Il rimborso delle spese di trasferta dei dipendenti (car sharing)

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1 Il rimborso delle spese di trasferta dei dipendenti (car sharing) A cura di Roberta Braga Dottore Commercialista e giornalista pubblicista Il Decreto del Ministero dell ambiente e della tutela del territorio (MATT) del 27/3/1998 introduce servizi idonei a contrastare l incidenza del traffi co veicolare sull ambiente cittadino, tra i quali si inserisce il car sharing, con cui l'utente acquista l'uso del mezzo anziché il mezzo stesso. In merito al trattamento fi scale del servizio individuale di noleggio a ore di autovetture condivise per la prima volta in assoluto è intervenuta l Agenzia delle entrate che, con la Risoluzione del 28/9/2016, n. 83/E, ha chiarito che i rimborsi spese per le trasferte effettuate dentro il territorio del comune nel quale si trova la sede di lavoro del dipendente, se idoneamente documentati, rientrano nell esenzione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente. Tra le più innovative forme di approvvigionamento di veicoli da parte di imprese e professionisti, un posto di rilievo sta assumendo sempre di più il car sharing, nell'ambito delle misure di promozione della mobilità sostenibile nelle aree urbane ex Decreto MATT del 27/3/1998. Il MATT supporta la crescita del car sharing, garantendo un organico ed unitario sviluppo in tutto il territorio nazionale. A seguito del Decreto 27/3/1998 i principali 14 comuni italiani hanno ratifi cato una convenzione con la quale si è dato origine ad una struttura di coordinamento, il cui compito è integrare differenti proposte eterogenee tra loro. A seguito di istanza di interpello ex art. 11, L. 212/2000, l Amministrazione fi nanziaria ha affrontato in via uffi ciale la nuova tematica del car sharing e del suo regime fi scale in capo al dipendente (Risoluzione del 28/9/2016, n. 83/E). In particolare, è stato chiesto l intervento dell Agenzia delle Entrate nella fattispecie in cui la fattura emessa dalla società di car sharing sia intestata ai soli dipendenti utilizzatori anzi che al datore di lavoro che autorizza i propri dipendenti ad effettuare le trasferte infracomunali. Il servizio di car sharing fruito nell ambito del territorio comunale costituisce un alternativa più evoluta rispetto ai tradizionali mezzi di trasporto con vettore quali il taxi o l autobus. Qualora i rimborsi spese per le trasferte effettuate dentro il territorio del comune in cui è ubicata la sede di lavoro risultino debitamente ed idoneamente documentati, è lecito non farli concorrere al reddito di lavoro dipendente, nemmeno nel caso di utilizzo incrociato, in base all art. 51, co. 5, D.P.R. 917/1986. Premessa Il car sharing (letteralmente auto condivisa), nella sua versione tradizionale, costituisce un servizio di mobilità fl essibile con il quale si mette un gruppo di vetture a disposizione dei soggetti che si sono iscritti al circuito. È offerto sia da operatori privati sia dai comuni che hanno via via aderito alla convenzione ICS (iniziativa car sharing). Gli utilizzatori, previa prenotazione via call center o web o tramite app su smartphone, possono utilizzare l'auto in base alle loro esigenze, prelevandola e riportandola in un parcheggio prestabilito, pagando solo l impiego reale del mezzo, sia nell area urbana (ipotesi più frequente) sia in quella extraurbana sia anche per andare all estero, a condizione che il veicolo sia rilasciato entro il perimetro autorizzato. Significato e funzione del car sharing 57 DICEMBRE 2016

