Piano Triennale di Razionalizzazione dell utilizzo di dotazioni informatiche

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1 Azienda Ospedaliera G.Salvini Garbagnate Milanese Piano Triennale di Razionalizzazione dell utilizzo di dotazioni informatiche (art. 2, commi 594, della Legge n. 244 del , Legge finanziaria 2008) PREMESSA La Legge Finanziaria (n. 244/2007), all art.2, comma 594 ha previsto che ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le Amministrazioni Pubbliche, tra cui le Aziende Ospedaliere, adottino piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo di dotazioni strumentali ed informatiche. Il presente Piano definisce pertanto criteri ed obiettivi che l Azienda Ospedaliera G. Salvini di Garbagnate Milanese si prefigge al fine di ottemperare a quanto previsto dalla legge. Ai fini del presente Piano e in conformità alla ratio della legge citata, col termine di dotazioni informatiche si intendono sia dotazioni hardware, che software, che di tecnologie di rete per la trasmissione dei dati e della voce (fonia). Il Piano pertanto è articolato in 3 sezioni: - dotazioni hardware - dotazioni software - dotazioni di rete e fonia Per ciascuna sezione vengono sinteticamente richiamate: 1. la situazione attuale 2. le criticità gestionali 3. le azioni di razionalizzazione Va osservato in premessa, che tra le azioni di razionalizzazione per ciascuna sezione, ne vengono indicate alcune che non rappresentano forme dirette di contenimento della spesa, ma solo forme indirette, ovvero investimenti che, se attuati, possono condurre a risparmi o a minori costi del sistema Azienda, per esempio per quanto riguarda i costi organizzativi e del personale o i materiali di consumo. Gli stessi investimenti poi, se realizzati, possono condurre a incrementi nella quantità e nella qualità dei servizi erogati che a priori non sono monetizzabili. Da questo punto di vista, e considerato anche la variabilità del mercato dei costi dell ITC, tanto maggiore se parliamo di un triennio, è pressoché impossibile quantificare l impatto economico del presente Piano, anche se è fuori dubbio che dalla sua attenta attuazione ci si debba attendere significative economie e un deciso miglioramento nella qualità dei servizi offerti. Proprio in virtù di queste peculiari caratteristiche, l ASII fin d ora giudica opportuno rivalutare di anno in anno il presente documento, alla luce di eventuali nuove tecnologie, nuovi assetti organizzativi o nuove norme o regolamenti, sempre al fine di migliorare l effetto di contenimento e ottimizzazione della spesa per l ICT aziendale. A.O. G. Salvini Garbagnate Milanese - Piano di Razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni informatiche Pag. 1

2 Da ultimo, considerato che l Azienda sta avviando un progetto di rifacimento della Rete degli ospedali, con previsione di costruzione di un nuovo ospedale sul sito di Garbagnate Milanese, va da sé che le azioni di razionalizzazione descritte all interno di ciascuna sezione verranno attuate anche in relazione a tale realizzazione. In particolare potranno essere studiate e implementate alcune soluzioni tecnologicamente innovative nel campo del risparmio energetico, del controllo degli accessi e delle manutenzioni. 1. DOTAZIONE HARDWARE 1.1 Situazione attuale L allegato 1 presenta un quadro di insieme delle dotazioni informatiche presenti in Azienda al Peraltro, va detto che i dati esposti in Allegato 1 rappresentano solo una stima, sia pure fortemente indicativa, del parco macchine effettivamente in uso. Ciò accade per due ragioni: da un lato l inventario aziendale ereditato dalle amministrazioni precedenti il 1998 (anno della nascita dell AO Salvini) rappresentava all epoca solo in parte l effettiva dotazione, dall altro dal 1998 ad oggi i processi di informatizzazione dell Azienda hanno visto una notevole accelerazione oltre a vedere in azione una pluralità di fornitori privati e pubblici che hanno certamente contribuito a produrre notevoli cambiamenti, ma dall altro hanno reso ancora più difficile recuperare una situazione di allineamento tra il dato inventariale e il dato di realtà. Nondimeno, la tabella sopra riportata è da considerarsi fortemente indicativa, in termini di ordine di grandezza, della dotazione hardware dell Azienda. Nel prosieguo del presente piano si vedrà come uno degli obiettivi di razionalizzazione delle dotazioni hardware consista appunto nell attuare una rilevazione dell esistente, con aggiornamento del patrimonio aziendale. 