Managed Document Services

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1 Managed Document Services

2 Toshiba La Storia Nel 1875 Hisashige Tanaka fondò l'azienda Tanaka Engineering Works, in seguito rinominata Shibaura Engineering Works Nel 1890 Ichisuke Fujioka fondò la prima azienda produttrice di lampadine a incandescenza, che nel 1899 venne rinominata in Tokyo Electronic Company e accolse nel suo assortimento beni di consumo. Nel 1939 le due aziende vennero fuse nella Tokyo Shibaura Electric Co. Ltd. Nel 1978 il gruppo diventa Toshiba Corporation

3 Toshiba Commitment L impegno base di Toshiba Tutte le attività aziendali del gruppo Toshiba sono permeate dalla massima attenzione nei confronti dell ambiente, allo scopo di salvaguardare non solo la salute e la sicurezza delle persone ma anche le risorse naturali a nostra disposizione. Commitment to People (Impegno verso le persone) Ci sforziamo di soddisfare le esigenze di tutti, in particolare dei nostri clienti, azionisti e collaboratori, implementando strategie aziendali orientate al futuro e svolgendo attività commerciali responsabili e orientate alla domanda. In qualità di buoni cittadini aziendali, contribuiamo attivamente a promuovere gli obiettivi della società. Commitment to the Future (Impegno per il futuro) Proseguendo nello sviluppo di tecnologie innovative incentrate sui settori dell elettronica ed energia, ci impegniamo a fondo per realizzare prodotti e servizi che migliorino la vita degli uomini e favoriscano una società florida e in salute. Siamo alla costante ricerca di nuovi approcci che contribuiscano a realizzare gli obiettivi della comunità globale, compresi i modi per migliorare l ambiente terrestre

4 (2012 sales ranking) TOSHIBA World Ranking 97 ($ millions) CANON SHARP RICOH XEROX Source: 2010 FORTUNE GLOBAL500 KYOCERA KONICA MINOLTA Oltre la lista delle prime 500 aziende

5 »Toshiba Corporation Una delle più grandi aziende a livello mondiale collaboratori* - Undicesima azienda a livello mondiale nel settore della information technology (industria di tecnologia, hardware e attrezzatura)* - 2,85 mld. investiti ogni anno in ricerca e sviluppo (5,1% del fatturato tornano in ricerca e sviluppo)* *Stato: marzo 2010

6 » Toshiba Tec Italia S.p.A. Sede: Mezzago (MB) - Fatturato 2011: 40 MIL di (+13% vs 2010)

7 Scenario Prospettiva del cliente Finale Richiesta: Semplificazione dei processi no core Riduzione dei costi Aspettativa: Soluzioni integrate di periferiche/software/servizi & processi Sistemi di reporting & monitoring

8 Scenario» Problematiche legate alla gestione documentale - Pluralità di fornitori - Stampanti, multifunzione e sw documentali gestiti separatamente - Stratificazione tecnologica - Dimensionamento trascurato - Mancanza di SLA di servizio e di strumenti per il suo controllo L onere del fornitore tradizionale è fornire beni o/e servizi NON LO OBBLIGA A PRODURRE UN RISULTATO

9 Conoscete con precisione la spesa per la gestione documentale?

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11 Condivisione Obiettivi Roll-out Servizi Professionali Studio Formazione Reportistica parco macchine Proposta Gestione dei contratti

12 Fase di Studio Progetto CONSULENZA» Consiste in un servizio di Auditing dei costi ed analisi dei flussi documentali, i cui obiettivi sono: determinare il Total Cost Of Ownership (TCO) in termini di costo per pagina prodotta fornire uno strumento di supporto alle decisioni di investimento in progetti per l ottimizzazione della gestione documentale. Si conclude con la presentazione dei risultati

13 Rilevamento e presentazione dei risultati Progetto Esempi

14 » Rilevamento hardware Censimento di ogni macchina con il corrispondente volume di stampa Controllo degli spazi di tutti gli uffici Interviste con i principali utenti Controllo di funzionalità, uso, costi ecc. Integrazione delle vostre richieste e necessità Dettaglio delle spese correnti Il rilevamento della situazione attuale e l'analisi sono svolti esclusivamente da personale qualificati

