M A N U A L E Software Gestionale OnLine

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1 M A N U A L E Software Gestionale OnLine INSTALLAZIONE Non è richiesta nessuna installazione sul vostro pc in quanto il Software Gestionale è stato trasferito su una piattaforma web in modo da consentirvi l accesso, naturalmente protetto da password, da qualsiasi pc collegato ad internet COME ENTRARE NEL SOFTWARE Per accedere al Software dovete entrare su : - inserire username sposiamo e la password che viene cambiata mensilmente - cliccare sull icona del software - si aprirà la HOME PAGE (foto sotto) sulla quale trovate 2 box : LOGIN (in alto a destra) e MODIFICA DATI LOGIN (in basso a sx), all interno dei quali dovete inserire i vostri Username e Password per poter accedere all area protetta. 1

2 I Codici impostati di default da inserire nel box di LOGIN (in alto a destra) per effettuare il primo accesso sono i seguenti : - User = identificazione dell agenzia, che vi è stata attribuita - Password = codice numerico, comunicato al momento dell attivazione Se volete modificare la vostra Password di sicurezza dovete utilizzare il box MODIFICA DATI LOGIN (in basso a sinistra). - User = vi è stato attribuito, e NON può essere modificato - Password = codice numerico, comunicato al momento dell attivazione - New Password = codice che volete inserire come nuova password - Re New Password = confermare codice che volete inserire come nuova password Cliccando sul tasto in basso Modifica dati Login, se avete inserito i dati corretti, vi si aprirà una finestra di conferma Dati modificati con successo. A questo punto cliccate su OK ed effettuate il LOGIN (box in alto a destra) utilizzando i nuovi dati che avete modificato. COME PERSONALIZZARE IL SOFTWARE Passiamo ora alla descrizione del software ed alla spiegazione di come fare per personalizzare il programma con i dati della propria agenzia : 2

3 LOGO Affiliato - Sposi Amo Wedding Planners : in qualunque momento potete cliccarci sopra e vedrete comparire il logo in formato più grande anche nella finestra grande di destra in modo da avere una sorta di stand-by del software e proteggere i vostri dati dalla vista di eventuali clienti o persone che hanno accesso alla vostra postazione pc. UTENTE : Il simbolo è un LUCCHETTO, e si trova sotto al logo del menu. E la prima cosa che va fatta prima di utilizzare il programma! Serve ad impostare le proprie informazioni relative a Ragione Sociale, Indirizzi, Recapiti, Coordinate Bancarie in modo da poterle far apparire nelle intestazione dei documenti e soprattutto nel sistema di fatturazione. Cliccando sull icona che rappresenta un lucchetto nella finestra di destra si apre la sezione INFORMAZIONI UTENTE in cui dovete riempire i seguenti campi : o RAGIONE SOCIALE (es. EVENTI SPECIALI s.a.s.) o INDIRIZZO (es. Via della Sapienza, VITERBO) o TELEFONO (es ) o (es. o PARTITA IVA (es ) o BANCA (es. Banca Cattolica Filiale VT2) o IBAN (es. IT86 M C C ) o USERNAME (es. viterbo) o PASSWORD (es ) Una volta completato basterà fare click sul tasto SALVA (in basso a destra), a questo punto le informazioni inserite compariranno anche nel menu di sinistra subito sotto al logo (per vedere l aggiornamento è necessario fare il logout e rientrare con il login). EXIT : Il simbolo è una PORTA, e si trova sotto al logo del menu di sinistra : in qualunque momento cliccando su questa icona effettuate il LOGOUT ed uscite quindi dal programma in maniera protetta. 3

