Guida ai Servizi Voce per il Referente Aziendale

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1 Guida ai Servizi Voce per il Referente Aziendale 1

2 Indice Indice Introduzione 4 Accesso all interfaccia web 4 Gestione Servizi Aziendali 6 Centralino 6 Lista degli Operatori 8 Orari di operatività 11 Parametri della coda di attesa 12 Gestione chiamate in caso di servizio non disponibile 13 Definizione priorità sulle chiamate 14 Traffico relativo al numero di centralino 16 Gruppo Operatori (servizio opzionale) 17 Gruppo Operatori 17 Imposta la lista Operatori 18 Orari di operatività 19 Parametri della coda 19 Gestione chiamate in caso di servizio non disponibile 19 Impostazione Menu Interattivo 20 Filtro su chiamate entranti 22 Imposta chiamate con priorità 24 Dettaglio chiamate numero di servizio 24 Sistema di conferenza (servizio opzionale) 25 Rubrica Aziendale 26 2

3 Indice Gestione Servizi per gli Utenti Finali 28 Modalità fuori ufficio 28 Modalità non disturbare 30 Visualizzazione nome chiamate 32 Richiamata su occupato 32 Lista reperibili 33 Manager-Assistente 34 Risposta chiamate ad altri utenti (Call Pick-Up) 34 Creazione Profili e Gestione Deleghe 35 Abilitazione di un singolo utente all accesso web 36 Abilitazione multipla all accesso web 37 Gestione deleghe 38 Gestione deleghe referente 38 Riepilogo gestione deleghe 39 Gestione classi di abilitazione 39 Riferimenti e Punti di Contatto 41 3

4 Introduzione Introduzione Vodafone Rete Unica è la soluzione di Rete Aziendale Integrata, che si propone di soddisfare tutte le esigenze di comunicazione dell Azienda attraverso la gestione unica dei servizi di telefonia mobile e fissa. Grazie a Vodafone Rete Unica, anche i telefoni mobili diventano parte del Centralino Aziendale: tutti i dipendenti potranno quindi comunicare tra di loro chiamandosi semplicemente con il numero d interno e godere degli stessi servizi. Questa Guida ai Servizi descrive tutte le funzionalità cui può avere accesso il Referente Aziendale tramite interfaccia web, ovvero: Configurazione dei Servizi per gli utenti finali. Configurazione dei Servizi Aziendali: Centralino, Gruppo Operatori, Conferenza. Visualizzazione e gestione della Rubrica Aziendale. Accesso all interfaccia web Segui i successivi passi per accedere all interfaccia web di amministrazione del servizio: 1. Clicca su Vodafone 190 Fai da te ¹ 2. Digita username e password di Referente Aziendale in tuo possesso. Ti sarà mostrata la pagina in figura: 1. In alternativa vai su ed entra nella sezione 190 Fai da te. 4

5 Introduzione 3. Nel menu a sinistra clicca sulla voce Servizi Aziendali, quindi su Vodafone Rete Unica come indicato in figura: 4. La schermata che ti appare è il tuo SelfCare Web, riportato in figura, da cui potrai visualizzare e configurare tutte le funzionalità a tua disposizione, descritte nel seguito della presente guida. 5

6 Gestione Servizi Aziendali Centralino Questa funzionalità ti permette di gestire il servizio di centralino (Posto Operatore) della tua azienda. Per personalizzare il servizio accedi al Self Care Web e poi entra nell area Configurazione Servizi (cliccando su Gestisci o su );!! Seleziona dal menu a tendina Seleziona Numero, il numero di telefono assegnato al servizio di centralino e poi clicca su Accedi :! 6

7 Visualizzerai la schermata in figura dove potrai scegliere di accedere alle configurazioni del centralino o visualizzare il traffico relativo ai numero di centralino. Cliccando sulla voce Centralino del menu laterale, visualizzerai la schermata in figura dalla quale potrai configurare tutte le funzionalità descritte di seguito. 7

8 Lista degli Operatori Attraverso questa pagina puoi impostare l elenco degli utenti abilitati a rispondere alle chiamate destinate al numero di centralino (Operatori). La sezione Operatori assegnati contiene l elenco degli Operatori che hai abilitato a rispondere al numero di Centralino. Per impostare l ordine di priorità seleziona gli Operatori e clicca sulle frecce per spostarli all interno della lista. Per impostare gli Operatori e l ordine di priorità dovrai eseguire i seguenti passi: 1. Definisci gli Operatori Clicca su Aggiungi/Rimuovi Operatori : si apre la schermata in figura dove potrai cercare gli utenti nella Rubrica Aziendale 1 e aggiungerli nella lista dei numeri abilitati. In particolare le operazioni che potrai fare saranno: Aggiungere un Operatore : a. Utilizza il filtro di ricerca della rubrica per selezionare i numeri che vuoi configurare come Operatori. b. Seleziona i numeri cercati e clicca su Aggiungi. 1. Per indicazioni su come inserire e modificare le voci della Rubrica Aziendale consultare la sezione Rubrica Aziendale presente in questa stessa guida. 8