15 » Rilevamento dei processi e soluzioni Identificazione dei flussi documentali (ad es. emissioni di fatture, moduli d'iscrizione, posta, spese, contratti, processi ISO moduli di richiesta, ecc)

16 » Presentazione dei risultati Elaborazione delle informazioni raccolte Rappresentazione della situazione di partenza mediante planimetrie Valutazione professionale come base per l'ottimizzazione di - Macchine esistenti e relativi costi - Utilizzo dei sistemi - Esigenze degli utenti - Processi aziendali - Ubicazione

17 Criteri di analisi 0,0235 PREZZO HW 600,00 PERIODO DI RIFERIMENTO 60 10,00 Quota mese HW COSTO PER PAGINA PREZZO TONER 118,67 DURATA EFFETTIVA TONER PAGINE MESE PG PG Q.TA TONER MESE 0,1 11,87 Quota mese TONER 24,87 COSTO MESE TOTALE ASSISTENZA MENSILE 3,00 3,00 Quota mese ASSISTENZA

18 » Analisi» Offerta Progetto» Progetto» Suggerimento per ottimizzare i processi e le soluzioni

19 » Progetto Progetto su misura condiviso con il cliente TCO ridotto (Total Cost of Ownership) Considerazione delle necessità aziendali durante il rilevamento Supporto mediante planimetrie

20 » Pianta edificio» Analisi» Esempi» Pianta edificio Prima dell ottimazione

21 » Pianta edificio» Analisi» Esempi» Pianta edificio Dopo dell ottimazione

22 Complessità di gestione: diversi modelli di periferiche implicano diverse tipologie di toner, con una conseguente maggiore complessità di gestione degli approvvigionamenti ed un possibile smaltimento di toner mai utilizzati divenuti obsoleti. Numero periferiche Presenti Numero Marche Presenti Numero Modelli Presenti MFP Stampanti Fax Totale

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24 FATTORI PER LA DETERMINAZIONE DELLA RIDUZIONE CO 2 RISPARMIO ENERGETICO Numero delle macchine e volumi Tempo e Consumo in modalità sleep Tempo e Consumo in modalità ready Tempo e Consumo in produzione Efficienza dei modelli proposti rispetto agli iniziali RIDUZIONE CO2 Utilizzo della funzione Duplex: il duplex riduce il consumo di fogli e quindi l emissione di CO2 relativa alla produzione di carta. Minor consumo energetico complessivo: la riduzione sul consumo di energia ridimensiona l impatto di emissione di CO2

25 RISPARMIO ENERGETICO AS IS TO BE DELTA1 Consumo energetico (KW/h) 7.362, ,02-83% Il calcolo è stato effettuato considerando : 11 ore giornaliere l utilizzo delle periferiche in modalità «sleep» 1 ora giornaliera l utilizzo delle periferiche in modalità «Produzione» PRODUZIONE CO 2 DA ENERGIA ELETTRICA Produzione CO 2 (TON) AS IS TO BE DELTA1 3,87 0,65-83% TABELLA DELLE EQUIVALENZE Kw/h = 1 TON di CO 2 3,22 TONNELLATE CO 2 Sono le tonnellate annue di CO 2 non prodotte grazie al minor utilizzo di energia elettrica del nuovo parco Multifunzioni TOSHIBA.

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28 » Implementazione Roll out Training

29 Roll out» Gestione del progetto e del roll out» Gestione del cambiamento

30 » Gestione del progetto e del roll out Interlocutori centrali dall'analisi fino allo svolgimento Coordinazione di tutte le attività Chiara descrizione dei compiti e delle competenze Gestione dei partner logistici Consegna e installazione secondo l'orario definito insieme

31 » Gestione del cambiamento Sviluppare una strategia di comunicazione - Creazione di documentazioni e volantini per gli utenti User - Informare tutte le parti interessate sui passi fatti e il loro impatto - Comunichiamo «perché» l azienda ha deciso di portare avanti il progetto

