Come risolvere una volta per tutte il problema della condivisione mobile dei file

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1 White paper Servizi per file e networking Come risolvere una volta per tutte il problema della condivisione mobile dei file A chi dovreste affidare i beni aziendali? L accesso e la condivisione dei file in mobilità non rappresentano una semplice mania: stanno diventando rapidamente una reale necessità per la forza lavoro. Se non sarete voi a fornire un opzione valida e più sicura per ottenere e condividere i file in mobilità, i vostri utenti provvederanno autonomamente. Già sapete come, il più delle volte, va a finire: con i dati aziendali salvati nei servizi cloud orientati al consumatore. Se siete già un passo avanti rispetto a quella curva, e siete alla ricerca di soluzioni per l accesso e la condivisione mobili dei file più favorevoli per le aziende, tenete presente che molte soluzioni non offrono la sicurezza di cui avete bisogno, ostacolano la produttività degli utenti e generano lavoro aggiuntivo per i team IT già fin troppo oberati.

2 White paper Servizi per file e networking Come risolvere una volta per tutte il problema della condivisione mobile dei file Valutazione dei diversi tipi di offerte di accesso mobile ai file L accesso e la condivisione dei file in mobilità non rappresentano una semplice mania: stanno diventando rapidamente una reale necessità per la forza lavoro. Se non sarete voi a fornire un opzione valida e più sicura per ottenere e condividere i file in mobilità, fareste bene a tenere presente che i vostri utenti provvederanno autonomamente. Infatti, in uno studio condotto a giugno 2012 da SkyDox, il 66% dei dipen denti intervistati ha ammesso di utilizzare piattaforme per la condivisione dei file gratuite per condividere i docu menti aziendali (il 55% di essi le utilizzava all insaputa dei loro reparti IT). I benefici in termini di produttività e il risparmio di tempo derivanti dalla possibilità di accedere ai file sempre e ovunque sono incentivi più che sufficienti per consentire agli utenti di ignorare i rischi associati all inseri mento dei dati aziendali in offerte cloud orientate al consumatore. Tuttavia, l IT non può permettersi di ignorare tali rischi. Potrebbe spaventarvi sapere ciò che i vostri utenti mobili fanno di queste preziose risorse digitali. Tuttavia, come al solito, dovete trovare il giusto equilibrio tra la governance aziendale e le esigenze degli utenti. Forse siete già alla ricerca di soluzioni per l accesso e la condivisione mobili dei file che sembrino più favorevoli per le aziende. In tal caso, siete sulla buona strada. Tuttavia, tenete presente che tra i diversi tipi di soluzioni disponibili sul mercato, molte non offrono la sicurezza di cui avete bisogno, ostacolano la produttività degli utenti e generano lavoro aggiuntivo per i team IT già fin troppo oberati. Servizi cloud orientati al consumatore Le organizzazioni che consentono agli utenti di gestire autonomamente l accesso mobile ai file scoprono che i loro utenti selezionano servizi cloud orientati al consumatore come Dropbox, Google Drive e SkyDrive. Tali servizi consentono agli utenti di registrarsi e iniziare a utilizzare il servizio in modo semplice e immediato. Tuttavia, è essenziale puntualizzare che tali servizi sono incentrati principalmente sull usabilità per le masse e non sulla sicurezza per le aziende, il che dà adito a titoli di giornale sulle interruzioni e sulle carenze in termini di sicurezza. Non solo questi servizi non prevedono i controlli di autenticazione e la sicurezza di classe aziendale che avete stabilito all interno della vostra infrastruttura, ma vi estromettono anche dal ciclo di governance. Il controllo su quali file gli utenti possono archiviare e condividere da questi servizi è minimo, se non inesistente. Cosa succede ai file aziendali di un account di storage cloud individuale se l utente lascia l azienda o viene licenziato? In qualsiasi caso, i servizi di storage cloud orientati al consumatore ostacolano la vostra possibilità di proteggere la vostra proprietà intellettuale ed evitare perdite di dati. Il vostro lavoro all interno dell IT è superare le aspettative dell utente finale fornendo un alternativa migliore. 2