4 CARATTERISTICHE GENERALI Elenchiamo adesso alcune funzionalità che si ripetono all interno del programma : ad esempio come inserire una nuova scheda di anagrafica, come modificarla e/o eliminarla, come ricercare e/o stampare un documento. Questi comandi funzionano sempre nello stesso modo, in qualunque sezione del programma vi trovate. INSERIRE una nuova scheda : Dal menu di sinistra cliccate sulla sezione che vi interessa (Contatti, Clienti, Preventivi, Eventi, Fatture, Fornitori), nella finestra di destra vi si aprirà una pagina di riepilogo di quella determinata sezione con in alto i box per effettuare le ricerche, e sotto l elenco delle schede inserite. Per inserirne una nuova vi basterà cliccare sul tasto verde INSERISCI che si trova nell angolo in alto a destra : una volta compilati i campi di vostro interesse (nessuno è obbligatorio, quindi alcuni potreste lasciarne anche in bianco), prima di fare qualsiasi altra operazione (uscire, stampare, cambiare sezione, etc ) assicuratevi di aver ciccato sul tasto SALVA presente nell angolo in basso a destra. MODIFICARE una scheda precedentemente inserita : Vi basterà entrare nella sezione di vostro interesse, vi apparirà il riepilogo delle schede presenti in quella sezione (ordinate in 10 per pagina), una volta trovata quella che volete modificare vi basterà cliccare sul nome (vedrete che quando ci passate sopra il cursore del mouse la barra diventa azzurrina) o sull apposita casella MODIFICA (in questa maniera potrete rientrare all interno della scheda, controllare e/o modificare le informazioni e salvare apportando così le modifiche fatte). ELIMINARE una scheda precedentemente inserita : Seguire lo stesso procedimento descritto nel punto precedente per trovare la scheda di vostro interesse, dopodichè per eliminarla vi basterà cliccare sull apposita casella CANCELLA presente alla fine di ogni linea. 4

5 RICERCA una scheda precedentemente inserita : Dovrete entrare nella sezione di vostro interesse, ed utilizzare i box di ricerca che trovate nella zona in alto subito sotto il titolo della sezione che avete aperto. Le modalità di utilizzo di questa funzione cambia leggermente da una sezione all altra, ma il criterio di funzionamento è lo stesso nel senso che voi potete digitare qualsiasi parola nell apposito box e poi, digitando il tasto INVIO sulla tastiera o cliccando sulla LENTE di Ingrandimento con il mouse, il sistema andrà a ricercare la parola da voi digitata in tutti i campi di tutte le schede che sono presenti in quella sezione e vi mostrerà un elenco con solo le schede contenenti le parole che avete cercato. Per annullare la ricerca e tornare al riepilogo con tutte le schede inserite in quella sezione vi basterà cancellare la parola dal box di ricerca, lasciare il campo bianco e digitare ancora una volta INVIO, in modo da riazzerare la funzione di ricerca. Vedremo poi nel dettaglio, affrontando le singole sezioni del software, quali sono le caratteristiche specifiche di questa funzione per le varie sezioni. STAMPARE una scheda : E possibile stampare qualsiasi pagina del software, sia le singole schede e/o anagrafiche inserite sia le pagine di riepilogo delle varie sezioni. Per farlo vi basterà cliccare sui simboli di STAMPA che sono presenti in basso al centro di ciascuna pagina : con un primo click vi si aprirà l anteprima di stampa, e cliccando ancora sull icona di STAMPA presente sempre in basso al centro della pagina partirà la stampa del documento. In tutte le stampe che vengono effettuate tramite il software viene inserito in alto il Logo con la vostra intestazione (i dati mostrati sono quelli che avete inserito nella sezione INFORMAZIONI UTENTE e che il sistema va a ricercare in automatico). Campo NOTE : In molte schede è stato inserito il campo NOTE per consentirvi di annotare qualsiasi tipo di informazione possa esservi utile sul quel tipo di contatto, sia esso un contatto, un cliente o un fornitore Questa sezione e stata realizzata con un interfaccia di scrittura molto simile a quella di Microsoft Word, in modo da renderla ancora più semplice e funzionale. 5

