MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DELL ARCHIVIO

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1 Allegato Sub A alla delibera di Giunta 69 del 22/05/2007 COMUNE DI CASTENASO Provincia di Bologna MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DELL ARCHIVIO

2 PREMESSA Il DPR n. 445 Testo unico sulla documentazione amministrativa ha introdotto l obbligo per tutte le Pubbliche Amministrazioni di provvedere alla realizzazione di sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico. Le innovazioni introdotte dalla normativa in materia di gestione documentale hanno avuto e avranno anche in futuro notevoli ricadute nella prassi amministrativa e gestionale. Per questo motivo e per disporre delle informazioni indispensabili per una corretta gestione dei flussi documentali, sia su supporto cartaceo, sia su supporto informatico, coordinarli ed eventualmente correggerli e modificarli il DPCM Regole tecniche sul protocollo informatico prescrive che ogni Amministrazione pubblica adotti un proprio Manuale di gestione. Il Manuale di gestione si propone di descrivere in modo dettagliato, ma non troppo tecnico, essendo destinato alla più ampia diffusione, l intero sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornire istruzioni su come applicare tutti gli aspetti del sistema, individuando responsabilità ed illustrando le procedure da seguire per il corretto funzionamento della gestione documentaria. Non deve essere considerato come un manuale completo e definitivo, ma come un attività continuativa di costante aggiornamento al fine di consentire il recepimento delle innovazioni normative, tecnologiche e delle loro ricadute sulle procedure amministrative e gestionali. SEZIONE I AMBITO DI APPLICAZIONE Articolo Ambito di applicazione Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, ricezione, registrazione, classificazione, fascicolazione, spedizione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell Amministrazione Comunale di Castenaso. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti e alle informazioni di archiviazione dei documenti il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale all interno dell Amministrazione, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell azione amministrativa. Articolo 1.2 Definizioni Ai fini del presente manuale s intende : a) per Amministrazione, il Comune di Castenaso; b) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato, tale insieme usufruisce degli stessi 2

3 servizi per la gestione dei flussi documentali ed in particolare si avvale di un unico protocollo.; c) per responsabile, quando non meglio specificato, s intende il dirigente responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; d) segnatura di protocollo: l apposizione o l associazione all originale del documento in forma permanente e non modificabile delle informazioni che consentono di identificare /individuare in modo inequivocabile il documento stesso; e) per servizio: il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; f) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle Pubbliche Amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa; g) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; h) per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati acquisiti dall Amministrazione, nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; i) per sistema di gestione informatica dei documenti, l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall Amministrazione per la gestione dei documenti; j) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ad affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; k) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione del pubblico; l) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; m) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta; n) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; o) per fascicolo, l unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; p) per classificazione, l operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell Amministrazione, in base al titolario di classificazione; q) per fascicolazione, l operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; r) per assegnazione, l operazione d individuazione dell ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; s) per ufficio utente, un ufficio dell area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; t) per Testo Unico, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000, n

4 SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI Articolo Area organizzativa omogenea Il D.P.R n.445 all art. 50 c. 4 prescrive che ciascuna Pubblica Amministrazione all interno del proprio ordinamento individui gli uffici da considerare come Aree Organizzative Omogenee (AOO) ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti. Per Area Organizzativa Omogenea si intende un insieme di funzioni e di strutture individuate dall amministrazione comunale che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. Tale insieme usufruisce degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali ed in particolare si avvale di un unico protocollo. Ai fini della gestione dei documenti l Amministrazione individua una sola area organizzativa omogenea denominata COMUNE DI CASTENASO e composta dall insieme di tutte le sue UO, come da allegato n. 1. (delibera di Giunta comunale n.112 del ) Articolo 2.2 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Nell ambito dell area organizzativa omogenea è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art. 61, comma 1, del Testo Unico, di seguito denominato Servizio. Esso è stato funzionalmente individuato nel I Settore Affari Generali Segreteria (ora Area Servizi di Comunicazione con atto di Giunta Comunale n. 112 del ). Il Dirigente del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi è il Dirigente dell Area Servizi di Comunicazione ai sensi dell art. 61 c. 3 del Testo Unico 445/00 che : attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazione alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni della normativa vigente; garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; cura, in coordinamento con il Responsabile informatico, che le funzionalità del sistema in caso di guasti od anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque nel più breve tempo possibile ed autorizza l utilizzo del registro di emergenza con le modalità di cui all art. 63 del TU 445/00; conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati in luoghi sicuri e differenti; garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi; autorizza le operazioni di annullamento di cui all art. 54 T.U. 445/2000; vigila sull osservanza delle disposizioni del TU 445/2000 da parte del personale autorizzato e degli incaricati; è in possesso di tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo; immette il protocollo in entrata ed in uscita; annulla i protocolli già inseriti; modifica di protocolli già inseriti; ricerca dati; ha la visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa; 4

