SUL DIZIONARIO DELEGA È DEFINITA COME L ASSEGNAZIONE AD ALTRI DI POTERI E FUNZIONI RELATIVE A DETERMINATI COMPITI DELEGARE

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Agata Pesce
6 anni fa
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1 LA DELEGA 1. 1

2 Delegare 1. 2 SUL DIZIONARIO DELEGA È DEFINITA COME L ASSEGNAZIONE AD ALTRI DI POTERI E FUNZIONI RELATIVE A DETERMINATI COMPITI DELEGARE AFFIDARE AD ALTRI QUANTO NORMALMENTE RIENTRA NELL ESERCIZIO DI FUNZIONI O POTERI PROPRI

3 Delega 1. 3 STRUMENTO GESTIONALE PER: SVILUPPARE LA PROFESSIONALITÀ DEI COLLABORATORI RENDERE FLESSIBILI I RUOLI ORGANIZZATIVI ADATTARE I RUOLI IN FUNZIONE DELLE RICHIESTE/ESIGENZE AZIENDALI

4 Vantaggi della Delega 1. 4 DELEGARE È IMPORTANTE 1 PER COLUI CHE DELEGA 2 PER LA PERSONA CHE RICEVE LA DELEGA 3 PER L ORGANIZZAZIO NE

5 Vantaggi della delega 1. 5 PER COLUI CHE DELEGA - per utilizzare meglio il tempo - per moltiplicare le opportunità di crescita e di visibilità - per poter dedicarsi con maggior attenzione alle attività non delegabili - per far crescere professionalmente i propri collaboratori PER LA PERSONA CHE RICEVE LA DELEGA - per sviluppare competenze ed auto-stima - per mettersi alla prova e dimostrare le proprie competenze al delegante - per ottenere maggiori responsabilità e possibilità di crescita professionale - per gestire attività con maggiore autonomia PER L ORGANIZZAZIONE - per migliorare la qualità delle attività del management - per facilitare l integrazione orizzontale delle responsabilità - per accelerare il processo decisionale - per rispondere con maggiore efficienza a problemi complessi

6 I due vol1 della delega 1. 6 OBIETTIVO E quello di svolgere l attività lavorativa offrendo, allo stesso tempo, un opportunità di crescita professionale ai collaboratori Es: Affidare attività di lavoro nuove per il delegato in termini di contenuti, relazioni, visibilità di stili di lavoro DELEGA PER LO SVILUPPO DELEGA PER LA ROUTINE OBIETTIVO Svolgere l attività di lavoro nel miglior modo e nel minor tempo possibile Es: Affidare attività di lavoro consuete per il delegato in termini di contenuti, processi, relazioni, visibilità di stili di lavoro processi, LA DELEGA PER LO SVILUPPO IMPLICA MAGGIORE: COMUNICAZIONE TEMPO PIANIFICAZIONE FIDUCIA RECIPROCA POSSIBILITÀ DI TOLLERANZA DELL ERRORE RISCHIO

7 Zone della Delega SI DEVE DELEGARE 4. SI DOVREBBE DELEGARE 3. SI PUÒ DELEGARE 2. SI DOVREBBE FARE 1. SI DEVE FARE

8 Zone della Delega ZONA: Si deve delegare Sono le attività che devono essere svolte dai collaboratori; il responsabile deve delegare tutti quei compiti che sono di competenza dei suoi collaboratori e che vengono svolti in maniera soddisfacente senza bisogno del suo coinvolgimento 4 ZONA: Si dovrebbe delegare Queste attività dovrebbero svolgerle i collaboratori ed il responsabile dovrebbe intervenire solo in caso di necessità. Per tali compiti il personale ha sufficiente competenza, ma necessita di linee guida ed informazioni 3 ZONA: Si può delegare Il responsabile può svolgere queste attività, ma lo faranno i collaboratori se viene data loro la possibilità; si tratta di compiti che egli realizza al meglio grazie alla sua esperienza, ma che potrebbero essere affrontati dai collaboratori, se adeguatamente addestrati. Durante il periodo di formazione potranno verificarsi errori ed incomprensioni: i vantaggi saranno visibili nel lungo periodo

9 Zone della Delega ZONA: Si dovrebbe fare A questa Zona appartengono le attività che dovrebbe svolgere il responsabile, per le quali i collaboratori possono aiutarlo 1 ZONA: Si deve fare Solo il Responsabile può svolgere queste attività poiché si tratta di attività che non possono essere delegate (p.e. approvazioni di budget, assunzione o licenziamento del personale, negoziazione sulla retribuzione, etc.)

10 Il Principio Eisenhower Il Principio Eisenhower era il metodo usato dal Presidente Dwight D. Eisenhower per decidere come raggiungere i propri obiettivi. Divideva i proprio compiti in quattro categorie: +Importante/+Urgente A1: la faccenda deve essere sbrigata subito. +Importante/-Urgente B1: queste faccende si possono programmare e pianificare Gli strumenti da usare sono: calendario e agenda. La domanda è: quando? +Urgente/-Importante B2: queste attività si possono delegare oppure si può stabilire una forma di mutuo soccorso con qualcun altro. -Urgente/-Importante C1: le incombenze che possono essere assegnate al cestino della cartastraccia o messe in stand-by (le si faranno quando ci sarà tempo), o assegnate a qualcun altro senza problemi.

