Oggetto: procedura comunicazione cessazioni e sospensioni del rapporto di lavoro - in vigore dal 26 maggio 2016.

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1 Fondo Pensione Complementare Nazionale a capitalizzazione dei dipendenti delle imprese della distribuzione cooperativa Iscritto all Albo dei Fondi Pensione con il numero d ordine 102 Roma, 26 maggio 2016 Prot. 2016/03152/CORR/U/124 Alle Aziende ed Enti Associati a PREVICOOPER Comunicazione trasmessa a mezzo posta elettronica CIRCOLARE N. 3/2016 Oggetto: procedura comunicazione cessazioni e sospensioni del rapporto di lavoro - in vigore dal 26 maggio Spett.le Azienda, per evitare la generazione da parte di Previcooper di segnalazioni di anomalie/omissioni contributive e per riconciliare correttamente la contribuzione, è opportuno che tutte le aziende comunichino al Fondo gli elenchi dei propri dipendenti che si trovano nello status di cessato e/o sospeso con conseguente interruzione della contribuzione a Previcooper e successivamente la loro riattivazione. Con la presente, pertanto, richiamiamo la Vostra attenzione sull operatività da attuare per la corretta gestione della comunicazione a Previcooper di quanto sopra e Vi informiamo di un importante novità che riguarda la comunicazione delle cessazioni. Dal 26/05/2016, infatti, è attiva una nuova procedura con la quale è possibile inviare un flusso informativo precedentemente predisposto contenente le cessazioni dei rapporti di lavoro direttamente dall area riservata del nostro sito web accedendo alla piattaforma di Web-Uploader (la stessa utilizzata per l invio delle liste di contribuzione periodiche). Per effettuare l invio del file dovrete selezionare dall elenco la voce Invio Cessazione Legame Lavoro all interno della quale potrete scaricare il tracciato in formato Excel e le istruzioni di compilazione del tracciato in PDF. Nel nuovo tracciato Excel sarà possibile inserire i dati anagrafici del lavoratore, la data e il motivo di cessazione del rapporto di lavoro (ad es.: cambio inquadramento, dimissioni, pensionamento, decesso ecc.). Per eventuali e particolari esigenze potrete contattare il fondo inviando una mail all indirizzo segreteria@previcooper.it ROMA Via C. B. Piazza, 8 C.F telefono: Fax: previcooper@previcooper.it

2 Nulla cambia, invece, per quanto riguarda la sospensione del rapporto di lavoro e le riattivazioni in generale. In allegato alla presente una breve guida circa l operatività da porre in essere da parte Vostra e i tracciati cui si rinvia per le specifiche tecniche. A disposizione per ogni ulteriore eventuale chiarimento Vi inviamo i più cordiali saluti, Fondo Pensione Previcooper La responsabile Amministrativa 2

3 Operatività azienda PREVICOOPER A - COMUNICAZIONE CESSAZIONI/RIATTIVAZIONI A SEGUITO DI RIASSUNZIONE 1. dipendenti CESSATI per i quali l azienda interrompe la contribuzione L azienda invia mensilmente a Previcooper un flusso di dati contenente l elenco dei dipendenti che cessano il rapporto di lavoro, in modo da registrare per ciascuno di essi nei propri sistemi la cessazione della contribuzione. Previcooper registrerà la cessazione della contribuzione al Fondo esclusivamente sulla base delle dichiarazioni rese dall azienda per il tramite di questo flusso 1. Considerato un qualsiasi mese M, per l azienda l operatività richiesta è quindi la seguente: Comunicazione dei dipendenti cessati dal rapporto di lavoro per il mese M Attività Quando Descrizione Trasmissione delle cessazioni del rapporto di lavoro al Fondo Dopo la data di scadenza prevista per l invio delle distinte contributive del mese M Invia per il tramite del Web Uploader System (lo stesso utilizzato per l invio delle distinte di contribuzione periodiche) il flusso informativo precedentemente predisposto. L azienda accede al portale, seleziona la voce Invio Cessazione Legame Lavoro, allega il file contenente l elenco dei dipendenti che cessano il rapporto di lavoro e lo invia telematicamente al Fondo. Il flusso viene sottoposto ai controlli previsti e in caso di esito positivo viene acquisito per essere elaborato nei sistemi del Fondo. Struttura del Flusso L azienda deve compilare un file Excel contenente, per ciascun dipendente iscritto al Fondo cessato le seguenti informazioni: Aderente: cognome, nome e codice fiscale, data cessazione, motivo cessazione Azienda: codice azienda Previcooper, codice fiscale/partita Iva e denominazione. Contenuto del flusso Il flusso del mese deve contenere l elenco dei dipendenti che nel mese precedente hanno cessato il rapporto di lavoro e il motivo di cessazione del rapporto di lavoro di cui di seguito un elenco non esaustivo: cambio inquadramento, conclusione rapporto lavorativo, decesso, dimissioni, licenziamento, mobilita (senza accento), modifica CCNL, pensionamento, trasferimento altro fondo. 1 AVVERTENZA: In tale sede, si sottolinea che il versamento contributivo consiste in un obbligo normativo e contrattuale per il datore di lavoro. Si rammenta, altresì, che la produzione di dichiarazioni non veritiere, la formazione o uso di atti falsi comporta l'applicazione delle sanzioni penali di cui all'art. 76 del predetto D.P.R. n. 445 del 28/12/2000 e s.m.i.. Tutte le transazioni effettuate dall'utente abilitato alle disposizioni web sono tracciate a livello di log di sistema. È pertanto possibile risalire all'utente che ha impartito la modifica. 3