5 gestisce le tabelle operative previste dal programma; stampa il registro di protocollo; verifica la casella istituzionale di posta elettronica certificata con smistamento dei messaggi in entrata e spedizione di quelli in uscita; gestisce l archivio corrente e di deposito e dei relativi accessi. Provvede al costante aggiornamento del presente manuale e degli allegati relativi. In caso di vacanza, assenza del Dirigente del Servizio dell Area Servizi di Comunicazione, la responsabilità del servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi è in carico all Istruttore direttivo Servizio Urp/Segreteria. L operatore del Servizio, sulla base delle indicazioni /autorizzazioni del Responsabile di Servizio provvede a: effettuare le registrazioni dei documenti in entrata ed in uscita; modificare protocolli già inseriti; fare ricerche di documenti registrati; verificare la casella istituzionale di posta elettronica certificata effettuando tutte le operazioni necessarie allo smistamento dei messaggi in entrata ed alla spedizione di quelli in uscita. Gli operatori dei diversi uffici utente sono, di norma, incaricati della sola protocollazione in uscita sulla base delle abilitazioni all utilizzo del sistema di gestione informatica dei documenti di cui all allegato n. 2, provvedono ad effettuare le registrazioni di loro competenza con cura e diligenza. Il responsabile informatico della sicurezza dei dati, individuato dal Responsabile d Area, svolge i seguenti compiti: garantisce la funzionalità del sistema e ne cura, in caso di guasti o anomalie, il ripristino entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; effettua le copie di backup e cura la loro conservazione su supporto informatico rimovibile in luoghi sicuri e differenti; garantisce il riversamento ogni 5 (cinque) anni delle informazioni su altro supporto; crea le login e password di tutti gli operatori e, successivamente, ne coordina la gestione in ottemperanza al DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza) dell Ente; garantisce il rispetto di quanto previsto nel DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza) dell Ente. Articolo Unicità del protocollo informatico E generato tramite un apposita procedura informatica utilizzabile da più postazioni contemporaneamente, che assegna automaticamente il numero di protocollo a ciascun documento registrato. Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentito l utilizzo dello stesso numero di protocollo per un documento in arrivo e per quello in partenza, anche se correlati tra loro. Nell ambito dell area organizzativa omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre e ricomincia da 1 all inizio di ogni anno. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell art. 57 del Testo Unico. 5

6 Articolo Eliminazione dei protocolli interni Con l entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e l attivazione di postazioni di protocollazione decentrate sono eliminati di fatto tutti i sistemi di registrazione di protocollo alternativi al protocollo informatico, pur essendo tuttavia consentite forme di registrazione particolare per alcune tipologie di documenti Art Il Registro di protocollo come atto pubblico - Tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere protocollati, salvo i casi di esclusione o di registrazione particolare. Il registro di protocollo, dal punto di vista giuridico, è un atto pubblico che fa fede della data di ricevimento o di spedizione dei documenti trattati dal Comune di Castenaso ed ivi registrati, indipendentemente dalla loro regolarità, verificata quest ultima dai Responsabili dei singoli procedimenti. Articolo Modello organizzativo e operativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. Le abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l indicazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti all interno dell area organizzativa omogenea sono riportate nell allegato n. 2 e sono costantemente aggiornate a cura del Responsabile di servizio. Gli operatori del protocollo secondo i servizi di appartenenza hanno abilitazioni di accesso differenziate secondo le tipologie di operazioni autorizzate. Le abilitazioni possono essere per: a) consultazione l utente abilitato visualizza una registrazione di protocollo b) inserimento l utente abilitato inserisce i dati e provvede ad una registrazione di protocollo distinguendo tra: b1) utenti abilitati ad effettuare qualunque registrazione di protocollo b2) utenti abilitati ad effettuare registrazioni di protocollo di soli documenti in partenza o interni c) modifica l utente è abilitato a modificare tutti o alcuni dei dati di una registrazione di protocollo con l esclusione dei dati obbligatori (numero e data di protocollo, oggetto, mittente/destinatario) d) annullamento l utente è abilitato ad annullare una registrazione di protocollo oppure i dati relativi al mittente/destinatario e oggetto del documento Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi effettua le operazioni di ricezione, registrazione, segnatura e classificazione dei documenti in arrivo, interni e la loro assegnazione. Per quanto riguarda i documenti in partenza, le operazioni di cui sopra sono limitate ai documenti formati dal servizio stesso. Postazioni decentrate: intese come unità di riferimento per uno o più servizi individuate all interno delle aree : effettuano le operazioni di registrazione segnatura e classificazione dei documenti in partenza, presa in carico di quelli in arrivo e fascicolazione. 6

