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1 DETERMINAZIONE n. 747 del Reg. Gen. del OGGETTO: acquisto software gestionale. Comune di Bernalda Provincia di Matera SETTORE n. 4 EDILIZIA PRIVATA E POLIZIA LOCALE Determinazione n. 5 del L anno duemilaquindici il giorno ventiquattro del mese di settembre IL RESPONSABILE DEL SETTORE PREMESSO, - che il Comune, per lo svolgimento delle proprie attività d istituto, ha attualmente in uso vari e distinti software gestionali forniti da altrettante software house; - che, in particolare, gli applicativi in argomento, sono quelli di seguito elencati a cui è associabile un costo annuo relativo, a seconda dei casi, all acquisto della licenza e/o all assistenza e/o alla formazione e/o all aggiornamento normativo e non e/o altre attività di vario genere e natura comunque correlate al corretto utilizzo del software e delle relative banche dati: - software per la redazione dei contratti pubblici mediante atti informatici (BIT SISTEMI s.r.l.) scadenza dicembre 2016); - software per la gestione del protocollo informatico (BIT SISTEMI s.r.l.); - software per la gestione della fatturazione elettronica (TINN s.r.l.); - software per la gestione delle attività di ragioneria - contabilità, bilanci, contabilità iva, mutui, ecc (TINN s.r.l.); - software per la gestione dei tributi locali (IRIS SOLUZIONI); - software per la gestione dei servizi demografici (PUBLISYS s.p.a,; - software per la gestione del personale (Publisys s.p.a.) scadenza dicembre 2017; - che, allo stato, i contratti relativi ai software in uso sono tutti scaduti, ad eccezione di quello relativo al software per la gestione del personale e quello relativo alla redazione dei contratti pubblici mediante atti informatici; - che, pertanto, il Comune, ad oggi, deve procedere a contrattualizzare e/o rinnovare, gran parte della dotazione di software correntemente in uso ed indispensabili per la gestione delle attività ordinarie e straordinarie; RILEVATO come, in vista del rinnovo dei software gestionali, sia opportuno che il Comune si doti di strumenti di nuova generazione esistenti sul mercato, che consentano la gestione dei diversi settori di attività del Comune mediante un unico software, che assicuri l interscambio dei dati fra i vari comparti dell Ente, nonché con le altre PP.AA. e l applicazione delle misure di sicurezza degli archivi previste dal nuovo Codice della Digitalizzazione per la Pubblica Amministrazione emanato dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri,

2 Dipartimento per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione 1 marzo 2010 n. 1/2010/DDI oltre che il rispetto di ogni altra vigente norma in materia (CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82); DATO ATTO che l utilizzo di strumenti informatici con le caratteristiche sopra indicate garantirà il miglioramento degli standars di produttività ed efficienza nello svolgimento delle attività della P.A., nonché la massima trasparenza, laddove renderà possibili controlli diretti ed incrociati nei rapporti interni ed esterni e con la cittadinanza; PRESO ATTO che è necessario ricercare sul mercato una società che fornisca i beni e i servizi sopra descritti per assicurare al cittadino servizi ottimali e agli uffici strumenti all avanguardia in applicazione dei principi di efficacia efficienza ed economicità che sovraintendano al buon andamento della P.A.; DATO ATTO, che nella Relazione previsionale e programmatica per il periodo che correda il bilancio 2015, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n. 36 del , è specificatamente previsto che il Responsabile del settore n. 4, Polizia Privata Edilizia privata, provveda all affidamento della gestione dei servizi e programmi informatici dei settori del ente ad un unico soggetto per assicurare comunicabilità e trasferibilità dei dati in possesso dei vari uffici nonché l implementazione degli stessi servizi informatici in dotazione ai settori dell ente senza trascurare la messa in sicurezza dei dati, tenendo in debito conto le scadenze dei contratti in essere ; RITENUTO, in conformità a quanto stabilito con la predetta deliberazione di Consiglio Comunale, dover far constare, in relazione alle caratteristiche del programma gestionale, le seguenti specifiche tecnicoeconomiche; a) il software dovrà gestire, armonizzandone ed integrandone l attività ed il patrimonio informativo, le funzioni di seguito elencate a titolo esemplificativo e non esaustivo: - Uffici finanziari (bilancio e contabilità, economato, patrimonio, mutui, controllo di gestione, fatturazione elettronica, ecc.); - Ufficio personale (gestione economica dei