SERVIZIO AFFARI GENERALI ALLEGATO 2 SPECIFICHE TECNICHE. Allegato 2: Offerta Tecnica Pag. 1

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1 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali SERVIZIO AFFARI GENERALI ALLEGATO 2 SPECIFICHE TECNICHE Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 1

2 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali ALLEGATO 2 specifiche tecniche ART. 1 OGGETTO, FINALITA E CONTENUTI 1.1. Oggett: La Regine Puglia, in attuazine dei cmpiti istituzinali di cui all art. 1, lettera a) della L.R. 30 aprile 1980, n. 34, indice band cn prcedura aperta per l affidament dei servizi e per la frnitura di beni relativi alla rganizzazine, realizzazine e gestine di eventi e manifestazini, in Italia ed all ester, che sarann individuate, nel crs di ciascun ann di validità del cntratt, dal Gabinett dalla Presidenza della Giunta Reginale Pugliese Finalità: Le iniziative, sia in Italia che all ester, cstituiscn un imprtante riferiment culturale e plitic delle attività vlte a perseguire le finalità istituzinali della Regine Puglia. In particlare, le iniziative riguarderann: cnvegni, riunini, mstre, rassegne, celebrazini ed altre manifestazini pubbliche che attengan precipuamente alla cmunità reginale. Ogni event manifestazine prmssi dalla Regine Puglia hann peculiarità differenziate sicché è necessari massimizzare il valre delle differenze intrinseche prducend un messaggi percepibile nella maniera più idnea ed identificativa dei cntenuti culturali e plitici di ciascuna iniziativa. Nel cntest spra descritt i servizi dvrann essere rivlti ad rganizzare ed a gestire le iniziative prmsse dalla Regine Puglia, cmprendend anche l eventuale cllabrazine cn altri enti ed assciazini pubbliche e private, a manifestazini ed iniziative in Italia ed eventualmente all ester Cntenuti del servizi: Cmpit dell'affidatari è quell di frnire servizi, sulla base delle indicazini del Gabinett della Presidenza della Regine Puglia, per la rganizzazine, realizzazine e gestine delle manifestazini ed iniziative prmsse dal Sggett appaltante, in Italia ed all ester, anche in cllabrazine cn altri enti ed istituzini pubbliche e private, che la stessa Presidenza della Giunta Reginale Pugliese, nell ambit del perseguiment delle prprie finalità istituzinali, individuerà di vlta in vlta Tiplgia delle attività: Organizzazine di eventi e manifestazini: 1) Individuazine delle lcatin ritenute più idnee per l svlgiment di ciascuna iniziativa, fatti salvi i casi in cui le manifestazini e gli eventi si svlgerann in strutture messe a dispsizine dall Amministrazine; 2) Prgettazine esecutiva degli allestimenti necessari alle iniziative; 3) Organizzazine delle iniziative e manifestazini: - iniziative e manifestazini prmsse dalla Regine Puglia, in Italia ed all ester; - altre iniziative rganizzate in cllabrazine cn enti ed assciazini pubbliche e private, in Italia ed all ester; - prduzine di materiale infrmativ per i mezzi di cmunicazine. Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 2