4 Controlli effettuati dal portale Il portale effettuerà online i seguenti controlli: - obbligatorietà dei campi - controllo di correttezza formale del codice fiscale - data di cessazione non deve essere successiva alla data di invio del flusso. In caso di presenza di un errore su un record di anagrafica il flusso non sarà acquisito. Si allega il tracciato_cessazione_previcooper_001 contenente anche l elenco delle causali di cessazione del rapporto di lavoro da utilizzare e le relative istruzioni di compilazione. 2. dipendenti CESSATI per i quali l azienda deve RIATTIVARE la contribuzione Per i dipendenti riassunti per i quali è necessario riattivare la contribuzione, in quanto già iscritti a Previcooper in un precedente rapporto di lavoro e non usciti dal fondo, come nel passato l azienda invia mensilmente tramite mail all indirizzo segreteria@previcooper.it il modulo Attivazione della contribuzione scaricabile dalla sezione modulistica iscritti del sito compilato e firmato sia dal dipendente che dal datore di lavoro. Il modulo deve essere inviato a Previcooper entro la data di scadenza prevista per l invio delle distinte contributive del mese M (attenzione al versamento del TFR del mese di assunzione). 4

5 B - COMUNICAZIONE SOSPENSIONI/RIATTIVAZIONI 1. dipendenti SOSPESI per i quali l azienda SOSPENDE la contribuzione L azienda mensilmente dopo la data di scadenza prevista per l invio delle distinte contributive del mese M, invia tramite mail all indirizzo segreteria@previcooper.it, l apposito file Excel contenente i nominativi dei propri dipendenti iscritti a Previcooper che sospendono il rapporto di lavoro 2. Considerato un qualsiasi mese M, per l azienda l operatività richiesta è quindi la seguente: Comunicazione dei dipendenti sospesi dal rapporto di lavoro per il mese M Attività Quando Descrizione Dopo la data di scadenza prevista per l invio delle distinte contributive del mese M Trasmissione delle sospensioni del rapporto di lavoro al Fondo 5 Invia tramite all indirizzo segreteria@previcooper.it il file sospensione_previcooper_002 contenente l elenco dei dipendenti che sospendono il rapporto di lavoro. Struttura del File L azienda deve compilare un file Excel contenente, per ciascun dipendente iscritto al Fondo e sospeso le seguenti informazioni: Azienda: codice azienda Previcooper, codice fiscale/partita Iva e denominazione azienda. Aderente: cognome, nome, codice fiscale, data inizio sospensione rapporto di lavoro, motivo sospensione rapporto di lavoro; Contenuto del file Il file del mese deve contenere l elenco dei dipendenti che nel mese precedente hanno sospeso il rapporto di lavoro e il motivo di sospensione del rapporto di lavoro di cui di seguito un elenco non esaustivo: aspettativa non retribuita, cassa integrazione, congedo straordinario, distacco cariche elettive, distacco L. 300 o aspettativa sindacale, part-time ciclico, ecc. Si allega il tracciato_sospensione_previcooper_002 contenente l elenco non esaustivo delle causali della sospensione da utilizzare. 2. dipendenti SOSPESI per i quali l azienda deve RIATTIVARE la contribuzione L azienda mensilmente entro la data di scadenza prevista per l invio delle distinte contributive del mese M, invia tramite mail, all indirizzo segreteria@previcooper.it, l apposito file Excel contenente i nominativi dei propri dipendenti iscritti a Previcooper da riattivare in quanto hanno concluso il periodo di sospensione del rapporto di lavoro. 2 AVVERTENZA: In tale sede, si sottolinea che il versamento contributivo consiste in un obbligo normativo e contrattuale per il datore di lavoro. Si rammenta, altresì, che la produzione di dichiarazioni non veritiere, la formazione o uso di atti falsi comporta l'applicazione delle sanzioni penali di cui all'art. 76 del predetto D.P.R. n. 445 del 28/12/2000 e s.m.i.. Tutte le transazioni effettuate dall'utente abilitato alle disposizioni web sono tracciate a livello di log di sistema. È pertanto possibile risalire all'utente che ha impartito la modifica.

6 Considerato un qualsiasi mese M, per l azienda l operatività richiesta è quindi la seguente: Comunicazione dei dipendenti da riattivare per il mese M Attività Quando Descrizione Entro la data di scadenza prevista per l invio delle distinte contributive del mese M Trasmissione delle sospensioni del rapporto di lavoro al Fondo Invia tramite all indirizzo segreteria@previcooper.it il file riattivazione_previcooper_003 contenente l elenco dei dipendenti che riattivano la contribuzione. Struttura del File L azienda deve compilare un file Excel contenente, per ciascun dipendente iscritto al Fondo e sospeso le seguenti informazioni: Azienda: codice azienda Previcooper, codice fiscale/partita Iva e denominazione azienda. Aderente: cognome, nome, codice fiscale e data di fine sospensione. Contenuto del file Il file del mese deve contenere l elenco dei dipendenti per i quali nel mese precedente si è conclusa la sospensione del rapporto di lavoro. Il file deve essere inviato a Previcooper prima del versamento della contribuzione di competenza del mese in cui il rapporto di lavoro è stato riattivato. Si allega il tracciato_riattivazione_previcooper_003 da utilizzare. 6