CGM ACN2009 CERTIFICATI GUIDA OPERATIVA CGM ACN2009 CERTIFICATI. CompuGroup Medical Italia spa ver (build 18/02/

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1 GUIDA OPERATIVA 1 di 15

2 INDICE INTRODUZIONE INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE Prerequisiti Verifiche preliminari Installazione postazione medico Installazione postazione secondaria (medico associato o segretaria) Primo avvio di Phronesis dopo l installazione UTILIZZO IL DIARIO CERTIFICATI INPS INVIO DI UN CERTIFICATO INPS Modifica di un certificato INPS Cancellazione di un certificato INPS Report dei certificati INPS ALLINEAMENTO ESENZIONI CON IL MEF Allineamento esenzioni con il MEF: Verifica Allineamento esenzioni con il MEF: Importa Allineamento esenzioni con il MEF: Elimina di 15

3 1 1.1 INTRODUZIONE Sulla base del nuovo Accordo Collettivo Nazionale (ACN 2009), stipulato dal Ministero della Salute, di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e il Ministero dell Economia e delle Finanze, è previsto l invio all INPS dei certificati di malattia per le categorie di lavoratori aventi diritto/necessità. Phronesis ha introdotto questa funzionalità all interno di un nuovo modulo Add-on chiamato CGM ACN2009 CERTIFICATI. Tale modulo aggiuntivo presenta caratteristiche differenti rispetto alla procedura disponibile sul portale in quanto, oltre ad una semplice ed immediata compilazione (gli unici dati richiesti sono la diagnosi e la fine della prognosi), consente di tener traccia in cartella clinica dei certificati di malattia INPS inviati; la funzione di salvataggio automatico della ricevuta nella cartella clinica, garantisce inoltre la tracciabilità dei dati e pertanto nel momento in cui il certificato viene inviato con successo, vi è la possibilità di inoltrare tale ricevuta, come allegato, all indirizzo del paziente, oppure di stamparla per eventuale consegna a mano. 1.2 INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE Prerequisiti Prima di procedere con l installazione di è necessario verificare i requisiti minimi del sistema: Prerequisiti Hardware Processore: Pentium IV 1,4 Ghz (minimo) - Pentium IV 2Ghz o superiore (consigliato) Memoria RAM: 1Gb (minima) - 4Gb (consigliata) Disco rigido: almeno 20 Gb di spazio su disco disponibile Unità di backup (masterizzatore, unità di memorizzazione USB, ecc.) Mouse compatibile Microsoft Risoluzione video 1024*768 o superiore Stampante compatibile Microsoft Connessione Internet ADSL attiva e funzionante. Prerequisiti Hardware Sistema Operativo (piattaforma 32 o 64 bit): MS Windows XP Home/Professional SP3, MS Windows Vista SP2, MS Windows 7, MS Windows 8/8.1, MS Windows 8/8.1 Pro, MS Windows Server 2003, MS Windows Server 2008 Browser: Microsoft Internet Explorer versione 5.5 o superiore. Per maggiori dettagli e/o per aggiornare la versione di Microsoft Internet Explorer installata, fare riferimento al sito della Microsoft Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 o successiva. 3 di 15

4 1.2.2 Verifiche preliminari Prima di procedere con l installazione e l utilizzo del modulo è necessario verificare di essere in possesso delle credenziali di accesso al Sistema TS ricevute dalla ASL, in particolare: Codice di accesso ossia il suo codice fiscale Parola chiave cambiata al primo accesso al sito Codice PIN completo è necessario aver completato la procedura di generazione completa del PIN CODE aggiungendo ai 4 caratteri ricevuti dalla ASL i 6 generati dal sito Assicurarsi inoltre che sia installato Phronesis con versione uguale o superiore alla ed aver aggiornato il Glossario delle Esenzioni Ticket. ATTENZIONE Qualora non si fosse in possesso di tutte le informazioni richieste si consiglia di non installare il modulo Add-on Installazione postazione medico 1. Aprire la connessione internet 2. Chiudere Phronesis 3. Fare clic sul link per prelevare il file di installazione 4. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 5. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 6. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 7. Fare doppio clic sul file appena scaricato 8. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 9. Fare clic su Avanti Verificare il percorso d installazione di Phronesis riportato: se corretto fare clic su Avanti; se errato selezionare quello corretto facendo clic su Sfoglia e successivamente fare clic su Avanti 10. Fare clic su Installa 11. Fare clic su Fine. ATTENZIONE Verificare, accedendo all area Download del sito se è disponibile un aggiornamento successivo della componente. E sempre importante dotarsi dell ultima versione disponibile dei software utilizzati). 4 di 15