7 SEZIONE III IL DOCUMENTO : Definizione e tipologie Articolo Il documento amministrativo Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti anche interni delle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa così come previsto dall art. 1 lett.a) del DPR n Per rappresentazione comunque formata si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti così come previsto dall art. 22 c. 2 della legge n In riferimento al tipo di supporto e di modalità di formazione i documenti possono essere analogici o informatici. Articolo Il documento analogico Il documento analogico è un documento prodotto di norma su carta e comunque su supporto non informatico, può essere prodotto con strumenti analogici (es. lettera scritta a mano o a macchina da scrivere) o con strumenti informatici (es. lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura word ecc. e stampata). L originale è analogico cartaceo e dotato di firma autografa. I documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale pervengono al protocollo generale al più tardi entro la mattinata di ogni giorno lavorativo utile. Il protocollo generale provvede: All apertura della corrispondenza, tranne di quella espressamente esclusa da tale procedura (esempio procedure per l aggiudicazione di servizi e appalti delle quali si protocollerà solo la busta, su cui il mittente dovrà indicare obbligatoriamente, pena l esclusione dalla gara, i dati indicati dal bando), buste recanti la dicitura riservata personale. Alla separazione del materiale escluso dalla registrazione a protocollo. Alla registrazione, segnatura, classificazione e smistamento dei singoli documenti dando priorità a quelli individuabili come urgenti. Il Responsabile di ciascuna Unità Operativa prende atto, tramite il sistema informatico, che gli sono stati smistati dei documenti, provvede all individuazione del personale di norma deputato alla consegna/ritiro della posta, che svolge tale operazioni sotto la propria responsabilità con cadenza quotidiana nel rispetto dell orario di apertura al pubblico del protocollo. Le operazioni di registrazione a protocollo vengono inoltre effettuate anche dal Comandante della Polizia Municipale per quanto concerne le pratiche di TSO che pervengono in orari di chiusura del protocollo generale. I documenti in arrivo sono registrati sul protocollo informatico unico del Comune di Castenaso che poi provvede a smistarli al servizio di competenza. Spettano ai servizi e quindi al Responsabile del procedimento, le incombenze relative alla fascicolazione e le operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo che sta trattando. I documenti in partenza sono registrati sul protocollo informatico unico e sono classificati a cura del Responsabile del procedimento che tratta l affare o il procedimento amministrativo ed è responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo. I documenti interni di preminente carattere informativo non vanno protocollati; i documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio devono essere protocollati. 7