1.2 Criticità gestionali Si segnalano le seguenti: a) diversità di ambienti operativi, anche in relazione alla varietà di marche e modelli e alla naturale evoluzione tecnologica b) tendenza alla complessità: i personal computer, desktop e portatili, tendono a diventare macchine sempre più stratificate e complesse, sebbene gli usi concreti non giustifichino tale complessità c) il Progetto CRS-SISS della Regione Lombardia aggiunge alla normale complessità la complessità del progetto (strati software e componenti hardware, connettività alla extranet del SISS), con impegno aggiuntivo di risorse; d) rapida obsolescenza: nell arco di un triennio una macchina, per quanto funzionante, è tecnologicamente superata e spesso deve essere sostituita anche solo perché non è più in grado di far girare i nuovi software e) tendenza al riuso: macchine (o parti di macchine) non più adatte per il front-office possono essere ancora destinate a situazioni di back-office (ovvero meno critiche); i risparmi che ne derivano sono però spesso solo apparenti; f) moltiplicazione delle periferiche: le postazioni informatizzate si caricano di periferiche sempre più numerose e specializzate (lettore di smart-card, lettore di barcode, supporti esterni di memoria, stampantina di etichette barcode, dispositivi multimediali, ecc.); g) incremento numerico delle postazioni, nell ordine del 10 % medio all anno, con progressivo incremento delle risorse di manutenzione e assistenza; h) tendenza degli utenti finali a bypassare le policy di governo delle postazioni, scaricando software non pertinenti e creando le premesse per un più rapido deterioramento della postazione stessa i) relativamente alle stampanti: proliferazione delle stesse, sia in numero assoluto, sia per quanto riguarda marche e modelli, con conseguente proliferazione e aumento di materiali di consumo (cartucce, toner, carta) A.O. G. Salvini Garbagnate Milanese - Piano di Razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni informatiche Pag. 2

3 j) relativamente ad altri dispositivi (fax, fotocopiatrici, telefoni): tendenza alla sovrabbondanza numerica e non considerazione di tecnologie alternative basate sul digitale e pertanto altamente integrabili tra loro k) relativamente ai sistemi (server), tendenza all utilizzo esclusivo: una macchina (o un sistema di macchine) per una applicazione, a volte funzionale, ma in genere fonte di diseconomie di scala e maggiori costi di safety e di security l) necessità di garantire livelli di sicurezza e di disponibilità dei dati sempre crescenti, con tempo di ripristino nell ordine di pochi minuti 1.3 Azioni di razionalizzazione Al fine di contenere i costi ovvero pervenire all utilizzo ottimizzato e razionale delle dotazioni hardware, l Azienda nel prossimo triennio intende adottare le seguenti linee strategiche e operative: a) allineamento dell inventario patrimoniale con il dato di realtà, in particolare approfondendo e registrando le caratteristiche tecniche delle macchine in esercizio. Ciò verrà realizzato attraverso tre modalità convergenti: a. rilevazione sul campo a cura di volontari del servizio civile, in base a schede tecniche predefinite; b. utilizzo di software di rete capaci di raggiungere in automatico tute le macchine in rete e diagnosticarne le caratteristiche tecniche c. rilevazione sistematica delle stesse caratteristiche tecniche in occasione di ogni nuovo acquisto b) ad inventario riallineato, utilizzo dello stesso per predisposizione del piano annuale dei fabbisogni hardware, tenuto conto dei livelli di obsolescenza, di manutenzione e/o di ammortamento, per tipologia di hardware c) preferenza per soluzioni applicative WEB, basate su thin client e terminal server, vale a dire PC che non richiedono alta complessità tecnologica e dai costi contenuti; d) tendenziale eliminazione del disco fisso dei PC in rete con archiviazione centralizzata dei dati, con conseguenti minori costi di sostituzione e gestione e) diffusione capillare delle policy di amministrazione delle postazioni informatizzate e delle soluzioni di single sign on onde rendere indipendente la postazione fisica dal suo utilizzatore, contenendo la diffusione delle postazioni e rendendole tutte polifunzionali f) valutazione periodica di una soluzione gestionale basata sul concetto di fleet management esternalizzato, previa analisi costi benefici g) riduzione delle stampanti negli uffici e servizi, in ragione di una stampante condivisa per ciascun locale fisico (ufficio) e un dispositivo multifunzione (fotocopiatrice, scanner e stampante) per ciascuna area tecnico-amministrativa o reparto h) tendenziale eliminazione delle stampanti a colori; eccezioni solo in casi autorizzati dalla direzione dei sistemi Informativi o dalla direzione generale