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1 federfarma federazione nazionale unitaria dei titolari di farmacia italiani Videosorveglianza Vademecum per i titolari di Farmacia Ottobre 2015 A cura di B.Foresti, ufficio legale Federfarma

2 Fonti normative - Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali (Codice Privacy) - Provvedimento generale del Garante della Privacy 8 aprile 2010, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 99 del 29 aprile Art. 4 Legge 20 maggio 1970, n. 300, come sostituito dall art. articolo 23, comma 1, del D.Lgs. 14 settembre 2015, n Autorizzazione della Direzione Provinciale del lavoro e controllo a distanza dei lavoratori Gli impianti di videosorveglianza possono essere installati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive sicurezza del lavoro tutela del patrimonio aziendale Di norma, le farmacie installano impianti di videosorveglianza per tutelare la sicurezza del lavoro e il patrimonio aziendale da furti e rapine. Tuttavia, poiché dall installazione di impianti di videosorveglianza nei locali della farmacia può derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell attività dei lavoratori, tali impianti possono essere installati solamente previa autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro (DTL). L impianto può essere installato solo successivamente al rilascio della autorizzazione. La richiesta di autorizzazione alla DTL può essere evitata solamente laddove il soggetto titolare di farmacia (persona fisica o società) abbia sottoscritto un accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. Le rappresentanze sindacali aziendali possono essere costituite solamente in aziende con più di 15 dipendenti. Pertanto, solamente nei casi in cui il titolare di farmacia (persona fisica o società) impieghi più di 15 dipendenti e sia stata costituita una RSA è possibile concludere un accordo, in sostituzione dell autorizzazione. La Cassazione, con sent. n /2012 ha affermato che qualora ci sia il consenso scritto di tutti i dipendenti non sia necessaria la richiesta di autorizzazione alla DTL. Tuttavia, dal momento che non è certo che le DTL si adeguino automaticamente all interpretazione fornita da tale sentenza, al fine di evitare sanzioni si consiglia di prendere contatti preventivamente con la DTL competente per territorio per verificarne l orientamento. Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, Direzione generale per l attività ispettiva, con Circolare prot. n. 37/ del 16 aprile 2012 ha deciso di semplificare il procedimento di autorizzazione, eliminando il sopralluogo preventivo al provvedimento di autorizzazione all installazione di impianti di videosorveglianza. Tale sopralluogo preventivo comportava tempi lunghissimi per l ottenimento dell autorizzazione. Per quanto attiene al controllo a distanza dei lavoratori, già prima del c.d. Job act, fermo restando l obbligo di richiedere l autorizzazione alla DTL, gli impianti di videosorveglianza installati per finalità di tutela del patrimonio aziendale potevano essere utilizzati anche contro i eventuali furti dei dipendenti nell ambito processo penale, come prova dell illecito (Cassazione 39206/15). Il Job ACT ha introdotto una novità sull utilizzazione delle immagini riprese con gli impianti di videosorveglianza per la tutela del patrimonio aziendale. Secondo il comma 3 del nuovo articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, come riformato dall art. 23, comma 1, del decreto legislativo 151/2015, le immagini riprese dagli impianti di videosorveglianza per finalità di tutela del patrimonio aziendale sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