3 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali Frnitura di singli servizi beni. Al sl fine indicativ e nn esaustiv, si riprtan di seguit alcune tiplgie di servizi frniture ccrrenti per l svlgiment delle attività in ggett, attes che ulteriri frniture di servizi beni, nn cmpresi tra quelli di seguit riprtati, ptrann essere richiesti purché cerenti cn la rganizzazine delle iniziative, ggett del presente band. AFFITTO LOCALI Nel cas in cui l Amministrazine nn dispnga di strutture adeguate, l appaltatre dvrà, sulla base di descrizine circstanziata delle esigenze relative all svlgiment di gni singla iniziativa indicata dal Gabinett della Giunta Reginale Pugliese, individuare la miglire lcatin, stt il prfil lgistic ed ecnmic. ALLESTIMENTO DELLA STRUTTURA SEDE DELLA INIZIATIVA E FORNITURA MATERIALI - Frnitura tavli per riunini, sedie/pltrncine, fndali, paline, ttem, pdi, pedane, palchi, strutture prtanti per l allggiament di apparecchiature e impianti di amplificazine ed illuminazine, desk, scaffali, addbbi flreali, ecc.; realizzazine cabine per la traduzine simultanea e cnsecutiva; realizzazine di pannelli ed allestimenti di tip fieristic. Alcuni materiali, su indicazine degli uffici del Gabinett della Presidenza, ptrann rimanere di prprietà della Regine ed essere stccati press il magazzin dell appaltatre. GRAFICA - Stampa di inviti e buste, manifesti, lcandine, cartelle lavr, blcchi persnalizzati, gadgets persnalizzati, realizzazine e stampa di vlumi e fascicli di lavr. Stampa di immagini e lghi, su appsiti supprti, per la persnalizzazine delle sedi delle iniziative, cn sggetti scelti di intesa cn gli Uffici del Gabinett della Presidenza della Regine Puglia (tale materiale rimane di prprietà reginale); - Ideazine grafica crdinata per ciascuna iniziativa, su tema prpst dagli Uffici del Gabinett della Presidenza. Per tale servizi, l appaltatre prvvederà a sttprre, agli stessi Uffici, almen 3 (tre) prpste esecutive. L Amministrazine, entr due girni dalla presentazine delle prpste, prvvederà a cmunicare all appaltatre la scelta effettuata. L Amministrazine si riserva la pssibilità di chiedere mdifiche alla prpsta accettata, senza alcun aggravi di csti. L Amministrazine, a su insindacabile giudizi, si riserva, altresì, la facltà di respingere le prpste grafiche presentate per cui, il sggett aggiudicatari, si bbliga a rinunciare, sin da ra, ad avanzare pretese ecnmiche indennizzi di srta. Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 3

4 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali TRASPORTO MATERIALI servizi di facchinaggi e trasprt, caric e scaric materiale riutilizzabile (su indicazine degli Uffici del Gabinett della Presidenza della Regine Puglia) cn stccaggi press il prpri magazzin; servizi di facchinaggi e trasprt di materiali (infrmativi e di rappresentanza, es. insegne istituzinali ecc.) dalla sede del sggett appaltante vers la sede di ciascuna iniziativa e viceversa; SERVIZI DI COMUNICAZIONE MULTIMEDIALE Prgettazine e realizzazine materiale per supprti televisivi e multimediali per la cmunicazine. Registrazine audi e vide degli eventi e prduzine dei relativi supprti (i filmati e supprti multimediali ptrann essere richiesti in diversi frmati per gni eventuale utilizz). Videpriezine di immagini dal viv e vide registrate. Trascrizine dei testi degli interventi e relazini, su supprt cartace digitale. Assistenza tecnica specializzata. Servizi ftgrafici. Videcnferenze. SERVIZI TECNICI apparecchiature tecnlgiche (PC, nte bk, stampanti, telefni, apparecchi fax, ftcpiatri, schermi a tel per videpriezine, schermi al plasma LCD, videpriettri, cnnessine internet, impianti di amplificazine e di illuminazine, supprti tecnici per la traduzine simultanea, mnitr, micrfni, radi cuffie, metal detectr, ecc.). Assistenza tecnica specializzata. SERVIZI DI OSPITALITA Frnitura ed rganizzazine di buffet e cffe break (persnale, allestimenti, ecc), su richiesta del sggett appaltane ed in cas che la sede della iniziativa sia sprvvista di prpri servizi per la ristrazine e servizi bar. Servizi di prentazine alberghiera e mezzi di trasprt per gli spiti della iniziativa in base all elenc che l Amministrazine frnirà, almen 7 girni prima della data della iniziativa; Servizi transfert per gli spiti da/per aerprt stazine ferrviaria. Le spese di vitt e allggi, riferite agli stessi spiti, qualra sian pste a caric della amministrazine, verrann liquidate al sggett appaltatre, che ne anticiperà il pagament, a piè di lista, dietr presentazine di appsita fattura debitamente quietanzata. L esecuzine di eventuali servizi aggiuntivi espressamente richiesti, vver dipendenti da mdifiche apprtate al presente capitlat, dvrà essere preventivamente cncrdata cn l Amministrazine, Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 4