i) accelerazione del processo di dematerializzazione degli archivi cartacei con archiviazione legale sostituiva; j) impulso ai progetti di smaterializzazione dei procedimenti amministrativi, nell ottica del cosiddetto ospedale senza carta k) integrazione alla rete delle fotocopiatrici, con possibilità di utilizzo come scanner e/o stampante di area l) tendenziale eliminazione dei fax analogici, sostituiti da sistema informatizzato basato su fax server e gestione degli invii direttamente da PC, senza materializzare il documento m) telefonia fissa: diffusione di strumenti di telefonia integrati al PC (microfono, cuffie, webcam, software di gestione delle telefonata) nelle situazioni di alto utilizzo del telefono A.O. G. Salvini Garbagnate Milanese - Piano di Razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni informatiche Pag. 3

4 n) telefonia cellulare: installazione sui centralini di particolari schede che consentono alla telefonata che parte da fisso di essere convertita in telefonata da mobile a mobile, con abbattimento dei costi del traffico sulla direttrice fisso-mobile o) server centrali: progressiva adozione delle tecnologie della virtualizzazione delle macchine, con recupero di macchine fisiche e incremento di sicurezza (safety e security) e di performance p) strutturazione di un sistema di disaster recovery geografico (doppia sala macchine a Garbagnate e a Rho), con ridondanza dei dati e della rete onde consentire l accesso ai dati on line 2. DOTAZIONE SOFTWARE 2.1 Situazione attuale L allegato 2 presenta un quadro degli applicativi gestionali diffusi in Azienda con una stima degli utenti che vi possono accedere. Negli ultimi cinque anni, l Azienda ha sostenuto un notevole sforzo di unificazione e integrazione degli applicativi clinici e gestionali, acquisendo soluzioni verticali con gare ad evidenza pubblica, diffondendo strumenti standard, basati su tecnologia WEB o direttamente in modalità ASP 1 nei 4 presidi ospedalieri di cui è composta l azienda. Negli ultimi anni, il Progetto CRS-SISS della Regione Lombardia ha dato un notevole impulso alle piattaforme applicative sanitarie, introducendo però degli elementi di irrigidimento delle soluzioni e aumentando il livello di dipendenza dai fornitori esterni. In generale gli applicativi adatti agli ambienti ospedalieri sono prodotti da softwarehouse specializzate. Per quanto il mercato veda all opera un buon numero di aziende, i costi di acquisto della licenza e di manutenzione tendono ad essere piuttosto alti, spesso a fronte di servizi poco soddisfacenti. Salvo rare eccezioni 2, non esistono pacchetti opensource di carattere sanitario che ad oggi possano essere positivamente utilizzati in ambito ospedaliero. Più percorribile pare essere la strada del riuso, nella forma per esempio dell associazione con altre aziende. Sono da evidenziare alcuni interventi in materia di software applicativi che, attivati negli ultimi tre anni, stanno portando notevoli benefici in ordine alla razionalizzazione e al contenimento dei costi aziendali: 1) attivazione della posta elettronica per ogni dipendente con indicazione della Direzione generale dell Azienda ad avvalersene come mezzo di comunicazione ordinario tra dipendenti e servizi e verso l esterno; 2) l attivazione del portale del dipendente con consultazione on line della busta paga: ciò ha portato alla eliminazione totale dei cedolini su carta chimica su stampante di sistema, a sua volta messa fuori uso, con risparmi nell ordine di migliaia di euro all anno. Lo stesso portale consente la gestione del cartellino di servizio e, mano a mano che verrà esteso (oggi è attivo in due U.O.), porterà a riduzioni di costi di materiali di consumo e di personale impegnato nella gestione del processo di rilevazione presenze; 3) attivazione del sistema documentale con protocollo informatizzato (nucleo minimo in entrata e in uscita, ai sensi del DPR 445/2000) e gestione digitale dei documenti interni: rappresenta la base del processo di dematerializzazione che raggiungerà i diversi procedimenti amministrativi; 4) attivazione del sistema delle gare on line con smaterializzazione dei procedimenti di gara, sotto e sopra soglia; 5) La biblioteca on line, vale a dire l accesso on line alle riviste scientifiche e amministrative di cui l A.O. ha sottoscritto l abbonamento. In questo caso i risparmi sono consistiti nella razionalizzazione del numero e della qualità degli abbonamenti. I vantaggi, non monetizzabili, 1 Application Service Provider: soluzioni applicative che non richiedono alcun tipo di investimento perché basta il PC connesso a internet per usare la propria piattaforma applicativa 2 Per quanto riguarda applicazioni gestionali effettivamente fruibili e adeguate alle criticità di un ambiente ospedaliero, è presente oggi in rete una soluzione applicativa di RIS (sistema informativo di Radiologia) interamente opensource A.O. G. Salvini Garbagnate Milanese - Piano di Razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni informatiche Pag. 4

