AREA AFFARI GENERALI

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1 AREA AFFARI GENERALI U.O.Segreteria Generale/Legale contratti PROCEDIMENTO O SUB PROCEDIMENTO Predisposizione circolari, atti regolamenti a valenza generale Depositi piani urbanistici, pubblicazioni e depositi di atti propri e di altri Enti (pubblicazione Albo e sito internet) Attività di supporto agli organi istituzionali: partecipazione alle sedute consiliari, alle conferenze dei capigruppo, agli incontri pubblici con la cittadinanza e supporto nella verbalizzazione Commissioni consiliari, sedute giunta, sedute di consiglio (convocazione, predisposizione materiale per partecipanti) Predisposizione atti deliberativi, ordinanze, rilegatura, rilascio copie autentiche atti Accesso agli atti consiglieri comunali Attestazioni di partecipazione sedute consigliari e commissioni consiliari, predisposizione giustificativi, riepiloghi presenze, Adempimenti relativi a Rimborso Datori di Lavoro per Amministratori Comunali Istruttoria per erogazione Gettoni di Presenza Consiglieri Comunali Gestione archivio corrente e di deposito, procedura di scarto documentale Pubblicazione albo pretorio e Notificazione Atti Gestione Agenda del Sindaco (Organizzazione incontri con Organi Politici, Rappresentante di Enti e relative convocazioni), ricevimento e ascolto delle problematiche esposte dagli utenti ai fini di un appuntamento con l Organo Politico; Gestione Agenda Assessore al Bilancio e Vice Sindaco, e relativi appuntamenti Accesso, gestione e controllo protocollo e scrivania informatica Sindaco Predisposizione atti (Delibere e Determine) relativamente ai capitoli di competenza del Servizio Raccolta e pubblicazione atti amministrativi Associazione Valle dell Idice Commemorazione Cerimonie, Inaugurazioni e riconoscimenti (Convocazione Commissioni, Organizzazione eventi, Coordinamento uffici coinvolti nell evento e rapporti con Associazioni e Scuole, Predisposizioni atti amministrativi e contabili) Cittadinanza Onoraria, Tenuta del Libro D Oro, organizzazione cerimonia di consegna, predisposizione atti amministrativi conseguenti Predisposizione atti di acquisto per beni di rappresentanza Rassegna stampa quotidiana per sito internet e organi politici Consulta Territoriale, procedure amministrative Iniziativa Istituzionale per nuovi nati, matrimoni (messaggi di cordoglio ai familiari) adempimenti amministrativi e contabili e informativi Protocollazione posta in arrivo Gestione gemellaggio Gestione gare (parte amministrativa): verifica capitolato, redazione bando, pubblicazioni indizione ed esito, informazioni ai partecipanti, partecipazione a sedute di gara, redazione verbale di gara Gestione contenzioso dell ente: studio della problematica, redazione atto di giunta di costituzione in giudizio, affidamento incarico al legale esterno, trasmissione atti Depositi urbanistici, pubblicazioni 1

2 Consulenza giuridica a tutte le unità operative dell ente Predisposizione di atti e procedure di particolare complessità, con particolare riguardo agli atti di pianificazione e transazione; verifica amministrativa degli atti e delle procedure Gestione amministrativa delle procedure per le sponsorizzazioni (pubblicazioni di avvisi, studio e redazione schema di convenzione di sponsorizzazione) Attività di ufficio contratti: stesura contratti, convenzioni e atti in generale, repertoriazione, contatti con notai, adempimenti preliminari e successivi alle stipule Trasmissione determine dirigenziali alla sezione regionale Corte dei conti Anagrafe delle prestazioni relativa agli obblighi sanciti dal Dipartimento della Funzione pubblica (raccolta dati per tutte le aree, inserimento sul sito ministeriale) Anagrafe tributaria contratti d appalto Ricerca contributi e finanziamenti per tutte le Aree Supporto giuridico adempimenti privacy Indicatori di attività Cod. CdC di CoA Descrizione CdC Cod. Indicatore Descrizione indicatore Previsioni Segreteria Generale Nr. Atti amministrativi predisposti Segreteria Generale Nr. Eventi Segreteria Generale / N. Atti Giunta/ Consiglio Messi comunali Nr atti notificati Messi comunali Nr atti pubblicati albo pretorio Segreteria Generale Verbalizzazione Sedute sedute di Consiglio / Conferenze dei Capigruppo/ Commissioni Consiliari/ Tour delle frazioni Previsioni 2013 = Segreteria del Sindaco Nr appuntamenti Sindaco e Assessori =

