U A M EL E A L PE P R E R LA L V I V TA

Transcript

1 UNA MELA PER LA VITA Edizione 2012 VADEMECUM OPERATIVO

2 Data di svolgimento L edizione 2012 di Una Mela per la Vita si svolgerà Sabato 13 e domenica 14 ottobre p.v.

3 Qualità mele e nuovo confezionamento (1/3) Quest anno avremo 5 diverse varietà di mela per ogni sacchetto. Il prodotto all interno del sacchetto sarà così suddiviso: 2 mele per varietà, per un totale di 10 mele in ogni sacchetto. In ogni confezione saranno presenti 3 varietà di mele rosse, per dare più colore alla postazione. Siamo certi che questa sia una miglioria sulla quale puntare per poter invogliare le persone a fermarsi e scegliere le nostre mele. Ogni varietà ha diverse caratteristiche e diversi sapori, le persone sono così in grado di poter assaggiare più qualità e godere dei benefici che ognuna di esse apporta al nostro organismo. In ogni cartone saranno sempre presenti 11 sacchetti di mele.

4 Qualità mele e nuovo confezionamento (2/3) Le varietà presenti in ogni sacchetto saranno: n. 2 mele STARK DELICIOUS: buccia rossa, polpa fine e croccante dal sapore aromatico, contiene Vitamina A utile alla vista e fortificante per le ossa. n. 2 mele GOLDEN DELICIOUS: buccia gialla, polpa croccante e succosa, sapore leggermente acidulo, contiene fruttosio, con indice glicemico più basso. n. 2 mele GALA: buccia rossa e sottile, polpa morbida e sapore dolce, con proprietà depurative. n. 2 mele GRANNY SMITH: buccia verde, polpa croccante e molto succosa, sapore aromatico, ideale per diete ipocaloriche perché poco zuccherina e per chi fa sport perché ricca di magnesio. n. 2 mele FUJI: buccia rossa-rosata, polpa croccante e succosa e sapore dolce, contiene Vitamina C.

5 Qualità mele e nuovo confezionamento (3/3) Quest anno, abbiamo un nuovo fornitore di mele, ma il prodotto arriverà sempre dall Emilia. Questo cambiamento ci consente di avere un nuovo confezionamento che ci permetterà di trasportare e conservare al meglio le mele. Il nuovo sacchetto infatti, sarà studiato a misura, chiuso all estremità garantendo una maggior compattezza al prodotto, ed eviterà, così, movimenti che potrebbero rovinarne la polpa e renderne quindi impossibile la distribuzione.

6 Borsina TNT Visto il successo avuto nella passata edizione anche quest anno i sacchetti di mele saranno inseriti in una graziosa borsina in TNT (tessuto-non-tessuto) riportante una personalizzazione in linea con la campagna pubblicitaria dell evento e il logo di AISM in modo da colorare i nostri PDS e rendere più accattivante la confezione, come già avviene per La Gardenia dell AISM. Non saranno presenti sul sacchetto marchi di sponsor o di aziende partner. Vi ricordiamo che il costo del sacchetto verrà suddiviso a metà tra Sede Nazionale e Sezioni. Le borsine verranno già inserite d ufficio all interno dei cartoni, nello stesso numero dei sacchetti ordinati. Costo borsina per Sezione: 0,15 Foto sacchetto: Dimensioni sacchetto: cm 25x30x10

7 Ordine Prodotto (1/2) I sacchetti di mele sono confezionati in numero di 11 per ciascun cartone e 35 cartoni per ogni pallet, per un totale di 385 sacchetti per pallet, corrispondente al quantitativo minimo ordinabile. Per facilitare un eventuale aumento dell ordine di prodotto che non sia necessariamente legato al quantitativo di 1 pallet (385 sacchetti di mele), c è la possibilità di ordinare il quantitativo complessivo per la Sezione secondo multipli di 11 sacchetti, vale a dire 1 cartone, fermo restando: - il quantitativo minimo ordinabile resterà comunque di 385 sacchetti (1 pallet) - la quantità minima che si potrà consegnare su ciascun punto di consegna resterà sempre di 110 sacchetti (10 cartoni)

8 Ordine Prodotto (2/2) Il modulo d ordine dovrà esserci inviato ai recapiti indicati nel modulo entro e non oltre il 23 aprile prossimo: in caso di mancato invio del modulo d ordine entro i termini indicati, come da prassi da sempre utilizzata per gli ordini di prodotto in occasione degli eventi nazionali, si intenderà tacitamente confermato da parte della Sezione il quantitativo ordinato per l edizione Per maggior chiarezza, ed evitare quindi fraintendimenti, Vi chiediamo di inviare in ogni caso il modulo compilato anche nel caso voleste confermare il quantitativo ordinato nella passata edizione.

