10. Stampa del documento

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1 10. Stampa del documento Una delle operazioni più importanti che l utente di un programma di videoscrittura deve svolgere è sicuramente quella della stampa del documento creato. Per aiutarci in questa operazione Word ci mette a disposizione lo strumento Anteprima di Stampa attivabile con il pulsante di comando presente sulla barra degli strumenti standard oppure dal menu FILE alla voce ANTEPRIMA DI STAMPA. Questa funzione ci permette di visualizzare il documento come se fosse già stampato, per verificare se il risultato è soddisfacente oppure sono necessarie ulteriori modifiche. Possiamo quindi avere il controllo totale sull aspetto del documento prima di trasferirlo sul supporto cartaceo. La finestra di Anteprima di stampa una volta attivata ci fa vedere come il documento verrà stampato e ci offre una serie di pulsanti di comando presenti sulla barra degli strumenti per agevolarci nel nostro compito. Ma vediamoli nel dettaglio: Stampa direttamente il documento con le impostazioni predefinite. Lente di ingrandimento. Permette di passare dalla visualizzazione di tutta la pagina alla

2 dimensione reale. Una pagina. Visualizza una pagina alla volta. Pagine multiple. Visualizza più di una pagina alla volta. Zoom. Percentuale di visualizzazione del documento. Il 100% corrisponde alle dimensioni reali. Mostra righello. Mostra/nasconde i righelli. Riduce di una pagina. Modifica la formattazione del documento in maniera tale da ridurre di una pagina il numero totale delle pagine del documento stesso. Tutto schermo. Visualizza la pagina a tutto schermo. Chiude la finestra di Anteprima. Help in linea. Quando siamo sicuri che l aspetto del nostro documento è quello desiderato, potremo procedere alla stampa sul foglio del nostro documento. La stampa può essere attivata in maniera diretta oppure aprendo prima la finestra di dialogo Stampa attraverso la quale poter scegliere ulteriori specifiche. Per stampare direttamente dovremo cliccare sul pulsante di comando raffigurante una stampante presente sulla Barra degli Strumenti Standard, oppure come abbiamo già visto sul pulsante di comando presente sulla Barra degli Strumenti di Anteprima di Stampa. Questo comando attiva la stampa del documento secondo le indicazioni di default previste dal programma. Nel caso in cui volessimo avere maggior controllo sulla fase di stampa, dovremo aprire la finestra di dialogo attraverso il comando STAMPA del menu FILE oppure con la combinazione di tasti

3 CTRL+MAIUSC+F12. Analizzando la finestra di dialogo possiamo notare che essa si divide in varie parti contraddistinte da diverse caselle di gruppo (aree bordate ed etichettate) come ad esempio la casella chiamata Stampante dove troviamo tutte le informazioni relative alla stampante attiva. Questa area ci permette di scegliere la stampante desiderata attraverso la casella a discesa Nome (se naturalmente il nostro elaboratore può accedere a più di una periferica di stampa) e modificarne le proprietà attraverso il pulsante relativo che attiva la finestra proprietà della stampante selezionata. Attraverso l area Pagine da stampare potremo decidere se stampare tutto il documento oppure una parte di esso. Le scelte sono: Tutte Stampa tutto il documento; Pagina corrente Stampa solo la pagina dove è attivo il cursore; Pagine Stampa la pagina o le pagine indicate nella casella. Per stampare una pagina è sufficiente specificarne il numero; se vogliamo stampare solo alcune pagine, se sono successive (intervallo di pagine) dovremo specificare il numero della prima e dell ultima separate dal simbolo - (ad esempio 3-8 stampa dalla terza all ottava pagina), se non sono successive dovremo specificare il numero di tutte le pagine separate dal simbolo, (ad esempio 4,7,9 stampa la pagina 4, 7 e 9). E possibile fare una selezione di pagine singole e di intervalli contemporaneamente (ad esempio 4, 7, 9, stampa le pagine 4, 7, 9 e dalla 11 alla 17). L area Copie ci permette di scegliere il numero di copie da stampare e se fascicolarle o meno. Molto interessanti sono le caselle a discesa Stampa di e Stampa posizionate in basso a destra della finestra. Con la prima possiamo decidere se stampare il testo del documento oppure scegliere tra: Riepilogo informazioni, Commenti, Stili, Voci di glossario, Assegnazioni tasti. Con la seconda possiamo decidere se stampare tutte le pagine nell intervallo specificato nell area Pagine da stampare, oppure solamente le pagine dispari o pari. Questa funzione è molto utile se dobbiamo stampare un documento avanti e retro. Abbiamo infine l area chiamata Zoom che attraverso le due caselle a discesa Pagine per foglio e Adatta al formato ci permette di stampare più di una pagina per foglio e di adattare il formato del nostro documento ad un supporto cartaceo diverso da quello previsto in Imposta pagina. E presente infine un ulteriore pulsante chiamato Opzioni che attiva una seconda finestra di dialogo che ci permette di selezionare ancora altre opzioni di stampa.