8 Articolo 3.3 Il documento informatico Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. I documenti rilevanti sono denominati files e sono prodotti con sistemi informatici (ad es. word ed excel). L originale è informatico e può essere dotato di firma digitale, di firma elettronica o non firmato. Il Comune di Castenaso dispone di firma digitale. Per firma digitale si intende il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata che permette al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Si deve pertanto ritenere equivalente ad un documento cartaceo dotato di firma autografa. Articolo 3.4 Regime giuridico Il Dlsg n. 42 art. 10 c. 2 lett. B) e agli articoli 53 e 54 stabilisce che sono beni assoggettati al regime di demanio pubblico i documenti e gli archivi degli enti pubblici, in quanto appartenenti al demanio pubblico sono beni inalienabili. Articolo Documenti in arrivo, in partenza e interni I documenti si possono distinguere in : Documenti in arrivo o ricevuti o in entrata : si intendono i documenti prodotti da altri soggetti e acquisiti dal Comune nell esercizio delle proprie funzioni con rilevanza giuridico-probatoria; Documenti in partenza o spediti o in uscita : si intendono i documenti, con rilevanza giuridicoprobatoria, prodotti dal personale in servizio presso il Comune nell esercizio delle proprie funzioni e spediti a soggetti esterni all Ente Documenti interni:. si intendono i documenti scambiati tra le diverse aree afferenti alla medesima AOO, si distinguono in : - documenti di preminente carattere informativo materiali informali, appunti e brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra gli uffici - documenti di preminente carattere giuridico probatorio quelli redatti dal personale del Comune di Castenaso nell esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti l attività svolta e la regolarità delle azioni amministrative, oppure quelli dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. SEZIONE IV FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 4.1 Flusso di lavorazione dei documenti in arrivo Le fasi di gestione dei documenti in arrivo sono: a ricezione b registrazione e segnatura di protocollo c classificazione d assegnazione e fascicolazione 8

9 Art. 4.2 Flusso di lavorazione dei documenti in partenza Le fasi di gestione dei documenti in partenza sono: a formazione b registrazione e segnatura di protocollo c classificazione d fascicolazione e spedizione Art. 4.3 Flusso di lavorazione dei documenti interni Le fasi di gestione dei documenti interni sono: a formazione b registrazione e segnatura di protocollo c - classificazione d - fascicolazione SEZIONE V FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi I documenti sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell articolo 3 del D.L.vo 12 febbraio 1993, n. 39. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dai responsabili delle strutture ai sensi dell articolo 107 del T.U. 267/00. Al minimo, su di essi sono riportate le seguenti informazioni (vedi allegato n. 3 schema lettera in uscita): denominazione e stemma dell Amministrazione Comunale; indicazione dell area organizzativa omogenea e dell ufficio utente che ha prodotto il documento; indirizzo completo con numero di telefono e fax; indirizzo istituzionale di posta elettronica; data completa scritta per esteso (Castenaso, giorno, mese e anno); numero di protocollo, seguito dalla dicitura da citare sempre nella risposta ; classificazione composta da titolo, categoria, classe, fascicolo; riferimento ad eventuale protocollo precedente (Rif. Protocollo precedente n. ); numero di repertorio, se esistente (ad esempio: n. ordinanza ); sigle alfabetiche dell autore del testo e del dattilografo; nome del file (da inserire a sinistra, in fondo al documento); numero degli allegati, se presenti, con eventuale descrizione; oggetto del documento; sottoscrizione del Responsabile, o dei Responsabili, quando prescritta. I documenti cartacei in uscita vanno redatti in due esemplari, in originale e in minuta (originale agli atti) ; per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva completa di tutti gli elementi sostanziali e formali destinato all invio. Per minuta si intende l originale del documento conservato agli atti cioè nel fascicolo relativo al procedimento amministrativo trattato o all affare, sullo stesso deve essere apposta la dicitura Atti. 9

10 Sia l originale che la minuta vanno corredati di firma autografa prima della loro registrazione di protocollo. Art. 5.2 Formazione dei documenti informatici I documenti informatici prodotti dall Amministrazione tramite strumenti di produttività individuale (word, excel, notepad ecc..) o con qualunque altro editor ASCII, devono essere convertiti, prima della sottoscrizione con firma digitale, in un formato standard, al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi e la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Art. 5.3 Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico e alle regole tecniche di cui al DPCM 8 febbraio 1999 e alla deliberazione AIPA 51/2000. L Amministrazione si avvale pertanto dei servizi di una Certification Authority iscritta nell elenco pubblico dei certificatori tenuti dall AIPA. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione, si utilizzano i mezzi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla rete dell Amministrazione. SEZIONE VI RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all area organizzativa omogenea attraverso: a) il servizio postale tradizionale; b) la consegna diretta agli uffici utente abilitati alla protocollazione in arrivo; c) la consegna diretta agli uffici utente non abilitati alla protocollazione in arrivo; c) gli apparecchi telefax. I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale sono ritirati di norma, ogni giorno dalle ore 8.00 alle ore 9.30 dal lunedì al sabato dai messi notificatori autorizzati al ritiro, i quali li consegnano al Servizio. I documenti consegnati direttamente agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell arco della stessa giornata al Servizio che è abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consenta l acquisizione in formato elettronico (fax management) sono trattati come quelli consegnati direttamente agli uffici utente. Sui documenti soggetti a registrazione di protocollo e consegnati a mano agli uffici utente non abilitati alla protocollazione in arrivo è apposto il timbro dell Amministrazione, la data, l ora e la sigla dell operatore che li ha ricevuti;i documenti sono fatti pervenire a cura del personale che li riceve al Servizio nell arco della stessa giornata e comunque nel più breve tempo possibile. 10