9 Materiale Promozionale (1/3) Per pubblicizzare l evento, sarà come di consueto messo a disposizione di tutte le Sezioni il materiale promozionale cartaceo, ordinabile tramite l apposito modulo ( vedi pagina seguente). Si potranno richiedere poster (dim. 70x100 cm) e locandine (dim. 33x48 cm). Siamo in attesa di una conferma dalle aziende partners per sapere se vorranno inserire un loro volantino promozionale, vi faremo sapere al più presto, quindi, se il pieghevole si troverà già confezionato all interno del sacchetto di mele oppure sarà da distribuire con il sacchetto al momento della donazione. Per le Sezioni che volessero avere uno strumento personalizzato con informazioni a carattere locale, metteremo a disposizione un file di un volantino A5 (dim. 15x21 cm) che potrete far personalizzare e stampare dal vostro tipografo di fiducia. Il volantino e le immagini di tutti gli altri materiali saranno disponibili su intranet al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica

10 Materiale Promozionale (2/3) Tramite questo modulo potrete inoltre ordinare i blocchetti delle ricevute ( vedi paragrafo specifico) e i gusci da distribuire ai giornalisti delle redazioni locali di giornali, radio e tv presenti nel vostro territorio. Vi ricordiamo che questo materiale è gratuito per le Sezioni ad eccezione dei blocchetti ricevute per i quali è previsto un contributo di 0,50 cad ( vedi specifico paragrafo) Nel caso di mancato ordine da parte della Sezione verrà confermato d ufficio il quantitativo della passata edizione dell evento per poster e locandine, mentre per le ricevute verrà inviato un quantitativo proporzionale al numero di sacchetti ordinato. Se non desiderate ricevere blocchetti ricevute poiché ne avete ancora dalle altre manifestazioni Vi chiediamo di barrare 0 sulla casella corrispondente. Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita Modulistica ed è da inviare alla Sede Nazionale entro e non oltre il 6 Luglio 2012

11 Spot TV e Radio Materiale Promozionale (3/3) Quest anno verranno riproposti, dopo rivisitazione, gli spot TV e Radio girati per l edizione 2010 che vedono come testimonial Massimiliano Rosolino, Gianluca Zambrotta e Gabriele Greco. Una volta prodotti, li metteremo a disposizione su intranet. Lo spot TV sarà in bassa risoluzione per la sola visualizzazione: nel caso abbiate bisogno dei formati in alta risoluzione da inviare alle emittenti locali, potete rivolgervi a Karin Siciliano. Lo spot Radio sarà invece scaricabile direttamente in formato mp3 e potrà essere inviato alle emittenti locali con cui avrete preso contatti. Potrete trovare i file al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Spot Contestualmente saranno rese disponibili anche le immagini dei testimonial che hanno girato lo spot

12 Cartella Stampa Materiale per ufficio stampa Per contenere i costi e accelerare i tempi di distribuzione dei materiali alle testate locali, come nella passata edizione, vi verranno inviati dalla Sede Nazionale, senza alcuna spesa, i gusci delle cartelle stampa VUOTI mentre i Comunicati stampa verranno inseriti appena pronti sulla rete Intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Cartella Stampa Vi chiediamo di indicare il numero di gusci desiderato nel modulo del Materiale Promozionale in modo che il materiale venga spedito unitamente a Locandine e Manifesti.