dipendenti, gestione giuridica, rilevamento presenze, ecc.); - Segreteria (gestione deliberazioni, determinazioni, ordinanze, gare e contratti, protocollo informatico e posta elettronica certificata, albo pretorio, ecc.); - Servizi demografici (anagrafe, elettorale, ecc.); - Ufficio tributi (tarsu/tia, tosap, ici/imu,, ecc.); - Caricamento nel sistema delle attuali banche dati disponibili con allineamento ed armonizzazione; b) al fine di limitare l impatto finanziario sul civico bilancio, il gestionale dovrà possedere tecnologia ASP Web native in modo che l attuale dotazione hardware del Comune (postazioni operative e postazioni server) non abbia necessità di essere ulteriormente integrata dal momento che la tecnologia in parola, operando fisicamente sul WEB limita l impiego di infrastrutture hardware richiedendo l utilizzo soltanto di normali p.c. ed efficienti connessioni dati già correntemente in uso; l architettura di sistema attualmente disponibile dovrà, dunque, risultare sostanzialmente idonea, a meno di modeste e puntuali integrazioni; c) il software dovrà assicurare il rispetto delle vigenti norme in materia di disaster recovery; d) all acquisto del Software dovrà associarsi l acquisizione di un adeguato sistema di formazione del personale (amministratore di sistema, operatori, ecc.); e) al fine di massimizzare i benefici del costo di acquisto del software nonché le correlate attività di formazione del personale, l utilizzo del software dovrà essere contrattualizzato per un periodo non inferiore ad anni 3 (tre); f) per le funzioni assicurate tramite software per i quali siano in corso regolari contratti, dovrà prevedersi un integrazione graduale nel gestionale da acquisire (o altro sistema di analoga efficacia) in modo da non produrre alcuna forma di duplicazione della spesa; DATO ATTO, dunque, che occorre procedere all acquisizione di uno specifico software gestionale che possegga le sopra elencate caratteristiche;

3 FATTO CONSTARE che nel succitato bilancio 2015 approvato con Deliberazione di Consiglio Comunale n. 36 del , per lo scopo sono state allocate specifiche risorse pari ad ,00 sul Capitolo , Peg nonché ulteriori risorse finanziari nel bilancio pluriennale per un importo pari ad ,00 per l anno 2016 ed ,00 per l anno 2017; VISTA la proposta commerciale acquisita al Prot. Gen. dell Ente con n del , corredata da schema di contratto e specifiche dichiarazioni attestanti il possesso dei requisiti per contrarre con la P.A., presentata dalla Ditta PA Digitale Adriatica srl, software house particolarmente specializzata nella fornitura di soluzioni gestionali per la pubblica amministrazione, peraltro già in uso presso numerosi altri Enti in Italia, da quanto appreso, con buoni risultati in termini di efficientamento e velocizzazione dei procedimenti nel rispetto degli obiettivi prefissati dall Amministrazione Comunale con il precitato atto n. 36 del ; DATO ATTO che il software in parola denominato ASP URBI SMART, è caratterizzato da tecnologia ASP (WEB native) e risulta in grado di gestire, armonizzando processi e banche dati, tutte le sopra elencate funzioni tipiche dell Ente: Uffici finanziari (bilancio e contabilità, economato, patrimonio, mutui, controllo di gestione, fatturazione elettronica, ecc.), Ufficio personale (gestione economica dei dipendenti, gestione giuridica, rilevamento presenze, ecc.), Segreteria (gestione deliberazioni, determinazioni, ordinanze, gare e contratti, protocollo informatico e posta elettronica certificata, albo pretorio, ecc.), Servizi demografici (anagrafe, elettorale, ecc.), Ufficio tributi (tarsu/tia, tosap, ici/imu,, ecc.), gestione sito istituzionale, gestione archivio CED, ecc.; che, inoltre, l offerta in parola prevede un idonea attività di formazione del personale ed una costante assistenza durante tutto il periodo di attività presso l Ente; RITENUTO, dunque, che il software in parola per le sue particolari caratteristiche riscontrabili dal materiale informativo reso disponibile nonché sui siti internet di riferimento possa ritenersi confacente alle attuali necessità; DATO ATTO, riguardo alla proposta commerciale succitata che, conformemente all atto di indirizzo del Consiglio Comunale, la medesima prevede l affidamento delle prestazioni per una durata di n. 3 (tre) anni ( ,34 oltre iva prima annualità, ,34 oltre iva seconda annualità, ,34 oltre iva terza annualità) per spese correlate all acquisto della licenza e/o all assistenza e/o alla formazione e/o all aggiornamento normativo e non e/o altre attività di vario genere e natura comunque correlate al corretto utilizzo dei software e delle relative banche dati attualmente in uso; VISTO l art. 57, comma 1 e comma 2 lett. b) del D. Lgs 163/2006 che di seguito si riporta: 1. Le stazioni appaltanti possono aggiudicare contratti pubblici mediante procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara nelle ipotesi seguenti, dandone conto con adeguata motivazione nella delibera o determina a contrarre. 