6 Campo ID : In tutte le schede, nell angolo in basso a destra, troverete il campo ID : è una sezione che non può essere compilata e/o modificata in quanto è il programma stesso ad inserire un numero progressivo ad ogni operazione eseguita. DOCUMENTI per Uso Interno ed Uso Esterno : Con questo software potrete creare e stampare sia documenti destinati ad un uso interno per aiutarvi a tenere tutto sotto controllo e facilitare così la fase gestionale (contatti, clienti, eventi, fornitori), sia documenti destinati ad un uso esterno e che vengono quindi consegnati al vostro cliente (preventivi, fatture). 6

7 Sezione CONTATTI Questa sezione serve ad archiviare i vostri CONTATTI di potenziali clienti, persone che vi richiedo informazioni via e/o telefono, che incontrate in fiera, o comunque tutti quei nominativi che reperite ed ai quali potrebbe tornarvi utile ricontattare per proporre i vostri servizi. Inserimento di un nuovo contatto : Dovrete cliccare sul tasto verde INSERISCI (in alto a sinistra), si aprirà quindi una nuova finestra con i campi da riempire Il campo CATEGORIA PUBBLICITA sta a significare quale è stato il mezzo pubblicitario che vi ha procurato quel determinato contatto (es. Sposabella, Sito Web, Fiera, etc) mentre CATEGORIA TIPO sta a identificare la tipologia del servizio al quale la persona può essere interessata (es. Matrimonio, Compleanno, etc) ; in entrambi i casi trovate un menu a finestra perché ogni volta potete scegliere tra le possibilità già presenti o inserirne una nuova. Modificare i dati di un contatto precedentemente inserito : Vi basterà cliccare sul nome o sull apposita casella MODIFICA per poter rientrare all interno della scheda, controllare e/o modificare le informazioni e salvare apportando così le modifiche fatte. Eliminare un contatto : Vi basterà cliccare sull apposita casella CANCELLA presente in fondo ad ogni linea. Ricercare un contatto tra tutti quelli precedentemente inseriti : Dovrete utilizzare i box di ricerca presenti nel menu in alto : potrete così effettuare delle ricerche per singole voci (es. tutti quelli che abitano nella REGIONE Lazio, oppure tutti coloro che avete inserito in DATA 01/09/09), oppure delle ricerche incrociando più campi (es. tutti coloro che risiedono in provincia di MILANO, si chiamano ANGELA, e ci hanno conosciuto grazie alla FIERA IO SPOSA). I box di ricerca hanno un menu a finestra contenente tutte le voci che sono state inserite all interno dei contatti, se volete disattivarne uno vi basterà cancellare il nome inserito in quello spazio in modo da rendere il campo vuoto. 7

8 Fate attenzione ad utilizzare sempre lo stesso criterio per l inserimento dei dati : il sistema fa, infatti, differenza tra lettere maiuscole (A) e minuscole (a) e quindi se voi scrivete il nome ANGELA in 3 modi diversi (ANGELA, angela, Angela) il sistema li considererà 3 nomi differenti e quindi non li raggruppa. 8

9 Sezione CLIENTI Questa sezione serve ad archiviare i dati dei vostri CLIENTI, quindi di tutte quelle persone e/o società per le quali vi troverete a lavorare ed a dover presentare un preventivo, offrire un servizio e fare una fattura. Inserimento di un nuovo cliente : Come per la sezione Contatti cliccando sul tasto verde INSERISCI si aprirà una nuova finestra con i campi da riempire (nessuno è obbligatorio). La scheda è divisa in 3 sezioni : - le prime due sono abbastanza semplici ed intuitive INFORMAZIONI CLIENTE (es. Sposo) ed INFORMAZIONI PARTNER (es. Sposa); - la terza è un po più complessa SERVIZI RICHIESTI, prevede dei box di spunta per indicare i servizi che ci sono stati richiesti, e la sezione INTESTAZIONE FATTURA (è molto importante, perché sia in fase di preventivo che di fattura il software andrà a pescare il campo di intestazione direttamente da questo campo della scheda cliente, assicuratevi quindi di inserirlo sempre scrivendo sempre su 4 righe (1. Nome e cognome o Ragione sociale nel caso di una società, 2. Indirizzo, 3. Cap/Comune/Provincia, 4. Codice fiscale o Partita Iva). Gli ultimi 2 campi sono l ormai consueto NOTE, e COME CI HAI CONOSCIUTO con menu a tendina. Modificare o Eliminare un contatto precedentemente inserito : Procedimento analogo a quanto visto nella sezione Contatti. Ricercare un cliente tra tutti quelli precedentemente inseriti : Potete utilizzare il box di ricerca presente nel menu in alto Potete digitare qualsiasi parola e il sistema, ricercando tra tutti i campi che sono presenti nelle schede di tutti i clienti inseriti, troverà tutti quelli nella cui scheda è stata inserita quella parola Ad esempio se digito nel campo di ricerca la parola BIANCA, mi uscirà fuori sia la cliente che si chiama BIANCA (voce inserita nel campo NOME) che il cliente che desidera un AUTO BIANCA (voce che potrebbe essere stata inserita nel campo NOTE). 9