13 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (1/4) La fase di compilazione del piano di carico/scarico del prodotto è una delle più delicate e incide in modo determinante sull organizzazione finale dell evento: per questo motivo è molto importante che forniate nei tempi indicati i dati richiesti, in quanto richiedono lunghe elaborazioni effettuabili solo una volta che saremo in possesso dei dati completi di tutte le Sezioni. Al fine di rendere quanto più efficiente il servizio di consegna del prodotto vogliamo sottolineare alcune fondamentali indicazioni: Il quantitativo minimo scaricabile per ciascun punto di consegna sarà di 10 cartoni, ovvero 110 sacchetti. Le consegne del prodotto potranno essere effettuate nei giorni giovedì 11 e venerdì 12 ottobre agli indirizzi che ci indicherete e sabato 13 e domenica 14 ottobre direttamente sulle piazze dove allestirete i punti di solidarietà. Chiediamo a tutte le Sezioni di attenersi rigorosamente a queste indicazioni e di non richiedere la consegna del prodotto prima di quanto previsto.

14 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (1/3) Confermiamo il coinvolgimento del trasportatore Stemar anche per questa edizione della manifestazione In caso di consegna di un grosso quantitativo di cartoni, provvedete a coinvolgere quanti più volontari possibile che possano occuparsi dello scarico: l autista del camion, sebbene sensibilizzato affinché dia il proprio aiuto in questa operazione, non può farsi carico da solo dell intero scarico del prodotto. Una persona in più da parte del trasportatore sugli automezzi impiegati per la consegna comporta un aggravio di costi supplementari. Vi ricordiamo che le dimensioni di ciascun cartone sono 60x40x28 cm per un peso complessivo di circa 21 kg. Nel caso abbiate bisogno di consegne in diverse città/paesi della vostra provincia cercate di concentrare gli appuntamenti nell arco di un solo giorno, in modo che gli automezzi impiegati non debbano fare molteplici uscite per portare a termine tutte le consegne

15 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (2/3) Evitare, se possibile, scarichi di prodotto nella stessa localitàindirizzo in due giorni diversi (specialmente per le consegne del sabato e la domenica): cercate di organizzarvi affinché il prodotto, durante la notte, possa essere stoccato in un luogo vicino alla piazza in cui è presente il punto di solidarietà Qualora venga richiesto da parte della Sezione un servizio supplementare per la consegna al di fuori delle modalità concordate con il trasportatore che comporta costi extra, tali costi, una volta verificata la reale necessità del servizio richiesto, saranno addebitati direttamente alla Sezione.

16 TRASPORTO E SCARICO PRODOTTO (4/4) Da inviare compilato in ogni sua parte alla Sede Nazionale entro e non oltre il 20 luglio 2012 Il presente modulo è scaricabile Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica

17 PRODOTTO NON CONFORME Qualora al momento dello scarico del prodotto riscontriate delle differenze rispetto ai quantitativi concordati o problemi relativi alla qualità del prodotto, Vi chiediamo di adottare la seguente procedura: Accettare con riserva la merce dal trasportatore, segnalandolo chiaramente sulla bolla di consegna insieme al motivo della riserva Contestualmente segnalare telefonicamente alla Sede Nazionale il problema riscontrato: la Sede Nazionale potrà inviare, in base alla gravità della contestazione ricevuta, un controllo di qualità direttamente presso le vostre Sedi per verificare l effettivo danno e determinarne le cause Nel caso di prodotto non conforme, danneggiato o comunque in condizioni da non poter essere distribuito nelle piazze, documentare con fotografie il danno ricevuto e quantificare il numero di confezioni di prodotto non utilizzabili Inviare la Vs. contestazione per iscritto alla Sede Nazionale, completa di fotografie e della quantificazione del prodotto danneggiato entro e non oltre il 19 ottobre 2012: contestazioni successive a tale data non potranno essere prese in considerazione Tenere a disposizione il materiale contestato per eventuali successivi controlli da parte del fornitore.

18 ELENCO CITTA E PIAZZE L elenco delle città e delle piazze ha due principali utilizzi: - è essenziale per garantire la copertura assicurativa di tutti i punti di solidarietà che organizzerete ( vedi specifico paragrafo) - è inoltre importantissimo per tutta l attività di comunicazione a sostegno dell evento e per fornire agli utenti che si collegheranno al nostro sito internet un riferimento preciso su dove potranno trovare i volontari AISM nei giorni dell evento nella vostra Provincia. Vi chiediamo di inviarci questo modulo entro il prossimo 7 settembre: nel caso si dovessero verificare delle modifiche successive a questa data, comunicatecele tempestivamente in modo da tenere sempre aggiornato l elenco completo. Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica

