Ciclo di vita di un sistema informativo e lo studio di fattibilità. Caratteristiche dei due approcci

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1 La pianificazione dei sistemi informativi obiettivo generale Ciclo di vita di un sistema informativo e lo studio di fattibilità Individuare, a partire dalla situazione attuale del sistema informativo e informatico e del budget disponibile gli interventi e progetti in un arco temporale di 3/5 anni che massimizzano gli obiettivi della organizzazione rispetto all uso della risorsa informazione Scopo fondamentale della pianificazione è scegliere e dare una priorità ai progetti e associare costi orientativi a tali progetti. La pianificazione può essere effettuata: Ogni tre/cinque anni, ed alla fine del ciclo ripetuta Ogni anno, con il cosiddetto piano a slittamento una tantum Approcci alla fase di pianificazione Approccio bottom-up Vengono raccolte le esigenze delle diverse unità organizzative La pianificazione ha lo scopo di integrarle, individuando le priorità Approccio top-down Si parte dagli obiettivi strategici Un gruppo disegna lo schema generale del SI Vengono generati i piani di sviluppo delle diverse unità organizzative Caratteristiche dei due approcci Bottom up Conservativo Sacrifica innovazione Scarsi rischi realizzativi Punta al miglioramento dell esistente Top down Innovativo Crea discontinuità Causa tensioni e rischi organizzativi Sacrifica l esistente Approccio proposto: misto 1. Individuazione delle strategie generali di evoluzione 2. Richiesta alle diverse unità della organizzazione di elaborazione di un piano della specifica unità che sia coerente con le linee generali 3. Integrazione dei piani con verifica della coerenza globale rispetto agli obiettivi 4. Definizione del piano finale Aspetti fondamentali osservati durante la pianificazione Organizzazione Processi Informazioni Stato attuale del sistema informativo Mercato e scenari tecnologici Budget disponibile

2 Le domande della pianificazione Chi? (responsabili) Cosa? Quando? (scadenze) Come? (tecnologie) Risultati desiderati (e punti deboli) Errore & successo nella pianificazione Successo definire obiettivi generali scelta approcci reingenerizzaione e tecnologie comprendere punti deboli e rischi Disastro dichiarare: adottiamo una nuova tecnologia è nuovo deve essere buono tutti lo fanno nessuna considerazione di obiettivi generali e rischi Fattori critici di successo CSF (Critical Success Factors) Diverse misure associate a ciascun fattore Fonti di dati per ciascuna misura Esempi Il principio base della pianificazione: il miglioramento continuo Esercizio Erogazione servizi Attività operativa Gestione risorse ACT PLAN Pianificazione Rappresentazione ed esame dei processi Individuazione di problemi e cause Definizione obiettivi e direzioni di intervento Auto 1980 Auto 1990 styling sistema vendite risparmio energetico qualità prodotto servizio cliente sicurezza ecologia Verifica Misurazioni di qualità Verifica dei risultati CHECK DO Realizzazione Predisposizione piani operativi Realizzazione progetti Gestione e completamento dei progetti Ricostruzione dello stato del sistema informativo esistente Diagnosi dei processi Individuazione e descrizione dei processi Correlazione dei processi con la organizzazione Individuazione della architettura generale delle informazioni Diagnosi dei processi obiettivi, esigenze di servizio EVOLUZIONE VERSO processi critici Diagnosi dei processi Reingegnerizzazione dei processi obiettivi, esigenze di servizio (processi non reing.) processi reingegnerizzati esigenze informative

