ricerca U-GOV Ricerca Il sistema per la gestione della Ricerca in Ateneo

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1 ricerca U-GOV Ricerca Il sistema per la gestione della Ricerca in Ateneo White Paper Marzo 2010

2 U-GOV Ricerca Il sistema per la gestione della Ricerca in Ateneo White Paper Marzo 2010

3 Titolo White Paper: Marzo 2010 S3-0 Autori: Audience: Area Ricerca, Relazioni Esterne Direttori amministrativi, Prorettori dell area Ricerca, Dirigenti/Responsabili dell area Ricerca, Capi Ufficio dell area Ricerca Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/ Casalecchio di Reno (BO) Dipartimento Soluzioni e Servizi per l Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: Mail: re.univ@cineca.it, Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di.

4 Indice 1. LA RICERCA SCIENTIFICA IN ATENEO IL PUNTO DI VISTA : LE LINEE DI SVILUPPO DI U-GOV RICERCA IL CAPITALE DELLA RICERCA: LE RISORSE E LE COMPETENZE LA DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI: PROGRAMMAZIONE E INDIRIZZO LA PIANIFICAZIONE E GLI STRUMENTI LA GESTIONE DELLE ATTIVITÀ E DEGLI ASSET LA CLASSIFICAZIONE, CATALOGAZIONE E VALUTAZIONE DEI RISULTATI LA VALORIZZAZIONE LA SOLUZIONE : U-GOV RICERCA IL SISTEMA U-GOV U-GOV RICERCA I MODULI DI U-GOV RICERCA U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca U-GOV Gestione Progetti U-GOV Risorse Ricerca COLLOCAZIONE DEI MODULI DELLA SUITE U-GOV I PROCESSI DEL MODULO U-GOV RISORSE DELLA RICERCA I PROCESSI DEL MODULO U-GOV GESTIONE PROGETTI I PROCESSI DEL MODULO U-GOV CATALOGO E VALUTAZIONE RICERCA

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6 1. La Ricerca scientifica in Ateneo Il potenziamento delle attività di ricerca è diventato un elemento chiave per rafforzare il ruolo ricoperto dall Ateneo nel sistema dell alta formazione nazionale, ma anche nel sistema territoriale, economico e sociale. Le università stanno ponendo sempre maggiore attenzione al reperimento di finanziamenti per la Ricerca provenienti sia da fonti ministeriali che da fonti alternative, come il mondo delle imprese, la Comunità Europea ed altri enti, promuovendo attività e collaborazioni sia nazionali che internazionali. Inoltre il sistema dei finanziamenti pubblici alle università italiane si sta indirizzando verso una sempre maggiore dipendenza dei finanziamenti statali dai risultati conseguiti nella ricerca scientifica. Questo processo sta spingendo gli Atenei a predisporre sistemi interni sempre più articolati per migliorare la gestione dei progetti di ricerca, valutare la produzione scientifica e incentivare il conseguimento di alti standard di qualità. 5

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8 2. Il punto di vista : le linee di sviluppo di U-GOV Ricerca Nella definizione dell articolazione funzionale dei moduli della suite U-GOV rivolti all ambito della Ricerca in ateneo si è cercato di identificare quale fosse la catena del valore e quali processi potessero trarre giovamento nell essere supportati da un sistema informativo. Una prima ricognizione, tutt oggi validata dalle attività di analisi requisiti in corso, ha evidenziato un quadro disomogeneo in cui alcuni processi esprimevano forte necessità di supporto di strumenti informativi, tanto da aver spinto molti atenei a individuare soluzioni ad hoc, e attività, pur essenziali, i cui aspetti di processo non venivano evidenziati. Sulla base di queste si è tentata una sintesi che provasse a raccordare le diverse attività che portano alla creazione del valore rappresentato dai risultati della attività di ricerca in un percorso relativamente lineare nel flusso, circolare nella capacità di re-investimento dei risultati stessi. Il diagramma che segue rappresenta questa visione d insieme dei processi della filiera della Ricerca 1. 1 La filiera della Ricerca è l elemento centrale della più articolata filiera della Conoscenza e si colloca tra l Alta Formazione e processi d Innovazione nella filiera produttiva che ne costituiscono rispettivamente il punto di ingresso e di uscita. L università è l attore protagonista dei primi due passi e interlocutrice privilegiata del mondo imprenditoriale nel trasferimento dell innovazione verso il mercato. (cfr. L.Nicolais, G.Festinese, Ricerca e innovazione, 2006, p.13 e succ.) 7