11 Articolo 6.2 Ricezione dei documenti informatici La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata istituzionale riservata a questa funzione ed accessibile solo al Servizio preposto alla loro registrazione di protocollo. L indirizzo di tale casella di posta elettronica è comune.castenaso@cert.provincia.bo.it. Il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico, utilizzando ogni possibile mezzo di comunicazione (sito internet, giornalini comunali ecc.) ed a trasmetterlo all IPA ai sensi dell articolo 12, comma 2, lettera c), del DPCM 31 ottobre I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati ai sensi dell articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se ritenuti da sottoporre a registrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione sono inoltrati all indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale. Articolo 6.3 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti Qualora venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna di un documento, gli uffici abilitati alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo possono rilasciare una fotocopia del primo foglio dopo avervi apposto un timbro con la data e l ora di arrivo e la sigla dell operatore. In alternativa l ufficio esegue la registrazione di protocollo e rilascia la fotocopia del primo foglio con gli estremi della segnatura oppure viene apposta sulla copia un etichetta con l intestazione dell ufficio ricevente e la data di arrivo. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato dall Amministrazione. SEZIONE VII REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo Documenti soggetti a registrazione di protocollo I documenti ricevuti e spediti dall Area Organizzativa Omogenea, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo 7.2, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo e quindi registrati nel sistema di gestione informatica dei documenti. I documenti informatici sono sempre soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo. Articolo Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali i notiziari della pubblica amministrazione i giornali, le riviste, i libri, periodici le note di ricezione di circolari e altre disposizioni, i materiali statistici e pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna ad esempio ferie, permessi, (salvo non assuma rilevanza giuridica probatoria e non attivi procedimenti amministrativi ) 11

12 certificati anagrafici e di stato civile, documenti di carattere effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, richieste di appuntamento) estratti conto bancari e postali gli inviti a corsi di formazione, Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione e riportati nell allegato 4. Articolo Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Per ogni documento ricevuto o spedito dall area organizzativa omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatica dei documenti. Tale registrazione è eseguita mediante un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive ai sensi dell art. 53 c. 3 del DPR n.445, nel rispetto di quanto previsto dall art 53, comma 3, del Testo Unico. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori, ai sensi dell art. 53, comma 1, TU 445/2000, sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; I dati opzionali o accessori che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale e giuridico sono: a) data di arrivo; b) numero degli allegati; c) descrizione sintetica degli allegati; d) estremi di differimento dei termini di registrazione; e) mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione; f) ufficio utente di competenza; g) copie per conoscenza; h) tipo di supporto: cartaceo o informatico i) tipo di documento; La protocollazione in entrata di documenti sia cartacei che informatici è centralizzata presso il Servizio che assegna i documenti alle Unità Operative o ai Servizi. Il Responsabile di Unità Operativa o del Servizio effettua il successivo smistamento all operatore incaricato del procedimento. In caso contrario, il procedimento rimane in capo al Responsabile stesso. In caso di assenza e/o impedimento del Responsabile di Unità Operativa o del Responsabile del Servizio, è compito del superiore in grado (responsabile di Area) intervenire sulla scrivania virtuale dell assente e smistare ad altri operatori quanto si rende necessario. Il servizio Polizia Municipale è abilitato anche alla protocollazione in entrata dei soli documenti che riguardano il procedimento di TSO e di Polizia Giudiziaria. La protocollazione della corrispondenza pervenuta al Comune mediante il servizio postale resta in capo al Servizio Archivio e Protocollo. I documenti in uscita debbono essere completi di firma prima dell attribuzione del numero di protocollo. Ogni operatore dovrà porre particolare attenzione alla registrazione di documenti contenenti fatti e dati soggetti alla riservatezza (privacy) utilizzando il più possibile descrizioni generiche e, quando 12