5 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali anche in relazine al prezz e sarà liquidata a piè di lista, dietr presentazine di appsita fattura. SERVIZI DI RICEVIMENTO Servizi hstess/steward, anche cn cnscenza di lingue straniere (su richiesta e sulla base delle esigenze di ciascun event). Servizi di receptin, anche telefnica, back ffice (predispsizine materiale infrmativ, racclta materiale residu a fine event). Servizi registrazine partecipanti a ciascun event. Servizi di accglienza e assistenza per autrità e rappresentanze istituzinali. Servizi di sicurezza/ bdygard (ambsessi armati e nn armati). Speaker e animatri, in ccasine di particlari eventi. Il persnale che svlgerà i servizi spra specificati, dvrà indssare abbigliament in divisa frnit dall appaltatre e cncrdat cn l Amministrazine. Il persnale, inltre, svlgerà il servizi, definit ed assegnat nel crs dei briefing che precederann ciascun event, cn prfessinalità accertata ed in cmpleta autnmia, di cncert cn il crdinatre dell appaltatre presente in lc. In alcuni casi, ltre ai requisiti spra specificati, all appaltatre ptrà anche essere richiest persnale cn capacità di utilizz di banche dati e particlari sftware applicativi. SERVIZIO DI INTERPRETARIATO E TRADUZIONE SIMULTANEA E CONSECUTIVA Servizi di traduzine simultanea e cnsecutiva. Servizi di interpretariat. Servizi di traduzine testi (dcumenti, relazini, crrispndenza, testi ad alt cntenut tecnic-scientific) redatti in lingua straniera, in lingua italiana vers altra lingua straniera, da frnire su supprti cartacei digitali, SERVIZI DI SEGRETERIA Predispsizine inviti e spedizine cn affrancatura, su appsita mailing list frnita dalla Regine Puglia. Le spese di affrancatura sarann liquidate a piè di lista e su presentazine di reglare dcument cntabile. Infrmazine al pubblic, anche tramite cnsultazine di prtali, siti internet e banche dati messe a dispsizine della Regine Puglia. Attività di cmunicazine tramite i media. Elabrazine, aggirnament e gestine di specifiche mailing list frnite dalla Regine Puglia (autrità e rappresentanti istituzinali e di categrie, italiane e straniere). Elabrazine, aggirnament e gestine di specifiche mailing list, cnnesse ai partecipanti registrati nel crs di ciascun event. Intratteniment di rapprti amministrativi e cntrattuali cn terzi, su circstanziata e tempranea delega frnita dalla Regine Puglia. I relativi ed eventuali csti, per i rapprti cntrattuali richiesti, sarann liquidati a piè di lista. Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 5

