GFI MailEssentials 9. Manuale. GFI Software Ltd.

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1 GFI MailEssentials 9 Manuale GFI Software Ltd.

2 Questo manuale è stato realizzato dalla GFI Software Ltd. Le informazioni contenute in questo documento sono soggette a modifica senza preavviso. Le società, i nomi e i dati utilizzati negli esempi sono fittizi se non indicato diversamente. Nessuna parte del presente documento può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma o tramite qualsiasi mezzo, elettronico o meccanico, per qualsiasi scopo, senza il permesso esplicito e scritto di GFI Software Ltd. GFI MailEssentials è stato sviluppato da GFI Software Ltd. GFI MailEssentials è copyright di GFI Software Ltd GFI Software Ltd. Tutti i diritti riservati. GFI MailEssentials è un marchio registrato e GFI Software Ltd. ed il logo GFI sono marchi di GFI Software Ltd. in Europa, negli Stati Uniti e in altri paesi. Versione 9,04 ultimo aggiornamento: 2/27/2004

3 Indice Descrizione di GFI MailEssentials 1 Introduzione a GFI MailEssentials...1 Caratteristiche chiave di GFI MailEssentials...1 Componenti di GFI MailEssentials...2 Filtro Bayesiano anti-spam di GFI MailEssentials...4 Installazione di GFI MailEssentials 7 Introduzione...7 Installazione di GFI MailEssentials sulla macchina Exchange Server 2000/ Installazione di GFI MailEssentials su una macchina distinta Inserimento del Codice Seriale dopo l installazione Installazione del gestore delle regole (rule manager) Configurazione Anti-Spam 23 Introduzione White list (Lista Bianca) Blacklist (Lista Nera) Azioni cosa fare con le di spam Filtro per l analisi Bayesiana Ricerca di intestazioni Ricerca di parole chiavi (keyword cheking) Il wizard per l analisi di tipo Bayesiano Azioni globali Anti-Spam Configurazione delle Dichiarazioni (Disclaimer) 47 Introduzione Configurazione delle Dichiarazioni (Disclaimer) Configurazione delle risposte automatiche 51 Introduzione Configurazione delle risposte automatiche Configurazione del Controllo della Posta (Mail Monitoring) 55 Introduzione Configurazione del Controllo della Posta (Mail Monitoring) Attivazione/Disattivazione del controllo della posta Configurazione dell Archiviazione della Posta (Mail Archiving) 59 Introduzione Configurazione dell Archiviazione della Posta (Mail Archiving) Archiviazione della posta in database Generazione di rapporti della posta 61 Introduzione Configurazione del generatore di rapporti di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual Indice i

4 Rapporti giornalieri di spam Rapporti per regole anti-spam Statistiche di utilizzo dell utente Statistiche di utilizzo di dominio Statistiche quotidiane di utilizzo del server di posta Comunicazioni dell utente Opzioni varie Stampa dei rapporti Configurazione del downloading POP3 71 Per ricevere la posta si deve usare il protocollo POP3 o quello SMTP? Configurazione dello scaricamento POP Opzioni di Connessione tramite chiamata (Dial-up options) Opzioni varie 77 Sezione General (Generale) Opzioni di aggiornamento (Update options) Controllo di GFI MailEssentials Configurazione di un falso Rapporto di Mancata Consegna (Non Delivery Report - NDR) Aggiunta di domini locali supplementari Comandi remoti Utilizzo dei comandi remoti Esempi Registrazione dei comandi remoti Risoluzione problemi 85 Introduzione Base di Conoscenze (Knowledgebase) Richiesta di Assistenza tramite Richiesta di supporto via web-chat Richiesta di supporto telefonico Forum via Web Notifiche di aggiornamenti sulle build Indice analitico 87

5 Descrizione di GFI MailEssentials Introduzione a GFI MailEssentials GFI MailEssentials fornisce l anti spam basato sul server ed altre caratteristiche chiave per le aziendali a livello del server di posta. Installato e connesso al server di posta, GFI MailEssentials risulta totalmente trasparente agli utenti non è richiesto alcuna formazione specifica per l utente o l amministratore del sistema. Caratteristiche chiave di GFI MailEssentials Anti-spam basato sul server I messaggi trasmessi dagli spammer contengono informazioni non richieste, che causano disturbo e che fanno perdere molto tempo. GFI MailEssentials include un avanzato modulo anti-spam che include blacklist/whitelist (lista nera/lista bianca), un filtro Bayesiano, ricerca di parole chiavi e analisi delle intestazioni (header). Testo di dichiarazione (disclaimer) all inizio o alla fine della aziendale Dato che le società sono effettivamente responsabili dei contenuti dei messaggi di dei propri dipendenti, ad ogni in uscita è opportuno aggiungere una dichiarazione (disclaimer). Il testo di dichiarazione/piè di pagina può anche essere utilizzato per aggiungere un messaggio standard della compagnia su ogni , ad esempio un indirizzo oppure lo slogan dell azienda. Anche se la maggior parte dei dipendenti ha una firma personale, il testo di dichiarazione all inizio ed alla fine delle si assicura che il messaggio dell azienda venga sempre comunicato. Le dichiarazioni possono essere aggiunte all inizio o alla fine di una . Inoltre, nella dichiarazione è possibile includere campi/variabili, per esempio il nome di un destinatario o della . In questo modo è possibile personalizzare la dichiarazione indirizzata al destinatario. Archiviazione della posta in un database Con GFI MailEssentials, è possibile archiviare tutta la posta Internet in ingresso e in uscita. Questo permette di tenere un back-up di tutte le comunicazioni e di ricercare facilmente un messaggio richiesto, come l indirizzo di un cliente. Questo consente, inoltre, di controllare il contenuto dei messaggi e la qualità delle risposte. Rapporti GFI MailEssentials comprende un modulo per rapporti (report) che consente di creare rapporti di utilizzo della posta Internet, compreso: rapporti di statistiche giornalieri, log dettagliati dellaposta inviata, rapporti in funzione di utenti o di tipo di dati. Questi rapporti possono essere utilizzati per scopi di analisi dei costi. GFI MailEssentials 9 Manual Descrizione di GFI MailEssentials 1