3 U.O. Servizi Demografici Anagrafe Elettorale Stato civile PROCEDIMENTO O SUB PROCEDIMENTO Irreperibilità (richiesta accertamenti - istruttoria - emissione provvedimento cancellazione anagrafe) Pratica immigrazione (ricezione domanda,verifica documentazione, richiesta accertamenti, istruttoria - accettazione o rigetto con provvedimento) Variazione interne indirizzo (ricezione comunicazione) Aggiornamento della residenza su patenti e libretti di circolazione (ricezione e trasmissione dati alla motorizzazione) Emigrazione (ricezione apr e cancellazione dall anagrafe) Pratiche Aire (rapporti con il consolato accertamenti iscrizioni o cancellazioni aggiornamento banca dati anag-aire) Carte d identità Piani Sicurezza Carta Identità Elettronica (aggiornamento) Aggiornamento e verifica permessi soggiorno (controlli semestrali sulle varie posizioni) Rilascio attestati cittadini comunitari (istruttoria) Rilascio certificati anagrafici e di stato civile Certificazioni anagrafiche storiche con ricerca d archivio (veridica dati rilascio documentazione) Produzione elenchi e statistiche anagrafiche (verifica rilascio elaborazioni rilascio documentazione) Elaborazioni statistiche demografiche mensili ed annuali (verifica elaborazione dati - comunicazione ai vari enti) Rilevazioni statistiche promosse istat (verifica compilazione questionari e loro invio) Censimento della popolazione (predisposizione elenco anagrafe, adempimenti inerenti tutti gli adempimenti dovuti, controllo posizioni e confronto con anagrafe) Formazione atto nascita (ricezione documentazione stesura atto) Trascrizione atto di nascita Formazione atto di morte (verifica documentazione Stesura atto) Rilascio copie liste elettorali (istruttoria rilascio o rigetto della richiesta dati) - Leva (Aggiornamento ruoli matricolari - Trasmissione liste leva al distretto Militare) Pubblicazioni liste di leva (verifica degli iscritti alle liste leva predisposizione e pubblicazione elenco) Trascrizione atto di morte Formazione atto di matrimonio (formazione atto) Trascrizione atto matrimonio Annotazione sentenze di Divorzio Pubblicazioni di matrimonio (ricezione documentazione stesura verbale di pubblicazione) Formazione atti di cittadinanza (ricezione decreto e formazione atti) Trascrizione atti di cittadinanza Istruttoria pratiche per l acquisto o il riacquisto della cittadinanza (ricezione, controllo documentazione rapporti consolato emissione provvedimento) Annotazione di stato civile Istruzione pratiche di cambiamento del nome (trascrizione del decreto affissione all albo Polizia mortuaria - autorizzazioni al trasporto salma in altro Comune (verifica documentazione rilascio provvedimento) Polizia mortuaria autorizzazioni alla cremazione di salma (verifica documentazione rilascio provvedimento) Polizia mortuaria autorizzazione alla dispersione delle ceneri (verifica documentazione rilascio provvedimento) 3