9 Figura 1. Digramma dei Processi della filiera della Ricerca 2.1 Il capitale della Ricerca: le risorse e le competenze Le attività di ricerca, nelle loro diverse forme, prendono le mosse dall insieme del patrimonio di competenze e di risorse che gli atenei hanno costituito nel corso delle attività istituzionali su base storica. Questo patrimonio è il capitale che, se reso operante, funge da motore propulsivo della catena del valore del sistema Ateneo. Il patrimonio ha diverse forme di sedimentazione nelle sue diverse componenti: le competenze sono stratificate in una base di conoscenza diffusa che va dal catalogo dei prodotti alle competenze reticolari dei gruppi di ricerca; le risorse, oltre a quelle economiche, strumentali e umane sono arricchite dalle capacità relazionali verso attori esterni. Il sistema informativo deve dare la possibilità all ateneo di censire puntualmente sia le risorse che le competenze secondo modelli specifici, ma in grado di fornire una visione coerente delle potenzialità del capitale ai fini di un loro impiego. 2.2 La definizione degli obiettivi: programmazione e indirizzo Il perseguimento del mandato istituzionale per la ricerca scientifica, soprattutto se orientato al perseguimento dell incremento qualitativo dei risultati e della produttività, deve prevedere un processo di definizione degli obiettivi a cui destinare le risorse. Un processo che permetta quindi la definizione delle linee principali su cui convogliare le risorse disponibili e che stabilisca, a priori, gli obiettivi attesi in modo da fornire, contestualmente, un orizzonte di controllo per la valutazione dei risultati attesi. 8

10 La definizione delle linee tematiche a preventivo, articolate sulle strutture operative dell ateneo costituisce il punto di partenza per la successiva pianificazione delle attività volte al loro svolgimento ed al raggiungimento degli obiettivi preposti. La selezione delle linee di ricerca diventa quindi espressione della governance attuata in materia di ricerca da parte degli organi preposti. La successiva valutazione del raggiungimento dei risultati da parte degli attori costituisce uno strumento per la verifica del corretto impiego delle risorse investite. 2.3 La pianificazione e gli strumenti Sulla base della definizione degli obiettivi strategici da perseguire, gli attori possono procedere nella pianificazione dell impiego delle risorse e delle modalità migliori per il raggiungimento degli stessi. Questo processo non solo prevede la definizione di budget economici e di allocazione delle risorse umane e strumentali alle linee di ricerca, ma anche l identificazione degli strumenti operativi. Ciascuna struttura, sulla scorta della dotazione iniziale di competenze e risorse potrà decidere quali attività pianificare verificandone contestualmente la sostenibilità economica e funzionale in relazione ai risultati attesi dal piano generale. 2.4 La gestione delle attività e degli asset La visione d insieme e gli obiettivi generali una volte declinate in attività operative entrano nei processi gestionali dell Ateneo. Rispetto ai primi sarà necessario poter gestire i diversi aspetti di gestione delle risorse economiche con particolare attenzione alla contabilizzazione e rendicontazione dei costi. Rispetto ai secondi è necessario tenere traccia dell impegno delle risorse utilizzate, in primo luogo quelle umane. Il sistema informativo deve permettere di tracciare l insieme delle diverse metriche in modo da permettere un controllo di gestione da parte dei diversi organi di controllo: dai singoli responsabili di attività, agli uffici centrali preposti. La capacità di controllo e consuntivazione delle diverse dimensioni diventa lo strumento per la verifica di sostenibilità degli strumenti utilizzati per il 9

11 raggiungimento degli obiettivi di ricerca definiti nel piano. 2.5 La classificazione, catalogazione e valutazione dei risultati La sedimentazione dei risultati delle attività di ricerca avviene sotto forme eterogenee la cui corretta classificazione ed indicizzazione ne determinano in modo sostanziale l accessibilità e potenziale valorizzazione. Il processo di alimentazione del catalogo dei prodotti è il punto di partenza per le attività di verifica dei risultati dei processi di ricerca e di valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi. La valutazione dei prodotti, per potersi applicare a finalità diverse, siano esse finalizzate a monitoraggi da parte di enti terzi, siano esse motivate da esigenze di natura interna all Ateneo, deve potersi basare su tassonomie e metriche specifiche per ciascuna finalità. Allo stesso tempo il catalogo costituisce anche l indice principale della base di conoscenza e diventa il punto di accesso ad essa per tutti i portatori di interesse. Ogni azione di riuso o valorizzazione delle conoscenze ha infatti come presupposto la corretta collocazione e accessibilità dei risultati: requisiti preliminari a qualsiasi azione di disseminazione. 2.6 La valorizzazione La valorizzazione del patrimonio di competenze e di risorse (sia umane che strumentali), ottempera sia ai fini istituzionali sia alla necessità di reperimento di ulteriori risorse economiche attraverso la costruzione di un offerta verso il mercato della conoscenza. 10

