Hotel Management System

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1 Hotel Management System

2 Hotel Management System Catene Alberghiere nazionali e internazionali i migliori 5 stelle lusso Business Hotel di 450 camere con conference center resort e villaggi termali i nuovi Campus Universitari Cosa possiamo fare per voi, assieme a voi, per migliorare i vostri risultati operativi? Tecnologia e servizi per l ospitalità La qualità del servizio al cliente e l innovazione tecnologica sono i valori che ispirano la nostra lunga presenza nel mondo dell Information & Communication Technology. Negli anni 60 abbiamo introdotto in Italia i primi sistemi di elaborazione dati internazionali, negli anni 80 abbiamo realizzato il primo software italiano di Back Office alberghiero con Uniform System of Accounts Reporting, oggi continuiamo a lavorare con i migliori partner internazionali, a sviluppare i più moderni sistemi e metodi gestionali e siamo protagonisti del Cloud Computing, dell Hosting e della Mobility. Grazie a investimenti continui in risorse umane e tecnologie, siamo un organizzazione certificata, flessibile, efficiente e strutturata, con un team di oltre cento professionisti e consulenti esperti, formati sui processi di business dei clienti. Dal 2008, con la fondazione di Serenissima Informatica España a Barcellona, distribuiamo con successo il nostro Hotel Management System anche nel mercato alberghiero spagnolo. Lavoriamo fianco a fianco con i nostri clienti, perchè il software della massima qualità non basta. Il successo di un sistema informativo dipende sempre dalle persone, dalla qualità della pianificazione, della consulenza al Management, della formazione e della gestione del progetto. Siamo specializzati nella realizzazione e implementazione di: gestionali alberghieri integrati gestionali e POS per la ristorazione di catena, il retail e la GDO ERP e CRM per aziende manifatturiere e commerciali servizi di Hosting e Cloud Computing protel hotelsoftware protel hotelsoftware GmbH con il suo team di informatici e professionisti del mondo alberghiero, sviluppa soluzioni tecnologiche internazionali al top di gamma per gruppi, catene e hotel indipendenti. L innovazione continua è la filosofia di protel: dal 1994 col primo PMS basato su Microsoft Windows e pensato per l utilizzo del mouse, al 2011 col primo PMS per ipad che porta i clienti nel mondo della mobilità. Più di clienti a livello mondiale, installazioni per la gestione di catene alberghiere, localizzazioni in 20 lingue e supporto in oltre 70 Paesi sono le cifre del successo e dell affidabilità di protel PMS. Basato su sistemi gestionali internazionali sviluppati in collaborazione con i Manager dei più importanti hotel e gruppi alberghieri europei, utilizzabile anche in Hosting, Serenissima Hotel Management System garantisce vantaggi concreti, sicurezza e riduzione di costi. La suite integra soluzioni all avanguardia pensate per fornire al Management un unico sistema di gestione delle aree strategiche dell azienda alberghiera, dalle Vendite alla Business Intelligence e Controllo di Gestione, passando per Revenue Management, Marketing, Ristorazione, Spa e Amministrazione. protel Property Management System PMS modulare con più di interfacce verso sistemi esterni (quali PBX, POS, Revenue Management System, IDS e così via), protel è la soluzione all-in-one che permette di massimizzare i ricavi e la qualità del servizio, aumentare la velocità operativa e analizzare i dati gestionali nel dettaglio per pianificare le strategie di sviluppo. Integrato con Microsoft Outlook, Word e Excel, protel sfrutta la potenza di Microsoft SQL Server e, in modalità Multi Property Edition, consente di gestire gruppi e catene alberghiere con un unico database centralizzato in Hosting e accesso ai dati in tempo reale da ogni singolo hotel. Selz Selz è il POS per la ristorazione pensato per casse touch screen, ipad, ipod, iphone e tablet. Grazie alla completa integrazione con protel e con il magazzino permette di offrire la massima qualità del servizio al cliente e il controllo del food cost. I suoi plus gestionali e di reporting aiutano a migliorare l operatività della ristorazione di qualsiasi format, anche con shop integrati. Le catene organizzate possono impostare e controllare centralmente tutte le location, dai prezzi alle politiche commerciali dei vari punti vendita. Reservation Assistant Utilizzato dai più importanti hotel e dalle più prestigiose catene alberghiere internazionali, Reservation Assistant è il software che facilita la vita agli Spa Manager, permettendo una gestione più efficiente e l impiego ottimale delle risorse con un solo strumento. Dalla prenotazione self-service alle vendite promozionali, la struttura modulare di Reservation Assistant semplifica l operatività di Spa e Golf Club adattandosi alle esigenze gestionali di resort, hotel e catene alberghiere. Con funzioni innovative quali Web Booking e Web Shop, Mobile Loyalty Card e Digital Signage, Reservation Assistant permette di incrementare i risultati di Spa e centri benessere e massimizzare la soddisfazione del cliente. Mèta Hotel Back Office Perfettamente integrato con protel e Selz, Mèta Hotel è lo strumento per compagnie alberghiere e realtà indipendenti nazionali che desiderano implementare un Controllo di Gestione preciso e rigoroso. Integra funzioni di eccellenza negli ambiti di Amministrazione, Contabilità Generale e Analitica, Magazzino e Controllo di Gestione con reportistica secondo lo Uniform System of Accounts. Microsoft Dynamics NAV Con gli sviluppi dell International Hotel Back Office for Microsoft Dynamics NAV portiamo in ambito internazionale le conoscenze e le esperienze maturate in quasi 30 anni di collaborazione con Direttori Finanziari, Controller ed Economi delle maggiori catene nazionali e internazionali. La potenza e l integrazione degli ambienti Microsoft sono ora al servizio del Back Office alberghiero per tutti i professionisti che preferiscono lavorare con partner e soluzioni internazionali. 2 NAV 3

