La Stampa Unione Confronto tra Word 2000 e Word 2002 (XP)

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1 La Stampa Unione Confronto tra Word 2000 e Word 2002 (XP)

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3 Microsoft Word: La Stampa Unione 1. STAMPA UNIONE È possibile utilizzare la funzione Prepara stampa unione per creare lettere tipo, etichette di indirizzi, buste o cataloghi. Prepara stampa unione guida l'utente nella gestione dei dati relativi agli indirizzi, nella loro unione in un documento generico e nella stampa dei documenti personalizzati risultanti. Come si nota nella figura tutti i campi unione sono identificati sotto forma di variabili chiuse tra virgolette. Naturalmente lo spirito di utilizzo di questa funzione deve essere quello di utilizzare un doppio flusso di dati costituito dal documento principale di stampa unione corrispondente alla lettera, al foglio di etichette oppure all elenco che si intende creare in maniera automatica tramite questa funzione. Infatti nella figura si nota in sottofondo una tabella che può essere una base dati oppure un foglio di Excel. Lo scopo quindi dell utilizzo della stampa unione è anche quello di sfruttare in pieno le potenzialità della suite Office lavorando in modo da integrare più applicazioni contemporaneamente ad esempio: Word ed Excel oppure Word e Access oppure Word e Outlook e così via. Le operazioni fondamentali per attuare la Stampa Unione si possono riassumere nei seguenti punti 1. Aprire o creare un documento principale che contenga le informazioni generiche da ripetere in ogni lettera tipo, etichetta di indirizzi, busta o catalogo. 2. Selezionare la fonte dei dati alla quale si vuole che il documento principale si associ durante la stampa unione 3. Nel documento principale che chiameremo più comunemente MATRICE posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire i campi unione ed utilizzare l apposita barra di strumenti che Word predispone sullo schermo di lavoro sia per previsualizzare il risultato della stampa unione sia per navigare tra i record uniti. 4. Infine decidere dove stampare, se su un nuovo file oppure, se procedere direttamente su stampa ed unire i record. Il presente documento contiene il confronto della procedura eseguita con Word 2000 e con Word XP. Nella pagina a sinistra saranno riportati i passi della vecchia procedura con Word 2000 mentre nella pagina di destra si descrivono i passi da seguire sull attuale versione XP. 3

4 La Stampa Unione in Word 2000 Il primo passo per avviare la Stampa Unione consiste nel selezionare il menu STRUMENTI e successivamente il comando STAMPA UNIONE Il Word 2000 presenta a video la seguente finestra di dialogo all interno della quale ci sono tre pulsanti qui sotto descritti. Documento Principale Origine Dati Unisci i dati al Documento Consente di scegliere il tipo di stampa unione che si vuole iniziare Consente o di creare direttamente una origine dati oppure di associare il Documento principale alla base di dati Consente di ultimare la stampa unione ed eventualmente inserire dei filtri in modo tale da stampare solo le informazioni relative a determinati record rispondenti a specifiche condizioni 1.1. CREAZIONE DEL DOCUMENTO PRINCIPALE Prima di effettuare la Stampa Unione si doveva definire il tipo di documento da realizzare. Scegliere qui il tipo di stampa unione che si vuole realizzare. Siccome nell esempio stiamo utilizzando una griglia di tabella all interno della quale si devono predisporre i campi variabili contenenti i dati delle persone si può scegliere il tipo Lettera Tipo 4

5 La Stampa Unione in Word XP Con Word XP innanzitutto abbiamo la schermata da lavoro arricchita dal Riquadro Attività attraverso il quale è possibile attivare la funzionalità che si vuole adoperare. Il riquadro Attività si attiva selezionando il menu VISUALIZZA e successivamente il comando RIQUADRO ATTIVITÀ Qui sotto si illustra la schermata cosi come si presenta: Dal Riquadro Attività selezionando il pulsante Nuovo documento vengono visualizzate subito le attività possibili tra cui la Stampa Unione Facendo un clic sinistro su Stampa Unione si accede direttamente ai passi della procedura. La procedura apre 6 passi e offre da subito la possibilità di scegliere il tipo di documento sul quale si vuole attuare la Stampa Unione In questa parte dello schermo esiste la guida ai passi della procedura con l indicazione Successivo 5