6 Risposte automatiche personalizzate basate sul server con tracking number Le risposte automatiche possono essere più articolate di un semplice sono fuori ufficio. Tramite le risposte automatiche, è possibile far conoscere ai clienti che la loro è stata ricevuta e che la loro richiesta è in corso di gestione. GFI MailEssentials assegna un numero univoco di rintracciabilità a ciascuna risposta, per offrire a clienti e dipendenti un semplice punto di riferimento. Scaricamento POP3 (POP3 downloader) Alcuni dei server di posta, come Exchange Server e Lotus Notes non sono adatti per scaricare la posta dalle caselle postali (mailbox) POP3. GFI MailEssentials include un programma che consente di indirizzare e distribuire posta dalle mailbox POP3 verso caselle postali sul server di posta Controllo della posta Il controllo della posta consente di trasmettere una copia delle inviate verso o da uno specifico indirizzo di o dominio locale, consentendo di mantenere una registrazione centrale delle comunicazioni di di una particolare persona o di uno specifico dipartimento. Dato che potete configurare la posta affinché sia copiata in un altro indirizzo , tutti i messaggi saranno immagazzinati in Exchange o in Outlook, potrete così facilmente eseguire una ricerca per messaggi o per contenuto. Componenti di GFI MailEssentials GFI MailEssentials è costituito dalle seguenti parti: Analisi della posta di GFI MailEssentials Il sistema di analisi della posta installa un servizio su Windows IIS SMTP ed analizza tutta la posta in ingresso e in uscita. Configurazione di GFI MailEssentials 2 Descrizione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

7 Configurazione di GFI MailEssentials Il programma di Configurazione consente di impostare e configurare GFI MailEssentials. Tutta la configurazione può essere fatta dalla postazione MMC. Monitoraggio di GFI MailEssentials Questo programma consente di monitorare l attività di GFI MailEssentials. Il servizio di raccolta POP può essere monitorato dalla sezione POP2Exchange. GFI MailEssentials generatore di rapporti Questa applicazione consente di creare rapporti di traffico di posta. E possibile generare rapporti sul volume di posta per utente, per dominio e per server di posta. Inoltre, si possono creare rapporti di comunicazioni dell utente, che elencano informazioni dettagliate sulle trasmesse da ogni utente. Il generatore di rapporti MailEssentials (MailEssentials reporter). GFI MailEssentials 9 Manual Descrizione di GFI MailEssentials 3

8 Il Wizard (Guida) dell analisi Bayesiana di GFI MailEssentials Il programma consente di creare un identificazione personalizzabile dello spam basata su spam e succo ( valide). Filtro Bayesiano anti-spam di GFI MailEssentials GFI MailEssentials utilizza una tecnologia di filtraggio di tipo Bayesiano per ottenere una forte percentuale di individuazione dello spam. La tecnologia di filtraggio di tipo Bayesiano è una tecnica autoadattabile, basata su una intelligenza artificiale che risulta molto difficile da raggirare. Come lavora il filtro Bayesiano anti-spam. Il filtraggio Bayesiano è basato sul principio della dipendenza degli eventi, ossia sul fatto che molti eventi sono dipendenti tra loro e la probabilità che un evento avvenga in futuro è condizionata dall evento accaduto in precedenza. (Maggiori informazioni sulla teoria matematica alla base del filtraggio Bayesiano sono disponibili alla pagina: e Questo stesso principio può essere utilizzato per classificare lo spam. Se alcune parti di testo compaiono spesso in messaggi di spam e non nella posta autorizzata, allora, se successivamente la stessa parte di testo è incontrata in una nuova , è ragionevole ritenere che per tale si tratti di spam. Creazione di un database specifico per il filtro Bayesiano. Prima che la posta possa essere filtrata con tale metodo, si deve generare un archivio storico per ogni parola o simbolo (ad esempio il simbolo $, gli indirizzi e i domini IP, e così via). Viene poi assegnato a ciascun simbolo o parola un valore di probabilità; tale valore viene calcolato tenendo conto di quanto spesso una parola compare nello spam e confrontandola con quante volte appare in un legittima. Questo viene fatto analizzando la posta in uscita degli utenti e lo spam conosciuto: Tutte le parole e i simboli comuni ad entrambi vengono esaminati per generare la probabilità che una particolare parola sia spam. Per esempio, se la parola "mutuo" è presente 400 volte su 3,000 e- mail di spam e 5 volte su 300 legittime, la probabilità di spam sarà la seguente: (400/3000) / (5/ /3000) = E importante notare che quest analisi è realizzata tenendo conto della posta elettronica dell azienda, ed è pertanto fatta su misura per l azienda. Per esempio, un istituzione finanziaria può utilizzare la parola mutuo abbastanza spesso e quindi l utilizzo di un set di regole anti-spam generali può comportare molti falsi positivi. Il filtro Bayesiano, d altro canto, tiene nota della posta valida in uscita (riconosce che la parola mutuo è usata frequentemente in messaggi 4 Descrizione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