3 Multi Property Edition protel Front Office offre soluzioni innovative e integrate che soddisfano le necessità gestionali e operative di qualsiasi struttura ricettiva, dal singolo hotel al gruppo alberghiero. Creato per aumentare la velocità operativa e migliorare la qualità del servizio al cliente, protel Front Office è estremamente intuitivo e semplice da usare. Permette di realizzare tutte le operazioni fondamentali e accedere a tutti i dati storici e previsionali dell hotel e dei clienti, con pochi click. I vantaggi sul piano operativo e gestionale derivano dall integrazione dei dati all interno del Front Office e di questo con Microsoft Word e Outlook. Inserire una prenotazione caricando l anagrafica del cliente e mandargli una lettera di conferma è questione di pochi secondi. E sempre in pochi secondi potete esportare in Excel i dati di ricavo dei clienti, o qualsiasi altra tabella o report, e analizzarli in piena autonomia. Miglioriamo gli standard Con protel potete verificare la disponibilità di camere e inserire le prenotazioni in 11 modi diversi assicurando la massima velocità in ogni situazione e per ogni metodo operativo, per hotel business, leisure, resort o campus. Planning per categorie camere e Tableau sono strumenti attivi per il booking e la gestione delle prenotazioni. Rate Management e altre innovazioni Le liste attive del desktop, il sistema di Rate Management integrato ai canali Web per aprire o chiudere in automatico le tariffe e applicare le politiche di vendita, il Navigator con le informazioni su prenotazione e cliente, le funzioni di Sales Enquiry per analizzare velocemente la disponibilità di camere e tariffe e inserire prenotazioni, le BAR dinamiche, l integrazione con Twitter e le 4 protel Front Office estensioni per ipad e smartphone per il Management e i clienti sono solo alcune delle funzionalità uniche di protel Front Office. Reportistica Oltre 1000 report statistici, storici e previsionali, accessibili a seconda del profilo degli utenti, un set di report grafici e la possibilità di esportare i dati in Excel fanno di protel un sistema di analisi completo e flessibile. E se tutto questo non vi basta, possiamo sempre sviluppare report secondo le vostre specifiche necessità. Tecnologie per contenere i costi Protel richiede hardware dalle caratteristiche contenute, garantendo potenza, sicurezza e velocità operativa a fronte di investimenti minimi per le postazioni di lavoro, nella maggior parte dei casi grazie al riutilizzo dell hardware già esistente in hotel. protel è utilizzabile anche in Hosting con tutti i vantaggi della sicurezza dei dati, della continuità operativa, dell abbattimento dei costi di manutenzione e della professionalità che solo personale certificato come quello di Serenissima Informatica vi può offrire. Controllo centralizzato protel MPE è la soluzione ideale per la gestione di gruppi e catene Alberghiere grazie alla possibilità di controllare centralmente tutte le strutture e tutte le funzioni di Centro Prenotazioni, Front Office, Sales & Marketing e Conference & Banqueting. Protel MPE protel MPE è nato per centralizzare il database dei clienti unificando tutti i dati gestionali. Con Central Reservation, Central Reporting, Business Intelligence e Central Rate Management permette di analizzare a livello direzionale i risultati operativi complessivi per pianificare azioni di marketing e strategie di vendita a livello di gruppo, singolo hotel o per cluster di strutture, con integrazione centralizzata a IDS, GDS e Web Booking Engine. Vantaggi strategici e operativi La gestione unificata di tutti gli hotel del gruppo consente di centralizzare anche le funzioni di Reservation, Sales & Marketing e Conference & Banqueting da parte del Centro Prenotazioni e della Direzione Vendite. La verifica della disponibilità di camere e tariffe può essere fatta per singolo hotel o per più strutture, con la possibilità di fare cross selling di camere e spazi congressuali in più alberghi contemporaneamente. Grazie al database dei clienti centralizzato, ogni struttura accede e condivide in tempo reale le stesse informazioni per conoscere chi sta entrando nella hall o sta prenotando, quali tariffe gli sono riservate, quali sono le sue richieste e preferenze, che amenities gli sono già state riconosciute negli altri hotel del gruppo. Razionalizzare e ottimizzare protel MPE, con il database centralizzato in Hosting presso il nostro Data Center, garantisce la sicurezza fisica 5 e informatica dei vostri dati aziendali sui clienti, uno dei vostri maggior patrimoni. Con protel MPE in Hosting, i vantaggi operativi e l ottimizzazione degli investimenti aumentano ancora grazie all integrazione con gli altri sistemi dell Hotel Management System e ai servizi di Cloud Computing di Serenissima Informatica, tra cui Microsoft Office per la produttività individuale e Microsoft Exchange per la posta elettronica. Head Quarter Solution Quando non è possibile realizzare una configurazione MPE a causa della mancanza di connessioni Internet adeguate, protel HQ è la soluzione che permette di controllare centralmente gruppi e catene alberghiere in modalità off-line. protel HQ prevede l installazione di un database server in ciascun hotel e di un database server in sede dove vengono trasferite le informazioni gestionali da ogni struttura del gruppo. Ogni hotel può usare localmente i moduli di Front Office, Sales & Marketing e Conference & Banqueting mentre per la sede sono disponibili le funzioni di Central Reservation, Central Sales & Marketing e Central Reporting. Il database centrale contiene la replica dei dati gestionali più significativi generati negli hotel e i dati relativi alle prenotazioni inserite dal centro prenotazioni che vengono poi trasferiti ad ogni singolo albergo.