6 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali Ogni altr servizi di segreteria richiest dall Amministrazine e cerente cn l event in crs di svlgiment, preventivamente cncrdat e quantificat nel cst Mdalità di esecuzine: Per la tiplgia delle attività di cui al punt 1.4, alla richiesta di rganizzazine di eventi di vlta in vlta frmulata, per iscritt, in casi di urgenza, a mezz psta elettrnica, dal Gabinett della Presidenza della Regine Puglia, l aggiudicatari rispnde cn una prgettazine cntenente indicazine della struttura, sede della iniziativa e scelta di intesa cn gli Uffici del Gabinett della Presidenza della Regine Puglia, mdalità perative, tempi di realizzazine e csti unitari. La richiesta di rganizzazine dei singli eventi sarà cmunicata all appaltatre del servizi almen 10 girni prima della data di inizi della stessa iniziativa. L appaltatre del servizi, entr i 5 girni successivi alla data di riceviment della suddetta cmunicazine dvrà sttprre il prgett cmplessiv della rganizzazine della iniziativa. L Amministrazine si riserva entr i 5 girni successivi alla data di presentazine del prgett di apprvarl di chiedere delle mdifiche che riterrà più pprtune per la miglire riuscita della iniziativa in questine. I tempi spra definiti ptrann essere ulterirmente ridtti per ragini di urgenza. L apprvazine del prgett cstituisce autrizzazine alla realizzazine ed alla relativa spesa. L aggiudicatari del servizi è respnsabile della rendicntazine delle spese effettuate per la realizzazine delle attività. La liquidazine della spesa avverrà sulla base dei csti unitari. Eventuali servizi beni nn cmpresi nel presente capitlat ritenuti necessari per il miglir esit della iniziativa, sarann, di vlta in vlta, cncrdati cn il sggett appaltatre. Le spese sstenute dal sggett appaltante per la lcatin e l spitalità dei partecipanti alle iniziative, sarann liquidate a piè di lista, a frnte di presentazine di reglari dcumenti fiscali quietanzati. Nel cas in cui l aggiudicatari nn ultimasse il servizi entr i termini di vlta in vlta fissati, in ccasine di eventi che prevedan allestimenti, viene fissata una penale di 500,00 (cinquecent) per il prim girn di ritard e fin al terz, dpdichè, ltre alla penale di cui spra, l aggiudicatari rispnderà di gni dann che, per effett del ritard, dvesse derivare all Amministrazine. L Amministrazine appaltante ptrà recedere in qualunque mment dagli impegni assunti cn il cntratt nei cnfrnti dell Aggiudicatari qualra, a prpri giudizi, nel crs dell svlgiment delle attività, intervengan fatti prvvedimenti i quali mdifichin la situazine esistente all att della stipula del cntratt e ne rendan impssibile inpprtuna la sua cnduzine a termine. In tale iptesi sarann ricnsciute all aggiudicatari le spese effettivamente sstenute alla data di cmunicazine del recess. ART. 2 ONERI A CARICO DELL AGGIUDICATARIO Per il raggiungiment delle finalità di cui al punt 1.2, l aggiudicatari dvrà disprre del seguente persnale: Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 6

7 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali Prject leader: respnsabile unic dell appalt per la frnitura di beni e servizi ggett del presente capitlat; all stess spetta il cmpit di crdinare l attuazine di tutte le azini e di curare direttamente i rapprti cn l Amministrazine reginale e ptrà essere sstituit sl cn il previ accrd dell Amministrazine e per cause ricnsciute cme nn predeterminabili dalla stessa. Interpreti per la traduzine simultanea e cnsecutiva. Hstess/steward. Maestranze. Grafici Girnalista. Tecnici. Addetti ai servizi di segreteria. Addetti al trasprt e facchinaggi. Addetti ai servizi di vigilanza e sicurezza. L aggiudicatari si farà caric delle respnsabilità civili per danni, delle necessarie assicurazini sui beni che ne necessitan, neri previdenziali ed assicurativi per il persnale impiegat. L aggiudicatari si bbliga: mettere in att tutte le attività necessarie e richieste per la miglire riuscita di ciascuna iniziativa prgrammata dalla Presidenza della Regine Puglia; a garantire la esecuzine delle attività previste dall incaric in strett cntatt cn i cmpetenti Uffici della Amministrazine secnd i tempi e le esigenze da questi rappresentati; a ricnscere all Amministrazine Reginale la prprietà dei lavri eseguiti e/prdtti delle attività svlte per il cnseguiment dei risultati; a trasferire all Amministrazine tutta la dcumentazine e le metdlgie utilizzate; ad adempiere, a prpria cura e spese, cn diligenza e crrettezza, a tutte le bbligazini stabilite dal cntratt, ivi cmpres, tra l altr, il cntrll tecnic e qualificativ, in fase di effettuazine delle frniture richieste; a trasferire, entr il 31 dicembre di gni ann, alla Amministrazine appaltante tutta la dcumentazine inerente il servizi crredata delle rendicntazine finale delle spese effettuate per l espletament di tutte le attività, svlte nell ann, di cui al presente band.scadenze intermedie e vinclanti sarann definite tra le parti, su invit del Gabinett della Presidenza della Giunta Reginale Pugliese. ad ttemperare a tutti gli bblighi vers i prpri dipendenti, in base a dispsizini di legge e reglamenti vigenti in materia di lavr e di assicurazine sciale, assumend a prpri caric tutti gli neri relativi. E a caric dell aggiudicatari la respnsabilità per danni prvcati a cse, dal persnale impiegat dai mezzi utilizzati per l svlgiment dell incaric (di prprietà dell aggiudicatari di terzi), e persne (dipendenti terzi), che dvesser verificarsi durante l espletament del servizi richiest. L appalt è Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 7