13 si renda opportuno, trascrivendo solo le iniziali di nome e cognome delle persone coinvolte. Lo smistamento ad altri uffici di tali documenti cartacei dovrà avvenire in busta chiusa. Per quanto attiene a documenti soggetti a registrazione riservata (protocollo riservato), si prosegue con l attuale registrazione cartacea ad esclusiva cura del segretario comunale. Articolo Registrazione di protocollo dei documenti interni La corrispondenza interna tra gli uffici, ad eccezione di comunicazioni per le quali ai fini procedurali è necessario determinare la data certa, è esclusa dalla protocollazione. Quando si renda necessario effettuare una registrazione di protocollo i dati obbligatori, ai sensi dell art. 53, c. 1, Tu 445/2000, sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) ufficio utente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; I dati facoltativi, invece, sono: 1. data del documento 2. numero degli allegati 3. descrizione sintetica degli allegati 4. tipo di documento 5. ufficio utente di destinazione, se diverso dall ufficio che ha prodotto il documento 6. copie per conoscenza Gli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono gli stessi dei documenti in partenza. I documenti interni di caratteregiuridico-probatorio devono essere registrati sul protocollo informatico unico del Comune utilizzando la funzione I del software applicativo e classificati a cura del Servizio. La loro registrazione deve essere effettuata una sola volta, il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuovo registrazione del documento in arrivo. Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti all area di competenza si effettuano in modo analogo a quanto stabilito per i documenti in arrivo. Ogni unità operativa produce documenti di preminente carattere informativo che trasmette in forma analogica o digitale tramite all interno dell AOO. La UOR ricevente che non ha la responsabilità legale della conservazione di tali documenti può organizzarli in forma libera. Per le comunicazioni di rilevanza limitata ed esclusivamente interna quali i procedimenti di routine (ad esempio richieste di materiale di largo uso e consumo, richiesta di interventi di manutenzione) si utilizzano le caselle ordinarie di posta elettronica. Articolo 7.5 Segnatura di protocollo L operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo, ossia l apposizione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso. Per ogni documento cartaceo in arrivo viene infatti apposto sullo stesso un etichetta contenente, oltre alle informazioni minime, un barcode identificativo del documento. a) codice identificativo dell Amministrazione; b) data di protocollo; c) progressivo di protocollo; 13

14 a) codice di classificazione il numero di fascicolo può essere aggiunto in un secondo momento dopo la segnatura di protocollo. A queste informazioni sono aggiunte inoltre l indicazione del servizio o dei servizi cui il documento è indirizzato. Il primo servizio indicato è quello a cui è destinato l originale del documento, gli altri sono destinatari di una copia per opportuna conoscenza. Articolo 7.6 Distinta giornaliera di protocollo Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi stampa giornalmente le distinte degli atti protocollati al fine di verificare la corrispondenza delle operazioni di registrazione e smistamento dei documenti, le stampe non vengono trasmesse alle Aree. Articolo Annullamento delle registrazioni di protocollo La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata, integrata o cancellata, ma soltanto annullata con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e su autorizzazione del responsabile del servizio. L annullamento delle registrazioni di protocollo è disposta dal Responsabile di servizio o da persona da esso delegata su richiesta motivata del responsabile dell ufficio utente che ha effettuato la registrazione di protocollo. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con una dicitura o un simbolo che rende identificabile la registrazione modificata. Articolo 7.8 Registro giornaliero di protocollo Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione del registro informatico giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili, i quali sono conservati a cura del responsabile Servizio Informatico. Entro il mese di febbraio il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede alla stampa del registro di protocollo dell anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe relative a quelli giornalieri. Articolo Registro di emergenza Il responsabile del servizio autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza cartacei ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. Provvede inoltre a dare immediata comunicazione della temporanea sospensione dell utilizzo della procedura informatizzata di protocollazione a tutti gli uffici, a cui impartisce conseguenti istruzioni comportamentali. L unico servizio autorizzato alla tenuta del registro di emergenza è il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Le modalità di registrazione dei documenti su tale registro sono previste dall art. 63 del D.P.R n.445 e più precisamente. 14