6 La Stampa Unione in Word 2000 Pertanto dal documento principale che si sta editando: 1) Selezionare il menu STRUMENTI 2) Selezionare la voce STAMPA UNIONE 3) Utilizzare il pulsante Crea 4) Scegliere il tipo di documento da unire (in questo caso Lettera Tipo) a) Scegliere di voler procedere alla composizione del documento principale utilizzando il pulsante Finestra attiva 5) Utilizzare il pulsante ORIGINE DATI a) Selezionare la voce APRI ORIGINE DATI se si ha già a disposizione una tabella di dati b) Selezionare il file che costituisce l origine dei dati c) Cliccare il pulsante APRI Ricordare che in questa casella era possibile scegliere il tipo di file cioè era possibile indicare a Word se la tabella dati era in un documento Word oppure era un file di Excel A questo punto sullo schermo di lavoro Word appare la barra di strumenti tipica della Stampa Unione come illustrato in figura: 6) Utilizzare il pulsante Inserisci Campo Unione sull apposita barra di strumenti 6

7 La Stampa Unione in Word XP Nel passaggio 2 di 6 il programma chiede innanzitutto come impostare la lettera cioè se utilizzare il documento corrente oppure no. Nella parte inferiore destra dello schermo dove indica il passaggio, consente di procedere al passaggio successivo che consente di selezionare i destinatari ovvero la tipologia del file da connettere al documento principale. Come impostare il documento Passaggio successivo Fare un Clic sinistro per procedere alla scelta dei destinatari. Ecco come si presenta la finestra di dialogo Nella finestra di dialogo su indicata selezionare la posizione del file e quindi la sua tipologia. 7

8 La Stampa Unione in Word 2000 a) Utilizzare il pulsante Inserisci campo Unione per predisporre i campi variabili che il programma Word preleverà dalla tabella o dal database associato. b) Eventualmente utilizzare il pulsante Inserisci Campo Word per dare delle condizioni particolari alla stampa unione 7) Utilizzare il pulsante Unisci per preparare la Stampa Unione 8) Selezionare il tipo di unione a) Se si sceglie NUOVO DOCUMENTO, la Stampa Unione avverrà su un nuovo file, scritto su disco contenente tante pagine per quanti sono i destinatari della lettera tipo. Illustrato in figura c è l esempio delle etichette indirizzi. Si può notare il posizionamento delle variabili sempre nello stesso ordine in ogni cella della tabelle. Per far in modo che il programma legga sempre il contenuto del record successivo ricordare di anteporre alle variabili il campo Word Next. Questo garantisce la successione dei record contenuti nella base dati o almeno quei record selezionati 8 Si ricorda che nella procedura del Word 2000 all atto dell unione dei record il Word presentava la schermata illustrata qui a sinistra la quale consentiva di scegliere se stampare tutti o solo una parte dei record, ma era possibile, da questa finestra di dialogo di indirizzare la stampa unione sia di una lettera sia di una pagina di etichette o sul disco generando un file composto di tanti fogli per quanti erano i record uniti oppure di unire i record solo nel momento della stampa. Inoltre tramite la finestra di dialogo illustrata a sinistra era possibile anche impostare eventuali filtri tramite il pulsante indicato Opzioni e Query b) Se si sceglie STAMPANTE, la Stampa Unione avverrà solo all atto della stampa per cui in questo modo si potrà conservare su disco solo il file matrice del documento principale risparmiando tempo per l impaginazione e spazio su disco.

9 La Stampa Unione in Word XP Dopo aver selezionato l origine dei dati fare un clic sinistro sul pulsante APRI, si apre una finestra di dialogo dove, se scegliamo di collegare un file di Excel, sono indicati tutti i fogli facenti parte della cartella di Excel e viene evidenziato il foglio contenente i dati. La finestra è quella illustrata qui sotto. Facendo un clic sinistro sul pulsante OK della finestra appare una griglia elettronica con dei pulsanti posti su ogni campo come se fosse un foglio elettronico di Excel. Da questa finestra di dialogo è possibile già filtrare i record che interessano. Quando si lancia la stampa unione, i record sono uniti senza ulteriori passaggi. Ecco qui sotto la finestra. 9