3 Pertanto, se il dipendente è stato informato preventivamente per iscritto, ora è consentito utilizzare le immagini degli impianti di videosorveglianza non solo in caso di furti dei dipendenti nell ambito di un procedimento penale ma anche per eventuali accertamenti sull obbligo di diligenza dei lavoratori e contestazioni di illeciti contrattuali E bene precisare che tale novità non consente di installare appositamente videocamere per controllare l esecuzione diligente della prestazione lavorativa. Tuttavia, se le immagini registrate per tutelare il patrimonio aziendale, rilevano una condotta negligente del lavoratore, queste potrebbero essere utilizzate per contestare la condotta non corretta. 2 - Obbligo di informativa agli utenti mediante l esposizione di cartelli E obbligatorio esporre uno o più cartelli per informare gli utenti che stanno per accedere in una zona videosorvegliata. Il cartello con l'informativa: - deve essere adattato alle circostanze del caso e deve contenere le generalità del titolare di farmacia persona fisica o la ragione sociale della società, e le finalità perseguite (di norma, nelle farmacie, sono relative alla sicurezza delle persone e del patrimonio aziendale); - deve indicare se le immagini sono registrate; - deve essere collocato prima del raggio di azione della telecamera, anche nelle sue immediate vicinanze e non necessariamente a contatto con gli impianti; - deve avere un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche quando il sistema di videosorveglianza sia eventualmente attivo in orario notturno. E obbligatorio esporre cartelli differenziati o o o nel caso in cui si proceda alla registrazione delle immagini (allegato n.1) nel caso in cui non si proceda alla registrazione (allegato n.2). in caso di collegamento con le forze di polizia (allegato n.3) I modelli devono essere completati con la scrittura delle generalità del titolare di farmacia persona fisica o della ragione sociale della società. La violazione delle disposizioni riguardanti l'informativa (cartelli), consistente nella sua omissione o inidoneità (es. laddove non indichi comunque il titolare del trattamento, la finalità perseguita ed il collegamento con le forze di polizia), è punita con la sanzione amministrativa da a euro, prevista dall'art. 161 del Codice privacy. 3 - Obbligo di informativa ai dipendenti. Oltre gli utenti devono essere informati i dipendenti della farmacia. Tuttavia per i dipendenti non sono sufficienti le informazioni incluse nel cartello esposto in farmacia ma deve essere fornita una informativa più dettagliata. Infatti, prima della messa in funzione dell impianto di videosorveglianza è obbligatorio fornire una informativa ai dipendenti in merito all attivazione dello stesso, al posizionamento delle telecamere, alle modalità di funzionamento e comunque completa di tutti gli elementi indicati dall'art. 13 del Codice privacy. In tal senso è opportuno consegnare loro uno modulo e farlo firmare per presa visione (allegato n.4). La violazione delle disposizioni riguardanti l'informativa, consistente nella sua omissione o inidoneità (es. laddove non indichi tutti gli elementi previsti dal Codice privacy), è punita con la sanzione amministrativa da a euro, prevista dall'art. 161 del Codice privacy. 4 - Verifica preliminare del Garante della privacy solo in determinati casi E necessario sottoporre l impianto di videosorveglianza a verifica preliminare del Garante, solo ed esclusivamente nei seguenti casi: sistemi di videosorveglianza dotati di software che permetta il riconoscimento della persona tramite collegamento o incrocio o confronto delle immagini rilevate (es. morfologia del volto) con altri specifici dati personali;

4 sistemi c.d. intelligenti, che sono in grado di rilevare automaticamente comportamenti o eventi anomali, segnalarli, ed eventualmente registrarli; allungamento dei tempi di conservazione delle immagini registrate oltre il previsto termine massimo di sette giorni derivante da speciali esigenze di ulteriore conservazione, a meno che non derivi da una specifica richiesta dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria in relazione a un'attività investigativa in corso. E importante porre particolarmente attenzione a non eccedere i tempi di conservazione delle immagini registrate per non ricadere nell obbligo di richiedere all Autorità una verifica preliminare. 5 - Esclusione della notificazione del trattamento per le riprese effettuate per fini di sicurezza In relazione a quanto stabilito dalla lett. f), del comma 1, dell'art. 37, del Codice privacy, il Garante ha confermato che non vanno notificate al Garante le riprese effettuate per esclusive finalità di sicurezza o di tutela delle persone o del patrimonio ancorché relative a comportamenti illeciti o fraudolenti, quando immagini o suoni raccolti siano conservati temporaneamente. 6 - Misure di sicurezza Le immagini trattate mediante sistemi di videosorveglianza devono essere protette con le misure minime sicurezza (identificativo e password per l accesso, antivirus, firewall etc.) di cui all allegato b al Codice privacy e comunque con le ulteriori specifiche misure di cui al Provvedimento del Garante 8 aprile 2010 di seguito riportate. a) In presenza di differenti competenze specificatamente attribuite ai singoli operatori devono essere configurati diversi livelli di visibilità e trattamento delle immagini. Laddove tecnicamente possibile, in base alle caratteristiche dei sistemi utilizzati, i predetti soggetti, designati incaricati o, eventualmente, responsabili del trattamento, devono essere in possesso di credenziali di autenticazione che permettano di effettuare, a seconda dei compiti attribuiti ad ognuno, unicamente le operazioni di propria competenza. b) Laddove i sistemi siano configurati per la registrazione e successiva conservazione delle immagini rilevate, deve essere altresì attentamente limitata la possibilità, per i soggetti abilitati, di visionare non solo in sincronia con la ripresa, ma anche in tempo differito, le immagini registrate e di effettuare sulle medesime operazioni di cancellazione o duplicazione. c) Per quanto riguarda il periodo di conservazione delle immagini devono essere predisposte misure tecniche od organizzative per la cancellazione, anche in forma automatica, delle registrazioni, allo scadere del termine previsto. d) Nel caso di interventi derivanti da esigenze di manutenzione, occorre adottare specifiche cautele; in particolare, i soggetti preposti alle predette operazioni possono accedere alle immagini solo se ciò si renda indispensabile al fine di effettuare eventuali verifiche tecniche ed in presenza dei soggetti dotati di credenziali di autenticazione abilitanti alla visione delle immagini; e) Qualora si utilizzino apparati di ripresa digitali connessi a reti informatiche, gli apparati medesimi devono essere protetti contro i rischi di accesso abusivo f) La trasmissione tramite una rete pubblica di comunicazioni di immagini riprese da apparati di videosorveglianza deve essere effettuata previa applicazione di tecniche crittografiche che ne garantiscano la riservatezza; le stesse cautele sono richieste per la trasmissione di immagini da punti di ripresa dotati di connessioni wireless (tecnologie wi-fi, wi-max, Gprs). Il mancato rispetto di quanto previsto nelle lettere da a) ad f) del comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice. Le modalità di trattamento di sistemi integrati di videosorveglianza (ad esempio, collegamento telematico di diversi titolari del trattamento ad un "centro" unico gestito da un soggetto terzo, gestione coordinata di funzioni e servizi