4 11. Stampa Unione Questa funzione di Word fa parte degli strumenti messi a disposizione da questo programma che permettono ad una utenza professionale di svolgere in maniera semplice e veloce una attività molto ricorrente tra quelle svolte in un Ufficio e cioè quella del Mail Merge (Lista di distribuzione). Il Mail Merge non è altro che la spedizione di un documento ad una serie di nominativi (lista) in maniera personalizzata. Cioè ogni nominativo della nostra lista di distribuzione riceverà una comunicazione comprensiva di dati personalizzati che faranno del proprio documento una copia unica. Per poter costruire una stampa unione abbiamo bisogno di due elementi: il documento principale; l origine dei dati. Una volta definiti questi due elementi sarà necessario inserire le posizione che dovranno contenere i dati nel documento principale, formattare il documento per la stampa e infine unire i due elementi per poter stampare o salvare in un documento di stampa unione il risultato ottenuto. Facciamo un esempio pratico: la Scuola deve spedire una comunicazione ai genitori e lo vuole fare in maniera personalizzata, cioè vuole che nell intestazione della comunicazione ci sia il nominativo dei genitori dell alunno e il relativo indirizzo di casa. La procedura di Stampa Unione ci permette di creare il documento principale che sarà simile per tutti i genitori e inserire i dati che variano (nel nostro caso Nome e Cognome dei genitori, Indirizzo, CAP e Città) prendendoli da una origine di dati che può essere creata durante la procedura stessa, oppure presa da un file già preparato in precedenza. In questo caso il file può essere creato anche da un altro programma come ad esempio Excel o Access. Prima di illustrare nel dettaglio la procedura, è necessario chiarire alcuni concetti in merito all origine dei dati. Un origine dei dati può essere considerata coma una semplice tabella, le colonne dell origine dati corrispondono a una categoria di informazioni o meglio ad un campo di dati quale nome, cognome, indirizzo, ecc.. Il nome di ciascun campo di dati è elencato nella prima riga della tabella che viene denominata record di intestazione; ciascuna delle righe successive contiene un record di dati, ossia un insieme completo di informazioni correlate quali il nome e l indirizzo di un singolo destinatario. CAMPO DATI N. COGNOME NOME INDIRIZZO CAP CITTÀ Record d intestazione 1 Rossi Paolo Via G. Garibaldi San Marino Record dati Quando dobbiamo utilizzare una origine di dati o crearne una nuova è necessario tenere presenti i seguenti accorgimenti: controllare che nell origine dati tutti i record contengano un numero di campi identici; è possibile, ad esempio, che alcuni record di dati contengano solo il nome della società e l indirizzo, mentre altri record possono contenere altre informazioni

5 come numeri di telefono, di fax, ecc.; in questi casi è necessario creare l origine dati in modo che vi sia un numero di campi di dati sufficiente a contenere i dati del record con il maggior numero di campi; se per un record di dati non vi sono informazioni relative a una particolare categoria, sarà possibile lasciare vuoto il campo per il record. Inserire i dati in modo da poterli sempre ordinare; se i dati verranno ordinati è necessario impostare i campi di dati in modo che sia possibile effettuare ordinamenti in base ai campi desiderati; utilizzare ad esempio campi di dati distinti per il titolo, il nome, il cognome, la città e il codice postale del destinatario. Costruire l origine dati in modo da poter essere utilizzata per documenti di origine diversa; durante la pianificazione delle informazioni sui destinatari è opportuno utilizzare campi di dati distinti per il titolo, per il nome e per il cognome; in questo modo sarà possibile utilizzare diverse combinazioni per la stampa del cognome su un etichetta di indirizzi, ad esempio Sig. Mario Neri, oppure nella formula di apertura di una lettera tipo, ad esempio Egregio signor Neri o Caro Mario. Nel caso di creazione di una origine dati direttamente da Word è necessario controllare che il numero di campi di ogni record non superi le 63 unità; se è necessario utilizzare più di 63 campi è possibile creare l origine dati come file di testo delimitato da tabulazioni o virgole, oppure utilizzare un foglio di lavoro di Excel, un database di Access o un altro tipo di origine dati. Se come origine dati viene utilizzato un file già esistente è necessario controllare i campi di tutti i moduli, cioè sarà necessario organizzare i dati nel seguente modo: o inserire un record di intestazione come primo record (prima riga della tabella) dell origine dati, assicurandosi che sopra al record di intestazione non vi siano degli spazi, del testo o delle righe vuote; immettere in ciascuna cella del record di intestazione i nomi dei campi di dati, usando al massimo 40 caratteri per ciascun nome; o attenzione: il primo carattere dei nomi dei campi dell intestazione deve essere una lettera ed i nomi possono contenere lettere, numeri o sottolineature, ma non spazi, in questa casi Word applicherà in automatico il simbolo _ tra una parola e l altra; o inserire in ciascun record di dati un numero di campi di dati (colonne) equivalente al numero di nomi del record di intestazione; se un record non contiene informazioni relative ad un particolare campo, sarà possibile lasciare vuota la cella per quel campo. Passiamo ora ad illustrare la procedura da seguire per costruire una Stampa unione e una origine dati su Word. Scegliere l opzione STAMPA UNIONE dal menu STRUMENTI, si aprirà la finestra di dialogo PREPARA STAMPA UNIONE; la finestra è divisa in tre caselle di gruppo: Documento principale, Origine dati e Unisci i dati al documento. Inizialmente dovremo scegliere il tipo di documento da creare; facendo clic sul pulsante CREA comparirà un menu a tendina che riporta i diversi tipi di documento: Lettera tipo; Etichette indirizzi;