3 Ricostruzione dello stato: correlazione dei processi con l organizzazione Le informazioni ottenute possono essere descritte per mezzo di un insieme di matrici: Processi/ organizzazione Processi/ oggetti informatici Sistemi / organizzazione Processi/ sistemi Sistemi/ oggetti informatici Matrici: esempi L esempio tratta il S.I. di una agenzia di viaggi, che deve fornire servizi di varia natura ai clienti; tali servizi sono a loro volta venduti da tour operator. Nella agenzia esiste una struttura di accoglienza del cliente, una struttura per reclami e contestazioni, ed una struttura di gestione dei rapporti con i fornitori. Esistono infine due strutture, una per il personale ed una che si occupa di amministrazione. I processi principali sono: Servizio clienti Rapporto con i fornitori Gestione personale Esempio di matrice processi/ organizzazione Esempio di matrice processi/oggetti informatici Importanza della matrice processi/ oggetti Usualmente le matrici vengono generate oltre che per avere una precisa descrizione delle relazioni tra processi, organizzazione, informazioni e sistemi esistenti, anche per capire quali siano le aree di coesione più importanti tra processi e informazioni (le due risorse fondamentali del sistema informativo e informatico). A tale scopo possono essere generate le cosiddette aree di business aziendale, cioè i gruppi processi/ oggetti informativi caratterizzati dal massimo di coesione interna e dal massimo di disaccoppiamento con altre aree Esempio di individuazione di aree di business Panoram a Informat ivo Costruzi one Viaggio Prenotaz ione Contesta z. Bigliette ria Definizio ne rap. Fornitori Aggiorna m. Offerte Ricezion e cataloghi Distribuz ine ruoli Addestra m. Assunzio ne/ fine rapport. Pro Itine Clie Recla Biglie Tou Com offe aggi catal strut loca post rari nte mo tto r pagni rte orna ogo tura lità a o oper a spec men ator iali to C U U U U Rapporti con il pubblico U C U U U U U U C U U U U U U stato dipend ente U U C U U U U Biglietter C U U Rapporti C C fornitori C Gestione C Uinformazioni sui fornitori U C C C C info dipen dente U Gestione personale U U U U U U C

4 Diagnosi della risorsa informazione Analisi delle basi informative secondo un modello di qualità semplificato: fattori qualità: completezza orizzontale e verticale, correttezza, disponibilità I costi dei progetti nella fase di pianificazione La determinazione dei costi è essenziale in fase di pianificazione, e tuttavia, per la indeterminatezza della struttura dei progetti (spesso definiti da poco più di un titolo) molto difficile da effettuare con precisione Tipicamente ci si basa sul costo di progetti analoghi negli anni precedenti, aggiornati con la variazione dei costi delle tecnologie (tipicamente in diminuzione negli anni). Altre volte sono determinati dopo lo studio di fattibilità e inseriti nel piano dell anno successivo Vale la pena ricordare che in un piano è importante determinare con precisione i soli costi del primo anno, per gli anni successivi si può attendere lo studio di fattibilità Lo studio di fattibilità Obiettivi dello studio di fattibilità (SF) Prodotti dello SF Tipologie dello SF Fasi dello SF: progetto di massima della soluzione definizione delle alternative analisi di impatto aziendale analisi del rischio e modalità di realizzazione analisi costi-benefici Scopi di uno studio di fattibilità La realizzazione di un qualunque sistema informativo rappresenta per una azienda un investimento che mobilita risorse: finanziarie umane impiantistiche La scarsità di tali risorse richiede che vengano effettuate valutazioni sui progetti proposti che portino a dimostrarne la fattibilità e la convenienza economica. Tra tutti i progetti che superano il test precedente è poi necessario effettuare un confronto comparativo che stabilisca una scala di priorità. Ogni progetto potrà poi avere diverse soluzioni architetturali tecnico organizzative, per ciascuna delle quali sarà necessario valutare la convenienza economica e la fattibilità. Tipici input/output allo studio di fattibilità Input Piano: progetti e budget BPR (Business Process Re-enginering): processi da modificare, e/o Assessment e/o Benchmarking: diagnosi e iniziative di miglioramento Tecnologie Stato attuale del sistema Output Analisi di fattibilità tecnico organizzativa e rischi Progetto di massima dei prodotti, dei servizi e della loro qualità Costi/Benefici Analisi degli investimenti Forma di acquisizione (make or buy e quale buy) La fattibilità può essere: Tecnica - Verifica se gli aspetti tecnici della proposta sono effettivamente realizzabili Organizzativa - Verifica se la proposta è realizzabile nell ambito della organizzazione esistente Economica - Verifica se le risorse necessarie per la realizzazione del sistema (costi) sono giustificate dai ritorni prevedibili,espressi in termini di benefici Temporale - Verifica se il sistema è realizzabile nei termini in cui continua ad essere utile alla organizzazione Motivazionale - Verifica l effettivo grado di accettabilità che gli utenti potranno esprimere rispetto al nuovo sistema, una volta realizzato