5 tramite condivisione, integrale o parziale, delle immagini riprese da parte di diversi e autonomi titolari del trattamento, collegamento con le forze di polizia) richiedono l'adozione di specifiche misure di sicurezza ulteriori rispetto a quelle sopra descritte, quali: 1) adozione di sistemi idonei alla registrazione degli accessi logici degli incaricati e delle operazioni compiute sulle immagini registrate, compresi i relativi riferimenti temporali, con conservazione per un periodo di tempo congruo all'esercizio dei doveri di verifica periodica dell'operato dei responsabili da parte del titolare, comunque non inferiore a sei mesi; 2) separazione logica delle immagini registrate dai diversi titolari. Il mancato rispetto delle misure previste ai punti 1) e 2) comporta l'applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall'art. 162, comma 2-ter, del Codice. Il sistema impiegato deve essere programmato in modo da operare al momento prefissato l'integrale cancellazione automatica delle immagini, allo scadere del termine previsto, da ogni supporto, anche mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati. In presenza di impianti basati su tecnologia non digitale, la cancellazione delle immagini dovrà comunque essere effettuata nel più breve tempo possibile per l'esecuzione materiale delle operazioni dalla fine del periodo di conservazione. Il mancato rispetto di tali ulteriori prescrizioni comporta l applicazione della sanzione amministrativa da trentamila a centottantamila euro (art. 162, comma 2-ter, D.Lgs. 196/03). Viceversa, l omessa adozione delle misure minime di sicurezza comporta l applicazione della sanzione amministrativa da ventimila a centoventimila euro (art. 162, comma 2-bis, D.Lgs. 196/03) ed integra il reato previsto dall art. 169 del D.Lgs. 196/03 punito con l arresto sino a due anni. Sarebbe opportuno che l installatore degli impianti garantisca l implementazione di tali misure, attraverso il rilascio di un documento all interno nel quale dichiari di aver installato l impianto a noma del d.lgs. n.196/2003 e del Provvedimento del Garante della Privacy 8 aprile Incaricati all utilizzazione degli impianti. Responsabile del trattamento Il titolare deve designare per iscritto incaricati al trattamento dei dati personali tutte le persone fisiche autorizzate sia ad accedere ai locali dove sono situate eventualmente le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le immagini (art. 30 del Codice). Deve trattarsi di un numero delimitato di soggetti. Occorre altresì individuare diversi livelli di accesso in corrispondenza di eventuali specifiche mansioni attribuite ad ogni singolo operatore, distinguendo coloro che sono unicamente abilitati a visionare le immagini dai soggetti che possono effettuare, a determinate condizioni, ulteriori operazioni (es. registrare, copiare, cancellare, spostare l'angolo visuale, modificare lo zoom, ecc.). Se il titolare di farmacia utilizza ha un contratto con una società esterna per far trattare le immagini è necessario che la designi Responsabile del trattamento. 8 - Conservazione delle immagini Il Provvedimento generale del Garante dell 8 aprile 2010 stabilisce quanto segue: la conservazione deve essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che, sulla scorta anche del tempo massimo legislativamente posto per altri trattamenti, si ritiene non debba comunque superare la settimana. Il Garante per la protezione dei dati personali, con proprio parere prot. n.176 del 2 settembre 2013 ha chiarito l esatta interpretazione della normativa concernente il tempo massimo di conservazione delle immagini riprese mediante la videosorveglianza. Per il Garante, il riferimento alle banche del Provvedimento emanato nel 2010 è solo un esempio,

