RicohPA Allegato Tecnico

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1 RicohPA Allegato Tecnico

2 Indice 1. Introduzione Riferimenti Normativi Il Servizio RicohPA Caratteristiche Soluzione RICOH P.A Livelli di servizio (S.L.A.) Il Data Center... 11

3 1. Introduzione Questo documento costituisce l Allegato Tecnico alle Condizioni generali di Contratto per l uso del servizio RicohPA di Ricoh, più brevemente denominato Contratto. RicohPA è una procedura informatica per l emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione, come previsto nella Legge 244 del 2007, articolo 1, commi da 209 a 214, e dal successivo Decreto attuativo, il regolamento contenente le regole tecniche (Decreto 3 aprile 2013, n. 55). I documenti oggetto dell emissione sono automaticamente conservati in forma digitale, in ottemperanza al DPCM 03/12/2013 (GU n. 59 del ) Regole tecniche in materia di sistema di conservazione. Il Servizio RicohPA è reso disponibile ai clienti in modalità full outsourcing tramite un web browser in modalità SaaS (Software as a Service). In generale, Ricoh propone servizi integrati di Document & Process Management per la dematerializzazione e l ottimizzazione dei processi documentali; tutti i moduli proposti sono tra loro perfettamente integrabili per fornire un servizio completo ed avanzato nelle modalità più adeguate a rispondere alle esigenze di ogni cliente. Ricoh fornisce ai propri clienti tale servizio tramite i servizi applicativi di Faber System srl. Faber System si configura quindi nell ambito di RicohPA come Intermediario per la Fatturazione; le firme digitali richieste dal processo sono quindi intestate ad un delegato di Faber System srl. Anche la Responsabilità della Conservazione a Norma e del Trattamento Esterno dei Dati nell ambito di tale servizio sono delegate a Faber System srl. Ricoh propone servizi integrati di Document & Process Management per la dematerializzazione e l ottimizzazione dei processi documentali. Tutti i moduli proposti sono tra loro perfettamente integrabili per fornire un servizio completo ed avanzato nelle modalità più adegate a rispondere alle esigenze di ogni cliente.

4 2. Riferimenti Normativi Il Decreto : pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto attuativo relativo al Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n (13G00097) (GU n.118 del ) Per le pubbliche amministrazioni destinatarie vige il divieto di accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e di procedere al pagamento, anche parziale, sino all'invio del documento elettronico. Come disposto dal decreto ministeriale del 3 aprile 2013 n.55, dal 6 giugno 2014 numerose amministrazioni centrali (Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza) dovranno obbligatoriamente emettere e gestire tutte le fatture in formato elettronico e potranno pagare i propri fornitori solo dopo la ricezione della relativa fattura elettronica. Per tutte le restanti amministrazioni (settore sanitario, forze armate...) e gli Enti Locali (Regioni, Province, Comuni,...) l obbligo decorrerà dal 31 marzo 2015 come sancito dal Decreto Legge 24 aprile 2014, n.66. I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno, invece, gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione (conservazione sostitutiva). La Fattura Elettronica ha lo stesso valore legale della versione cartacea; il suo invio tramite modalità elettronica deve rispettare alcune caratteristiche: Inoltro in formato elettronico XML con Firma Digitale Qualificata per fattura a standard PA su canale HTTPS Integrità dell origine ed autenticità del contenuto: ottenibile attraverso lo scambio su standard EDI, l utilizzo della Firma Elettronica Avanzata e la tracciabilità delle fatture. In Italia, mittenti e destinatari di fatture elettroniche sono tenuti a procedere alla loro conservazione sostitutiva che ne garantisca la tenuta secondo le normative vigenti. La Conservazione Sostitutiva è una modalità delle regole fiscali italiane per cui una fattura o un documento a valore fiscale archiviato digitalmente, con Firma Digitale del Responsabile della Conservazione ed una Marca Temporale, è equivalente all originale cartaceo. Le operazioni di Conservazione Sostitutiva vengono assolte da Faber System nel rispetto della attuale normativa e sono dettagliate nel manuale del responsabile della conservazione. Faber System nomina a tale scopo un responsabile della conservazione che ottempererà alla procedura di conservazione su delega del Cliente. Pertanto le firme, le marche temporali e le operazioni utili e necessarie alla conservazione verranno effettuate a cura del responsabile della conservazione Faber System.

5 3. Il Servizio RicohPA Cos'è la FatturaPA La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche: Firmare la FatturaPA il contenuto è rappresentato, in un file XML (extensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA, l' unico accettato dal Sistema di Interscambio. l' autenticità dell' origine e l' integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura, la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Ogni file fatturapa trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce: l integrità delle informazioni contenute nella fattura; l autenticità dell emittente. Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica Nell ambito dei servizi proposti di Fatturazione Elettronica, Ricoh ha sviluppato per propri clienti il processo di adeguamento alle recenti normative che richiedono la modalità elettronica per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione attraverso lo svolgimento delle seguenti attivita : a) GESTIRE LE COMUNICAZIONI CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO ACCREDITATO (WEBSERVICE) Il Sistema di Interscambio La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all amministrazione dello stato debba avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e definisce le modalità di funzionamento del Sistema di Interscambio. Legge Finanziaria 2008, sul sito di ufficiale di Normattiva Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, sul sito di ufficiale di Normattiva

6 Flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi ad archiviazione e conservazione delle fatture. Il formato della FatturaPA Flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Per favorire l automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati: informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento; informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