5 Possibili conclusioni dello studio di fattibilità Il progetto non si può realizzare Il progetto si può realizzare, ma basta un intervento organizzativo Il progetto si può realizzare con questa soluzione, con questi costi, con questi rischi Il progetto si può realizzare, con queste soluzioni comparate, scegli tu Parti o fasi dello studio di fattibilità: una metodologia per la sua costruzione Parte prima - Progetto di massima della soluzione Parte seconda - Analisi del rischio Parte terza - Analisi costi-benefici Parte quarta - Produzione capitolato e contratto e scelta del fornitore Progetto di massima della soluzione Si compone di tre parti Definizione delle soluzioni alternative Analisi di impatto aziendale Definizione della qualità attesa dal progetto La valutazione delle alternative Lo SF definisce in maniera univoca: i requisiti informativi e funzionali della soluzione i requisiti architetturali derivanti dalla visione tecnologica assunta e dalle necessità di integrazione con S.I. esistenti interni o esterni Sono possibili alternative (valutate come elementi vincolanti o di preferenza) nella definizione della soluzione essenzialmente in termini di: architettura dati e architettura funzionale architettura tecnologica make or buy riutilizzo esistenti Alternative tipiche in un progetto di revisione di un sistema software per cambio di architettura Porting del software nella nuova architettura Reingegnerizzazione, attraverso ridocumentazione (reverse engineering) Completo rifacimento Esempio 1: Realizzazione di un sistema informativo di manutenzione per uno stabilimento della azienda A. La sede centrale della azienda dispone già di un elaboratore per le procedure della intera azienda. Alternative Per la acquisizione del software: farle in proprio farle fare all esterno comprarle già fatte comprare adattandole Per la architettura hardware: far funzionare il sistema sull elaboratore già esistente acquisire un elaboratore specializzato per il si di manutenzione per lo stabilimento realizzare un sistema di manutenzione societario collegato a sistemi operanti presso i singoli stabilimenti Per l esercizio: farlo in proprio affidarlo all esterno ad una azienda di outsourcing

6 Analisi di impatto aziendale 1. Identificare le aree di utenza coinvolte, gli obiettivi e gli effetti per le stesse derivanti dal progetto 2. Sviluppare un piano organizzativo della soluzione definendo l eventuale nuova struttura organizzativa delle unità interessate le eventuali modifiche normative interne od esterne gli eventuali sistemi informativi o procedure interconnesse 3 Sviluppare un piano del personale della soluzione definendo le competenze necessarie per la gestione del nuovo sistema le alternative di reperimento delle risorse umane le implicazioni in termini di addestramento, crescita e sviluppo professionale Analisi del rischio Individuare in maniera precisa i rischi connessi allo sviluppo di una nuova applicazione è fondamentale, e l'esito di questa quantificazione può modificare scelte che sotto altri aspetti si rivelano più economiche o più efficaci. Il rischio di un progetto consiste nella incapacità di conseguire parte dei benefici previsti costi superiori a quelli preventivati tempi di realizzazione maggiori di quelli stabiliti rendimento inferiore a quello stimato Le Classi di Rischio in ambiente gestionale Classe A Il servizio software è caratterizzato da una elevatissima criticità dovuta alle possibili responsabilità connesse alla importanza dei dati elaborati ed al loro potenziale impatto sull'esterno. Un malfunzionamento del prodotto può provocare danni gravi e diffusi verso terzi oppure causare una consistente perdita di immagine. Classe B Il servizio software implica limitate responsabilità in caso di malfunzionamenti, pur trattando dati rilevanti e/o informazioni riservate. Un malfunzionamento del prodotto può provocare danni gravi e/o una certa perdita di immagine. Classe C Il prodotto offre in generale un servizio che gestisce informazioni non critiche, per il quale un eventuale malfunzionamento comporta la sola perdita del lavoro svolto, o danni limitati. Studio di fattibilità e progetti impossibili Sono impossibili quei progetti per i quali la distanza tra stato iniziale e stato finale è troppo elevata per garantire livelli di rischio accettabili. In genere tale distanza deriva: da insufficienti elementi di conoscenza della situazione da un elevato grado di incertezza da un elevato grado di complessità Per superare tale situazione lo SF può: modificare lo stato iniziale (recuperando e incrementando la conoscenza della situazione attuale, diminuendo l incertezza o governando la complessità), attraverso sue specifiche attività spezzare il progetto prevedendo progetti parziali (evolutivi in caso di incertezza o incrementali in caso di complessità) al posto del progetto unico prevedere un piano di lavoro che comprenda specifici punti di decisione (in tal caso il progetto deve prevedere modalità contrattuali coerenti) Per ridurre il rischio si può operare sulla modalità di realizzazione Soluzione unica: quando è realizzato con una unica attività continuativa Realizzazione incrementale: Realizzazione e collaudo avvengono per parti successive, ma i requisiti non cambiano nel corso della realizzazione Realizzazione evolutiva: Per parti successive, con i requisiti influenzati dal collaudo o dalla sperimentazione