12 3. La soluzione : U-GOV Ricerca La soluzione U-GOV Ricerca nasce all interno di un sistema molto più ampio che ha l obiettivo di razionalizzare i principali processi in Ateneo. Questo sistema, denominato U-GOV, si basa su alcuni principi architetturali e funzionali che ne caratterizzano l eccellenza e che vengono ereditati da tutte le Aree Funzionali (Didattica e Studenti, Ricerca, Risorse Umane,..) e dai moduli che le compongono. Prima di affrontare la trattazione di U-GOV Ricerca desideriamo introdurre nel paragrafo seguente una sintetica panoramica delle caratteristiche dell architettura U-GOV. 3.1 Il sistema U-GOV La progettazione del sistema U-GOV è stata indirizzata da alcuni principi di base, che troviamo sintetizzati nei seguenti punti: - Struttura condivisa delle informazioni L utilizzo di anagrafiche comuni a tutto lo strato applicativo consente di condividere i dati attraverso i diversi processi, evitando la duplicazione di informazioni. Le modifiche effettuate sui dati sono rese visibili in tempo reale all interno di tutte le applicazioni. La base informativa integrata è il presupposto fondamentale per lo sviluppo di una governance di Ateneo e per garantire e facilitare l integrazione e l evoluzione dei servizi offerti dall Ateneo. - Struttura di gestione dei processi U-GOV è caratterizzato da uno strato software specificatamente dedicato alla gestione dei processi interni all Ateneo che definisce un modello di interazione e integrazione tra le componenti applicative. Questo strato permette la definizione di flussi informativi e riduce la frammentazione dei processi di Ateneo. Grazie alla separazione tra regole di processo, soggette a variazioni, e funzioni elaborative e di registrazione, stabili nel tempo, è possibile adeguare facilmente U-GOV 11

13 ai cambiamenti delle regole di gestione senza interventi diretti sul codice. Questa caratteristica permette di intervenire sulla configurazione dei processi per mettere in pratica le decisioni relative al governo dell Ateneo. - Architettura orientata ai servizi (SOA) e all integrazione (web service) L architettura U-GOV si concretizza in uno strato di servizi che consente di accedere ai dati e alle funzioni del sistema informativo in modo trasparente e riutilizzabile per le altre applicazioni. Questo consente una flessibile e potente interoperabilità tra diversi sistemi informativi. 3.2 U-GOV Ricerca U-GOV Ricerca è l Area Funzionale U-GOV progettata per la gestione e il monitoraggio delle attività di ricerca a livello di Ateneo. Offre le basi per razionalizzare l utilizzo delle risorse, ottimizzare la gestione dei progetti, verificare il raggiungimento degli obiettivi, valutare i risultati e le competenze acquisite. U-GOV Ricerca non è solo un applicazione stand-alone, ma utilizzata con le altre Aree Funzionali U-GOV è una valida ed efficace risposta alle problematiche di integrazione e interoperabilità tra le diverse aree amministrative di Ateneo. U-GOV Ricerca, ereditando da U-GOV le fondamenta architetturali e lo strato di orchestrazione dei processi, offre anche la necessaria flessibilità per sostenere l evoluzione e la trasformazione delle attività di gestione della ricerca scientifica. Le risposte di U-GOV Ricerca alla complessità e alla dimensione che oggi caratterizzano l area della ricerca si articolano nei seguenti punti: - Operatività e strumenti di controllo in un'unica soluzione vuole offrire non solo gli strumenti per sostenere al meglio la gestione dei processi della ricerca, ma anche sistemi maggiormente orientati alla governance, consentendo all Ateneo di definire politiche per incentivare l alta qualità dei risultati ed organizzare programmi di 12