15 Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema, oltre ad altre annotazioni ritenute rilevanti. Qualora l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.. La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il Responsabile del servizio provvede alla chiusura del registro di emergenza annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l ora di chiusura. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, inizia pertanto il 1 gennaio e termina il di ogni anno Articolo 7.10 Differimento dei termini di registrazione Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono di norma effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti. Eccezionalmente, (esempio in caso di concorsi, gare ecc.) il responsabile del servizio può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d arrivo. Articolo Documenti soggetti a registrazione particolare Si riportano di seguito (allegato 4) i documenti esclusi dalla registrazione obbligatoria nel protocollo generale e unico per l intera AOO (area organizzativa omogenea) perché già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione come previsto nell art. 53 c.5 DPR 445/00 e l elenco dei protocolli interni eliminati (allegato 5) I documenti vengono raggruppati in due tipologie di repertori: REPERTORI DI CARATTERE GENERALE E TRASVERSALE : contengono documenti che trattano materie diverse nell ambito del titolario di classificazione, prodotti nell esercizio di funzioni generali e trasversali. REPERTORI DI CARATTERE PARTICOLARE: raccolgono documenti omogenei per contenuto e materia e costituiscono serie archivistiche collocate per materia in coda ai rispettivi titoli del titolario di classificazione Il Responsabile di Area è responsabile della formazione e conservazione dei repertori riguardanti le funzioni di propria competenza. Secondo un piano di versamento preventivamente concordato con il responsabile dell archivio generale, ciascun settore deve versare all archivio i repertori di competenza. In ogni caso i repertori devono essere versati contestualmente alla documentazione cui afferiscono in quanto strumenti necessari al fine della gestione e consultazione dell archivio di deposito. 15

16 Articolo 7.12 Documenti inerenti a gare d appalto I plichi e le buste contenenti documenti inerenti a gare d appalto non vengono aperti, le offerte inerenti a gare d appalto sono registrate al protocollo in busta chiusa. Gli estremi di protocollo sono riportati sulla busta medesima, con l apposizione di un etichetta. Le offerte giunte l ultimo giorno utile per la presentazione riportano anche l orario di presentazione al servizio. Dopo l apertura delle buste sarà cura dell ufficio utente che gestisce la gara d appalto, conservare le buste insieme ai documenti in esse contenuti. Per garantire una corretta ed efficiente gestione delle offerte in arrivo, gli uffici utente interessati provvederanno a segnalare contestualmente al SERVIZIO la pubblicazione di avvisi, bandi, spedizione di lettere di invito a gare ufficiose e i conseguenti termini di scadenza per la presentazione di offerte. Articolo 7.13 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell area organizzativa omogenea La posta indirizzata nominativamente al personale dell area organizzativa omogenea viene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura riservata o personale. In questo caso viene recapitata in busta chiusa al destinatario che, dopo averla aperta e preso visione del contenuto, nel caso si tratti di documenti non personali, li riconsegnerà al più presto al SERVIZIO per la protocollazione in entrata. Il documento riporterà la data in cui viene restituita al protocollo. Articolo Lettere anonime, documenti non firmati e documenti con firma illeggibile Le lettere anonime non sono protocollate ma semplicemente inoltrate, se contengono informazioni o dati di interesse per l Amministrazione Comunale agli uffici di competenza i quali valutano l opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed individuano le varie procedure da adottare. I documenti ricevuti non firmati, per i quali è invece prescritta la sottoscrizione, sono inoltrati agli uffici di competenza e non registrati al protocollo. I documenti con firma illeggibile vanno protocollati con la dicitura firma illeggibile quale mittente e assegnate all Unità Operativa o al Servizio competente per materia. Articolo 7.15 Fatture e altri documenti contabili Le fatture ricevute dall Amministrazione, con o senza lettera di trasmissione, in assenza di interoperabilità tra il sistema di gestione informatica dei documenti e il software di gestione della contabilità, non sono registrate al protocollo ma trasmesse al Servizio Bilancio dopo l apposizione del timbro con la data di arrivo. Il servizio Bilancio cura la registrazione delle fatture nel sistema informatico di gestione economico-finanziaria. Articolo 7.16 Petizioni Nel caso di lettere firmate da più persone e indirizzate, ad esempio, al Sindaco da parte di un gruppo di genitori, nel campo mittente va riportato il primo nominativo chiaramente leggibile con l aggiunta di parole.. e altri. Esempio: Mario Bianchi e altri nel campo oggetto va indicato: petizione (specifica motivazione : i genitori degli alunni richiedenti il parco di..) 16