4 Sales and Marketing Pianificazione perfetta per eventi di ogni genere protel Conference & Banqueting aiuta ad organizzare alla perfezione ricevimenti, banchetti ed eventi di ogni tipo e dimensione consentendo di verificare in tempo reale la disponibilità di sale e dotazioni del vostro centro conferenze e simultaneamente la disponibilità di camere dell hotel. Con il Planning grafico multifunzionale potete verificare visivamente le sale occupate e disponibili, ottimizzarne l occupazione e con un clic del mouse analizzare tutti i dati di ciascun evento prenotato. Tutti i dettagli del Conference Center Con protel Conference & Banqueting potete definire tutti i servizi congressuali offerti: sale e allestimenti possibili, numero minimo e massimo di partecipanti per sala e allestimento, strumenti multimediali e molto altro. L integrazione con Microsoft Visio vi dà la possibilità di definire la piantina grafica dell evento (sala e allestimento) e di allegarla all ordine di servizio generato in automatico. Integrazione e velocità operativa Il modulo di Conference & Banqueting è integrato con il Front Office per ottimizzare la gestione di conferme, contratti e menù. Gli ordini di servizio e le relative variazioni sono generate in automatico con tutti i dettagli legati all evento e ai servizi accordati in modo da fornire informazioni dettagliate ad ogni reparto. L integrazione consente la verifica di camere disponibili e la gestione di rooming list e pernottamenti per i clienti congressuali, fino alla gestione del conto e delle voci di addebito. 6 Conference & Banqueting Central Banqueting Grazie a questa funzione, catene e gruppi alberghieri possono gestire centralmente i conference center dei vari hotel, verificarne online la disponibilità e fare azioni di cross selling. Vantaggi Prenotazione contemporanea di sale meeting e camere richieste Selezione veloce dei partecipanti all evento direttamente dalle rooming list dei gruppi Fatturazione unificata per tutti i servizi di alloggio e congressuali al termine dell evento Gestione di attrezzatura e dispositivi multimediali Banquet List per una risposta immediata alle richieste dei clienti CRM alberghiero, la chiave del successo Per fidelizzare i clienti occorre conoscere la storia e i dettagli del rapporto che li lega a voi. Con protel Sales & Marketing portate ogni cliente al centro dell attenzione per creare e pianificare azioni mirate di direct marketing e ottimizzare le attività del reparto commerciale. Azioni di marketing targetizzate Grazie a Mailing Wizard i dati inseriti in protel, comprese le informazioni sui ricavi generati e le segmentazioni di mercato, possono essere filtrati secondo numerosi criteri di selezione per identificare il cluster di clienti da raggiungere con comunicazioni dedicate. Activity Manager Compagno di viaggio ideale del reparto commerciale: con l agenda di protel Sales & Marketing potete pianificare e monitorare le attività del reparto commerciale e, collegandola ad Outlook, il calendario degli appuntamenti sarà sempre allineato con quello sugli smartphone dei vostri venditori. Sales Navigator consente di conoscere i soggiorni e i ricavi generati da ogni cliente, confrontandoli anche coi dati di budget, per negoziare convenzioni mirate, proporre offerte adeguate al target e preparare i venditori al meglio per ogni incontro commerciale. Central Sales & Marketing Catene e gruppi alberghieri possono gestire centralmente tutte le informazioni e le azioni di marketing: i clienti VIP di un hotel diventano clienti VIP di tutto il gruppo e della Direzione Commerciale. Direct marketing Mailing Expert è la funzionalità avanzata per la gestione delle attività di direct marketing mirate. Una procedura guidata accompagna lungo l intera campagna di marketing, dalla selezione del target alla valutazione dei risultati. In più, la possibilità di inviare le mail direttamente da protel utilizzando modelli predefinti in formato.txt, Word o html consente di generare comunicazioni personalizzate ed automatizzare l intero processo di mailing. Vantaggi Disporre di un sistema di Customer Relationship Management integrato al gestionale alberghiero Generare ing massivi sfruttando il database clienti, utilizzando template in html o altri formati, con immagini e percorsi diretti al booking engine e al sito dell hotel Sincronizzare i contatti e le attività con Microsoft Outlook Utilizzare informazioni dettagliate di marketing e codifiche aggiuntive per classificare in maniera precisa i clienti e definire le liste di prospect destinatari delle campagne di marketing Assegnare i clienti ai venditori, definire i budget per cliente e monitorare il raggiungimento degli obiettivi 7

5 Rate Management protel Rate Management è lo strumento per il Revenue Manager, con cui creare e gestire tariffe semplici, di gruppo o derivate, semplicemente definendo uno sconto o un incremento su base percentuale o importo fisso da applicare ad una tariffa o a un gruppo già esistente - un gioco da ragazzi. L utilizzo di tariffe virtuali consente così di variare in modo flessibile i prezzi e, in combinazione con precise strategie tariffarie, di ottimizzare il prezzo medio per camera. protel Multi Strategy infatti aumenta la potenza dello strumento di Rate Management per una gestione più precisa e giornaliera delle politiche tariffarie. La scelta tra numerose condizioni di vendita (advance booking, last minute, percentuale di occupazione, range di occupazione percentuale, numero di prenotazioni per tariffa, persone per camera, oltre a tutte le più comuni), applicabili contemporaneamente per singola tariffa, gruppo tariffario, tipologia di camera, soddisfa anche i Revenue Manager più esigenti. In più, la possibilità di lavorare su lista e calendario, consente di automatizzare la disponibilità delle tariffe legando apertura e chiusura al verificarsi di condizioni predefinite. Booking Engine & IDS Web Booking Engine Prenotazioni online dirette dal sito Web dell hotel protel Web Booking Engine (WBE) consente ai vostri ospiti di effettuare prenotazioni via