9 c. Clicca su Conferma per applicare tutte le modifiche effettuate. Terminata l operazione, il sistema invierà in automatico agli Operatori selezionati una mail 2 contentente la password necessaria a scaricare, installare ed accedere all Applicazione Centralino 3. In particolare l Operatore avrà a disposizione come Username il proprio numero di telefono completo assegnato (es ), e come password quella ricevuta via . Rimuovere un Operatore: a. Utilizza il filtro di ricerca della rubrica per selezionare i numeri che vuoi configurare come Operatori. b. Seleziona i numeri cercati e clicca su Aggiungi. c. Clicca su Conferma per applicare tutte le modifiche effettuate. Nota: tra i numeri abilitati non sarà possibile inserire dei numeri esterni all azienda. 2. Affinché l operazione avvenga con successo è necessario che prima di tale procedura l Operatore possegga già una casella di posta elettronica e che l indirizzo sia correttamente inserito nella Rubrica Aziendale di Vodafone Rete Unica. 3. Per maggiori informazioni sull installazione, l accesso e l utilizzo, consulta la Guida all Utilizzo dell Applicazione Centralino. 9

10 2. Imposta i livelli di competenza Clicca su Livelli di Competenza : si apre la schermata in figura dove potrai assegnare agli Operatori un livello di competenza (ad esempio tenendo conto delle loro capacità), in base al quale saranno smistate le chiamate. L Operatore con maggiore livello di competenza riceverà per primo le chiamate. Di seguito le operazioni da effettuare per impostare la funzionalità: a. Seleziona dall elenco l Operatore o in alternativa utilizza il filtro di ricerca. b. Clicca su Aggiungi. c. Inserisci il livello di competenza (1-20). d. Conferma tutte le modifiche effettuate. 3. Applica le modifiche Clicca su Conferma per confermare tutte le modifiche effettuate. 10

11 Orari di Operatività è possibile impostare le fasce orarie in cui il numero di servizio di centralino risulta attivo. Per configurare gli orari di operatività dovrai eseguire i seguenti passi: Seleziona Giorno: dal menu a tendina seleziona il giorno della settimana, oppure una Data Specifica, se si vuole impostare un orario di disponibilità specifico per un determinato giorno dell anno (ad esempio una festività). Definisci le fasce orarie: tramite i menu a tendina Da: a: inserisci gli orari di inizio e fine della fascia oraria di disponibilità per quel giorno della settimana. Clicca su Aggiungi: premendo il tasto Aggiungi la regola sarà aggiunta nella sezione sottostante, corrispondente al giorno selezionato. Se invece vuoi modificare una fascia oraria già impostata, dovrai prima ripulire il campo da modificare come di seguito descritto: a. Seleziona la fascia oraria da modificare. b. Clicca su Elimina selezione. c. Definisci la nuova fascia oraria. Le chiamate entranti al numero di centralino durante la fascia temporale di inattività, saranno deviate ad un annuncio di cortesia definito nelle impostazioni di gestione chiamate in caso di servizio non disponibile. Si veda l apposita sezione più avanti in questa stessa guida. Note: per ciascun giorno della settimana potrai selezionare al massimo due fasce orarie. Se scegli l opzione Data Specifica, ti sarà mostrato un calendario dal quale potrai selezionare la data prescelta. Per quella data potrai definire una sola fascia oraria di disponibilità del numero di centralino. 11

12 Parametri della coda di attesa Attraverso questa pagina puoi decidere i messaggi che verranno riprodotti agli utenti che raggiungono il numero di centralino. La pagina ti permette di configurare i seguenti messaggi: Impostazione Messaggio di Benvenuto Primo messaggio della coda Messaggio di attesa in coda Descrizione È il messaggio introduttivo riprodotto nel momento in cui l utente raggiunge il numero di centralino. È il messaggio con cui si segnala all utente che gli Operatori risponderanno presto alla sua chiamata. È il messaggio che viene ripetuto periodicamente all utente durante la permanenza in coda. Dovrai inoltre definire i seguenti due parametri: Numero massimo di chiamate in coda: ovvero il numero massimo di chiamate che possono essere tenute in coda. Tempo massimo di permanenza in coda: ovvero il tempo massimo di permanenza ammissibile in coda definito in secondi. Superati i limiti per i due parametri, la chiamata seguirà le logiche impostate nella sezione Gestione chiamate in caso di servizio non disponibile (vedi paragrafo Gestione chiamate in orario di servizio non disponibile). 12

