Manuale del servizio Gruppo d Acquisto

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1 Manuale del servizio Gruppo d Acquisto 1

2 Indice Indice... 2 Premessa... 3 Obiettivi... 4 Descrizione del servizio... 5 Vantaggi e benefici per gli affiliati... 6 Responsabilità e ruolo della sede centrale... 7 Responsabilità e ruolo degli affiliati... 7 Strumenti di comunicazione di supporto... 8 Procedure per l utilizzo del servizio... 9 Accesso al portale 9 Recupero Password Homepage Consultazione pagina fornitore Consultazione accordo quadro Misurazione dei risultati

3 Premessa La redazione del presente Manuale è un passaggio fondamentale per mettere a conoscenza degli affiliati e di tutti i collaboratori One Express delle principali caratteristiche del servizio Gruppo d Acquisto, al fine di diffonderne l utilizzo e renderne efficace ed efficiente l erogazione. Il Manuale oltre ad essere un mezzo di consultazione pratico e semplice, atto a facilitare l uso delle convenzioni disponibili, deve essere inteso anche come strumento per la valutazione e il controllo del servizio per operare in un ottica di miglioramento continuo. 3

4 Obiettivi Sgravare l affiliato dall impegno di seguire in prima persona la ricerca e le trattative degli acquisti, permettendo così di dedicare il proprio tempo ad attività a maggiore valore aggiunto. Portare all affiliato un incremento della redditività globale grazie ai benefici ottenuti in seguito alle migliori condizioni di acquisto riservate agli affiliati One Express. 4

5 Descrizione del servizio La stipula di convenzioni con fornitori appartenenti alle più svariate categorie merceologiche e di servizio, permette agli affiliati di avere a propria disposizione accordi con i principali operatori presenti sul mercato. One Express, mediante il portale fornisce ai propri affiliati accordi di acquisto con i fornitori costantemente aggiornati completi di tutte le condizioni commerciali, listini, cataloghi e tutto quanto necessario per l erogazione del servizio. One Express aggiornerà inoltre tutti i propri affiliati in merito alle variazioni apportate agli accordi, ai rinnovi o alle stipule di nuove convenzioni o alle promozioni in corso inviando tutte le comunicazioni all indirizzo del referente acquisti di ogni singolo affiliato. 5

6 Vantaggi e benefici per gli affiliati I vantaggi per gli affiliati One Express riguardano la possibilità di usufruire, per tutto il pacchetto di fornitori convenzionati, di condizioni agevolate rispetto al resto del mercato, in termini di pagamenti, prezzi, dilazioni sull applicazione dei nuovi listini, attività di co-marketing, che permettano di ottenere un vantaggio competitivo nei confronti degli operatori concorrenti. Nel dettaglio i vantaggi si possono declinare in: Risparmio di tempo Risparmio economico Incremento della redditività globale Miglioramento dei processi gestionali Incremento del tempo da dedicare ad attività a valore aggiunto Semplificazione della giornata lavorativa 6

7 Responsabilità e ruolo della sede centrale L affiliato per qualsiasi necessità di chiarimento sul servizio in generale o sulle specifiche convenzioni si dovrà rivolgere al Gruppo d Acquisto all indirizzo acquisti@oneexpress.it. Responsabilità e ruolo degli affiliati Gli affiliati dovranno provvedere ad un analisi approfondita delle convenzioni e dei fornitori proposti da One Express, in modo da identificare quelli più idonei ad essere utilizzati, in affiancamento o in sostituzione dei fornitori precedentemente utilizzati. a) L affiliato dovrà inviare una segnalazione all ufficio Gruppo d Acquisto ogni qualvolta un fornitore convenzionato non abbia provveduto ad effettuare la visita presso la propria sede e la consegna di cataloghi e listini. b) Nel caso in cui l affiliato rilevi differenze sostanziali in termini di condizioni tra i fornitori precedentemente utilizzati e quelli convenzionati (oppure tra le condizioni che i fornitori convenzionati applicavano in precedenza), dovrà provvedere ad inviare all ufficio Gruppo d Acquisto una segnalazione scritta (via all indirizzo acquisti@oneexpress.it) accompagnata da una copia di una o più fatture recenti che evidenzino quanto riscontrato. 7

8 Strumenti di comunicazione di supporto Tutte le convenzioni sono redatte in formato pdf, e contengono le informazioni necessarie al corretto utilizzo da parte degli affiliati: recapiti completi del fornitore recapiti dei referenti commerciali interni e/o sul territorio condizioni commerciali complete (scontistiche, modalità di pagamento, ) impegni del fornitore 8

9 Procedure per l utilizzo del servizio Accesso al portale 1. Inserire nel campo l indirizzo mail con cui avete aderito al servizio Gruppo d Acquisto 2. Inserire nel campo Password la password che vi è stata fornita per l accesso al portale. 3. Cliccare sul pulsante Accedi 9

10 Recupero Password Nel caso aveste smarrito o dimenticato la password fornita, potete recuperarla in tre semplici passi. 1. Cliccare su Password dimenticata? (a fianco del pulsante Accedi ) 2. Nella pagina successiva, inserire nel campo la mail con cui avete aderito al servizio Gruppo d Acquisto 3. Cliccando sul pulsante Resetta password verrà inviata automaticamente una mail, all indirizzo inserito, contenente il link per reimpostare la password. 10

11 Homepage Una volta eseguito l accesso vi apparirà l homepage così strutturata. Menu categorie merceologiche presenti Obiettivi e vantaggi offerti dal Gruppo d Acquisto Nuovi accordi inseriti Loghi fornitori convenzionati E possibile procedere alla consultazione della pagina del fornitore di interesse in tre modi: - Ricercandolo per categoria merceologica dal menu in alto - Cliccando il riquadro di interesse nella sezione contenente i nuovi accordi inseriti - Cliccando sul logo del fornitore in fondo alla pagina 11

12 Consultazione pagina fornitore Ogni fornitore convenzionato all interno del portale ha una sua pagina dedicata. In funzione delle specificità della categoria merceologica e/o del fornitore partner la pagina potrà contenere informazioni differenti. Si riporta di seguito una pagina fornitore a modo di esempio. Documentazione scaricabile Descrizione dell azienda Prodotti convenzionati 12

13 Consultazione accordo quadro Per aprire (ed eventualmente scaricare sul proprio pc) l accordo quadro del fornitore di interesse è necessario cliccare sull apposito riquadro ( Scarica l accordo quadro ) presente in ognuna delle pagine fornitore. Il documento allegato contiene tutte le informazioni necessarie al rapporto commerciale tra fornitore partner e affiliato One Express: - Riferimenti per il contatto del fornitore partner - Validità condizioni e durata dell accordo - Condizioni commerciali: o Metodo di pagamento o Listino di riferimento, scontistica, prezzi netti, - Procedura ordini - Tempi di consegna -. 13

14 Misurazione dei risultati Mensilmente l ufficio Gruppo d Acquisto One Express raccoglierà i dati di acquisto da tutti i fornitori convenzionati e analizzerà l andamento dei fatturati sviluppati da ciascun affiliato. Sulla base di questi dati, verranno studiate periodicamente strategie di miglioramento continuo insieme agli affiliati ed alle direzioni commerciali dei fornitori. 14