32 » Gestione del cambiamento Implementazione della strategia - Consenso - Per esempio: nella prima fase far tenere la stampante personale al fine di ottenere un consenso dagli utenti - Informare gli utenti sugli eventuali sviluppi futuri - Presenza per rispondere a domande da parte utenti, gestori & direzione

33 » Gestione del cambiamento Celebrare i successi - Dimostrare i risultati - Creare consapevolezza - Inviare e documentazioni che mostrano i risultati

34 Training» Breve introduzione» Training specifico per il cliente

35 » Breve introduzione Spiegazione delle funzioni di base dei sistemi - Stampa / scansione / fotocopie / fax / Breve formazione per un uso efficiente dei sistemi» Training specifico per il cliente Contenuti del training in base alle diverse esigenze - Training individuale - Durata individuale del training - Training intensivo sulle funzioni avanzate Training operatore principale

36 » Manage Professional Services Fleet Management Reporting Esempi

37 Professional Services» Unico punto di contatto» Rete di assistenza» On-site Service» Concetti di assistenza personalizzata» Service Level Management» Gestione del materiale di consumo» Key Operator Support

38 » Unico punto di contatto Un centro di supporto per tutte le domande! Un numero di servizio per tutto il territorio nazionale Collaboratori divisi per regione Coordinazione di tutte le richieste di assistenza Call Back Service Help Desk Service Programmazione computerizzata degli interventi dei tecnici

39 » Rete di assistenza Rete di assistenza su tutto il territorio mediante tecnici e specialisti certificati Toshiba Assistenza personalizzata Uso delle più moderne tecnologie per gestire gli interventi di assistenza Riparazione e manutenzione delle apparecchiature Sistema professionale per la pianificazione e la fornitura dei consumabili e delle parti di ricambio» Concetti di assistenza personalizzata Possibilità di sistemi di backup Assistenza in caso di emergenza - Possibilità di chiamare fuori dagli orari di lavoro in giorni lavorativi e festivi

40 » Service Level Management Creazione di un catalogo personalizzato delle prestazioni (SLA) - Orari di assistenza personalizzati - Accordo sui tempi di risposta - Standard: next business day - Personalizzato: 8 o 4 ore - Accordo tempi di ripristino Gestione, controllo e reporting dello SLA concordato

41 » Gestione del materiale di consumo Gestione just in time - Supportata da processi di ordinazione intelligenti e automatizzati Riduzione dei costi di magazzinaggio - Assicura forniture di stoccaggio ottimale a livello locale Fornitura di prodotti di consumo possibile anche per sistemi terzi» Key Operator Support Formazione e sostegno di un utente qualificato locale per - Aggiunta carta e sostituzione toner - Supporto driver e software - Eliminazione di piccoli guasti tecnici

42 » Fleet Management Reporting Analisi dettagliata - Della situazione dell'hardware, del volume di output (stampa, mail, scanner, fax, fotocopie) e delle spese collegate - Nuove necessità - Suggerimenti per l ottimizzazione

43 » Sequenza contratto di gestione Acquisizione dei dati Raccolta contatori Cambiamenti Analizzare i dati Criteri Rapporto Accordo sul servizio di assistenza (SLA) Macchine in campo (MIF) Volume Costi Resultati Gestione cliente Resultati Possibilità di modifiche

44 » Manage» Esempi» Tipico Rapporto Volume calcolato effetivo» Rapporto tipo

45 » Manage» Esempi» Tipico Rapporto Volume Colore atteso Colore effettivo» Rapporto tipo

46 » Manage» Esempi» Tipico Rapporto Servizio Tecnico» Rapporto tipo

47 Condivisione Obiettivi Esposizione del modello di analisi Definizione obiettivi di progetto Definizione dei responsabili di progetto Impegno Cliente con lettera di incarico per l esecuzione dell analisi

48 LE» Applicazioni APPLICAZIONI TOSHIBA

49 » Gestione dell integrazione Adattamento flessibile a strutture esistenti La tecnologia Open Platform di Toshiba garantisce un collegamento intelligente dei sistemi con le necessità dei clienti L'ottimale integrazione offre la massima flessibilità ed efficacia Costante miglioramento dei processi di lavoro