4 Polizia mortuaria autorizzazione all affidamento delle ceneri (verifica documentazione rilascio provvedimento) Disciplina della propaganda elettorale (ricezione domande- Istruttoria - predisposizione delibere) Revisioni semestrali e dinamiche (richiesta documenti enti vari istruttoria istituzione fascicoli redazione verbali) Elezioni Amministrative Politiche - Referendum (determine di impegno istruttoria con adempimento di tutti gli atti dovuti inerenti le varie tipologie di elezioni rapporti con Presidenti di seggio Scrutatori Prefettura Ministero Interno - Consolati e Ministero degli Affari Esteri) Albo scrutatori presidenti di seggio (Istruttoria delle domande e predisposizione albo) Albo giudici popolari (Istruttoria delle domande pervenute convocazione commissione predisposizione verbale e formazione albo) Albo presidenti seggio (Istruttoria delle domande pervenute predisposizione verbale e invio albo alla Corte d appello Procura Prefettura) Rilascio/Aggiornamento tessere elettorali Richieste anagrafiche a mezzo posta fax mail Aggiornamento Ina (invio giornaliero delle variazioni anagrafiche verifica delle posizioni anomale e loro sistemazione) Indicatori di attività Cod. CdC di CoA Descrizione CdC Cod. Indicatore Descrizione indicatore previsionale 2013 civ.elettorale 00certificati emessi attestato di irreperibilità civ.elettorale 01certificati di residenza civ.elettorale 02certificati storico residenza (automatico) civ.elettorale 03certificati Residenza Aire civ.elettorale 04certificati Stato di famiglia civ.elettorale 05certificati Stato di famiglia alla data della morte civ.elettorale 06certificati possesso Carta di Identità civ.elettorale 07certificati Modello civ.elettorale 08Certificato di Emigrazione civ.elettorale 09Certificati Stato di famiglia Aire civ.elettorale 10Certificati Cont.Nasc. Resid. Cittad. Es.Vita Certificati Cont. Nasc. Es. vita.st. civ. pol

5 civ.elettorale (AIRE) civ.elettorale 12Certificati Contest. Nasc.st. civ. (AIRE) civ.elettorale 13Certificati Cont.Nascita.Residenza.Citt.St.civ civ.elettorale 14Certificati Autentica di copia civ.elettorale 15Certificati Autentica di Firma civ.elettorale 16Certificati Autentica di Foto e Firma civ.elettorale 17Certificati Legalizzazione di Foto civ.elettorale 18Certificati di Cittadinanza civ.elettorale 19Certificati Stato libero civ.elettorale 20Certificati Esistenza in vita civ.elettorale 21Certificati Risultanza Anagrafica di Nascita civ.elettorale 22Certificati di Matrimonio civ.elettorale 23Certificati di Vedovanza civ.elettorale 24Certificato di morte Anagrafica civ.elettorale 25Certificato iscrizioni nelle liste elettorali civ.elettorale 26Certificati Godimento dei diritti politici civ.elettorale 28Certificato di morte con generalità civ.elettorale 29Certificato di matrimonio civ.elettorale 30Certificato di morte senza generalità civ.elettorale 31Certificato di nascita civ.elettorale 32Certificato di nascita con generalità

6 civ.elettorale 33Estratto di matrimonio civ.elettorale 34Estratto di morte civ.elettorale 35Estratto di morte con generalità civ.elettorale 36Estratto di nascita civ.elettorale 37Estratto di nascita con generalità civ.elettorale 38Stato di famiglia alla data civ.elettorale 39Certificato storico stato di famiglia civ.elettorale 40Rilascio carte d'identità val. Nazionale civ.elettorale 41Rilascio carte d'identità val. Estera civ.elettorale 42Pratiche di immigrazioni civ.elettorale 43Pratiche di emigrazioni civ.elettorale 44Pratiche Aire civ.elettorale 45Cambio abitazione civ.elettorale 46Statistiche anagrafiche civ.elettorale 47Statistiche stato civile civ.elettorale 48Rilevazioni statistiche elettorali civ.elettorale 49Pratiche pensione civ.elettorale 50Atti di nascita civ.elettorale 51atti di morte civ.elettorale 52Atti di matrimonio civ.elettorale 53pubblicazioni

7 civ.elettorale 54atti di cittadinanza civ.elettorale 55permessi di seppellimento civ.elettorale 56comunicazioni carte d'identità in scadenza civ.elettorale 57annotazioni su atti di nascita morte matrimoni civ.elettorale 58attribuzione codici fiscali Elezioni cancellazioni elettorali Elezioni iscrizioni elettorali Elezioni rilascio tessere elettorali 1 imissione Elezioni rilascio duplicati tessere elettorali Elezioni iscritti liste elettorali maschi e femmine Elezioni consultazioni elettorali Elezioni iscriz. albo scrutatori Presidenti seggio Giudici popolari Elezioni cancellazioni albo scrutatori Presidenti seggio Giudici popo Ufficio Relazioni con il pubblico/comunicazione PROCEDIMENTO O SUB PROCEDIMENTO Protocollazione atti pervenuti a sportello Tenuta registro infortuni Procedure di autenticazione Aggiornamento sito internet comunale Tenuta registro Anagrafe canina Permessi per macellazione suini Servizio reclami e suggerimenti Raccolta e autentica di firme per referendum e proposte di legge Accesso agli atti informale (ordinanze, delibere, determine, regolamenti) Licenza di pesca Tesserino funghi Tesserini caccia Abbonamenti ATC studenti: campagna informativa, distribuzione tessere Atti notori uso generico 7