5 1.2.4 Installazione postazione secondaria (medico associato o segretaria) Per chi lavora in multiutenza si precisa che l installazione dell Add-on deve essere eseguito su tutte le postazioni secondarie, che siano postazioni medico o di segreteria Primo avvio di Phronesis dopo l installazione Dopo l installazione del modulo, avviando per la prima volta Phronesis verranno richieste alcune informazioni aggiuntive e pertanto, cliccando su OK, si aprirà la finestra in cui inserire le credenziali accesso al Sistema TS ricevute dalla ASL, cioè il PIN e la Password: PIN = Codice PIN completo (primi 4 caratteri ricevuti dalla ASL e restanti 6 caratteri generati accedendo al sito Password = Parola chiave cambiata al primo accesso al sito Modalità = Scegliere la modalità di autenticazione al sistema, se con username e password oppure attraverso collegamento della CNS (Carta Nazionale die Servizi) e lettore Smart Cart Certificato = Selezionare il certificato utilizzato nel caso di autenticazione attraverso la CNS 5 di 15

6 ATTENZIONE Si ricorda che è necessario modificare tale password ogni 2 mesi direttamente sul portale Dopo aver aggiornato la password sul portale è necessario inserire la stessa nel modulo in Phronesis, accedendo alla sezione Archivio, Utenti e privilegi di accesso. Dopo aver inserito la passoword di accesso al programma richiesta, accedere alle impostazioni della propria utenza con un doppio clic ed accedere al menù SistemaTS. 2 - UTILIZZO 2.1 IL DIARIO CERTIFICATI INPS Dopo aver installato ed attivato il modulo, e dopo aver avuto accesso alla cartella clinica di un paziente, attraverso la nuova voce di menù Diari, Certificati INPS (in alternativa premendo la combinazione di tasti CTRL+I sulla tastiera) è possibile accedere al menù generale dei Certificati INPS per quel paziente specifico. 6 di 15

7 2.2 INVIO DI UN CERTIFICATO INPS L operazione di invio di un certificato di malattia INPS è permessa (secondo quanto stabilito dalla normativa vigente in materia) soltanto alle utenze di tipo medico e non ai profili utente infermiere professionale e collaboratore di studi e segreteria. A differenza degli altri Diari presenti in Phronesis, nel Diario Certificati INPS non è possibile eseguire direttamente la registrazione in quanto la struttura di questa sezione ed il tipo di dati da inserire sono tali per cui è necessario procedere in altro modo, ugualmente semplice ed intuitivo. Pertanto, è necessario procedere come di seguito descritto: aprire la cartella clinica di un paziente ed accedere alla sezione Certificati INPS (vedi paragrafo 2.1) cliccare sul pulsante Nuovo Certificato (in alternativa accedere alla voce di menù Certificato, Aggiungi oppure premendo la combinazione di tasti Ctrl+Ins sulla tastiera) compilare il certificato inserendo i dati necessari 7 di 15

8 NOTE OPERATIVE I campi Diagnosi e Data di fine prognosi sono modificabili esattamente come negli altri diari. Importante è la voce Indirizzo da inviare : selezionando dal menù a tendina Indirizzo di residenza oppure Indirizzo di domicilio o altro indirizzo verrà visualizzato nel riquadro sottostante l indirizzo che verrà inviato all INPS; se necessario vi è anche lo spazio per l indirizzo di reperibilità del paziente che, se compilato, deve esserlo in ogni sua parte. E anche possibile selezionare il tipo di certificato: viene proposto Inizio ma dal menù a tendina è possibile selezionare anche le voci Continuazione e Ricaduta, in base alla natura del certificato che si sta effettuando. cliccare su OK per salvare il certificato nel Diario 8 di 15

9 effettuare doppio clic nella colonna Invia (in cui apparirà il segno di spunta rosso) infine, per inviare il certificato, cliccare sul pulsante Invia Certificato (in alternativa accedere alla voce di menù Certificato, Invia oppure premendo la combinazione di tasti Ctrl+Invio sulla tastiera); se l invio andrà a buon fine, verrà visualizzata la schermata di gestione della ricevuta In questo modo è possibile: ο stampare la ricevuta del certificato sulla stampante definita nel Diario (Stampa Attestato) ο inviare tale ricevuta come allegato pdf ad un (Invia via ); nel caso in cui l indirizzo di posta elettronica non sia presente nei dati anagrafici del paziente verrà richiesto e successivamente salvato ο uscire da tale sezione (Chiudi). 9 di 15