10 Sezione PREVENTIVI Questa sezione serve a compilare e stampare un PREVENTIVO da presentare al cliente per presentare la vostra offerta per il servizio che vi è stato richiesto. Inserimento di un nuovo preventivo : Come per le sezioni precedentemente analizzate, cliccando sul tasto verde INSERISCI si aprirà una nuova finestra con i seguenti campi da riempire : - DATA : inserire cliccando sul calendario - CATEGORIA : indicare la tipologia dell evento (Matrimonio, Compleanno, etc) - NUMERO : viene inserito in automatico in modo progressivo, ma può essere anche cambiato manualmente - COPIA IN ANAGRAFICA EVENTI : quando un preventivo viene accettato e quindi andremo ad organizzare un evento per quel determinato cliente, cliccando su questo tasto il software crea automaticamente una scheda evento (appare una finestra di conferma con la scritta Trasferimento avvenuto con successo, dopodichè cliccare sulla X rossa per uscire) e ci riporta le varie informazioni che erano state già riportate sul preventivo. - CLIENTI : per inserire il cliente al quale intestare il preventivo fare click sul tasto SELEZIONA, si aprirà una finestra con l elenco di tutti i clienti inseriti nel database, cercare quello giusto sfogliando le pagine o tramite il box di ricerca e ciccarci sopra per conferma; a questo punto nel box azzurrino lo vedete inserito, cliccandoci sopra lo evidenziate e potete eliminarlo se fate click sul tasto CANCELLA oppure potete vedere le informazioni che avete inserito nella scheda cliente semplicemente facendo un click sul tasto DETTAGLIO. 10

11 - NOTE : vedi la descrizione presente nel cap. Caratteristiche Generali - ELENCO SERVIZI : consente di inserire le varie voci che vanno a comporre il preventivo richiesto (es. Musica, Allestimento, Location, etc ), per farlo vi basterà scrivere il titolo del servizio nell apposito campo DESCRIZIONE, indicarne poi il relativo prezzo grazie alla calcolatrice (comporre la cifra e confermare con il tasto OK), e cliccando poi sul tasto AGGIUNGI lo vedrete inserire sotto nel box azzurrino con a fianco il prezzo parziale e sotto il PREZZO TOTALE. Potete ripetere l operazione per tutte le voci che volete inserire. Se invece volete cancellare o modificare una voce vi basterà cliccarci sopra per evidenziarla e poi fare click sul tasto CANCELLA o AGGIORNA. - MODALITA DI PAGAMENTO : in questo spazio (che ha le stesse caratteristiche e funzioni del campo Note ) potete scrivere come desiderate ricevere i pagamenti per il preventivo che avete appena preparato. Ad esempio : - RIGA 1 = 1 Acconto del 20% al momento della conferma - RIGA 2 : 2 Acconto del 30% 1 mese prima dell evento - RIGA 3 : Saldo del 50% il giorno stesso dell evento). - STAMPA : Prima di cliccare sul tasto di stampa, per vedere l anteprima prima e confermare la stampa poi, ricordarsi sempre di cliccare sul tasto SALVA. 11