7 Analisi costi-benefici Analisi dei costi: Analisi dei benefici Analisi degli investimenti: confronto costi benefici La stima dei costi:quando e perchè? Per valutare i costi annuali dell informatica nella predisposizione di budget e piani relativi all IT (Information technology) di una organizzazione per valutare i costi delle soluzioni alternative di un progetto IT da confrontare con i benefici nella stesura di uno studio di fattibilità per la valutazione economica di forniture di prodotti e servizi informatici nella fase di acquisizione (gara o trattativa privata) Costi di un progetto/sistema costi per missione Costi di costruzione Costi di sviluppo Costi di avviamento Costi di esercizio Analisi dei benefici Tangibili: possono essere espressi in termini monetari. Es. riduzione del personale Quantificabili: possono essere espressi in termini diversi da quelli monetari Es. Riduzione delle code agli sportelli Es. riduzione del tempo necessari ad ottenere un documento Intangibili: possono essere valutati solo in base a considerazioni qualitative, sociali o politiche La qualità La qualità Diversi enti di standardizzazione (es. ISO) o organizzazioni internazionali hanno cercato di integrare vari approcci alla definizione della qualità, partendo dalla consapevolezza che la qualità è un attributo che varia in funzione: del percettore, del contesto di percezione, dello scopo e del costo del prodotto. La qualità, secondo la ISO 8402 (1994) Vocabolario della qualità, è l insieme degli attributi di un entità che conferiscono ad essa la capacità di soddisfare esigenze espresse e implicite. La definizione di attributo la troviamo nella ISO/IEC DIS Information Technology, Software Product Evaluation, una proprietà fisica od astratta di una entità, direttamente misurabile su di essa.

8 Elaborazione studio di fattibilità per il web Sito web universitario Sistema federato basato su contatti per link ad altri server per ogni pagina si deve definire un responsabile, vita media, alternativa di default creazione di una base di dati di link per la gestione del sito inserimento dei dati diretto da parte dei principali fornitori con interfacce adeguate e protette Siti analizzati: Analisi siti esistenti università italiane vs scuole estere Alcuni criteri per la valutazione della qualità di un sito web Contenuto Struttura Presentazione Navigazione Contenuto Rappresenta la qualità delle informazioni Completezza ampiezza (numero di categorie al quale ci si rivolge) e profondità (livello di dettaglio), breadth and depth, delle informazioni Affidabilità possibilità per l utente di stabilire la corretezza dei dati (data, responsabile) Struttura Descrive la qualità della struttura del contenuto del sito Il livello centralizzato-decentralizzato, tipo d integrazione La comprensione capacità dell utente di costruirsi un modello mentale degli elementi informativi contenuti e delle relazioni tra essi (ie collegamenti siti satellite) Presentazione Descrive la qualità dell interfaccia grafica estetica vs rapidità (almeno per ora) coerenza nello stile soprattutto per sistemi diversi integrati layout di pagina la disposizione delle informazioni e dei link nelle singole pagine Navigazione Descrive la qualità dei collegamenti ipermediali percorsi loro lunghezza, e dalla loro direzione intuitività capacità di prevedere il contenuto di un link punti di riferimento link presenti in tutto il sito interattività possibilità di autodefinire un percorso. Motori di ricerca e link diretti a certe informaz. la incrementano