3 Servizi cloud orientati alle aziende Nel tentativo di colmare la carenza in termini di sicurezza lasciata dai servizi cloud orientati al consumatore, sono emersi altri servizi cloud incentrati sulla soddisfazione delle esigenze aziendali. Tali servizi promuovono il controllo e la sicurezza di classe aziendale, offrendo agli amministratori IT la possibilità di gestire i diritti di accesso e le policy di autenticazione. Si tratta di un offerta allettante, soprattutto se associata alla promessa che vi libererà dal peso dell hosting e della gestione dell infra struttura di storage. Sembra la soluzione perfetta per gestire in modo sicuro le esigenze di accesso e condivisione mobili dei file, ma andiamoci cauti. I cosiddetti servizi di storage cloud di livello aziendale presentano tre difetti principali. Impegno di gestione raddoppiato Il primo difetto dei servizi cloud orientati alle aziende per l accesso mobile ai file è la duplicazione dell impegno di gestione. Probabilmente avrete trascorso diversi anni a stabilire e perfezionare i controlli di sicurezza e i privilegi di accesso per i vostri dati aziendali. Queste soluzioni vi invitano a riaffrontare questo difficile processo, ma stavolta utilizzando i loro strumenti di sicurezza anziché quelli che già conoscete e a cui vi affidate. Avrete inoltre la possibilità in qualsiasi momento di gestire la sicurezza dalla vostra infrastruttura interna di dati esistente e di questa nuova infrastruttura in hosting separatamente. Archivi di dati vuoti Il secondo, e forse il più importante e spesso trascurato, difetto dei servizi cloud aziendali per utenti mobili riguarda la sfida della migrazione dei dati dall infrastruttura aziendale al cloud. Dovete realmente rendervi conto di quante settimane e mesi di impegno ci vorranno per trasferire tutti quei file nel nuovo storage cloud. Dovete trasferirli tutti? Dovete trasferirli solo in parte? Si tratta di un trasferimento completo o solo di una copia, conservando quindi un duplicato dei dati? Come potete capire di quali file i vostri utenti hanno realmente bisogno o quali desiderano avere nel cloud? In realtà di solito l IT lo lascia decidere agli utenti. Da un certo punto di vista, ha un senso. Tuttavia, con l attuale onere che grava sugli utenti, non potete avere la garanzia che trarranno realmente vantaggio dal nuovo servizio in cui avete investito. Quando la scelta ricade tra la soluzione orientata al consumatore in cui hanno già archiviato i loro file o il nuovo servizio aziendale che rimane un archivio vuoto finché non vi copiano o trasferiscono contenuti, il risultato di solito non favorisce la policy e il controllo. Duplicazione dei file e controllo delle versioni Nel momento in cui effettuate la copia dei file dal vostro archivio aziendale a un servizio cloud in hosting, probabilmente avrete a che fare con i problemi di dupli cazione dei file e controllo delle versioni. Può capitare che gli utenti non sempre ricordino o sappiano quali file sono stati trasferiti nel cloud. Un giorno lavorano su una versione presente nel cloud e una o due settimane dopo apportano modifiche alla versione archiviata nel file server aziendale. Ciò diventa ancora più probabile e fastidioso con i file condivisi, dove utenti diversi lavorano su versioni diverse memorizzate in vari archivi. Alcuni servizi cloud aziendali includono strumenti di verifica per la gestione dei problemi di controllo delle versioni, ma sono efficaci solo se eseguite una migrazione completa dei file. Soluzioni on-premise/cloud ibride Per risolvere alcune delle carenze evidenti nei servizi cloud orientati alle aziende, alcuni fornitori hanno iniziato a offrire un servizio ibrido per l accesso e la condivisione mobili dei file. Benché il loro obiettivo sia trasferire la maggior parte dei file nel cloud, questi servizi ibridi consentono alle organizzazioni di archiviare parte dei loro file nel servizio cloud del provider e altri nei data center on-premise delle organizzazioni. Consentendo alle organizzazioni di sfruttare l infrastruttura del loro data center per l accesso e la condivisione mobili dei file, queste soluzioni ibride si muovono nella giusta direzione. Lo storage onpremise, dopo tutto, non solo offre alle organizzazioni un maggiore controllo e supervisione sui loro dati, bensì li aiuta anche a soddisfare i requisiti normativi e di conformità. Purtroppo, queste soluzioni ibride hanno molto difetti in comune con i servizi cloud orientati alle aziende. Allocazione di storage nuovo e separato Sebbene i servizi ibridi consentano alle organizzazioni di sfruttare le loro attrezzature e data center on-premise, le organizzazioni devono comunque allocare spazio di storage nuovo e separato per ospitare i dati mobili. Ovviamente, il trasferimento dei dati da un vecchio archivio dati on-premise a un nuovo archivio dati on-premise non sarà così complesso come il trasferimento di tutti quei terabyte su Internet. Tuttavia, avete comunque il problema relativo a quali file trasferire, a chi effettua il trasferimento e a come gestire la potenziale duplicazione dei dati. 3