14 sviluppo strategico. Questo è possibile grazie al monitoraggio dinamico e costantemente aggiornato della produzione scientifica, dello stato di avanzamento di ogni singolo progetto e dell impiego di risorse finanziarie, di personale, di strumenti e di competenze coinvolte in questa attività all interno dell Ateneo. - Integrazione con informazioni e processi di altre aree amministrative La ricerca, in quanto attività istituzionale, è un ambito che interessa trasversalmente le attività di tutto l Ateneo. I processi specifici di questa area necessitano, infatti, di una serie di informazioni provenienti dalle altre principali aree amministrative, come la contabilità (ad esempio per la parte dei finanziamenti) e le risorse umane (ad esempio per le informazioni riguardanti docenti e ricercatori). Per questo le soluzioni ad hoc a copertura di singoli ambiti funzionali si stanno dimostrando strumenti inadeguati per rispondere alle nuove esigenze che l Ateneo deve affrontare. L integrazione trasversale in U-GOV dei dati provenienti dalle diverse aree funzionali è la base essenziale per implementare strumenti di controllo così come per migliorare l operatività degli uffici (ad esempio con la condivisione della struttura organizzativa di Ateneo e dei dati del personale docente e ricercatore). - Integrazione tra la dimensione nazionale e di Ateneo Condividere e integrare i processi di produzione/valutazione e le informazioni relative a progetti, prodotti finiti ed entità coinvolte. Per questo mira ad offrire una elevata integrazione tra i sistemi nazionali (il già citato sitouniversitario.cineca.it gestito dal Ministero dell Università e della Ricerca, i sistemi per la valutazione nazionale) e le applicazioni di Ateneo garantendo così forti sinergie, snellimento dei processi e alleggerimento dei carichi per i docenti e gli uffici amministrativi coinvolti. - Il mondo della ricerca oltre i confini nazionali è impegnato da qualche anno nella partecipazione in ambito internazionale a tavoli di discussione ed analisi dei sistemi informativi per la ricerca (Research Information Systems). 13

15 Attraverso U-GOV Ricerca e l implementazione di standard quali OAI- PMH, fornisce alle università utenti del sistema un potente veicolo per realizzare archivi aperti sul web e facilitare la reperibilità e la fruibilità dei propri risultati della ricerca su motori di ricerca nazionali ed internazionali. Il Consorzio inoltre è membro di eurocris, organizzazione europea che sviluppa e promuove lo standard di interoperabilità tra sistemi della ricerca denominato CERIF. A differenza di altre esperienze, CERIF è sviluppato con un approccio sicuramente più completo, e mira a definire requisiti per tutte le principali entità informative dell ambito ricerca. L esperienza con eurocris vede quindi coinvolto sia nel recepire le indicazioni e le linee guida dettate da comunità di eurocris, sia nel fornire esso stesso nuovi indirizzi, requisiti e proposte. Allo stesso modo anche all interno di EUNIS, altro esteso network europeo di università e provider focalizzato sulle tematiche di ICT per le Università, sta portando avanti in prima persona dei gruppi di lavoro che mirano a promuovere la diffusione di meccanismi di interoperabilità tra Research Information Systems. - Ciclo di progetto: dalla definizione alla rendicontazione U-GOV Ricerca offre importanti caratteristiche e funzionalità nella gestione dei progetti: strutturazione organizzativa disaccoppiata dalla gestione finanziaria, prospetto dei costi e voci di costo attivabili in funzione delle caratteristiche del progetto, sostegno ad un controllo interno più approfondito, reportistica strutturata in base alle richieste dell ente finanziatore, flessibilità nel modello delle attività, gestione dei workpackage e integrazione con le Risorse Umane. - Potenziamento del lavoro di docenti e ricercatori U-GOV Ricerca mette a disposizione a docenti e ricercatori un unico punto da cui gestire la propria produzione scientifica ed i rapporti con l Ateneo ed il Ministero. Dall altra parte U-GOV semplifica le procedure di accesso ai finanziamenti e permette ai responsabili di progetto di disporre di dati anche di natura contabile aggiornati in tempo reale, migliorando la gestione delle risorse disponibili. L apertura e l interoperabilità del sistema facilitano inoltre il coordinamento di progetti sviluppati in 14

16 partnership con altre organizzazioni. - Miglioramento del processo di valutazione della produzione Con U-GOV Ricerca ciascun Ateneo può gestire il processo di valutazione fissandone e configurandone i criteri per ciascuna tipologia di prodotto,e può applicare una valutazione automatica per velocizzare l individuazione delle opere di maggiore qualità, permettendo anche l utilizzo di indicatori riconosciuti a livello nazionale (ad esempio Impact factor delle riviste). E possibile inoltre creare le sessioni di valutazione assegnando i prodotti ai valutatori implementando così una peer review interna all Ateneo. Al termine del processo il sistema offre statistiche, reportistiche aggregate e disaggregate utili, ad esempio, al calcolo di punteggi su ricercatori, gruppi o strutture al fine della distribuzione di fondi interni secondo un principio meritocratico. - Supporto alla pubblicazione dei risultati e delle competenze Gli Atenei hanno maturato l importanza di aprire il proprio sistema della ricerca diffondendo le proprie esperienze verso il territorio e le imprese. sviluppa questo processo implementando il tracciamento di tutte le attività, gli strumenti, le risorse e le competenze interne e favorendo l apertura e la diffusione dei dati e delle informazioni per la pubblicazione e valorizzazione dell eccellenza. 3.3 I moduli di U-GOV Ricerca U-GOV Ricerca è composto attualmente da tre moduli che saranno descritti nei seguenti capitoli U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca Il modulo U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca è stato uno tra i primi moduli rilasciati di U-GOV (ed è già attivo presso diversi Atenei italiani). Questo Modulo consente di archiviare e consultare tutti i prodotti della ricerca e di gestire i processi di valutazione dei prodotti presenti nel catalogo di Ateneo. Catalogazione della produzione scientifica Al fine di preservare la maggior parte del patrimonio di pubblicazioni scientifiche realizzate dai ricercatori di Ateneo, U-GOV consente, al suo avvio, 15