8 Cessioni fabbricato: raccolta denunce, riepilogo mensile per questura Tessere per studenti per centro sportivo Novotel Servizio Taxi Rosa: campagna informativa e distribuzione ticket Certificati anagrafici e stato civile Carta d identità Informazioni e iscrizioni utenti a : - centri estivi/servizi parascolastici/trasporto scolastico/ centro giochi/ asilo nido/ ed eventuali altri servizi che presuppongono forte afflusso di pubblico (corsi menopausa, corsi ginnastica ecc.) Mailing list tematiche Monitoraggio Utenza (orari, tipologia di richieste) Rilevamenti mensili e statistiche conseguenti Predisposizione guide tematiche, volantini, opuscoli informativi su procedure amministrative, eventi, inaugurazioni con la collaborazione dell addetto stampa Prenotazioni calcolo ICI Riscossioni, rette, tributi e contravvenzioni tramite POS e conseguente rendicontazione Informazioni, aiuto alla compilazione domande bando metano Informazioni e aiuto alla compilazione denunce tarsu Abbonamenti ATC disabili e anziani: informazioni all utenza e aiuto alla compilazione Abbonamenti Tper raccolta istanze e documentazione Sale comunali ad uso saltuario: informazioni e rilascio autorizzazioni saltuarie Informazioni e gestione servizio Car sharing Informazioni su servizi e procedimenti riferiti a tutti i servizi comunali Consegna passi carrai, numeri civici e autorizzazioni edilizie in genere Informazioni e consegna contrassegni invalidi, comunicazione targhe Comune di Bologna, servizio traffico Rilascio certificati idoneità alloggi Rilascio autorizzazioni rilasciate da polizia municipale Ricevimento e tenuta registro dichiarazioni anticipate di trattamento Organizzazione conferenze stampa, servizio di supporto alle aree per i rapporti con i media Redazione comunicati stampa Redazione e predisposizione periodico comunale Ideazione e realizzazione, in collaborazione con i servizi interessati, di guide informative, dèpliants, brochure, manifesti e locandine Redazione bozza periodico comunale Gestione del personale assegnato all Area Funzione di valutazione del personale anche ai sensi del D.Lgs.150/2009 Gestione del personale (orario di lavoro, assenze, part-time,aspettative, lavoro straordinario, ecc.) e verifica del rispetto delle disposizioni vigenti anche ai sensi del D.Lgs.150/2009 con particolare riferimento ai procedimenti disciplinari Attività di informazione e formazione interna 8

9 Indicatori di attività Cod. CdC di Descrizione CdC CoA Cod. Indicatore Descrizione indicatore previsionale Urp e Protocollo Nr contatti ricevuti (utenti sportello, telefonate, mail) Urp e Protocollo Nr licenze caccia rilasciate Urp e Protocollo Nr licenze pesca rilasciate* Urp e Protocollo Nr atti altri consegnati agli utenti per conto di altri uffici Urp e Protocollo Nr segnalazioni e reclami Urp e Protocollo Nr cessioni fabbricato Urp e Protocollo Nr contrassegni invalidi rilasciati Nr iscrizioni/cancellazioni/ 1210 Urp e Protocollo trasferimenti Anagrafe canina Urp e Protocollo Nr tessere Novotel Urp e Protocollo *Nr iscrizioni servizi (parascolastci, nido, centro giochi, serv. estivo nido, giocosport, coro) e prenotazioni Urp e Protocollo Nr pagamenti pos ( ,14) Urp e Protocollo Nr certificati anagrafici Urp e Protocollo nr atti protocollati in front-office Comunicazione newsletter: iscrizioni e mailing-list inviate Urp e Protocollo tessere abbonamenti atc per anziani e giovani Urp e Protocollo denunce infortunio Urp e Protocollo Autentiche varie tra cui autentiche PRA e per referendum e proposte di legge 1210 Urp e Protocollo Testamento biologico 2 9

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