Internet direttamente dal vostro sito Web ufficiale. protel Front Office invia in tempo reale prezzi e disponibilità al Web Booking Engine mentre le prenotazioni in entrata dal sito dell hotel vengono inserite automaticamente nel PMS. Il tutto senza richiedere alcun lavoro supplementare da parte del personale con un enorme risparmio in termini di operatività. Disintermediazione e riduzione delle commissioni Con protel WBE integrato al sistema di Rate Management impostare le tariffe e definire le strategie di vendita sul proprio sito Web è semplice e veloce. Uno strumento essenziale per incrementare le vendite dirette, ridurre al minimo le commissioni di IDS e GDS e ritrovare il pieno controllo della politica commerciale. E in più, grazie all area riservata dedicata agli ospiti abituali e alla clientela corporate, potrete fornire un servizio personalizzato e massimizzare la fedeltà della clientela. Tariffe preferenziali, offerte e pacchetti speciali, promozioni riservate e la possibilià di gestire in autonomia dati personali e prenotazioni esistenti sono a portata di click. 8 protel IDS Connect Vendite online ottimizzate Protel IDS Connect facilita e velocizza la gestione dei canali distributivi online, consentendo una gestione tariffaria altamente flessibile e automatica. L interfaccia bidirezionale di protel IDS Connect pubblica sui vari portali e aggiorna automaticamente le disponibilità di camere e tariffe impostate in protel, e importa direttamente nel Front Office le prenotazioni effettuate dai portali, aggiornando l inventario delle camere. Connessione agli IDS protel IDS Connect gestisce lo scambio dati tra protel e i canali di distribuzione Internet di terze parti (IDS): collegamento con molteplici IDS e sistemi Multi- Channel verifica della corrispondenza tra i dati di protel e quelli pubblicati sugli IDS esportazione di disponibilità, tariffe e durata minima del soggiorno importazione automatica delle prenotazioni monitoraggio di disponibilità e prenotazioni riepilogo di tutte le informazioni in un unica schermata storico delle prenotazioni invio di notifiche tramite sviluppo di interfacce customizzate Perchè scegliere protel? Creato per l hotellerie europea Top player di qualità internazionale Nato per hotel indipendenti e gruppi alberghieri con database centralizzato Innovativo per vocazione Flessibile e facile da usare Con funzioni di CRM e Rate Management Business Intelligence integrata Utilizzabile in Hosting Integrato con i Social Network Esteso a ipad e smartphone Supportato da Serenissima Informatica

6 apps Vocati all innovazione e calati nella rivoluzione mobile imposta da Apple, con protel siamo i primi a portare il PMS su dispositivi portatili. Niente più mouse o tastiera ma il semplice tocco di un dito per liberarvi dai vincoli della postazione al desk e lavorare da dove vi è più comodo, creando un legame diretto con i vostri clienti. Grazie al layout semplice e intuitivo, lavorare con protel per ipad diventa un esperienza piacevole anche per gli utenti meno esperti. Gestire l hotel ovunque voi siate Con protel per ipad le funzioni tipiche di Front Office sono a disposizione di Manager e Staff: gestite le richieste di prenotazione da qualunque luogo e in qualsiasi momento, registrate gli ospiti mentre li state protel per ipad accogliendo di persona e gli offrite un aperitivo o gli mostrate la loro camera. Accedete ai report direzionali, analizzate le statistiche più recenti e prendete decisioni consapevoli, non importa dove vi troviate. Principali funzioni Tableau: creazione di prenotazioni, modifica delle informazioni su camere e clienti Planning categoria camere: inserimento di prenotazioni multiple per tipologia di camera Verifica disponibilità e prezzi Ricerca profilo clienti Liste attive Reportistica protel Survey Web App e Mobile solution protel Survey è il modulo per realizzare sondaggi e analizzare le risposte ottenute, ad esempio per misurare la soddisfazione del cliente. Partendo da anagrafiche dei clienti, ricavi generati, prenotazioni, segmentazioni di mercato e così via, presenti nel Front Office, protel Survey permette di creare questionari da inviare agli ospiti e di analizzare i dati raccolti sia in maniera aggregata sia in analitico all interno del profilo di ogni cliente. Seguendo il link ottenuto via mail o SMS, l ospite può rispondere alle vostre domande direttamente online con pochi semplici clic. La possibilità di personalizzare domande e risposte, di definire l elenco dei partecipanti e di analizzare i risultati tramite grafici, fanno di protel Survey uno strumento indispensabile e di facile utilizzo per un attenta valutazione della customer satisfaction. Vantaggi Design a scelta tra vari template html Selezione dei partecipanti con numerosi criteri di ricerca tra i profili cliente Possibilità di personalizzare le domande e i tipi di risposta Questionari multilingua Elaborazione dei risultati tramite grafici protel Housekeeping Con l applicazione nativa per ipod touch e iphone governanti, manutentori e front desk entrano in contatto e condividono in tempo reale informazioni sullo status e sulle problematiche delle camere. Tutti i dati vengono continuamente sincronizzati con protel e, in aree prive di accesso ad Internet, l applicazione passa in modalità off-line per sincronizzarsi nuovamente non appena la connessione viene ristabilita. Funzioni disponibili: - Lost & Found Catalogare gli oggetti persi o ritrovati, aggiungere nuove immagini utilizzando l ipod o l iphone. Gli oggetti sono immediatamente visualizzati in protel Front Office - Messaggi ai reparti Visualizzare e modificare le attività di tutti i reparti (traces) protel Messenger Con protel Messenger i reparti dell hotel e gli ospiti entrano in contatto diretto tra loro tramite SMS e . Creare e inviare messaggi automaticamente o manualmente tramite protel è semplice e veloce: è sufficiente impostare le regole di invio, legarle ad una data o ad un evento specifico e stabilire mittente e destinatario. protel Messenger è un modulo Cloud utilizzabile via protel Cloud Center, il