9 legittimi), e quindi offre una migliore percentuale di individuazione dello spam e una più bassa possibilità di avere falsi positivi. Una volta calcolata la probabilità di una parola, il filtro è pronto per essere usato. Si noti che il filtro Bayesiano non è statico il filtro è costantemente aggiornato sul nuovo spam e sulle valide; le prestazioni del filtro Bayesiano miglioreranno nel tempo e cosa fondamentale si adatterà ai vari cambiamenti delle tattiche di spam e/o a modifiche del tipo di scritte dagli utenti all interno dell azienda. Individuazione dello spam basata sul filtro Bayesiano Quando arriva una nuova , questa viene scomposta in parole e le parole più rilevanti ad esempio, quelle più significative per verificare se l è spam oppure no vengono scelte. Da queste parole il filtro Bayesiano calcola la probabilità che il nuovo messaggio possa essere o meno spam. Se la probabilità è maggiore di un certo valore di soglia, pari a 0.9, allora l è classificata come spam. Questa analisi dello spam basato sulla teoria di Bayes è estremamente efficace in un articolo della BBC (Maggio 2003) si mette in evidenza che con tale approccio la percentuale di scoperta dello spam può arrivare al 99,7% e con un numero molto basso di falsi positivi. Perchè nella scoperta dello spam il filtraggio Bayesiano è migliore della ricerca di parole chiavi 1. Il metodo Bayesiano considera l intero messaggio Riconosce le parole chiavi che identificano lo spam, ma riconosce anche le parole che contraddistinguono le valide. Per esempio: non tutte le e- mail che contengono le parole free e guadagno sono spam. Il vantaggio del metodo Bayesiano è che esso considera le parole più interessanti (come quelle ottenute da modifiche di altre) e fornisce la probabilità di spam del messaggio. Il filtro Bayesiano potrebbe ritenere le parole free e guadagno interessanti, ma è anche in grado di verificare se il mittente dell è un cliente o un partner della vostra azienda e quindi classificare l come legittima. In altre parole il filtro Bayesiano ha un approccio molto intelligente, questo perché esamina tutti gli aspetti di un messaggio, a differenza della ricerca di parole chiavi che classifica un come spam o no solo in base ad una singola parola. 2. Un filtro Bayesiano si adatta costantemente in modo autonomo - Venendo a conoscenza del nuovo spam e delle nuove in uscita valide, il filtro Bayesiano migliora e si adatta alle nuove tecniche spam. Per esempio, quando gli spammer hanno cominciato ad utilizzare la parola f-r-e-e anzicchè free sono stati in grado di superare il controllo basato su parole chiavi finchè anche la parola f-re-e è stata inserita nel database di parole chiavi. Il filtro Bayesiano invece, in modo automatico riconosce tale tecnica; infatti, se viene trovata la parola f-r-e-e questo è un chiaro indicatore di spam. Un altro esempio può essere l utilizzo della parola 5ex invece che Sex. 3. La tecnica Bayesiana è attenta all utente Per avere successo e diffondere i propri messaggi, gli spammer devono inviare che non siano bloccate dai filtri personalizzati delle vittime. Poichè il metodo Bayesiano tiene in considerazione il profilo GFI MailEssentials 9 Manual Descrizione di GFI MailEssentials 5

10 dell azienda, è in grado di individuare lo spam con maggiore facilità: Gli spammer avranno bisogno di conoscere il profilo dell azienda per poterlo raggirare. Fino a che le di spam hanno un proprio vocabolario e un proprio carattere, il filtro Bayesiano può facilmente individuarle; in ogni modo, non è semplice per gli spammer modificare la propria metodologia per poter entrare in possesso del profilo di un azienda; dopo tutto, ci sono solo alcune parole per poter vendere il Viagra. 4. Il metodo Bayesiano è multilingue ed internazionale Un filtro Bayesiano anti-spam, essendo adattabile, può essere usato per tutte le lingue richieste. Molte delle liste di paole chiavi sono disponibili soltanto in inglese pertanto non possono essere adeguatamente utilizzate nei paesi dove non si parla inglese. Il filtro Bayesiano è in grado di tenere presente le variazioni di linguaggio o il diverso utilizzo di alcune parole in differenti aree geografiche, anche se è parlata la stessa lingua. Questo tipo di intelligenza rende tale filtro molto più efficace nella ricerca dello spam. 5. Un filtro Bayesiano a differenza di un filtro basato su parole chiavi è molto difficile da aggirare Un spammer avanzato che vuole superare un filtro Bayesiano può usare, solo poche parole maligne (ma tali parole normalmente indicano spam ad esempio, free, Viagra, etc.), oppure molte più parole che generalmente indicano valide (quali il nome di un contatto valido, etc.) Fare quest ultima cosa è impossibile poichè lo spammer dovrebbe conoscere il profilo di tutti i destinatari - uno spammer non può mai sperare ti ottenere questo tipo di informazioni per tutti. Utilizzando parole neutre, per esempio la parola pubblico, non funzionerebbe poichè queste parole sono ignorate nell analisi finale. Modificando le parole spam (Utilizzando ad esempio f-r-e-e' invece che free ) incrementerà la possibilità che il messaggio sia spam, visto che un utente normale difficilmente scrive la parola "free" come "f-r-e-e". IMPORTANTE: Non giudicate l individuazione dello spam da parte GFI MailEssentials se non dopo che il filtro Bayesiano abbia funzionato per almeno una settima! GFI MailEssentials, comparato con le altre soluzioni anti-spam, è in grado di offrire la più alta percentuale d individuazione dello spam perché si adatta in maniera specifica alla vostra posta. Siate pazienti ed aspettate almeno una settimana prima di giudicarlo! 6 Descrizione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

11 Installazione di GFI MailEssentials Introduzione Questo capitolo descrive le modalità di installazione e di configurazione di GFI MailEssentials. GFI MailEssentials può essere installato in due modi: Opzione d installazione 1: Installazione di GFI MailEssentials sulla macchina Exchange Server 2000/2003 Questa è una modalità di utilizzo facile e diretta. Installare semplicemente GFI MailEssentials sulla macchina Exchange Server 2000/2003. Passare al paragrafo 'Installazione di GFI MailEssentials sulla macchina Exchange 2000/2003' per le istruzioni su come installare questa opzione di installazione. Nota: Questa opzione di installazione consente di inviare la posta segnata come spam direttamente ad una cartella specifica dell utente. Questo facilita gli utenti nella revisione periodica dello spam per eventuali falsi positivi. Se si installa GFI MailEssentials nella zona DMZ (, o davanti Exchange 2000/2003, questa caratteristica non è disponibile. Opzione d installazione 2: Installazione di GFI MailEssentials su una macchina distinta Se si utilizza Exchange 2000/2003 o semplicemente se si desidera distinguere l installazione di MailEssentials dalla macchina Exchange 2000/2003, è possibile installare MailEssentials su una macchina distinta. Questo consente anche di mantenere il server di posta della società dietro il firewall. GFI MailEssentials funziona come un server di ritrasmissione (relay) host/posta intelligente sulla rete perimetrale (nota anche come DMZ, zona demilitarizzata (Demilitarized Zone) - e come sub-rete schermata). I vantaggi aggiuntivi sono i seguenti: È possibile eseguire la manutenzione sulla macchina del server di posta, mentre si ricevono da Internet. Si utilizzano meno risorse sulla macchina del server di posta. La macchina GFI MailEssentials può avere caratteristiche inferiori della macchina server di Posta ed elaborare più rapidamente la posta. Ulteriore fault tolerance (tolleranza degli errori) se avviene qualcosa con il server di posta, si continua a ricevere posta, che viene messa in coda sulla macchina GFI MailEssentials. Nota: Questa macchina distinta non richiede di essere dedicata a GFI MailEssentials, può supportare altre applicazioni, per esempio GFI MailSecurity. GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 7

