Processo Subappalti. Manuale Direzione Lavori. snam.it. Novembre 2016

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1 Processo Subappalti Manuale Novembre 2016 snam.it

2 Sommario Menù utente Validazione documentazione relativa alla richiesta di subappalto Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Monitoraggio subappalti Monitoraggio Ordini di Lavoro Monitoraggio fatture subappaltatore Legenda 2

3 Menù utente Il menù utente per la gestione dei subappalti è composto dalle seguenti cartelle: Lista di Lavoro per validare la documentazione relativa alla richiesta di Subappalto. Subappalti per monitorare Richieste di Subappalti Subappalti Ordini di Lavoro Fatture 3

4 Sommario Menù utente Validazione documentazione relativa alla richiesta di subappalto Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Monitoraggio subappalti Monitoraggio Ordini di Lavoro Monitoraggio fatture subappaltatore Legenda 4

5 Validazione documentazione Selezionare il menù Lista di Lavoro in automatico vengono visualizzate le attività da processare: possono far riferimento alle richieste di subappalto o alle richieste di ri-autorizzazione. Si può filtrare per subappalti in modo da avere una vista più dettagliata 5

6 Validazione documentazione Selezionando la richiesta di subappalto per cui si vuole validare la documentazione si apre la schermata sotto riportata con la documentazione già filtrata con lo stato Attende Approvazione. Cliccando ogni documento si può scegliere di: Visualizzarne il dettaglio Approvare Rifiutare qualora si rifiuti è obbligatorio inserire una nota di rifiuto Modificare la decisione precedentemente presa Approvazione Rifiuto N.B. Se la richiesta è in approvazione, le decisioni prese saranno visibili all appaltatore solo quando verranno sospesi i termini autorizzativi o verrà autorizzato o diniegato il subappalto. Se la richiesta è in sospensione dei termini autorizzativi le decisioni prese sono immediatamente visibili all appaltatore. 6

7 Validazione documentazione E possibile modificare una decisione precedentemente presa selezionando l icona e confermando il messaggio nella finestra di pop-up. Il documento ritorna quindi nello stato di «Attende Approvazione» per una nuova validazione. 7

8 Validazione documentazione Sospensione dei termini Qualora sia presente almeno un documento rifiutato è possibile sospendere i termini autorizzativi cliccando il tasto. L appaltatore può quindi sostituire la documentazione non idonea. Il conteggio delle tempistiche della richiesta riprende quando l appaltatore risottomette la richiesta che deve essere completa. N.B. I documenti rifiutati quando la richiesta è in sospensione dei termini autorizzativi sono immediatamente visibili all appaltatore. 8

9 Validazione documentazione Selezionando l icona è possibile vedere un riassunto dei documenti relativi alla richiesta di subappalto. È inoltre possibile vedere alcuni dettagli andando con il mouse sopra un icona specifica; ad esempio: 9

10 Validazione documentazione Selezionando l icona è possibile scaricare in formato Excel la lista di documenti. Selezionando l icona Selezionando l icona l icona. è possibile vedere solo i documenti mancanti. è possibile rimuovere i filtri; in alternativa si sceglie un altro filtro e si seleziona 10

11 Validazione documentazione È possibile visualizzare i dettagli della richiesta navigando lungo la barra di testata

12 Sommario Menù utente Validazione documentazione relativa alla richiesta di subappalto Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Monitoraggio subappalti Monitoraggio Ordini di Lavoro Monitoraggio fatture subappaltatore Legenda 12

13 Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Selezionare dal menù Subappalti Area di lavoro la voce Monitoraggio richieste di subappalto presente nella cartella Monitoraggio. È possibile attivare il pulsante «a tutto schermo» per avere una visualizzazione migliore 13

14 Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto È possibile selezionare diversi filtri come la tipologia, lo stato, la società e poi premere il tasto «Ricerca». È inoltre possibile scegliere il numero di richieste visibili per pagina. 14

15 Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto È possibile selezionare il pulsante «Svuota» per rimuovere i filtri. Se non si imposta alcun filtro di ricerca si potranno vedere tutte le richieste di subappalto in carico all utente, le quali potranno avere i seguenti stati: Richiesta autorizzata: sarà quindi possibile visualizzare e gestire il subappalto Richiesta diniegata Richiesta in approvazione: si può procedere con l approvazione dei documenti. Finché la richiesta è in approvazione, l appaltatore non ha evidenza dell esito delle validazioni dei documenti Richiesta in sospensione dei termini autorizzativi: il gestore/delegato o la imposta questo stato per rendere visibile all appaltatore i documenti rifiutati e permetterne la sostituzione. Le tempistiche della richiesta vengono sospese fino alla nuova risottomissione da parte dell appaltatore Selezionando l icona nella pag. 11. è possibile vedere i dettagli della richiesta di subappalto come evidenziato 15

16 Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Selezionando l icona è possibile vedere un sommario della richiesta di subappalto. 16

17 Sommario Menù utente Validazione documentazione relativa alla richiesta di subappalto Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Monitoraggio subappalti Monitoraggio Ordini di Lavoro Monitoraggio fatture subappaltatore Legenda 17

18 Monitoraggio subappalti Selezionare dal menù Subappalti Area di lavoro la voce Monitoraggio subappalti presente nella cartella Monitoraggio. È possibile attivare il pulsante «a tutto schermo» per avere una visualizzazione migliore 18

19 Monitoraggio subappalti È possibile selezionare diversi filtri come lo stato, l erosione, il gestore del contratto, la società e poi premere il tasto «Ricerca». È inoltre possibile scegliere il numero di richieste visibili per pagina. 19