nuovo pannello di controllo che consente di gestire ed amministrare facilmente le funzionalità direttamente via Web. Alcuni esempi di utilizzo: - La vostra camera è pronta! SMS automatico al vostro ospite non appena lo status della camera diventa pulita in protel - Il signor Bianchi è al check-in! SMS automatico per il direttore quando un ospite VIP si presenta al check-in - Buon compleanno signora Rossi! SMS automatico a un ospite in hotel alla data del suo compleanno - Le è piaciuto soggiornare da noi...? automatica per gli ospiti due giorni dopo la partenza con link ai siti di recensioni di viaggio come TripAdvisor e HolidayCheck - In attesa di avervi nostri ospiti vi inviamo le indicazioni per raggiungere il nostro hotel... automatica al cliente un giorno prima del suo arrivo con un link ad una mappa 10 - Lista Governante Verificare e cambiare gli status della camera (occupato, libero, pulito, sporco, toccato, pulizia in corso, controllato) - Richieste di Manutenzione Creare e modificare gli ordini, aggiungere nuove immagini utilizzando la fotocamera dell ipod o dell iphone o le immagini dell archivio - Il taxi vi attende di fronte all hotel SMS dalla reception al cliente - Nuova attività da svolgere. Verificare l elenco delle attività per maggiori dettagli SMS automatico al manutentore quando un nuovo ordine di manutenzione è stato creato in protel 11

7 Business Intelligence Conoscere per migliorare La Business Intelligence permette al Management di analizzare i dati storici e previsionali di protel per ottenere informazioni approfondite sui fattori che influenzano le vendite e i ricavi, ovvero spiegazioni sull esercizio passato e indicazioni su come raggiungere e migliorare i risultati operativi futuri. Base fondamentale per ogni operazione di Revenue Management, con protel Business Intelligence potete analizzare i dati più rilevanti e trasformarli in informazioni significative in maniera semplice, veloce e in totale autonomia, a livello di singolo hotel o di gruppo alberghiero, fino al più piccolo dettaglio. Dai dati alle informazioni La Business Intelligence vi offre dati storici, previsionali, netti alla data o progressivi del periodo, ma soprattutto la semplicità di incrociarli creando le combinazioni più significative e le dashboard più informative. L accuratezza di analisi è garantita dalla funzione di drill down che permette di arrivare al singolo dato partendo da macrodati aggregati. Creare cruscotti e modelli di analisi è semplice: basta selezionare le dimensioni di analisi da incrociare, scegliere i dati da valutare e il tipo di grafico per rappresentarli in aggiunta alla tabella di base. È immediato verificare l andamento delle misure analizzate e identificare i punti di vantaggio e di miglioramento. Potenza e profondità di analisi Tutti i dati di produzione di protel, sia dal Front Office che dal Conference & Banqueting, assieme a tutte le caratteristiche dell hotel e ai parametri di segmentazione di marketing vengono estratti e rielaborati ogni notte per creare il datawarehouse, un database organizzato di dati. A partire da questo viene calcolato un metacubo OLAP (On Line Analytical Processing) che, con centinaia di misure e dimensioni a disposizione, diventa il punto di partenza per l analisi di dati finanziari e statistici, la creazione e l esportazione dei modelli in Excel e l integrazione con altre fonti di informazioni esterne al PMS. Rispondere a tutte le necessità di comparazione Qual è la mia previsione di vendita per le festività natalizie, rispetto alla previsione di un anno fa per lo stesso periodo?. Solo protel è in grado di rispondere a queste domande, perché la Pickup Business Intelligence crea quotidianamente un datawarehouse dedicato, costruito con i dati di forecast ottenuti dopo ogni chiusura di giornata. Grazie a questa funzione esclusiva di protel, diventa possibile comparare il business on the book attuale con quello di uno specifico periodo precedente, vedendo come le previsioni di vendita cambiano avvicinandosi al periodo di interesse e confrontarle con quelle degli anni precedenti. Ottimizzare le attività e le risorse Alcune tra le migliori catene alberghiere internazionali e i più prestigiosi hotel hanno scelto Reservation Assistant Spa & Activity Software per la sua capacità di ottimizzare la gestione di centri benessere, Spa, Golf & Sport Club. Dedicato alla gestione di Spa singole o di gruppi organizzati con database centralizzato, Reservation Assistant offre vantaggi e funzioni innovative sia a centri benessere integrati all interno di un hotel che alle realtà indipendenti. Spa Web Booking & Web Shop Con Reservation Assistant i vostri clienti possono prenotare online i servizi della Spa e le attività sportive. Da Web Booking & Web Shop potete vendere ingressi alla Spa, trattamenti, massaggi, voucher, corsi, lezioni e prodotti di salute e bellezza aumentando l efficacia commerciale e i risultati del vostro centro benessere. Mobile Loyalty Card La Mobile Loyalty Card per lo smartphone dei clienti permette a voi di tagliare i costi delle card plastificate e a loro di prenotare direttamente da dispositivi mobile. Potete alimentare la relazione che vi lega ai clienti inviandogli offerte speciali personalizzate, informandoli sulle novità della Spa. L invio automatico di SMS di notifica degli appuntamenti, infine, vi aiuta a ridurre i no-show. Reservation Assistant Perchè scegliere Reservation Assistant Ottimizzazione delle risorse (cabine, personale, materiali) per massimizzare i ricavi Sistema internazionale della massima qualità Semplice, flessibile e adattabile alle diverse necessità Web Shop e Web Booking per aumentare le vendite e migliorare l operatività e l impiego delle risorse Database centralizzato per i clienti della Spa e i soci del club Gestione di voucher e pacchetti per integrare l attività di vendita alberghiera Calcolo dei compensi e organizzazione dello staff, inclusi i turni di lavoro e i periodi di riposo Reportistica a supporto del controllo di gestione, marketing e CRM Digital Signage integrato per informare i clienti sui servizi immediatamente prenotabili, con messaggi automatici e in tempo reale attraverso schermi LCD, plasma o totem Soluzioni integrate, molteplici vantaggi L integrazione di Reservation Assistant con protel PMS e i sistemi di controllo accessi alle aree della Spa facilita le attività del Front Office, migliora la comunicazione tra aree e settori operativi e aumenta la qualità dei servizi che offrite ai vostri clienti. 13