13 Upload del Messaggio Potrai scegliere fra due alternative di annuncio: Standard: preimpostato da Vodafone e quindi non personalizzabile. Personalizzato: upload di un annuncio personalizzato, creato da te. Nel caso di messaggio personalizzato, i file audio potranno avere solo i seguenti formati: OKI 32K ADPCM. Wav 8KHz 16 bits mono. Per caricare un messaggio personalizzato clicca su Upload : si aprirà la schermata in figura da cui potrai selezionare il file audio da caricare. Se vuoi ascoltare il file per verificarne il contenuto, clicca su Ascolta. Note: in qualunque momento puoi modificare l impostazione da annuncio standard a personalizzato e viceversa. Nel caso di commutazioni multiple fra le due opzioni, il file audio resterà in memoria anche se si decide di utilizzare temporaneamente l annuncio standard. Se decidi di eseguire l upload di un nuovo file audio personalizzato, quello precedentemente caricato sarà sovrascritto dal nuovo. Gestione chiamate in caso di servizio non disponibile Attraverso questa pagina puoi impostare il tipo di messaggio (standard o personalizzato) con cui gestire le chiamate che non vanno a buon fine per motivi inerenti alla logica di servizio (per esempio saturazione della coda). 13

14 La pagina mostra diverse opzioni, ciascuna associata ai diversi possibili eventi di fallimento della chiamata: Casistica In caso di nessun Operatore disponibile In caso di superamento del numero massimo di chiamate in coda In caso di chiamata in fascia temporale non operativa Descrizione Si verifica nel caso in cui non vi siano Operatori connessi al centralino (cioè nessun utente ha fatto il log-in) al momento della chiamata. Si verifica nel caso in cui la coda sia già satura. Si verifica nel caso in cui la chiamata venga effettuata al di fuori della fascia oraria di operatività del centralino. Per impostare il tipo di messaggio fai riferimento al paragrafo Parametri della Coda. Definizione priorità sulle chiamate Attraverso questa pagina puoi definire i livelli di priorità con cui gestire le chiamate in coda. Indipendentemente dall ordine di ingresso in coda, i numeri con priorità più bassa saranno gestiti successivamente a quelli con priorità più alta 4 (ad esempio, un Responsabile di Dipartimento interno potrebbe avere assegnata la priorità 20, mentre un suo collaboratore una priorità 10). 4. La massima priorità è 20, la minima è 1. 14

15 Per impostare i livelli di priorità dovrai eseguire i seguenti passi: 1. Imposta il livello di priorità nell apposito campo. Tutti i numeri non esplicitamente assegnati ad una priorità specifica, saranno trattati con la priorità minima. 2. Ricerca nella rubrica i numeri a cui assegnare la priorità impostata o inserisci un numero esterno all azienda definito in formato internazionale con il + e il codice internazionale davanti (esempio , ). Nei filtri di ricerca è possibile inserire anche dati parziali. 3. Clicca su Aggiungi. 4. Clicca su Applica per confermare tutte le modifiche effettuate. I nominativi presenti nella Rubrica Aziendale sono mostrati nel formato: Numero Breve, Numero Esteso, Nome Cognome. Se il numero desiderato non fosse fra quelli presenti in rubrica, puoi comunque digitarlo direttamente nel campo Numero Esterno e premere il tasto Aggiungi. In questo caso il numero digitato deve essere un numero esteso e non un numero breve. Note: puoi usare il campo Livello di priorità sia per impostare il livello di priorità del numero selezionato, sia come filtro di ricerca per i numeri già impostati (in questo secondo caso il numero corrispondente sarà visualizzato nella sezione Assegnati ). Puoi impostare fino a 20 differenti livelli di priorità ed assegnare lo stesso livello di priorità a più utenti. Il pulsante Rimuovi elimina il numero selezionato dalla lista Assegnati. 15

16 Traffico relativo al numero di centralino Per visualizzare tutto il traffico entrante e uscente dal numero di centralino, dalla schermata principale sotto riportata clicca su Traffico relativo al numero di servizio. Visualizzerai la schermata in figura dalla quale potrai scegliere se visualizzare tutte le chiamate o se impostare i filtri di ricerca per visualizzare solo quelle uscenti, entranti o perse. Infine potrai restringere la ricerca solo ad un determinato numero di telefono (chiamante o chiamato). 16

17 Gruppo Operatori (servizio opzionale) Questa funzionalità permette di gestire il Gruppo di Operatori che risponde ad un numero di servizio della tua Azienda. Per personalizzare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web: visualizzerai la schermata in figura dove potrai scegliere di accedere alle configurazioni del Numero di Servizio o visualizzare il dettaglio delle chiamate corrispondenti. Gruppo Operatori Accedendo al link Gruppo Operatori, visualizzerai la schermata in figura dalla quale potrai configurare tutte le funzionalità di seguito descritte. Nota: l opzione Attivo/Disabilitato permette di rendere operativo il Numero di Servizio. 17