12 Modificare o Eliminare un preventivo precedentemente inserito : Procedimento analogo a quanto visto nelle altre sezioni. Ricercare un preventivo tra quelli precedentemente inseriti : In questo caso avete 2 box che potete utilizzare singolarmente o combinati - Il primo (in alto a sx) consente di effettuare delle ricerche per tipologia (es. Matrimoni, Compleanni, etc), in base a quello che avete inserito nel campo CATEGORIA (primo in alto a destra all interno della scheda Preventivo). - Il secondo (in alto a destra) consente di effettuare delle ricerche per parola (come già visto e descritto nella sezione precedente dei clienti). 12

13 Sezione EVENTI Questa sezione serve a creare una scheda dell EVENTO in maniera da poter avere tutto sotto controllo : potete controllare i dati dei clienti e dei fornitori che lavorano in quell evento, tenere sempre sotto controllo il budget e la timeline con le cose fatte e quelle ancora da fare per l evento che state organizzando! Inserimento di un nuovo evento : Come per le sezioni precedentemente analizzate, cliccando sul tasto verde INSERISCI si aprirà una nuova finestra con i seguenti campi da riempire : - DATA : inserire cliccando sul calendario - CATEGORIA : indicare la tipologia dell evento (Matrimonio, Compleanno, etc) - NUMERO : viene inserito in automatico in modo progressivo, ma può essere anche cambiato manualmente - NOTE : Box per l inserimento di una descrizione che riassume le caratteristiche dell evento che state organizzando - CLIENTI : procedimento analogo a quanto descritto nella sezione precedente - FORNITORI (Catering, Location, e tutti gli altri) : attraverso questi box potete inserire nella scheda evento i singoli fornitori che stanno lavorando con voi per quel singolo evento. Il criterio di inserimento è analogo a quanto descritto per il cliente, l unica differenza è che (oltre che a poterlo eliminare o visualizzarne il dettaglio) si può aggiungere anche il prezzo di ogni singolo preventivo in modo da poter tenere sempre sotto controllo il budget di spesa Per farlo basta evidenziare con un click il fornitore che avete inserito, inserire un prezzo tramite la calcolatrice e fare click sul tasto AGGIORNA, a questo punto vedrete comparire il prezzo parziale nella colonna di destra ed il prezzo totale per ogni servizio nel campo in basso a destra. E possibile avere anche più fornitori per uno stesso servizio, ad esempio sotto la voce Fiorista potremmo avere un fornitore per la chiesa con il suo relativo prezzo ed un fornitore per la location con il suo relativo prezzo, voci che vengono poi sommate per mostrare il prezzo totale del servizio Fiorista. Alla fine di tutti i box dei fornitori c è anche il campo PREZZO TOTALE che si compila in automatico facendo una somma dei prezzi totali di tutti i singoli servizi sopra inseriti. 13

14 - ORGANIZZA EVENTO : questa sezione rappresenta una sorta di promemoria dove inserire l elenco delle cose che dovete fare per quel determinato evento, le modalità di inserimento, ricerca, modifica e cancellazione sono analoghe a quanto descritto per le sezioni precedenti. Dal riepilogo vedete la CATEGORIA e la DATA delle cose da fare e se sono state fatte attraverso il box FATTO (S sta per SI, ed N per NO)e cose da fare, Se provate ad inserire una nuova voce vi troverete a compilare una scheda con i seguenti campi : - DATA : per indicare quando dovete fare quella determinata cosa - CATEGORIA DA FARE : per indicare cosa riguarda (es. Chiesa, Location, Casa) - FATTO : spuntare il box solo quando una cosa è stata fatta - TITOLO : descrivere che cosa dovete fare - AVVISO SCADENZE : Quando ci sono delle cose da fare relative ad alcuni eventi che abbiamo in programma o degli anniversari degli eventi organizzati nell anno precedente, il sistema ci avvisa con una settimana di anticipo con la comparsa di una icona sotto il logo in alto a sinistra, che rappresenta uno scudo giallo con il punto esclamativo! Ciccando sull icona possiamo avere il dettaglio dell avviso. Modificare o Eliminare un evento precedentemente inserito : Procedimento analogo a quanto visto nelle altre sezioni. Ricercare un evento tra quelli precedentemente inseriti : Procedimento analogo a quanto descritto nella precedente sezione Preventivi. 14