8 Selz Administration È il modulo dedicato al Food & Beverage Manager. Nelle installazioni di catena permette la gestione operativa della location, con articoli e menù stagionali, prezzi e condizioni di vendita locali, analisi della reportistica di punto vendita. Nelle installazioni indipendenti si arrichisce delle funzionalità Corporate necessarie per l impostazione e il controllo di tutti i parametri di base. Selz Administration si integra con il Magazzino per ricevere le variazioni sugli articoli e trasferire i dati del venduto a fine giornata. Selz Food & Sales È il modulo per le casse touch screen integrato con protel Front Office: Selz Corporate E il modulo dedicato alla sede centrale per: configurare ogni location, di qualsiasi format definire i profili e le abilitazioni di tutti gli utenti gestire le anagrafiche di articoli, menù, loro rotazione per location, periodi e fasce orarie gestire convenzioni con fatturazione differita o su card prepagate a scalare definire le promozioni e la loro segmentazione per location creare il reporting statistico, merceologico e finanziario suddiviso per location, periodo, operatori, punti cassa Qualità in movimento Selz è il POS internazionale per la ristorazione alberghiera che supera il concetto della cassa tradizionale, con un interfaccia grafica multilingua semplice e intuitiva per sistemi touch fissi, ipad, ipod, iphone e tablet, e la possibilità di portare tutti i dati in Hosting. Grazie alla completa integrazione con protel PMS il vostro personale di sala potrà conoscere e anticipare le richieste e le preferenze dei vostri clienti, e il Front Office potrà analizzare nei minimi dettagli i consumi e gli addebiti di ogni cliente. L integrazione con il Magazzino permette di controllare consumi teorici e reali, valutare il food cost e alimentare il sistema di Controllo di Gestione per la reportistica di Profit & Loss di reparto. L operatività di sala e la qualità del servizio vengono migliorate sia dall ottimizzazione delle funzionalità, sia dall integrazione con le key card per l identificazione del cliente e il room charge. Se avete poco spazio, Selz è il POS che fa per voi, perché con una sola cassa potrete gestire tutti i centri di ricavo che desiderate (ristorante, bar, room service, piscina e così via) con la corretta attribuzione di ricavi e costi. Selz POS In aggiunta alla suite completa di report statistici e finanziari, la Business Intelligence consente di analizzare i dati fino al micro dettaglio: a livello di gruppo, per hotel, centri di ricavo, settori merceologici, fino al singolo articolo o operatore su specifici intervalli di tempo. Hosting, sicurezza e continuità operativa Selz garantisce la continuità di servizio e la massima sicurezza dei dati grazie alla possibilità di installare il database principale in Hosting, e ai database presenti su ogni POS. Le casse possono quindi continuare a lavorare anche off line senza collegamento con il server o il Data Center. implementa i parametri definiti centralmente nelle installazioni di catena realizza le funzioni di vendita e servizio, in ogni format F&B o retail, tramite terminali touch screen e scanner permette la completa gestione di sale, tavoli, conti e consente l inserimento delle comande e il loro invio temporizzato ai centri di produzione nei ristoranti a servizio gestisce la stampa di qualsiasi tipo di documento fiscale o proforma dai punti cassa con enquiry sul Front Office per l addebito ai clienti in casa, con tutte le modalità di pagamento abilitate sui punti cassa applica le azioni relative alle convenzioni e alle promozioni commerciali permette la distinta di versamento dalle casse e il controllo di quadratura dell intero locale iselz e iselz POS iselz e iselz POS sono le nuove app pensate rispettivamente per ipod Touch e ipad, anche Mini. Sostituiscono i terminalini e le casse touch tradizionali migliorandone la funzionalità e portando nelle mani dei camerieri e del personale di servizio tutte le funzioni tipiche della cassa. iselz, integrato con una stampante da cintura con lettore di banda magnetica, permette di riconoscere il cliente in automatico ed effettuare il room charge in velocità e sicurezza mentre si raccoglie la comanda al tavolo. Selz Chip Card Modulo dedicato alla gestione di carte fedeltà pre- o postpagate, prevede sia funzioni centrali che per le casse dei locali: intestazione delle card per i clienti gestione della black list e blocco selettivo delle card gestione della circolarità dei dati delle card controllo dei movimenti di tutte le card applicazione automatica delle convenzioni e delle promozioni alla chiusura del conto pagamento con scarico da card prepagata ricarica delle card prepagate iselz POS sfrutta le maggiori dimensioni dell ipad per ampliare tutte le funzioni e l interfaccia delle casse touch, per rendere mobile e a portata di tap la gestione grafica dei menù, delle sale, della situazione tavoli, le ordinazioni, i conti, i pagamenti e la reportistica. Così la Direzione, il Maitre e lo staff possono dedicarsi maggiormente alla cura del cliente, a tutto vantaggio della produttività. Gestione centralizzata e Business Intelligence Selz ha tutte le funzioni per gestire ristoranti e bar di qualsiasi format, anche con shop integrati, e moduli di sede che permettono alle catene organizzate di impostare e controllare centralmente tutte le location, dai prezzi alle politiche commerciali dei vari punti vendita. Allo stesso modo, il sistema permette di stampare il voucher per il check del cliente direttamente al tavolo, velocizzando le operazioni di sala. In alta stagione, quando gli spazi sono molto ampi e la distanza tra i tavoli e la cassa è elevata, o in tutti i casi in cui si desideri aumentare la rotazione dei tavoli, iselz con la stampante alla cintura è la risposta giusta