5 derivano invece dalla possibilità di accedere a immense banche dati scientifiche da qualsiasi pc azienadle, avendone le dovute autorizzazioni. 2.2 Criticità gestionali Si segnalano le seguenti criticità a) necessità di maggiore integrazione tra le soluzioni verticali, anche se molto si è fatto in questa direzione; b) permangono alcune soluzioni client-server che richiedono maggiori costi per servizi e di manutenzione c) forte incremento delle problematiche relative alla gestione di flussi informativi con necessità di adeguare gli applicativi gestionali in modo significativo e in tempi stretti d) necessità di garantire livelli di sicurezza e di disponibilità dei dati sempre crescenti, con tempo di ripristino nell ordine di pochi minuti, per la parte sanitaria e) necessità di sviluppare piccoli moduli software in modo autonomo, per reportistica direzionale o per ottemperare a obblighi di flusso e/o rendicontazione verso la Regione o l ASL f) rischio di eccessiva dipendenza dalle software house fornitrici e tendenziale incremento della loro posizione di forza nella contrattualistica g) forte incidenza del Progetto CRS-SISS sul sistema informativo ospedaliero (SIO) e difficoltà a prevedere risorse per assecondarne le esigenze di sviluppo h) strumenti di office automation e di gestione del PC (antivirus, ecc.): costi di licenza ancora alti, difficoltà di regolarizzazione delle licenze i) strumenti di office automation: difficoltà di stabilizzare le postazioni in relazione all uso che se ne fa, con conseguenti maggiori oneri in termini di manutenzione e assistenza j) esigenza di innalzare la capacità media di utilizzo degli strumenti software, onde ottimizzarne la resa k) sopravvivenza di vecchie piattaforme host ad uso di consultazione, con relativi costi di assistenza che dovrebbero invece estinguersi l) esigenza di dare impulso ai processi di smaterializzazione dei procedimenti cartacei m) esigenza di introdurre metodi di archiviazione legale sostitutiva, sia a completamento di percorsi di smaterializzazione dei processi, sia nell ottica di dematerializzare documenti già prodotti e archiviati in forma cartacea n) resistenze psicologiche e organizzative alla smaterializzazione dei procedimenti 2.3 Azioni di razionalizzazione Al fine di contenere i costi ovvero pervenire all utilizzo ottimizzato e razionale delle soluzioni software, l Azienda nel prossimo triennio intende adottare le seguenti linee strategiche e operative: a) tendenziale sostituzione degli applicativi gestionali aziendali client-server con soluzioni nativamente web e indipendenti dall hardware utilizzato b) tendenziale preferenza per soluzioni in ASP, che minimizzano l impatto sugli investimenti e sulla struttura dei servizi informativi interni c) strutturazione di un sistema di disaster recovery geografico (doppia sala macchine a Garbagnate e a Rho), con ridondanza dei dati e della rete onde consentire l accesso ai dati on line d) tendenziale eliminazione delle vecchie piattaforme host di consultazione e dei costi indotti e) incremento della capacità elaborativa autonoma, in particolare in relazione ai flussi informativi e alla business intelligence, con riduzione della dipendenza dalle software house esterne f) preferenza per soluzioni applicative altamente configurabili o personalizzabili, con progressiva emancipazione del personale tecnico dell AO dalle software house fornitrici; A.O. G. Salvini Garbagnate Milanese - Piano di Razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni informatiche Pag. 5

6 g) in questo ambito, approfondimento, in termini di analisi costi-benefici, dell ipotesi di adottare una soluzione ERP 3 integrata a supporto del sistema gestionale e/o produttivo dell Azienda h) sperimentazione di soluzioni opensource, in particolare nell ambito dell office automation, dove sembrano più mature e diffuse; i) sperimentazioni di forme associative con altre aziende sanitarie finalizzate al riuso di applicativi gestionali di provata funzionalità ed efficienza j) definizione di piani di formazione per gli utilizzatori dei sistemi, finalizzati a incrementare la loro capacità di utilizzo degli strumenti software in loro possesso k) diffusione del portale del dipendente, in particolare per quanto