzate come background o sfondo di pagina, possono essere visualizzate come allegato dal ricevente. 17) NON FUNZIONA IL LINK PER LEGGERE IL MESSAGGIO ONLINE Visualizzare il codice html e portare il tag <a href >subito prima della parte di testo da linkare e la chiusura del tag </a> subito dopo il testo senza che tra questo e <a>, siano visualizzati altri tag. Vedere l esempio sotto: Errato: Esatto: 18

19 18) IL MESSAGGIO UNA VOLTA SPEDITO APPARE DIVERSAMENTE Può capitare se l HTML non è realizzato correttamente. Ad esempio si consiglia di inserire il contenuto in una tabella di larghezza di circa 600 pixel. In questo modo, se il client dispone di un maggiore spazio orizzontale, si eviterà che il messaggio venga reimpaginato sulla nuova larghezza. L assistenza Hi-Sender non comprende l assistenza sul codice HTML ne formazione sull HTML. E però possibile richiedere al proprio riferimento commerciale lo sviluppo di un template grafico, oppure un pacchetto di ore a scalare che può essere utilizzato per far sistemare i propri messaggi da un grafico professionista. 19) QUANDO FACCIO A CAPO AGGIUNGE UNA RIGA VUOTA Nell Html ci sono due tipi di a capo. Il primo, battendo il tasto [Invio] (o Enter) crea una riga vuota, poiché viene aggiunto un paragrafo (tag <p>). Se si vuole evitare di creare un nuovo paragrafo, e quindi di avere la riga vuota, tenere premuto il tasto [SHIFT] (o maiuscolo, o freccia su) e contemporaneamente premere [Invio]. Il tag corrispondente, in Html, è <BR>, che corrisponde ad un a capo senza riga vuota. 20)DEVO COMPORRE UN MESSAGGIO IN POLACCO, COME FACCIO? Basta andare nelle impostazioni della lista e selezionare il charset desiderato. 21) DEVO INSERIRE ALL INTERNO DELLA NEWSLETTER LINK CHE NON APPAIONO SOTTOLINEATI. Basta inserire manualmente nel codice html lo stile segnato in verde che vedi qui sotto: <a style="text-decoration: none" href="http://%5btrack%5d/http://www.kmcbs.it/" target=_blank name=""><font color=#bb7100>kmcbs srl</font></a> <a style="text-decoration: none" href="http://%5btrack%5d/http://www.qmi.it/" target=_blank name=""><font color=#bb7100>quantum Marketing Italia</font></a> 22) VORREI RENDERE ACCESSIBILE L ARCHIVIO DELLE VECCHIE NEWSLETTER AI MIEI UTENTI Basta spostarle dentro la cartella archivio. Nelle impostazioni della lista (menu Impostazioni, poi ELENCA / MODIFICA ) selezionare pubblica. In questo modo sarà pubblicata una pagina contenente tutte le newsletter archiviate. Cliccando su messaggi archiviati online sempre all interno delle impostazioni della lista è possibile vedere l anteprima della pagina con tutti i messaggi archiviati. Per poter inserire nella vostra newsletter o sul vostro sito un link che riporta all archivio basta associargli il percorso che si visualizza nella barra degli indirizzi dell archivio online. 23) STO CREANDO UNA NEWSLETTER DA UN MODELLO DI TEMPLATE E QUANDO FACCIO L INVIO DI PROVA SI VISUALIZZANO 2 LINK UNSUSCRIBE O 2 LINK IN ALTO PER VISUALIZZARE CORRETTAMENTE LA NEWSLETTER CLICCA QUI Molto probabilmente ciò accade perchè sono stati impostati l header e/o il footer e, essendo già presenti anche nel modello di newsletter, si visualizzano due volte. Quindi è consigliabile togliere i link dall header e/o dal footer, oppure togliere quelli nel modello o della newsletter. Per togliere i link predefiniti dell header e del footer (che sono sezioni che vengono aggiunte in automatico nella testata e a pie di pagina di tutti i messaggi inviati) è sufficiente andare nel menu Impostazioni e cliccare su Imposta Header e Imposta Footer. 19

20 24) NELL EDITOR HI-SENDER SE ASSOCIO UN LINK AD UN IMMAGINE SI SPOSTANO ALCUNE PARTI DEL TEMPLATE E una visualizzazione legata all editor Hi-Sender che sposta il template ma se si prova a fare un invio di test, il più delle volte la visualizzazione risulterà corretta. Se si verifica questo tipo di errore e le immagini linkabili hanno dei bordi, è consigliabile eliminarli selezionando l immagine e impostando il border uguale a zero. 25) LA NEWSLETTER IN LOTUS NOTES SI VEDE MALE; IL TESTO FUORIESCE DALLA TABELLA Se il codice della tabella contiene uno style per impostarne le proprietà (es: <table style="width: 580px"> ), in Lotus Notes il layout potrà non visualizzarsi correttamente. Per far si che ciò non si verifichi, nel codice della tabella non si dovrà utilizzare lo style ma es: <table width="670px" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0">. 26) COME FACCIO A SAPERE SE I CAMPI DINAMICI SONO ESATTI? Per controllare l esattezza dei campi dinamici si possono esportare gli utenti in un foglio excel tramite esportazione nel menù impostazioni e controllare l esattezza dei campi. Questa operazione è consigliata prima di qualunque invio con campi dinamici. 27) SUL MIO PC VEDO DATI E MESSAGGI NON AGGIORNATI Può trattarsi di un problema di cache, cioè di pagine memorizzate localmente sul pc che non vengono aggiornate con la dovuta frequenza. Per impostare correttamente l'aggiornamento delle pagine, se si utilizza Internet Explorer andare nel menu "Strumenti" e selezionare OPZIONI INTERNET. Quindi alla voce Cronologia esplorazioni cliccare su Impostazioni A questo punto assicurarsi che la spunta sia su Automaticamente : 28) OGNI VOLTA CHE COMPONGO UN MESSAGGIO NEL QUALE INSERISCO UN NUMERO DI TELEFONO O SIMILI, AL POSTO DEL NUMERO VIENE VISUALIZZATA LA S AZZURRA DI SKYPE E ALCODICE VIENE AGGIUNTO AUTOMATICAMENTE DEL JAVASCRIPT CHE VIENE POI SALVATO INSIEME AL RESTO DEL CONTENUTO. Se si usa una toolbar Skype in automatico qualsiasi numero telefonico viene sostituito dalla S in modo che cliccandoci sopra si possa chiamare automaticamente il numero.per far si che questo non accada è quindi consigliabile disabilitare il plugin Skype da Internet Explorer (Strumenti -> Gestione componenti aggiuntivi). 20

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