12 Con la scelta di questa opzione, è necessario configurare IIS prima della installazione di GFI MailEssentials. Per le istruzioni relative, passare al paragrafo 'Installazione di GFI MailEssentials su una macchina distinta'. Installazione di GFI MailEssentials sulla macchina Exchange Server 2000/2003 Questa è la modalità consigliata in caso si disponga di Exchange 2000/2003! Requisiti di sistema Windows 2000/2003 Server oppure Advanced Server Microsoft Exchange server 2000/2003 Se si utilizza il generatore di rapporti GFI MailEssentials, sono richiesti i servizi centrali di, Microsoft XML. Questi sono inclusi nell'installazione di GFI MailEssentials e saranno installati automaticamente se la lingua del sistema operativo è l inglese GB/USA. IMPORTANTE: Disabilitare il software Anti-virus dalla scansione delle cartelle di GFI MailEssentials & IIS! E noto che i prodotti Anti-virus interferiscono con le normali operazioni così come rallentano tutti i tipi di software che richiedono l accesso ai file. Infatti Microsoft non consiglia l esecuzione su Exchange Server di software anti-virus basato su file. Per ulteriori informazioni: Assicurarsi che il backup del software non si riferisca alle cartelle di GFI MailEssentials in nessun punto. GFI MailEssentials, durante l installazione, richiede di avviare e fermare i servizi di Exchange. Installazione di GFI MailEssentials 1. Sulla macchina Exchange, accedere (Log-on) come amministratore ed eseguire l installazione di GFI MailEssentials facendo doppio clic sul file me.exe. Viene visualizzata una finestra di dialogo. Chiudere gli altri programmi Windows e fare clic su Next (Avanti). GFI MailEssentials chiederà di verificare la presenza di versioni più recenti di GFI MailEssentials. Utilizzare sempre l ultima versione! 2. Confermare di accettare l accordo di Licenza, fare clic su Next (Avanti). 3. Il programma di installazione richiede ora dove si desidera installare GFI MailEssentials. Il sistema GFI MailEssentials richiede circa 30 MB di spazio libero sul disco fisso. Inoltre, si devono riservare circa 200 MB per i file temporanei. 4. Inserire il nome della propria società (Company) ed il Codice seriale. Se si sta usando una versione di valutazione del prodotto, come codice seriale lasciare il valore di default Evaluation (Valutazione). Fare clic su Next (Avanti). 5. Il programma di installazione richiede l dell amministratore. Questa viene utilizzata per trasmettere informazioni importanti. 8 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

13 Selezione della modalità SMTP o della modalità Active Directory. 6. Se si sta installando GFI MailEssentials su un Exchange server configurato come server frontale (cioè in un DMZ di fronte ad un altro Exchange server), si può scegliere se si vuole installare GFI MailEssentials nella modalità Active Directory o nella modalità SMTP. La modalità Active Directory consente di selezioniare gli utenti presenti in Active Directory per configurazione/regole definite in base all utente, come una dichiarazione (disclaimer). Tuttavia, su un server frontale non tutti gli utenti sono disponibili. In questo caso è meglio selezionare la modalità SMTP, che permette d inserire l indirizzo SMTP per regole/configurazione definite in base all utente. Conferma del dominio locale. 7. Il programma di installazione confermerà adesso i domini locali che sono stati configurati. Recupera i domini locali dal set-up dell IIS. E importante assicurarsi che i domini locali siano elencati correttamente. MailEssentials filtrerà SOLO la posta destinata al vostro dominio GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 9

14 locale pertanto se non si configura il dominio locale correttamente lo spam non sarà cancellato! 8. Il programma di installazione copia tutti i file di programma nella destinazione selezionata e conclude quindi l installazione creando un gruppo di programmi GFI MailEssentials. Fare clic su Finish (Fine) per concludere l installazione. Dopo che il programma di installazione ha copiato tutti i file, verrà richiesto se è possible riavviare il servizio SMTP. 9. Dopo l'installazione, controllare se si dispone del motore Microsoft XML installato. Se non fosse così ed è attiva una versione GB/USA di Microsoft Windows, il motore verrà installato automaticamente. Se NON è attiva una versione GB/USA di Microsoft Windows, l installazione richiederà di scaricare ed installare il motore Microsoft XML adatto. Il motore XML è utilizzato dall'applicazione generatrice di rapporti ed occupa solo 2 megabyte. Esso è utilizzato molto spesso, anche da altre applicazioni. Per ulteriori informazioni: Installazione di GFI MailEssentials su una macchina distinta Se si installa GFI MailEssentials su una macchina distinta, ci si deve assicurare che sia il primo programma a ricevere tutte le destinate al server di posta e l ultima fermata per la posta in uscita. Perché ciò avvenga, GFI MailEssentials deve funzionare come un gateway per tutte le . Questa installazione è nota anche come 'Smart host' oppure server 'Mail relay'. GFI MailEssentials funziona effettivamente come mail relay server (server di ritrasmissione della posta). Requisiti di sistema Windows 2000/ Pro, Server o Advanced Server o Windows XP Professional. (Si noti che se si utilizza Windows 2000 o XP, è possibile accettare contemporaneamente soltanto fino a 10 connessioni SMTP in ingresso, pertanto è più opportuno utilizzare il server Windows 2000) Il servizio IIS5 SMTP viene installato e funziona come una ritrasmissione SMTP sul server di posta. Questo comporta che il record MX del dominio deve puntare alla macchina su cui viene installato GFI MailEssentials. Per ulteriori informazioni relative alla configurazione IIS5, visitare il sito: Microsoft Exchange Server 2000, 2003, 4, 5 o 5.5, Lotus Notes 4.5 e superiore, oppure un server di postasmtp/pop3. IMPORTANTE: Disabilitare il software Anti-virus dalla scansione delle cartelle di GFI MailEssentials & IIS! E noto che i prodotti Anti-virus interferiscono con le normali operazioni così come rallentano tutti i tipi di software che richiedono l accesso ai file. Infatti Microsoft non consiglia l esecuzione su Exchange Server di software anti-virus basato su file. Per ulteriori informazioni: Assicurarsi che il backup del software non si riferisca alle cartelle di GFI MailEssentials in nessun punto. 10 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