9 International Hotel Back Office Meta Microsoft Dynamics NAV è l ERP internazionale utilizzato da più di aziende in oltre 150 paesi, con 42 localizzazioni nazionali. Aderente alle normative fiscali e contabili italiane, NAV semplifica la gestione di Finanza, Amministrazione, Magazzino e Controllo di Gestione. Microsoft Dynamics NAV International Hotel Back Office è lo strumento fondamentale per la direzione consapevole di hotel e catene alberghiere nazionali e internazionali, poiché fornisce a Direttori Finanziari e Controller la visione globale dei risultati economicofinanziari e le informazioni necessarie per avere il pieno controllo di tutte le variabili critiche per l impresa alberghiera. Tutte le informazioni contabili e statistiche riclassificate sono analizzabili secondo i modelli di Uniform System of Accounts Reporting (Bilancio, Profitti & Perdite, Patrimonio Netto e Forecast), che rappresentano i dati di periodo e progressivi confrontandoli con quelli dell anno precedente e del budget, indicando nei vari casi i relativi scostamenti. Un modello di forecast con layout annuo rappresenta i dati di consuntivo fino al periodo analizzato e quelli previsionali per i mesi successivi fino a fine anno, oltre a KPI, ratio operativi e ratio per investitori e banche. Tutte le informazioni possono essere approfondite fino alle singole registrazioni, grazie alle funzioni di drill down di NAV. Mèta Hotel Back Office Mèta Hotel Back Office è dedicato a hotel indipendenti e catene alberghiere italiane, anche multiazienda o con ragioni sociali diverse, per la completa e sicura gestione operativa e amministrativa, con efficace controllo di gestione secondo i criteri dello Uniform System of Accounts. Integrazione con il Front Office alberghiero La chiusura giornaliera del Front Office genera i dati necessari al Back Office per le corrette registrazioni. Tutti i dati di ricavo e statistici vengono acquisiti automaticamente, sia in contabilità generale che analitica, direttamente da protel. Indipendentemente dai documenti emessi, i dati relativi a produzione giornaliera, corrispettivi IVA, caparre e sospesi, anche con il dettaglio per cliente, vengono registrati giornalmente per generare i corretti report mensili di analisi. Contabilità Con Mèta Hotel potete svolgere le attività amministrative per aderire alla legislazione normativo-fiscale italiana attraverso un impianto che permette di automatizzare fortemente le attività operative quotidiane con sensibili guadagni in efficienza e affidabilità. Uniform System of Accounts Mèta Hotel Back Office dispone di vero Controllo di Gestione che permette di produrre report mensili di analisi dei risultati di periodo e progressivi, in confronto con l anno precedente e con il budget per evidenziarne i relativi scostamenti. I modelli di analisi sono teoricamente infiniti, definibili a piacere secondo le specificità della singola struttura. Hotel Back Office Possono riguardare anche esercizi contabili e periodi non solari, ad esempio per confrontare la stessa stagionalità tra più anni, e aggregare dati relativi a più alberghi della stessa organizzazione o catena. I report, analizzabili anche in Microsoft Excel con strumenti di Business Intelligence, nascono dalle registrazioni di contabilità generale che generano i movimenti di registrazione nei centri di costo interessati. I dati che alimentano i modelli sono sia contabili puri (acquisti, stipendi, ricavi) che statistici (camere occupate, numero di coperti e così via), per poter calcolare ed evidenziare alcuni interessanti parametri come il prezzo medio di vendita per camera o il costo medio per pasto. Economato Oltre alla gestione classica del ciclo passivo, tramite la registrazione delle bolle valorizzate si generano automaticamente sia il carico di magazzino che i dati contabili relativi agli acquisti di beni. Così facendo, il report di Controllo di Gestione viene alimentato automaticamente. Integrazioni Food & Beverage - L economato è integrato con Selz per lo scarico automatico del magazzino in base ai consumi reali Stipendi - Si possono acquisire in automatico gli importi delle retribuzioni del personale sia in contabilità generale che suddivisi per reparti Via Libera Bilancio Europeo de Il Sole 24 Ore Terminalini per l automatizzazione delle attività di inventario e ricezione della merce Interfaccia con il Front Office alberghiero I dati di ricavo relativi alla produzione giornaliera, agli incassi e ai corrispettivi IVA, generati dal PMS, vengono acquisiti quotidianamente con una procedura automatica e generano movimenti contabili ed extracontabili in contabilità generale e analitica. Ai fini di un più accurato controllo di gestione, vengono importati nel Back Office anche dati statistici extracontabili come ricavi per segmenti di mercato, nazionalità dei clienti, tipologie di camera, occupazione percentuale dell hotel e così via. Controllo di Gestione e Uniform System of Accounts Microsoft Dynamics NAV International Hotel Back Office permette di analizzare i dati gestionali secondo standard internazionali. In contabilità analitica, i dati contabili e statistici sono riclassificati secondo i criteri dello Uniform System of Accounts, per hotel, reparti e centri di costo e ricavo, in accordo con il piano dei conti, che può essere adattato per catene alberghiere e hotel grandi o piccoli con più o meno reparti operativi. Interfaccia con sistemi di gestione delle Risorse Umane Ogni mese NAV International Hotel Back Office può acquisire automaticamente i movimenti contabili relativi agli stipendi, per garantire la massima precisione nell analisi di costi e ricavi per reparto. I vantaggi del Controllo di Gestione con USALI I nostri consulenti adattano il sistema di CdG alla vostra organizzazione come un abito sartoriale, per consentivi di valutare: l andamento economico dell Hotel i ricavi minimi per coprire i costi di gestione quale reparto e in quale misura è il principale artefice dei risultati gestionali il grado di efficienza operativa raggiunta nelle diverse aree gestionali e unità organizzative quali servizi spingere, qual è il mix di vendita ottimale, quando conviene dare in outsoucing dei servizi le combinazioni di ricavo medio per camera e il tasso di occupazione che consentono un utile soddisfacente 16