19 ASSICURAZIONE VOLONTARI In occasione dei due eventi nazionali di raccolta fondi, viene stipulata dalla Sede Nazionale una polizza assicurativa che copre tutti i punti di solidarietà che ci invierete tramite il modulo Città e Piazze : non è perciò nominale e coprirà il periodo che va dal giovedì precedente l evento primo giorno di scarico del prodotto fino al week end successivo all evento. Questo ci permetterò di avere la copertura assicurativa anche per tutta la settimana successiva nel caso di ulteriori postazioni per lo smaltimento di eventuali avanzi. L assicurazione è composta da una polizza di Responsabilità Civile in caso di sinistro, verso terzi e per danni a cose e una polizza Infortuni Rischi Speciali in caso di infortunio, invalidità o decesso dei nostri volontari. Ribadiamo quindi l importanza della compilazione del modulo Città e Piazze e di eventuali aggiornamenti successivi all invio di tale modulo.

20 MATERIALI DI ALLESTIMENTO PUNTI DI SOLIDARIETA Come sapete è a disposizione di tutte le Sezioni un catalogo di materiali per allestire le postazioni di raccolta fondi (tovaglie, pettorine,urne, portabadge, ecc.) Il catalogo potete trovarlo in intranet al percorso: Home Page --> Comunicazione e raccolta fondi --> Gadgets e Bomboniere Solidali --> Catalogo allestimenti PDS Per garantire la fornitura di tutti i materiali di cui avete bisogno per i vostri punti di solidarietà, vi chiediamo di farci pervenire le vostre richieste entro venerdì 7 settembre p.v. Per qualsiasi informazione riguardo ai materiali, potete rivolgervi a Karin Siciliano.

21 RICEVUTE PER LA RACCOLTA FONDI Sia per gli eventi nazionali che nelle occasioni di eventi di raccolta fondi a livello locale dal 2008, seguendo le indicazioni dell Agenzia delle Onlus, sono state introdotte specifiche ricevute a garanzia della massima trasparenza delle nostre attività I blocchetti sono composti da 25 ricevute in triplice copia e si possono ordinare per gli eventi nazionali tramite il modulo d ordine del materiale promozionale, al costo di 0,50 cad. La ricevuta è da consegnare al donatore per ogni offerta ricevuta nelle piazze: i campi obbligatori da compilare sono quelli relativi a data ed importo. I dati anagrafici sono da compilare qualora il donatore esprima la volontà di ricevere materiale informativo sull Associazione. La copia bianca sarà da rilasciare al donatore, la copia rosa da conservare in Sezione e la copia gialla dovrà essere inviata alla Sede Nazionale secondo la procedura descritta di seguito.

22 Procedura di contabilizzazione RICEVUTE PER LA RACCOLTA FONDI - Una volta raccolte tutte le ricevute e le relative somme dai diversi punti di solidarietà, nella prima note del mese di svolgimento dovrà essere indicata l entrata totale della raccolta fondi e dovranno essere inviate (copia gialla) alla Sede Nazionale, contestualmente alla prima nota stessa. - Qualora il totale della raccolta fondi messo in prima nota non coincida con la somma degli importi di tutte le ricevute, la Sezione dovrà allegare una dichiarazione a firma del Presidente e del Tesoriere in cui si specifica che per la differenza dei due importi non è stata emessa ricevuta. In mancanza di questa dichiarazione verrà sottinteso dai nostri uffici amministrativi che il totale degli importi per cui è stata emessa ricevuta coincide con il totale della raccolta fondi. (Rif. Circ. Prot. N. 702/10/G124 del 16/03/2010)

23 VERBALE APERTURA URNE Una buona prassi da adottare per ogni evento di raccolta fondi, consiste nel compilare un verbale di apertura delle urne secondo il modello da noi redatto. Questo verbale ci mette al riparo da problematiche conseguenti ad eventuali accertamenti: il Decreto Legge n.231/2001 prevede infatti la responsabilità amministrativa con sanzioni pecuniarie anche pesanti per reati compiuti da propri incaricati nell interesse o vantaggio dell Ente, sollevando l ente da tali responsabilità soltanto quando abbia adottato tutti i meccanismi preventivi concepiti ed attuati per evitare la commissione del reato come, appunto, il verbale. Il verbale dovrà essere allegato al bilancio di ogni singola manifestazione di raccolta fondi e mandato in copia per conoscenza alla Sede Nazionale. Potete trovare la circolare e la modulistica relativa in intranet al percorso: Home Page Manuali Eventi di piazza