15 Installazione & configurazione del servizio SMTP IIS (Internet Information Services) GFI MailEssentials utilizza il servizio SMTP IIS di Windows come proprio server SMTP. Siccome GFI MailEssentials funziona con questo servizio SMTP, è necessario innanzi tutto configurare tale servizio come server di ritrasmissione della posta. Informazioni sul servizio SMTP IIS di Windows Il servizio SMTP di Windows 2000/2003 è parte dell IIS,che è a sua volta parte di Windows 2000/2003. Esso è utilizzato come agente di trasferimento dei messaggi di Microsoft Exchange Server, ed è stato progettato per gestire quantità estese di traffico di posta. Il servizio SMTP IIS 5 è compreso in ogni versione di Windows, compreso Windows Professional. Per installare e configurare il servizio SMTP IIS come un server di ritrasmissione (mail relay server) della posta: Fase 1: Verifica dell installazione del servizio SMTP Dal Pannello di Controllo, aprire Installa/Rimuovi Programmi, fare clic su Installa/Rimuovi Componenti di Windows. Fare clic sul componente Internet Information Services (IIS), fare clic su Dettagli e verificare che la casella di controllo SMTP Service sia selezionata. Se non lo è, fare clic su di essa per selezionarla, fare clic su OK e seguire le istruzioni di installazione visualizzate. Definizione del nome del server di ritrasmissione della posta e assegnazione dell IP. Fase 2: Definizione del nome del server di ritrasmissione della posta e assegnazione dell IP. Fare clic su Start (Avvia), selezionare Programs (Programmi), fare clic su Administrative Tools (Tool di amministrazione) e fare quindi clic su Internet Services Manager. GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 11

16 Espandere la sezione sotto al nome del server, quindi espandere l opzione Default SMTP Virtual Server (Server virtuale SMTP di default). Fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare 'Properties' (Proprietà). Assegnare qui un IP. Fase 3: Configurazione del servizio SMTP per ritrasmissione (relay) della posta verso il server di posta In questa fase, si configura il servizio SMTP per ritrasmettere i messaggi in ingresso verso il server di posta. Nota: Durante l installazione, GFI MailEssentials esegue questa fase automaticamente. GFI MailEssentials richiede il nome del dominio locale e lo rende come un dominio remoto. L elenco è mostrato nel pannello di destra. Comunque, se si esegue questo manualmente, è possibile confermare che il server di ritrasmissione funziona in modo corretto, prima di eseguire l installazione di GFI MailEssentials. Creazione di un dominio locale in IIS per inoltrare la posta 1. Fare clic su Start (Avvia), selezionare Programs (Programmi), fare clic su Administrative Tools (Tool di amministrazione) e fare quindi clic su Internet Services Manager. 2. Espandere la sezione sotto al nome del server, quindi espandere l opzione Default SMTP Virtual Server (Server virtuale SMTP di default). Per default, è necessario disporre di un dominio Locale (Default) con il nome di dominio pienamente definito del server. 3. Configurazione del dominio per l ingresso: 1. Fare clic con il tasto destro del mouse sull icona Domains (Domini), fare clic su New (Nuovo) e quindi fare clic su Domain (Dominio). 2. Fare clic su Remote, fare clic su Next (Avanti), e quindi digitare il nome del dominio nella casella Name (Nome). Fare clic su Finish (Fine). Configurazione del dominio. 12 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

17 NOTA IMPORTANTE SUI DOMINI LOCALI Assicurarsi che tutti i domini locali siano configurati correttamente, in caso contrario la posta non sarà filtrata! Nota: Al momento dell installazione, MailEssentials importerà dei domini locali dal servizio SMTP IIS. Se si vogliono aggiungere domini locali supplementari, essi devono essere aggiunti nella configurazione di MailEssentials. Per ulteriori informazioni, consultare 'Aggiunta di domini locali supplementari nel capitolo Opzioni varie. Se si aggiungono domini locali supplementari nel servizio SMTP IIS, essi non saranno riconosciuti automaticamente finché non saranno inseriti nella configurazione MailEssentials. Ciò permette l installazione degli smarthosts remoti per domini particolari non locali. Configurazione del dominio per ritrasmissione (relay) della posta verso il server di posta: 1. Nella scheda delle proprietà per il dominio creato, fare clic per selezionare la casella di controllo Allow the Incoming Mail to be Relayed to this Domain (Consenti che la posta in ingresso venga ritrasmessa verso questo dominio). 2. Se questa operazione è stata impostata per un dominio interno, è necessario specificare il server che riceve l per il nome del dominio tramite l indirizzo IP nella finestra di dialogo Route domain (Dominio di instradamento). 3. Fare clic sull opzione Forward all to smart host (Indirizza tutta la posta verso lo smart host) e digitare l indirizzo IP del server responsabile delle per quel dominio fra le parentesi quadre. Per esempio: [ ] Nota: L immissione dell indirizzo IP del server fra parentesi è necessaria perché il server riconosca la serie di cifre come un indirizzo IP e non esegua una ricerca DNS. 4. Fare clic su OK. Opzioni di ritrasmissione. GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 13