18 Imposta la lista Operatori Attraverso questa pagina puoi impostare l elenco degli Operatori abilitati a rispondere alle chiamate destinate al Numero di Servizio e definire le modalità di gestione delle chiamate. Per configurare gli Operatori abilitati a rispondere al Numero di Servizio e i livelli di competenza, fai riferimento al paragrafo Lista degli Operatori. Nota: abilitazione al Pick-Up: tutti gli utenti definiti nella lista del Gruppo Operatori potranno rispondere alle chiamate dirette al Numero di Servizio e consegnate agli altri componenti del gruppo mediante la funzionalità di Call Pick-Up 5, limitatamente agli Operatori con telefono fisso. In questa schermata sarà inoltre possibile configurare i seguenti parametri: Parametro di assegnazione chiamata Ti permette di definire le regole con cui vengono raggiunti gli Operatori nella lista. Le possibili opzioni sono: Opzione Primo libero Libero da più tempo Più importante Squillano tutti insieme Descrizione Squillerà il telefono del primo Operatore libero, secondo l ordine di apparizione in lista. Squillerà il telefono dell Operatore inattivo da più tempo. Squillerà il telefono dell Operatore disponibile con il livello di competenza maggiore (es. l Operatore con più esperienza). Squilleranno contemporaneamente i telefoni di tutti gli Operatori che risultano liberi. Tempo di inoltro della chiamata all Operatore successivo Se decidi di far squillare il telefono in una modalità diversa da Squillano tutti insieme, questa opzione ti permette di definire l intervallo di tempo, in secondi, che deve intercorrere prima che la chiamata passi da un Operatore a quello successivo. 5. Per la guida all utilizzo della funzionalità di Call Pick-Up consulta la sezione Risposta Chiamate ad altri utenti nella Guida ai Servizi per l Utente. 18

19 Orari di operatività Tramite questa pagina puoi impostare la finestra temporale entro cui il Numero di Servizio risulta operativo. Per configurare la funzionalità fai riferimento al paragrafo Orari di operatività. Parametri della coda Attraverso questa pagina puoi impostare i principali parametri di configurazione relativi ad una coda. Per configurare la funzionalità fai riferimento al paragrafo Parametri della coda di attesa. Gestione chiamate in caso di servizio non disponibile Attraverso questa pagina puoi impostare il tipo di messaggio (standard o personalizzato) con cui gestire le chiamate che non vanno a buon fine per motivi inerenti alla logica di servizio (per esempio saturazione della coda). 19

20 Per impostare il tipo di messaggio fai riferimento al paragrafo Parametri della Coda. Di seguito troverai la descrizione delle varie opzioni, associata ciascuna ai diversi possibili eventi di fallimento della chiamata: Casistica In caso di agenti occupati In caso di nessun agente disponibile In caso di chiamata in fascia temporale non operativa In caso di superamento del tempo massimo di attesa in coda In caso di superamento del numero massimo di chiamate in coda Descrizione Si verifica nel caso in cui tutti gli Operatori abilitati a rispondere al Numero di Servizio sono occupati in un altra conversazione. Si verifica nel caso in cui non vi siano utenti connessi al Numero di Servizio del Gruppo Operatori (cioè nessun agente ha fatto il log-in) al momento della chiamata. Si verifica nel caso in cui la chiamata venga effettuata al di fuori della fascia oraria di operatività del Numero di Servizio. Si verifica nel caso in cui il tempo massimo di permanenza in coda sia scaduto. Si verifica nel caso in cui la coda sia già satura. In alternativa, per ciascun evento puoi anche definire la destinazione alternativa della chiamata utilizzando il link Numero di Destinazione. Se scegli di impostare un Numero Esterno, dovrai sempre anteporre lo 0. Impostazione Menu Interattivo Tramite questa pagina hai la possibilità di configurare il Menu Interattivo, ovvero un risponditore automatico multilivello che riproduce fino a 3 diversi menu con opzioni multiple che ti permettono di indirizzare le chiamate entranti in base alle specifiche esigenze del chiamante. Il Menu Interattivo sarà attivo soltanto per gli utenti esplicitamente definiti nella configurazione di filtro su chiamate entranti ed ivi associati a redirezione verso Menu. 20

21 Il Numero di Servizio può avere a disposizione fino a 3 livelli di menu (indicati con Menu 1, Menu 2, Menu 3). Per il Menu 1 dovrai: 1. Scegliere il Messaggio di Benvenuto Il messaggio potrà essere standard o personalizzato. In questo secondo caso dovrai caricare un file audio seguendo le indicazioni riportate al paragrafo Parametri della Coda in Attesa. 2. Caricare il Messaggio Guida Il Messaggio Guida deve elencare le possibili opzioni a disposizione dell utente chiamante, con relative istruzioni. Tale messaggio dovrà essere necessariamente registrato e caricato da te, in base alle tue esigenze di indirizzamento delle chiamate. Non è pertanto previsto un annuncio standard predefinito. 21