17 una migrazione iniziale da archivi vari quali basi dati ministeriali, basi dati preesistenti o archivi internazionali accessibili all Ateneo. In questa complessa fase iniziale interviene un applicazione ad hoc, denominata Double Check, che agevola l identificazione e l eventuale eliminazione di duplicati da parte del docente e del personale di Ateneo. La stessa funzionalità di riconoscimento duplicati è attivabile dall utente durante l inserimento di nuovi prodotti della ricerca. L integrazione con il sito ministeriale permette inoltre a Catalogo e Valutazione Ricerca di diventare l unico punto di gestione delle pubblicazioni. Il modulo infatti mantiene automaticamente sincronizzati i dati contenuti nel sito individuale del docente del Ministero sitouniversitario.cineca.it, così come eventuali pagine o servizi del portale d Ateneo dedicati alla ricerca. Figura 2. Meccanismi di propagazione dei dati del Catalogo I docenti dell Ateneo dunque gestiranno l archivio delle proprie pubblicazioni utilizzando U-GOV come unica interfaccia. Tramite U-GOV potranno utilizzare i dati inseriti sia per finalità ministeriali (sul sito individuale del docente sitouniversitario.cineca.it, ma anche su sistemi dedicati all esercizio di valutazione nazionale) che interne all Ateneo (relativamente al portale di Ateneo, archivi istituzionali, pagine di dipartimento). Inoltre da U-GOV gli utenti potranno accedere direttamente al Catalogo delle Riviste (conosciuto anche come Catalogo ANCE) mantenuto da, evitando così una difficile e onerosa gestione dell archivio riviste da parte degli uffici di Ateneo. 16

18 La personalizzazione delle funzionalità, delle regole di catalogazione e degli attributi non richiede intervento sul codice sorgente. Esse sono definite e configurate durante la fase di set up garantendo all Ateneo massima flessibilità e velocizzandone i tempi di rilascio. Nato all interno dell architettura del sistema U-GOV, questo modulo può combinare dati appartenenti ad altre aree funzionali (Contabilità, Risorse Umane..) ad esempio riconoscendo gli autori della ricerca (docenti, ricercatori, ecc.) appartenenti all Ateneo, fornendo il loro stato giuridico e quindi l appartenenza a Facoltà, Dipartimenti e Settori Scientifico Disciplinari. Allo stesso tempo la forte integrazione permette di operare analisi incrociando i dati del catalogo dei prodotti con dati finanziari, economici e organizzativi. Catalogo e Valutazione Ricerca tramite l utilizzo di web service si integra con le applicazioni esistenti ed in particolare con il portale istituzionale di Ateneo. Tutto questo consente all Ateneo di utilizzare appieno le potenzialità del sistema U-GOV esponendo i dati e le funzionalità per diffonderne l accesso, la consultazione e l utilizzo. Il Catalogo dei prodotti U-GOV inoltre implementa gli standard OAI-PMH al fine di realizzare un archivio aperto e divenire fonte di alimentazione di prodotti verso archivi istituzionali di Ateneo. Grazie a questi standard, gli uffici ricerca di Ateneo possono registrare il catalogo presso i motori di ricerca internazionali che supportano questo protocollo e, pertanto, disseminare i risultati delle attività di ricerca. Queste interfacce, come già evidenziato in precedenza, consentono una piena integrazione con i sistemi bibliotecari di Ateneo, permettendo, attraverso un unico inserimento centralizzato, la fruizione del dato su archivi ad uso delle biblioteche. Valutazione della produzione scientifica Catalogo e Valutazione Ricerca gestisce in maniera veloce ed efficiente anche la valutazione dei prodotti presenti nel catalogo. Il modulo permette la configurazione della sessione di valutazione a seconda delle esigenze dell Ateneo. La ripartizione del lavoro è semplificata da un interfaccia che consente di 17