8 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali reglat, ltre che dalle nrme del presente capitlat, da tutte le leggi statali e reginali vigenti che la ditta aggiudicataria, cn la firma del cntratt, dichiara di cnscere integralmente, impegnandsi all sservanza delle stesse. Ricade, quindi, esclusivamente sull impresa aggiudicataria, l sservanza scruplsa delle leggi, reglamenti e prescrizini emanati, anche successivamente alla stipula del cntratt, dalle Autrità in materia di prevenzine agli incendi, sicurezza ed igiene sul lavr, abbattiment delle barriere architettniche, ecc., e dai reglamenti delle single sedi spitanti le iniziative prgrammate. Nessun rapprt di lavr viene a stabilirsi tra l Amministrazine e gli addetti ai vari servizi in quant, questi ultimi, sn alla esclusiva dipendenza dell aggiudicatari di terzi in regime di rapprt cntrattuale cn l stess, e le lr prestazini sn cmpiute stt l esclusiva respnsabilità ed a ttale rischi di quest. ART. 3 ONERI DELL AMMINISTRAZIONE Per l adempiment dell incaric l Amministrazine accrediterà l Aggiudicatari press i prpri Uffici, le Amministrazini, gli Enti ed i sggetti cinvlti nella realizzazine delle iniziative rientranti nell ambit dell attività. Inltre, respnsabile del prcediment e delle iniziative prmsse dalla Regine Puglia è il Cap del Gabinett della Presidenza della Regine Puglia che, nell esercizi delle sue funzini, ptrà avvalersi del funzinari respnsabile delle manifestazini facente cap al Gabinett della Presidenza della Regine Puglia. ART. 4 MODALITA DI PAGAMENTO Le spese cmplessivamente effettuate dvrann essere rendicntate sulla base degli neri effettivamente sstenuti. Le spese derivanti dagli spstamenti degli rganizzatri, del persnale impiegat e di tutt quant necessari all espletament del servizi ggett dell appalt sn escluse dalla rendicntazine. I prezzi indicati per le single frniture di beni dvrann essere cmprensivi di trasprt, cnsegna, messa in pera e stccaggi; i prezzi inerenti la frnitura dei singli servizi dvrann essere cmprensivi degli neri previdenziali, assicurativi e fiscali, nnché delle spese di trasferiment del persnale addett ai servizi medesimi che restan a ttale caric dell appaltatre, senza diritt ad alcuna rivalsa nei cnfrnti della Regine Puglia. A cnclusine di ciascuna iniziativa, l Amministrazine prvvederà a liquidare la smma dvuta per le spese autrizzate in una unica sluzine a seguit di presentazine di appsita rendicntazine dei csti sstenuti, sttscritta dal legale rappresentante e dal prject leader, di relativa fattura emessa nei mdi di legge, e di una dettagliata relazine sull attività svlta, anch essa sttscritta dal legale rappresentante e dal prject leader, cntenente la descrizine delle attività realizzate e degli biettivi raggiunti. Al fine di prvvedere ai pagamenti previsti, l Amministrazine verificherà la rispndenza di quant prdtt e cnsegnat dall aggiudicatari sulla base della dcumentazine presentata in un temp massim di 30 girni dall invi della Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 8

9 Regine Puglia Area Organizzazine e Rifrma dell Amministrazine Servizi Affari Generali predetta dcumentazine. Trascrs inutilmente tale perid, il servizi si intende apprvat. ART. 5 GARANZIA PER RESPONSABILITA L aggiudicatari assume gni respnsabilità per danni alle persne e cse, che ptesser derivare per fatt della stessa dei sui dipendenti, durante l espletament del servizi. A tal fine, l aggiudicatari dvrà stipulare una appsita assicurazine cntr i rischi prfessinali cn massimale unic nn inferire ad ,00 valida per tutta la durata dell appalt e si impegna a prdurre cpia della relativa plizza all att della stipula del cntratt. La stipulazine della plizza, di cui innanzi, nn slleva l impresa da ulteriri e maggiri respnsabilità che dvesser derivare alla Stazine appaltante e a terzi. Allegat 2: Offerta Tecnica Pag. 9