17 Articolo 7.17 Documenti ricevuti prima via fax e poi, successivamente, in originale su supporto cartaceo I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo. Qualora, successivamente, pervengano all area organizzativa omogenea gli originali cartacei dei medesimi documenti, questi ultimi non saranno protocollati ma sarà apposto il solo timbro datario e la dicitura già pervenuto via fax in data prot. ; L individuazione dei fax ricevuti e registrati al protocollo è resa possibile ed immediata dal sistema di gestione informatica dei documenti. Qualora non si riscontrasse la registrazione del fax o il documento originale successivamente pervenuto risultasse difforme da quello inviato via fax, anche solo per il numero di protocollo del mittente non apposto sul fax, si procede ad una nuova registrazione di protocollo. Il timbro di protocollo o l etichetta vanno sempre posti sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax. Articolo Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti Qualora pervenga all area organizzativa omogenea un documento di competenza di un altro ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente con una lettera di trasmissione opportunamente protocollata, procedendo ad una annotazione di annullamento della registrazione con riportati gli estremi della spedizione e la motivazione. Art Manifesti al pubblico I manifesti al pubblico (tra cui i comunicati stampa) che costituiscono comunicazioni ufficiali dell Amministrazione alla cittadinanza o a una pluralità di soggetti devono essere registrati al protocollo. SEZIONE VIII CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 8.1 Classificazione dei documenti La classificazione è un attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema di voci che identificano attività e materie specifiche del soggetto produttore. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici dell area organizzativa omogenea sono classificati in base al titolario (allegato 6) Il titolario è un sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate, individuate sulla base di quelle che sono le funzioni dell Ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, permettendo così di dividerli in maniera omogenea. Per la classificazione di un documento si fa riferimento all oggetto del documento stesso, oppure qualora sia mancante o troppo generico, al contenuto del documento. La classificazione non deve mai essere fatta in relazione al mittente o al destinatario del documento. Gli uffici che provvedono alla classificazione dei documenti sono quelli abilitati all operazione di registrazione di protocollo (operazioni da svolgersi in modo contestuale). 17

18 Articolo Piano di conservazione dell archivio/massimario di scarto E il piano contenente i criteri di organizzazione dell archivio, della selezione periodica e della conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in vigore in materia di beni culturali. Comprende il titolario di classificazione e il massimario di scarto ed è riportato nell allegato n. 6. Il suo aggiornamento compete al Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Dopo ogni modifica del titolario il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a fornire loro le istruzioni per il corretto utilizzo di eventuali nuove classifiche. La sostituzione di voci di titolario comporta l impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile, se il sistema lo consente, di registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi. SEZIONE IX ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo Unità di smistamento Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. L assegnazione agli uffici utente di competenza dei documenti ricevuti è effettuata dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all altra, fino ad arrivare agli uffici utente incaricati dello svolgimento delle pratiche. Al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione di documenti ricevuti sono fatti pervenire in originale agli uffici competenti e in copia, in via informatica, a tutti gli uffici che possono essere coinvolti. Al momento della loro ricezione, personale individuato e abilitato all interno delle varie Aree esegue, con apposita funzione del sistema informatico, l operazione di presa in carico che determina la data effettiva d ingresso del documento nell ufficio, cui competono le successive operazioni di gestione del documento. Nell allegato 2 (già richiamato) sono indicate le unità di personale abilitate all operazione di assegnazione dei documenti e per ognuna di queste unità sono specificate le principali tipologie di documenti trattati ed i relativi criteri di assegnazione. Articolo 9.2 Processo di assegnazione dei documenti Documento in arrivo con destinatario esplicito: il documento viene di norma assegnato in originale all ufficio utente indicato (o, se il destinatario è una persona l ufficio utente cui appartiene) Possono essere previsti eventuali smistamenti in copia qualora il documento risulti di interesse anche di altri uffici; nel caso l indicazione del destinatario risulti errata il 18