19 creare categorie di prodotti o di autori e di assegnarle ai diversi valutatori. L Ateneo stabilisce i criteri di valutazione per ciascuna tipologia di prodotto. Per ogni prodotto possono essere espresse più tipologie di valutazioni e per ciascuna di esse più valutazioni individuali, da più valutatori. E possibile inoltre automatizzare una prima fase di giudizio su determinate tipologie di prodotti, riducendo l intervento dei valutatori ai soli casi necessari. L applicativo consente ai valutatori di esprimersi attraverso range prestabiliti di giudizio, di segnalare anomalie di classificazione, duplicazioni o errori nei prodotti riscontrate durante la fase di valutazione. Per monitorare l andamento delle attività, gli organi di governo, i valutatori e l Ufficio Ricerca possono visualizzare in ogni momento statistiche inerenti allo stato di avanzamento dei lavori. Figura 3. La valutazione della produzione scientifica: flusso di processo e attori coinvolti. La valutazione finale prevede un giudizio di sintesi che può essere indicato manualmente o calcolato automaticamente attraverso regole precedentemente codificate. Al termine sono disponibili statistiche e report sulle sessioni concluse e sui giudizi espressi. Se l Ateneo lo ritiene necessario, inoltre, il 18

20 sistema consente la pubblicazione e notifica dei risultati e dei punteggi ai singoli autori dei prodotti. La classificazione dei prodotti utilizzata dal sistema di valutazione è indipendente da quella scelta all interno del catalogo. Questa caratteristica semplifica e rende maggiormente flessibile sia la catalogazione che la valutazione. In fase di valutazione, infatti, è possibile riorganizzare i prodotti in categorie ad hoc in base ai criteri scelti dall Ateneo, senza che tale suddivisione influisca sulla classificazione esistente nel catalogo U-GOV Gestione Progetti Le funzionalità di U-GOV Gestione Progetti si spingono ben oltre l ambito della ricerca, elevando il modulo a entità trasversale a tutto il sistema U-GOV. Il Modulo permette di gestire e monitorare da un punto di vista operativo e finanziario tutti i progetti di ricerca attivati in Ateneo. Dal punto di vista dell Ateneo U-GOV Gestione Progetti fornisce gli strumenti per il controllo e il coordinamento di tutti i progetti di ricerca attivati, siano essi finanziati da fondi interni o esterni. Essi possono essere monitorati in termini di gestione delle risorse quali personale, attrezzature, logistica. Allo stesso tempo Gestione Progetti rappresenta anche uno strumento di integrazione e collegamento tra l organizzazione delle attività di progetto, le richieste di risorse che attivano i cicli gestionali e gli aspetti finanziari del progetto riferiti sia alle unità organizzative che ai centri di costo della contabilità analitica. Per permettere la gestione di tutte le tipologie di progetti attivabili in Ateneo, a questi primi requisiti se ne sono aggiunti altri, derivanti dal mondo della didattica (ad esempio per i progetti didattici finanziati dal Fondo Sociale Europeo) o dal mondo delle risorse umane (ad esempio per la gestione di progetti di formazione del personale interno dell Ateneo). Pertanto il disegno originale di un set di funzionalità di gestione progetti interne al mondo della ricerca è stato modificato promuovendo Gestione Progetti a modulo a se stante e trasversale a tutti gli altri moduli di U-GOV. Dal punto di vista della gestione finanziaria del progetto, Gestione Progetti semplifica la corrispondenza tra le voci di costo derivante dai bandi degli enti finanziatori e la contabilizzazione nel bilancio della struttura che gestisce il finanziamento. A questi dati l'ateneo può aggiungere altre informazioni di 19

21 proprio interesse, come ad esempio una descrizione più dettagliata delle voci di costo per permettere una comprensione più capillare delle spese del progetto. Dal punto di vista dei docenti e ricercatori il sistema offre supporto nei vari step di realizzazione del progetto: dall acquisto e organizzazione delle risorse necessarie, alla compilazione dei moduli di rendicontazione, alla stima del work in progress e alla produzione di report per gli organi di controllo. La stretta integrazione tra i dati operativi e quelli finanziari permette di estrarre i dati di rendicontazione della spesa nelle diverse fasi di ogni progetto di ricerca e la comunicazione del saldo di progetto all ente che ha emesso il finanziamento. Per gli aspetti di rendicontazione scientifica il sistema introduce la gestione milestone e deliverable di progetto. - Milestone e obiettivi di progetto Le attività di ricerca nascono orientate al raggiungimento di obiettivi, che nel caso della ricerca cofinanziata devono essere espressamente dichiarati e sottoposti a verifica periodica. Per questo, il sistema U-GOV permette la definizione puntuale degli obiettivi di progetto e la relativa collocazione nell articolazione delle attività. Qualora sia stato previsto un Piano della Ricerca, attraverso il modulo Risorse della Ricerca, gli obiettivi del singolo progetto verranno contestualizzati in esso e inclusi nei processi di pianificazione e controllo d Ateneo. - Deliverable e prodotti Come risultato dell attività progettuale sono attesi dei prodotti, che spesso devono essere rilasciati seguendo un calendario di precise scadenze. Queste scadenze sono chiaramente stabilite nel caso di progetti per i quali è stata definita un organizzazione per attività e work package. I risultati dei progetti, in base alla loro natura, possono interessare diverse aree funzionali dell Ateneo. In particolare: - per progetti di ricerca i risultati possono essere memorizzati nel catalogo dei prodotti di ricerca gestito da U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca. In questo caso, oltre a poter divenire oggetto dei meccanismi di diffusione offerti dal Catalogo (pubblicazione via Web, harvesting Open Archive, etc.), potranno essere sottoposti a processi di verifica qualitativa 20