15 Sezione FATTURE Questa sezione serve a compilare e stampare una FATTURA da presentare al cliente per il pagamento del servizio che vi è stato richiesto. Inserimento di una nuova fattura : Procedimento analogo a quanto descritto per la sezione dei preventivi. I campi da riempire sono i seguenti : - DATA : inserire cliccando sul calendario - NUMERO FATTURA : viene inserito in automatico in modo progressivo, ma può essere anche cambiato manualmente (es. Fattura Numero 1/2009 sta a significare fattura numero 1 dell anno 2009, e così via per tutte le altre) - CLIENTI : procedimento analogo a quanto descritto per i preventivi - CATEGORIA PAGAMENTO : Menu a tendina per scegliere tra le opzioni precedentemente inserite o per indicarne una nuova (es. Assegno, Contanti, Bonifico 30/60/90, etc ) - ELENCO SERVIZI : procedimento analogo a quanto descritto per i preventivi. - IMPONIBILE, IVA, TOTALE : sono 3 campi che vengono calcolati in automatico dal software sulla base delle voci inserite sopra nell elenco dei servizi. - STAMPA : Prima di cliccare sul tasto di stampa, per vedere l anteprima prima e confermare la stampa poi, ricordarsi sempre di cliccare sul tasto SALVA. 15

16 Se andiamo a vedere la stampa di una fattura oltre all intestazione vediamo che sono state inserite anche le informazioni relative alla vostra banca (in basso a sinistra) per poter incassare i pagamenti (queste informazioni vengono pescate dal software da quello che avete inserito nelle Informazioni Utente). Modificare o Eliminare una fattura precedentemente inserita : Procedimento analogo a quanto visto nelle altre sezioni. Ricercare una fattura tra quelle precedentemente inserite : In questo caso avete 1 box di ricerca che consente di effettuare delle ricerche per parola (come già visto e descritto nella sezione precedente dei clienti). 16

17 Sezione FORNITORI Questa sezione serve ad archiviare i dati e le informazioni relative ai vostri FORNITORI, in modo da poter avere i loro contatti ma soprattutto le loro informazioni e caratteristiche sempre a portata di mano aggiornabili nel tempo, e consultabili in qualsiasi momento In questo caso, più delle sezioni precedenti, vi capiterà spesso di andare a modificare le schede precedentemente inserite per poter tenere sempre aggiornate le informazioni ed i listini dei vostri partners. Cliccando su ciascun tipo di fornitore si aprirà nella finestra di destra una scheda di riepilogo specifica di quel determinato fornitore, e le funzioni per inserire, ricercare, modificare ed eliminare le schede sono analoghe a quanto descritto nella sezione Cliente. Sono previste 14 tipologie di fornitori più la sezione VARIE, in cui poter inserire tutti quei servizi particolari che risultano difficilmente catalogabili nelle categorie tradizionali - Intendiamo con LOCATION il luogo per il ricevimento, e quindi ci inseriamo anche i Ristoranti / Agriturismi / Hotel che possono ospitare un pranzo di nozze. - Nella sezione NOLEGGIO intendiamo i service che noleggiamo materiale ed attrezzature (es. tavoli e sedie, tovaglie, divanetti, ombrelloni, tensostrutture, etc ) ; Non intendiamo ad esempio l auto o la carrozza per le quali abbiamo creato la sezione Autonoleggio ). - L ultimo tasto è di colore invertito rispetto a tutti gli altri (testo azzurro e bordo fucsia) e serve a riportarvi al MENU PRINCIPALE. 17