10 Dicono di noi hosting e cloud Date le nostre dimensioni, le nostre attitudini e i nostri piani di sviluppo, cercavamo un fornitore che fosse flessibile e disponibile a lavorare davvero con noi per migliorare i servizi e i software e ad ascoltare le richieste degli utenti. Un ottimo customer care e la capacità di risolvere i problemi velocemente e con efficienza erano obbligatori. Inoltre, volevamo un partner specializzato sia sul software sia sull hardware, in grado di supportarci su entrambi. Emmanuel Clavé, Group Director of Information Technology Abbiamo trovato un partner ideale in Serenissima Informatica che ci ha garantito una competenza e una capacità di assisterci in maniera personalizzata che ci ha convinto a investire su di loro in maniera strategica. Stefano Battaglia, Presidente Vantaggi economici e organizzativi Centralizzare il sistema informativo in Hosting evita costose replicazioni di macchine e sistemi, assicura la protezione dei dati e la fornitura continua del servizio. Grazie ai servizi di Hosting, non è più necessario acquistare e gestire server, sistemi di backup e antivirus per ogni hotel, con notevoli vantaggi economici e organizzativi e maggior sicurezza dei dati. Portando in Hosting i gestionali dell Hotel Management System, i relativi database e tutti i sistemi di backup e antivirus vengono centralizzati in un Data Center di nostra proprietà all interno di Server Farm di Telecom Italia, e possono essere integrati con i nostri servizi di Cloud Computing, tra cui Microsoft Office e Microsoft Exchange per la posta elettronica. Garanzie di continuità operativa Le nostre Server Farm sono progettate e realizzate per garantire quattro condizioni fondamentali: la ridondanza di tutte le risorse hardware e software necessarie per assicurare la continuità dei processi e l accesso ai dati il monitoraggio continuo delle risorse tramite sistemi automatici dedicati per minimizzare i tempi di reazione l intervento immediato in caso di anomalie, 24 ore su 24, per 365 giorni all anno l aggiornamento preventivo della piattaforma hardware e del software di sistema e d ambiente per garantire prestazioni costanti del massimo livello Maggiore sicurezza fisica e informatica dei dati Le Server Farm sono realizzate per assicurare la protezione dei dati e la fornitura ininterrotta del 18 servizio grazie a: Hosting gruppi di continuità statici e generatori autonomi capaci di garantire la costante alimentazione delle macchine controllo armato degli accessi sistemi di sicurezza antincendio e antiallagamento, di controllo della temperatura e dell umidità Eventi imprevedibili che potrebbero provocare perdite davvero irrimediabili nel caso di installazioni in hotel, come l allagamento della sala server, non sono più un problema. Razionalizzare, ridurre, pianificare La scelta dell Hosting permette una sensibile razionalizzazione degli spazi e delle risorse e l effettiva riduzione dei costi di gestione, anche per le catene più piccole, a partire da due sole strutture. L Hosting è particolarmente interessante anche per gli hotel in apertura. Il servizio è proposto in base a un canone mensile per camera e consente a manager e imprenditori di definire con precisione il budget dei costi del comparto IT per l intera durata del contratto. Cloud Computing Il Cloud Computing è un insieme di risorse hardware e software che forniscono servizi su richiesta attraverso la rete Internet. Forniamo servizi di Cloud Computing per ridurre i costi e aumentare l efficienza operativa dei nostri clienti. La qualità dell assistenza e i commenti degli operatori che utilizzano l informatica di gestione in prima persona sono stati gli elementi che ci hanno fatto scegliere Serenissima Informatica. Li ho trovati realmente e concretamente problem solving. Damiano De Crescenzo, General Manager In Serenissima Informatica abbiamo trovato un partner in grado di soddisfare le nostre esigenze e abbiamo deciso di sostituire al precedente PMS un software con referenze consolidate. Roberto E. Wirth, Direttore L Information Technology rappresenta un elemento strategico sempre più determinante nello sviluppo del servizio all Ospite, siamo quindi lieti di avvalerci della professionalità e dell esperienza di Serenissima Informatica in questo campo. Casto Jannotta, Presidente Avevamo la necessità di disporre velocemente di dati coerenti e logici sull andamento delle nostre strutture, per essere tempestivi e incisivi sugli interventi da fare e sulle strategie da adottare per il gruppo o le singole strutture. La Business Intelligence si è rivelata essere all altezza delle nostre aspettative. Antonio Del Mauro, Manager La migliore qualità di Serenissima è il volere risolvere i problemi del cliente, fornendo oltre ad un prodotto certamente completo, la disponibilità nello studiare e sviluppare una soluzione che si adatti perfettamente alle specifiche esigenze del singolo hotel. Alessio Gemini, Owner Abbiamo scelto protel come PMS, perché volevamo un prodotto di livello internazionale che ci aiutasse nella gestione di un struttura con un target particolare come quello a cui ci rivolgiamo. Ralph Riffeser, CEO & GM La scelta è stata guidata anche dalle buone referenze raccolte tra chi già lo utilizza e dai commenti positivi sul servizio di assistenza che Serenissima Informatica fornisce ai propri clienti. Chiara Carletto, General Manager, Gruppo Calzedonia 19

11 Serenissima Informatica Spa Via Croce Rossa, Padova - IT T F NAV Serenissima Informatica Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi e i marchi registrati sono proprietà delle rispettive società.

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