22 attraverso gli strumenti del modulo Valutazione. - per progetti di didattica, il risultato è generalmente un corso attivato e le ore di insegnamento impartite, pertanto queste informazioni saranno memorizzate e gestite nel sistema U-GOV Didattica e Studenti. - per progetti di formazione del personale interno, il risultato è rappresentato dall incremento del profilo professionale dei dipendenti ed un arricchimento del curriculum, di pertinenza del mondo di U-GOV Risorse Umane. Per un approfondimento delle funzionalità proposte da questo modulo si rimanda alla lettura del White Paper U-GOV Gestione Progetti Verso il governo dei progetti in Ateneo, interamente dedicato a questa componente applicativa U-GOV Risorse Ricerca U-GOV Risorse Ricerca consente di raccogliere, organizzare e consultare tutte le informazioni relative alle attività di ricerca svolte all interno dell Ateneo. Il modulo raccoglie e gestisce informazioni riguardanti: - le strutture di ricerca - i gruppi, i docenti, i ricercatori e altro personale impegnato nelle attività di ricerca - I temi di ricerca, le relative attività pianificate e svolte, con i dati relativi a ambiti disciplinari, tempistiche, risorse impiegate, spese, logistica - i laboratori e le attrezzature utili allo sviluppo dei progetti - le competenze scientifiche maturate - l offerta tecnologica e di servizi Il patrimonio informativo gestito da Risorse Ricerca è pensato come base per l avvio dei processi di governance della ricerca di Ateneo. Grazie a questo archivio centralizzato, l'ateneo può conoscere in ogni momento lo stato di avanzamento dei progetti, fino al dettaglio delle entità (finanziamenti e risorse) coinvolte sui singoli progetti. L integrazione e l analisi incrociata delle informazioni raccolte (anche provenienti dalle altre Aree Funzionali U-GOV) permettono di definire una visione completa dell'attività scientifica su diverse prospettive di analisi: a livello di Ateneo, di struttura, di singolo docente e ricercatore. Come detto, uno dei principali obiettivi dell Ateneo è valorizzare le 21

23 competenze scientifiche interne dando visibilità alla migliore produzione scientifica. In risposta, Risorse Ricerca permette di definire facilmente una "vetrina" delle proprie conoscenze, risorse e attività di ricerca per promuovere l incontro e la collaborazione con l impresa e le organizzazioni territoriali facilitando i compiti degli uffici ILO (Industrial Liaison Office). Attraverso dei web service i dati di Risorse Ricerca sono esportabili in tempo reale verso il portale istituzionale di Ateneo e altre applicazioni. Rispetto a U-GOV Risorse Ricerca, i dati gestiti da U-GOV Catalogo e Valutazione Ricerca rappresentano il patrimonio e il risultato tangibile scaturito dai progetti che ha senso consultare e valutare in un processo separato da quello di gestione della banca dati delle altre risorse della Ricerca. Per questa ragione si è scelto di separare la gestione dei prodotti della ricerca in un modulo appositamente progettato. 3.4 Collocazione dei moduli della suite U-GOV All interno della suite U-GOV tre moduli sono dedicati alla copertura funzionale dei processi della filiera della Ricerca. Competenze Risorse Programmazione e indirizzo Pianificazione e selezione strumenti Gestione delle attività e degli asset Catalogazione e valutazione risultati Valorizzazione risultati Figura 4. Collocazione dei moduli U-GOV Ricerca nel Digramma dei Processi Filiera della Ricerca 22