18 I campi presenti all interno delle schede fornitori sono divisi in 3 sezioni e contengono alcune informazioni comuni (ANAGRAFICA FONRITORI) a tutti i servizi e altre specifiche di ciascun fornitore (SERVIZI e COSTI), che vi serviranno anche come guida alle domande da fare ai nuovi fornitori quando andrete a conoscerli. La sezione ANAGRAFICA FORNITORI è uguale per tutti i servizi, e contiene i seguenti campi : DATA, NOME (nome con il quale siamo soliti chiamare e ricordare un determinato fornitore : es. potremmo scrivere International nella scheda di International Catering s.r.l. ), SOCIETA (Ragione Sociale), INDIRIZZO, CITTA, PROVINCIA, CAP, TELEFONO, FAX, SITO INTERNET, , P.IVA, REFERENTE (Nome della persona con la quale si è in contatto), CELLULARE REFERENTE. La sezione SERVIZI contiene alcuni campi uguali per molti dei servizi : - AREA DI COPERTURA : si intende in che zona può lavorare quel determinato fornitore (es. un catering potrebbe lavorare su Roma e provincia, quindi so che non posso prenderlo in considerazione per un evento in Umbria). - TEMPISTIVA CONSIGLIATA : si intende quando è consigliabile contattare il fornitore per prenotargli la data o il servizio richiesto. - GARANZIA ANNULLAMENTO : sapere come si comporta il fornitore in caso di annullamento dell evento da parte del cliente. - ASSICUIRAZIONE RC : annotare se il fornitore è coperto da Assicurazione. - MODALITA PAGAMENTO : come desidera ricevere i pagamenti con scadenze ed entità degli acconti (in modo da potersi regolare nelle scadenze che andremo ad indicare al cliente nel nostro preventivo). - DDA : si intende il Diritto Di Agenzia, quindi va indicato se il fornitore ci riconosce una provvigione ed a quanto ammonta (es. 7%, 10%, NO) - INTESTAZIONE FATTURA : funzione analoga a quanto descritto nella sezione clienti (è molto importante, per poter intestare preventivi e fatture). - COPIA DATI IN ANAGRAFICA CLIENTI : è utile quando dobbiamo fare una fattura ad un fornitore, in quanto il sistema permette di fatturare solo ai clienti e non ai fornitori cliccando su questo comando il software crea in automatico una scheda cliente (appare una finestra di conferma con la scritta Trasferimento avvenuto con successo, dopodichè cliccare sulla X rossa per uscire) copiandoci le informazioni del fornitore, evitando così di doverla reinserire di nuovo. Prima di utilizzare questo comando ricordarsi di salvare. 18

19 CONDIVISIONE dei FORNITORI : Una nuova funzione che è stato possibile inserire con il trasferimento del software su internet è quella relativa alla condivisione dei fornitori. Ogni utente può inserire, modificare ed eliminare i dati che ha inserito, e naturalmente questi saranno protetti e non visibili alle altre agenzie. L unica cosa che possiamo vedere degli altri utenti sono le anagrafiche che hanno inserito dei fornitori. Per farlo bisogna spuntare la casella TUTTI, presente sul menu di sinistra a fianco dell icona a forma di lucchetto posta sotto al logo ed ai dati fiscali e sopra l elenco delle varie tipologie di fornitori. Cliccando sul box TUTTI nella lista dei fornitori compaiono, oltre che quelli da noi inseriti, anche quelli che sono stati inseriti da tutti gli altri utenti Di questi però sarà visibile solo la prima parte della scheda relativa all Anagrafica ed in fondo compare il campo INSERITO DA con il nome dell agenzia che ha inserito quel fornitore in modo da potersi mettere in contatto per avere informazioni aggiuntive in caso di bisogno. Nell angolo in basso a destra compare il tasto COPIA DATI che possiamo utilizzare per copiare l anagrafica di un fornitore che è stata inserita da un altra agenzia nel nostro archivio di fornitori, in modo da avere una nostra scheda in cui poter inserire anche tutte le altre informazioni relative a tipologia di servizi con relativi costi ed annotazioni. 19

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