7 b) CONSEGNARE LE FATTURE ALLA PA E GESTIRE I CONTROLLI/ERRORI DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SDI) Controlli ed errori Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file Fattura PA o file archivio dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario. Per anticipare sul proprio file i controlli effettuati dal Sistema è consigliabile sottoporre il file Fattura PA a un verifica preventiva tramite l applicazione Controlla la FatturaPA. Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un codice e da una descrizione. Il codice dell errore viene fornito nella notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato. Il documento è archiviato e conservato a norma di legge e consultabile in pochi istanti attraverso un interfaccia user-friendly e numerose chiavi di ricerca. Maschera di Login

8 Main Menu Dashboard esiti invio fatture

9 Rappresentazione file XML fattura PA inviata alla Pubblica Amministrazione con dettaglio firma Dettaglio anomalia e notifica di scarto

10 Il documento è archiviato e conservato a norma di legge, consultabile in pochi istanti attraverso numerose chiavi di ricerca. I file archiviati e conservati sono in formato XML. Il portale per ogni file consentira comunque la visualizzazione anche in formato PDF e HTML. Per ogni fattura sarà inoltre possibile visualizzare le rispettive notifiche anch'esse sia in formato XML (come pervenute dal SDI) sia in formato PDF e HTML. Dashboard fatture archiviate Per qualsiasi approfondimento sul tema, segnaliamo il link al portale FatturaPA:

11 4. Caratteristiche Soluzione RICOH P.A. RICOH P.A. è il servizio di Fatturazione Elettronica a standard PA erogato da Ricoh per Clienti con necessità di fatturazione PA per volumi fino ad un massimo 200 fatture/anno. E necessaria la creazione di un apposita numerazione/sezionale, dalla data di partenza del servizio, per evitare l obbligo di conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse. Le principali caratteristiche del servizio sono: 1. Doppia possibilità di caricamento delle fatture: a. Il Cliente carica manualmente, dal portale, in modo guidato, i dati della fattura. Al termine dell inserimento dei dati il sistema genera automaticamente la fattura XML-PA per le fasi successive del processo. I dati inseriti sono di completa responsabilità del Cliente e nessun controllo verrà effettuato sui medesimi b. Il Cliente dispone già del file XML-PA e lo trasferisce, in modalità sicura e garantita, via HTTPS alla piattaforma tramite specifico programma (WAMUploader) 2. Invio delle fatture al Sistema di Interscambio veloce, sicuro ed affidabile tramite canale WebService 3. Completa automazione del processo di firma e conservazione sostitutiva con delega di responsabilità e di firma digitale qualificata. 4. Consegna di un utenza al cliente per le fasi di imputazione manuale e di controllo. 5. Conservazione per 10 anni dei documenti affidati e delle relative notifiche in formato XML. 6. Consultazione online per 5 anni dei documenti e delle rispettive notifiche 7. Possibilità di estendere facilmente e gradualmente il servizio di archiviazione e conservazione sostitutiva a tutti i documenti aziendali di natura fiscale Il servizio comprende: Portale per imputazione manuale delle fatture; Fornitura del programma WAM Uploader per upload diretto xml; Firma, invio, archiviazione e conservazione sostitutiva delle fatture con le notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio; Accesso via web al portale da parte di un utente per consultazione dello stato avanzamento di approvazione delle fatture Nel caso di superamento di fascia nel corso dell anno, il Cliente dovrà corrispondere la differenza tra il canone della fascia successiva e quella attuale acquistata. Alla scadenza dei 12 mesi, a partire dalla data di attivazione del servizio, le eventuali fatture residue non potranno più essere utilizzate. Il contratto sarà rinnovato tacitamente considerando la fascia raggiunta, salvo disdetta da inviare con lettera raccomandata o PEC entro 120 giorni dalla scadenza.

12 5. Livelli di servizio (S.L.A.) Frequenza del servizio: giornaliera. Livelli di servizio (S.L.A.) : verifica di conformità dei dati: entro 8 ore lavorative dal ricevimento dei dati 9:00-13:00/14:00-18:00 dal lunedi al venerdi, giorni festivi esclusi firma e recapito: entro 1 giorno lavorativo dall arrivo a Faber del flusso 6. Il Data Center Per garantire massima sicurezza e continuità operativa, Ricoh offre ai propri clienti un servizio con caratteristiche di alta affidabilità basate su un infrastruttura ICT d avanguardia. Per ospitare le apparecchiature hardware attraverso le quali erogare il Servizio, Ricoh ha scelto il Data Center Inet (British Telecom), leader nel mercato dei Managed Security Service Provider (MSSP), che offre tutte le garanzie necessarie ed è strutturato per operare prevenendo qualunque interruzione potenziale e per gestire anche tutte le minacce logiche e fisiche. Sicurezza e controllo: a prova di disastro naturale o causato dall uomo, di attacchi alla sicurezza fisica e logica. Ogni elemento infrastrutturale è monitorato 7x24 Disponibilità: tutti gli impianti tecnologici sono esenti da single point of failure, per garantire la continuità dei servizi anche durante le fasi di manutenzione straordinaria Potenza: la potenza elettrica installata in questo edificio è ad oggi l equivalente al fabbisogno di un paese di abitanti. La potenza disponibile può essere aumentata on demand e può soddisfare requisiti fuori dagli standard correnti in termini di consumi elettrici e di dispersione del calore Modularità e flessibilità: le sale dati e tutti gli impianti correlati possono essere personalizzati secondo le specifiche dei nostri Clienti, sia in fase di start up sia successivamente, per accompagnarli nella crescita o nella evoluzione delle loro necessità

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