18 Fase 4: Sicurezza del server di ritrasmissione della posta. In questa fase si specifica il nome del server di posta e qualsiasi altro server di posta che trasmetterà la posta tramite questo server di ritrasmissione. In realtà, tramite questo server, si limitano i server che trasmettono posta. Se non si definiscono restrizioni, chiunque può utilizzare il server di ritrasmissione della posta come un server di ritrasmissione aperto (ossia Spamming). Per evitare questo, procedere come descritto di seguito: 1. Aprire la finestra delle proprietà del Default SMTP Virtual Server (Server virtuale SMTP di default). 2. Dalla sezione Access (Accesso), fare clic su Relay (Ritrasmissione). 3. Fare clic su Only the list below (Soltanto l elenco sotto), fare clic su Add (Aggiungi), e quindi aggiungere l IP del server di posta che indirizzerà la posta a questo server. Si può specificare un singolo computer, un gruppo di computer oppure un dominio: a) Singolo computer: Specificare un computer host cui si desidera connettere questo server. Se si fa clic sul pulsante DNS Lookup (Ricerca DNS), si può trovare un indirizzo IP di uno specifico host. b) Gruppo di computer: Specificare un indirizzo IP di base per i computer cui si desidera ritrasmettere. c) Dominio: Selezionare tutti i computer in un dominio per il nome del dominio per la ritrasmissione. Questa opzione richiede un elaborazione notevole e potrebbe ridurre le prestazioni del servizio SMTP, perché comprende le ricerche DNS a ritroso su tutti gli indirizzi IP, che cercano di ritrasmettere per la verifica del corrispondente nome di dominio. Fase 5: Configurazione del server di posta per la ritrasmissione tramite il server di ritrasmissione Una volta che il servizio SMTP IIS è stato configurato per trasmettere e ricevere posta, è necessario configurare il server di posta per la ritrasmissione di tutta la posta verso il server di ritrasmissione. Per fare questo, procedere come descritto di seguito: Se si utilizza Microsoft Exchange Server 4/5/5.5: 1. Avviare Microsoft Exchange Administrator. 2. Passare all Internet Mail Service (Servizio di posta Internet) e fare doppio clic su di esso per configurarne le proprietà. 3. Passare alla sezione Connections (Connessioni). 4. Nella sezione Message Delivery (Consegna messaggi), selezionare 'Forward all messagges to host' (Inoltra tutti i messaggi all host). Immettere il nome del computer oppure l IP della macchina su cui funziona GFI MailEssentials. 5. Fare clic su OK e riavviare il server Exchange. Questo può essere effettuato dall applet (applicazione) dei servizi. 14 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

19 Se si utilizza Microsoft Exchange Server 2000/2003: È necessario definire un connettore SMTP che inoltri tutta la posta verso GFI MailEssentials: 1. Avviare Exchange System Manager (Sistema di gestione di Exchange) 2. Fare clic con il tasto destro del mouse sulla sezione Connectors > New >SMTP (Connettori > Nuovo > SMTP) e creare un nuovo connettore SMTP. Il programma richiede di immettere un nome. 3. Ora selezionare l opzione Forward all mail through this connector to the following smart host (Indirizza tutta la posta attraverso questo connettore al successivo smart host), e digitare l IP del server GFI MailEssentials (il server di ritrasmissione della posta) fra parentesi quadre [ ] (per esempio: [ ]. Fare clic su OK per AGGIUNGERE. 4. Selezionare il server SMTP su cui è attivo il connettore SMTP. Passare alla sezione Address Space (Spazio indirizzo), e fare clic su Add (Aggiungi). Selezionare SMTP e fare clic su OK. 5. Fare clic su OK per uscire. Tutte le verranno indirizzate verso la macchina GFI MailEssentials. Se si utilizza Lotus Notes oppure un server SMTP/POP3: Dalla documentazione, verificare come il server di posta indirizza la posta verso la macchina GFI MailEssentials. Fase 6: Puntare il record MX del dominio al server di ritrasmissione della posta. Siccome il nuovo server di ritrasmissione della posta deve ricevere prima tutta la posta in ingresso, è necessario aggiornare il record MX del dominio, affinché punti all IP del nuovo server di ritrasmissione della posta. Diversamente, la posta continuerà ad essere indirizzata al server di posta by-passando GFI MailEssentials. Se è attivo il server DNS è necessario eseguire queste operazioni di aggiornamento nel server DNS. Se l ISP gestisce questo automaticamente, è necessario richiedere all ISP di aggiornare automaticamente il record MX. Dopo aver fatto questo, verificare se il record MX è corretto, utilizzando la seguente procedura. Verifica della corretta impostazione del record MX del dominio 1. Aprire il prompt dei comandi. Digitare nslookup 2. Ora digitare 'set type=mx' 3. Immettere il dominio di posta. 4. Il record MX deve ritornare un singolo IP. Questo IP deve essere il server di ritrasmissione della posta! GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 15