22 3. Definire le possibili operazioni associate a ciascuna scelta Per ogni cifra selezionata dall utente (da 0 a 9), puoi associare un azione fra le seguenti descritte in tabella. Azione Metti in coda Connetti a numero aziendale Messaggio Menu # (1, 2, 3) Descrizione La chiamata viene messa nella coda del Numero di Servizio chiamato (cioè prosegue e viene inserita nella coda degli Operatori abilitati a rispondere). La chiamata viene rediretta ad altro Numero di Servizio selezionato dalla rubrica. Sarà possibile definire soltanto altri Numeri di Servizio aziendali. Il chiamante sente un annuncio non interattivo e la chiamata non prosegue. Il messaggio vocale non sarà standard ma dovrà essere caricato come un messaggio personalizzato. Il chiamante riascolta il messaggio e le opzioni di scelta del menu #. Per i restanti Menu 2 e Menu 3 sarà necessario: 1. Caricare il Messaggio Guida. 2. Definire le possibili operazioni associate a ciascuna scelta. Filtro su chiamate entranti Tramite questa pagina hai la possibilità di impostare un filtro sulle chiamate al Numero di Servizio. In particolare potrai definire un elenco di numeri o un gruppo di numerazioni da filtrare, e scegliere il tipo di filtro da applicare. 22

23 Di seguito la tabella con la descrizione dei tipi di filtro applicabili: Filtro Non consentito Vai al Menu Devia a N. Interno Descrizione Il numero selezionato non potrà accedere al Numero di Servizio e sentirà il Messaggio di Non consentito configurabile nel medesimo pannello. Quando il numero selezionato chiamerà il Numero di Servizio sarà indirizzato ad un Menu Interattivo precedentemente definito. Quando il numero selezionato chiamerà il Numero di Servizio la sua chiamata sarà trasferita ad un altro Numero di Servizio selezionato dalla Rubrica Aziendale che sarà visualizzato nel campo di destra. Sarà possibile indirizzare soltanto altri Numeri di Servizio aziendali. Per impostare i filtri, dovrai eseguire i seguenti passi: 1. Inserisci i numeri da filtrare Nel campo di sinistra inserisci il numero o il gruppo di numerazioni, su cui vuoi applicare il filtro (utilizza il formato internazionale, es ). 2. Seleziona il tipo di filtro Nel menu a tendina corrispondente seleziona il tipo di filtro che vuoi applicare quindi, a seconda del tipo di filtro, imposta l azione sulle chiamate entranti: Filtro Non consentito Vai al Menu Devia a N. Interno Descrizione Nella sezione Messaggio non Consentito seleziona il tipo di messaggio da far ascoltare all utente (Standard o Personalizzato). Dovrai aver definito prima il Menu Interattivo. Seleziona il Numero di Servizio dalla Rubrica Aziendale. 3. Clicca su Applica per confermare. Filtro su Insiemi Aggregati di Numeri Se vuoi impostare una regola unica valida per insiemi aggregati di numeri (ad esempio chiunque chiami da una specifica zona), la radice comune delle numerazioni su cui vuoi applicare il filtro dovrà essere seguita dal carattere + (ad esempio, significa: tutte le chiamate che provengono da rete fissa di Milano). 23

24 Di seguito una lista di esempi possibili di insiemi aggregati di numeri: Filtro Descrizione ++ Tutti i numeri in assoluto Tutti i numeri fissi nazionali Tutti i numeri mobili nazionali Chiunque chiama da rete fissa di Milano Tutte le chiamate da uno specifico centralino Tutte le chiamate da un numero specifico (senza il carattere + finale). Puoi impostare anche regole con logica via via più selettiva nella lista, ad esempio: à Azione à Azione 2 Ovvero tutte le chiamate provenienti da Milano sono sottoposte all Azione 1, salvo quelle provenienti dallo specifico centralino (sempre di Milano), per i quali si applicherà una diversa azione. Imposta chiamate con priorità Attraverso questa pagina puoi definire i livelli di priorità con cui gestire le chiamate in coda. Indipendentemente dall ordine di ingresso in coda, i numeri con priorità più bassa saranno gestiti successivamente a quelli con priorità più alta. Per configurare la funzionalità fai riferimento al paragrafo Impostazione Menu Interattivo. Dettaglio chiamate numero di servizio Per visualizzare tutto il traffico entrante e uscente dal Numero di Servizio, dalla schermata principale sotto riportata clicca su Traffico Relativo ai Numeri di Servizio. Per utilizzare i filtri di ricerca delle chiamate fai riferimento al paragrafo Traffico relativo al Numero di Centralino. 24

25 Sistema di conferenza (servizio opzionale) Questa funzionalità permette di gestire un sistema per la prenotazione di sessioni di conferenza. Per personalizzare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web, e seleziona il Numero di Conferenza. Clicca su Gestione Conferenze : visualizzerai la schermata in figura dove potrai inserire tutti i dati per effettuare la prenotazione della conferenza. Per prenotare una conferenza: 1. Impostare la data di prenotazione Definisci nell apposito campo la data desiderata per la conferenza, nel formato gg/mm. 2. Seleziona l orario Per impostare o modificare l ora della conferenza, clicca su Seleziona l orario e seleziona la fascia oraria da dedicare alla conferenza. Una volta impostato l orario, nei campi Ora di Inizio ed Ora di Fine vedrai visualizzato l orario scelto per la conferenza, nel formato hh:mm. 25