10 La Stampa Unione in Word 2000 Si ripetono qui alcuni passi della vecchia procedura consistenti appunto nel posizionamento dei campi Unione nel documento di lavoro. Inoltre qui le freccie indicano anche la possibilità di selezionare il pulsante Inserisci campo Word per poter inserire le condizioni di stampa Unione oppure per dare al programma particolari istruzioni da eseguire all atto della Stampa Unione. A questo punto sullo schermo di lavoro Word appare la barra di strumenti tipica della Stampa Unione come illustrato in figura: Con la stessa sequenza di passi, ma mediante la scelta del tipo di file Etichette, era possibile posizionare i campi Unione nelle etichette e creare dei fogli con un numero predefinito di etichette UTILIZZO DEI CAMPI WORD Inserendo i campi di seguito riportati in un documento principale, è possibile includere informazioni aggiuntive nei documenti di stampa unione risultanti e intervenire sulle modalità di unione dei dati. Mediante l utilizzo dei campi Word è possibile personalizzare i documenti creati con la stampa unione. Mostriamo qui l elenco dei campi utilizzabili. 1) Campo FILL-IN 2) Campo NEXT RECORD 3) Campo IF...THEN...ELSE 4) Campo NEXT RECORD IF 5) Campo MERGE RECORD # 6) Campo SET BOOKMARK 7) Campo MERGE SEQUENCE # 8) Campo SKIP RECORD IF I campi ASK e FILL-IN consentono di visualizzare un messaggio durante l'unione di ogni record di dati al documento principale. La risposta dell'utente verrà stampata nella lettera tipo, contratto o documento di unione risultante. I campi IF (Se...Allora...Altrimenti...) consentono di stampare le informazioni solo se viene soddisfatta la condizione specificata. È possibile, ad esempio, utilizzare un campo IF per informare dell'apertura di una nuova filiale i clienti che vivono nella zona identificata da un particolare codice postale. I campi SET (Imposta segnalibro) consentono di assegnare un testo, numeri o altre informazioni a un segnalibro. È possibile utilizzare più volte le informazioni nei documenti di stampa unione risultanti. Se le informazioni cambiano, è sufficiente modificare il campo SET anziché cercare e modificare ogni occorrenza nel documento principale. Ecc. Ancor prima di stampare è possibile filtrare i record da stampare se si clicca, nella finestra di dialogo Prepara Stampa Unione il pulsante OPZIONI E QUERY Il Word mostra a video una ulteriore finestra di dialogo mediante la quale è possibile filtrare i record da sottoporre alla stampa unione. Nella pagina seguente relativa alla Stampa Unione in Word 2000 illustriamo la finestra di dialogo che consentiva di impostare filtri o query particolari per estrapolare solo i record che interessavano. 10

11 La Stampa Unione in Word XP Usare questo pulsante per iniziare a filtrare i record che interessano Usare questo pulsante per inserire i campi Unione cioè per posizionare i campi sotto forma di variabili sul documento principale di stampa unione che si sta preparando. Attenzione alla pulsantiera illustrata in alto alla pagina in quanto potrebbe accadere che essa, nel momento in cui il file di dati è stato connesso al documento principale, non appare in alto al foglio sotto alle barre di strumenti già configurate. Nel caso ciò dovesse accadere ricordare che, per vedere a questo punto la pulsantiera in questione, selezionare il menu VISUALIZZA, poi il comando BARRE DEGLI STRUMENTI. Dal sottomenu selezionare la barra denominata STAMPA UNIONE Pertanto con un clic sinistro del mouse otterremo la situazione illustrata nella figura qui sotto: Nella Finestra di dialogo Inserisci Campo Unione è possibile selezionare sia i campi del database cioè dell elenco che abbiamo precedentemente connesso, oppure si possono selezionare i campi Indirizzi cioè quelli disponibili nella rubrica di Outlook Intanto osservare nel foglio le variabili inserite attraverso la finestra di dialogo Inserisci campo Unione Osservare che ora siamo al passaggio 3 di 6 della procedura Un altra cosa da ricordare è che quando si inseriscono i campi Unione tramite la finestra di dialogo Inserisci campi Unione, ogni volta che viene inserito un campo nella posizione desiderata tramite il pulsante Inserisci è necessario chiudere la finestra di dialogo per tornare nel foglio. Immediatamente dopo riselezionare dalla barra di strumenti Stampa Unione il pulsante Inserisci Campi Unione qui di seguito illustrato e ripetere l operazione per inserire un nuovo campo. Questa operazione va fatta per ogni campo che si vuole inserire. NON PREMERE LA BARRA SPAZIATRICE CON LA FINESTRA DI DIALOGO APERTA PERCHE IL WORD RIPETE L INSERIMENTO DELL ULTIMO CAMPO UNIONE SELEZIONATO 11