2 Alcuni gestori adottano la formula del cd. free fl oating, che implica il prelievo e la riconsegna liberi, mentre altri quella del ritiro e rilascio in stalli o parcheggi fi ssi. I veicoli, in genere, sono gestiti da una centrale operativa che coordina le richieste e si occupa della fatturazione delle spese. Per aprire l auto si possono impiegare la smart card ricevuta oppure una app su smartphone ed un codice PIN. Costi del car sharing L iscrizione al car sharing può essere gratuita oppure può prevedere una quota una tantum o ancora un abbonamento annuale. Il costo di gestione è composto da una quota fi ssa e da una quota variabile in base ai chilometri percorsi e alle ore di utilizzo del veicolo. Sono previste delle tariffe convenzionate per determinate categorie di soggetti (ad esempio, studenti universitari oppure residenti nel comune che eroga il servizio). Tabella. Caratteristiche essenziali del servizio di car sharing Defi nizione e funzione Vantaggi Costi di iscrizione Costi di gestione Benefi ciari Car sharing Rappresenta il noleggio di una autovettura a ore, tramite il suo prelievo e la sua riconsegna in un parcheggio stabilito all'interno della città. Richiede l iscrizione ad un circuito. Il prelievo e la riconsegna possono essere effettuati in parcheggi fi ssi o liberi. L utilizzatore: - con l auto può entrare nelle zone a traffi co limitato delle diverse città, senza costi aggiuntivi; - può sempre parcheggiare anche nelle aree per i residenti; - ha il costo del carburante sempre compreso nelle tariffe; - non sostiene alcun onere relativamente a bollo o assicurazione della vettura; - usa una smart card o un app sostitutiva, dematerializzando l accesso al servizio tramite l uso di smartphone. L iscrizione può essere gratuita oppure può prevedere una quota una tantum o ancora un abbonamento annuale. Il costo del servizio si compone di due parti: - quota fi ssa di abbonamento annuale; - quota variabile pari alla tariffa proporzionale all'effettivo utilizzo dell'auto in base alla durata della corsa e ai chilometri percorsi (tariffa oraria più tariffa chilometrica). La quota variabile include il carburante, le polizze assicurative e l'uso gratuito dei parcheggi a pagamento quali zone blu e parcheggi ad uso esclusivo, nonché delle corsie preferenziali. Si distinguono le seguenti tariffazioni: - una tariffazione diurna (dalle 7 alle 22) ed una tariffazione notturna (dalle 22 alle 7); - una tariffazione per corse di andata e ritorno oppure di sola andata (one way). Aziende o privati. DICEMBRE

3 Scheda di iscrizione al servizio del car sharing 59 DICEMBRE 2016

4 Fatturazione delle società di car sharing La società di car sharing, in relazione alle prestazioni rese agli iscritti al circuito, emette fattura contenente i dati di seguito indicati: - le generalità dell utilizzatore (dipendente in trasferta nel comune); - il luogo di partenza; - il luogo di arrivo; - l ora di prenotazione del veicolo; - l ora di partenza; - l ora di arrivo a destinazione; - i chilometri percorsi. Di consueto, la fattura è intestata alla persona fi sica che utilizza direttamente il servizio fornito, nonché cliente della società di car sharing. In altri casi, le società di car sharing prevedono la possibilità di emettere fattura anche nei confronti di un altro cliente diverso dall utilizzatore diretto (datore di lavoro), che può essere un soggetto giuridico (cd. utilizzo incrociato). Nel caso dell utilizzo incrociato, il datore di lavoro risponde di tutti i costi sostenuti dalle persone fi siche autorizzate ad utilizzare i veicoli della società di car sharing sulla base del contratto sottoscritto tra le parti. In tale ultima ipotesi, il datore di lavoro, in quanto cliente della società di car sharing, risulta l intestatario delle fatture relative alle spese di trasporto per car sharing sostenute dai propri dipendenti in occasione delle loro trasferte autorizzate. Oggetto dell istanza di interpello sottoposta all Agenzia delle Entrate con Risoluzione n. 83/E/2016 All Amministrazione fi nanziaria è pervenuta la richiesta di interpello da parte di una società X, utilizzatrice del servizio di car sharing per il tramite dei propri dipendenti. Tale società, che si serve di consueto dei propri dipendenti per raggiungere i clienti localizzati sia nello stesso comune sede di lavoro sia in comuni diversi, si avvale dello strumento del car sharing per minimizzare le consistenti spese di trasporto sopportate ogni anno dai propri dipendenti per effettuare le trasferte. La fattura emessa dalla società di car sharing a volte è intestata alla società X ed altre volte ai dipendenti/clienti/utilizzatori. Quando la fattura emessa dalla società di car sharing è intestata alla società X interpellante, il valore corrispondente alle spese di trasporto sostenute dagli stessi in occasione di trasferte sia nel comune sede di lavoro sia fuori dallo stesso comune per l istante non partecipa al reddito del dipendente autorizzato all uso dell auto sulla base del contratto di car sharing sottoscritto. In questa ipotesi, l intestazione della fattura al datore di lavoro attesta che la spesa di trasporto è stata sostenuta in occasione di una trasferta effettuata dal dipendente nell interesse del datore di lavoro e cliente della società di car sharing. Per contro, la società X chiede se si possano ritenere parimenti non imponibili per il dipendente, ex art. 51, co. 5, TUIR, le spese per il servizio di car sharing comprovate da fatture intestate unicamente al dipendente/cliente/utilizzatore e successivamente rimborsate a piè di lista dal datore di lavoro, qualora le spese di trasporto siano sopportate dal lavoratore per le trasferte infracomunali. DICEMBRE