26 Imposta Numero di Partecipanti Digita il numero massimo di partecipanti alla conferenza. Inserisci il Codice d Accesso Digita, per conferma, il codice d accesso indicato. Il codice d accesso prenotato è il codice che ogni partecipante sarà tenuto a digitare per essere autorizzato a partecipare alla conferenza. Sarà cura di chi organizza la conferenza comunicare il codice di accesso, insieme a tutti i dettagli della conferenza, ai partecipanti interessati. Clicca su Applica Una volta inseriti tutti i dati, la conferenza prenotata viene visualizzata nella lista delle conferenze riservate nella giornata definita. Per ciascuna conferenza viene mostrato il numero di partecipanti impostato e il PIN. Puoi decidere di rimuovere una o più conferenze dalla lista delle prenotazioni utilizzando l icona di delete. Per una gestione ottimale del servizio, visualizzerai inoltre le seguenti informazioni: Servizio Conferenze ancora disponibili Partecipanti ancora disponibili Tempo ancora disponibile Descrizione Il numero massimo di conferenze ancora prenotabili nell arco della giornata. Il numero massimo di partecipanti complessivi prenotabili nell arco della giornata. La durata complessiva, in minuti, delle conferenze ancora disponibili nella giornata. Rubrica Aziendale Questa funzionalità ti permette di visualizzare o modificare la Rubrica Aziendale. Puoi accedere al servizio tramite Interfaccia web, selezionando Gestione Rubrica Aziendale. Ti si presenta la schermata in figura, dove potrai ricercare un numero già presente nella Rubrica Aziendale, aggiungere un contatto esterno o modificare i dati relativi ai profili esistenti. La ricerca di un numero può essere eseguita inserendo negli appositi campi Cognome, Numero esteso (sia fisso che mobile) o Numero breve, quindi cliccando su Cerca. Se si vogliono visualizzare tutti i numeri dell azienda presenti all interno della rubrica Vodafone Rete Unica è sufficiente digitare la radice del numero di centralino (es ). 26

27 Gli utenti presenti in rubrica saranno visualizzati con tutte le informazioni in figura, dove i dati principali sono il Numero esteso, Numero Breve, Tipologia dell utente. Tali dati vengono inseriti nella rubrica in maniera automatica, e non sono modificabili. Potrai invece aggiungere o modificare i dati restanti (Nome, Cognome, , Note) tramite la funzione Modifica, cliccando sull icona. Ti si presenterà la schermata in figura dove potrai inserire le informazioni mancanti. Come referente, potrai inoltre inserire nella rubrica anche numerazioni esterne all azienda (ex. Fornitori, Clienti etc.), tramite la funzionalità Aggiungi. I dati della rubrica saranno aggiornati entro 24 ore. Potrai cancellare esclusivamente i contatti esterni tramite l icona Delete, (l icona è presente solo sui contatti per cui è ammessa la cancellazione). 27

28 Gestione Servizi per gli Utenti Finali Gestione Servizi per gli Utenti Finali Per poter attivare e configurare i servizi per l utente, dal SelfCare Web clicca su Configurazione dei Servizi. Quindi, dal menu a tendina Seleziona Numero, scegli il numero fisso di interno (es ) che corrisponde all utente per il quale desideri effettuare l abilitazione o la configurazione dei servizi. Vedrai la schermata in figura dalla quale, cliccando su Accedi potrai visualizzare tutti i servizi che puoi abilitare e configurare sul numero di telefono selezionato. Nei paragrafi che seguono troverai la descrizione delle funzionalità configurabili per l utente. Modalità fuori ufficio Con questa funzionalità potrai stabilire come gestire le chiamate in arrivo su un numero fisso di interno quando l utente è fuori ufficio, ed effettuare la configurazione per conto dell utente. Tutte le impostazioni di seguito descritte potranno essere modificate dall utente in un secondo momento, accedendo al SelfCare Web con le credenziali dell utente. 28

29 Gestione Servizi per gli Utenti Finali Per personalizzare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web: visualizzerai la schermata in figura, dove potrai decidere di far ascoltare a chi chiama un messaggio preregistrato, consentendo eventualmente anche l accesso ad un menu con opzioni di trasferimento della chiamata. Oppure, in alternativa al messaggio, puoi scegliere che la chiamata venga deviata direttamente alla Segreteria Telefonica o ad un altro utente. Quando lo stato è disattivo le chiamate dirette al numero selezionato saranno ricevute normalmente. Se decidi di far inoltrare la chiamata ad un altro utente, puoi inserire il suo numero nello spazio dedicato, oppure cliccare su Aggiungi/Modifica. In questo secondo caso ti sarà visualizzata la schermata sotto riportata dove potrai trovare il numero dell utente cercato tramite la Rubrica Aziendale. Il numero su cui deviare la chiamata potrà anche essere un numero esterno all azienda. Non sarà invece possibile effettuare l inoltro della chiamata alle seguenti numerazioni: Numerazioni esterne speciali non associate a numeri utente (esempio 166*, 899*, numeri di emergenza, etc.). Numerazioni esterne con speciali prefissi selettivi davanti (come prefissi di carrier selection). Numerazioni estere. Numeri fissi/mobili non definiti in formato internazionale ( +39XXXXX ). Tramite il link Abilita le impostazioni temporali potrai infine definire gli orari e la frequenza di abilitazione del servizio. 29

