REGOLAMENTO PER LA CORRESPONSIONE DEI GETTONI DI PRESENZA, IL RIMBORSO DELLE SPESE E L UTILIZZO DELLA CARTA DI CREDITO AZIENDALE PER L ATTIVITÀ DEGLI

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1 REGOLAMENTO PER LA CORRESPONSIONE DEI GETTONI DI PRESENZA, IL RIMBORSO DELLE SPESE E L UTILIZZO DELLA CARTA DI CREDITO AZIENDALE PER L ATTIVITÀ DEGLI ORGANI ASSOCIATIVI Approvato dal Comitato Direttivo del 30 marzo 2017

2 Capo I D I S P O S I Z I O N I P E R L A CO R R E S P O N S I O N E D E L G E T TO N E D I P R E S E N ZA E I L R I M B O RS O D E L L E S P E S E

3 Art. 1 Oggetto 1. Il presente regolamento disciplina il trattamento economico connesso all attività associativa del Comitato Direttivo e dei presidenti delle consulte di ANCI Piemonte. 2. Ai fini di cui al presente regolamento, il coordinamento regionale dei giovani amministratori locali del Piemonte denominato ANCI Giovani Piemonte è considerato una Consulta di ANCI Piemonte. Art. 2 Normativa di riferimento 1. In considerazione della natura giuridica di associazione non riconosciuta e non avente finalità lucrativa, facente tuttavia parte dell Elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato (articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196 e ss.mm), al presente regolamento si applica in particolare quanto previsto all art. 6, comma 2 del decreto legge 31 maggio 2010, n. 78, conv. In legge n. 122/2010 e s.m.i. Art. 3 Disposizioni generali 1. In considerazione del loro ruolo di rappresentanza e direzione dell Associazione, i componenti del Comitato Direttivo e i presidenti delle Consulte regionali hanno diritto alla percezione di un gettone di presenza di importo pari a quanto previsto dall art. 6, comma 2 del D.L. 78/2010, convertito nella legge 122/2010 e s.m.i. [euro 30,00] per le sedute dei rispettivi organi collegiali e per gli incontri conseguenti alle rispettive cariche associative. 2. Essi hanno inoltre diritto all anticipazione o al rimborso delle spese di trasporto, vitto ed eventuale pernottamento, per le attività svolte nell esclusivo interesse dell Associazione ovunque in Italia o all estero. 3. E altresì ammesso il rimborso delle spese di iscrizione a convegni, eventi, o altre iniziative pubbliche alle quali l Associazione abbia rilasciato il patrocinio e che richiedano la presenza dell amministratore. 4. Entro il giorno 10 di ogni mese, gli amministratori presentano alla segreteria il prospetto indicante le attività svolte nel mese precedente, oltre ai documenti giustificativi delle spese sostenute per le medesime attività. In tal caso, la segreteria liquida i gettoni spettanti e il rimborso entro la fine del mese corrente. 5. Qualora il pagamento avvenga mediante la carta di credito aziendale di cui al Capo II del presente regolamento, la relativa spesa costituisce anticipazione a carico del bilancio di Anci Piemonte e non è oggetto di rimborso.