20 Verifica dell impostazione del record MX del dominio. Nota: Se si desidera trasmettere posta utilizzando uno smart host (utilizzato quando ci si connette a linea commutata), oppure ricevere posta utilizzando ETRN, è necessario eseguire altre fasi per configurare l IIS 5 come un server di ritrasmissione della posta. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla documentazione IIS 5. Fase 7: Test del nuovo server di ritrasmissione della posta! Prima di procedere all installazione di GFI MailEssentials, verificare che il nuovo server di ritrasmissione della posta funzioni correttamente. 1. Testare la connessione SMTP IIS 5 in ingresso del server di ritrasmissione della posta trasmettendo una da un account esterno verso un utente interno (si può utilizzare la funzione di hotmail, se non si dispone di un account esterno). Verificare che il client di posta riceva la Testare la connessione SMTP IIS 5 in ingresso del server di ritrasmissione della posta trasmettendo una verso un account esterno da un client di Internet. Verificare che l utente esterno riceva l . Nota: Invece di utilizzare un client di , è possibile utilizzare Telnet e trasmettere manualmente una . Questo fornirà più informazioni su eventuali problemi. Informazioni a tale proposito possono esere trovate al seguente sito: Fase 8: Installazione di GFI MailEssentials 1. Sulla macchina di recente configurata per la ritrasmissione della posta, accedere (Log-on) come amministratore ed eseguire l installazione di GFI MailEssentials facendo doppio clic sul file me.exe. Viene visualizzata una finestra di dialogo. Chiudere gli altri programmi Windows e fare clic su Next (Avanti). GFI MailEssentials chiederà di verificare la presenza di versioni più recenti di GFI MailEssentials. Utilizzare sempre l ultima versione! 2. Confermare di accettare l accordo di Licenza, fare clic su Next (Avanti). 3. Il programma di installazione richiede ora dove si desidera installare GFI MailEssentials. Il sistema GFI MailEssentials richiede circa 30 MB di spazio libero sul disco fisso. Inoltre, si devono riservare circa 200 MB per i file temporanei. 4. Inserire il nome della propria società (Company) ed il Codice seriale. Se si sta usando una versione di valutazione del prodotto, come codice seriale lasciare il valore di default Evaluation (Valutazione). Fare clic su Next (Avanti). 16 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

21 Definizione del server di posta IP e del dominio. 5. L installazione ora richiede di specificare l IP del server di posta, la porta ed il dominio locale: Specificare se l IP del server di posta (per esempio, il nome di Exchange server) e la porta del server di posta Specificare il dominio locale. Il dominio locale è l ultima parte del tuo indirizzo interno, per esempio gfi.com 6. Il programma di installazione richiede l dell amministratore. Questa viene utilizzata per trasmettere informazioni importanti. Selezione della modalità SMTP o della modalità Active Directory. Se si sta installando GFI MailEssentials su una macchina che appartiene ad un dominio e che dispone di Active Directory, durante l installazione sarà richiesto se si vuole installare GFI MailEssentials nella modalità Active Directory o nella modalità SMTP. La modalità Active Directory consente di selezioniare gli utenti presenti in Active Directory per configurazione/regole definite in base all utente, come una dichiarazione (disclaimer). Tuttavia, se la macchina è nel DMZ, allora è meglio selezionare la modalità SMTP. In questa modalità tutte le regole/configurazioni definite in base all utente richiederanno l inserimento degli indirizzi SMTP. GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 17

22 Conferma del dominio locale. 7. Il programma di installazione confermerà adesso i domini locali che sono stati configurati. Recupera i domini locali dal set-up dell IIS. E importante assicurarsi che i domini locali siano elencati correttamente. MailEssentials filtrerà SOLO la posta destinata al vostro dominio locale pertanto se non si configura il dominio locale correttamente lo spam non sarà cancellato! 8. Il programma di installazione copia tutti i file di programma nella destinazione selezionata e conclude quindi l installazione creando un gruppo di programmi GFI MailEssentials. Fare clic su Finish (Fine) per concludere l installazione. Dopo che il programma di installazione ha copiato tutti i file, verrà richiesto se è possible riavviare il servizio SMTP. 9. Dopo l'installazione, controllare se si dispone del motore Microsoft XML installato. Se non fosse così ed è attiva una versione GB/USA di Microsoft Windows, il motore verrà installato automaticamente. Se NON è attiva una versione GB/USA di Microsoft Windows, l installazione richiederà di scaricare ed installare il motore Microsoft XML adatto. Il motore XML è utilizzato dall'applicazione generatrice di rapporti ed occupa solo 2 megabyte. Esso è utilizzato molto spesso, anche da altre applicazioni. Per ulteriori informazioni: Se i servizi IIS sono attivi, GFI MailEssentials necessita di interrompere questi servizi per installare determinati file. Dopo aver fatto questo, GFI MailEssentials indica di riattivare questi servizi. 18 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

23 Inserimento del Codice Seriale dopo l installazione Licenza GFI MailEssentials. Se GFI MailEssentials è stato acquistato, è possibile inserire il codice seriale nella sezione General > Licensing (Generale > Licenza). Se si sta valutando GFI MailEssentials, il periodo di valutazione ha una durata di 60 giorni (con la chiave di valutazione). Se si decide poi di acquistare GFI MailEssentials, inserire il Codice seriale qui, senza reinstallare GFI MailEssentials. Si devono ottenere un numero di licenze di MailEssentials pari al numeri di utenti sul server di posta. L inserimento del Codice seriale non deve essere confuso con il processo di registrazione dei dati della vostra azienda sul nostro sito web. Questa seconda fase è molto importante poiché ci consente di fornirvi il supporto e di comunicarvi tutte le più importanti notizie sul prodotto. Registratevi alla pagina web: Installazione del gestore delle regole (rule manager) Nota: Il gestore delle regole (rule manager) è eseguibile solo su Windows 2000 e superiori. Non può essere eseguito su Windows NT. Gestione delle regole della casella postale (Mailbox rule manager) La gestione delle regole della casella postale (Mailbox rule manager) è un utility che consente di configurare delle regole per gli utenti delle mailbox, in questo modo la posta segnata come spam può essere spostata automaticamente in cartelle specifiche degli utenti ed essere poi facilmente controllata dall utente. Come funziona In sintesi, si installa il rule manager (gestore di regole) su Exchange Server e si specificano le mailbox su cui si vogliono configurare le regole. Dopo si specifica nella Configurazione di MailEssentials che tutto lo spam deve essere etichettato. Se si vuole utilizzare il rule manager (gestore di regole), si deve selezionare l opzione Tag e NON le opzioni Block and delete (Blocca e cancella) o Block and remove (Blocca e rimuovi). In GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 19