5 Secondo la R.M. 21/09/1979, n. 9/1108, ai fi ni della deducibilità dei relativi costi dal reddito d impresa e, di conseguenza, ai fi ni della non imponibilità in capo al dipendente, risulta indispensabile e suffi ciente la circostanza che esista un collegamento tra l incarico della trasferta e i documenti occorrenti per il rimborso analitico delle spese necessarie all espletamento dello stesso incarico. Il trattamento tributario dei rimborsi di spese e delle indennità erogati al dipendente autorizzato alla missione o trasferta è disciplinato dall art. 51, co. 5, D.P.R. 917/1986. Tale regime è differenziato a seconda che le trasferte sono effettuate all interno del territorio comunale oppure al di fuori del territorio comunale. Infatti, le indennità ed i rimborsi di spese per le trasferte nell ambito del territorio comunale, concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, dal momento che il legislatore intende impedire che le indennità o i rimborsi spese per spostamenti molto limitati, poco rilevanti e non documentati da terzi sostituiscano la retribuzione ordinaria assoggettata a tassazione come asserisce l Amministrazione fi nanziaria, mediante la C.M. 23/12/1997, n. 326/E. Tale regola ammette l eccezione dei rimborsi di spese di trasporto, a condizione che siano comprovati da documenti provenienti dal vettore quali le ricevute del taxi, i ticket dell autobus o della metropolitana e i biglietti ferroviari ovvero aerei. Per contro, con riferimento alle trasferte svolte fuori del territorio comunale, restano esclusi dal concorso del reddito del lavoratore le indennità ed i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto, sempre che sia fornita un idonea documentazione giustifi cativa. In ogni caso, l esclusione dal reddito di lavoro dipendente è ammessa solo entro determinati limiti che si ricollegano all effettuazione delle trasferte in Italia o all estero, nonché al sistema di rimborso adottato (forfettario, analitico o misto). Regime tributario dei rimborsi per spese di trasferta ex art. 51, co. 5, D.P.R. 917/1986 Tabella. Trattamento fi scale dei rimborsi per spese di trasferta effettuate dai lavoratori di- pendenti autorizzati dal datore di lavoro ex art. 51, co. 5, TUIR Ambito territoriale della trasferta Dentro il territorio del comune sede di lavoro Fuori dal territorio del comune sede di lavoro Concorso al reddito di lavoro dipendente Sì, con l eccezione dei rimborsi di spese di trasporto, comprovate da documenti provenienti dal vettore, che, invece, non partecipano al reddito di lavoro dipendente. No, purché siano adeguatamente documentati. Secondo l Agenzia delle Entrate, che si è espressa con la Risoluzione del 26/9/2016, n. 83/E, la fattura emessa dalla società di car sharing nei confronti del dipendente contiene tutti gli elementi necessari e suffi cienti ad individuare sia la natura, la qualità e la quantità della prestazione sia il suo prezzo sia chi la effettua sia il benefi ciario quali: - il destinatario della prestazione; - il percorso effettuato, il luogo di partenza, il luogo di arrivo, l ora di partenza, l ora di arrivo a destinazione; Assimilazione del car sharing al servizio taxi 61 DICEMBRE 2016

