Servizi e-business Aste elettroniche via buysite Manuale Buyer

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1 Servizi e-business Aste elettroniche via buysite Manuale Buyer snam.it

2 Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Aste elettroniche via buysite in qualità di Buyer. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2

3 Sommario Selezione / Creazione asta Visualizzazione dati generali Selezione offerenti Gestione testo e documenti Gestione fattori di ponderazione Impostazione criteri di visibilità Tracciabilità azioni: cartella Stato Impostazione dati posizione: Asta Single position e Multi position Pubblicazione / Salvataggio asta Cockpit Asta dal vivo (visualizzazione svolgimento d asta) Uscita dal servizio aste Informazioni Utili Pag 4 Pag 5 Pag 9 Pag 11 Pag 13 Pag 14 Pag 15 Pag 16 Pag 17 Pag 18 Pag 22 Pag 23 3

4 Selezione / Creazione asta Per Ricercare l asta, cliccare su Elaborare asta e poi su Inizio. E possibile impostare diversi criteri di ricerca: - Numero dell asta: numero d asta; - Nome dell asta: nome dell asta; - Stato: asta in attesa o pubblicata; - Elaborato da: periodo di ultima modifica. La ricerca ampliata consente di aggiungere ulteriori criteri di ricerca. Cliccando sul numero di asta o sulla lente si accede ai dati generali di asta. Per iniziare la configurazione di una nuova asta cliccare su Creare. 4

5 Visualizzazione dati generali (1/4) Prima di inserire i dati di asta è necessario inserire il nome oggetto dell asta (il numero è assegnato in automatico). Nella cartella Dati testata sono presenti: Dati di base: - Organizzazione e Gruppo acquisti: associati di default all utenza del buyer; - Data Inizio: indica la data e l orario d inizio dell asta; - Date Fine: indica la data e l ora entro cui l Offerente può presentare offerta. Nota: oltre questa data ed ora il sistema non accetta offerte! - Fuso orario: associati di default all utenza del buyer; N.B. Orario di riferimento è quello del server SNAM (orario italiano). - Divisa: divisa di riferimento delle posizioni d asta. 5

6 Visualizzazione dati generali (2/4) 6

7 Visualizzazione dati generali (3/4) Regole asta: - Riduzione del prezzo: assoluta o percentuale; - Valutazione offerta: selezione regola validità offerta su totale complessivo o su ultima offerta dell offerente; - Senza monitoraggio offerte sino alla prima offerta valida:indicazione prossima offerta valida (al netto del rilancio minimo) dal primo rilancio in poi; - Permettere offerte identiche: accettazione offerta identica alla migliore offerta corrente d asta. Parametrizzazioni per il prolungamento automatico dell asta: - Data/ora per la proroga automatica prima del termine: limite di tempo antecedente alla scadenza asta entro cui la sottomissione di una offerta valida attiva l estensione; - Numero massimo di proroghe: numero di estensioni; - Periodo di proroga: durata di ciascuna estensione. 7

8 Visualizzazione dati generali (4/4) La cartella Dati testata contiene oltre ai Dati di base: Partner: informazioni sul Buyer e riferimenti altri utenti; Offerente/Offerte: offerenti invitati a partecipare e relative offerte; Documenti: documentazione e note relative all asta; Fattori: fattori di ponderazione associati a ciascun offerente; View offerente: impostazione criteri di visibilità sui dati di asta; Stato: report delle azioni eseguite sull asta. 8

9 Selezione offerenti La cartella Offerente/Offerte consente di inserire gli offerenti da invitare all asta. Cliccare su Cercare offerente per visualizzare la lista degli offerenti (in alternativa inserire il codice offerente e cliccare su Aggiungere offerente). 9

10 Selezione offerenti Per eseguire la Ricerca dell Offerente è possibile impostare vari criteri di ricerca. Cliccare su Inizio per avviare la ricerca (Interrompere per tornare alla videata precedente). Selezionare gli offerenti da invitare e cliccare su Rilevare. 10

11 Gestione testo e documenti La cartella Documenti è composta da: Testi in cui è possibile inserire: - Testo fornitori: un testo descrivente l asta che sarà visualizzabile dagli offerenti invitati. Tale descrizione verrà anche inserita nel corpo delle automatiche di pubblicazione che verranno inviate agli offerenti. - Appunto int.: una nota interna che NON sarà visualizzabile dagli offerenti invitati. NOTA: è necessario cliccare su Rilevare testo per salvare il testo inserito. 11

12 Gestione testo e documenti Allegati: consente di inserire la documentazione relativa alle specifiche dell asta in oggetto. E preferibile non allegare documenti di notevole dimensione (limite max: 5 Mb per ogni documento). Si consiglia, di creare file.zip per ridurre il numero e la dimensione dei file da caricare. - Premere il pulsante Browse per effettuare la ricerca e selezionare il file da allegare. Nota: è possibile allegare un solo file per volta. - Premendo il pulsante Accodare, il file viene allegato alla gara. - Per eliminare un file precedentemente allegato cliccare sul tasto Bidone. - Ripetere la procedura sopra descritta per allegare altri documenti. 12