12 La Stampa Unione in Word 2000 Tramite questa finestra di dialogo, oltretutto è facile intuire dai campi che si possono leggere, si potevano impostare filtri, operatori logici, correlazioni ed inoltre era possibile anche ordinare i record prima di stampare. 12

13 La Stampa Unione in Word XP L impostazione del filtro con Word 2002 (XP) viene eseguito tramite la finestra di dialogo che qui sotto viene illustrata. Nella griglia che viene proposta a video, ogni campo viene mostrato con un filtro attivo tipo il filtro automatico di Excel. Ebbene già l impostazione del filtro in questo passo della procedura consente di preselezionare i record prescelti per la Stampa Unione PREPARAZIONE DELLE ETICHETTE Per le etichette i passi della procedura per la stampa Unione sono simili. L unica differenza consiste nella scelta del tipo di file che si vuole creare e quindi nella scelta della dimensione dell etichetta. La dimensione per le etichette che si utilizzano per le buste formato lettera corrisponde al numero J8162 oppure J8362 oppure J8562 (Altezza 3,39 cm X Larghezza 9,9 cm su pagina A4 (21x29,7). Per le etichette di questa dimensione sono 2 colonne da otto etichette per un totale di 16 etichette. Illustriamo qui di seguito i punti più importanti da osservare nella successione delle schermate. Ovviamente per una maggiore chiarezza si fa riferimento al Riquadro attività nel quale sono indicati i passi della procedura. Segnaliamo il riquadro attività perché il maggior numero di scelte viene fatto da qui. Nel passaggio 2 di 6 lasciando invariata la scelta relativa al layout del documento diventa possibile selezionare, nel passaggio successivo, il formato delle etichette che si desidera produrre. Infatti facendo un clic con il pulsante sinistro del mouse sulla scelta Opzioni Etichette indicata dalla freccia, si apre a video la finestra di dialogo che illustriamo alla pagina n. 15 del presente manuale. Passaggio 1 di 6 Passaggio 2 di 6 13

14 La Stampa Unione in Word

15 La Stampa Unione in Word XP Ecco come si presenta la schermata di Word dopo aver scelto Opzioni etichette dal riquadro attività disposto sulla destra dello schermo. Dalla finestra di dialogo illustrata si sceglie il formato delle etichette e si conferma con il pulsante OK Illustriamo in sequenza ma sovrapposte le due schermate in questione. Notare le scelte disponibili sia per la possibilità di selezionare una base dati diversa sia per effettuare modifiche all elenco dei destinatari 15