30 Gestione Servizi per gli Utenti Finali Modalità non disturbare Con questa funzionalità puoi decidere che un dato numero fisso di interno, sia reso raggiungibile solo da alcuni numeri di telefono e/o solo in determinati periodi di tempo, ed effettuare la configurazione per conto dell utente. Tutte le impostazioni di seguito descritte potranno essere modificate dall utente in un secondo momento, attraverso il SelfCare Web per l utente. Per impostare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web: visualizzerai la schermata in figura dove potrai scegliere di indirizzare le chiamate non abilitate ad un menu con opzioni di trasferimento della chiamata, alla Segreteria Telefonica o direttamente ad un altro utente. Per definire la lista dei numeri abilitati alla chiamata clicca su Definisci La Lista Dei Numeri Abilitati. Comparirà la schermata sottostante dove potrai cercare gli utenti nella Rubrica Aziendale e aggiungerli alla lista dei numeri abilitati. Tra i numeri abilitati sarà possibile inserire anche dei numeri esterni all azienda. 30

31 Gestione Servizi per gli Utenti Finali Se vuoi impostare gli intervalli temporali in cui l utente sarà reperibile solo dai numeri selezionati, clicca su Imposta Ora e Frequenza quindi, nella schermata sottostante, inserisci orari e date. 31

32 Gestione Servizi per gli Utenti Finali Visualizzazione nome chiamante Con questa funzionalità puoi decidere, per un dato numero fisso di interno, se rendere visibile il nome/cognome del chiamante. Come Referente Aziendale, sei l unico che può modificare l impostazione. L utente non può avere accesso a questa funzionalità. Per personalizzare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web: visualizzerai la schermata in figura dove potrai attivare o disattivare il servizio. Il nome e cognome degli utenti saranno visualizzati solo se definiti preventivamente nella Rubrica, altrimenti sarà visualizzato solo il numero di telefono. Questa funzionalità è disponibile solo per utenti dotati di telefono fisso. Richiamata su occupato Con questa funzionalità è possibile impostare il servizio di richiamata su occupato sul numero da te selezionato. Quando l utente è impegnato in una conversazione, il chiamante potrà prenotare la ricomposizione automatica del numero. Come Referente Aziendale, sei l unico che puoi modificare l impostazione. L utente non può avere accesso a questa funzionalità. 32 Per personalizzare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web: visualizzerai la schermata in figura dove potrai attivare o disattivare il servizio. Questa funzionalità è disponibile solo per utenti dotati di telefono fisso (il servizio di richiamata su occupato è sempre attivo per gli utenti mobili).

33 Gestione Servizi per gli Utenti Finali Lista reperibili Con questa funzionalità è possibile definire una lista di utenti a cui far inoltrare le chiamate in arrivo sul numero d interno selezionato, indicando anche l ordine di priorità. Tutte le impostazioni di seguito descritte potranno essere modificate dall utente in un secondo momento, attraverso il SelfCare Web per l utente. Per personalizzare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web: visualizzerai la schermata in figura dove, cliccando su Aggiungi o Rimuovi numeri, potrai selezionare i numeri degli utenti a cui vuoi inoltrare le chiamate destinate al numero selezionato. Per impostare l ordine di priorità seleziona i numeri e clicca sulle frecce per spostarli all interno della lista. Qualora volessi inoltrare le chiamate ad un numero esterno all azienda, dovrai semplicemente anteporre lo 0 davanti al numero. Il tempo di inoltro della chiamata all utente successivo potrà variare tra 10 e 30 secondi. 33

34 Gestione Servizi per gli Utenti Finali Manager-Assistente Con questa funzionalità è possibile assegnare uno o più Assistenti al numero del Manager, scegliendo se far arrivare le chiamate solo all Assistente o contemporaneamente anche al Manager. Come Referente Aziendale, sarai l unico a poter configurare gli Assistenti dei Manager. Gli utenti definiti come Manager o come Assistente, potranno poi accedere alle impostazioni del servizio attraverso il SelfCare Web per l utente. Per configurare il servizio, accedi alla funzionalità dal SelfCare Web, con il numero fisso di interno del Manager: ti sarà presentata la schermata in figura, in cui sarai in grado di assegnare uno o più Assistenti. Avrai inoltre la possibilità di decidere se far arrivare le chiamate solo sul telefono dell Assistente, o contemporaneamente anche su quello del Manager. L Assistente riceverà un messaggio via mail di notifica dell avvenuta attivazione del servzio. Risposta chiamate ad altri utenti (Call Pick-Up) Con questa funzionalità, disponibile solo per i telefoni fissi Vodafone, è possibile impostare la lista degli utenti abilitati a raccogliere le chiamate in arrivo al numero selezionato. Per impostare il servizio accedi alla funzionalità dal SelfCare Web: visualizzerai la schermata in figura in cui, tramite il link Aggiungi/Rimuovi Utenti numeri, potrai decidere quali numeri abilitare alla ricezione delle chiamate dirette al numero selezionato. Per informazioni su come rispondere alle chiamate dirette ad altri utenti consultare l apposita sezione contenuta nella Guida ai Servizi per l Utente. 34