10 NOTE OPERATIVE Tale ricevuta potrà essere visualizzata o stampata anche in seguito, facendo clic in alto sul pulsante Stampa ricevuta del certificato selezionato (in alternativa accedere alla voce di menù Certificato, Visualizza e stampa risposta oppure premendo il tasto funzione F2 sulla tastiera): in questo modo si potrà visualizzare il documento in formato pdf ed eventualmente stamparlo nuovamente Modifica di un certificato INPS La variazione di un certificato INPS è limitata al solo campo fine prognosi e soltanto per ridurre la durata del certificato: qualora vi fossero altri dati da modificare (diagnosi, indirizzo, ecc.) è necessario eliminare il certificato e crearne uno ex novo. Per eseguire la modifica è necessario: posizionarsi con un clic sul record del certificato da modificare per poi fare clic sul pulsante in alto Modifica certificato... rispondere Sì al messaggio che compare successivamente introdurre la variazione desiderata per la data di fine prognosi dopo aver introdotto la nuova data di fine prognosi ed aver cliccato su OK, verrà automaticamente effettuato l invio della rettifica del certificato all INPS. 10 di 15

11 NOTE OPERATIVE Nel Diario ora saranno presenti due registrazioni per lo stesso certificato ma evidenziate con colori diversi: una con il colore standard in uso per i dati dei diari di Phronesis (solitamente nero) e l altra con il colore indicato nel diario alla voce Colore rettificati (viene proposto il bordeaux). Questo permette di poter velocemente verificare lo storico delle registrazioni effettuate, comprese le eventuali modifiche apportate (ovviamente eventuali successive variazioni saranno possibili solo sull ultima modifica del certificato inviato, e non sugli invii precedenti). Al termine del nuovo invio dei dati, così modificati, è possibile procedere alla visualizzazione e stampa della ricevuta secondo la procedura illustrata precedentemente nella fase di primo invio del certificato Cancellazione di un certificato INPS La cancellazione di un certificato nell applicativo equivale all annullamento dell invio dello stesso presso l INPS. Tale funzione è fruibile attraverso il pulsante Cancella Certificato.. (in alternativa accedere alla voce di menù Certificato, Cancella oppure premendo la combinazione di tasti Ctrl+Canc sulla tastiera). Verrà chiesta conferma, come di consueto rispondendo di Sì verrà effettuata la cancellazione sul server INPS del certificato. Anche in questo caso, come per la modifica, nel diario viene creata una registrazione uguale a quella di cui si è eseguita la cancellazione ma di colore ancora diverso (solitamente verde acqua): ciò indica che quel certificato benché cancellato, è stato, comunque tracciato Report dei certificati INPS Tale funzionalità permette di eseguire un report di tutti i certificati non inviati, suddivisi secondo la causa del mancato invio, che generalmente sono due: errore nel certificato: questo presenta degli errori di forma/compilazione e quindi non è stato possibile inviarlo errore del Servizio Web: l infrastruttura non è stata in grado di accettare il certificato per problematiche interne. 11 di 15

12 E possibile ottenere tale report attraverso la voce di menù Progetti, Rapporto invio certificati INPS La maschera che compare contiene l elenco degli eventuali certificati non inviati. Per ritentare l invio di uno di questi è necessario selezionarlo con un clic quindi premere il pulsante Reinvia. Nel caso di certificati non inviati per causa errore servizio web l invio partirà immediatamente mentre in caso di certificati non inviati per causa errore certificato, sarà necessario, prima di procedere ad un nuovo invio, verificare la correttezza dei dati; per fare questo è possibile accedere al diario dei certificati del paziente ed eseguire le opportune verifiche/modifiche. 12 di 15

13 2.3 ALLINEAMENTO ESENZIONI CON IL MEF Il modulo Add-on introduce un ulteriore importante funzionalità: la possibilità di allineare le esenzioni per reddito con il MEF. Ciò è possibile accedendo alla voce di menù Progetti, Allineamento esenzioni MEF L importazione effettiva delle esenzioni nel software si divide in due fasi: VERIFICA IMPORTAZIONE Allineamento esenzioni con il MEF: Verifica Nella maschera che compare accedendo alla sezione dell allineamento esenzioni MEF, prima di ogni altra cosa, è necessario richiedere l elenco dei pazienti che hanno, nei registri del MEF, un esenzione per reddito. 13 di 15

14 L elenco così ottenuto potrà essere stampato facendo clic Stampa oppure si potrà decidere di importarlo cliccando su Importa Allineamento esenzioni con il MEF: Importa A questo punto è possibile importare le esenzioni per reddito in Phronesis facendo clic in basso sul pulsante Importa Al termine dell importazione fare clic su OK e chiudere la finestra facendo clic su Chiudi. 14 di 15

15 2.3.3 Allineamento esenzioni con il MEF: Elimina Valorizzando l opzione Disattiva le esenzioni per reddito che non sono inviate dal MEF e facendo successivamente clic su Importa, se sono presenti esenzioni per reddito per pazienti non presenti negli elenchi del MEF, queste saranno automaticamente disattivate (ma non eliminate) nella scheda anagrafica del paziente. Attenzione in quanto trattasi di operazione irreversibile. 15 di 15