6 Buste; Catalogo. Una volta scelto il tipo di documento da creare apparirà una finestra di dialogo nella quale potremo scegliere se immettere la funzione Stampa unione nel documento aperto sul quale stiamo lavorando (in questo caso dovremo scegliere il pulsante FINESTRA ATTIVA) oppure se aprire un nuovo documento (pulsante NUOVO DOCUMENTO). Se ci siamo sbagliati e vogliamo cambiare il tipo di documento scelto, potremo farlo facendo clic sul pulsante CREA e scegliendo dal menu a tendina l opzione RIPRISTINA FORMATO NORMALE, quindi potremo ripetere la procedura illustrata sopra per scegliere un nuovo tipo di documento. Una volta impostato il tipo di documento potremo passare a creare e/o aprire l origine dati da associare alla stampa unione; facendo clic sul pulsante DATI si aprirà un menu a tendina dal quale scegliere l origine dati: crea origine dati;

7 apri origine dati; utilizza rubrica; opzioni intestazioni. Andiamo a descrivere la procedura da seguire per utilizzare le diverse opzioni: CREA ORIGINE DATI : scegliendo questa opzione si aprirà la finestra di dialogo CREA ORIGINE DATI nella quale sono impostati una serie di campi standard. Possiamo decidere se mantenerli tutti o se escluderne qualcuno oppure se vogliamo aggiungerne di nuovi; per fare questo è necessario selezionare il campo e se vogliamo escluderlo fare clic sul pulsante RIMUOVI NOME CAMPO, mentre se vogliamo inserirne uno nuovo è necessario scrivere il nome del campo nello spazio denominato NOME CAMPO e fare clic sul tasto AGGIUNGI NOME CAMPO, quindi cliccare sul tasto OK.

8 Una volta cliccato il pulsante OK verrà visualizzata la finestra SALVA CON NOME, attraverso la quale è possibile salvare il file che contiene l origine dei dati. Una volta salvato il file verrà visualizzata una finestra di dialogo dalla quale sarà possibile scegliere se modificare i dati contenuti nell origine dati (pulsante MODIFICA ORIGINE DATI) oppure se modificare il documento di testo al quale associare la stampa unione (pulsante MODIFICA DOCUMENTO PRINCIPALE). Facendo clic sul pulsante MODIFICA ORIGINE DATI si aprirà la finestra di dialogo MODULO DATI nella quale, per ogni record, sono indicati i campi da compilare; ad ogni record viene attribuito un numero che viene mostrato nella finestra; è possibile scorrere i record attraverso le frecce poste alla sinistra ed alla destra del numero dei record presenti nella finestra di dialogo. La finestra MODULO DATI oltre alla possibilità di inserire nuovi record ci permette di modificarli, eliminarli o effettuare ricerche all interno dell origine dati; infatti se clicchiamo sul pulsante TROVA verrà visualizzata la finestra di dialogo TROVA NEL CAMPO nella quale è possibile scegliere il campo nel quale cercare una parola.

9 APRI ORIGINE DATI: scegliendo questa opzione si aprirà la finestra di dialogo APRI ORIGINE DATI dalla quale si potrà scegliere il file da utilizzare come origine dati. L origine dati potrà essere un file avente estensione diversa (*.doc, *.xls, *.mdb, ecc.) ma è necessario che rispetti le caratteristiche già illustrate in precedenza. Una volta scelto il file apparirà una finestra di dialogo che ci invita a modificare il documento principale inserendo i campi nella stampa unione. Se volessimo modificare i dati dell origine dati appena scelta, dovremo tornare nel menu STRUMENTI scegliere STAMPA UNIONE e cliccare sul pulsante MODIFICA relativo alla casella di gruppo Origine dati. UTILIZZA RUBRICA: scegliendo questa opzione si aprirà la finestra di dialogo RUBRICA dalla quale si potrà scegliere il file da utilizzare come origine dati tra le rubriche presenti nel nostro computer, quindi potremo passare a modificare il documento principale.