4 White paper Servizi per file e networking Come risolvere una volta per tutte il problema della condivisione mobile dei file Mancanza di integrazione reale con un file system esistente Il problema principale è che, anche se i dati mobili rimangono on-premise, le condivisioni dei file mobili non sono realmente integrate con le altre condivisioni dei file esistenti. Alcune soluzioni ibride offrono un livello di integrazione con Active Directory, ma si ha a che fare comunque con un nuovo file system. Ancora una volta, dovete affrontare lo sforzo notevole di ricreare e riconfigurare tutti i vostri controlli di accesso ai file stabiliti per i dati trasferiti in questo nuovo sistema. Anziché gestire una singola infrastruttura di file system, ora dovete gestire due infrastrutture separate. Come per i servizi cloud aziendali, la gestione della soluzione ibrida richiederà anche l utilizzo di una serie separata di utilità di gestione. Investimenti in processi di gestione dei dati aggiuntivi I servizi ibridi aggiungono complessità al vostro ambiente. Poiché non sfruttano realmente il vostro servizio di file esistente, non sfruttano neanche tutti i processi esistenti in uso per la gestione dei dati. Ad esempio, come eseguirete il backup di questi nuovi archivi mobili? Quanto impegno richiederà la rielaborazione dei servizi di backup esistenti per l integrazione dei nuovi archivi di dati? Dovrete investire e installare nuovi servizi di backup? Quali altri flussi di lavoro e servizi dovrete riconfigurare per adattare una soluzione ibrida di accesso e condivisione mobili dei file? Soluzioni on-premise con file system integrati Nel tentativo di creare una maggiore produttività mobile, tutti i servizi e le soluzioni descritti finora espongono le organizzazioni a un rischio maggiore, aumentano la complessità di gestione, non soddisfano le esigenze degli utenti oppure creano una combinazione di tutti questi problemi. Il miglior modo per evitare queste sviste relative all accesso e alla condivisione dei file in mobilità è adottare una soluzione che consenta semplice mente alle organizzazioni di utilizzare i file e i file system di cui già dispongono. Utilizzo di file, file system, processi e controlli esistenti In ambiente cloud oppure on-premise, gli utenti non hanno bisogno di un altra serie di file o di un nuovo archivio per l accesso ai dati in movimento. Devono semplice mente poter accedere e condividere i loro file esistenti dal punto in cui sono già archiviati. L IT non ha il bisogno o il desiderio di gestire altri file system, figuria moci di dover utilizzare strumenti completa mente nuovi per gestirli. Deve semplicemente mobilitare i file system esistenti in modo da utilizzare l infrastruttura di sicurezza, i controlli di accesso ai file e i processi di gestione dei dati in cui ha già investito. Condivisione collaborativa e molto altro ancora Nel caso di un offerta on-premise con file system integrati, dovete comunque verifi care che tale soluzione fornisca tutte le funzionalità di cui gli utenti hanno bisogno. Oltre a un accesso mobile e intuitivo ai file, consente di sfruttare al meglio la vostra infrastruttura di sicurezza? I controlli per la condivisione dei file e i download mobili offrono la capillarità necessaria per la conformità alle policy e agli standard aziendali? La soluzione consente agli utenti mobili di effettuare le ricerche in modo facile e veloce tra tutte le loro condivisioni di file autorizzate per trovare i contenuti di cui hanno bisogno? Offre funzionalità collabora tive intrinseche per i file condivisi o gli utenti devono comunque optare per o altre forme di comunicazione per fornire il contesto per i file che hanno condiviso? Novell Filr è l unica soluzione in grado di offrire tutto ciò, garantendovi l integrazione completa dei file system on-premise di cui avete bisogno e l accesso mobile ai file e la condivisione collaborativa richiesta dai vostri utenti. Accesso e condivisione dei file in mobilità sotto il controllo dell IT Novell Filr offre agli utenti un accesso semplice ai file aziendali da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi ubicazione, mantenendo il processo completamente sotto il controllo dell IT. È in grado di garantire la condivisione dei file collabo rativa e l accesso mobile ai file che gli utenti desiderano, ma attraverso un modello appositamente concepito per le aziende che sfrutta i controlli stabiliti e l infrastruttura esistente. Elimina la necessità di gestire servizi di terze parti o creare e gestire archivi di file ibridi consentendovi di utilizzare i file server esistenti, i file esistenti e i diritti sui file system esistenti. In ambiente cloud oppure on-premise, altri fornitori di accesso mobile ai file fanno infinite promesse, ma non possono reggere il confronto con l approccio correttamente bilanciato di Novell Filr, che fornisce tutti i seguenti vantaggi: 4