4 Art. 4 Spese di trasporto con mezzi pubblici 1. Sono mezzi di trasporto ammissibili il treno, l aereo, la nave, l autobus urbano o extraurbano, il taxi, il servizio di noleggio con conducente e il servizio di car-sharing. Il servizio di taxi nel territorio dell area metropolitana torinese è ammesso nell ambito della convenzione intestata ad ANCI Piemonte e qualora non sia disponibile il servizio di accompagnamento in dotazione alla segreteria. Il servizio di noleggio con conducente in qualsiasi luogo in Italia o all estero è ammesso soltanto previa prenotazione dello stesso a cura della segreteria. 2. Per tutti i mezzi di trasporto è ammessa la spesa per la classe di servizio Economy del trasporto aereo, Standard/Business per il trasporto ferroviario, o equivalente. 3. Sono altresì ammissibili le spese di prenotazione, gli eventuali altri supplementi o i diritti di agenzia connessi all emissione dei biglietti. In caso di uso del mezzo aereo, è altresì ammessa dietro presentazione di regolare polizza la spesa per la stipula delle assicurazioni connesse al viaggio e al trasporto dei bagagli. 4. A seconda delle necessità, gli amministratori possono provvedere direttamente all acquisto dei biglietti di trasporto e dei predetti servizi connessi, ovvero richiedere alla segreteria di provvedere all acquisto. Art. 5 Spese di trasporto con auto propria 1. Preliminarmente all utilizzo dell auto propria per gli spostamenti di cui all articolo precedente, gli amministratori sono tenuti a verificare che non vi sia la disponibilità di collegamenti adeguati con i mezzi pubblici, ovvero che non sia disponibile il servizio di accompagnamento con personale e autovettura in dotazione alla segreteria. 2. In tali casi, gli amministratori hanno facoltà di utilizzare il proprio mezzo di trasporto privato con diritto al rimborso delle spese sostenute per il carburante nella misura determinata dall art. 77-bis, comma 13 del D.L. 25 giugno 2008, n. 112, nonché delle spese sostenute per i pedaggi autostradali e per il posteggio a pagamento. La segreteria provvede al conteggio dei chilometri effettivamente percorsi e recepisce i giustificativi di spesa prodotti dagli amministratori, al fine della loro liquidazione. 3. Non è ammesso sostenere con la carta di credito aziendale le spese per l acquisto di carburante per il proprio mezzo di trasporto privato. E viceversa ammesso sostenere con la carta di credito aziendale le spese sostenute in tali occasioni per il posteggio a pagamento o il pedaggio autostradale.

5 Art. 6 Spese di pernottamento fuori dalla Città di Torino 1. E ammessa la spesa per il pernottamento alberghiero o in struttura ricettiva equivalente, per un trattamento in categoria massima di 4 stelle e per stanza singola o doppia uso singolo. Trattamenti in categoria superiore sono ammessi soltanto qualora sia documentato un costo inferiore rispetto alle 4 stelle. 2. Fermi restando i limiti di trattamento di cui al comma 1, gli amministratori verificano preliminarmente all acquisto o alla richiesta di acquisto le migliori condizioni di qualità/prezzo ottenibili nel confronto tra le condizioni di alloggio convenzionate dalla segreteria e quelle disponibili sui portali specializzati. 3. Per qualunque struttura ricettiva venga individuata come disponibile, gli amministratori hanno facoltà di richiedere alla segreteria di effettuare la prenotazione e il successivo pagamento, ovvero possono provvedere autonomamente a tali incombenze. Art. 7 Spese di vitto 1. Per tutte le attività svolte nell esclusivo interesse dell Associazione, è ammesso il rimborso delle spese di vitto fino a Euro 30,55 per il primo pasto (previa dimostrazione della spesa in unico scontrino o ricevuta fiscale) e fino a complessivi Euro 61,10 per entrambi i pasti della giornata (previa dimostrazione della spesa in non più di due scontrini o ricevute fiscali), se l attività è superiore alle dodici ore. 2. Eventuali eccedenze di spesa rispetto ai limiti di cui al precedente comma, restano a carico dell amministratore.

6 Capo II D I S P O S I Z I O N I P E R L U T I L I ZZO D E L L A C A RTA D I C R E D I TO AZ I E N D A L E

7 Art. 8 Riferimenti normativi e ambito di applicazione 1. Il presente Capo agisce nell ambito di quanto previsto dell art. 1 commi 47 e seguenti della legge 2 dicembre 1995 n. 549 e del relativo regolamento attuativo di cui al D.M. 9 dicembre 1996 n Esso disciplina l utilizzo della carta di credito aziendale quale strumento di pagamento per le spese sostenute dagli amministratori durante le attività svolte in nome, per conto e nell esclusivo interesse dell Associazione. Art. 9 Soggetti autorizzati e modalità di richiesta 1. Sono autorizzati a richiedere l emissione della carta di credito i componenti del Comitato Direttivo. 2. Essi richiedono l emissione dello strumento di pagamento mediante compilazione del modulo allegato A al presente regolamento, debitamente sottoscritto e corredato da codice fiscale e documento di identità in corso di validità. Art. 10 Attivazione della carta di credito e durata 1. La carta di credito è rilasciata dalla società fornitrice (di seguito, indicata anche come emittente ) a nome di ciascuno dei soggetti autorizzati che ne faccia richiesta (di seguito, indicato anche come titolare ). 2. La consegna della carta di credito al titolare deve risultare da apposito verbale sottoscritto dal legale rappresentante di Anci Piemonte, o suo delegato, nonché dal titolare stesso. 3. Il diritto all utilizzo della carta di credito è limitato al periodo di titolarità della carica che ne giustifica la richiesta. All atto della cessazione dalla carica, il titolare è tenuto all immediata restituzione della carta all Associazione, la quale provvede in ogni caso senza indugio alla sua disattivazione ed estinzione con le modalità indicate dall emittente.