16 La Stampa Unione in Word 2000 Riepilogando per Word 2000 Procedura per la preparazione di una lettera Tipo A) Preparazione della tabella dati in Microsoft Word 1. Individuare le informazioni da inserire in tabella ( Es. Cognome, Nome, ecc) 2. Aprire un foglio di lavoro nuovo (CTRL + N) 3. Selezionare il menu VISUALIZZA 4. Selezionare la voce NORMALE 5. Selezionare il menu TABELLA 6. Selezionare il comando INSERISCI TABELLA 7. Indicare al Word il numero delle colonne di cui deve essere costituita la tabella 8. Indicare al Word il numero delle righe di cui deve essere costituita la tabella 9. Nella prima riga di tabella inserire i nomi delle etichette dei campi individuati 10. Inserire i dati nelle colonne di tabella 11. Selezionare l intera tabella 12. Selezionare il menu TABELLA 13. Selezionare la voce FORMATTAZIONE AUTOMATICA TABELLA 14. Scegliere nei tipi di tabella Griglia1 15. Salvare la tabella nella cartella che si vuole utilizzare ricordando di attribuire un nome significativo alla tabella 16. Chiudere il file con la tabella N.B. La tabella si puo preparare anche in Excel. In questo caso le due applicazioni si mettono in collegamento utilizzando il DDE (Dynamic Data Exchange= Interscambio dinamico dei dati) un canale di collegamento che consente ai due applicativi di comunicare. B) Preparazione del documento Principale di stampa Unione 1. Aprire un foglio nuovo (CTRL + N) 2. Impostare i margini del foglio secondo le esigenze (Menu File Voce Imposta Pagina Margini ecc.) 3. Iniziare a inserire la data della lettera 4. Per inserire i dati relativi al destinatario: 5. Selezionare il menu STRUMENTI 6. Selezionare il comando STAMPA UNIONE 7. Premere il pulsante CREA nella maschera della stampa unione 8. Scegliere nel sottomenu la voce Lettera Tipo 9. Premere il pulsante Finestra Attiva C Per realizzare l aggancio tra il documento Principale e la tabella dati 1. Premere sulla maschera della stampa Unione il pulsante DATI 2. Scegliere la voce Apri Origine Dati ( Nel caso in cui la tabella e stata preparata con Excel, Selezionare nella finestra Apri Origine Dati il tipo di File (Foglio di lavoro Excel) 3. Selezionare il file Word contenente la tabella dati 4. Premere il pulsante APRI 5. Premere il pulsante MODIFICA DOCUMENTO PRINCIPALE ATTENZIONE!!! Sul foglio Word appare la pulsantiera della Stampa Unione 6. Posizionarsi nel punto in cui si vuole cominciare a inserire i dati (VARIABILI) 7. Selezionare il pulsante INSERISCI CAMPO UNIONE 8. Prelevare di volta in volta i campi utili alla stampa 16

17 La Stampa Unione in Word XP Riepilogando per Word 2002 (XP) Preparazione Documento Principale: 1. Selezionare il menu STRUMENTI 2. Selezionare il comando LETTERE E INDIRIZZI 3. Selezionare il sottocomando CREAZIONE GUIDATA STAMPA UNIONE 4. Dal Riquadro Attività Selezionare il tipo di documento (Lettere, Buste, Etichette Ecc.) (Passaggio 1 di 6) 5. Nel Riquadro Attività Selezionare il passo successivo Documento di Partenza 6. Nel Riquadro Attività Selezionare da quale documento si intende iniziare (Scelta Consigliata= Usa Documento Corrente) 7. Nel Riquadro Attività Selezionare il passo successivo per indicare dove si trova la base dati con gli indirizzi 8. Nel Riquadro Attività Scegliere se utilizzare un elenco esistente, I Contatti di Outlook oppure creare un nuovo elenco 9. Se si decide di usare un elenco esistente, fare un clic sinistro sul comando Sfoglia nel Riquadro Attività 10. Selezionare nell apposita maschera il percorso e quindi il file contenente i nominativi o indirizzi 11. Confermare con OK 12. Confermare con OK 13. Confermare con OK 14. Nel Riquadro Attività Selezionare il comando Composizione lettera (Passaggio 3 di 6) 15. Procedere nella composizione del documento 16. Inserire i campi Unione tramite l apposito pulsante disposto sulla barra di Stampa Unione (Passaggio 4 di 6) 17. Procedere al Completamento della procedura (Passaggio 5 di 6) 18. Nel Riquadro Attività Selezionare il comando STAMPA 19. Scegliere se stampare solo alcuni o tutti i record. 17

18 La Stampa Unione in Word 2000 Riepilogando per Word 2000 D) Controllo delle Impostazioni 1) Terminata la fase di disposizione delle variabili sul testo matrice 2) Premere dalla pulsantiera il pulsante <<abc>> per controllare l unione dei records 3) Se i dati corrispondono Selezionare il menu STRUMENTI 4) Selezionare la voce STAMPA UNIONE 5) Premere sulla maschera chiamata Prepara Stampa Unione il pulsante UNISCI a) Se si vuole generare il file su disco: b) Scegliere sulla maschera delle opzioni relative all unione il comando Nuovo Documento si avrà un nuovo file composto da tante lettere per quanti sono i records uniti e presenti in tabella c) Se si vuole realizzare l unione solo all atto della stampa : d) Scegliere sulla maschera delle opzioni relative all unione il comando Stampante Word, in questo caso scriverà una lettera per ognuno dei destinatari. N.B. All atto della stampa è possibile decidere se stampare tutti i records oppure indicare solo l intervallo dei records che si desidera stampare. 18