2. Nei contratti pubblici relativi a lavori, forniture, servizi, la procedura è consentita: a) ( omissis ) b) qualora, per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, il contratto possa essere affidato unicamente ad un operatore economico determinato; DATO ATTO che nel caso di specie, considerata la natura del tutto peculiare del programma gestionale in parola nonché delle correlate caratteristiche (tecnologia ASP Web native, gestione, armonizzazione ed integrazione del patrimonio informativo dell Ente, facilità di implementazione, snellezza di utilizzo, intuitività delle applicazioni, efficace attività di formazione, ecc.), particolarmente confacenti, come detto, alle necessità dell Ente, ricorrono i presupposti di natura tecnica per dare luogo all aggiudicazione di un contratto nei modi e termini di cui al precitato art. 57, comma 1 e comma 2 lett.b); DATO ATTO che la ditta risulta in regola con gli adempimenti fiscali così come da specifica aucertificazione resa nei modi di legge e custodita agli atti d ufficio; DATO ATTO, inoltre, che la ditta risulta in regola con gli adempimenti assicurativi e previdenziali così come da DURC in data ;

4 DATO ATTO, altresì, che l offerta risulta economicamente congrua tenuto conto dei costi sopportati da altre pubbliche amministrazioni per servizi di analoga natura nonché in ragione dei risparmi di vario genere e natura che l Ente potrà conseguire utilizzando il software in parola (riduzione utilizzo della carta, accelerazione dei procedimenti e conseguente liberazione di risorse umane per ulteriori impieghi, recupero evasione ed elusione fiscale,ecc.); VISTA la Deliberazione di Consiglio Comunale n 36 del con cui è stato approvato il bilancio del corrente esercizio finanziario; VISTO il Decreto Legislativo 18 Agosto 2000, n. 267 e ss.mm.; VISTO il Decreto Legislativo 12 Aprile 2006, n. 163 e ss.mm.; VISTO il D.P.R. 5 ottobre 2010, n. 207 e ss.mm.; D E T E R M I N A 1) Di prendere atto della necessità di procedere all acquisizione di un software per la gestione delle varie attività istituzionalmente di competenza dell Ente nel rispetto delle direttive a tal uopo impartite dal Consiglio Comunale con propria Deliberazione n. 36 del , recante Approvazione bilancio di previsione dell esercizio 2015 e del bilancio pluriennale per il periodo ex D.P.R. n. 194/1996, del bilancio di previsione finanziario ex D.Lgs. n. 118/2011 e della relazione previsionale e programmatica ; 2) Di dare atto, a tal riguardo, che la proposta commerciale acquisita al Prot. Gen. dell Ente con n del presentata dalla Ditta PA Digitale Adriatica srl, software house particolarmente specializzata nella fornitura di soluzioni gestionali per la pubblica amministrazione, peraltro già in uso presso numerosi altri Enti in Italia, da quanto appreso, assicura buoni risultati in termini di efficientamento e velocizzazione dei procedimenti nel rispetto degli obiettivi prefissati dall Amministrazione Comunale con il precitato atto n. 36 del , consentendo, altresì il rispetto di tutta la normativa vigente in materia; 3) Di dare atto, in particolare, che il software in parola denominato ASP URBI SMART, è caratterizzato da tecnologia ASP (WEB native) e risulta in grado di gestire, armonizzando processi e banche dati, tutte le funzioni tipiche dell Ente ed in particolare: Uffici finanziari (bilancio e contabilità, economato, patrimonio, mutui, controllo di gestione, fatturazione elettronica, ecc.), Ufficio personale (gestione economica dei dipendenti, gestione giuridica, rilevamento presenze, ecc.), Segreteria (gestione deliberazioni, determinazioni, ordinanze, gare e contratti, protocollo informatico e posta elettronica certificata, albo pretorio, ecc.), Servizi demografici (anagrafe, elettorale, ecc.), Ufficio tributi (tarsu/tia, tosap, ici/imu,, ecc.), gestione sito istituzionale, ecc.; che, inoltre, l offerta in parola prevede un idonea attività di formazione del personale ed una costante assistenza durante tutto il periodo di attività presso l Ente; 4) Di affidare ai sensi e per gli effetti dell art. 57, comma 1 e comma 2 lett. b) del D. Lgs 163/2006, conformemente all atto di indirizzo del Consiglio Comunale, per un periodo di n. 3 (tre) anni alla Ditta PA Digitale Adriatica srl, la fornitura del software gestionale denominato ASP URBI SMART, comprensivo di tutti i moduli e di tutte le attività di start-up, di allineamento delle banche dati, di formazione del personale ed ogni altra prestazione dettagliatamente prevista nell offerta commerciale acquisita al Prot. Gen. dell Ente con n del per il costo complessivo di ,02 oltre iva 22% così ripartito: prima annualità: ,34, oltre iva 22%; seconda annualità: ,34, oltre iva 22%; terza annualità: ,34, oltre iva 22%; il tutto secondo condizioni e termini di cui alla succitata offerta ed allo schema di contratto ad essa allegato che con la presente determinazione vengono approvati a tutti gli effetti di legge;