50 » Gestione dell integrazione Embedded Web Browser - Interfaccia di sistema per il comando di applicazioni del cliente - Realizzazione di esigenze individuali - Organizzazione flessibile dei processi di lavoro

51 » Gestione dell integrazione Meta Scan - Ampliamento delle funzioni di scannerizzazione per una comoda indicizzazione di documenti direttamente sul sistema - Definizione individuale dei procedimenti di scannerizzazione - Semplice utilizzo mediante i modelli e-bridge - Riduce le spese di gestione e offre contemporaneamente un elevato comfort d'utilizzo

52 » Gestione dei documenti e-bridge Re-Rite - Facile scannerizzazione e conversione dei documenti - Disponibilità di file PDF leggibili e file office modificabili - Funzionamento molto semplice mediante integrazione al 100% nel sistema Toshiba

53 » Gestione dei documenti SineKarta La suite per la gestione del content management e archiviazione sostitutiva. - Digitalizzazione e Dematerializzazione - Workflow - Reingegnerizzazione dei processi - Integrazione con i multifunzione Toshiba

54 » Gestione della sicurezza Protezione affidabile dei vostri dati sensibili Efficiente assegnazione dei diritti per la massima sicurezza in rete Crittografia dei dati Sovrascrittura dei dati

55 » Gestione dell Output Print Print2000 permette di migliorare la qualità dei documenti inserendo immagini, codici a barre con diversi tipi fonts e colore. - Oltre a produrre il documento cartaceo, è anche possibile creare automaticamente un documento elettronico ed inviarlo via mail.

56 » Gestione dell output PaperCut - Perfetto controllo delle spese con rilevamento centrale del volume di output - Numerose elaborazioni di rapporti di stampa e volumi di copie - Impostazione di budget di stampa e diritti personalizzati - Find-Me-Print per un emissione flessibile dei dati di stampa

57 » Gestione del sistema Tutti i sistemi di stampa sempre sotto controllo Controllo efficace e centrale Brevi tempi di reazione Gestione dei costi con molteplici possibilità di analisi Livello di carico ottimale di tutti i sistemi

58 Ambiente Rispettiamo l'ambiente e proteggiamo le risorse naturali mediante Già al momento dello sviluppo e della produzione sono posti alla base gli standard ambientali nazionali e internazionali: uso parsimonioso delle risorse design ecologico dei prodotti ammodernamento ecologico dei prodotti impiego di prodotti di consumo ecologici attento riciclo di confezioni e prodotti rispetto degli standard nazionali e internazionali Direttiva WEEE Direttiva RoHS REACH Blauer Engel ENERGY STAR

59 » Ridurre Utilizzo ridotto di piombo, cromo ed altre sostanze dannose per l ambiente. In conformità con la direttiva europea RoHS. Riduzione delle emissioni di CO 2 del 42% in Giappone Riduzione delle emissioni di CO 2 del 7% nel resto del mondo» Riutilizzare Progetto di nuove apparechiature costruite con materiale riciclato.» Riciclare Nuova tecnologia Toshiba per il riutilizzo della carta. Attraverso un partner certificato. Tracciatura dello stato di evasione delle richieste sul portale IT dedicato, fino all'impianto di recupero finale Elevati livelli di servizio (ridotti tempi di intervento, copertura nazionale, operatori qualificati).

60 » Protezione climatica integrata Toshiba, insieme al partner di cooperazione co2balance.com, ha sviluppato un innovativo programma ambientale per la protezione del clima: Riduzione della CO 2 L'iniziativa Toshiba CO2! Con Toshiba potete ora stampare e fotocopiare a impatto ambientale zero le prime pagine del vostro sistema multifunzione Da subito per ogni sistema venduto Toshiba TEC investe nei progetti del partner di cooperazione co2balance.com L'iniziativa per la tutela ambientale di Toshiba, unica nel suo settore, offre un contributo importante alla salvaguardia dell ambiente

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