La Guida per l Organizzazione degli Studi professionali

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1 La Guida per l Organizzazione degli Studi professionali Gianfranco Barbieri Senior Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Presidente dell Associazione Culturale Economia e Finanza Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili Strumenti per l organizzazione dello studio professionale: web, software e social network 15 dicembre 2010

2 IFAC SMP Guide: la guida all organizzazione dei piccoli e medi Studi Un documento contenente le linee guida sull Organizzazione degli Studi professionali predisposte da IFAC, la federazione internazionale degli Accountants. Si tratta di un lavoro molto completo e di pratica utilità, con indicazioni su strategia, marketing, controllo di gestione, informatica, gestione delle risorse umane, controllo dei rischi.

3 La Guida per l organizzazione dei piccoli e medi Studi Modulo 1: Pianificazione dello Studio Professionale Modulo 2: Modelli per lo Studio professionale e Network Modulo 3: Costruire e sviluppare lo Studio professionale Modulo 4: People power : strategie per le risorse umane Modulo 5: Tecnologia ed e-business Modulo 6: Gestione della relazione con il cliente Modulo 7: Risk Management Modulo 8: Pianificazione della successione

4 5.1 Introduzione Nel 21esimo secolo, i piccoli e medi Studi commerciali fanno grande affidamento sulla tecnologia per offrire ai propri clienti servizi efficienti, cost-effective, di alta qualità e ad alto valore aggiunto. Una efficace selezione, implementazione e gestione degli strumenti tecnologici, così come la formazione interna per il loro uso, sono fondamentali per il successo di qualsiasi Studio. Sin dagli anni 70, un numero sempre crescente di fornitori si occupa di information technology e di soluzioni per gli Studi commerciali. Questi prodotti specializzati hanno aiutato i professionisti nel processo di ingegnerizzazione di molte attività. Più recentemente, con il passaggio al digitale, il ruolo del professionista è cambiato di pari passo con la diminuzione degli aspetti manuali del lavoro. Le soluzioni tecnologiche ora consentono ai commercialisti di ricevere i dati dai propri clienti con facilità. Con la diffusione di internet, i professionisti hanno accesso a sempre nuove opportunità di cambiare il rapporto con i clienti e il modo di organizzare il proprio team. Anche le amministrazioni e le gli apparati statali si stanno adattando e stanno creando sistemi per automatizzare la raccolta e la trasmissione dei dati da parte degli Studi professionali. *Traduzione non ufficiale

5 5.1 Introduzione In questo scenario in continuo cambiamento, è sempre più critico che i professionisti si assicurino di aver adottato le migliori soluzioni tecnologiche. E importante notare che, nonostante l aumento di produttività che la tecnologia ha comportato negli ultimi quarant anni, i margini di profitto per gli Studi professionali non hanno subito un incremento significativo in termini reali. Questo è dovuto al fatto che molti professionisti hanno tradotto l aumento di produttività in tariffe più basse per i clienti. I professionisti devono assicurarsi di destinare risorse sufficienti alla selezione e all implementazione delle tecnologie chiave per il proprio Studio; il rischio in caso contrario è di impattare negativamente sulla qualità del servizio reso al cliente e sul morale dei collaboratori. Una volta che i sistemi sono stati scelti e implementati, risulta molto costoso e difficile per lo Studio cambiarli radicalmente; una volta installati, i sistemi chiave non vengono cambiati per anni. Allo stesso modo, la decisione di non dotarsi del sistema migliore e di non implementare con efficacia le soluzioni migliori per lo Studio può avere un significativo impatto nel lungo periodo. *Traduzione non ufficiale

6 5.2 La scelta di hardware e software

7 5.3 Massimizzare le potenzialità dell hardware e del software in uso

8 5.4 Tecnologie nuove ed emergenti

9 5.5 Predisporsi all ufficio senza carta

10 5.6 Analizzare l importanza dei sistemi di gestione della conoscenza

11 5.7 Stabilire i criteri di archiviazione e classificazione delle informazioni

12 5.8 La tecnologia per una efficiente gestione documentale

13 5.9 Predisporre una strategia di e-business

14 5.10 Il ruolo dell ufficio virtuale e il lavoro da remoto

15 5.11 L avvento di un sistema unificato di codifica del business reporting

16 5.12 La business continuity e le strategie di disaster recovery

17 5.13 Sviluppare un piano strategico per la tecnologia

18 5.14 Conclusioni Per riassumere il ruolo vitale della tecnologia in uno Studio professionale moderno, questi sono i punti principali da tenere in considerazione: - Sviluppa un piano strategico ed assegna un budget per la tecnologia del tuo Studio - L implementazione e la formazione sono la chiave per l uso efficace delle tecnologie - Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non influenzato troppo dai fornitori - Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti - I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori - Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili - Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi *Traduzione non ufficiale

19 5.14 Conclusioni - Il software gestionale, il software di contabilità, il word processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della maggioranza degli Studi. E necessario implementare le piattaforme hardware che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste applicazioni - Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di efficienza e di servizi al cliente - Stanno emergendo soluzioni alternative (Hosted/Cloud computing) che potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del sistema - Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed adeguate risorse) alla gestione dei rischi. *Traduzione non ufficiale

20 5.14 Conclusioni La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio nel mondo di oggi. E importante che i professionisti si mantengano aggiurnati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie possono portare. Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo. Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare l atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata. *Traduzione non ufficiale

21 Allegati - Appendice Tabella di valutazione della gestione dello Studio - Appendice Tabella di valutazione del sito web / intranet / extranet software - Appendice Tabella di valutazione della gestione documentale e del workflow - Appendice 4 Caso di Studio *Traduzione non ufficiale

22 IFAC International Federation of Accountants

23 Grazie!

24 Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Sistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2008 Via Riva di Reno Bologna T F Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili Strumenti per l organizzazione dello studio professionale: web, software e social network 15 dicembre 2010

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