24 BILANCIO DELL EVENTO Al termine dell evento la Sede Nazionale deve redigere il bilancio consuntivo dell evento, costituito non solo dalle entrate per il prodotto distribuito e dalle spese sostenute a livello nazionale, ma anche da tutte le entrate da offerte libere o a fronte di altri gadget e materiali da voi distribuiti durante le giornate di Una Mela per la Vita, nonché le spese sostenute dalle singole Sezioni. E quindi molto importante che una volta raccolti i dati da tutte le vostre postazioni redigiate e trasmettiate alla Sede Nazionale il bilancio dell evento per la vostra Provincia, seguendo le indicazioni del modulo qui a fianco. Per l edizione 2012 di Una Mela per la Vita vi chiediamo di compilarlo e trasmettercelo entro il 26 ottobre p.v. Il presente modulo è scaricabile sul nostro sito intranet al percorso Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica

25 QUESTIONARIO POST-EVENTO Al termine dell evento verrà come di consueto messo a disposizione di tutte le Sezioni un questionario per conoscere le vostre opinioni e i vostri suggerimenti al fine di migliorare di anno in anno l organizzazione e lo svolgimento della manifestazione. Il questionario sarà disponibile sul sito intranet al percorso riportato qua sotto, a partire da pochi giorni dopo Una Mela per la Vita: vi chiediamo di compilarlo e trasmettercelo entro il 26 ottobre p.v. Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica (pubblicato post evento)

26 COINVOLGIMENTO DI VOLONTARI MINORENNI Durante gli eventi nazionali potete avvalervi anche di volontari minorenni. In questo caso è necessario far compilare ai genitori una specifica autorizzazione con contestuale impegno di volontariato del minorenne e consenso informativo ai fini della privacy. Potete trovare i modelli dei documenti su intranet al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica

27 COMUNICATO RICERCA SUGLI ANIMALI Durante i giorni dell evento Vi consigliamo di fornire a ciascuna postazione di raccolta fondi alcune copie della scheda esplicativa delle attività di ricerca finanziate da AISM e FISM e delle modalità con cui si procede eventualmente ad esperimenti sugli animali, in modo da avere pronta una risposta precisa e coordinata su tutto il territorio ad eventuali contestazioni da parte di associazioni di animalisti. Potete trovare il documento in intranet al percorso: Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Home Page Comunicazione e Raccolta Fondi Una Mela per la Vita Una Mela per la Vita 2012 Modulistica

28 CALENDARIO SCADENZE VERSO LA SEDE NAZIONALE ATTIVITA' APR MAG GIU LUG AGO SET OTT Invio modulo d'ordine del prodotto 23 Invio modulo d'ordine materiale promozionale 6 Invio modulo piano di scarico prodotto 20 Invio modulo elenco città e piazze 7 Richiesta materiali di allestimento pundi di solidarietà 7 SVOLGIMENTO MANIFESTAZIONE Termine per eventuali contestazioni di prodotto non conforme 19 Invio bilancio consuntivo dell'evento (+ verbale apertura urne) 26 Invio questionario post-manifestazione 26

29 Coordinatore: ROBERTA CAPONI STAFF EVENTI DI RACCOLTA FONDI A chi rivolgersi: FRANCESCA SCALI tel. 010/ francesca.scali@aism.it - Materiale promozionale, Ricevute, Trasporto e scarico prodotto, Contestazioni prodotto non conforme, Città e piazze, Consulenza a Sezioni per evento KARIN SICILIANO tel. 010/ karin.siciliano@aism.it - Campagna pubblicitaria, Ricerca spazi pubblicitari, Spot TV e Radio, Materiali allestimento PdS, SMS solidale, Concorso, Consulenza a Sezioni per evento ROSSANA RAVINA tel. 010/ rossana.ravina@aism.it - Ricerca spazi pubblicitari, Partnership con Associazioni, Consulenza a Sezioni per evento