10 OPZIONI INTESTAZIONI: scegliendo questa opzione è possibile creare o scegliere una origine dati diversa da utilizzare nell intestazione del documento stesso. Una volta cliccato OPZIONI INTESTAZIONE si aprirà la finestra di dialogo OPZIONI INTESTAZIONE dalla quale si potrà scegliere se creare una origine dati nuova o se aprire un file già esistente. Quando abbiamo creato o individuato un file da utilizzare come origine dati dobbiamo procedere all operazione di unione tra quest ultimo e il documento di testo, definito come documento principale. Cliccando sul pulsante MODIFICA DOCUMENTO PRINCIPALE della finestra di dialogo vista in precedenza, verrà visualizzata la BARRA DEGLI STRUMENTI STAMPA UNIONE che presenta una serie di pulsanti di comando predisposti allo scopo di portare a termine la procedura di stampa unione. Sarà necessario a questo punto posizionare il cursore nel punto del testo in cui vogliamo inserire il campo dell origine dati e fare clic sul pulsante INSERISCI CAMPO UNIONE e dal menu a tendina visualizzato scegliere il campo da inserire. In corrispondenza del punto di inserimento del cursore verrà inserito il nome del campo scelto chiuso tra i simboli «e». Una volta inseriti i campi all interno del documento di testo è necessario unire i dati al documento e scegliere l indirizzamento che la stampa unione deve seguire; per far questo è

11 necessario cliccare sul pulsante UNISCI della finestra di dialogo STAMPA UNIONE. Verrà visualizzata la finestra di dialogo OPZIONI UNIONE dalla quale sarà possibile scegliere se unire la lista di distribuzione alla STAMPANTE (vedi casella a discesa UNISCI A:) oppure a un NUOVO DOCUMENTO. Se il sistema informatico che stiamo adoperando lo permette è possibile distribuire i documenti di stampa unione attraverso fax o posta elettronica, in questo caso sceglieremo dalla casella a discesa UNISCI A: l opzione POSTA ELETTRONICA. Inoltre potremo scegliere se unire tutti i record o solo una parte (casella di gruppo RECORD DA UNIRE) e se durante la fase di stampa stampare o meno anche quando i record sono vuoti (casella di gruppo DURANTE L UNIONE). Una volta definite le diverse opzioni, cliccando sul pulsante UNISCI avvieremo il comando; se abbiamo scelto di unire ad una stampante verrà visualizzata la finestra di dialogo STAMPA dalla quale potremo lanciare la stampa definitiva. Oltre che per un documento di testo è possibile utilizzare la funzione stampa unione per stampare delle etichette; per far questo è necessario scegliere nella finestra di dialogo PREPARA STAMPA UNIONE dal menu a tendina CREA l opzione ETICHETTE INDIRIZZI, quindi basterà creare o scegliere l origine dati.

12 Una volta effettuata la scelta dell origine dati apparirà una finestra di dialogo che ci invita a modificare il documento principale inserendo i campi della stampa unione (come già visto per la stampa unione del documento). In questo caso il documento principale non è più la pagina del documento di testo ma le etichette che dobbiamo stampare, Word ci presenterà quindi la finestra di dialogo OPZIONI ETICHETTE nella quale potremo scegliere il tipo di etichetta desiderata tra quelle già impostate ed il tipo di stampante da utilizzare. Ogni etichetta ha un proprio nome che troviamo sulla scatola che le contiene, basterà perciò scorrere l elenco proposto nella finestra e trovare il tipo di etichetta di cui disponiamo. E necessario porre attenzione alle caratteristiche delle etichette, infatti come notiamo dalla finestra di dialogo OPZIONI ETICHETTE, per ogni tipo di etichetta sono riportate diverse informazioni; se le caratteristiche non corrispondono possiamo modificarle cliccando sul pulsante NUOVA ETICHETTA. Una volta definite le diverse opzioni potremo fare clic sul pulsante OK e visualizzeremo la finestra di dialogo CREA ETICHETTE nella quale, attraverso il menu a tendina del pulsante INSERISCI CAMPO UNIONE, potremo inserire i campi unione presenti in tutte le etichette e quindi potremo cliccare sul pulsante OK per uscire dalla procedura di stampa unione etichette indirizzi.

13 Ci si presenterà la pagina suddivisa in celle secondo le impostazioni di etichetta scelte all interno delle quali saranno presenti i campi. Per lanciare la stampa dovremo unire la lista di distribuzione seguendo la procedura precedentemente descritta per la stampa unione LETTERA TIPO.