35 Creazione Profili e Gestione Deleghe Creazione Profili e Gestione Deleghe Puoi accedere alla funzionalità dal SelfCare Web, selezionando il numero fisso di interno per cui vuoi creare il profilo e clicca su Gestione Deleghe : visualizzerai la schermata in figura da cui potrai accedere a tutti i servizi di seguito descritti nel dettaglio. 35

36 Creazione Profili e Gestione Deleghe Abilitazione di un singolo utente all accesso web Con questa funzionalità è possibile creare un nuovo profilo di accesso per l utente finale associato al numero fisso di interno selezionato. In particolare visualizzerai la schermata in figura, in cui potrai configurare username (di default composto da: UT NUM Selezionato, es UT ) e password da assegnare all utente. Una volta creato il profilo, dovrai prendere nota della username e della password che hai appena creato e comunicarle all utente abilitato che potrà così effettuare il primo accesso. 36

37 Creazione Profili e Gestione Deleghe Abilitazione multipla all accesso web Con questa funzionalità è possibile creare contemporaneamente tutti i profili di accesso per gli Utenti finali di Vodafone Rete Unica. Per accedervi dovrai digitare il numero di centralino della tua azienda (es , dove gli interni sono XXX). Visualizzerai la schermata in figura, cliccando su Conferma, potrai creare i profili utente per tutti i dipendenti della tua azienda. La notifica delle username e password create per ciascun utente ti sarà inviata in un unico documento via all indirizzo di posta elettronica visualizzato nella schermata. Successivamente potrai comunicare a ciascun utente abilitato la propria username e password che hai ricevuto via mail. 37

38 Creazione Profili e Gestione Deleghe Gestione deleghe In questa pagina potrai configurare il tipo di permessi da assegnare al numero fisso di interno selezionato. Ti si presenta la schermata in figura dove potrai verificare o modificare i tipi di permessi che vuoi assegnare al numero fisso di interno selezionato. Gestione deleghe referente In questa pagina potrai verificare se il numero fisso di interno selezionato possiede gli stessi permessi attribuiti al Referente Aziendale. 38

39 Creazione Profili e Gestione Deleghe Riepilogo gestione deleghe In questa pagina puoi richiedere che ti venga inviato all indirizzo di registrazione un file riepilogativo di tutte le deleghe che hai configurato. Gestione classi di abilitazione Per Classe di Abilitazione si intende la tipologia di chiamate e di servizi a cui il numero è abilitato. Da questa pagina puoi verificare il Gruppo RAM e la classe di abilitazione sia del numero dei telefoni fissi (IP) sia del numero dei telefoni mobili (cui è associato un numero fisso). Il servizio consente di modificare gratuitamente la Classe di Abilitazione di ogni singolo numero appartenente al Gruppo Vodafone Rete Unica. Gestione classi di abilitazione: telefono fisso (IP) Per modificare la classe di abilitazione di un numero di telefoni fissi (IP) è sufficiente selezionare la nuova Classe di Abilitazione attraverso il menu a tendina e confermare la nuova scelta. Gestione classi di abilitazione: telefono mobile (cui è associato un numero fisso) Per modificare invece la classe di abilitazione di un numero di telefono mobile (cui è associato un numero fisso) è necessario accedere alla funzionalità Classi di Abilitazione di Configurazione RAM e selezionare il numero mobile associato al numero di rete fissa (clicca su Accedi alle Classi di Abilitazione ). 39

40 Creazione Profili e Gestione Deleghe Gestione esclusione delle chiamate Da questa pagina puoi anche visualizzare le caretteristiche delle diverse Classi di Abilitazione e Gestire l Esclusione delle Chiamate, ossia impedire ai telefoni appartenenti a Vodafone Rete Unica di effettuare chiamate a numeri speciali e a servizi telefonici premium (sovrapprezzo). Nota: la richiesta di cambio classe sarà effettuata entro 24 ore. Eventuali incompatibilità di servizi o promozioni con la classe richiesta ti saranno notificate via . 40

41 Riferimenti e Punti di Contatto Riferimenti e Punti di Contatto Per supporto ai servizi di Vodafone Rete Unica e per supporto su tematiche commerciali, potrai fare riferimento direttamente al numero (gratis da cellulare Vodafone) oppure al numero verde

42 Introduzione Settembre numero breve 42323, gratuito da cellulare Vodafone numero verde , dalle 8.00 alle

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