24 quest ultimo caso, la posta non arriverà alla mailbox dell utente, e quindi la regola non verrà mai attivata! Etichetta la posta, NON bloccare e cancellare! In questo modo tutto lo spam è segnato come [SPAM], e successivamente le regole istallate sulla mailbox sposteranno la posta segnata come [SPAM] ad un altra cartella scelta, per esempio una cartella specifica degli utenti. La gestione delle regole per la mailbox (mailbox rule manager) è applicabile per: Aziende che non hanno istallato GFI MailEssentials su Exchange Server 2000/2003, ma come mail relay (distributore di posta), per esempio nella zona DMZ (Demilitarized Zone) Aziende che utilizzano Exchange 5.5. Se si è installato GFI MailEssentials sulla stessa macchina di Exchange 2000/2003, non è necessario installare il Mailbox rule manager (Gestore delle regole di posta), poiché GFI MailEssentials sarà in grado di indirizzare la posta alle cartelle specifiche degli utenti. Istallazione del rule manager (gestore della posta) e del wizard per il filtro Bayesiano Per istallare il rule manager (gestore della posta) e il wizard per il filtro Bayesiano, procedere come segue: 1. Copiare il file bayesianwiz.exe che si trova nella cartella MailEssentials\bsw, sul computer dove si intentono istallare tali utility. 2. Mandare in esecuzione bayesianwiz.exe. Per informazioni ulteriori sul wizard per il filtro Bayesiano, si consiglia di leggere il capitolo seguente. 20 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

25 Configurazione delle regole per le mailbox (caselle di posta) dell utente Per configurare le regole sulle caselle di posta (mailbox) degli utenti, procedure come segue: 1. Eseguire l applicazione del rule manager (gestore delle regole) dalla cartella dove si trova il programma GFI MailEssentials Il rule mager (gestore delle regole). 2. La videata principale mostra tutte le caselle di posta trovate sul server. Selezionare le caselle di poste su cui si intende installare una regola. Si possono creare 2 tipi di regole: Una regola per cui le segnate come spam vengano spostate ad una cartella specifica degli utenti Una regola per cui le segnate come spam vengano cancellate (Questa regola può essere usata da quegli utenti che intendono cancellare in modo automatico lo spam) Creazione di una regola. 3. Fare clic su Configure (Configurazione). Per default la regola cercherà [SPAM] nell oggetto. Si noti che se quest opzione viene cambiata, si dovrà cambiare l etichetta assegnata da MailEssentials anche a livello del server. Selezionare quindi l azione da intraprendere: Delete (Cancellare lo spam), oppure Move to: (Spostare lo spam ad una cartella specificata). E possible GFI MailEssentials 9 Manual Installazione di GFI MailEssentials 21

26 spcificare il nome della cartella. Se si specifica per esempio Posta in arrivo\junk, la cartella junk (spazzatura) viene creata in modo automatico all interno della cartella Posta in arrivo. Se si specifica solo junk, allora tale cartella verrà creata al livello più alto, ad esempio vicino alla cartella Posta in arrivo. 4. Si possono selezionare più caselle di posta e configurare le regole per tutte queste in una sola volta (così la stessa regola viene applicata per tutte) 5. Tutte le caselle di posta (mailbox) per cui si è configurata una regola verrà segnata in blu. 22 Installazione di GFI MailEssentials GFI MailEssentials 9 Manual

27 Configurazione Anti-Spam Introduzione Con la quotidiana, dolosa, inappropriata e oltraggiosa offensiva di e- mail trasmesse in gran quantità ad adulti, bambini e uomini d affari, la protezione dallo spam diventa un imperativo per le strategie di sicurezza del vostro network. Lo spam fa perdere tempo all utente della rete e spreca risorse di rete, oltre a poter essere pericoloso. GFI MailEssentials offre protezione dallo spam a livello del server ed elimina la necessità di dover installare e aggiornare il software antispam su ogni computer client. GFI MailEssentials utilizza I seguenti metodi per identificare lo spam: 1. Utilizzo di Blacklists & White lists (Liste Nere & Bianche) questo metodo utilizza le liste nere per bloccare le di spammer conosciuti. Le liste bianche sono elenchi di indirizzi da cui si desidera ricevere posta. 2. Analisi Bayesiana - questo metodo analizza il contenuto della posta in ingresso e in base a regole matematiche decide se la posta è spam oppure no. 3. Header checking (Controllo dell intestazione) questo metodo analizza l intestazione dell per accertarsi se è spam oppure no. 4. Ricerca di parole chiavi questo metodo consente di configurare le parole chiavi che indicano se un è spam. Configurazione anti spam. Quando GFI MailEssentials trova un messaggio spam, può eliminarlo, spostarlo in una cartella centrale, trasmetterlo ad un indirizzo , oppure spostarlo in una cartella specifica degli utenti (ad esempio una junk folder). Nota: Per impedire agli spammer di ritrasmettere la loro posta attraverso il server di posta, è necessario configurare il server di posta per non permettere questa ritrasmissione della posta. Per ulteriori GFI MailEssentials 9 Manual Configurazione Anti-Spam 23

28 informazioni su questo, consultare la documentazione del server di posta. White list (Lista Bianca) La White list (Lista bianca) è un database di indirizzi e domini da cui si desidera ricevere sempre le . Pertanto, le inviate da questi indirizzi o domini non saranno mai segnate come spam. Domini nella Lista Bianca. La configurazione della Lista Bianca è effettuata dalla sezione Anti Spam > Blacklist/Whitelist. Fare un clic destro su questo nodo per acquisire le proprietà della Blacklist/Whitelist. La prima sezione riguarda la configurazione della Lista Bianca. Lista Bianca automatica Prima di tutto si raccomanda di attivare la caratteristica di Lista Bianca automatica. Questa caratteristica inserisce nella lista bianca inmodo automatico gli indirizzi a cui si invia posta. Memorizzando automaticamente i destinatari di tutta la posta in uscita in un database, si crea e si aggiorna rapidamente una lista bianca affidabile senza nessuna amministrazione. La lista bianca può memorizzare fino a indirizzi . Successivamente, i record meno recenti vengono sostituiti. Si raccomanda fortemente di utilizzare questa caratteristica. In questo modo si possono applicare regole più restrittive per i mittenti di posta sconosciuti. 24 Configurazione Anti-Spam GFI MailEssentials 9 Manual