20 Monitoraggio subappalti Selezionando l icona è possibile vedere un riassunto dei documenti relativi al subappalto: se sono presenti documenti in attesa di approvazione si può procedere all approvazione o al rifiuto. Selezionando l icona è possibile scaricare in formato Excel i dati relativi al subappalto. 20

21 Monitoraggio subappalti Selezionando l icona e poi la pagina «Documenti» è possibile visualizzare la lista dei documenti relativi al subappalto e agli OdL (per i contratti aperti) e procedere alla loro validazione. Checklist Ordini di Lavoro Checklist subappalto 21

22 Monitoraggio subappalti Selezionando l icona alla loro validazione. è possibile visualizzare la lista dei documenti relativi al subappalto e procedere Approvazione Rifiuto I documenti periodici compaiono più volte con l indicazione del periodo di riferimento. 22

23 Monitoraggio subappalti Selezionando l icona è possibile visualizzare la lista dei documenti relativi agli Ordini di Lavoro abbinati al subappalto e procedere alla loro validazione. Approvazione Rifiuto I documenti periodici compaiono più volte con l indicazione del periodo di riferimento. 23

24 Monitoraggio subappalti È possibile visualizzare i dettagli del subappalto navigando lungo la barra di testata

25 Monitoraggio subappalti È possibile visualizzare i dettagli del subappalto navigando lungo la barra di testata In questa sezione è possibile visualizzare le fatture caricate dall appaltatore ma non ancora abbinate ad alcun consuntivo 25

26 Monitoraggio subappalti Selezionando la pagina «Fatturazione» è possibile visualizzare la lista di consuntivi relativi al subappalto di riferimento. 8 26

27 Monitoraggio subappalti Selezionando l icona è possibile vedere un riassunto dei dati del consuntivo e relative fatture caricate. 27

28 Monitoraggio subappalti Selezionando l icona è possibile vedere la lista delle fatture del Subappaltatore relative al consuntivo: se sono presenti fatture in attesa di approvazione si può procedere alla loro validazione. Approvazione Rifiuto 28

29 Monitoraggio subappalti L appaltatore, oltre alle fatture del subappaltatore, può caricare eventualmente delle «Note di credito». Il valore delle note di credito riduce il valore fatturato del subappalto. 29

30 Sommario Menù utente Validazione documentazione relativa alla richiesta di subappalto Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Monitoraggio subappalti Monitoraggio Ordini di Lavoro Monitoraggio fatture subappaltatore Legenda 30

31 Monitoraggio Ordini di Lavoro Selezionare dal menù Subappalti Area di lavoro la voce Monitoraggio ordini di lavoro presente nella cartella Monitoraggio. È possibile attivare il pulsante «a tutto schermo» per avere una visualizzazione migliore 31

32 Monitoraggio Ordini di Lavoro Impostare i filtri di ricerca di interesse e cliccare il tasto Selezionare il tasto per effettuare il download in excel. È inoltre possibile scegliere il numero di richieste visibili per pagina. 32

33 Monitoraggio Ordini di Lavoro Selezionando l icona ogni subappalto al quale è stato abbinato. è possibile visualizzare nel dettaglio lo stato di erosione dell ordine di lavoro per Selezionando l icona è possibile visualizzare i documenti legati all Ordine di Lavoro. 33

34 Sommario Menù utente Validazione documentazione relativa alla richiesta di subappalto Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Monitoraggio subappalti Monitoraggio Ordini di Lavoro Monitoraggio fatture subappaltatore Legenda 34

35 Monitoraggio Fatture Selezionare dal menù Subappalti Area di lavoro la voce Monitoraggio fatture presente nella cartella Monitoraggio. È possibile attivare il pulsante «a tutto schermo» per avere una visualizzazione migliore 35

36 Monitoraggio fatture subappaltatore È possibile selezionare diversi filtri come lo stato, il gestore del contratto, la società e poi premere il tasto «Ricerca». È inoltre possibile scegliere il numero di richieste visibili per pagina. 36

37 Validazione fatture subappaltatore Si seleziona il consuntivo per cui si vuole validare le fatture e poi selezionando l icona : è obbligatorio esprimere un parere sulla fattura non quietanzata; solo se viene validata, l appaltatore può procedere all invio della quietanzata. Una volta inviata la fattura quietanzata sarà necessario validare anche questa. Si seleziona un documento e si può scegliere di: Visualizzare Approvare Rifiutare qualora si rifiuti è obbligatorio inserire una nota di rifiuto Approvazione Rifiuto 37

38 Validazione fatture subappaltatore L appaltatore, oltre alle fatture del subappaltatore, può caricare eventualmente delle «Note di credito». Il valore delle note di credito riduce il valore fatturato del subappalto. Approvazione Rifiuto 38

39 Sommario Menù utente Validazione documentazione relativa alla richiesta di subappalto Monitoraggio richieste di autorizzazione al subappalto Monitoraggio subappalti Monitoraggio Ordini di Lavoro Monitoraggio fatture subappaltatore Legenda 39

40 Legenda Approva Mostra documenti mancanti Rifiuta/Annulla Nota Annulla validazione Informazione Sommario Nota di attenzione Dettaglio Nuova attività Applica filtro Data Applica ulteriore filtro Non applicabile Rimuovi filtro Visualizza fatture subappaltatore Scarica excel Caricamento fatture completato 40

41 Legenda stati Stati richieste In approvazione In sospensione dei termini autorizzativi Autorizzata Diniegata Stati subappalti Aperto Ri-autorizzazione in corso Chiuso Sospeso Revocato Stati documenti In approvazione Approvato Rifiutato Stati Ordini di Lavoro OdL con fatturazione attiva OdL con fatturazione conclusa OdL con fatturazione al 100% OdL con fatturazione superiore alla previsione Stati consuntivi Aperto Chiuso Non rilevante 41