5 5) Di far constare che in forza della documentazione d offerta, il programma gestionale entrerà presumibilmente a regime, a far data dal primo gennaio 2016 mentre, a partire dalla stipula del contratto avranno avvio tutte le necessarie attività di formazione del personale e di trattamento delle banche dati attualmente presenti nell Ente; il software sarà dunque utilizzato, per i corrispettivi sopra detti per n. 3 (tre) anni a far data, presumibilmente, dal 1 gennaio 2016 a tutto il facendo, altresì, constare che, al fine di non produrre alcuna forma di duplicazione della spesa il modulo relativo alla gestione del personale, stante la vigenza fino al del contratto stipulato con la società (Publisys s.p.a.) sarà fornito a titolo gratuito dalla PA Digitale ed i relativi canoni saranno rimborsati al Comune dalla medesima società affidataria fino alla scadenza del contratto in corso; altrettanto accadrà per il contratto relativo alla redazione dei contratti pubblici mediante atti informatici attualmente affidato alla Società BIT SISTEMI s.r.l. fino al ; 6) Di stabilire, in particolare, che l onere finanziario dell acquisizione in parola, pari ad ,00 compreso IVA sarà suddivisa, in corrispondenti n. 3 ratei annuali ( ,00 primo anno, ,00 secondo anno ,00 terzo anno); 7) Di stabilire, impegnando contestualmente la relativa spesa per l esercizio finanziario corrente, che l onere finanziario del presente atto sarà imputato come segue: - Per l anno 2015 sui capitoli di bilancio di seguito elencati: - Titolo , PEG 13089, per ,00; - Per l anno 2016 sul bilancio pluriennale per ,00; - Per l anno 2017 sul bilancio pluriennale per ,00; La presente determinazione sarà inoltrata al servizio Albo Pretorio comunale, affinché venga pubblicata nell apposita area Albo pretorio on line, come di seguito specificato: Albo Pretorio on line X X Periodo di pubblicazione ordinario di 15 giorni consecutivi; Periodo di giorni dal al ; Decorso il termine di prevista pubblicazione all Albo Pretorio on line, si chiede di provvedere alla rimozione documento/i informatico/i pubblicato/i. Amministrazione Trasparente : X Provedimenti /Provvedimenti Dirigenziali; / / / e che la stessa sia archiviata, conservata e resa disponibile, tenuto conto di modalità e termini disposti dal D.Lvo n. 33/2013. Ref. Gallitelli Maria Tel. 0835/ maria.gallitelli@comune.bernalda.matera.it IL Responsabile F.to P.A. Donato TROIANO

6 VISTO PER LA COPERTURA FINANZIARIA IMPEGNI Si attesta la regolarità contabile in ordine alla copertura finanziaria del presente atto, ai sensi dell'art. 183, comma 7 del D.Lgs. 18/08/2000 n. 267 e ss.mm.e ii.. L'impegno contabile è stato registrato sull'intervento: Capitolo al n. in data Bernalda, li Il Responsabile del Servizio Finanziario Rag. Adolfo NAPPI firma autografa omessa ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. 39/93 VISTO PER LA COPERTURA FINANZIARIA - LIQUIDAZIONI Si riscontra la regolarità amministrativa, contabile e fiscale del presente atto, ai sensi dell art. 184, comma 4 del D.Lgs. 18/08/2000 n. 267 e ss.mm.e ii. E si provvederà all emissione del mandato di pagamento. Bernalda, li Il Responsabile del Servizio Finanziario Rag. Adolfo NAPPI firma autografa omessa ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. 39/93 Emesso mandato n. in data Bernalda, li Il Responsabile del Servizio Finanziario Rag. Adolfo NAPPI firma autografa omessa ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. 39/93 CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE La presente determinazione, ai fini della pubblicità e della trasparenza dell'azione amministrativa, è stata pubblicata nell'apposita area "Albo Pretorio on line" del sito informatico di questo Comune, per quindici giorni consecutivi a partire dal Reg. Albo Pretorio n Il Responsabile della Pubblicazione Dott. Giuseppe BARBERINO firma autografa omessa ai sensi dell'art. 3 D.Lgs. 39/93 Dalla Residenza Municipale, li I

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