5 Uso e adesione alle quote e ai controlli di accesso degli utenti stabiliti, per cui gli stessi diritti di accesso degli utenti e dei gruppi che regolano le cartelle principali e di rete dell organizzazione regolano anche l accesso mobile Integrazione perfetta con le cartelle esistenti degli utenti, incluse le condivisioni di rete e le home directory, offrendo agli utenti un accesso mobile sicuro a tutti i loro contenuti aziendali fin dal primo giorno Utilizzo delle credenziali reali degli utenti per l accesso ai file, garantendo un accesso autorizzato e il supporto di audit trail Connessioni gestite tra gli endpoint e i file server esistenti, inclusi i dispositivi Windows, Mac, ios, Android e BlackBerry, nonché i browser Web standard Macchina virtuale non invasiva e semplice da installare senza la necessità di installare agenti server, ampliare lo schema esistente o investire in nuovo hardware per data center Supporto per più archivi di identità, inclusi Microsoft Active Directory e NetIQ edirectory Integrazione con file system nativi con Microsoft Windows Server e Novell Open Enterprise Server (CIFS e NCP) Nessuna duplicazione o migrazione di file poiché i file rimangono sui file server aziendali esistenti Sincronizzazione dei file follow-me facile da utilizzare Controllo capillare sui download mobili dei file Controllo capillare sulla condivisione dei file, inclusa la possibilità di stabilire quali file e cartelle gli utenti possono condividere internamente o esternamente Controllo dell IT e utenti mobili felici A differenza di altre soluzioni per la condivisione dei file collaborativa e l accesso mobile ai file, Novell Filr è stata progettata appositamente per l azienda e l utente, riducendo le attività di gestione, migliorando la sicurezza e rendendo i dipendenti più felici. Vi consente di sfruttare le misure di protezione dei dati e di sicurezza stabilite, consentendo al tempo stesso agli utenti di usufruire di un accesso semplice ai file da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi ubicazione. In sintesi, gli utenti possono ottenere ciò che desiderano, consentendovi al tempo stesso di mantenere il controllo della proprietà intellettuale basata sui file dell organizzazione. Per ulteriori informazioni su come i vostri utenti possono usufruire dei benefici in termini di produttività e del risparmio di tempo derivanti da una soluzione per la condivisione collaborativa e l accesso mobile ai file senza compromettere gli obiettivi aziendali, visitate il sito o contattate Novell al numero

6 Contattate il rivenditore autorizzato Novell più vicino. In alternativa è possibile contattare Novell ai seguenti riferimenti: Tel: Fax: Novell Italia Via Varese 6/A Paderno Dugnano (MI) Novell, Inc South Novell Place Provo, UT USA 462-IT / Novell, Inc. Tutti i diritti riservati. NetIQ è un marchio registrato e edirectory è un marchio di NetIQ Corporation negli Stati Uniti e in altri Paesi. Novell e il logo Novell sono marchi registrati di Novell, Inc. negli Stati Uniti e in altri Paesi. Tutti i marchi di fabbrica di terze parti appartengono ai rispettivi proprietari.

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