6 con la conseguenza che non può assolutamente escludersi che il requisito della particolare rischiosità dell attività svolta possa essere riferito anche ad altre realtà, e quindi anche alle farmacie 1. Conseguentemente il tempo massimo di conservazione delle immagine è di una settimana In tutti i casi in cui si voglia procedere a un allungamento dei tempi di conservazione per un periodo superiore alla settimana, si deve richiedere una verifica preliminare del Garante. Il mancato rispetto dei termini di conservazione (sette giorni) e del correlato obbligo di cancellazione, comporta l applicazione della sanzione amministrativa da trentamila a centottantamila euro (art. 162, comma 2-ter, D.Lgs. 196/03). 9 - Ubicazione dei monitor Il Garante per la protezione dati personali, con nota prot. DREP/RV/ , ha fornito la risposta ad un quesito della Federfarma, circa il posizionamento dei monitor che trasmettono immagini riprese con le telecamere di videosorveglianza in farmacia. Il Garante nella risposta al quesito ha asserito l illiceità di tale pratica, affermando che non può ritenersi conforme a legge una visione delle immagini generalizzata, che non solo sia limitata ai soggetti effettivamente titolati a prenderne visione, ma addirittura si estenda a chiunque sia presente nei locali dell esercizio commerciale o della farmacia. A motivo di ciò, il Garante ha affermato che le immagini trasmesse sul monitor costituiscono un trattamento di dati personali sicché la loro visione deve essere riservata soltanto a coloro che, nominati previamente dal titolare del trattamento dei dati incaricati, ai sensi dell art. 30 del Codice, abbiano il compito di controllare le stesse per evitare la consumazione di possibili illeciti. Inoltre, il Garante ha osservato che l effetto deterrenza nei confronti dei malintenzionati cui sarebbe rivolto l utilizzo dei monitor appare senz altro eccedente, potendo lo stesso obiettivo essere raggiunto, in modo meno invasivo, anche attraverso la semplice apposizione dei cartelli contenenti l informativa semplificata, che risultano pienamente idonei a informare chiunque si trovi nei locali della presenza di un impianto di videosorveglianza, eventualmente provvisto anche di un sistema di registrazione. 1 In base ai dati forniti dal Ministero dell Interno e dal Comitato intersettoriale sulla criminalità predatoria istituito dall OSSIF, si ritiene che le farmacie siano un luogo ad alto rischio rapina e sia, pertanto, consentito di conservare le immagini fino ad una settimana di tempo.

7 Allegato n.1

8 Allegato n.2

9 Allegato n.3

10 Allegato n.4 VIDEOSORVEGLIANZA INFORMATIVA AI DIPENDENTI (art. 13, d.lgs. 196/2003) Si comunica che, al fine di meglio tutelare il patrimonio aziendale e la sicurezza del lavoro in caso di furti e rapine, questa Azienda ha deciso di installare un impianto di videosorveglianza nei luoghi ove si svolge l attività lavorativa, attenendosi a quanto previsto dal d,lgs. n. 196/2003 e nel rispetto dell art. 4 della Legge 300/70. Le immagini sono riprese mediante telecamere secondo le modalità indicate nella richiesta di autorizzazione alla direzione territoriale del lavoro (DTL). Le telecamere sono ubicate secondo quanto indicato nella planimetria allegata, autorizzata dalla DTL. In ogni caso, le telecamere non riprendono luoghi riservati esclusivamente al personale dipendente, quali spogliatoi o servizi. Le immagini sono/non sono registrate. (Da inserire solo in caso di registrazione delle immagini) Le registrazioni non saranno conservate per un periodo di tempo superiore ad una settimana; dopo tale periodo si provvederà all immediata cancellazione delle stesse. Le immagini non saranno in alcun modo diffuse all esterno e potranno essere comunicate alle autorità di polizia in caso di commissione di illeciti in farmacia. Le immagini, riprese dagli impianti di videosorveglianza per finalità di tutela del patrimonio aziendale e per la sicurezza del lavoro, sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro (art. 4, comma 3 dello Statuto dei lavoratori, come riformato dall art. 23, comma 1, del decreto legislativo 151/2015). Il titolare del trattamento è (titolare o ragione sociale della farmacia) Avranno accesso alla visione/registrazione esclusivamente le seguenti persone, designate incaricati al trattamento dei dati personali:..; - Si allega l autorizzazione rilasciata dalla DTL comprensiva delle planimetrie relative alla disposizione delle telecamere e del cono di ripresa delle stesse sulle parti dei locali più esposti al rischio sicurezza. Firma per presa visione

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