6 - l ora di prenotazione; - la distanza percorsa in chilometri; - la durata; - l importo dovuto. Tutte tali informazioni sono idonee ad attestare l inerenza della spesa all attività lavorativa svolta per conto dell impresa e, pertanto, l effettivo spostamento dalla sede di lavoro e l utilizzo del servizio da parte del dipendente alla pari dei documenti provenienti dal vettore (taxi, autobus, metro, aereo e via dicendo). Secondo l Amministrazione fi nanziaria, il servizio di car sharing, debitamente ed adeguatamente documentato, costituisce una forma evoluta, fl essibile e sicuramente innovativa rispetto ai tradizionali sistemi di mobilità già previsti dall art. 51, co. 5, D.P.R. 917/1986, TUIR, utilizzabile soprattutto nelle aree urbane. In sintesi, è lecito equiparare il servizio fornito dal taxi al servizio fornito dal car sharing. Importi del car sharing esclusi dal reddito di lavoro dipendente ex Risoluzione 83/E/2016 Qualora la fattura emessa dalla società di car sharing sia intestata al dipendente utilizzatore, i rimborsi delle spese del servizio di car sharing effettuati in favore dei dipendenti in trasferta nel territorio comunale non partecipano al reddito di lavoro dipendente. Se la società/datore di lavoro è intestataria della fattura emessa dalla società di car sharing, i rimborsi delle spese sostenute dal lavoratore per l utilizzo del veicolo (cd. utilizzo incrociato) non contribuiscono alla determinazione del reddito di lavoro dipendente. Analogamente, si ritiene equiparabile la documentazione puntuale e dettagliata rilasciata per ambedue tali servizi e, quindi, le fatture emesse dalle società di car sharing sono assimilabili ai documenti che attestano il sostenimento delle spese di trasporto come le ricevute del taxi o anche i mezzi di trasporto pubblico, il cui rimborso non è da assoggettare a tassazione ai sensi dell art. 51, co. 5, D.P.R. 917/1986. Esempio Una società, la GAMMA s.r.l., sottoscrive nel 2016 n. 3 tessere di abbonamento annuale al servizio di car sharing presso il CARCITYCLUB di Torino per i propri dipendenti, con versamento della somma complessiva di 220 ( 100 la prima tessere, 60 le successive) a mezzo carta di credito aziendale. L iscrizione le consente di accedere a tutte le tipologie di auto condivisa a tariffe agevolate. Al momento di utilizzo del servizio, dovrà essere versata la somma della tariffa oraria e della tariffa chilometrica. In data 11/12, viene prenotata on line per un dipendente una vettura Panda 500 per 6 ore con una percorrenza di 50 km (inferiore a 100 km) nella fascia oraria dalle 7 alle 22 per uno spostamento dentro il territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro. La tariffa oraria applicata è di 2,45/h e quella chilometrica è di 0,72/km. Il costo è sempre comprensivo di IVA, carburante, assicurazione, bollo, manutenzione, parcheggio nelle zone blu (nei comuni dove è presente CarCityClub) e nei parcheggi gestiti da GTT (gruppo torinese trasporti). La CARCITUCLUB emette la fattura solo sul dipendente della società GAMMA s.r.l., che provvede al rimborso a piè di lista. DICEMBRE

7 Nel caso indicato, il costo totale di gestione (somma della tariffa relativa al tempo con quella relativa ai chilometri) che deve sostenere la società in parola per il servizio di car sharing fruito l'11/12 ammonta a [(2,45 x 6) + (0,72 x 50)] = (14, ) = 50,70. Considerato che la fattura emessa dalla società di car sharing è intestata solo al dipendente utilizzatore, il rimborso delle spese del servizio di car sharing da lui sostenute in relazione alla trasferta svolta nel territorio comunale non partecipano al reddito di lavoro dipendente ex Risoluzione n. 83/E/ DICEMBRE 2016