9 Criteri di analisi per web : esempio caratteristiche navigazionali home page sintetica vs ricca numero di livelli (pochi livelli, menù ricchi, pochi livelli percorsi interattivi, molti livelli) riferimenti: percorsi principali, utilità di navigazione informazioni disponibili varie (uso di frame, news, informazioni accessibili dlla home page) tiplogie di utenti Considerazioni conclusive home page ricca raggiungere informazioni in massimo 3 livelli mantenere link fondamentali all indietro almeno fino ai siti dipartimentali percorsi dinamici non occorre integrare l informazione a livello dipartimentale, ma deve essere chiaro quale informazione è disponibile fin dai livelli più alti Requisiti per il sito Fattori critici di successo ridurre code studenti incrementare la distribuzione di informazioni su ateneo ridurre costi distribuzione materiale informativo attrarre nuovi studenti interessare ex-allievi e facilitare i contatti con le imprese attrarre studenti internazionali ridurre overhead gestione studenti internazionali Fattori di rischio qualità delle informazioni qualità testo (in particolare per le descrizioni di sintesi) mancanza risorse per la gestione e l'aggiornamento del sito intervento limitato a aggiornamento sito precedente gestione tecnologia in evoluzione gestione progetto velocità del collegamento alla rete scarsa disponibilità personale a collaborare Obiettivi per il lavoro - fornire informazioni aggiornate - sito italiano/inglese nelle pagine principali - eliminazione pagine work in progress e vuote - raggiungibilità delle informazioni in un numero limitato di passi (tre, quattro) e in modo diretto - stabilire una struttura espandibile - incentivare l'aggiornamento autonomo delle pagine da parte dei fornitori delle informazioni, legando tale aggiornamento a altre attività svolte periodicamente per Legge o per Regolamento Utenti principali Studenti scuole medie superiori Studenti Politecnico Studenti Erasmus (in ingresso e in uscita) Docenti Aziende esterne Ricercatori esteri Laureati Personale non docente Altre istituzioni pubbliche Analisi dei requisiti utenti con il modello W5 Where, What Who Why (which tasks) When (duration)

10 Esempio Who: studenti Why-1: orientarsi sulla scelta degli esami / CL, note pratiche Why-2: orientarsi sulla scelta della tesi Why-3: studi esteri Why-4: opportunita' di lavoro/stages Why-5: attivita' studentesche Why-6: iscrizione anno successivo When: min. Where: da casa, da lab. Del Poli, dai terminali per WWW What-1: caratterisiche e finalita' dei vari CL, programmi corsi, info pratiche sui corsi (aule, esami,..) info pratiche sui docenti orari centri e biblioteche What-2: ricerche, progetti in corso, strutture (labs), What-3: erasmus What-4:progetti con le aziende, opportunita' di stages Progetto di massima Configurazione consistente in un sito principale e più siti satellite. Presentazione generale dell'ateneo Presentazione Corsi di Laurea e di Diploma (a più livelli, per tipologie utenti) Presentazione mobilità studenti all'estero Presentazione centri e biblioteche (per tipologie utenti) Insegnamenti (a più livelli di dettaglio) Orari e esami, Aule... Proposta organizzativa per la redazione del materiale -Strutturare il comitato: responsabile qualità, collegamenti con facoltà responsabile tipologia di aggiornamento responsabili altre strutture -Inserimento dati: programmazione iniziale nuovo sito server ftp, server administrator -Valutazione costi: Suddivisa in spesa iniziale e spese a regime