riguarda la gestione del cartellino; l) proseguimento del sistema di biblioteca on line; m) estensione del processo di smaterializzazione dei processi e di dematerializzazione dei documenti cartacei (ospedale senza carta) sia sul versante dei procedimenti amministrativi, sia sul versante dei dati clinici e sanitari (dove peraltro elemento trainante è il Progetto CRS-SiSS della Regione Lombardia) 3. DOTAZIONE DI RETE E FONIA 3.1 Situazione attuale L Azienda Ospedaliera, nel triennio ha sostenuto un importante investimento progettuale, giungendo al rifacimento e all attivazione di una rete integrata fonia-dati basata sul protocollo IP ed estesa su tutte le strutture aziendali, con collegamenti geografici a 10 Gbps tra i presidi ospedalieri dell Azienda. Il nuovo impianto di TLC aziendale ha prodotto considerevoli benefici tecnico-economici all Azienda, sia nel senso di rendere disponibile una infrastruttura altamente performante a supporto di tutte le comunicazioni interne ed esterne, sia nel senso di garantire ulteriori futuri sviluppi nel campo della multimedialità (videoconferenze, FAD, telemedicina, servizi web based, ecc.) con incrementi non monetizzabili per quanto riguarda la qualità dei servizi erogati. La componente tecnologica di questo progetto si diversifica in due ordini di dispositivi: dispositivi di rete e apparecchi telefonici. In futuro, con la realizzazione della nuova rete ospedaliera (costruzione del nuovo ospedale a Garbagnate) verranno considerate anche soluzioni tecnologiche avanzate (domotica) per il risparmio energetico, per il controllo degli accessi e la gestione delle manutenzioni. 3.2 Criticità gestionali In generale non si segnalano criticità gestionali che possano tradursi in interventi di razionalizzazione. Il progetto in sé è stato la principale azione di razionalizzazione. Tuttavia rimangono da affrontare alcune criticità, in parte già note in fase di progettazione e rinviate a fasi successive del progetto. Tra queste ricordiamo: a) rete wifi: in alcuni ambiti operativi, soprattutto sanitari, è necessario introdurre possibilità di accesso alla rete in modalità wireless, onde incrementare la possibilità di utilizzo di soluzione informatiche a supporto della attività clinica b) verifica delle situazioni in cui l apparecchio telefonico può essere sostituito da tecnologia installata sul PC (cuffie, microfono, webcam, ecc.) c) telefonia mobile: gli ospedali dell Azienda non offrono una adeguata copertura; come conseguenza: a. sopravvivono sistemi di rintracciamento del personale basati su cerca-persone, di vecchia concezione b. il personale sanitario tende a usare ancora telefoni cordless per girare nei reparti 3 Enterprise Resources Planning A.O. G. Salvini Garbagnate Milanese - Piano di Razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni informatiche Pag. 6

7 d) multimedialità: il progetto ITLC risulterà ulteriormente capitalizzato se si saprà sfruttare appieno la rete aziendale per servizi di comunicazione multimediale e) telefonia fissa: si registra un forte incremento del traffico da fisso a mobile 3.3 Azioni di razionalizzazione Al fine di contenere i costi ovvero pervenire all utilizzo ottimizzato e razionale dell impianto di TLC, l Azienda nel prossimo triennio intende adottare le seguenti linee strategiche e operative: a) prevedere dei sistemi di conversione delle chiamate da fisso aziendale a mobile aziendale in chiamate da mobile aziendale a mobile aziendale, così da abbattere i costi b) potenziamento della copertura del segnale di telefonia mobile tramite installazione di antenne di replica c) eliminazione, laddove possibile, del telefono fisso con dispositivi hardware del pc d) sperimentazione e progressiva diffusione di dispositivi di accesso wifi (access point) presso i reparti di degenza e) sperimentazione e progressiva diffusione di dispositivi e servizi multimediali, nelle sale di attesa, presso il CUP o i PS, nei reparti: si tratta di servizi a costo zero in quanto potrebbero essere appaltati a soggetti terzi insieme a spazi pubblicitari che vi sarebbero connessi. f) Nuova rete ospedaliera: approfondimento e valutazione di tecnologie ICT finalizzate al risparmio energetico (accensione e spegnimento luci), di domotica, di controllo degli accessi (riduzione furti) e di manutenzione degli apparecchi (interfacciamento sistema di manutenzione). A cura dell Area Sistemi Informativi e Informatici dell Azienda Ospedaliera G. Salvini di Garbagnate Milanese Garbagnate Milanese, 24 novembre 08 A.O. G. Salvini Garbagnate Milanese - Piano di Razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni informatiche Pag. 7