13 Gestione fattori di ponderazione Nella cartella Fattori è possibile inserire per ciascuno degli offerenti selezionati fattori moltiplicativi o additivi di ponderazione rispetto alla base d asta / migliore offerta in corso. 13

14 Impostazione criteri di visibilità Nella cartella View offerente è possibile selezionare le informazioni da non mostrare agli offerenti: Prezzo di riserva Rank della società Rank Migliore offerta Offerta successiva Indicatore del primo posto Nomi delle società nello storico Prezzi d offerta nello storico Dettagli di estensione Numero di bidder partecipanti Offerte degli altri bidder nello storico Diagramma delle offerte Diagramma del volume delle offerte Diagramma della migliore offerta per bidder Possibilità di impedire l invio di messaggi chat 14

15 Tracciabilità azioni: cartella Stato Nella cartella Stato viene tenuta traccia di tutte le azioni effettuate dal buyer: salvataggio temporaneo, modifiche, pubblicazione, apertura offerte. 15

16 Impostazione dati posizione - Asta Single position e Multi position - Nella cartella Dati posizione è possibile inserire l elenco delle posizioni oggetto d asta. Per ogni posizione va inserita: Tipo posizione materiale/servizi, Descrizione, Quantità, Prezzo iniziale (campi obbligatori), Categoria prodotto, Prezzo di riserva, Prezzo di riferimento, Riduzione prezzo, Data di consegna (campi facoltativi). L asta può essere Single position o Multi position. Quando è Multi position le posizioni sono indipendenti. I controlli sul decremento minimo ed offerta migliorativa sono a livello di singola posizione e non del totale di asta. Cliccare sul numero di posizione o su per inserire dettagli ed eventuali allegati per ciascuna posizione. Premere il tasto Indietro al riepilogo posizioni per tornare indietro. 16

17 Pubblicazione / Salvataggio asta Dopo aver verificato la correttezza dei dati inseriti, il Buyer può: - Pubblicare: l asta avrà inizio automaticamente alla data ed ora previsti. N.B. per pubblicare è necessario posizionarsi nella scheda Offerente/Offerte. E possibile modificare i dati d asta non oltre il momento di inizio. Dopo aver cliccato su Pubblicare verranno inviate automaticamente le di pubblicazione agli offerenti selezionati. Da questo momento l offerente può visualizzare i dati di asta. Le offerte potranno invece essere sottomesse solo dalla data ed ora di inizio in poi. - Parcheggiare: salvataggio temporaneo pre-pubblicazione con possibilità di modifiche successive; - Controllare: verifica correttezza dati inseriti (coerenza e alimentazione dati obbligatori); - Copiare: creazione nuova asta per copia con recupero dati inseriti (solo per aste già pubblicate o parcheggiate). 17

18 Cockpit Asta dal vivo (1/4) Una volta creata e pubblicata l asta, è possibile accedere al Live Auction Cockpit (cruscotto di monitoraggio in tempo reale dell andamento d asta), cliccando sul link corrispondente. 18

19 Cockpit Asta dal vivo (2/4) La seguente finestra indicherà che l accesso al Cockpit Asta dal vivo è in corso. 19

20 Cockpit Asta dal vivo (3/4) - Il cruscotto Cockpit Asta dal vivo riporta nella parte in alto a sinistra i dati generali d asta e il tempo rimanente aggiornato in tempo reale (incluso delle estensioni). Ad asta pubblicata i tasti in alto a destra consentiranno di modificare lo stato d asta (inizio prima della data ed ora previsti, mettere in pausa asta in corso, prorogare la fine). - Immediatamente sotto i dati generali sono indicate le posizioni d asta con relative descrizione, quantità, prezzo iniziale, prezzo di riserva, prezzo di riferimento, migliore offerta in corso, savings assoluti e percentuali sul prezzo di riferimento. - E possibile visualizzare l andamento d asta in forma grafica (visualizzazione di default o cliccando su Diagrammi ) e in forma tabella in ordine cronologico (cliccando su Storico). - Nella parte in basso a sinistra del cruscotto sono indicati gli offerenti invitati (quelli attualmente collegati sono contrassegnati da un flag verde. Il box bianco in basso al centro mostra i messaggi chat scambiati tra buyer e gli offerenti. 20

21 Cockpit Asta dal vivo (4/4) 21

22 Uscita dal Servizio aste Per uscire dal Cockpit Asta dal vivo cliccare su Per uscire dal Servizio aste cliccare su Logoff. 22

23 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Snam Rete Gas, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati nella sezione e-business del portale snam.it 23