11 Diagramma di Eisenhower B1 Quando? + A1 Subito! - + C1 Cestino - B2 Delega

12 Piano di delega ATTIVITA' DA DELEGARE ZONA COLLABORATORI A CUI DELEGARE TIPO DI DELEGA (ROUTINE/SVILUPPO) > > > > >

13 Piano di delega COLLABORATORI A CUI INTENDO DELEGARE COME GESTISCO L ATTRIBUZIONE DELLA DELEGA (come lo comunico, quando, dati da fornire, indicazioni) TEMPISTICHE (verifiche in itinere, raggiungimento livello di delega auspicato)

14 Effe;o Zeigarnik Imparare a chiudere le porte

15 1. 15 APPROFONDIMENTI SULLA DELEGA

16 Zone della Delega FASE OBIETTIVO 1 COSA delegare 2 A CHI delegare INDIVIDUARE SPAZI DI DELEGA: attività da delegare tipo (delega per la routine/ sviluppo) INDIVIDUARE IL / I COLLABORATORI A CUI DELEGARE SISTEMA DI COMPETENZE: confronto tra competenze richieste (per svolgere l attività) e possedute dal collaboratore DISPONIBILITÀ STRUMENTO 3 COME delegare PROPORRE / CONDIVIDERE ATTIVITÀ E OBIETTIVI COLLOQUIO PER LA DELEGA 4 COME VERIFICARE la delega MONITORARE L ANDAMENTO E VERIFICARE I RISULTATI DEL PROCESSO DI DELEGA INCONTRI DI MONITORAGGIO / VERIFICA

17 COME DELEGARE ESPLICITARE E MOTIVARE LA SCELTA DURANTE IL COLLOQUIO RICORDARSI DI: Esplicitare l obiettivo del colloquio al collaboratore Spiegare al collaboratore perché è stato scelto proprio lui per realizzare l incarico (sviluppo, competenze, potenziale ) Comunicare lo spazio di delega dato al delegato e alle altre persone coinvolte nelle attività (al proprio superiore, collaboratori, colleghi di altre funzioni aziendali) ESPLICITARE OBIETTIVI E ASPETTATIVE Assicurarsi che gli obiettivi dell incarico siano chiari, specifici ed accettabili per il collaboratore Chiarire cosa ci si aspetta dal collaboratore e farsi dire cosa si aspetta lui dalla delega (cosa vorrebbe portare a casa?) FORNIRE SUPPORTO E METODO CREARE LE CONDIZIONI Fornire le informazioni necessarie per avviare e portare avanti l incarico Condividere i problemi, offrire suggerimenti e alternative adatte al conseguimento degli obiettivi connessi all incarico Fissare momenti di verifica e confronto (ad avanzamento lavori e/o a fine incarico) Dare al collaboratore l autorità per eseguire l incarico Assegnare le risorse necessarie per portare a termine l incarico

18 Come Verificare la Delega MONITORARE LE ATTIVITA Richiedere resoconti sull avanzamento delle attività Verificare la coerenza tra avanzamento attività e risultati attesi (in termini di tempo impiegato, risorse umane e tecnologiche impegnate, soddisfazione del cliente, ) INCORAGGIARE E VALORIZZARE Dare il supporto e l incoraggiamento necessari per il raggiungimento degli obiettivi Fornire riscontri positivi sulle attività svolte efficacemente e indicazioni per il miglioramento ANALIZZARE E DISCUTERE PUNTI FORTI E DEBOLI Alla fine dell incarico: Esaminare gli effetti ed i risultati della prestazione delegata Riconoscere i meriti, premiare per il soddisfacente raggiungimento degli obiettivi e evidenziare gli eventuali aspetti deboli del processo, individuando le cause e le aree di miglioramento Apprezzare pubblicamente un lavoro ben fatto

19 20 Modi per rendere Efficace la Delega Condividere i problemi, offrire suggerimenti e alternative adatte al conseguimento degli obiettivi connessi all incarico 2 Fornire le informazioni necessarie ad espletare l incarico 3 Mantenere un giusto livello di responsabilità personale 4 Dare ai collaboratori l autorità ed il potere di eseguire l incarico 5 Dare il supporto e l incoraggiamento necessari durante il processo per il raggiungimento degli obiettivi

20 20 Modi per rendere Efficace la Delega Assegnare le risorse necessarie per portare a termine l incarico 7 Richiedere rapporti sull avanzamento verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati 8 Esaminare gli effetti della prestazione delegata 9 Dare lodi e ricompense per il soddisfacente raggiungimento degli obiettivi 10 Evitare di intervenire nel processo di espletamento dell incarico a meno che non sia il collaboratore a richiederlo

21 11 20 Modi per rendere Efficace la Delega Delegare il giusto livello di responsabilità e di autorità ai collaboratori secondo le loro esigenze e capacità Ipotizzare l eventualità di errori prima che i collaboratori diventino esperti nel loro incarico 13 Aspettarsi che all inizio i collaboratori impieghino più tempo per completare il loro incarico di quanto impieghereste voi per farlo 14 Prendere in considerazione come la delega di un incarico a un collaboratore potrebbe influire su un altro collaboratore 15 Assicurarsi che gli obiettivi dell incarico siano chiari, specifici e accettabili per il collaboratore

22 20 Modi per rendere Efficace la Delega Cercare di usare la delega per massimizzare sia le prestazioni che lo sviluppo 17 Cercare di delegare incarichi che abbiano significato e interesse per il collaboratore 18 Spiegare ai collaboratori perché avete scelto loro per portare a termine l incarico 19 Chiarire fin dall inizio quanto si intenda controllare il processo e il risultato 20 Cercare di non delegare troppo spesso incarichi che non si desiderano eseguire personalmente

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