24 3.5 I Processi del modulo U-GOV Risorse della ricerca Area funzionale Processo Descrizione Tipologia processo CENSIMENTO OPERATORI DELLA RICERCA Costruzione dell anagrafica dei soggetti attivi nell ambito della ricerca in ateneo, siano essi persone fisiche, strutturate e non, che soggetti collettivi. G ATTORI, STRUTTURE E STRUMENTI CENSIMENTO STRUTTURE E STRUMENTI DELLA RICERCA GESTIONE GRUPPI DELLA RICERCA Costruzione dell anagrafica delle infrastrutture e degli strumenti adibiti o impiegati nelle attività di ricerca. Definizione, formazione e gestione dei gruppi di ricerca, definiti come insieme di operatori della ricerca formalmente o informalmente raggruppato sotto una denominazione che lo identifica sia all'interno dell'ateneo che verso soggetti terzi. G O CENSIMENTO COMPETENZE OPERATORI DELLA RICERCA Definizione della tassonomia delle competenze. Identificazione delle competenze possedute dagli attori della ricerca (operatori e gruppi). G 23

25 Area funzionale Processo Descrizione Tipologia processo AREE, TEMI E CLASSIFICAZIONI DEFINIZIONE DEI PIANI DELLA RICERCA ALLOCAZIONE DELLE RISORSE SULLE ATTIVITÀ CONSUNTIVAZIONE E VERIFICA DEI RISULTATI Identificazione e pianificazione delle linee e dei temi da sviluppare, definizione degli obiettivi e delle attività per raggiungerli. Allocazione delle risorse economiche ed umane sulle attività, verifica della sostenibilità e degli strumenti impiegati. Raccolta degli indicatori e dei risultati delle attività. Verifica delle performance. D-G O G OFFERTA TECNOLOGICA E SCIENTIFICA DEFINIZIONE DELL OFFERTA TECNOLOGICA E DEI SERVIZI Definizione dei servizi/prodotti offerti a terzi sia in regime istituzionale che commerciale. D-G Le Tipologie di processo sono articolate in: D: PROCESSI DIREZIONALI, che concorrono alla pianificazione di medio-lungo termine dell'organizzazione; G: PROCESSI GESTIONALI, che concorrono alla traduzione degli obiettivi di medio-lungo termine nella programmazione di breve termine e controllano il raggiungimento degli obiettivi; O: PROCESSI OPERATIVI, che concorrono al raggiungimento degli obiettivi 24

26 3.6 I Processi del modulo U-GOV Gestione progetti Area funzionale Processo Descrizione Tipologia processo ANAGRAFICA DEI PROGETTI CLASSIFICAZIONE E CENSIMENTO DELLE ATTIVITÀ PROGETTUALI Costruzione di una anagrafica unica delle attività di progetto basata su una tassonomia specializzata. Gestione dei flussi informativi sui progetti. G GESTIONE RENDICONTAZIONE ESTRAZIONE E RENDICONTAZIONE DEI DATI CONTABILI Supporto alle attività di rendicontazione dei costi sulle attività di progetto verso soggetti terzi. O GESTIONE RISORSE UMANE ASSEGNAZIONE E GESTIONE DELLE RISORSE UMANE ALLE ATTIVITÀ PROGETTUALI Gestione delle risorse umane, assegnazione, preventivazione del monte ore e consuntivazione. O Le Tipologie di processo sono articolate in: D: PROCESSI DIREZIONALI, che concorrono alla pianificazione di medio-lungo termine dell'organizzazione; G: PROCESSI GESTIONALI, che concorrono alla traduzione degli obiettivi di medio-lungo termine nella programmazione di breve termine e controllano il raggiungimento degli obiettivi; O: PROCESSI OPERATIVI, che concorrono al raggiungimento degli obiettivi 25

27 3.7 I Processi del modulo U-GOV Catalogo e valutazione ricerca Area funzionale Processo Descrizione Tipologia processo CATALOGO DEI PRODOTTI CLASSIFICAZIONE E CENSIMENTO DEI PRODOTTI DELLA RICERCA GESTIONE DELLA PUBBLICAZIONE METADATI E RISORSE DIGITALI Catalogazione dei prodotti della ricerca in base ad una tassonomia specializzata. Inserimento e verifica del metadato e della copia digitale. Gestione dell accesso al metadato e alle risorse digitali correlate attraverso i diversi canali di accesso. G-O G VALUTAZIONE DEFINIZIONE DELLE TASSONOMIE E DELLE MODALITÀ DI VALUTAZIONE GESTIONE DELLE SESSIONI DI VALUTAZIONE Definizione delle modalità di valutazione da applicarsi a sottoinsiemi dei prodotti a catalogo. gestione del processo operativo di valutazione in base ai criteri definiti. G O Le Tipologie di processo sono articolate in: D: PROCESSI DIREZIONALI, che concorrono alla pianificazione di medio-lungo termine dell'organizzazione; G: PROCESSI GESTIONALI, che concorrono alla traduzione degli obiettivi di medio-lungo termine nella programmazione di breve termine e controllano il raggiungimento degli obiettivi; O: PROCESSI OPERATIVI, che concorrono al raggiungimento degli obiettivi 26

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