8 Art. 11 Responsabilità del titolare, revoca, sospensione o limitazione della carta di credito 1. Il titolare è responsabile in via esclusiva dell utilizzo della carta di credito aziendale sul piano della responsabilità civile, penale, amministrativa e contabile. E inoltre tenuto ad adottare misure di massima cautela per la custodia e il buon uso della carta di credito. 2. La carta è uno strumento di pagamento strettamente personale e può essere utilizzata esclusivamente dal titolare. Non può essere ceduta a terzi in alcun caso e non può essere più utilizzata a seguito della scadenza, revoca o della denuncia di furto o smarrimento. 3. Nel caso di smarrimento o furto della carta, dopo aver seguito le istruzioni fornite dall emittente, il titolare è tenuto a darne immediata comunicazione all Associazione per telefono o via , trasmettendo gli atti e i documenti necessari per procedere all eventuale emissione di una nuova carta. 4. L eventuale accertata inosservanza della legge, delle disposizioni impartite dall emittente e del presente regolamento è causa di immediata revoca, sospensione o limitazione dell uso della carta di credito nei confronti del titolare. 5. Le misure di cui al comma precedente sono disoste, previa contestazione scritta, con atto del legale rappresentante dell Associazione o suo delegato, e devono essere immediatamente notificate alla società emittente a cura dell Associazione. Art. 12 Divieti e massimali di spesa autorizzati 1. Non è ammesso il prelievo di denaro contante dalla carta di credito aziendale. 2. In ogni caso, i pagamenti effettuati con la carta di credito aziendale non possono superare il limite dell importo caricato mensilmente dall Associazione. 3. Nel caso in cui il titolare si trovi nell impossibilità di effettuare pagamenti a causa dell esaurimento del credito, non può richiedere all Associazione il ripristino straordinario della disponibilità di spesa ma dovrà provvedere con mezzi propri, salvo il successivo rimborso delle spese effettuate ed ammissibili ai sensi del Capo I del presente regolamento.

9 Art. 13 Pagamenti attraverso sistemi elettronici 1. Il titolare, nei termini stabiliti dal presente regolamento, può effettuare i pagamenti delle spese previste ammesse anche attraverso i siti internet delle ditte fornitrici dei rispettivi servizi. 2. In tal caso, il titolare assume tutte le informazioni necessarie a garantire l affidabilità del fornitore nonché le misure idonee ad effettuare il pagamento in regime di sicurezza, esonerando l Associazione da qualsiasi responsabilità nel caso di furto di dati personali, phishing o altro evento che possa compromettere l integrità dello strumento di pagamento. Art. 14 Gestione e rendicontazione delle spese 1. Il titolare è tenuto a conservare gli scontrini, le ricevute o le fatture per almeno due mesi dal giorno in cui le relative spese sono state effettuate. 2. Il legale rappresentante dell Associazione, o suo delegato, può accedere in qualsiasi momento al profilo-utente del titolare sul sito internet dell emittente, al fine di effettuare controlli, anche a campione, sulle spese sostenute con la carta di credito aziendale e al fine di acquisire l estratto conto mensile. 3. L estratto conto mensile è inviato, a cura della segreteria, al titolare al fine di verificare la regolarità dei dati ivi contenuti e il riscontro con le ricevute, scontrini e fatture. Nel caso in cui il titolare riscontri delle annotazioni non congruenti o anomale sull estratto conto, è tenuto a darne comunicazione alla segreteria entro la scadenza di cui all art. 3, comma Qualora la segreteria rilevi sull estratto conto annotazioni non congruenti con l attività istituzionale svolta dal titolare, o comunque anomale o eccedenti i massimali indicati nel presente regolamento, è tenuta a chiederne giustificazione per iscritto.